468014 / 2013-11-18 - Inny: Instytut badawczy / Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych - Oddział Inżynierii Procesowej Materiałów Budowlanych w Opolu (Opole)

Organizacja pobytu uczestników konferencji pn. VII Konferencja Naukowa Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych - ZP4/2013/11

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu dla 120 uczestników VII Konferencji Naukowej Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych w dniach od 21 maja 2014 r. od godziny 12:00 do 23 maja 2014 r. do godziny 15:00.

Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia:
a. Lokalizacja ośrodka: miejscowość położona w Beskidzie Śląskim, w odległości drogowej od 170 km do 200 km od centrum Opola, od 90 km do 120 km od centrum Krakowa, od 360 km do 390 km od centrum Warszawy.
b. Miejsce zakwaterowania: obiekt o standardzie hotelu czterogwiazdkowego lub wyższym.
c. Basen, jacuzzi, SPA oraz internet bezprzewodowy w obiekcie.
d. Zadaszone i zamykane miejsce plenerowe dla uczestników konferencji.
e. Zakwaterowanie wszystkich uczestników oraz realizacja całego przedmiotu zamówienia, tj. noclegi, wyżywienie, sale (konferencyjne i kongresowa), musi odbywać się na terenie jednego obiektu.
f. Zapewnienie noclegów od 21.05.2014 r. do 23.05.2014 r. wg następującej konfiguracji:
g. 60 pokoi jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym,
h. 30 pokoi dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym.
i. Zapewnienie 2 klimatyzowanych sal konferencyjnych wyposażonych w projektor i miejsce do wyświetlania prezentacji, od dnia 21.05.2014 r. do 23.05.2014, każda mieszcząca co najmniej 50 osób.
j. Zapewnienie 1 sali multimedialnej mieszczącej wszystkich uczestników Konferencji (120 osób) od dnia 21.05.2014 r. do 23.05.2014 z pełnym wyposażeniem audio-video i prezentacyjnym (nagłośnienie, projektor i ekran). Sala musi pozwalać na czynny udział wszystkich uczestników w obradach, zapewniając należytą widoczność i nagłośnienie z każdego miejsca sali. Ponadto powinna pozwalać na wykorzystanie kabin do tłumaczenia symultanicznego bez dyskomfortu słuchaczy. Sala multimedialna nie powinna być łączona z salami w pkt. i)
k. Zapewnienie 1 Sali kongresowej mieszącej wszystkich uczestników Konferencji (120 osób) w dniu 21.05.2014 r. z możliwością zorganizowania bankietu oraz estrady do występu zespołu muzycznego (niezależna od sali multimedialnej)
l. Możliwość zapewnienia podczas imprez towarzyszących sprzętu nagłaśniającego oraz podczas bankietu (21.05.2014 r.) oprawę muzyczną
m. Zapewnienie w dniach 21 maja 2014 r. od godziny 12:00 do 23 maja 2014 r. do godziny 15:00 powierzchni wystawienniczych/korytarzy. Możliwość wystawienia banerów reklamowych Konferencji, stoisk sponsorów i patronów medialnych oraz ich banerów w co najmniej kilku miejscach.
n. Zapewnienie całodziennego wyżywienia (w szczególnym wypadku wykonanie posiłków wegańskich):
- Śniadania w formie bufetu szwedzkiego,
- Obiady serwowane,
- Całodzienne przerwy kawowe: kawa, herbata, ciasta, ciastka (zlokalizowane przy salach),
- Bankiet (część serwowana - obejmująca co najmniej 3 ciepłe posiłki do wyboru, w tym 1 wegański oraz część bufetowa) na wspólnej sali (dla wszystkich uczestników).
o. Zapewnienie imprezy towarzyszącej wg wymagań SIWZ
p. Wykonawca zapewnia możliwość bezpłatnego korzystania przez uczestników konferencji z basenu i jacuzzi, parkingu oraz Internetu znajdujących się na terenie ośrodka.
q. Zapewnienie obsługi recepcyjno-hotelowej uczestników konferencji w dniach 21-23.05.2014r.
r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania części zamówienia w następujących terminach:
- 15.02.2014 r. - 15.03.2014 r. anulowanie maksymalnie 20% liczby uczestników
- 16.03.2014 r. - 15.04.2014 r. anulowanie maksymalnie 10% liczby uczestników od ilości osób z dnia 15.03.2014 r.
- 16.04.2014 r. - 20.05.2014 r. anulowanie maksymalnie 5% liczby uczestników od ilości osób z dnia 15.04.2014 r.
r. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba uczestników i rzeczywista liczba wykorzystanych świadczeń.
s. Zamawiający z jednodniowym wyprzedzeniem poda Wykonawcy liczbę posiłków do wydania w dniu następnym. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba wydanych posiłków.
t. Zamawiający każdego dnia do godz. 10:00 poda Wykonawcy liczbę noclegów jakie Wykonawca będzie miał obowiązek zapewnić na daną dobę. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba wykorzystanych noclegów.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 468014

Data publikacji: 2013-11-18

Nazwa:
Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych - Oddział Inżynierii Procesowej Materiałów Budowlanych w Opolu

Ulica: ul. Oświęcimska 21

Numer domu: 21

Miejscowość: Opole

Kod pocztowy: 45-641

Województwo / kraj: opolskie

Numer telefonu: 77 4563201

Numer faxu: 77 4562661

Adres strony internetowej: icimb.pl/bip

Regon: 00005637700038

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytut badawczy

Inny rodzaj zamawiającego: Instytut badawczy

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja pobytu uczestników konferencji pn. VII Konferencja Naukowa Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych - ZP4/2013/11

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu dla 120 uczestników VII Konferencji Naukowej Energia i Środowisko w technologiach materiałów budowlanych, ceramicznych, szklarskich i ogniotrwałych w dniach od 21 maja 2014 r. od godziny 12:00 do 23 maja 2014 r. do godziny 15:00.

Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia:
a. Lokalizacja ośrodka: miejscowość położona w Beskidzie Śląskim, w odległości drogowej od 170 km do 200 km od centrum Opola, od 90 km do 120 km od centrum Krakowa, od 360 km do 390 km od centrum Warszawy.
b. Miejsce zakwaterowania: obiekt o standardzie hotelu czterogwiazdkowego lub wyższym.
c. Basen, jacuzzi, SPA oraz internet bezprzewodowy w obiekcie.
d. Zadaszone i zamykane miejsce plenerowe dla uczestników konferencji.
e. Zakwaterowanie wszystkich uczestników oraz realizacja całego przedmiotu zamówienia, tj. noclegi, wyżywienie, sale (konferencyjne i kongresowa), musi odbywać się na terenie jednego obiektu.
f. Zapewnienie noclegów od 21.05.2014 r. do 23.05.2014 r. wg następującej konfiguracji:
g. 60 pokoi jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym,
h. 30 pokoi dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym.
i. Zapewnienie 2 klimatyzowanych sal konferencyjnych wyposażonych w projektor i miejsce do wyświetlania prezentacji, od dnia 21.05.2014 r. do 23.05.2014, każda mieszcząca co najmniej 50 osób.
j. Zapewnienie 1 sali multimedialnej mieszczącej wszystkich uczestników Konferencji (120 osób) od dnia 21.05.2014 r. do 23.05.2014 z pełnym wyposażeniem audio-video i prezentacyjnym (nagłośnienie, projektor i ekran). Sala musi pozwalać na czynny udział wszystkich uczestników w obradach, zapewniając należytą widoczność i nagłośnienie z każdego miejsca sali. Ponadto powinna pozwalać na wykorzystanie kabin do tłumaczenia symultanicznego bez dyskomfortu słuchaczy. Sala multimedialna nie powinna być łączona z salami w pkt. i)
k. Zapewnienie 1 Sali kongresowej mieszącej wszystkich uczestników Konferencji (120 osób) w dniu 21.05.2014 r. z możliwością zorganizowania bankietu oraz estrady do występu zespołu muzycznego (niezależna od sali multimedialnej)
l. Możliwość zapewnienia podczas imprez towarzyszących sprzętu nagłaśniającego oraz podczas bankietu (21.05.2014 r.) oprawę muzyczną
m. Zapewnienie w dniach 21 maja 2014 r. od godziny 12:00 do 23 maja 2014 r. do godziny 15:00 powierzchni wystawienniczych/korytarzy. Możliwość wystawienia banerów reklamowych Konferencji, stoisk sponsorów i patronów medialnych oraz ich banerów w co najmniej kilku miejscach.
n. Zapewnienie całodziennego wyżywienia (w szczególnym wypadku wykonanie posiłków wegańskich):
- Śniadania w formie bufetu szwedzkiego,
- Obiady serwowane,
- Całodzienne przerwy kawowe: kawa, herbata, ciasta, ciastka (zlokalizowane przy salach),
- Bankiet (część serwowana - obejmująca co najmniej 3 ciepłe posiłki do wyboru, w tym 1 wegański oraz część bufetowa) na wspólnej sali (dla wszystkich uczestników).
o. Zapewnienie imprezy towarzyszącej wg wymagań SIWZ
p. Wykonawca zapewnia możliwość bezpłatnego korzystania przez uczestników konferencji z basenu i jacuzzi, parkingu oraz Internetu znajdujących się na terenie ośrodka.
q. Zapewnienie obsługi recepcyjno-hotelowej uczestników konferencji w dniach 21-23.05.2014r.
r. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania części zamówienia w następujących terminach:
- 15.02.2014 r. - 15.03.2014 r. anulowanie maksymalnie 20% liczby uczestników
- 16.03.2014 r. - 15.04.2014 r. anulowanie maksymalnie 10% liczby uczestników od ilości osób z dnia 15.03.2014 r.
- 16.04.2014 r. - 20.05.2014 r. anulowanie maksymalnie 5% liczby uczestników od ilości osób z dnia 15.04.2014 r.
r. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba uczestników i rzeczywista liczba wykorzystanych świadczeń.
s. Zamawiający z jednodniowym wyprzedzeniem poda Wykonawcy liczbę posiłków do wydania w dniu następnym. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba wydanych posiłków.
t. Zamawiający każdego dnia do godz. 10:00 poda Wykonawcy liczbę noclegów jakie Wykonawca będzie miał obowiązek zapewnić na daną dobę. W ostatecznym rozliczeniu zostanie uwzględniona rzeczywista liczba wykorzystanych noclegów.

Kody CPV:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

data_roz: 21/05/2014

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Zaliczka: Tak

Uprawnienia:
Działalność prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnień.
Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (wg wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ)

Wiedza i doświadczenie:
Wykonanie przez Wykonawcę (zakończenie) nie wcześniej niż 3 lata przed upływem terminu składania ofert co najmniej 1 zamówienia obejmującego usługę organizacji pobytu dla grupy minimum 120 osób.
Na potwierdzenie spełnienia warunku Wykonawca składa:
1. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich rodzaju, wartości, dat wykonania i odbiorców (wg wzoru w załączniku nr 7 do SIWZ).
2. Dokument potwierdzający należyte wykonanie usług.
3. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów lub inne dokumenty potwierdzające oddanie Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów w zakresie wiedzy i doświadczenia - jeżeli dotyczy.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (wg wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ).

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (wg wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ).

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie stawia szczególnych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie tego warunku poprzez złożenie oświadczenia (wg wzoru w załączniku nr 3 do SIWZ).

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 5: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru - zał. nr 2)
Pełnomocnictwo podmiotów występujących wspólnie (jeżeli dotyczy)

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający na podstawie art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje możliwość dokonania zmian umowy w formie aneksu, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności niżej wymienionych, z uwzględnieniem warunków ich wprowadzenia pod następującymi warunkami:
a. zmiany terminu realizacji zamówienia, w sytuacji uzasadnionej, gdy brak możliwości dochowania pierwotnego terminu wynika z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę. Wykonawca na piśmie przedstawi okoliczności uniemożliwiające dochowanie terminu wynikającego z oferty,
b. zmiany terminu realizacji zamówienia w sytuacji, gdy brak możliwości dochowania pierwotnego terminu wynika z okoliczności leżących po stronie Zamawiającego,
c. zmiany w obowiązujących przepisach, jeżeli zgodnie z nimi konieczne będzie dostosowanie treści umowy do aktualnego stanu prawnego, w tym w zakresie urzędowej zmiany stawki VAT.
d. poprawy jakości lub innych parametrów charakterystycznych dla danej części usługi,
e. zmiany w kolejności i terminach realizacji zamówienia, zmiany w kolejności i terminach płatności (w tym płatności częściowe - jeżeli dotyczy) za realizację zamówienia w sytuacji, kiedy są one korzystne dla Zamawiającego,
f. zmiany zakresu zamówienia wykonywanego przy pomocy podwykonawców (w przypadku zadeklarowania przez Wykonawcę realizacji zamówienia przy pomocy podwykonawców),
g. obniżenie ilości/wielkości przedmiotu zamówienia i tym samym wynagrodzenia Wykonawcy, wynikające z zaistnienia obiektywnych przesłanek konieczności takiej zmiany.
Powyższe zmiany dopuszczone będą wyłącznie pod warunkiem złożenia wniosku przez jedną ze Stron i po akceptacji przez drugą Stronę. Powyższe postanowienia stanowią katalog zmian na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednak one zobowiązania do wyrażenia takiej zgody przez Zamawiającego.

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: icimb.pl/bip

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych Oddział Inżynierii Procesowej Materiałów Budowlanych w Opolu, ul. Oświęcimska 21, 45-641 Opole

Data składania wniosków, ofert: 26/11/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:30

Miejsce składania:
Instytut Ceramiki i Materiałów Budowlanych Oddział IPMB Opole
ul. Oświęcimska 21, 45-641 Opole
sekretariat, I p.

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi