64444 / 2012-03-02 - Administracja samorządowa / Miasto Łuków (Łuków)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2012-02-07 pod pozycją 36276. Zobacz ogłoszenie 36276 / 2012-02-07 - Administracja samorzÄ…dowa.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 64444

Data publikacji: 2012-03-02

Nazwa: Miasto Łuków

Ulica: ul. Piłsudskiego 17

Numer domu: 17

Miejscowość: Łuków

Kod pocztowy: 21-400

Województwo / kraj: lubelskie

Adres strony internetowej: www.lukow.pl/przetargi

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 36276

Data wydania biuletynu: 2012-02-07

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2012

Pozycja ogłoszenia: 36276

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
ŚWIADCZENIE USŁUGI ZARZĄDZANIA PROJEKTEM - W RAMACH PROJEKTU SPRAWNA KADRA ATUTEM URZĘDU MIASTA ŁUKÓW NR POKL.05.02.01-00-071/10

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem - w ramach projektu pn. Sprawna kadra atutem Urzędu Miasta Łuków, Nr POKL.05.02.01-00-071/10.
W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany jest do:
1. Zapewnienia siedziby/biura projektu (na terenie miasta Łuków woj. lubelskie) na czas zarządzania projektem do dnia 30.06.2013 r wyposażone w sprzęt i urządzenia biurowe, media, dostęp do Internetu, telefon, usługi pocztowe i kurierskie, materiały biurowe niezbędne do prawidłowej realizacji projektu.
2. Wykonywania zleconych zadań w siedzibie/biurze projektu przez cały okres umowy w terminie (od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 - 16.00).
3. Udziału w wykonywaniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Przeprowadzenia procesu promocji projektu, w tym w szczególności:
1) przygotowania, utrzymywania i aktualizacji podstrony projektu,
2) zapewnienia:
* roll-up - 3 szt.,
* tabliczek informacyjnych - 10 szt.,
* plakatów - 95 szt.,
* ogłoszeń w lokalnej prasie - 1 ogłoszenie na rozpoczęcie realizacji projektu, 1 ogłoszenie na zakończenie realizacji projektu.
3) zapewnienia obsługi prawnej projektu przez okres 6 m-cy wskazanych przez Zamawiającego.
4) powołania kadry zarządzającej projektem:
a) Kierownika projektu, do zadań którego należy:
* zarządzanie projektem na wszystkich jego etapach zgodnie z budżetem, harmonogramem i zapisami zawartymi we wniosku o dofinansowanie,
* nadzór nad całością prac związanych z realizacją projektu ze szczególnym uwzględnieniem ich jakości, terminowości oraz rzetelności,
* nadzór i koordynacja pracy personelu projektu i wykonawców zewnętrznych,
* koordynowanie procesu rozliczania projektu,
* nadzór nad pracami w zakresie monitorowania i ewaluacji w projekcie,
* uczestnictwo w przygotowywaniu wszystkich dokumentów, wniosków o płatność, sprawozdań okresowych i raportów, wymaganych przez Instytucję Zarządzającą i instytucje kontroli,
* nadzór nad zgodnością przygotowanych dokumentów z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami,
* sporządzanie modyfikacji wniosku o dofinansowanie projektu,
* przygotowanie wzorów dokumentów dotyczących realizacji projektu,
* nadzór nad promocją projektu,
* nadzór nad rekrutacją do projektu,
* prowadzenie spotkań zespołu projektowego,
* opracowanie propozycji zakresów czynności dla podległych pracowników (zgodnie ze strukturą organizacyjną zarządzania projektem),
* sporządzanie wniosków o płatność - część merytoryczna, załącznik nr 2
* organizacja i nadzorowanie kalendarza szkoleń,
* nadzór nad przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji projektowej,
* bieżące kontakty z Instytucją Pośredniczącą, instytucjami kontroli i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu,
* doradzanie kierownictwu urzędu w realizacji codziennych obowiązków związanych z wdrażaniem merytorycznych zadań projektowych,
* wykonywania innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu i umowy o dofinansowanie projektu,
Szacowany czas pracy kierownika projektu - 80 godzin miesięcznie.
b) Sekretarza projektu, który odpowiada za:
* przygotowywanie i koordynowanie procesu promocji projektu,
* opracowywanie propozycji bieżących materiałów informacyjnych na stronę internetową projektu,
* opracowywanie propozycji ogłoszeń prasowych dotyczących promocji projektu,
* koordynowanie wydruku i dystrybucji materiałów promocyjno - informacyjnych,
* nadzorowanie prac związanych z umieszczeniem elementów informacyjno - promocyjnych w miejscach realizacji projektu (np. biuro projektu, sale dydaktyczne, budynek),
* organizację szkoleń w ramach projektu,
* organizację i monitoring zadań wynikających z wniosku o dofinansowanie i harmonogramu projektu,
* koordynowanie procesu ewaluacji wskaźników założonych w projekcie i przygotowaniem zestawienia zbiorczego,
* obsługę wewnętrznych spotkań zespołu projektowego,
* dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów,
* raportowanie przebiegu realizacji projektu władzom Zamawiającego oraz władzom poszczególnych wydziałów,
* obsługę wewnętrznych spotkań zespołu projektowego,
* prowadzenie dokumentacji projektu,
* hospitowanie zajęć (szkoleń, warsztatów) prowadzonych w ramach projektu,
* przygotowywanie pism dotyczących realizacji projektu,
* rekomendowanie kluczowych decyzji dotyczących realizacji projektu władzom Zamawiającego,
* przygotowywanie i stałą aktualizację rejestru zagrożeń projektu,
* uczestniczenie podczas kontroli projektu,
* zastępowanie kierownika projektu podczas jego nieobecności spowodowanej chorobą, wypadkami oraz innymi zdarzeniami losowymi.
Szacowany czas pracy sekretarza projektu - 40 godzin miesięcznie.
c) Specjalisty ds. rekrutacji, który odpowiada za:
* dystrybucję materiałów informacyjno - promocyjnych,
* przygotowanie dokumentów rekrutacyjnych, w tym regulaminu rekrutacji,
* przeprowadzenie procesu rekrutacji do projektu,
* nadzór nad spełnieniem założeń projektu z rekrutacją uczestników,
* przygotowanie listy osób zakwalifikowanych do projektu,
* opracowanie regulaminu uczestnictwa w projekcie,
* opracowanie harmonogramu zajęć,
* organizację poszczególnych grup szkoleniowych,
* przygotowanie dokumentacji potwierdzającej realizację zajęć, w tym m.in. listy obecności, listy odbioru posiłków,
* udział w pracach zespołu projektowego,
* sporządzanie PEFS.
Szacowany czas pracy specjalisty ds. rekrutacji - 40 godzin miesięcznie.
5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przez okres 16 miesięcy specjalisty ds. ewaluacji, który odpowiada za:
a) prace związane z organizowaniem i projektowaniem badań ewaluacyjnych,
b) przygotowanie narzędzi badawczych,
c) monitorowanie osiągnięcia rezultatów twardych, miękkich i produktów,
d) opracowanie i analizę materiału badawczego,
e) sporządzanie raportów dotyczących realizacji założonych we wniosku o dofinansowanie rezultatów twardych, miękkich oraz produktów.
Szacowany czas pracy specjalisty ds. ewaluacji projektu - 40 godzin miesięcznie.
5. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do:
1) świadczenia usług z należytą starannością w oparciu o obowiązujące przepisy prawa,
2) poszanowania praw pracowniczych,
3) stosowania się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego,
4) przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych,
5) udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego.
6) wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez osobę, która dokument sporządziła (pozostanie w dokumentacji projektu). Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania(złożenia).
7) wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji.

Informacje dodatkowe na temat projektu Sprawna kadra atutem Urzędu Miasta Łuków, który będzie zarządzany przez wykonawcę:
Celem głównym projektu jest wzrost efektywności działania Urzędu Miasta Łuków w zakresie obsługi klienta, przepływu informacji i wybranych aspektów zarządzania oraz potwierdzenie wysokiej jakości pracy poprzez wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością opartego na normie 9001:2008 i wdrożenie elektronicznego ISO.
Cele szczegółowe projektu to:
1. zwiększenie kompetencji pracowników w zakresie obsługi klienta i prawa administracyjnego poprzez szkolenia doskonalące;
2. zwiększenie kompetencji kierowników w zakresie zarządzania strategicznego i zarządzania zasobami ludzkimi poprzez szkolenia;
3. pozyskanie wiedzy dotyczącej wymagań, standardów i sposobów spełnienia Normy przez wszystkich pracowników urzędu oraz przygotowania dokumentacji ISO;
4. potwierdzenie zgodności przygotowanego systemu z normą ISO i uzyskanie certyfikatu.
5. usprawnienie przepływu informacji poprzez wdrożenie elektronicznej platformy ISO oraz warsztaty doskonalące współpracę między Wydziałami.
Powyższe cele będą realizowane poprzez następujące zadania:
* doskonalenie kompetencji obsługi klienta i prawa administracyjnego (szkolenia: Orientacja na klienta, Asertywność w pracy z klientem, Doskonalenie obsługi, Prawo administracyjne cz. 1, Prawo administracyjne cz. 2)
* szkolenia doskonalące zarządzanie zasobami ludzkimi (szkolenia: Zarządzanie zespołem, Zarządzanie wiedzą i kompetencjami, Motywowanie pracowników)
* doskonalenie zarządzania strategicznego (szkolenia: Budowanie misji, wizji i celów strategicznych, komunikowanie strategii, Zarządzanie finansami)
* doskonalenie przepływu informacji (szkolenia: Współpraca i rozwiązywanie problemów w zespole, komunikacja i przekazywanie informacji)
* kurs języka angielskiego
* szkolenie komputerowe (ECDL podstawowy, ECDL zaawansowany, Kurs Corel Photoshop Flash)
* doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością (szkolenia: Systemy Zarządzania Jakością, Wymagania Normy ISO 9001, Zasady tworzenia dokumentacji ISO; warsztaty projektowe: Ustalenie zakresu certyfikacji i opracowania mapy procesów, Opracowanie polityki jakości i harmonogramu, Opracowanie dokumentacji dla procesów głównych i wspierających, Opracowanie księgi jakości)
* przygotowanie liderów zarządzania jakością (szkolenia dla pełnomocnika ds. ZSJ oraz audytorów wewnętrznych)
* audyt testujący zgodność przygotowanej dokumentacji z wymaganiami Normy
* audyt certyfikujący
* zakup i wdrożenie platformy do elektronicznego ISO.
Projekt jest skierowany do 80 pracowników Urzędu Miasta Łuków zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę.

Kod trybu postepowania: PN

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Tak

nazwa programu UE:
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Nazwa wykonawcy: Fundacja Rozwoju Lubelszczyzny

Adres pocztowy wykonawcy: ul. Lubartowska 74 A I p.

Miejscowość: Lublin

Kod pocztowy: 20-094

ID województwa: 2

Województwo / kraj: lubelskie

Data udzielenie zamówienia: 27/02/2012

Liczba ofert: 1

Liczba odrzuconych ofert: 0

Szacunkowa wartość zamówienia: 240754,44

Cena wybranej oferty: 188500,00

Cena minimalna: 188500,00

Cena maksymalna: 188500,00

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Kody CPV:
794210001 (Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
791110005 (Usługi w zakresie doradztwa prawnego)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia: 793142009

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Podobne przetargi