236429 / 2009-12-08 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Miejska IÅ‚awa (IÅ‚awa)

Prowadzenie Biura Informacji Turystycznej w budynku Urzędu Miasta Iławy. Postępowanie znak: OO-341/40/09

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej w budynku i pomieszczeniu Urzędu Miasta Iławy wg wymagań Polskiej Organizacji Turystycznej.
2. Wymagany zakres:
1) Planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej zwanej dalej IT ze zwiększoną aktywnością w okresie sezonu turystycznego poprzez:
a) dostosowanie godzin pracy do natężenia ruchu turystycznego, a po godzinach pracy po zamknięciu IT należy umieszczać w widocznym miejscu podstawowe informacje dotyczące noclegów, plan miasta, mapę regionu i w miarę możliwości materiały informacyjne,
b) pracę IT w dniach 1.05-3.05.2010 r. oraz od 1.06.2010 do 15.09.2010 r. również w soboty i niedziele,
c) obsługa turystów zagranicznych w języku angielskim i niemieckim,
d) kompleksowa, sprawna, uprzejma obsługa klientów przybywających do IT, dzwoniących czy przesyłających drogą e-mailową lub pocztą tradycyjną prośby i zapytania,
e) prowadzenie rezerwacji noclegów w hotelach, pensjonatach, kwaterach i ośrodkach na terenie Iławy,
f) pomoc w przygotowywaniu programów zwiedzania dla zorganizowanych grup turystycznych,
g) prowadzenie i obsługa punktu sprzedaży wydawnictw turystycznych promujących Iławę oraz pamiątek z Iławy,
h) udział w targach turystycznych (min. 1 impreza krajowa w roku) samodzielnie bądź wspólnie z innymi podmiotami z branży turystycznej lub jednostkami samorządu terytorialnego,
i) prowadzenie sprzedaży biletów na imprezy kulturalne i sportowe organizowane m.in. przez Iławskie Centrum Kultury i Iławskie Centrum Sportu, Turystyki i Rekreacji,
j) przyjmowanie uczniów ze szkół o profilu turystycznym w celu odbycia praktyki zawodowej, pomoc w zebraniu materiałów do prac licencjackich, magisterskich z zakresu turystyki itp.
k) inicjowanie i stymulowanie aktywności społecznej podnoszącej atrakcyjność turystyczną Iławy (produkcję pamiątek, promocja sztuki ludowej),
l) przygotowywanie, wydawanie oraz zakup materiałów promocyjnych niezbędnych do sprawnego funkcjonowania Biura IT (folderów, map, ulotek, broszur, gadżetów itp.),
m) dbanie o estetyczny wystrój wnętrza w Biurze Informacji Turystycznej,
2) Prowadzenie i udostępnianie bazy turystycznej miasta Iławy oraz udzielanie informacji poprzez:
a) gromadzenie i aktualizowanie a następnie udzielanie wszechstronnej informacji turystycznej o regionie, udzielanie informacji również telefonicznie lub listownie (informacje m.in. o noclegach w hotelach, pensjonatach i kwaterach prywatnych, o punktach gastronomicznych, o szlakach i ścieżkach turystycznych, imprezach kulturalnych i sportowych, wypożyczalniach sprzętu turystycznego, żegludze pasażerskiej, wszelkich możliwościach wypoczynku w Iławie itp.)
b) budowanie oraz systematyczne aktualizowanie bazy danych z pełnym pakietem informacji dla ruchu turystycznego,
c) aktualizacja danych w Internecie przy współpracy z osobami aktualizującymi stronę internetową Iławy,
d) prowadzenie, udostępnianie oraz wydruk bazy noclegowej i gastronomicznej w języku polskim, niemieckim i angielskim,
e) prowadzenie statystyk dotyczących liczby turystów odwiedzających punkt IT
f) dystrybucję informacji i ich udostępnianie na terenie całego kraju,
g) monitorowanie potrzeb turystów i przygotowywanie rocznego sprawozdania,
h) dbanie o estetykę tablic informacyjnych, wystawy sklepowej oraz stałej ekspozycji stoiska targowego. Systematyczne uaktualnianie informacji na tablicach.
i) wypełnianie w imieniu Burmistrza Miasta Iławy zadań wynikających z ustawy o usługach turystycznych (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 223, poz. 2268 z późn.zm.)) oraz stosownych rozporządzeń wykonawczych, dotyczących prowadzenia ewidencji pól biwakowych (art. 38 ust. 2 ustawy) oraz obiektów innych niż obiekty hotelarskie w rozumieniu art. 38 ust. 3 ustawy,
3) Nawiązywanie i utrzymywanie współpracy:
a) prowadzenie korespondencji z turystami i klientami IT: udzielanie informacji turystycznych i danych gromadzonych w IT, udzielanie odpowiedzi na zapytania,
b) wysyłanie bezpłatnych informacji do krajowych i zagranicznych wydawnictw,
c) współpraca z lokalnymi gestorami bazy turystycznej, miejscowymi firmami tworzącymi produkt turystyczny, podmiotami zajmującymi się sprzedażą wydawnictw o Iławie i pamiątek promujących Iławę, animatorami imprez, pomoc w rozpowszechnianiu informacji o imprezach, rozsyłanie materiałów informacyjnych przychodzących na adres IT od firm proponujących gestorom i firmom turystycznym współpracę wydawniczą, wyposażenie, reklamy itp.
d) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z wydawcami i redaktorami pism turystycznych,
e) utrzymywanie kontaktów z Centrami Informacji Turystycznej na terenie całej Polski, Punktami Zagranicznych Informacji Turystycznych oraz wymiana aktualnych materiałów promocyjnych, informacji o regionie, aktualizacja danych teleadresowych o centrach, (przynajmniej raz w roku)
f) Współpraca z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą Urzędu Miasta Iławy w zakresie:
- organizowania wyjazdów na targi, wystawy, giełdy turystyczne zarówno krajowe jak i zagraniczne z ofertą turystyczną i inwestycyjną miasta,
- przygotowania wydawnictw informacyjno-promocyjnych,
- przekazywania danych niezbędnych m.in. do ankiet i wniosków o środki pomocowe,
- przygotowywania gadżetów i pamiątek,
- konsultowanie wydawanych przez IT materiałów promocyjnych o Iławie z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą,
g) współudział w działalności wydawniczej miasta.
3. W lokalu Biura Informacji Turystycznej nie może być prowadzona inna działalność niezwiązana z promocją Iławy.
4. Wykonawca zobowiązuje się przedstawić szczegółową kalkulację wydatków zgodnie z wzorem nr 5.
5. Nazwy kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: CPV 63.51.30.00-8 - usługi informacji turystycznej
6. Do ceny oferty należy wliczyć koszty określone w § XIII SIWZ
7. Zamawiający żąda wskazania części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom wypełniając wzór nr 3 dane podwykonawcy.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 236429

Data publikacji: 2009-12-08

Nazwa: Gmina Miejska Iława

Ulica: ul. Niepodległości 13

Numer domu: 13

Miejscowość: Iława

Kod pocztowy: 14-200

Województwo / kraj: warmińsko-mazurskie

Numer telefonu: (089) 6490159, 6490101

Numer faxu: (089) 649 26 31

Regon: 00052437000000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Prowadzenie Biura Informacji Turystycznej w budynku Urzędu Miasta Iławy. Postępowanie znak: OO-341/40/09

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej w budynku i pomieszczeniu Urzędu Miasta Iławy wg wymagań Polskiej Organizacji Turystycznej.
2. Wymagany zakres:
1) Planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej zwanej dalej IT ze zwiększoną aktywnością w okresie sezonu turystycznego poprzez:
a) dostosowanie godzin pracy do natężenia ruchu turystycznego, a po godzinach pracy po zamknięciu IT należy umieszczać w widocznym miejscu podstawowe informacje dotyczące noclegów, plan miasta, mapę regionu i w miarę możliwości materiały informacyjne,
b) pracę IT w dniach 1.05-3.05.2010 r. oraz od 1.06.2010 do 15.09.2010 r. również w soboty i niedziele,
c) obsługa turystów zagranicznych w języku angielskim i niemieckim,
d) kompleksowa, sprawna, uprzejma obsługa klientów przybywających do IT, dzwoniących czy przesyłających drogą e-mailową lub pocztą tradycyjną prośby i zapytania,
e) prowadzenie rezerwacji noclegów w hotelach, pensjonatach, kwaterach i ośrodkach na terenie Iławy,
f) pomoc w przygotowywaniu programów zwiedzania dla zorganizowanych grup turystycznych,
g) prowadzenie i obsługa punktu sprzedaży wydawnictw turystycznych promujących Iławę oraz pamiątek z Iławy,
h) udział w targach turystycznych (min. 1 impreza krajowa w roku) samodzielnie bądź wspólnie z innymi podmiotami z branży turystycznej lub jednostkami samorządu terytorialnego,
i) prowadzenie sprzedaży biletów na imprezy kulturalne i sportowe organizowane m.in. przez Iławskie Centrum Kultury i Iławskie Centrum Sportu, Turystyki i Rekreacji,
j) przyjmowanie uczniów ze szkół o profilu turystycznym w celu odbycia praktyki zawodowej, pomoc w zebraniu materiałów do prac licencjackich, magisterskich z zakresu turystyki itp.
k) inicjowanie i stymulowanie aktywności społecznej podnoszącej atrakcyjność turystyczną Iławy (produkcję pamiątek, promocja sztuki ludowej),
l) przygotowywanie, wydawanie oraz zakup materiałów promocyjnych niezbędnych do sprawnego funkcjonowania Biura IT (folderów, map, ulotek, broszur, gadżetów itp.),
m) dbanie o estetyczny wystrój wnętrza w Biurze Informacji Turystycznej,
2) Prowadzenie i udostępnianie bazy turystycznej miasta Iławy oraz udzielanie informacji poprzez:
a) gromadzenie i aktualizowanie a następnie udzielanie wszechstronnej informacji turystycznej o regionie, udzielanie informacji również telefonicznie lub listownie (informacje m.in. o noclegach w hotelach, pensjonatach i kwaterach prywatnych, o punktach gastronomicznych, o szlakach i ścieżkach turystycznych, imprezach kulturalnych i sportowych, wypożyczalniach sprzętu turystycznego, żegludze pasażerskiej, wszelkich możliwościach wypoczynku w Iławie itp.)
b) budowanie oraz systematyczne aktualizowanie bazy danych z pełnym pakietem informacji dla ruchu turystycznego,
c) aktualizacja danych w Internecie przy współpracy z osobami aktualizującymi stronę internetową Iławy,
d) prowadzenie, udostępnianie oraz wydruk bazy noclegowej i gastronomicznej w języku polskim, niemieckim i angielskim,
e) prowadzenie statystyk dotyczących liczby turystów odwiedzających punkt IT
f) dystrybucję informacji i ich udostępnianie na terenie całego kraju,
g) monitorowanie potrzeb turystów i przygotowywanie rocznego sprawozdania,
h) dbanie o estetykę tablic informacyjnych, wystawy sklepowej oraz stałej ekspozycji stoiska targowego. Systematyczne uaktualnianie informacji na tablicach.
i) wypełnianie w imieniu Burmistrza Miasta Iławy zadań wynikających z ustawy o usługach turystycznych (t.j. Dz.U. z 2004 r. Nr 223, poz. 2268 z późn.zm.)) oraz stosownych rozporządzeń wykonawczych, dotyczących prowadzenia ewidencji pól biwakowych (art. 38 ust. 2 ustawy) oraz obiektów innych niż obiekty hotelarskie w rozumieniu art. 38 ust. 3 ustawy,
3) Nawiązywanie i utrzymywanie współpracy:
a) prowadzenie korespondencji z turystami i klientami IT: udzielanie informacji turystycznych i danych gromadzonych w IT, udzielanie odpowiedzi na zapytania,
b) wysyłanie bezpłatnych informacji do krajowych i zagranicznych wydawnictw,
c) współpraca z lokalnymi gestorami bazy turystycznej, miejscowymi firmami tworzącymi produkt turystyczny, podmiotami zajmującymi się sprzedażą wydawnictw o Iławie i pamiątek promujących Iławę, animatorami imprez, pomoc w rozpowszechnianiu informacji o imprezach, rozsyłanie materiałów informacyjnych przychodzących na adres IT od firm proponujących gestorom i firmom turystycznym współpracę wydawniczą, wyposażenie, reklamy itp.
d) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z wydawcami i redaktorami pism turystycznych,
e) utrzymywanie kontaktów z Centrami Informacji Turystycznej na terenie całej Polski, Punktami Zagranicznych Informacji Turystycznych oraz wymiana aktualnych materiałów promocyjnych, informacji o regionie, aktualizacja danych teleadresowych o centrach, (przynajmniej raz w roku)
f) Współpraca z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą Urzędu Miasta Iławy w zakresie:
- organizowania wyjazdów na targi, wystawy, giełdy turystyczne zarówno krajowe jak i zagraniczne z ofertą turystyczną i inwestycyjną miasta,
- przygotowania wydawnictw informacyjno-promocyjnych,
- przekazywania danych niezbędnych m.in. do ankiet i wniosków o środki pomocowe,
- przygotowywania gadżetów i pamiątek,
- konsultowanie wydawanych przez IT materiałów promocyjnych o Iławie z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą,
g) współudział w działalności wydawniczej miasta.
3. W lokalu Biura Informacji Turystycznej nie może być prowadzona inna działalność niezwiązana z promocją Iławy.
4. Wykonawca zobowiązuje się przedstawić szczegółową kalkulację wydatków zgodnie z wzorem nr 5.
5. Nazwy kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: CPV 63.51.30.00-8 - usługi informacji turystycznej
6. Do ceny oferty należy wliczyć koszty określone w § XIII SIWZ
7. Zamawiający żąda wskazania części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom wypełniając wzór nr 3 dane podwykonawcy.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2010

Informacja na temat wadium:
Zgodnie z art. 45 ust.2 ustawy Pzp zamawiający nie żąda wniesienia wadium

opis_war:
1. Zgodnie z art. 22 Ustawy, o udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają wymogi art. 22 ust.1 tj.:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia;
c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia,
d) nie podlegają wykluczeniu z Postępowania, zgodnie z art. 24 Ustawy
na potwierdzenie ww. warunków wykonawca zobowiązany będzie przedstawić dokumenty, o których mowa w pkt.7 ppkt. 1), 2), 3), 4), 5), 6), 7) niniejszego ogłoszenia.
2. W zakresie warunku posiadania uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę aktualny odpisu z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym przedmiotem zamówienia oraz zawierającego nazwisko osoby (osób) uprawnionych do reprezentowania firmy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert
3. W zakresie warunku posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz potencjału technicznego, a także dysponowania osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia:
3.1 Doświadczenie: - wykonawca musi wykazać w okresie ostatnich 3 lat, (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie) ukończył z należytą starannością realizację co najmniej 1 zadanie odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia. Przez zadanie odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, należy rozumieć wykonanie usługi w zakresie prowadzenia informacji turystycznej przez okres, co najmniej 1 roku. Ocena spełniania warunków szczegółowych będzie dokonana na podstawie złożonego przez Wykonawcę wypełnionego formularza Doświadczenie zawodowe, wzór nr 3 załączonego do SIWZ. Do wzmiankowanego Formularza należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że wykazane usługi zostały wykonane należycie np. referencje.
4. W zakresie warunku znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej realizację zadania Wykonawca składa oświadczenie o spełnieniu warunku zgodnie z wzorem nr 2, o którym mowa w §VII ust.1 pkt.2) SIWZ
5. W zakresie warunku nie podlegania wykluczeniu z Postępowania, zgodnie z art. 24 Ustawy wykonawca składa oświadczenie zgodnie z wzorem nr 2 w § VII. pkt.2) SIWZ.
6. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia-nie spełnia tj. zgodnie z zasadą czy dokumenty zostały załączone do oferty i czy spełniają określone w tabeli wymagania. Brak któregokolwiek z ww. oświadczeń, dokumentów, pełnomocnictw lub złożenie ich w niewłaściwej formie będzie skutkował wykluczeniem Wykonawcy na mocy art.24 ust.2 pkt.3) ustawy Pzp (z zastrzeżeniem art.26 ust.3 ustawy pzp).

inf_osw:
7. Wykaz dokumentów lub oświadczeń, jakie wykonawcy mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu (w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, przy czym dokumenty, o których mowa w pkt. 1,2,6 mogą być przedstawione wyłącznie w formie oryginału) w kolejności jn:
1) Wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru nr 1),
2) Podpisane oświadczenie wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ustawy prawo zamówień publicznych i spełnia warunki określone w art. 22 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych (wg wzoru 2),
3) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym przedmiotem zamówienia oraz zawierającego nazwisko osoby (osób) uprawnionych do reprezentowania firmy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. W przypadku składania oferty przez wykonawców występujących wspólnie ww. dokument musi być złożony przez każdego wykonawcę.
4) Wykaz wykonanych usług w okresie ostatnich 3 lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania (Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie wystawione przez podmiot zlecający wykonanie zamówienia)- zgodnie z wzorem Nr 3.
5) Zaakceptowany wzór umowy (każda strona umowy powinna być parafowana)
6) Pełnomocnictwo do reprezentowania o ile ofertę składa pełnomocnik (wg wzoru nr 4)
7) Szczegółowa kalkulacja wydatków - zgodnie z wzorem nr 5
7.1 Wykonawcy występujący wspólnie na podstawie art. 23 ust.1 ustawy składają samodzielnie dokumenty, o których mowa w pkt. 7 ppkt. 3), oświadczenie o którym mowa w pkt. 7 ppkt. 2) składa każdy z wykonawców i oświadczenie w imieniu wszystkich występujących wspólnie składa pełnomocnik zgodnie z §XI SIWZ.
7.2 Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczpospolitej Polskiej zamiast dokumentów, o których mowa pkt 7. ppkt. 3), składa dokumenty wystawione zgodnie z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
a) nie otwarto jego likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości
7.3 Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania - nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 7 pkt. 3) zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miasta Iławy, ul. Niepodległości 13, 14-200 Iława, pok.217

Data składania wniosków, ofert: 16/12/2009

Godzina składania wniosków, ofert: 10:30

Miejsce składania:
Urząd Miasta Iławy, ul. Niepodległości 13, 14-200 Iława, pok.217

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Kody CPV:
635130008 (Usługi informacji turystycznej)

Podobne przetargi