80989 / 2013-05-17 - Inny: Stowarzyszenie / Rada Ogrodów Botanicznych i Arboretów w Polsce (Mikołów)

Oryginalny bęben 42918105 Żółty marki Oki

Cena: 885.60 PLN

Świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu.

Do głównych zadań koordynatora finansowo-technicznego projektu będzie należało:
Dbałość o prawidłową i terminową realizację projektu, w szczególności nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie, w tym budżetem, harmonogramem i zawartą umową o dofinansowanie;
Nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu;
Przygotowanie niezbędnych materiałów i analiz;
Terminowe sporządzanie wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników;
Przygotowanie i realizację zamówień publicznych w oparciu PZP;
Przygotowywanie, koordynacja i archiwizacja korespondencji związanej z projektem;
Wdrożenie oraz nadzór nad stosowaniem przyjętego systemu przepływu informacji
i komunikacji między Partnerami zaangażowanymi w realizację projektu;
Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu. Obecność podczas kontroli projektu.

W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:
Udzielania porad Zamawiającemu we wszelkich kwestiach związanych z realizacją projektu
w siedzibie Zamawiającego przez 10 godzin tygodniowo z zaznaczeniem, iż czas pełnienia dyżurów będzie uzależniony od rzeczywistych potrzeb w realizacji projektu (w szczególności w I kwartale realizacji projektu, a także w okresie sporządzania dokumentów rozliczeniowych okres ten może być znacznie wydłużony - do 20 godzin tygodniowo).
Konsultacji dotyczących bieżącego nadzoru finansowo-technicznego projektu, dokonywanych
za pomocą środków porozumiewania się na odległość, a także do wykonywania czynności związanych z koordynacją projektu poza siedzibą Zamawiającego w zależności od bieżących potrzeb;
Stałego kontaktu oraz konsultacji z księgowością projektu jak również z koordynatorem merytorycznym;
Udziału we wskazanych przez Zamawiającego spotkaniach grupy zarządzającej oraz w innych spotkaniach, dotyczących realizacji projektu w siedzibach konsorcjantów (Polska Akademia Nauk Ogród Botaniczny - Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie (PAN OB-CZRB) (woj. mazowieckie), Ogród Botaniczny Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (OB UAM) (woj. wielkopolskie), Leśny Bank Genów Kostrzyca (LBG Kostrzyca) (woj. dolnośląskie), Śląski Ogród Botaniczny Związek Stowarzyszeń w Mikołowie (ŚOB) (woj. śląskie) oraz Ogród Botaniczny Uniwersytetu Marii Curie - Skłodowskiej w Lublinie (OB UMCS) (woj. lubelskie). Zamawiający gwarantuje informowanie o tych spotkaniach
z wyprzedzeniem 1 tygodnia. Planuje się przeprowadzanie spotkań grupy zarządzającej raz na kwartał.
Udziału w pracach dotyczących przygotowania oraz weryfikacji struktury organizacyjnej zespołu projektowego i procedur jego funkcjonowania;
Udział w pracach dotyczących przygotowania, prowadzenia i zakończenia postępowań dotyczących przedmiotowego zamówienia;
Udziału w pracach komisji przetargowych z głosem doradczym w celu zapewnienia zgodności podejmowanych przez nią czynności z założeniami projektu, umową o dofinansowanie projektu przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz innymi obowiązującymi w tym zakresie aktami prawnymi;
Przygotowywania opisów faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, przedstawianych przez Wykonawców w związku z realizacją projektu;
Monitorowania postępów finansowych realizacji projektu oraz informowania Prezesa ROBiA o konieczności wystąpienia z wnioskiem o płatność;
Sporządzania kompletnej dokumentacji niezbędnej do przygotowania wniosków o płatność, a także ewentualne sporządzanie wniosków umożliwiających współfinansowanie 5% wkładu własnego projektu z innych źródeł;
Monitorowania postępów rzeczowej realizacji projektu, dokonywanie w razie potrzeby aktualizacji harmonogramu realizacji projektu, informowanie Prezesa ROBiA
o konieczności wnioskowania o dokonanie zmian w zakresie harmonogramu realizacji projektu;
Udziału w spotkaniach roboczych z Wykonawcami zamówień związanych z realizacją projektu;
Przygotowywania informacji związanych z ewaluacją projektu;
Udziału w bieżących kontaktach grupy zarządzającej oraz Prezesa ROBiA z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej;
Udziału w kontrolach realizacji projektu w siedzibie ROBiA i w siedzibach konsorcjantów zaangażowanych w realizację projektu;
Przygotowywania wszelkich dokumentów oraz projektów dokumentów związanych
z realizacją, rozliczaniem i kontrolą projektu;
Przygotowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z ogłaszaniem i realizacją przetargów i zamówień wynikających z harmonogramu.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 80989

Data publikacji: 2013-05-17

Nazwa: Rada Ogrodów Botanicznych i Arboretów w Polsce

Ulica: ul. Sosnowa 5

Numer domu: 5

Miejscowość: Mikołów

Kod pocztowy: 43-190

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 32 779 76 02

Regon: 24284099400000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Stowarzyszenie

Inny rodzaj zamawiającego: Stowarzyszenie

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi związanej z zarządzaniem projektem: Ocena stanu populacji oraz ochrona ex situ wybranych dziko rosnących gatunków roślin rzadkich i zagrożonych na terenie Polski - pełnienie funkcji koordynatora finansowo-technicznego projektu.

Do głównych zadań koordynatora finansowo-technicznego projektu będzie należało:
Dbałość o prawidłową i terminową realizację projektu, w szczególności nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie, w tym budżetem, harmonogramem i zawartą umową o dofinansowanie;
Nadzorowanie bieżących postępów w realizacji projektu;
Przygotowanie niezbędnych materiałów i analiz;
Terminowe sporządzanie wniosków o płatność wraz z zebraniem wszystkich załączników;
Przygotowanie i realizację zamówień publicznych w oparciu PZP;
Przygotowywanie, koordynacja i archiwizacja korespondencji związanej z projektem;
Wdrożenie oraz nadzór nad stosowaniem przyjętego systemu przepływu informacji
i komunikacji między Partnerami zaangażowanymi w realizację projektu;
Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu. Obecność podczas kontroli projektu.

W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:
Udzielania porad Zamawiającemu we wszelkich kwestiach związanych z realizacją projektu
w siedzibie Zamawiającego przez 10 godzin tygodniowo z zaznaczeniem, iż czas pełnienia dyżurów będzie uzależniony od rzeczywistych potrzeb w realizacji projektu (w szczególności w I kwartale realizacji projektu, a także w okresie sporządzania dokumentów rozliczeniowych okres ten może być znacznie wydłużony - do 20 godzin tygodniowo).
Konsultacji dotyczących bieżącego nadzoru finansowo-technicznego projektu, dokonywanych
za pomocą środków porozumiewania się na odległość, a także do wykonywania czynności związanych z koordynacją projektu poza siedzibą Zamawiającego w zależności od bieżących potrzeb;
Stałego kontaktu oraz konsultacji z księgowością projektu jak również z koordynatorem merytorycznym;
Udziału we wskazanych przez Zamawiającego spotkaniach grupy zarządzającej oraz w innych spotkaniach, dotyczących realizacji projektu w siedzibach konsorcjantów (Polska Akademia Nauk Ogród Botaniczny - Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie (PAN OB-CZRB) (woj. mazowieckie), Ogród Botaniczny Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu (OB UAM) (woj. wielkopolskie), Leśny Bank Genów Kostrzyca (LBG Kostrzyca) (woj. dolnośląskie), Śląski Ogród Botaniczny Związek Stowarzyszeń w Mikołowie (ŚOB) (woj. śląskie) oraz Ogród Botaniczny Uniwersytetu Marii Curie - Skłodowskiej w Lublinie (OB UMCS) (woj. lubelskie). Zamawiający gwarantuje informowanie o tych spotkaniach
z wyprzedzeniem 1 tygodnia. Planuje się przeprowadzanie spotkań grupy zarządzającej raz na kwartał.
Udziału w pracach dotyczących przygotowania oraz weryfikacji struktury organizacyjnej zespołu projektowego i procedur jego funkcjonowania;
Udział w pracach dotyczących przygotowania, prowadzenia i zakończenia postępowań dotyczących przedmiotowego zamówienia;
Udziału w pracach komisji przetargowych z głosem doradczym w celu zapewnienia zgodności podejmowanych przez nią czynności z założeniami projektu, umową o dofinansowanie projektu przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz innymi obowiązującymi w tym zakresie aktami prawnymi;
Przygotowywania opisów faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, przedstawianych przez Wykonawców w związku z realizacją projektu;
Monitorowania postępów finansowych realizacji projektu oraz informowania Prezesa ROBiA o konieczności wystąpienia z wnioskiem o płatność;
Sporządzania kompletnej dokumentacji niezbędnej do przygotowania wniosków o płatność, a także ewentualne sporządzanie wniosków umożliwiających współfinansowanie 5% wkładu własnego projektu z innych źródeł;
Monitorowania postępów rzeczowej realizacji projektu, dokonywanie w razie potrzeby aktualizacji harmonogramu realizacji projektu, informowanie Prezesa ROBiA
o konieczności wnioskowania o dokonanie zmian w zakresie harmonogramu realizacji projektu;
Udziału w spotkaniach roboczych z Wykonawcami zamówień związanych z realizacją projektu;
Przygotowywania informacji związanych z ewaluacją projektu;
Udziału w bieżących kontaktach grupy zarządzającej oraz Prezesa ROBiA z Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej;
Udziału w kontrolach realizacji projektu w siedzibie ROBiA i w siedzibach konsorcjantów zaangażowanych w realizację projektu;
Przygotowywania wszelkich dokumentów oraz projektów dokumentów związanych
z realizacją, rozliczaniem i kontrolą projektu;
Przygotowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z ogłaszaniem i realizacją przetargów i zamówień wynikających z harmonogramu.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/03/2015

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie opisuje, nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie

Wiedza i doświadczenie:
wykształcenie wyższe ekonomiczne;
wykonawca musi wykazać, poprzez załączenie do oferty dokumentów potwierdzających, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwie usługi polegające na koordynacji projektów krajowych - nieinwestycyjnych lub inwestycyjnych, których priorytetem była ochrona środowiska lub ochrona przyrody, o wartości co najmniej 1,5 mln zł każdy

Doświadczenie powinno polegać na:
nadzorowaniu prac związanych z realizacją projektu i ich jakością z zapewnieniem terminowej realizacji zadań wynikających z harmonogramu projektu;
kierowaniu i zarządzaniu finansami projektu, w tym opracowywaniu dokumentacji finansowej, rozliczaniu projektu w tym sporządzaniu wniosków o płatność oraz przygotowywaniu sprawozdań i archiwizowaniu dokumentacji;

Posiadanie umiejętności umożliwiających wykonywanie czynności takich jak:
prowadzenie, monitoring oraz kontrola zadań wynikających z wniosku i harmonogramu projektu (z wyłączeniem pkt. 2, pkt. 3 oraz pkt. 22 harmonogramu rzeczowo-finansowego), zgłaszanie problemów związanych z ich bieżącą realizacją Zamawiającemu; niezwłocznego informowania Zamawiającego o jakichkolwiek okolicznościach wymagających zmian w projekcie, mogących mieć wpływ na prawidłową realizację oraz rozliczanie projektu; systematycznego kontrolowania postępów prac i uzyskanych efektów założonych w projekcie; obecności przy kontrolach związanych z realizacją projektu;

Posiadanie umiejętności w zakresie kierowania, zarządzania finansami projektu i rozliczania projektu, w tym: nadzoru nad terminowym i zgodnym z budżetem projektu wydatkowaniem środków; nadzoru nad wewnętrznymi procedurami związanymi z rozliczaniem projektu; opracowywaniu i przygotowywaniu dokumentacji finansowej zgodnie z obowiązującą dokumentacją oraz z wytycznymi instytucji wdrażającej; definiowaniu wydatków, opisywaniu dokumentów finansowych (list płac, umów cywilno-prawnych, faktur, rachunków) zgodnie z obowiązującymi wytycznymi kwalifikowalności wydatków oraz zasadami obowiązującymi Zamawiającego; opracowywaniu wniosków o płatność; sporządzaniu kalkulacji oraz sprawozdań finansowych projektu dla potrzeb instytucji wdrażającej; współpracy z Zespołem Zamawiającego, który merytorycznie odpowiedzialny będzie za realizację zadań projektu oraz z księgowością, w zakresie terminowego przekazywania finansowej dokumentacji projektu.

Potencjał techniczny: dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
dysponowania 1 osobą, która posiada wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotowego zamówienia.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie opisuje, nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

Oświadczenie nr 1: Tak

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Stowarzyszenie Rada Ogrodów Botanicznych i Arboretów w Polsce (sekretariat Śląskiego Ogrodu Botanicznego w Mikołowie),
ul. Sosnowa 5, 43-190 Mikołów

Data składania wniosków, ofert: 24/05/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Stowarzyszenie Rada Ogrodów Botanicznych i Arboretów w Polsce (sekretariat Śląskiego Ogrodu Botanicznego w Mikołowie)
ul. Sosnowa 5, 43-190 Mikołów

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Każda zmiana i uzupełnienie Umowy, będzie wymagać aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Poza innymi przypadkami określonymi w treści Umowy, zmiany Umowy będą mogły być wprowadzane w związku z zaistnieniem okoliczności, których wystąpienia Zamawiający i Wykonawca nie przewidywali w chwili zawierania Umowy. Wskazane powyżej okoliczności nie mogą być wywołane zarówno przez Zamawiającego, jak i Wykonawcę, ani przez nich zawinione i muszą wywoływać ten skutek, iż Umowa nie może być wykonana wedle pierwotnej treści, w szczególności z uwagi na rażącą stratę grożącą jednemu z nich lub niemożność osiągnięcia celu Umowy. Okoliczności powyższe odnosić się mogą w szczególności do wystąpienia nagłych zmian stanu prawnego, gwałtownej dekoniunktury, kryzysów finansowych w skali ponadpaństwowej, konieczności uwzględnienia wpływu ewentualnych prac dodatkowych i zamiennych na realizację przedmiotu umowy.

Niezależnie od powyższego, Zamawiający dopuszcza możliwość zmian redakcyjnych Umowy oraz zmian będących następstwem zmian danych Stron ujawnionych w rejestrach publicznych, a także zmian korzystnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy, w szczególności przyspieszających realizację, obniżających koszt ponoszony przez Zamawiającego na wykonanie, utrzymanie lub użytkowanie przedmiotu umowy bądź zwiększających użyteczność przedmiotu umowy. W takiej sytuacji, Strony wprowadzą do umowy stosowne zmiany weryfikujące redakcyjne dotychczasowe brzmienie umowy bądź wskazujące nowe dane wynikające ze zmian w rejestrach publicznych albo też kierując się poszanowaniem wzajemnych interesów, zasadą równości oraz ekwiwalentności świadczeń i przede wszystkim zgodnym zamiarem wykonania przedmiotu umowy, określą zmiany korzystne z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy. Wszelkie zmiany wprowadzane do umowy dokonywane będą z poszanowaniem obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami)

Kody CPV:
794211002 (Usługi nadzoru nad projektem inne niż w zakresie robot budowlanych)

Podobne przetargi