150446 / 2012-05-11 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Daleszyce (Daleszyce)

Wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001 oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF w Urzędzie Miasta i Gminy Daleszyce w ramach projektu pn. Profesjonalny urząd gwarancją rozwoju regionu, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, na podstawie umowy nr UDA-POKL.05.02.01-00-065/11-00

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000 (dla jednostki administracji publicznej) oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF w Urzędzie Miasta i Gminy Daleszyce w ramach projektu Profesjonalny urząd gwarancją rozwoju regionu realizowanego przez Gminę Daleszyce z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej w następującym zakresie:
1) organizację i przeprowadzenie konsultacji, szkoleń/warsztatów/seminariów,
2) zapewnienie wyspecjalizowanej kadry oraz cateringu podczas realizacji usług szkoleniowych,
3) przygotowanie materiałów szkoleniowych, edukacyjnych i informacyjnych dot. ISO i CAF,
4) opracowanie i przekazanie Zamawiającemu dokumentacji z przeprowadzonych i wdrożonych systemów włącznie z uzyskaniem certyfikatu systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009.

Wykonanie usług wdrożenia systemów dla Urzędu Miasta i Gminy w Daleszycach w okresie od czerwca 2012r. do lutego 2013r. w zakresie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009 oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF, obejmuje działania wymienione w tabelach poniżej:

Etapy przedmiotu usługi - ISO 9001 Termin realizacji
Etap 1. - Audyt wstępny i raport z audytu wstępnego - przeprowadzenie diagnozy istniejącego systemu zarządzania zakończonej opracowaniem raportu z audytu wewnętrznego wraz z określeniem zakresu systemu zarządzania jakością i wymaganej dokumentacji do 30.06.2012r.
Etap 2. - Analiza zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników oraz analiza funkcjonującej dokumentacji zakończone opracowaniem dokumentu podsumowującego do 30.06.2012r.
Etap 3. - Sporządzenie wstępnej listy dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością do 30.06.2012r.
Etap 4. - Sporządzenie Polityki Jakości dla Urzędu do 15.07.2012r.
Etap 5. - Szkolenie (w formie seminarium) dla wszystkich pracowników Urzędu - około 45 osób - potwierdzone certyfikatem do 30.07.2012r.
Etap 6. - Dokumentowanie Systemu Zarządzania Jakością - współpraca
z wyznaczonymi pracownikami UMiG w zakresie budowy Systemu Zarządzania Jakością oraz przy opracowaniu projektów dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w pełnym odniesieniu do standardu ISO 9001 tj. księgi jakości, procedur wymaganych normą oraz standardów realizowanych procesów (sposoby postępowania wraz z koniecznymi instrukcjami i formularzami, czynny udział konsultanta) do 15.09.2012r.
Etap 7. - Wdrożenie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, weryfikacja
i zatwierdzenie dokumentacji przez kierowników urzędu do 30.09.2012r.
Etap 8. - Powołanie Audytorów wewnętrznych oraz przeprowadzenie audytu wewnętrznego, zaplanowanie z powołanymi przedstawicielami kierownictwa audytów wewnętrznych oraz przeprowadzenie wspólnie z powołanymi i przeszkolonymi audytorami wewnętrznymi pierwszej serii audytów wewnętrznych (udział konsultantów) do 30.11.2012r.
Etap 9. - Opracowanie wzorców raportów z audytów, udział w zaplanowaniu działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych po pierwszej serii audytów wewnętrznych, pomoc w zakresie działań korygujących do 30.11.2012r.
Etap 10. - Przygotowanie i udział w pierwszym przeglądzie zarządzania, przygotowanie do certyfikacji do 31.12.2012r.
Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001 wyda niezależna jednostka certyfikująca, akredytowana w PCA, najpóźniej do 28.02.2013r.
Seminaria będą odbywać się w siedzibie Urzędu w godzinach pracy Urzędu. Wykonawca zobowiązany jest do dokumentowania procesu szkoleniowego oraz wydania dokumentu potwierdzającego udział w seminarium zgodnego z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, stosownego zaświadczenia - w terminie 7 dni od daty zrealizowania usługi szkoleniowej (zgodnego z rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006r. w sprawie uzyskania i uzupełnienie przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2006 r. nr 31, poz. 216)).
Etapy przedmiotu usługi - CAF Termin realizacji
Etap 1 - Przygotowanie do rozpoczęcia działań wdrożeniowych do 31.07.2012r.
Etap 2 - Organizacja i planowanie procesu samooceny
(przeprowadzenie warsztatów w celu ogólnego zapoznania kierownictwa Urzędu
z metodą CAF, spotkania doradcze określające zakres samooceny, wyznaczenie koordynatora CAF, przygotowanie raportu początkowego przedstawiającego strategię wdrożenia CAF) do 31.07.2012r.
Etap 3 - Upowszechnienie informacji o projekcie samooceny
(opracowanie i przygotowanie planu komunikacji na temat projektu samooceny wśród pracowników Urzędu) do 31.07.2012r.
Etap 4 - Utworzenie grupy samooceny w urzędzie
(określenie właściwej grupy samooceny, jej liczebności oraz doboru odpowiedniej próby w oparciu o strukturę organizacyjną) do 31.08.2012r.
Etap 5 - Szkolenie dla członków grup samooceny
(warsztaty dla kadry zarządzającej oraz pracowników JST wchodzących w skład grup samooceny obejmujące tematykę nowoczesnego zarządzania jakością w administracji samorządowej oraz metody samooceny CAF i narzędziu eTool) do 30.10.2012r.
Etap 6 - Przeprowadzenie samooceny
(przekazanie członkom grupy samooceny instrukcji obsługi eTool - internetowej aplikacji zaprojektowanej przez Centrum Zasobów CAF (CAF RC) w ramach Europejskiego Instytutu Administracji Publicznej (EIPA), które jest udostępniane instytucjom publicznym wdrażającym CAF. do 30.11.2012r.
Etap 7 - Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny
(przygotowanie sprawozdania z wyników samooceny zawierającego m.in. mocne strony
i obszary wymagające usprawnień dla każdego kryterium wsparte odpowiednimi świadectwami, ocenę uzasadnioną zapisami w arkuszach skali ocen, wstępne wskazówki dotyczące działań doskonalących) do 31.12.2012r.
Etap 8 - Sporządzenie projektu planów doskonalenia
(ustalenie priorytetów działań doskonalących i opracowanie planów usprawnień instytucjonalnych dla JST na podstawie wyników samooceny oraz uzgodnienie projektów usprawnień instytucjonalnych) do 31.01.2013r.
Etap 9 - Realizacja planu doskonalenia
(Wspieranie realizacji planów doskonalenia i projektów usprawnień (opracowania procedur doskonalących) oraz dokonywanie regularnych przeglądów stanu ich realizacji, ustalenie mierników i rezultatów oraz identyfikacja przyczyn zagrożeń dla projektów usprawnień, możliwe sposoby ich usuwania oraz dalszego rozwijania projektów) do 28.02.2013r.
Etap 10 - Planowanie następnej samooceny CAF
(Przygotowanie sprawozdania końcowego stanowiącego podsumowanie zadań zrealizowanych w ramach opisanych powyżej działań uwzględniając materiały wdrożeniowe opracowane na każdym z etapów projektu wraz z rekomendacjami co do dalszych działań) do 28.02.2013r.
Seminaria (realizowane również w formie warsztatów) będą odbywać się w siedzibie Urzędu w godzinach pracy Urzędu. Wykonawca zobowiązany jest do dokumentowania procesu szkoleniowego oraz wydania dokumentu potwierdzającego udział w seminarium zgodnego z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, stosownego zaświadczenia - w terminie 7 dni od daty zrealizowania usługi szkoleniowej (zgodnego z rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskania i uzupełnienie przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2006 r. nr 31, poz. 216)).

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 150446

Data publikacji: 2012-05-11

Nazwa: Gmina Daleszyce

Ulica: pl. Staszica 9

Numer domu: 9

Miejscowość: Daleszyce

Kod pocztowy: 26-021

Województwo / kraj: świętokrzyskie

Numer telefonu: 0-41 3171693

Numer faxu: 0-41 3171693

Adres strony internetowej: www.daleszyce.pl

Regon: 29101004000000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wdrożenie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001 oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF w Urzędzie Miasta i Gminy Daleszyce w ramach projektu pn. Profesjonalny urząd gwarancją rozwoju regionu, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, na podstawie umowy nr UDA-POKL.05.02.01-00-065/11-00

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa wdrożenia systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000 (dla jednostki administracji publicznej) oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF w Urzędzie Miasta i Gminy Daleszyce w ramach projektu Profesjonalny urząd gwarancją rozwoju regionu realizowanego przez Gminę Daleszyce z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej w następującym zakresie:
1) organizację i przeprowadzenie konsultacji, szkoleń/warsztatów/seminariów,
2) zapewnienie wyspecjalizowanej kadry oraz cateringu podczas realizacji usług szkoleniowych,
3) przygotowanie materiałów szkoleniowych, edukacyjnych i informacyjnych dot. ISO i CAF,
4) opracowanie i przekazanie Zamawiającemu dokumentacji z przeprowadzonych i wdrożonych systemów włącznie z uzyskaniem certyfikatu systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009.

Wykonanie usług wdrożenia systemów dla Urzędu Miasta i Gminy w Daleszycach w okresie od czerwca 2012r. do lutego 2013r. w zakresie systemu zarządzania jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2009 oraz Powszechnego Modelu Oceny CAF, obejmuje działania wymienione w tabelach poniżej:

Etapy przedmiotu usługi - ISO 9001 Termin realizacji
Etap 1. - Audyt wstępny i raport z audytu wstępnego - przeprowadzenie diagnozy istniejącego systemu zarządzania zakończonej opracowaniem raportu z audytu wewnętrznego wraz z określeniem zakresu systemu zarządzania jakością i wymaganej dokumentacji do 30.06.2012r.
Etap 2. - Analiza zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników oraz analiza funkcjonującej dokumentacji zakończone opracowaniem dokumentu podsumowującego do 30.06.2012r.
Etap 3. - Sporządzenie wstępnej listy dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością do 30.06.2012r.
Etap 4. - Sporządzenie Polityki Jakości dla Urzędu do 15.07.2012r.
Etap 5. - Szkolenie (w formie seminarium) dla wszystkich pracowników Urzędu - około 45 osób - potwierdzone certyfikatem do 30.07.2012r.
Etap 6. - Dokumentowanie Systemu Zarządzania Jakością - współpraca
z wyznaczonymi pracownikami UMiG w zakresie budowy Systemu Zarządzania Jakością oraz przy opracowaniu projektów dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w pełnym odniesieniu do standardu ISO 9001 tj. księgi jakości, procedur wymaganych normą oraz standardów realizowanych procesów (sposoby postępowania wraz z koniecznymi instrukcjami i formularzami, czynny udział konsultanta) do 15.09.2012r.
Etap 7. - Wdrożenie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością, weryfikacja
i zatwierdzenie dokumentacji przez kierowników urzędu do 30.09.2012r.
Etap 8. - Powołanie Audytorów wewnętrznych oraz przeprowadzenie audytu wewnętrznego, zaplanowanie z powołanymi przedstawicielami kierownictwa audytów wewnętrznych oraz przeprowadzenie wspólnie z powołanymi i przeszkolonymi audytorami wewnętrznymi pierwszej serii audytów wewnętrznych (udział konsultantów) do 30.11.2012r.
Etap 9. - Opracowanie wzorców raportów z audytów, udział w zaplanowaniu działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych po pierwszej serii audytów wewnętrznych, pomoc w zakresie działań korygujących do 30.11.2012r.
Etap 10. - Przygotowanie i udział w pierwszym przeglądzie zarządzania, przygotowanie do certyfikacji do 31.12.2012r.
Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością zgodny z normą ISO 9001 wyda niezależna jednostka certyfikująca, akredytowana w PCA, najpóźniej do 28.02.2013r.
Seminaria będą odbywać się w siedzibie Urzędu w godzinach pracy Urzędu. Wykonawca zobowiązany jest do dokumentowania procesu szkoleniowego oraz wydania dokumentu potwierdzającego udział w seminarium zgodnego z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, stosownego zaświadczenia - w terminie 7 dni od daty zrealizowania usługi szkoleniowej (zgodnego z rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006r. w sprawie uzyskania i uzupełnienie przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2006 r. nr 31, poz. 216)).
Etapy przedmiotu usługi - CAF Termin realizacji
Etap 1 - Przygotowanie do rozpoczęcia działań wdrożeniowych do 31.07.2012r.
Etap 2 - Organizacja i planowanie procesu samooceny
(przeprowadzenie warsztatów w celu ogólnego zapoznania kierownictwa Urzędu
z metodą CAF, spotkania doradcze określające zakres samooceny, wyznaczenie koordynatora CAF, przygotowanie raportu początkowego przedstawiającego strategię wdrożenia CAF) do 31.07.2012r.
Etap 3 - Upowszechnienie informacji o projekcie samooceny
(opracowanie i przygotowanie planu komunikacji na temat projektu samooceny wśród pracowników Urzędu) do 31.07.2012r.
Etap 4 - Utworzenie grupy samooceny w urzędzie
(określenie właściwej grupy samooceny, jej liczebności oraz doboru odpowiedniej próby w oparciu o strukturę organizacyjną) do 31.08.2012r.
Etap 5 - Szkolenie dla członków grup samooceny
(warsztaty dla kadry zarządzającej oraz pracowników JST wchodzących w skład grup samooceny obejmujące tematykę nowoczesnego zarządzania jakością w administracji samorządowej oraz metody samooceny CAF i narzędziu eTool) do 30.10.2012r.
Etap 6 - Przeprowadzenie samooceny
(przekazanie członkom grupy samooceny instrukcji obsługi eTool - internetowej aplikacji zaprojektowanej przez Centrum Zasobów CAF (CAF RC) w ramach Europejskiego Instytutu Administracji Publicznej (EIPA), które jest udostępniane instytucjom publicznym wdrażającym CAF. do 30.11.2012r.
Etap 7 - Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny
(przygotowanie sprawozdania z wyników samooceny zawierającego m.in. mocne strony
i obszary wymagające usprawnień dla każdego kryterium wsparte odpowiednimi świadectwami, ocenę uzasadnioną zapisami w arkuszach skali ocen, wstępne wskazówki dotyczące działań doskonalących) do 31.12.2012r.
Etap 8 - Sporządzenie projektu planów doskonalenia
(ustalenie priorytetów działań doskonalących i opracowanie planów usprawnień instytucjonalnych dla JST na podstawie wyników samooceny oraz uzgodnienie projektów usprawnień instytucjonalnych) do 31.01.2013r.
Etap 9 - Realizacja planu doskonalenia
(Wspieranie realizacji planów doskonalenia i projektów usprawnień (opracowania procedur doskonalących) oraz dokonywanie regularnych przeglądów stanu ich realizacji, ustalenie mierników i rezultatów oraz identyfikacja przyczyn zagrożeń dla projektów usprawnień, możliwe sposoby ich usuwania oraz dalszego rozwijania projektów) do 28.02.2013r.
Etap 10 - Planowanie następnej samooceny CAF
(Przygotowanie sprawozdania końcowego stanowiącego podsumowanie zadań zrealizowanych w ramach opisanych powyżej działań uwzględniając materiały wdrożeniowe opracowane na każdym z etapów projektu wraz z rekomendacjami co do dalszych działań) do 28.02.2013r.
Seminaria (realizowane również w formie warsztatów) będą odbywać się w siedzibie Urzędu w godzinach pracy Urzędu. Wykonawca zobowiązany jest do dokumentowania procesu szkoleniowego oraz wydania dokumentu potwierdzającego udział w seminarium zgodnego z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa, stosownego zaświadczenia - w terminie 7 dni od daty zrealizowania usługi szkoleniowej (zgodnego z rozporządzeniem Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskania i uzupełnienie przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z 2006 r. nr 31, poz. 216)).

Kody CPV:
794100001 (Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
722241002 (Usługi w zakresie planowania wdrażania systemu)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
796320003 (Szkolenie pracowników)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 28/02/2013

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

Wiedza i doświadczenie:
Posiadanie wiedzy i doświadczenia - wykaz wykonanych z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie, co najmniej:
a)10 usług (procesów) wdrożenia systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001 i pozytywnej weryfikacji tego procesu poprzez uzyskanie certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością wydanego przez niezależną jednostkę certyfikującą wpisaną do PCA,
b)10 szkoleń samooceny/doskonalenia organizacji publicznych przy pomocy PMO CAF,
Forma udokumentowania wyżej opisanych warunków nastąpi na podstawie wykazu zrealizowanych usług wraz z potwierdzeniem należytego wykonania od instytucji/jednostki/organizacji w której wdrożono i certyfikowano system (ISO), bądź przeprowadzono szkolenie (CAF) (zał. nr 5).
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą wykazać, że łącznie spełniają warunek określony w niniejszym punkcie.

Potencjał techniczny: Zamawiający nie żąda spełnienia warunku.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
a)Wykonawca dysponuje minimum 1 osobą posiadającą wykształcenie wyższe oraz 2 letnie doświadczenie we wdrażaniu SZJ ISO 9001
b)Wykonawca dysponuje minimum 1 osobą posiadającą wykształcenie wyższe oraz 2 letnie doświadczenie we wdrażaniu CAF.
Ocena dokonana zostanie poprzez sprawdzenie, czy Wykonawca złożył Oświadczenie na formularzu zgodnym z treścią załącznika nr 4.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą wykazać, że łącznie spełniają warunek określony w niniejszym punkcie.

Sytuacja ekonomiczna: Zamawiający nie żąda spełnienia warunku.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 7: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.daleszyce.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miasta i gminy Daleszyce,
26-021 Daleszyce, Pl. Staszica 9. pok. 22

Data składania wniosków, ofert: 21/05/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Miasta i gminy Daleszyce,
26-021 Daleszyce, Pl. Staszica 9. pok. 25 sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zadanie dofinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi