21874 / 2013-01-15 - Administracja samorzÄ…dowa / Miasto KOstrzyn nad OdrÄ… (Kostrzyn)

Zarządzanie i obsługa finansowa europejskiego projektu:Forte Cultura - wykorzystanie fortecznego dziedzictwa kulturowego dla zrównoważonego rozwoju i konkurencyjności miast i regionów realizowanego w ramach Programu dla Europy Środkowej

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na zarządzaniu i obsłudze finansowej projektu: Forte Cultura - wykorzystanie fortecznego dziedzictwa kulturowego dla zrównoważonego rozwoju i konkurencyjności miast i regionów realizowanego w ramach Programu dla Europy Środkowej.
2. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania obowiązków związanych z merytoryczną oraz finansową realizacją projektu. Projekt Forte Cultura, którego miasto Kostrzyn nad Odrą jest Partnerem Wiodącym, ukierunkowany jest na stworzenie podstaw do obsługi sieci środkowoeuropejskich fortyfikacji oraz stałego biura i organizacji zarządzającej szlakiem kulturowym. Parterami projektu jest 12 instytucji z 8 państw: Polski, Niemec, Austrii, Czech, Węgier, Włoch, Słowenii i Ukrainy: Austriackie Państwowe Archiwum (Austria), Zarząd Salzburskich Pałaców i Zamków (Austria), Miasto Jaromierz (Czechy), Uniwersytet Humbolta (Niemcy), Miasto Kronach (Niemcy) , Turyngijski Instytut Studiów i Edukacji (Niemcy), Europejskie Centrum Współpracy Dziedzictwa Fortyfikacyjnego (Niemcy), Fort Monostor (Węgry), Prowincja Verona (Włoch), Instytut Ochrony Kulturowego Dziedzictwa Słowenii (Słowenia), Administracja Rządowa Regionu miasta Lwów (Ukraina) i Miasto Kostrzyn nad Odrą (Polska).
Językiem projektu jest język angielski i obowiązuje on dla komunikacji ustnej i pisemnej.
Zamówienie powinno być realizowane zgodnie z zapisami i wytycznymi, określonymi w następujących dokumentach:
-Podręczniki wdrażania Programu Europy Środkowej 2007-2014r.
-Umowa o Dofinansowanie projektu Forte Cultura
-11 Porozumień Partnerskich projektu Forte Cultura
-7 Porozumień Instytucji Zrzeszonych projektu Forte Cultura
-Formularz Wniosku Aplikacyjnego projektu Forte Cultura
-Uzupełniające warunki dla Formularza Wniosku Aplikacyjnego, sformułowane w dokumencie CENTRAL EUROPE Change Log File _4th CallCE540P4_20120707.doc
-Lista 51 spotkań projektowych i konferencji w ramach projektu Forte Cultura
-Protokoły i ustalenia ze spotkań w ramach projektu Forte Cultura
3. Wykonawca ponosi współodpowiedzialność za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na projekt zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i zasadami kwalifikowania wydatków.
4. Do zakresu obowiązków, za które Wykonawca jest odpowiedzialny należą w szczególności:
Rozdziała I: Działania związane z zarządzaniem projektem Forte Cultura:
A. Zewnętrzne zarządzanie projektem wiąże się z zagwarantowaniem osiągnięcia następujących wyników:
1) Przygotowanie, realizacja i podsumowanie końcowe 51 międzynarodowych wydarzeń takich jak specjalistyczne konferencje, spotkania projektowe, seminaria i szkolenia w 7 krajach (przeciętnie 2 wydarzenia na każdy miesiąc projektowy).
2) Przygotowanie, realizacja i protokołowanie kolejnych 6 konferencji Komitetu Sterującego i przewidywanych 10 konferencji Grupy Zarządzającej Projektem.
3) Zarządzanie, kierowanie oraz wypracowanie 168 raportów na temat produktów projektu.
4) Opracowanie nowych produktów turystycznych i instytucji (sieć, biuro, trasa kulturowa, agencja zarządzania).
5) Przygotowanie i realizacja 4 międzynarodowych porozumień oraz podpisanie ich podczas trwania projektu.
6) Budowa dwóch nowych międzynarodowych systemów baz danych.
7) Realizacja 3 pilotażowych projektów inwestycyjnych (2 w Niemczech, 1 w Polsce).
8) Realizacja 69 opracowań specjalistycznych.
9) Opracowanie 20 publikacji.
10) Organizacja 30 konferencji prasowych i prezentacji medialnych, 12 produktów medialnych i 25 wielojęzycznych artykułów tematycznych.
11) Różnorodne strategie, koncepcje i rozwiązania dla zrównoważonego rozwoju i instrumentów finansowych dla twierdz i zabytków.
12) Rozwój i wprowadzenie na rynek szlaku kulturowego prowadzącego przez twierdze od Morza Bałtyckiego po Morze Adriatyckie
13) Rozwój nowych metod zarządzania i organizacji twierdz.
14) Profesjonalne wprowadzenie na rynek e-marketingu zabytków i twierdz.
15) Organizacja i nadzór nad 4 nowymi stronami internetowymi lub platformami komunikacyjnymi.
16) Opracowanie 5 rzeczowo- finansowych raportów, włączając raport końcowy z projektu 2015.
B. Koszty i finansowanie świadczeń wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić we własnej kalkulacji kosztów wszystkie poniesione przez niego przy realizacji zewnętrznego zarządzania projektem koszty, do których należą również koszty podróży, noclegi, obsługa oraz koszty techniczne.
Rozdział II: Badania, program pracy i odpowiedzialność Wykonawcy
A. Zadania związane z ogólnym zarządzaniem projektem:
1) Wykonawca ma za zadanie asystować i wspierać Partnera Wiodącego w realizowaniu wyników pakietu roboczego 1, zwłaszcza we wszystkich zadaniach organizacyjnych.
2) Motywem przewodnim i główną istotą jest przy tym organizacja 6 konferencji sieciowych, 6 spotkań Komitetu Sterującego oraz około 10 spotkań Grupy Zarządzającej Projektem, które przygotowuje i organizuje Wykonawca z odpowiednim partnerem.
3) Wykonawca musi brać udział we wszystkich wydarzeniach, z których powinien sporządzić protokół.
4) Wykonawca zostanie członkiem Grupy Zarządzającej Projektem i ma obowiązek regularnego zdawania raportów Grupie Zarządzającej Projektem, Komitetowi Sterującemu oraz Partnerowi Wiodącemu. Dodatkowo wymagane spotkania i konferencje, które ustala Grupa Zarządzająca Projektem, Komitet Sterujący oraz Partner Wiodący, powinny być koordynowane i protokołowane przez Wykonawcę.
B. Sporządzanie raportów z postępu projektu:
1) Wykonawca sporządza raport inicjujący projekt (Start-up report) jak i 5 podsumowujących raportów w styczniu i lipcu 2013, w styczniu, lipcu oraz grudniu 2014r. Wykonawca wspiera przy tym 12 partnerów projektów w terminowym i prawidłowym sporządzaniu ich 5 raportów postępu projektu.
C. W zakresie zarządzania i obsługi finansowej projektu Wykonawca przedmiotu zamówienia zobowiązany jest w szczególności do:
1) Nadzoru nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym w oparciu o zaakceptowany przez Władze Programu wniosek aplikacyjny.
2) Aktualizacji harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu i kontroli budżetu projektu zgodnie z wytycznymi Programu CENTRAL EUROPE.
3) Terminowego przygotowania okresowych sprawozdań rzeczowo-finansowych, zbiorczych wniosków o płatność za kolejne okresy realizacji projektu, oraz każdorazowego udzielania dodatkowych wyjaśnień wymaganych przez Instytucję Wdrażającą i inne upoważnione instytucje do kontroli projektu.
4) Przekazywania partnerom dokumentacji rozliczeniowej oraz informacji o akceptacji przez Instytucję Wdrażającą wniosków o płatność.
5) Utrzymanie ścisłej współpracy z Parterem Wiodącym projektu i informowania go o wszystkich zaistniałych okolicznościach związanych z realizowanym projektem.
6) Utrzymania ścisłej współpracy z partnerami projektu o charakterze help desk polegającym na udzielaniu partnerom projektu wsparcia o charakterze doradczym.
7) Przygotowania i prezentacji okresowych zestawień o finansowym postępie realizacji projektu.
8) W przypadku konieczności wydłużenia okresu realizacji projektu, wykonawca zobowiązuję się do kontynuacji powierzonych zadań aż do zamknięcia rzeczowo-finansowego projektu potwierdzonego przez Instytucję Wdrażającą.
9) Stałego monitorowania przebiegu projektu oraz koordynowania zadań projektu w zakresie finansowym.
D. Protokołowanie 168 planowanych produktów:
1) Do zrealizowania jest 168 produktów w 31 działaniach Wykonawca ma za zadanie zorganizować opracowanie raportów, współpracując z odpowiedzialnymi za nie partnerami projektowymi.
E. Opracowanie podsumowującego raportu projektu i dokumentacja z realizacji projektu:
1) Dla projektu wypracowuje się raport podsumowujący, w którym należy pisemnie udokumentować wszystkie produkty 168 zaplanowanych celów.
2) Wykonawca przejmuje zadanie opracowania końcowego raportu projektu. Zobowiązany jest również zebrać poszczególne produkty projektu (poszczególne raporty, protokoły, dokumenty itd.) oraz opracować dokumentację w ścisłej współpracy z zarządzającymi pakietami roboczymi projektu oraz Partnerem Wiodącym.
F. Aktualizacja programu pracy i Wniosku:
1) W przypadku konieczności dokonania zmian zaplanowanego programu pracy oraz budżetu projektu, Wykonawca jest odpowiedzialny za zmianę zaaprobowanego Wniosku z jego poszczególnymi zadaniami i liniami budżetowymi. Wykonawca odpowiada również za aktualizację Wniosku, uzgodnienie go z partnerami projektu oraz ostateczne przekazanie do podpisania Partnerowi Wiodącemu. Ewentualnymi uzgodnieniami z sekretariatem programu w Wiedniu zajmuje się oferent wraz z Partnerem Wiodącym.
G. Koordynacja i zarządzanie 51 przedsięwzięciami projektu:
1) Zaplanowanych zostało 51 wydarzeń w 7 krajach (bez spotkań Komitetu Sterującego i Grupy Zarządzającej Projektem).
2) Wykonawca ma obowiązek wziąć udział na koszt własny w przynajmniej 40 wydarzeniach, koordynować organizacyjne przygotowanie, wspierać protokołowanie organizatorów i zapewniać wysoką jakość zaplanowanych wydarzeń.
I. Tworzenie nowych produktów turystycznych i instytucji zarządzania:
1) W projekcie ustalone jest przygotowanie i utworzenie 4 nowych produktów turystycznych i instytucji zarządzania (Środkowoeuropejska sieć forteczna, biuro sekretariatu współpracy twierdz, szlak kulturowy, agencja zarządzania szlaku). Do tego przygotowane zostaną 4 międzynarodowe porozumienia i ich podpisanie nastąpi podczas projektu.
2) Wykonawca jest współodpowiedzialny za sfinalizowanie utworzenia produktów turystycznych i instytucji zarządzania, w tym wspieranie i fachowe doradztwo przy tworzeniu podstawowych założeń, komunikacji i wspierania procesu podejmowania decyzji.
H. Realizacja 3 inwestycyjnych projektów pilotażowych:
1) Projekt zawiera 3 inwestycyjne projekty pilotażowe w miastach: Erfurt, Kronach, Kostrzyn nad Odrą.
2) Wykonawca jest współodpowiedzialny za całkowitą i prawidłową realizację projektów inwestycyjnych. Doradza on i wspiera 3 partnerów w ich działaniach. Wykonawca bierze udział w spotkaniach roboczych w miejscu inwestycji i wspiera protokołowanie i rozliczenie projektów pilotażowych.
J. Budowa 2 międzynarodowych systemów baz danych:
1) Zakłada się zbudowanie transnarodowego systemu informacji dotyczącego dziedzictwa kulturowego w dziedzinie twierdz i zabytków w Europie Środkowej jak i systemu baz danych związanych z tradycyjnymi technikami budowy twierdz i zabytków
2) Wykonawca bierze udział w działaniach partnera związanych z tworzeniem systemu baz danych, oferuje fachowe porady i koordynuje współpracę partnerów.
K. Realizacja 69 opracowań specjalistycznych:
1) Wykonawca musi stale współpracować z zarządzającymi pakietami roboczymi i wszystkimi partnerami projektu oraz wspiera i doradza partnerom projektu w realizacji zaplanowanych opracowań specjalistycznych.
L. Opracowanie 20 publikacji:
1) Wykonawca musi stale współpracować z zarządzającymi pakietem roboczym i wszystkimi partnerami projektu oraz wspierać i doradzać partnerom projektu w realizacji zaplanowanych publikacji.
M. Organizacja prezentacji w mediach:
1) Wykonawca ma za zadanie zorganizowanie i przeprowadzenie 30 konferencji prasowych i medialnych, 12 produktów medialnych oraz 25 wielojęzycznych, artykułów tematycznych.
N. Zrównoważony rozwój i instrumenty finansowe wspierające twierdze i zabytki:
1) Wykonawca ma za zadanie przeprowadzić wymagane doradztwo fachowe dla różnych strategii, koncepcji i rozwiązań dla zrównoważonego rozwoju i wyposażenia finansowego twierdz i zabytków.
O. Rozwój szlaku kulturowego Forte Cultura od Morza Bałtyckiego po Morze Adriatyckie:
1) Wykonawca ma za zadanie rozwinięcie szlaku kulturowo- turystycznego poświęconego twierdzom i zabytkom stanowiącego transnarodowy turystyczny produkt oraz wspieranie fachowego uczestnictwa w fazie pilotażowej 2014 r. i organizacji szlaku kulturowego.
P. Rozwój nowych metod zarządzania przez organizacje zajmujące się twierdzami i zabytkami:
1) Wykonawca ma za zadanie wsparcie przy tworzeniu lokalnych oraz wykraczających poza granice organizacji zarządzających twierdzami.
R. Profesjonalny marketing zabytków i twierdz wprowadzenie e-marketingu:
1) W projekcie przewidziane są działania ukierunkowane na rozwój strategii marketingowych, multimedialnych instrumentów marketingowych dla produktu turystycznego Forte Cultura jaki i koncepcji wystaw.
Wykonawca koordynować będzie kompleksowy proces i współpracę między pakietem roboczym projektu 3 (e-marketing twierdz) oraz wprowadzi na rynek szlak kulturowy Forte Cultura.
S. Prowadzenie i nadzór nad rozwojem 4 nowych stron internetowych, względnie platform komunikacyjnych
1) Wykonawca wspiera rozwój 4 nowych stron internetowych i doradza odpowiedzialnym partnerom w ich koordynacji
5. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania innych czynności nie wymienione w ust. 2, a wynikających z zapisów umowy pomiędzy Zamawiającym a Instytucją Wdrażającą oraz wynikających z wytycznych programu CENTRAL EUROPE.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 21874

Data publikacji: 2013-01-15

Nazwa: Miasto KOstrzyn nad Odrą

Ulica: ul. Graniczna 2

Numer domu: 2

Miejscowość: Kostrzyn

Kod pocztowy: 66-470

Województwo / kraj: lubuskie

Numer telefonu: 95 727 81 47

Adres strony internetowej: www.kostrzyn.pl

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zarządzanie i obsługa finansowa europejskiego projektu:Forte Cultura - wykorzystanie fortecznego dziedzictwa kulturowego dla zrównoważonego rozwoju i konkurencyjności miast i regionów realizowanego w ramach Programu dla Europy Środkowej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia są usługi polegające na zarządzaniu i obsłudze finansowej projektu: Forte Cultura - wykorzystanie fortecznego dziedzictwa kulturowego dla zrównoważonego rozwoju i konkurencyjności miast i regionów realizowanego w ramach Programu dla Europy Środkowej.
2. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania obowiązków związanych z merytoryczną oraz finansową realizacją projektu. Projekt Forte Cultura, którego miasto Kostrzyn nad Odrą jest Partnerem Wiodącym, ukierunkowany jest na stworzenie podstaw do obsługi sieci środkowoeuropejskich fortyfikacji oraz stałego biura i organizacji zarządzającej szlakiem kulturowym. Parterami projektu jest 12 instytucji z 8 państw: Polski, Niemec, Austrii, Czech, Węgier, Włoch, Słowenii i Ukrainy: Austriackie Państwowe Archiwum (Austria), Zarząd Salzburskich Pałaców i Zamków (Austria), Miasto Jaromierz (Czechy), Uniwersytet Humbolta (Niemcy), Miasto Kronach (Niemcy) , Turyngijski Instytut Studiów i Edukacji (Niemcy), Europejskie Centrum Współpracy Dziedzictwa Fortyfikacyjnego (Niemcy), Fort Monostor (Węgry), Prowincja Verona (Włoch), Instytut Ochrony Kulturowego Dziedzictwa Słowenii (Słowenia), Administracja Rządowa Regionu miasta Lwów (Ukraina) i Miasto Kostrzyn nad Odrą (Polska).
Językiem projektu jest język angielski i obowiązuje on dla komunikacji ustnej i pisemnej.
Zamówienie powinno być realizowane zgodnie z zapisami i wytycznymi, określonymi w następujących dokumentach:
-Podręczniki wdrażania Programu Europy Środkowej 2007-2014r.
-Umowa o Dofinansowanie projektu Forte Cultura
-11 Porozumień Partnerskich projektu Forte Cultura
-7 Porozumień Instytucji Zrzeszonych projektu Forte Cultura
-Formularz Wniosku Aplikacyjnego projektu Forte Cultura
-Uzupełniające warunki dla Formularza Wniosku Aplikacyjnego, sformułowane w dokumencie CENTRAL EUROPE Change Log File _4th CallCE540P4_20120707.doc
-Lista 51 spotkań projektowych i konferencji w ramach projektu Forte Cultura
-Protokoły i ustalenia ze spotkań w ramach projektu Forte Cultura
3. Wykonawca ponosi współodpowiedzialność za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na projekt zgodnie z obowiązującymi wytycznymi i zasadami kwalifikowania wydatków.
4. Do zakresu obowiązków, za które Wykonawca jest odpowiedzialny należą w szczególności:
Rozdziała I: Działania związane z zarządzaniem projektem Forte Cultura:
A. Zewnętrzne zarządzanie projektem wiąże się z zagwarantowaniem osiągnięcia następujących wyników:
1) Przygotowanie, realizacja i podsumowanie końcowe 51 międzynarodowych wydarzeń takich jak specjalistyczne konferencje, spotkania projektowe, seminaria i szkolenia w 7 krajach (przeciętnie 2 wydarzenia na każdy miesiąc projektowy).
2) Przygotowanie, realizacja i protokołowanie kolejnych 6 konferencji Komitetu Sterującego i przewidywanych 10 konferencji Grupy Zarządzającej Projektem.
3) Zarządzanie, kierowanie oraz wypracowanie 168 raportów na temat produktów projektu.
4) Opracowanie nowych produktów turystycznych i instytucji (sieć, biuro, trasa kulturowa, agencja zarządzania).
5) Przygotowanie i realizacja 4 międzynarodowych porozumień oraz podpisanie ich podczas trwania projektu.
6) Budowa dwóch nowych międzynarodowych systemów baz danych.
7) Realizacja 3 pilotażowych projektów inwestycyjnych (2 w Niemczech, 1 w Polsce).
8) Realizacja 69 opracowań specjalistycznych.
9) Opracowanie 20 publikacji.
10) Organizacja 30 konferencji prasowych i prezentacji medialnych, 12 produktów medialnych i 25 wielojęzycznych artykułów tematycznych.
11) Różnorodne strategie, koncepcje i rozwiązania dla zrównoważonego rozwoju i instrumentów finansowych dla twierdz i zabytków.
12) Rozwój i wprowadzenie na rynek szlaku kulturowego prowadzącego przez twierdze od Morza Bałtyckiego po Morze Adriatyckie
13) Rozwój nowych metod zarządzania i organizacji twierdz.
14) Profesjonalne wprowadzenie na rynek e-marketingu zabytków i twierdz.
15) Organizacja i nadzór nad 4 nowymi stronami internetowymi lub platformami komunikacyjnymi.
16) Opracowanie 5 rzeczowo- finansowych raportów, włączając raport końcowy z projektu 2015.
B. Koszty i finansowanie świadczeń wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić we własnej kalkulacji kosztów wszystkie poniesione przez niego przy realizacji zewnętrznego zarządzania projektem koszty, do których należą również koszty podróży, noclegi, obsługa oraz koszty techniczne.
Rozdział II: Badania, program pracy i odpowiedzialność Wykonawcy
A. Zadania związane z ogólnym zarządzaniem projektem:
1) Wykonawca ma za zadanie asystować i wspierać Partnera Wiodącego w realizowaniu wyników pakietu roboczego 1, zwłaszcza we wszystkich zadaniach organizacyjnych.
2) Motywem przewodnim i główną istotą jest przy tym organizacja 6 konferencji sieciowych, 6 spotkań Komitetu Sterującego oraz około 10 spotkań Grupy Zarządzającej Projektem, które przygotowuje i organizuje Wykonawca z odpowiednim partnerem.
3) Wykonawca musi brać udział we wszystkich wydarzeniach, z których powinien sporządzić protokół.
4) Wykonawca zostanie członkiem Grupy Zarządzającej Projektem i ma obowiązek regularnego zdawania raportów Grupie Zarządzającej Projektem, Komitetowi Sterującemu oraz Partnerowi Wiodącemu. Dodatkowo wymagane spotkania i konferencje, które ustala Grupa Zarządzająca Projektem, Komitet Sterujący oraz Partner Wiodący, powinny być koordynowane i protokołowane przez Wykonawcę.
B. Sporządzanie raportów z postępu projektu:
1) Wykonawca sporządza raport inicjujący projekt (Start-up report) jak i 5 podsumowujących raportów w styczniu i lipcu 2013, w styczniu, lipcu oraz grudniu 2014r. Wykonawca wspiera przy tym 12 partnerów projektów w terminowym i prawidłowym sporządzaniu ich 5 raportów postępu projektu.
C. W zakresie zarządzania i obsługi finansowej projektu Wykonawca przedmiotu zamówienia zobowiązany jest w szczególności do:
1) Nadzoru nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym w oparciu o zaakceptowany przez Władze Programu wniosek aplikacyjny.
2) Aktualizacji harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu i kontroli budżetu projektu zgodnie z wytycznymi Programu CENTRAL EUROPE.
3) Terminowego przygotowania okresowych sprawozdań rzeczowo-finansowych, zbiorczych wniosków o płatność za kolejne okresy realizacji projektu, oraz każdorazowego udzielania dodatkowych wyjaśnień wymaganych przez Instytucję Wdrażającą i inne upoważnione instytucje do kontroli projektu.
4) Przekazywania partnerom dokumentacji rozliczeniowej oraz informacji o akceptacji przez Instytucję Wdrażającą wniosków o płatność.
5) Utrzymanie ścisłej współpracy z Parterem Wiodącym projektu i informowania go o wszystkich zaistniałych okolicznościach związanych z realizowanym projektem.
6) Utrzymania ścisłej współpracy z partnerami projektu o charakterze help desk polegającym na udzielaniu partnerom projektu wsparcia o charakterze doradczym.
7) Przygotowania i prezentacji okresowych zestawień o finansowym postępie realizacji projektu.
8) W przypadku konieczności wydłużenia okresu realizacji projektu, wykonawca zobowiązuję się do kontynuacji powierzonych zadań aż do zamknięcia rzeczowo-finansowego projektu potwierdzonego przez Instytucję Wdrażającą.
9) Stałego monitorowania przebiegu projektu oraz koordynowania zadań projektu w zakresie finansowym.
D. Protokołowanie 168 planowanych produktów:
1) Do zrealizowania jest 168 produktów w 31 działaniach Wykonawca ma za zadanie zorganizować opracowanie raportów, współpracując z odpowiedzialnymi za nie partnerami projektowymi.
E. Opracowanie podsumowującego raportu projektu i dokumentacja z realizacji projektu:
1) Dla projektu wypracowuje się raport podsumowujący, w którym należy pisemnie udokumentować wszystkie produkty 168 zaplanowanych celów.
2) Wykonawca przejmuje zadanie opracowania końcowego raportu projektu. Zobowiązany jest również zebrać poszczególne produkty projektu (poszczególne raporty, protokoły, dokumenty itd.) oraz opracować dokumentację w ścisłej współpracy z zarządzającymi pakietami roboczymi projektu oraz Partnerem Wiodącym.
F. Aktualizacja programu pracy i Wniosku:
1) W przypadku konieczności dokonania zmian zaplanowanego programu pracy oraz budżetu projektu, Wykonawca jest odpowiedzialny za zmianę zaaprobowanego Wniosku z jego poszczególnymi zadaniami i liniami budżetowymi. Wykonawca odpowiada również za aktualizację Wniosku, uzgodnienie go z partnerami projektu oraz ostateczne przekazanie do podpisania Partnerowi Wiodącemu. Ewentualnymi uzgodnieniami z sekretariatem programu w Wiedniu zajmuje się oferent wraz z Partnerem Wiodącym.
G. Koordynacja i zarządzanie 51 przedsięwzięciami projektu:
1) Zaplanowanych zostało 51 wydarzeń w 7 krajach (bez spotkań Komitetu Sterującego i Grupy Zarządzającej Projektem).
2) Wykonawca ma obowiązek wziąć udział na koszt własny w przynajmniej 40 wydarzeniach, koordynować organizacyjne przygotowanie, wspierać protokołowanie organizatorów i zapewniać wysoką jakość zaplanowanych wydarzeń.
I. Tworzenie nowych produktów turystycznych i instytucji zarządzania:
1) W projekcie ustalone jest przygotowanie i utworzenie 4 nowych produktów turystycznych i instytucji zarządzania (Środkowoeuropejska sieć forteczna, biuro sekretariatu współpracy twierdz, szlak kulturowy, agencja zarządzania szlaku). Do tego przygotowane zostaną 4 międzynarodowe porozumienia i ich podpisanie nastąpi podczas projektu.
2) Wykonawca jest współodpowiedzialny za sfinalizowanie utworzenia produktów turystycznych i instytucji zarządzania, w tym wspieranie i fachowe doradztwo przy tworzeniu podstawowych założeń, komunikacji i wspierania procesu podejmowania decyzji.
H. Realizacja 3 inwestycyjnych projektów pilotażowych:
1) Projekt zawiera 3 inwestycyjne projekty pilotażowe w miastach: Erfurt, Kronach, Kostrzyn nad Odrą.
2) Wykonawca jest współodpowiedzialny za całkowitą i prawidłową realizację projektów inwestycyjnych. Doradza on i wspiera 3 partnerów w ich działaniach. Wykonawca bierze udział w spotkaniach roboczych w miejscu inwestycji i wspiera protokołowanie i rozliczenie projektów pilotażowych.
J. Budowa 2 międzynarodowych systemów baz danych:
1) Zakłada się zbudowanie transnarodowego systemu informacji dotyczącego dziedzictwa kulturowego w dziedzinie twierdz i zabytków w Europie Środkowej jak i systemu baz danych związanych z tradycyjnymi technikami budowy twierdz i zabytków
2) Wykonawca bierze udział w działaniach partnera związanych z tworzeniem systemu baz danych, oferuje fachowe porady i koordynuje współpracę partnerów.
K. Realizacja 69 opracowań specjalistycznych:
1) Wykonawca musi stale współpracować z zarządzającymi pakietami roboczymi i wszystkimi partnerami projektu oraz wspiera i doradza partnerom projektu w realizacji zaplanowanych opracowań specjalistycznych.
L. Opracowanie 20 publikacji:
1) Wykonawca musi stale współpracować z zarządzającymi pakietem roboczym i wszystkimi partnerami projektu oraz wspierać i doradzać partnerom projektu w realizacji zaplanowanych publikacji.
M. Organizacja prezentacji w mediach:
1) Wykonawca ma za zadanie zorganizowanie i przeprowadzenie 30 konferencji prasowych i medialnych, 12 produktów medialnych oraz 25 wielojęzycznych, artykułów tematycznych.
N. Zrównoważony rozwój i instrumenty finansowe wspierające twierdze i zabytki:
1) Wykonawca ma za zadanie przeprowadzić wymagane doradztwo fachowe dla różnych strategii, koncepcji i rozwiązań dla zrównoważonego rozwoju i wyposażenia finansowego twierdz i zabytków.
O. Rozwój szlaku kulturowego Forte Cultura od Morza Bałtyckiego po Morze Adriatyckie:
1) Wykonawca ma za zadanie rozwinięcie szlaku kulturowo- turystycznego poświęconego twierdzom i zabytkom stanowiącego transnarodowy turystyczny produkt oraz wspieranie fachowego uczestnictwa w fazie pilotażowej 2014 r. i organizacji szlaku kulturowego.
P. Rozwój nowych metod zarządzania przez organizacje zajmujące się twierdzami i zabytkami:
1) Wykonawca ma za zadanie wsparcie przy tworzeniu lokalnych oraz wykraczających poza granice organizacji zarządzających twierdzami.
R. Profesjonalny marketing zabytków i twierdz wprowadzenie e-marketingu:
1) W projekcie przewidziane są działania ukierunkowane na rozwój strategii marketingowych, multimedialnych instrumentów marketingowych dla produktu turystycznego Forte Cultura jaki i koncepcji wystaw.
Wykonawca koordynować będzie kompleksowy proces i współpracę między pakietem roboczym projektu 3 (e-marketing twierdz) oraz wprowadzi na rynek szlak kulturowy Forte Cultura.
S. Prowadzenie i nadzór nad rozwojem 4 nowych stron internetowych, względnie platform komunikacyjnych
1) Wykonawca wspiera rozwój 4 nowych stron internetowych i doradza odpowiedzialnym partnerom w ich koordynacji
5. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania innych czynności nie wymienione w ust. 2, a wynikających z zapisów umowy pomiędzy Zamawiającym a Instytucją Wdrażającą oraz wynikających z wytycznych programu CENTRAL EUROPE.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2014

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
wymagane jest wykazanie przez wykonawcę realizacji w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, usług związanych z przedmiotem zamówienia i do niego proporcjonalnych, obejmujących:
- zarządzanie, w tym opracowanie raportu postępu oraz raportów finansowych, minimum dwoma projektami transnarodowymi oraz czterema innymi projektami dofinansowanymi ze środków Unii Europejskiej o minimalnej wartości 30.000 euro,
- organizację minimum pięciu międzynarodowych konferencji w czterech różnych krajach Europy, związanych z tematyką dziedzictwa kulturowego twierdz,
- tworzenie minimum czterech organizacji i instytucji międzynarodowych,
- organizację minimum pięciu wycieczek o tematyce związanej z dziedzictwem kulturowym twierdz,
z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców.
Doświadczenie wykonawcy, o którym mowa w ppkt. a musi być potwierdzone dokumentami należytego wykonania (np. protokoły odbioru końcowego lub referencje).

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
wymagane jest wykazanie przez wykonawcę, że będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia obejmującymi:
- 1 Manager projektu - osoba posiadająca: wykształcenie wyższe w dziedzinie architektury i ochrony zabytków, min. 3 letnią praktykę w dziedzinie realizacji projektów związanych z rewitalizacją twierdz i obiektów zabytkowych, ochroną zabytków oraz międzynarodową współpracą związaną z dziedzictwem kulturowym twierdz i umocnień, doświadczenie w pracy nad minimum 2 projektami dofinansowanymi z programów transnarodowych UE, w tym min. 1 związany z turystyką kulturową, zdolność porozumiewania się w języku angielskim;
- 1 Koordynator projektu - osoba posiadająca: doświadczenie w pracy nad minimum 1 projektem dofinansowanym z programu transnarodowego UE, zdolność porozumiewania się w języku angielskim- mowa specjalistyczna;
- 1 Manager odpowiedzialny za finanse - osoba posiadająca: wykształcenie wyższe w zakresie ekonomii lub finansów, doświadczenie w rozliczaniu minimum 2 projektów dofinansowanych z programów transnarodowych UE, zdolność porozumiewania się w języku angielskim;
- 1 Manager odpowiedzialny za marketing i turystykę - osoba posiadająca: doświadczenie w pracy nad minimum 1 projektem dofinansowanym z programu transnarodowego UE związanym z turystyką kulturową, zdolność porozumiewania się w języku angielskim;
- 1 Manager do spraw komunikacji - osoba posiadająca: zdolność komunikacji w 3 językach: angielskim oraz 2 językami państw biorących udział w projekcie;

Sytuacja ekonomiczna:
wymagane jest wykazanie przez wykonawcę posiadania opłaconej polisy a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę 200.000 zł.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
A.1) Formularz ofertowy sporządzony wg. wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do siwz.
C.3) Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia, jeżeli wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym i osobach zdolnych do wykonania zamówienia innych podmiotów, zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Zamawiający na podstawie art 144 ustawy Prawo Zamówień Publicznych przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy, w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z warunkami podanymi poniżej:
a. z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę,
b. z powodu okoliczności siły wyższej,
Siła wyższa oznacza zdarzenie niezależne od Strony, nagłe, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia, pomimo zachowania przez Strony należytej staranności, które wystąpiło po dniu wejścia w życie Umowy.
c. z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie usług, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.
d. zmian powszechnie obowiązujących regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy.
e. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu zakończenia zamówienia, w przypadku przedłużenia okresu realizacji projektu, konieczności sporządzenia wyjaśnień do dokumentacji końcowego rozliczenia projektu lub innych czynności wpływających na wydłużenie terminu zakończenia usługi.
f. gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu w ramach którego realizowane jest zamówienie.
g. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu płatności w przypadku braku przekazania środków pieniężnych przez Instytucję Dofinansowującą projekt w ustalonym terminie. W takim przypadku płatność nastąpi w terminie do 7 dni od daty otrzymania środków od Instytucji Dofinansowującej.
2. Każda zmiana i uzupełnienie umowy, będzie wymagać aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Poza innymi przypadkami określonymi w treści Umowy, zmiany Umowy będą mogły być wprowadzane w związku z zaistnieniem okoliczności, których wystąpienia Zamawiający i Wykonawca nie przewidywali w chwili zawierania Umowy. Wskazane okoliczności nie mogą być wywołane zarówno przez Zamawiającego, jak i Wykonawcę, ani przez nich zawinione i muszą wywoływać ten skutek, iż Umowa nie będzie mogła być wykonana wedle pierwotnej treści, w szczególności z uwagi na rażącą stratę grożącą jednemu z nich lub niemożność osiągnięcia celu Umowy. Okoliczności te odnosić się mogą w szczególności do wystąpienia nagłych zmian stanu prawnego, gwałtownej dekoniunktury, kryzysów finansowych w skali ponadpaństwowej, konieczności uwzględnienia wpływu ewentualnych prac zamiennych na realizację przedmiotu umowy.
3. Niezależnie od powyższego, Zamawiający dopuszcza możliwość zmian redakcyjnych Umowy oraz zmian będących następstwem zmian danych zarówno jego, jak i Wykonawcy ujawnionych w rejestrach publicznych, a także zmian korzystnych z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy, w szczególności przyspieszających realizację, obniżających koszt ponoszony przez Zamawiającego na wykonanie, utrzymanie lub użytkowanie przedmiotu umowy bądź zwiększających użyteczność przedmiotu umowy. W takiej sytuacji, wprowadzone zostaną do umowy stosowne zmiany weryfikujące redakcyjne dotychczasowe brzmienie umowy bądź wskazujące nowe dane wynikające ze zmian w rejestrach publicznych albo też kierując się poszanowaniem wzajemnych interesów, zasadą równości oraz ekwiwalentności świadczeń i przede wszystkim zgodnym zamiarem wykonania przedmiotu umowy, określą zmiany korzystne z punktu widzenia realizacji przedmiotu umowy. Wszelkie zmiany wprowadzane do umowy dokonywane będą z poszanowaniem obowiązków wynikających z obowiązującego prawa, w tym w szczególności art. 140 ust. 3 PZP oraz zasad ogólnych rządzących tą ustawą.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.kostrzyn.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Na wniosek Wykonawcy Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać w Referacie Inwestycji I Remontów Urzędu Miasta w Kostrzynie nad Odrą, ul. Graniczna 2, lub pocztą.

Data składania wniosków, ofert: 29/01/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 09:30

Miejsce składania:
Urząd Miasta w Kostrzynie nad Odrą, ul. Graniczna 2, Sekretariat (II piętro).

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamówienie jest dofinansowane w ramach projektu Forte Cultura - wykorzystanie fortecznego dziedzictwa kulturowego dla zrównoważonego rozwoju i konkurencyjności miast i regionów, realizowanego w ramach Programu dla Europy Środkowej

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Kody CPV:
794210001 (Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych)

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Podobne przetargi