115831 / 2014-05-29 - Inny: państwowy instytut badawczy / Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy (Warszawa)

Zgodny z tuszem T044140 Czarny marki FullPrint

Cena: 13.53 PLN

świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 12. Krajowych warsztatów szkoleniowo-organizacyjnych Polskiego FADN

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla łącznie 125 uczestników warsztatów szkoleniowo - organizacyjnych Polskiego FADN.

3.1.1. Miejsce świadczenia usług - hotel położony poza granicami administracyjnymi Warszawy, ale w bezpośredniej odległości nie większej niż 60 km w linii prostej od centrum Warszawy. Odległość mierzona przy pomocy narzędzi dostępnych na stronie www.dystans.org .

3.1.2. Hotel oraz pełny zakres świadczonych usług powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych dla kategorii *** (trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia.

3.1.3. Organizowane przez Instytut warsztaty mogą odbyć się w dniach 15 - 18 września 2014 r. lub 22 - 25 września 2014 r. (zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie Zamawiającego).
poniedziałek ) od podania obiadu i zakończą ostatniego dnia (18 lub 25
Warsztaty rozpoczną się pierwszego dnia pobytu (15 lub 22 września - września - czwartek) pobytu po podaniu obiadu.

3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia warsztatów i nie będzie mniejsza niż 90 osób.

3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z Formularzem cenowym - Załącznikiem Nr 6 do SIWZ zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników warsztatów, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem warsztatów. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT.

3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników warsztatów, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia warsztatów.
3.2. Zakwaterowanie:

3.2.1. Wykonawca zapewni noclegi w poszczególnych dniach:
a) poniedziałek/wtorek - 26 pokoi 1-osobowych,
43 pokoje 2 osobowe z pojedynczymi łóżkami,
b) wtorek/ środa - 39 pokoi 1 osobowych,
43 pokoje 2 osobowe z pojedynczymi łóżkami,
c) środa/czwartek - 8 pokoi 1 osobowych,
41 pokoi 2 osobowych z pojedynczymi łóżkami.

3.2.2. Przez cały okres trwania warsztatów tj. z 3 noclegów korzystało będzie 90 osób.

3.2.3. Pokoje hotelowe (nie mogą być to domki typu bungalowy, fińskie) muszą być dostępne dla uczestników warsztatów w pierwszym dniu pobytu (poniedziałek) od godz. 11:00 i do godz. 16:00 w ostatnim dniu pobytu (czwartek).

3.3. Wyżywienie:

3.3.1. Wykonawca zapewni:

a) śniadania - standardowy szwedzki stół:
- dla 112 osób w drugim dniu pobytu (wtorek),
- dla 125 osób w trzecim dniu pobytu (środa),
- dla 90 osób w czwartym dniu pobytu (czwartek),

b) poniedziałek - obiad dla 101 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół,

c) wtorek - obiad dla 125 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół,

d) środa i czwartek - obiad dla 90 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół,

e) poniedziałek - kolacja dla 112 osób - standardowy stół szwedzki,

f) wtorek - kolacja wspólna dla 125 osób - w max. cenie do 110,00 zł/osobę -dwa dania ciepłe, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasta i owoce, zimne napoje (gazowane i niegazowane), kawa i herbata wg życzenia oraz lampka wina na osobę (250 ml), kolacja serwowana na stół, godzina rozpoczęcia kolacji 19:00, godzina zakończenia 24:00, podczas kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną,

g) środa - kolacja dla 90 osób - standardowy stół szwedzki,

h) 6 serwisów kawowych dla 125 osób -świeżo parzona, gorąca kawa (mleczko lub śmietanka do kawy), gorąca woda (wrzątek), herbata w torebkach jednorazowych, cytryna, cukier, mleko do kawy, woda z cytryną w dzbankach, soki owocowe, ciasta: drożdżowe, serniki, piaskowiec, szarlotka. W poniedziałek i w czwartek po jednym serwisie, a we wtorek i środę po dwa serwisy - przed i po południu. Wykonawca zapewni taką ilość termosów z wrzątkiem, aby w czasie przerw nie tworzyły się kolejki,

i) codziennie podczas zajęć rannych i popołudniowych Wykonawca zapewni wodę mineralną dla wszystkich uczestników warsztatów (gazowana i niegazowana w butelkach o poj. 0,5 litra - łącznie ok. 620 butelek), woda i szklanki ustawione na stołach konferencyjnych,

j) posiłki muszą być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołąbki, itp.,

k) dania i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami,

l) zapewnienie dekoracji stołów,

m) Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu trzech propozycji menu do akceptacji, nie później niż na czternaście dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów.

3.4. Sala konferencyjna:

3.4.1. Wykonawca zapewni (do wykorzystania przez wszystkie dni trwania warsztatów) jedną dużą salę konferencyjną klimatyzowaną, bez kolumn, minimum 3,20 m wysokości - na 125 osób, wyposażoną w stoły i krzesła w ustawieniu szkolnym (w tym stół dla 4 osób w prezydium, przy którym będzie gniazdo zasilające). Stół prezydialny musi być widoczny dla wszystkich uczestników konferencji. Nagłośnienie sali musi być z możliwością podłączenia systemu rejestracji dźwięku (dyktafon cyfrowy) Zamawiającego poprzez kabel audio 3,5 mm.

3.4.2. Wykonawca zapewni ekran do rzutnika (rzutnik na czas warsztatów dostarczy Zamawiający) dostosowany wymiarami do wielkości sali, ustawienia stolików i odległości zarówno do najbliżej jak i do najdalej siedzących uczestników warsztatów, w taki sposób, aby zapewnić właściwą (dobrą) widoczność całego ekranu. Minimalne wymiary ekranu: szerokość 3 m, wysokość 2,5 m. Dolna krawędź ekranu powinna być na wysokości co najmniej 0,8 metra od podłogi.

3.4.3. Wykonawca zapewni w sali konferencyjnej miejsce z widokiem na ekran do ustawienia dwóch kabin służących do tłumaczeń symultanicznych.

3.4.4. Wykonawca zapewni bezpłatny przewodowy dostęp do Internetu, flipchart oraz serwis techniczny na czas trwania warsztatów.

3.4.5. Wykonawca zapewni estetyczny wygląd sali konferencyjnej.

3.4.6. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg warsztatów, tj. nie powinna graniczyć z zapleczem kuchennym, socjalnym lub remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami.

3.4.7. Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczać możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku zostały wyznaczone odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych konferencji.

3.5. Inne warunki:

a) Wykonawca zapewni miejsce w pobliżu dużej sali konferencyjnej wyposażone w stół i dwa krzesła, w którym będzie można zorganizować recepcję (sekretariat) na czas trwania konferencji.

b) Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe na parkingu hotelowym dla min. 30 samochodów osobowych.

c) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników warsztatów o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których uczestnicy mogą korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik warsztatów za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie.

3.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem wymagań zawartych w SIWZ.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 115831

Data publikacji: 2014-05-29

Nazwa:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy

Ulica: ul. Świętokrzyska 20

Numer domu: 20

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-002

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 50 54 444

Numer faxu: 022 8271960

Adres strony internetowej: www.ierigz.waw.pl

Regon: 00008049900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: państwowy instytut badawczy

Inny rodzaj zamawiającego: państwowy instytut badawczy

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 12. Krajowych warsztatów szkoleniowo-organizacyjnych Polskiego FADN

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla łącznie 125 uczestników warsztatów szkoleniowo - organizacyjnych Polskiego FADN.

3.1.1. Miejsce świadczenia usług - hotel położony poza granicami administracyjnymi Warszawy, ale w bezpośredniej odległości nie większej niż 60 km w linii prostej od centrum Warszawy. Odległość mierzona przy pomocy narzędzi dostępnych na stronie www.dystans.org .

3.1.2. Hotel oraz pełny zakres świadczonych usług powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych dla kategorii *** (trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia.

3.1.3. Organizowane przez Instytut warsztaty mogą odbyć się w dniach 15 - 18 września 2014 r. lub 22 - 25 września 2014 r. (zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie Zamawiającego).
poniedziałek ) od podania obiadu i zakończą ostatniego dnia (18 lub 25
Warsztaty rozpoczną się pierwszego dnia pobytu (15 lub 22 września - września - czwartek) pobytu po podaniu obiadu.

3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia warsztatów i nie będzie mniejsza niż 90 osób.

3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z Formularzem cenowym - Załącznikiem Nr 6 do SIWZ zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników warsztatów, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem warsztatów. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT.

3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników warsztatów, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia warsztatów.
3.2. Zakwaterowanie:

3.2.1. Wykonawca zapewni noclegi w poszczególnych dniach:
a) poniedziałek/wtorek - 26 pokoi 1-osobowych,
43 pokoje 2 osobowe z pojedynczymi łóżkami,
b) wtorek/ środa - 39 pokoi 1 osobowych,
43 pokoje 2 osobowe z pojedynczymi łóżkami,
c) środa/czwartek - 8 pokoi 1 osobowych,
41 pokoi 2 osobowych z pojedynczymi łóżkami.

3.2.2. Przez cały okres trwania warsztatów tj. z 3 noclegów korzystało będzie 90 osób.

3.2.3. Pokoje hotelowe (nie mogą być to domki typu bungalowy, fińskie) muszą być dostępne dla uczestników warsztatów w pierwszym dniu pobytu (poniedziałek) od godz. 11:00 i do godz. 16:00 w ostatnim dniu pobytu (czwartek).

3.3. Wyżywienie:

3.3.1. Wykonawca zapewni:

a) śniadania - standardowy szwedzki stół:
- dla 112 osób w drugim dniu pobytu (wtorek),
- dla 125 osób w trzecim dniu pobytu (środa),
- dla 90 osób w czwartym dniu pobytu (czwartek),

b) poniedziałek - obiad dla 101 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół,

c) wtorek - obiad dla 125 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół,

d) środa i czwartek - obiad dla 90 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół,

e) poniedziałek - kolacja dla 112 osób - standardowy stół szwedzki,

f) wtorek - kolacja wspólna dla 125 osób - w max. cenie do 110,00 zł/osobę -dwa dania ciepłe, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasta i owoce, zimne napoje (gazowane i niegazowane), kawa i herbata wg życzenia oraz lampka wina na osobę (250 ml), kolacja serwowana na stół, godzina rozpoczęcia kolacji 19:00, godzina zakończenia 24:00, podczas kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną,

g) środa - kolacja dla 90 osób - standardowy stół szwedzki,

h) 6 serwisów kawowych dla 125 osób -świeżo parzona, gorąca kawa (mleczko lub śmietanka do kawy), gorąca woda (wrzątek), herbata w torebkach jednorazowych, cytryna, cukier, mleko do kawy, woda z cytryną w dzbankach, soki owocowe, ciasta: drożdżowe, serniki, piaskowiec, szarlotka. W poniedziałek i w czwartek po jednym serwisie, a we wtorek i środę po dwa serwisy - przed i po południu. Wykonawca zapewni taką ilość termosów z wrzątkiem, aby w czasie przerw nie tworzyły się kolejki,

i) codziennie podczas zajęć rannych i popołudniowych Wykonawca zapewni wodę mineralną dla wszystkich uczestników warsztatów (gazowana i niegazowana w butelkach o poj. 0,5 litra - łącznie ok. 620 butelek), woda i szklanki ustawione na stołach konferencyjnych,

j) posiłki muszą być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołąbki, itp.,

k) dania i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami,

l) zapewnienie dekoracji stołów,

m) Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu trzech propozycji menu do akceptacji, nie później niż na czternaście dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów.

3.4. Sala konferencyjna:

3.4.1. Wykonawca zapewni (do wykorzystania przez wszystkie dni trwania warsztatów) jedną dużą salę konferencyjną klimatyzowaną, bez kolumn, minimum 3,20 m wysokości - na 125 osób, wyposażoną w stoły i krzesła w ustawieniu szkolnym (w tym stół dla 4 osób w prezydium, przy którym będzie gniazdo zasilające). Stół prezydialny musi być widoczny dla wszystkich uczestników konferencji. Nagłośnienie sali musi być z możliwością podłączenia systemu rejestracji dźwięku (dyktafon cyfrowy) Zamawiającego poprzez kabel audio 3,5 mm.

3.4.2. Wykonawca zapewni ekran do rzutnika (rzutnik na czas warsztatów dostarczy Zamawiający) dostosowany wymiarami do wielkości sali, ustawienia stolików i odległości zarówno do najbliżej jak i do najdalej siedzących uczestników warsztatów, w taki sposób, aby zapewnić właściwą (dobrą) widoczność całego ekranu. Minimalne wymiary ekranu: szerokość 3 m, wysokość 2,5 m. Dolna krawędź ekranu powinna być na wysokości co najmniej 0,8 metra od podłogi.

3.4.3. Wykonawca zapewni w sali konferencyjnej miejsce z widokiem na ekran do ustawienia dwóch kabin służących do tłumaczeń symultanicznych.

3.4.4. Wykonawca zapewni bezpłatny przewodowy dostęp do Internetu, flipchart oraz serwis techniczny na czas trwania warsztatów.

3.4.5. Wykonawca zapewni estetyczny wygląd sali konferencyjnej.

3.4.6. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg warsztatów, tj. nie powinna graniczyć z zapleczem kuchennym, socjalnym lub remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami.

3.4.7. Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczać możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku zostały wyznaczone odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych konferencji.

3.5. Inne warunki:

a) Wykonawca zapewni miejsce w pobliżu dużej sali konferencyjnej wyposażone w stół i dwa krzesła, w którym będzie można zorganizować recepcję (sekretariat) na czas trwania konferencji.

b) Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe na parkingu hotelowym dla min. 30 samochodów osobowych.

c) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników warsztatów o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których uczestnicy mogą korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik warsztatów za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie.

3.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem wymagań zawartych w SIWZ.

Kody CPV:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres trwania zamówienia w dniach: 4

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Inne wymagane oświadczenia i dokumenty:
a) w przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 8.1 SIWZ,
b) w przypadku gdy ofertę składają wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia pełnomocnictwa do reprezentowania ich w postępowaniu.
c) oryginał pisemnego zobowiązania, o którym mowa w pkt 7.2. SIWZ,
d) wypełniony i podpisany formularz cenowy - załącznik nr 6 do SIWZ,
e) Oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust.1 ustawy Pzp- załącznik nr 2 do SIWZ.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.ierigz.waw.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej -PIB
ul. Świętokrzyska 20, 00-002 Warszawa
pokój 115

Data składania wniosków, ofert: 06/06/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej -PIB
ul. Świętokrzyska 20, 00-002 Warszawa
pokój 212

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi