227068 / 2014-07-07 - Inny: Instytut Badawczy / Instytut Ogrodnictwa (Skierniewice)

Oryginalny tusz T755340 Purpurowy (wersja XL) marki Epson

Cena: 319.80 PLN

Kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt.
Mikroorganizmy w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych
w ramach realizacji projektu pt. Polskie szczepy Trichoderma w ochronie roślin
i zagospodarowaniu odpadów organicznych nr umowy
UDA-POIG.01.03.01-00-129/09-07, z dnia 15.09.2009 r

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Mikroorganizmy w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych w dniach 26 - 28 listopada 2014 r., z uwzględnieniem prac przygotowawczych w dniu 26 listopada 2014 r.

Przewidywana liczba uczestników - 100 (minimum 70, maksimum 120)

Część A - Miejsce obrad
1. Wynajęcie atrakcyjnego miejsca na konferencję w miejscowości oddalonej nie więcej niż 25 km od siedziby Instytutu Ogrodnictwa przy ul. Konstytucji 3 Maja 1/3
w Skierniewicach.

2. Do miejsca konferencji powinien być dobry i wygodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub samochodem. Miejsce konferencji powinno być zlokalizowane w pobliżu ważnego węzła PKP (nie dalej niż 15 km).

3. Miejsce powinno być przystosowane do prowadzenia obrad dla co najmniej 120 osób, łącznie z miejscami noclegowymi dla tych osób oraz lokalem restauracyjnym zapewniającym wyżywienie uczestników i organizację uroczystej kolacji.

4. Wykonawca powinien zapewnić następujące pomieszczenia na 2 dni:
Salę obrad z co najmniej 120 miejscami siedzącymi w ustawieniu teatralnym, 3 miejscami siedzącymi przy stole prezydialnym, ekranem umożliwiającym czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektorem multimedialnym i co najmniej dwoma mikrofonami bezprzewodowymi. Sala obrad powinna posiadać klimatyzację lub możliwość dobrego wietrzenia.
Osobną salę (sala posterowa), w której możliwe będzie ustawienie co najmniej 30 dwustronnych tablic (szer. 100 cm) do prezentacji posterów. Sala powinna się znajdować w pobliżu sali obrad.
Salę recepcyjno-wystawienniczą dla zlokalizowania stoisk wystawienniczych (co najmniej 4) i dla zorganizowania recepcji konferencji dla co najmniej trzech osób z dostępem do internetu i drukarki
Szatnię dla uczestników konferencji (dla co najmniej 30 osób)
Miejsce dla zorganizowania serwisu kawowego dla co najmniej 120 osób.
Salę restauracyjną zapewniającą zorganizowanie posiłków dla co najmniej 120 osób oraz uroczystej kolacji.
Pokoje 1, 2, 3 i 4-osobowe z łazienkami (co najmniej 10 pokoi 1-osobowych, co najmniej 25 pokoi 2-osobowych)
Toalety w pobliżu miejsca obrad.
Pomieszczenie klubowe, miejsce wypoczynku dla uczestników konferencji.
Parking dla co najmniej 30 samochodów osobowych.
Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku.

5. Wykonawca powinien zapewnić obsługę, która będzie zajmować się:
przygotowaniem sali obrad, sali posterowej oraz sali dla stoisk wystawienniczych,
wietrzeniem i sprzątaniem sal w czasie przerw,
ustawieniem i obsługą sprzętu multimedialnego w czasie konferencji,
innymi niezbędnymi czynnościami przygotowawczymi i obsługą w części obiektu wynajętej na potrzeby konferencji.

6. W miejscu konferencji uczestnicy powinni mieć bezpłatny dostęp do internetu lub co najmniej swobodny dostęp do komputera podłączonego do internetu. Ponadto organizatorzy konferencji powinni mieć dostęp do drukarki.

7. Wykonawca powinien umożliwić rozmieszczenie tablic informacyjnych odnoszących się do lokalizacji i organizacji konferencji.

Część B - Organizacja i zapewnienie cateringu z serwisem kelnerskim dla uczestników konferencji
Wykonawca powinien zapewnić swobodny i ciągły dostęp do serwisu kawowego podczas obrad w ciągu dwóch dni konferencji (27-28.11.2014). Serwis kawowy powinien zawierać bez ograniczeń: kawę, herbatę, wodę mineralną, soki, różne rodzaje ciastek.

Część C - Zapewnienie posiłków dla uczestników konferencji
Wykonawca powinien zapewnić następujące posiłki dla uczestników konferencji:
- obiad 26 listopada dla organizatorów konferencji (3 - 6 osób),
- kolację powitalną 26 listopada dla uczestników konferencji (ok. 30 osób),
- śniadania wliczone w koszt noclegu,
- obiady dla uczestników konferencji 27 i 28 listopada.

Śniadania - danie na gorąco, wędliny, sery, jogurty, zupa mleczna, pieczywo jasne i ciemne, kawa, herbata, soki, owoce, warzywa świeże.
Obiady - co najmniej dwie zupy do wyboru, co najmniej trzy rodzaje mięs do wyboru, co najmniej dwa dodatki do mięs (np. ziemniaki, ryż, kasza), surówki, warzywa gotowane, deser, kawa, herbata, soki.
Kolacja powitalna - co najmniej dwa dania na gorąco, co najmniej 6 rodzajów przystawek, wędliny, warzywa, pieczywo, kawa, herbata, toast na powitanie.

Część D - Organizacja uroczystej kolacji podczas konferencji
1) Uroczysta kolacja zorganizowana 27 listopada na terenie kompleksu konferencyjnego w sali restauracyjnej.
2) Kolacja uroczysta w stylu łowickim (menu - co najmniej 12 rodzajów przystawek, co najmniej 4 dania gorące, desery co najmniej dwa, napoje - soki, woda mineralna), wiejski stół.
3) Wykonawca zapewni obsługę kelnerską podczas wieczoru.

Część E - Przyjmowanie opłat i wystawianie faktur
1) Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania opłat za posiłki i noclegi bezpośrednio od uczestników konferencji. Opłaty powinny być wnoszone do 15 listopada 2014 r. na konto podane przez Wykonawcę.
2) Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur VAT na podstawie listy uczestników przesłanej przez Zamawiającego, zawierającej wszelkie dane konieczne do wystawienia faktury.

Szczegółowy zakres praw i obowiązków związanych z realizacją zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik do SIWZ

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 227068

Data publikacji: 2014-07-07

Nazwa: Instytut Ogrodnictwa

Ulica: ul. Konstytucji 3 Maja 1/3

Numer domu: 1/3

Miejscowość: Skierniewice

Kod pocztowy: 96-100

Województwo / kraj: łódzkie

Numer telefonu: 46 833 20 21

Numer faxu: 46 833 32 28

Adres strony internetowej: www.inhort.pl

Regon: 10102334200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytut Badawczy

Inny rodzaj zamawiającego: Instytut Badawczy

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt.
Mikroorganizmy w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych
w ramach realizacji projektu pt. Polskie szczepy Trichoderma w ochronie roślin
i zagospodarowaniu odpadów organicznych nr umowy
UDA-POIG.01.03.01-00-129/09-07, z dnia 15.09.2009 r

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Mikroorganizmy w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych w dniach 26 - 28 listopada 2014 r., z uwzględnieniem prac przygotowawczych w dniu 26 listopada 2014 r.

Przewidywana liczba uczestników - 100 (minimum 70, maksimum 120)

Część A - Miejsce obrad
1. Wynajęcie atrakcyjnego miejsca na konferencję w miejscowości oddalonej nie więcej niż 25 km od siedziby Instytutu Ogrodnictwa przy ul. Konstytucji 3 Maja 1/3
w Skierniewicach.

2. Do miejsca konferencji powinien być dobry i wygodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub samochodem. Miejsce konferencji powinno być zlokalizowane w pobliżu ważnego węzła PKP (nie dalej niż 15 km).

3. Miejsce powinno być przystosowane do prowadzenia obrad dla co najmniej 120 osób, łącznie z miejscami noclegowymi dla tych osób oraz lokalem restauracyjnym zapewniającym wyżywienie uczestników i organizację uroczystej kolacji.

4. Wykonawca powinien zapewnić następujące pomieszczenia na 2 dni:
Salę obrad z co najmniej 120 miejscami siedzącymi w ustawieniu teatralnym, 3 miejscami siedzącymi przy stole prezydialnym, ekranem umożliwiającym czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektorem multimedialnym i co najmniej dwoma mikrofonami bezprzewodowymi. Sala obrad powinna posiadać klimatyzację lub możliwość dobrego wietrzenia.
Osobną salę (sala posterowa), w której możliwe będzie ustawienie co najmniej 30 dwustronnych tablic (szer. 100 cm) do prezentacji posterów. Sala powinna się znajdować w pobliżu sali obrad.
Salę recepcyjno-wystawienniczą dla zlokalizowania stoisk wystawienniczych (co najmniej 4) i dla zorganizowania recepcji konferencji dla co najmniej trzech osób z dostępem do internetu i drukarki
Szatnię dla uczestników konferencji (dla co najmniej 30 osób)
Miejsce dla zorganizowania serwisu kawowego dla co najmniej 120 osób.
Salę restauracyjną zapewniającą zorganizowanie posiłków dla co najmniej 120 osób oraz uroczystej kolacji.
Pokoje 1, 2, 3 i 4-osobowe z łazienkami (co najmniej 10 pokoi 1-osobowych, co najmniej 25 pokoi 2-osobowych)
Toalety w pobliżu miejsca obrad.
Pomieszczenie klubowe, miejsce wypoczynku dla uczestników konferencji.
Parking dla co najmniej 30 samochodów osobowych.
Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku.

5. Wykonawca powinien zapewnić obsługę, która będzie zajmować się:
przygotowaniem sali obrad, sali posterowej oraz sali dla stoisk wystawienniczych,
wietrzeniem i sprzątaniem sal w czasie przerw,
ustawieniem i obsługą sprzętu multimedialnego w czasie konferencji,
innymi niezbędnymi czynnościami przygotowawczymi i obsługą w części obiektu wynajętej na potrzeby konferencji.

6. W miejscu konferencji uczestnicy powinni mieć bezpłatny dostęp do internetu lub co najmniej swobodny dostęp do komputera podłączonego do internetu. Ponadto organizatorzy konferencji powinni mieć dostęp do drukarki.

7. Wykonawca powinien umożliwić rozmieszczenie tablic informacyjnych odnoszących się do lokalizacji i organizacji konferencji.

Część B - Organizacja i zapewnienie cateringu z serwisem kelnerskim dla uczestników konferencji
Wykonawca powinien zapewnić swobodny i ciągły dostęp do serwisu kawowego podczas obrad w ciągu dwóch dni konferencji (27-28.11.2014). Serwis kawowy powinien zawierać bez ograniczeń: kawę, herbatę, wodę mineralną, soki, różne rodzaje ciastek.

Część C - Zapewnienie posiłków dla uczestników konferencji
Wykonawca powinien zapewnić następujące posiłki dla uczestników konferencji:
- obiad 26 listopada dla organizatorów konferencji (3 - 6 osób),
- kolację powitalną 26 listopada dla uczestników konferencji (ok. 30 osób),
- śniadania wliczone w koszt noclegu,
- obiady dla uczestników konferencji 27 i 28 listopada.

Śniadania - danie na gorąco, wędliny, sery, jogurty, zupa mleczna, pieczywo jasne i ciemne, kawa, herbata, soki, owoce, warzywa świeże.
Obiady - co najmniej dwie zupy do wyboru, co najmniej trzy rodzaje mięs do wyboru, co najmniej dwa dodatki do mięs (np. ziemniaki, ryż, kasza), surówki, warzywa gotowane, deser, kawa, herbata, soki.
Kolacja powitalna - co najmniej dwa dania na gorąco, co najmniej 6 rodzajów przystawek, wędliny, warzywa, pieczywo, kawa, herbata, toast na powitanie.

Część D - Organizacja uroczystej kolacji podczas konferencji
1) Uroczysta kolacja zorganizowana 27 listopada na terenie kompleksu konferencyjnego w sali restauracyjnej.
2) Kolacja uroczysta w stylu łowickim (menu - co najmniej 12 rodzajów przystawek, co najmniej 4 dania gorące, desery co najmniej dwa, napoje - soki, woda mineralna), wiejski stół.
3) Wykonawca zapewni obsługę kelnerską podczas wieczoru.

Część E - Przyjmowanie opłat i wystawianie faktur
1) Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania opłat za posiłki i noclegi bezpośrednio od uczestników konferencji. Opłaty powinny być wnoszone do 15 listopada 2014 r. na konto podane przez Wykonawcę.
2) Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur VAT na podstawie listy uczestników przesłanej przez Zamawiającego, zawierającej wszelkie dane konieczne do wystawienia faktury.

Szczegółowy zakres praw i obowiązków związanych z realizacją zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik do SIWZ

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 28/11/2014

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał minimum dwie usługi organizacji konferencji (każda dla min. 100 osób i min. dwudniowe, obejmujące co najmniej: organizację i zapewnienie miejsca obrad, noclegi, wyżywienie i usługi cateringowe), oraz załączy dowody, że zostały wykonane należycie. Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty.

Sytuacja ekonomiczna:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Ocena spełnienia tego warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 5: Tak

oswiadczenie_potwierdzenia_opis_5:
minimum dwie usługi organizacji konferencji każda dla min. 100 osób i min. dwudniowe, obejmujące co najmniej: organizację i zapewnienie miejsca obrad, noclegi, wyżywienie i usługi cateringowe

Oświadczenie nr 13: Tak

Oświadczenie nr 16: Tak

Oświadczenie nr 17: Tak

oswiadczenie_potwierdzenia_opis_17:
Oświadczenie innego podmiotu o ponoszeniu solidarnej odpowiedzialności za realizację zamówienia

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokument potwierdzenia III.5: Tak

Inne dokumenty potwierdzające III.5: Folder oferowanego miejsca obrad.

inne_dokumenty:
1. Jeżeli Wykonawca powołuje się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu, na potencjał innych podmiotów załączy pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Przez pisemne zobowiązanie Zamawiający rozumie zobowiązanie złożone w oryginale podpisane przez osobę/osoby upoważnione zgodnie z zasadami reprezentacji podmiotu udostępniającego dany zasób. 2. Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnianie warunków o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, Zamawiający, w celu oceny, czy Wykonawca będzie dysponował zasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący Wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów, żąda dokumentów dotyczących w szczególności: a) zakresu dostępnych Wykonawcy zasobów innego podmiotu, b) sposobu wykorzystania zasobów innego podmiotu, przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia, c) charakteru stosunku, jaki będzie łączył Wykonawcę z innym Strona 4 podmiotem, d) zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia. 3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia a) Wykonawcy ci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. b) Wykonawcy ci składają jedną ofertę, przy czym: - dokumenty wymienione w pkt III.4.2 i III.4.4 ogłoszenia potwierdzające, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu składa każdy z Wykonawców oddzielnie, - pozostałe dokumenty składa co najmniej jeden z tych Wykonawców albo wszyscy ci Wykonawcy wspólnie. c) Wykonawcy wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed zawarciem umowy będą zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców. 4. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, zastępuje się dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Termin wystawienia stosuje się odpowiednio.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1) zmiany urzędowej stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie cena brutto, cena netto pozostanie bez zmian,
2) zmianę terminu rozpoczęcia lub zakończenia przyjmowania opłat oraz zmiana terminu Konferencji z przyczyn niezależnych od Stron,
3) działania siły wyższej,
4) zmiany danych adresowych Zamawiającego i Wykonawcy

Kod kryterium cenowe: A

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Instytut Ogrodnictwa, Oddział Sadownictwa, 96-100 Skierniewice, ul. Pomologiczna 18, pok. nr 36 - Dział Zamówień Publicznych

Data składania wniosków, ofert: 15/07/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Instytut Ogrodnictwa, Oddział Sadownictwa, 96-100 Skierniewice, ul. Pomologiczna 18, pok. nr 26

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamówienie finansowane jest ze środków projektu pt. Polskie szczepy Trichoderma w ochronie roślin i zagospodarowaniu odpadów organicznych, nr umowy UDA-POIG.01.03.01-00-129/09-07, z dnia 15.09.2009 r. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 1.3 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 - 2013, Poddziałanie 1.3.1

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Podobne przetargi