44719 / 2014-03-03 - Uczelnia publiczna / Politechnika Warszawska Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych (Warszawa)

Oryginalny toner 106R03105 Czarny marki Xerox

Cena: 434.19 PLN

Usługa audytu zewnętrznego projektu pn. Fotonika i Technologie Terahercowe Rozwój Wydziałowego Centrum Badawczego. Postępowanie nr WEITI/51/BZP/2014/1030

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego projektu Fotonika i Technologie Terahercowe Rozwój Wydziałowego Centrum Badawczego nr POIG.02.01.00-14 197/09 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, realizowanego w ramach działania 2.1. Wsparcie badań naukowych dla budowy gospodarki opartej na wiedzy w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013. Projekt jest realizowany przez Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych Politechniki Warszawskiej.
Głównym celem projektu jest budowa spójnego zespołu laboratoriów, wyposażonych w nowoczesną aparaturę naukowo-badawczą, oferujących wysokiej jakości usługi badawcze w obszarze zaawansowanych technologii fotonicznych i technologii terahercowych.
W ramach realizowanego projektu, ponoszone są koszty związane z realizacją projektu POIG.02.01.00-14 197/09. Szacowana liczba faktur lub innych dokumentów o podobnej szczegółowości dokumentujących wydatki poniesione w związku z realizacją projektu do dnia 15.02.2014 roku wynosi około 500 sztuk.
Na dzień 15.02.2014 roku do Instytucji Pośredniczącej złożonych zostało łącznie 50 wniosków
o płatność rozliczających. Na dzień 15.02.2014 r. przedstawiono do rozliczenia ok. 77% wartości wydatków kwalifikowanych.
Całkowite koszty realizacji projektu wynoszą: 38 591 390,48 PLN, w tym wydatki kwalifikowane 35 529 658,15 PLN.
Okres realizacji projektu: od 01.01.2010 r. do dnia 30.04.2014 r.
Do umowy o dofinansowanie projektu zawarto 5 aneksów.
W trakcie projektu przeprowadzono łącznie ok. 200 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić audyt w jednostce realizującej Projekt Politechnika Warszawska Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych ul. Nowowiejska 15/19, 00-665 Warszawa. Oryginały dokumentów zostaną udostępnione audytorom w miejscu ich przechowywania.
Zamawiający zapewnieni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, a w szczególności udostępnieni obiekty, urządzenia i dokumenty oraz umożliwi bezzwłoczne udzielanie wyjaśnień w dni robocze w godzinach pracy Jednostki Naukowej to jest 8.00-16.00.

Celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora opinii na temat:
1) wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych
w dokumentach związanych z realizowanym projektem;
2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku i umowie o dofinansowanie wraz z aneksami;
3) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych.

Wytyczne dotyczące sposobu przeprowadzenia usługi audytu.
Audyt należy przeprowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami,
a w szczególności:
1) Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dziennik Ustaw nr 207 poz. 1237 z 2011 r.);
2) właściwymi przepisami prawa, w szczególności ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 1994r. Nr 121 poz. 591 z późn. zm.) i ustawą z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym, ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r.; Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 nr 157, poz. 1240, z późn. zm.);
3) normami wykonywania zawodu oraz międzynarodowymi standardami rachunkowości;
4) umową o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami i aneksami;
5) Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 z dnia 5 czerwca 2008 r. z późniejszymi zmianami.

Obszary działalności podlegające audytowi.
Audyt projektu obejmuje w szczególności sprawdzenie:
1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową;
2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej;
3) płatności wydatków związanych z projektem;
4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu;
5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu;
6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
7) sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu;
8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych;
9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu;
10) realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów.

Sposób dokumentowania wyników audytu zewnętrznego
1) Na podstawie zebranych dokumentów i dowodów audytor sporządzi pisemne sprawozdanie z audytu, zwane dalej sprawozdaniem. Sprawozdanie określa, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo.
2) Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny i zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu.
Sprawozdanie zawiera w szczególności: datę sporządzenia; nazwę i adres audytowanego podmiotu; nazwę i numer projektu; oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu; imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów; cele audytu; podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; termin, w którym przeprowadzono audyt; zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem; ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem; informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości; określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków; zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu; podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej - nazwę jednostki.

Dodatkowo, w przygotowanym sprawozdaniu z audytu należy
1) Zawrzeć zapis wskazujący:
a. standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt,
b. listę badanych dokumentów,
c. listę osób, z którymi przeprowadzono rozmowy,
d. uwagi jednostki audytowanej do raportu, tj. komentarz do ustaleń i zaleceń.
2) Wykazać zrealizowanie wymogów określonych w § 8 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę.
3) Zawrzeć jednoznaczną opinię, czy:
a. otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa;
b. procedury Ustawy prawo zamówień publicznych oraz obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych są poprawnie stosowane;
c. księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo;
d. beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte;
e. wnioski o płatność są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, potwierdzającymi poniesienie wydatków, poprzez badanie czy stanowią podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych oraz czy odpowiednie dowody księgowe są zgodne z wymogami ustawy o rachunkowości;
f. wnioski o płatność oraz sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie
i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu
na dzień sporządzenia ww. dokumentów;
g. Zamawiający wywiązuje się z obowiązków w zakresie przekazywania informacji i stosowania środków promocji;
h. sposób przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu jest zgodny z obowiązującym prawem.
4) Oznakować logotypami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Unii Europejskiej i Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka - zgodnie z wzorem zamieszczonym na stronie internetowej:
http://www.nauka.gov.pl/finansowanie/fundusze-europejskie/innowacyjnagospodarka/informacja-i-promocja/
5. Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane.
5) Sprawozdanie całości audytu należy sporządzić w pięciu egzemplarzach w formie pisemnej w języku polskim oraz na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym.
6) Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu powinny wynikać z dokumentacji audytu.
7) Dokumentacja audytu, łącznie ze sprawozdaniem, winna być przekazana Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu.
8) Zamawiający jest obowiązany przekazać ministrowi właściwemu do spraw nauki egzemplarz sprawozdania oraz ewentualne stanowisko do ustaleń zawartych
w sprawozdaniu w terminie 21 dni od dnia otrzymania sprawozdania.
9) Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic handlowych jednostki. Nie może to jednak wpływać na merytoryczną treść sprawozdania.

Przedmiot zamówienia powinien być wykonany i dostarczony do siedziby Zamawiającego tj.: Politechnika Warszawska, Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych, ul. Nowowiejska 15/19, 00-665 Warszawa, pokój 200.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 44719

Data publikacji: 2014-03-03

Nazwa:
Politechnika Warszawska Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych

Ulica: ul. Nowowiejska 15/19

Numer domu: 15/19

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-665

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 0-22 234 51 01

Numer faxu: 0-22 234 58 97

Adres strony internetowej: www.pw.edu.pl

Regon: 00000155400000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Uczelnia publiczna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa audytu zewnętrznego projektu pn. Fotonika i Technologie Terahercowe Rozwój Wydziałowego Centrum Badawczego. Postępowanie nr WEITI/51/BZP/2014/1030

Rodzaj zamówienia: U

Kody CPV:
792120003 (Usługi audytu)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 15/04/2014

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie przewiduje wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Ocena spełnienia warunków zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie prowadzona
na podstawie treści złożonych oświadczeń lub dokumentów wymaganych zgodnie rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r. poz. 231).

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca musi się wykazać wykonaniem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału
w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, minimum dwóch usług kontroli/audytu zewnętrznego, w tym przynajmniej jeden
w odniesieniu do przedsięwzięć o wartości nie mniejszej niż 10 mln zł, w jednostce sektora finansów publicznych. Dla każdej z wykazanych usług należy załączyć dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie (np. referencje). Dokumenty takie jak faktury, protokoły odbioru powinny potwierdzać należyte wykonanie zamówienia w sposób nie budzący wątpliwości (zgodnie z załącznikiem nr 2A do niniejszej SIWZ)

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował na czas realizacji zamówienia osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (minimum 1) tj. wykaże,
że osoby, które będą wykonywać zamówienie posiadają kwalifikacje zawodowe
do przeprowadzania audytu wewnętrznego, zgodnie z art. 286 ustawy z dnia
27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.),
tj.: posiadają uprawnienia określone w § 2 pkt. 1 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 roku w sprawie sposobu
i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr 2B i 2C).

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokument potwierdzenia III.5: Tak

inne_dokumenty:
1: Formularz Oferty wraz z opisem przedmiotu zamówienia,
2: Oświadczenie o wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym innych
Podmiotów,
3. W przypadku, gdy ofertę składa pełnomocnik wymagane jest
pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy,
4. Oświadczenie o przynależności do grupy kapitałowej.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany Umowy w następujących przypadkach:
a. w zakresie przedmiotu zamówienia, jeżeli zmiany nie są istotne
w stosunku do treści oferty oraz są na korzyść Zamawiającego albo zaszły okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy;
b. w zakresie terminu realizacji, jeżeli zaszły okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy;
c. wydłużenia terminu realizacji umowy ze względów organizacyjnych wynikłych z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego.
d. ustawowa zmiana procentowej stawki podatku VAT, będzie stanowiła podstawę do zmiany wynagrodzenia brutto i będzie odpowiednio dostosowana aneksem do niniejszej umowy;
e. w zakresie wynagrodzenia, jeżeli zmiany te są korzystne dla Zamawiającego;
f. z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie usług, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron;
g. zmiany osoby lub osób wykonującej lub wykonujących czynności przewidziane audytem na inną lub inne osoby o kwalifikacjach niezbędnych do realizacji zamówienia określonych w dokumentacji przetargowej- działających w imieniu i na rzecz Wykonawcy;
h. zmiana terminu realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie ze zmianami
w umowach o dofinansowanie, w szczególności w przypadku zmiany harmonogramu terminowego realizacji przedmiotowego projektu;
i. zmiana sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz wykonawcy na skutek zmian zawartej przez Zamawiającego umowy
o dofinansowanie projektu lub wytycznych dotyczących realizacji projektu;
j. zmiany unormowań prawnych powszechnie obowiązujących, które będą miały wpływ na realizację umowy.

Kod kryterium cenowe: A

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Biuro Zamówień Publicznych WEiTI PW, Gmach Elektroniki PW, ul. Nowowiejska 15/19, 00-665 Warszawa, pokój 101

Data składania wniosków, ofert: 12/03/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Biuro Zamówień Publicznych WEiTI PW, Gmach Elektroniki PW, ul. Nowowiejska 15/19, 00-665 Warszawa, pokój 101

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Przetarg realizowany na potrzeby projektu Fotonika i Technologie Terahercowe - Rozwój Wydziałowego Centrum Badawczego - POIG. 02.01.00-14-197/09) -Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi