322768 / 2012-08-30 - Inny: spółka prawa handlowego / Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. (Rzeszów)

Oryginalny tusz C9362E Czarny (HP 336) marki Hewlett Packard

Cena: 111.93 PLN

Zorganizowanie i przeprowadzenie Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT w ramach projektu pn.: Rozbudowa Podkarpackiego Parku Naukowo - Technologicznego (PPNT) - II etap, w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013, Priorytet I Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.3 Wspieranie Innowacji, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Opis zamówienia

Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia określa:
Załącznik nr 1 do siwz - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
załącznik nr 2 do siwz - istotne postanowienia umowy
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. !!!
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.


OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Konferencja pt. Szanse i zagrożenia dla funkcjonowania Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego w ramach SSE Euro-Park Mielec w dobie spowolnienia gospodarczego.
2. Konferencja prasowa
3. Część artystyczna

Realizowane w ramach projektu Rozbudowa Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego (PPNT) - II etap realizowanej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.
- Data: 19 września 2012, czas trwania: godz. 14.00 - 22.00 (zapewnienie dostępności obsługi w godzinach 8.00 - 24.00 w celu przeprowadzenia prac montażowych i demontażowych oraz przygotowawczych i porządkowych ). Zastrzega się zmianę terminu w o miesiąc, tj. w okresie czasu do 19.10.2012. Ostateczna datę Zamawiający potwierdzi w dniu podpisania umowy z Wykonawcą.
- Miejsce: miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT - Jasionka, gm. Trzebownisko.
- Liczna dni: 1
- Zamawiający zapewnia, że sala konferencyjna, sala na konferencję prasową wraz z pomieszczeniami pomocniczymi i foyer/lobby będą przeznaczone wyłącznie na potrzeby uczestników konferencji.
Wykonawca zapewni osobę do prowadzenia całości Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, która na co dzień wykonuje pracę dziennikarza informacyjnego lub publicysty w regionalnej (rzeszowskiej) stacji telewizyjnej.




Zamawiający zapewnia:
1. Konferencja
- zaproszenie uczestników Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, przygotowanie zaproszeń, wysłanie, zebranie potwierdzeń oraz przygotowanie list obecności,
- pomieszczenia niezbędne do zorganizowania Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, które będzie udostępnione Wykonawcy od dnia podpisania umowy na realizacje zadania.
- wyposażenie Sali konferencyjnej w niezbędną liczbę krzeseł dla uczestników, krzesła dla panelistów, stół prezydialny dla panelistów,
- parkingi,
- windy,
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający),
- toalety (Wykonawca zapewnia obsługę i utrzymanie w należytej czystości toalety w trakcie trwania Otwarcia)

2. Konferencja prasowa- sala narad 1
- zaproszenie uczestników konferencji prasowej oraz dziennikarzy,
- zapewnienie pomieszczenia niezbędnego do zorganizowania konferencji prasowej,
- wyposażenie sali na konferencję prasową w niezbędną liczbę krzeseł dla uczestników tj. dziennikarzy oraz zaproszonych gości, stół prezydialny dla zaproszonych gości,
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający),

3. Część artystyczna
- pomieszczenie niezbędne do zorganizowania części artystycznej,
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający).



Do Wykonawcy należeć będzie:

Ad. 1. Konferencja pt. Szanse i zagrożenia dla funkcjonowania Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego w ramach SSE Euro-Park Mielec. Perspektywy rozwoju po roku 2020.
- liczba uczestników konferencji: 200 dorosłych osób
- czas trwania: godz. 14.00 - 22.00 (zapewnienie dostępności obsługi w godzinach 8.00 - 24.00 w celu przeprowadzenia prac montażowych i demontażowych oraz przygotowawczych i porządkowych ).
- miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT - Jasionka, gm. Trzebownisko, sala konferencyjna, parter.

Opis zamówienia
Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
1. Przygotowanie Sali konferencyjnej znajdującej się w budynku Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT.
2. Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą, w tym 5 mikrofonów.
3. Przygotowanie dla 200 osób (uczestników konferencji) po 2 rodzaje gadżetów reklamowych (długopisy i pen-drive z nadrukiem)
4. Obsługa konferencji
5. Zapewnienie cateringu- godz. 14.30- ciepły posiłek w formie stołu szwedzkiego,
6. Zapewnienie promocji Public Relation wydarzenia w mediach lokalnych w tym z wybranymi mediami na zasadzie współpracy sponsorskiej - opieki medialnej, przed dniem Uroczystego Otwarcia Inkubatora wraz z Centrum Obsługi PPNT oraz w trakcie 1 miesiąca po, minimum 2 razy w lokalnej prasie, radiu, telewizji.
7. przygotowanie prezentacji multimedialnej do 20 slajdów z wykorzystaniem materiałów dostarczonych przez Zamawiającego na temat historii powstania PPNT,
8. zamówienie 5 statuetek dla Przyjaciela PPNT oraz 3 statuetek dla zwycięzców konkursu Junior Innowacji Podkarpacia - statuetki, ich kształt, rodzaj materiału (brąz lub szkło), z którego mają zostać wykonane po uzgodnieniu z Zamawiającym. Na statuetkach musi widnieć napis o treści do uzgodnienia z Zamawiającym.
9. Miejsce organizacji konferencji jest wyposażone w szatnię (wykonawca ma zapewnić obsługę) oraz toalety w liczbie dostosowanej do liczby uczestników. Obsługa toalet leży po stronie Wykonawcy.
10. Zapewnienie osoby do moderowania dyskusji, która:
- posiada wiedze na temat omawianego zagadnienia,
- posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń,
- na co dzień wykonuje pracę dziennikarza informacyjnego lub publicysty w ogólnopolskiej stacji telewizyjnej.


Ad 2. Konferencja prasowa- godz. 14.30- 15.00
- liczba uczestników konferencji: 20 dorosłych osób, w tym dziennikarze
- miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT - Jasionka, gm. Trzebownisko, sala narad 1.
Sala przeznaczone na konferencję prasową musi zostać przygotowane, tak aby dostosować je do liczny uczestników
-odpowiednio oznakowane i wizualizowane przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, wymogi oznakowania to: format A4, papier standardy do druku zafoliowany, niezbędne loga: Rozwój Polski Wschodniej, Unia Europejska- EFRR, RARR.
- przystosowane do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych,
- ustawienie krzeseł- teatralne oraz stół prezydialny,
Pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych, lunchu i kolacji w formie bufetu- stołu szwedzkiego, znajdują się w tym samym budynku. Przerwy kawowe, lunch mają być zorganizowane we foyer przy sali konferencyjnej, przy którym znajduje się także pomieszczenie kuchenne. Zamawiający zapewnia pomieszczenie techniczne na potrzeby organizacji konferencji.

Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą
Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
Zapewnienie sprzętu na konferencję, w sali sesji konferencyjnej oraz w Sali przeznaczone na konferencję prasową,
- współpracujących ze sobą: laptopa, pilota do prezentacji, i rzutnika multimedialnego oraz ekranu do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu/ekranów i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie/ekranach),
- nagłośnienia oraz 5 mikrofonów przenośnych na stole prezydialnym.
Zapewnienie transmisji, przekazanej przez Zamawiającego, prezentacji o PPNT, w foyer lub w sali konferencyjnej, przed rozpoczęciem konferencji oraz w trakcie przerwy kawowej (sugerowane miejsce foyer- niezbędny sprzęt)
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie elementów technicznych pomieszczeń, w których zostanie zorganizowana konferencja.
Wykonawca będzie także odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas konferencji.
Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie konferencji, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.

Wskazanie osoby odpowiedzialnej za organizację konferencji, ze strony Wykonawcy, z którą RARR będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny, osoba ta będzie na miejscu podczas Uroczystego Otwarcia.
W zakresie obsługi konferencji do zadań Wykonawcy będzie należało:
Przygotowanie recepcji (wraz z wyposażeniem) i obsługi recepcji: zapewnienie co najmniej 2 osób, w tym 1 osoby ds. technicznych.
Obsługa organizacyjna konferencji i paneli na miejscu, przez cały czas ich trwania.
Zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektów i pomieszczeń, w których odbywać się będzie konferencja, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nich uczestników i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji, wg wymogów projektu.
Organizacja recepcji, w tym: sprawna rejestracja gości, wydawanie materiałów na konferencję, udzielanie gościom informacji dotyczących konferencji.
Stała kontrola przebiegu konferencji i konferencji prasowej w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu), informowania personelu obsługującego (w szczególności recepcji i ew. punktu informacyjnego) o wszelkich zmianach w programie konferencji.

Zapewnienie cateringu
Do zadań Wykonawcy będzie należało:
Zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie) dla 200 osób w formie bufetu: lampka wina musującego podczas rozpoczęcia spotkania- godzina 14.00, serwis kawowy wraz z ciastek przed rozpoczęciem spotkania oraz lunch- w formie szwedzkiego stołu- godzina 14.30, kolacja w formie szwedzkiego stołu. Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej butelkowanej oraz szklanek na stół prezydialny w Sali konferencyjnej, Sali Nadar 1 na konferencję prasową w ilości dostosowanej do liczby prelegentów (łącznie ok. 20 osób) oraz na stół szwedzki dla 200 osób.
Zapewnienie stolików koktajlowych w liczbie odpowiadającej planowanej liczbie uczestników poszczególnych posiłków.
Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych.
Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi.
Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań.
Menu:
1. Godzina 14.00 na rozpoczęcie lampka wina musującego dla 200 osób
2. Godzina 14.30- lunch w formie szwedzkiego stołu oraz kawa, herbata, dla 200 osób.
- transport, stoły, obsługa, dekoracje stołów, 4 flakony kwiatów ciętych z kokardami z materiału w kolorze obrusów, sprzątanie,
- zakąski zimne (minimum 3 rodzaje, w tym: co najmniej dwie mięsne, jedna wegetariańska), po 100 g każda.
- zupy (minimum dwa rodzaje), 1 porcja na osobę,
- dania główne (3 rodzaje: minimum dwa mięsne, jedno rybne) min 150 g każdy, ziemniaki opiekane w kawałkach lub w całości 100 g na osobę, ryż sypki po 100 g na osobę,
- sałatki (minimum dwa rodzaje), minimum 100g na osobę.
- desery (minimum trzy rodzaje wyrobów cukierniczych, trzy rodzaje owoców), po 1 kawału wyrobu cukierniczego o rozmiarach 8 X 6 cm dla każdego uczestnika, po 2 rodzaje owoców dla każdego uczestnika
- świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100%). O,25 ml na osobę, po 0,25 ml / na 1 osobę z każdego trunku.
- chleb razowy i biały po 2 kromki dla każdego.
w ramach przerwy kawowej - godz. 17.30
- świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100%), 0,25 ml każda, kawa i herbata powinny być podawane w oryginalnych opakowaniach lub wyłożone na talerzykach wraz z termosami z wrzątkiem.
- wyroby cukiernicze (minimum trzy rodzaje), 2 kawałki ciasta na osobę.
- świeże owoce (minimum trzy rodzaje) 1 owoc na osobę.
Kolacja- 18.45 dla 100 osób w formie szwedzkiego stołu.
- zimna płyta (mięso, ryby) koreczki, przekąski, roladki rybne i mięsne, po 150 g każdego rodzaju na osobę.
- wino półwytrawne, białe i czerwione, po 2 lampki dla każdego, (1 lampka- min 100 ml)
- woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100 %) po 0,25ml każdego rodzaju na osobę,
- kawa, herbata po 1 filiżance dla każdej osoby. ( 1 filiżanka- ok. ok. 200 ml)

Godziny organizacji przerwy kawowej oraz lunch i kolacja na konferencji zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 6 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg konferencji.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji.
W przypadku zaistnienia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia okoliczności wskazujących na niewywiązywanie się przez firmę cateringową w należyty sposób z powierzonych jej zadań, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania zmiany sposobu realizacji tej części przedmiotu zamówienia bądź wymiany wybranej przez Wykonawcę firmy cateringowej. Koszty posiłków, dowozu cateringu, sprzętu, obsługi kelnerskiej ponosi Wykonawca.


ad 3. część artystyczna
Występ zespołu w składzie min. 7 wykonawców a cappella z gatunku vocal play, którego sensem jest imitacja instrumentów muzycznych z repertuarem własnym i coverowym.
Godzina i miejsce wg uzgodnionego z Zamawiającym scenariusza.
Łączny czas trwania: od 45-60 minut
Zespół musi wykazać się doświadczeniem podczas minimum 3 występów publicznych dla minimum 200 osób.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 322768

Data publikacji: 2012-08-30

Nazwa: Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A.

Ulica: ul. Szopena 51

Numer domu: 51

Miejscowość: Rzeszów

Kod pocztowy: 35-959

Województwo / kraj: podkarpackie

Numer telefonu: 017 8520600, 8520610

Numer faxu: 017 8520611

Adres strony internetowej: www.rarr.rzeszow.pl

Regon: 69026033085969

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: spółka prawa handlowego

Inny rodzaj zamawiającego: spółka prawa handlowego

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zorganizowanie i przeprowadzenie Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT w ramach projektu pn.: Rozbudowa Podkarpackiego Parku Naukowo - Technologicznego (PPNT) - II etap, w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013, Priorytet I Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.3 Wspieranie Innowacji, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia określa:
Załącznik nr 1 do siwz - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
załącznik nr 2 do siwz - istotne postanowienia umowy
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. !!!
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.


OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1. Konferencja pt. Szanse i zagrożenia dla funkcjonowania Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego w ramach SSE Euro-Park Mielec w dobie spowolnienia gospodarczego.
2. Konferencja prasowa
3. Część artystyczna

Realizowane w ramach projektu Rozbudowa Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego (PPNT) - II etap realizowanej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.
- Data: 19 września 2012, czas trwania: godz. 14.00 - 22.00 (zapewnienie dostępności obsługi w godzinach 8.00 - 24.00 w celu przeprowadzenia prac montażowych i demontażowych oraz przygotowawczych i porządkowych ). Zastrzega się zmianę terminu w o miesiąc, tj. w okresie czasu do 19.10.2012. Ostateczna datę Zamawiający potwierdzi w dniu podpisania umowy z Wykonawcą.
- Miejsce: miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT - Jasionka, gm. Trzebownisko.
- Liczna dni: 1
- Zamawiający zapewnia, że sala konferencyjna, sala na konferencję prasową wraz z pomieszczeniami pomocniczymi i foyer/lobby będą przeznaczone wyłącznie na potrzeby uczestników konferencji.
Wykonawca zapewni osobę do prowadzenia całości Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, która na co dzień wykonuje pracę dziennikarza informacyjnego lub publicysty w regionalnej (rzeszowskiej) stacji telewizyjnej.




Zamawiający zapewnia:
1. Konferencja
- zaproszenie uczestników Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, przygotowanie zaproszeń, wysłanie, zebranie potwierdzeń oraz przygotowanie list obecności,
- pomieszczenia niezbędne do zorganizowania Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, które będzie udostępnione Wykonawcy od dnia podpisania umowy na realizacje zadania.
- wyposażenie Sali konferencyjnej w niezbędną liczbę krzeseł dla uczestników, krzesła dla panelistów, stół prezydialny dla panelistów,
- parkingi,
- windy,
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający),
- toalety (Wykonawca zapewnia obsługę i utrzymanie w należytej czystości toalety w trakcie trwania Otwarcia)

2. Konferencja prasowa- sala narad 1
- zaproszenie uczestników konferencji prasowej oraz dziennikarzy,
- zapewnienie pomieszczenia niezbędnego do zorganizowania konferencji prasowej,
- wyposażenie sali na konferencję prasową w niezbędną liczbę krzeseł dla uczestników tj. dziennikarzy oraz zaproszonych gości, stół prezydialny dla zaproszonych gości,
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający),

3. Część artystyczna
- pomieszczenie niezbędne do zorganizowania części artystycznej,
- energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający).



Do Wykonawcy należeć będzie:

Ad. 1. Konferencja pt. Szanse i zagrożenia dla funkcjonowania Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego w ramach SSE Euro-Park Mielec. Perspektywy rozwoju po roku 2020.
- liczba uczestników konferencji: 200 dorosłych osób
- czas trwania: godz. 14.00 - 22.00 (zapewnienie dostępności obsługi w godzinach 8.00 - 24.00 w celu przeprowadzenia prac montażowych i demontażowych oraz przygotowawczych i porządkowych ).
- miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT - Jasionka, gm. Trzebownisko, sala konferencyjna, parter.

Opis zamówienia
Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
1. Przygotowanie Sali konferencyjnej znajdującej się w budynku Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT.
2. Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą, w tym 5 mikrofonów.
3. Przygotowanie dla 200 osób (uczestników konferencji) po 2 rodzaje gadżetów reklamowych (długopisy i pen-drive z nadrukiem)
4. Obsługa konferencji
5. Zapewnienie cateringu- godz. 14.30- ciepły posiłek w formie stołu szwedzkiego,
6. Zapewnienie promocji Public Relation wydarzenia w mediach lokalnych w tym z wybranymi mediami na zasadzie współpracy sponsorskiej - opieki medialnej, przed dniem Uroczystego Otwarcia Inkubatora wraz z Centrum Obsługi PPNT oraz w trakcie 1 miesiąca po, minimum 2 razy w lokalnej prasie, radiu, telewizji.
7. przygotowanie prezentacji multimedialnej do 20 slajdów z wykorzystaniem materiałów dostarczonych przez Zamawiającego na temat historii powstania PPNT,
8. zamówienie 5 statuetek dla Przyjaciela PPNT oraz 3 statuetek dla zwycięzców konkursu Junior Innowacji Podkarpacia - statuetki, ich kształt, rodzaj materiału (brąz lub szkło), z którego mają zostać wykonane po uzgodnieniu z Zamawiającym. Na statuetkach musi widnieć napis o treści do uzgodnienia z Zamawiającym.
9. Miejsce organizacji konferencji jest wyposażone w szatnię (wykonawca ma zapewnić obsługę) oraz toalety w liczbie dostosowanej do liczby uczestników. Obsługa toalet leży po stronie Wykonawcy.
10. Zapewnienie osoby do moderowania dyskusji, która:
- posiada wiedze na temat omawianego zagadnienia,
- posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń,
- na co dzień wykonuje pracę dziennikarza informacyjnego lub publicysty w ogólnopolskiej stacji telewizyjnej.


Ad 2. Konferencja prasowa- godz. 14.30- 15.00
- liczba uczestników konferencji: 20 dorosłych osób, w tym dziennikarze
- miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT - Jasionka, gm. Trzebownisko, sala narad 1.
Sala przeznaczone na konferencję prasową musi zostać przygotowane, tak aby dostosować je do liczny uczestników
-odpowiednio oznakowane i wizualizowane przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, wymogi oznakowania to: format A4, papier standardy do druku zafoliowany, niezbędne loga: Rozwój Polski Wschodniej, Unia Europejska- EFRR, RARR.
- przystosowane do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych,
- ustawienie krzeseł- teatralne oraz stół prezydialny,
Pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych, lunchu i kolacji w formie bufetu- stołu szwedzkiego, znajdują się w tym samym budynku. Przerwy kawowe, lunch mają być zorganizowane we foyer przy sali konferencyjnej, przy którym znajduje się także pomieszczenie kuchenne. Zamawiający zapewnia pomieszczenie techniczne na potrzeby organizacji konferencji.

Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą
Do zadań Wykonawcy należeć będzie:
Zapewnienie sprzętu na konferencję, w sali sesji konferencyjnej oraz w Sali przeznaczone na konferencję prasową,
- współpracujących ze sobą: laptopa, pilota do prezentacji, i rzutnika multimedialnego oraz ekranu do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu/ekranów i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie/ekranach),
- nagłośnienia oraz 5 mikrofonów przenośnych na stole prezydialnym.
Zapewnienie transmisji, przekazanej przez Zamawiającego, prezentacji o PPNT, w foyer lub w sali konferencyjnej, przed rozpoczęciem konferencji oraz w trakcie przerwy kawowej (sugerowane miejsce foyer- niezbędny sprzęt)
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie elementów technicznych pomieszczeń, w których zostanie zorganizowana konferencja.
Wykonawca będzie także odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas konferencji.
Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie konferencji, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń.

Wskazanie osoby odpowiedzialnej za organizację konferencji, ze strony Wykonawcy, z którą RARR będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny, osoba ta będzie na miejscu podczas Uroczystego Otwarcia.
W zakresie obsługi konferencji do zadań Wykonawcy będzie należało:
Przygotowanie recepcji (wraz z wyposażeniem) i obsługi recepcji: zapewnienie co najmniej 2 osób, w tym 1 osoby ds. technicznych.
Obsługa organizacyjna konferencji i paneli na miejscu, przez cały czas ich trwania.
Zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektów i pomieszczeń, w których odbywać się będzie konferencja, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nich uczestników i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji, wg wymogów projektu.
Organizacja recepcji, w tym: sprawna rejestracja gości, wydawanie materiałów na konferencję, udzielanie gościom informacji dotyczących konferencji.
Stała kontrola przebiegu konferencji i konferencji prasowej w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu), informowania personelu obsługującego (w szczególności recepcji i ew. punktu informacyjnego) o wszelkich zmianach w programie konferencji.

Zapewnienie cateringu
Do zadań Wykonawcy będzie należało:
Zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie) dla 200 osób w formie bufetu: lampka wina musującego podczas rozpoczęcia spotkania- godzina 14.00, serwis kawowy wraz z ciastek przed rozpoczęciem spotkania oraz lunch- w formie szwedzkiego stołu- godzina 14.30, kolacja w formie szwedzkiego stołu. Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej butelkowanej oraz szklanek na stół prezydialny w Sali konferencyjnej, Sali Nadar 1 na konferencję prasową w ilości dostosowanej do liczby prelegentów (łącznie ok. 20 osób) oraz na stół szwedzki dla 200 osób.
Zapewnienie stolików koktajlowych w liczbie odpowiadającej planowanej liczbie uczestników poszczególnych posiłków.
Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych.
Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi.
Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań.
Menu:
1. Godzina 14.00 na rozpoczęcie lampka wina musującego dla 200 osób
2. Godzina 14.30- lunch w formie szwedzkiego stołu oraz kawa, herbata, dla 200 osób.
- transport, stoły, obsługa, dekoracje stołów, 4 flakony kwiatów ciętych z kokardami z materiału w kolorze obrusów, sprzątanie,
- zakąski zimne (minimum 3 rodzaje, w tym: co najmniej dwie mięsne, jedna wegetariańska), po 100 g każda.
- zupy (minimum dwa rodzaje), 1 porcja na osobę,
- dania główne (3 rodzaje: minimum dwa mięsne, jedno rybne) min 150 g każdy, ziemniaki opiekane w kawałkach lub w całości 100 g na osobę, ryż sypki po 100 g na osobę,
- sałatki (minimum dwa rodzaje), minimum 100g na osobę.
- desery (minimum trzy rodzaje wyrobów cukierniczych, trzy rodzaje owoców), po 1 kawału wyrobu cukierniczego o rozmiarach 8 X 6 cm dla każdego uczestnika, po 2 rodzaje owoców dla każdego uczestnika
- świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100%). O,25 ml na osobę, po 0,25 ml / na 1 osobę z każdego trunku.
- chleb razowy i biały po 2 kromki dla każdego.
w ramach przerwy kawowej - godz. 17.30
- świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100%), 0,25 ml każda, kawa i herbata powinny być podawane w oryginalnych opakowaniach lub wyłożone na talerzykach wraz z termosami z wrzątkiem.
- wyroby cukiernicze (minimum trzy rodzaje), 2 kawałki ciasta na osobę.
- świeże owoce (minimum trzy rodzaje) 1 owoc na osobę.
Kolacja- 18.45 dla 100 osób w formie szwedzkiego stołu.
- zimna płyta (mięso, ryby) koreczki, przekąski, roladki rybne i mięsne, po 150 g każdego rodzaju na osobę.
- wino półwytrawne, białe i czerwione, po 2 lampki dla każdego, (1 lampka- min 100 ml)
- woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100 %) po 0,25ml każdego rodzaju na osobę,
- kawa, herbata po 1 filiżance dla każdej osoby. ( 1 filiżanka- ok. ok. 200 ml)

Godziny organizacji przerwy kawowej oraz lunch i kolacja na konferencji zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 6 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg konferencji.

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji.
W przypadku zaistnienia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia okoliczności wskazujących na niewywiązywanie się przez firmę cateringową w należyty sposób z powierzonych jej zadań, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania zmiany sposobu realizacji tej części przedmiotu zamówienia bądź wymiany wybranej przez Wykonawcę firmy cateringowej. Koszty posiłków, dowozu cateringu, sprzętu, obsługi kelnerskiej ponosi Wykonawca.


ad 3. część artystyczna
Występ zespołu w składzie min. 7 wykonawców a cappella z gatunku vocal play, którego sensem jest imitacja instrumentów muzycznych z repertuarem własnym i coverowym.
Godzina i miejsce wg uzgodnionego z Zamawiającym scenariusza.
Łączny czas trwania: od 45-60 minut
Zespół musi wykazać się doświadczeniem podczas minimum 3 występów publicznych dla minimum 200 osób.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 19/10/2012

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający uzna, że warunek ten jest spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna, że warunek ten jest spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.

Potencjał techniczny:
Zamawiający uzna, że warunek ten jest spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający uzna, że warunek ten jest spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający uzna, że warunek ten jest spełniony jeżeli wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1) oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 Pzp,
2) wykonawcy zagraniczni:
Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:
dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:
- nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert,
3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia
Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia.
Każdy z wykonawców, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia musi złożyć oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia.
4) Zasoby innych podmiotów.
Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków.
Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.
Jeżeli wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów dokumentów potwierdzających brak podstaw do wykluczenia z postępowania.
Jeżeli wykonawca wykazując spełnianie warunku, o którym mowa w art. 22 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, polega na zdolnościach finansowych innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp wymaga się przedłożenia informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 9 Rozporządzenia dotyczącej tych podmiotów (tj. wymaga się przedłożenia informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których Wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert).
5) Uwagi dotyczące formy składanych dokumentów.
5.1) Dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Poświadczenie za zgodność z oryginałem powinno być na każdej stronie dokumentu.
5.2) Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę.
5.3) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów o których mowa w § 1 ust. 2 i 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane z dnia 30 grudnia 2009 r., kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty.
5.4) Zamawiający może zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
6) (jeżeli jest konieczne) Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy powinno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych do oferty. Pełnomocnictwo dołączone do oferty winno być złożone w oryginale lub kopii notarialnie poświadczonej.
7) Zakres dla podwykonawców. Zamawiający żąda by Wykonawca wskazał w ofercie te części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. (jeżeli dotyczy).

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zmiany umowy:
1) Zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i muszą być zgodne z art. 144 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.).
2) Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w zakresie dotyczącym terminu imprezy tj: Zastrzega się zmianę terminu w okresie miesiąca, licząc od daty 19.09.2012, tj. w okresie czasu do 19.10.2012.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.rarr.rzeszow.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. 35-959 Rzeszów ul. Szopena 51, pokój nr 314.

Data składania wniosków, ofert: 07/09/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 09:00

Miejsce składania:
Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. 35-959 Rzeszów ul. Szopena 51, pokój nr 317 - sekretariat.

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Źródło finansowania:
Rozbudowa Podkarpackiego Parku Naukowo - Technologicznego (PPNT) - II etap, w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013, Priorytet I Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.3 Wspieranie Innowacji, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Kody CPV: 553010003

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
798000002 (Usługi drukowania i powiązane)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
923700005 (Usługi techników dźwięku)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
923120001 (Usługi artystyczne)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
923121002 (Usługi świadczone przez producentów teatralnych, grup wokalnych, zespołów i orkiestr rozrywkowych)

Podobne przetargi