148096 / 2011-06-08 - Uczelnia publiczna / Wojskowa Akademia Techniczna (Warszawa)

Oryginalny moduł transferu 108R01122 marki Xerox

Cena: 1100.00 PLN

PRZYGOTOWANIE, ORGANIZACJA I OBSŁUGA LOGISTYCZNA TRZECH KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNYCH ORGANIZOWANYCH W RAMACH MICROWAVE AND RADAR WEEK MRW-2012

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa trzech konferencji naukowo-technicznych organizowanych w ramach Microwave and Radar Week MRW-2012. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz innych pomieszczeń i powierzchni, w kształcie zbliżonym do prostokąta, bez przeszkód np. kolumny, uniemożliwiających kontakt wzrokowy, umożliwiających przeprowadzenie działań wyspecyfikowanych w załączniku nr 1, dla liczby osób określonych w punkcie B, wraz z odpowiednim wyposażeniem: obiekt o standardzie co najmniej hotelu 5-gwiazdkowego, położony w odległości nie większej niż 15 km od Dworca Centralnego posiadającym dogodne połączenie komunikacją miejską. Wykonawca, w salach i pomieszczeniach konferencyjnych zapewni ustawienie miejsc teatralne, klimatyzację, odpowiednie nagłośnienie (minimum 2 mikrofony w tym jeden bezprzewodowy), projektor multimedialny, ekran o wymiarach nie mniejszych niż 200cmx250cm), tablice typu flipchart, zaplecze sanitarne (oddzielnie dla kobiet i mężczyzn), personel do obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości, dystrybucji materiałów konferencyjnych oraz szatnię z obsługą.
Gotowość sal i urządzeń (ekran, rzutnik itp.) powinna być zgłoszona do organizatora na godzinę przed planowaną rejestracją gości lub na godzinę przed rozpoczęciem poszczególnych sesji. Sale oraz sanitariaty w trakcie trwania konferencji powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich.
Gotowość sal konferencyjnych do przyjęcia uczestników konferencji na 30 min. przed rozpoczęciem poszczególnych sesji, sal i pomieszczeń technicznych wg ustaleń roboczych po podpisaniu umowy.
Aranżacja sal (ustawienie stołów, krzeseł) powinna zostać przedstawiona w formie graficznej na 14 dni przed planowaną konferencją do akcpetacji Zamawiającego. Zamawiający w przeciągu 2 dni, zgłosi uwagi lub dokona akceptacji projektu. W przypadku braku akceptacji, Wykonawca dokona zmian w aranżacji do ponownego przedstawienia jej Zamawiającemu do akcpetacji.
Sale konferencyjne, w których będa odbywać się sesje muszą znajdować się w zakresie jednej lokalizacji (obrębie jednego budynku), na parterze, pierwszym lub maksymalnie na drugim piętrze. Zamawiającey nie dopuszcza mozliwości przemieszczania się grup uczestników konferencji w ramach danej sesji pomiędzy budynkami znajdującymi się w różnych lokalizacjach.
Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia czasu trwania przerw technicznych pomiędzy posiedzeniami sesji plenarnych i specjalistycznych oraz ceremonii otwarcia (zamknięcia) i czasu przeznaczonego na posiłki. Ostatecznie zostanie on uzgodniony podczas kontaktów roboczych, po wyborze oferty na 60 dni przed terminem rozpoczęcia MRW-2012.
Dodatkowo Wykonawca powinien udostępnić:
1). pomieszczenie o powierzchni nie mniejszej niż 50 m2 lub wydzielone miejsce (hol) o porównywalnej powierzchni do zawieszenia plakatów o formacie A1 (A0) lub roll-upów o wymiarach 100cmx200cm w liczbie ok. 50 szt. plakatów (roll-upów).
2). wydzielone pomieszczenia o powierzchni nie mniejszej niż 75 m2 lub duży hol o porównywalnej powierzchni na której będą umieszczone stoiska z ekspozycjami sponsorów i innych firm chcących zaprezentować swoje osiągnięcia w czasie trwania konferencji.
3). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 zamykane na klucz do przechowywania materiałów konferencyjnych, które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji uczestników konferencji.
4). wydzielone miejsce w holu w bliskiej odległości od pomieszczenia wymienionego w pkt 3.) spełniającej rolę recepcji sekretariatu dla uczestników konferencji. W miejscu tym powinien być dostęp do sieci energetycznej (min. 4 gniazdka z uziemieniem) oraz Internetu przewodowego.
5). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 z które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji służące jako szatnia dla uczestników konferencji.
Wykonawca w celu rozreklamowania konferencji powinien zapewnić stelaże na tablice informacyjne: przed wejściem do budynku, w holu budynku, przed salami konferencyjnymi, w salach konferencyjnych, na których będą umieszczone materiały dostarczone przez Zamawiającego.
Zakwaterowanie uczestników konferencji - 150 miejsc noclegowych (w tym 60 osób
zakwaterowanych w pokojach 1 - osobowych o wyższym standardzie, 40 osób zakwaterowanych w pokojach jednoosobowych i 50 osób zakwaterowanych w pokojach 2-osobowych) z zastrzeżeniem zawartym w punkcie B. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że uczestnicy konferencji będą mogli być zakwaterowani w odległości nie większej niż 300 metrów niż miejsce organizowania konferencji. Każdy uczestnik konferencji wraz z noclegiem otrzyma śniadanie.
Zamawiający informuje, że każdy z uczestników konferencji ponosi samodzielnie koszty zakwaterowania i wyżywienia (śniadanie).
Zapewnienie parkingu dla Zamawiającego (min. 20 miejsc parkingowych) w garażu podziemnym gdzie będzie odbywała się konferencja lub w innym miejscu wskazanym przez organizatora, ale w odległości nie większej niż 200 m od miejsca organizacji konferencji.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 148096

Data publikacji: 2011-06-08

Nazwa: Wojskowa Akademia Techniczna

Ulica: ul. Kaliskiego 2

Numer domu: 2

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-908

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 6837865

Numer faxu: 022 6837977

Adres strony internetowej: www.wat.edu.pl

Regon: 01212290000000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Uczelnia publiczna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
PRZYGOTOWANIE, ORGANIZACJA I OBSŁUGA LOGISTYCZNA TRZECH KONFERENCJI NAUKOWO-TECHNICZNYCH ORGANIZOWANYCH W RAMACH MICROWAVE AND RADAR WEEK MRW-2012

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa trzech konferencji naukowo-technicznych organizowanych w ramach Microwave and Radar Week MRW-2012. Wynajęcie sal konferencyjnych oraz innych pomieszczeń i powierzchni, w kształcie zbliżonym do prostokąta, bez przeszkód np. kolumny, uniemożliwiających kontakt wzrokowy, umożliwiających przeprowadzenie działań wyspecyfikowanych w załączniku nr 1, dla liczby osób określonych w punkcie B, wraz z odpowiednim wyposażeniem: obiekt o standardzie co najmniej hotelu 5-gwiazdkowego, położony w odległości nie większej niż 15 km od Dworca Centralnego posiadającym dogodne połączenie komunikacją miejską. Wykonawca, w salach i pomieszczeniach konferencyjnych zapewni ustawienie miejsc teatralne, klimatyzację, odpowiednie nagłośnienie (minimum 2 mikrofony w tym jeden bezprzewodowy), projektor multimedialny, ekran o wymiarach nie mniejszych niż 200cmx250cm), tablice typu flipchart, zaplecze sanitarne (oddzielnie dla kobiet i mężczyzn), personel do obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości, dystrybucji materiałów konferencyjnych oraz szatnię z obsługą.
Gotowość sal i urządzeń (ekran, rzutnik itp.) powinna być zgłoszona do organizatora na godzinę przed planowaną rejestracją gości lub na godzinę przed rozpoczęciem poszczególnych sesji. Sale oraz sanitariaty w trakcie trwania konferencji powinny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich.
Gotowość sal konferencyjnych do przyjęcia uczestników konferencji na 30 min. przed rozpoczęciem poszczególnych sesji, sal i pomieszczeń technicznych wg ustaleń roboczych po podpisaniu umowy.
Aranżacja sal (ustawienie stołów, krzeseł) powinna zostać przedstawiona w formie graficznej na 14 dni przed planowaną konferencją do akcpetacji Zamawiającego. Zamawiający w przeciągu 2 dni, zgłosi uwagi lub dokona akceptacji projektu. W przypadku braku akceptacji, Wykonawca dokona zmian w aranżacji do ponownego przedstawienia jej Zamawiającemu do akcpetacji.
Sale konferencyjne, w których będa odbywać się sesje muszą znajdować się w zakresie jednej lokalizacji (obrębie jednego budynku), na parterze, pierwszym lub maksymalnie na drugim piętrze. Zamawiającey nie dopuszcza mozliwości przemieszczania się grup uczestników konferencji w ramach danej sesji pomiędzy budynkami znajdującymi się w różnych lokalizacjach.
Zamawiający dopuszcza możliwość zwiększenia czasu trwania przerw technicznych pomiędzy posiedzeniami sesji plenarnych i specjalistycznych oraz ceremonii otwarcia (zamknięcia) i czasu przeznaczonego na posiłki. Ostatecznie zostanie on uzgodniony podczas kontaktów roboczych, po wyborze oferty na 60 dni przed terminem rozpoczęcia MRW-2012.
Dodatkowo Wykonawca powinien udostępnić:
1). pomieszczenie o powierzchni nie mniejszej niż 50 m2 lub wydzielone miejsce (hol) o porównywalnej powierzchni do zawieszenia plakatów o formacie A1 (A0) lub roll-upów o wymiarach 100cmx200cm w liczbie ok. 50 szt. plakatów (roll-upów).
2). wydzielone pomieszczenia o powierzchni nie mniejszej niż 75 m2 lub duży hol o porównywalnej powierzchni na której będą umieszczone stoiska z ekspozycjami sponsorów i innych firm chcących zaprezentować swoje osiągnięcia w czasie trwania konferencji.
3). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 zamykane na klucz do przechowywania materiałów konferencyjnych, które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji uczestników konferencji.
4). wydzielone miejsce w holu w bliskiej odległości od pomieszczenia wymienionego w pkt 3.) spełniającej rolę recepcji sekretariatu dla uczestników konferencji. W miejscu tym powinien być dostęp do sieci energetycznej (min. 4 gniazdka z uziemieniem) oraz Internetu przewodowego.
5). pomieszczenie techniczne o powierzchni nie mniejszej niż 20 m2 z które powinno znajdować się na parterze budynku w bliskiej lokalizacji miejsca do rejestracji służące jako szatnia dla uczestników konferencji.
Wykonawca w celu rozreklamowania konferencji powinien zapewnić stelaże na tablice informacyjne: przed wejściem do budynku, w holu budynku, przed salami konferencyjnymi, w salach konferencyjnych, na których będą umieszczone materiały dostarczone przez Zamawiającego.
Zakwaterowanie uczestników konferencji - 150 miejsc noclegowych (w tym 60 osób
zakwaterowanych w pokojach 1 - osobowych o wyższym standardzie, 40 osób zakwaterowanych w pokojach jednoosobowych i 50 osób zakwaterowanych w pokojach 2-osobowych) z zastrzeżeniem zawartym w punkcie B. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że uczestnicy konferencji będą mogli być zakwaterowani w odległości nie większej niż 300 metrów niż miejsce organizowania konferencji. Każdy uczestnik konferencji wraz z noclegiem otrzyma śniadanie.
Zamawiający informuje, że każdy z uczestników konferencji ponosi samodzielnie koszty zakwaterowania i wyżywienia (śniadanie).
Zapewnienie parkingu dla Zamawiającego (min. 20 miejsc parkingowych) w garażu podziemnym gdzie będzie odbywała się konferencja lub w innym miejscu wskazanym przez organizatora, ale w odległości nie większej niż 200 m od miejsca organizacji konferencji.

Kody CPV:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Wielkość zamówień uzupełniających: 25.000,00 zł

Czas: D

data_roz: 20/05/2012

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
1) Decyzja administracyjna marszałka województwa o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego do określonego rodzaju oraz kategorii, stosownie z art. 35 ust. 1 w związku z art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz. U. z 2004r. Nr 223, poz. 2268)

Oświadczenie nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Oferta składana przez Wykonawcę winna również zawierać:
1) Formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ,
2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowiący załącznik nr 3 do SIWZ,
3) Wymagania do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia stanowiące załącznik nr 5 do SIWZ,
4) Rozkład sesji Microwave Radar and Week 2012 stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ,
5) Przykładowe menu stanowiące załącznik nr 7 do SIWZ,
6) pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeżeli nie wynika ono z załączonych dokumentów wymaganych postanowieniami niniejszego ogłoszenia.
7) oświadczenia i dokumenty, w formie oryginału lub kserokopii wymienione w ogłoszeniu

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.wat.edu.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Sekcja Zamówień Publicznych, 00-908 Warszawa, ul. gen. Sylwestra Kaliskiego 2, Budynek Nr 22, pokój Nr 5 (wejście przez biuro przepustek).

Data składania wniosków, ofert: 17/06/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 09:00

Miejsce składania:
Wojskowa Akademia Techniczna im. Jarosława Dąbrowskiego, 00-908 Warszawa 49, skr. poczt. 50, ul. gen. Sylwestra Kaliskiego 2 z terminem doręczenia do dnia 17.06.2011r. do godz. 9:00

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi