45527 / 2011-02-08 - Administracja samorządowa / Gmina Miejska Kraków, Urząd Miasta Krakowa, Oddział Zamówień Publicznych (Kraków)

Kompleksowa usługa organizacji stoiska Miasta Krakowa na Międzynarodowych Targach Inwestycji i Nieruchomości MIPIM w Cannes
(Francja) odbywających się w dniach 8-11 marca 2011

Opis zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wykonanie i kompleksowa organizacja stoiska Miasta Krakowa na Międzynarodowych Targach Inwestycji i Nieruchomości MIPIM w Cannes (Francja), odbywających się w dniach 8-11 marca 2011 r., zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego koncepcją. Prace będą obejmować:
1.1. Wykonanie projektu wykonawczego i przekazanie go Zamawiającemu do akceptacji.
1.2. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym projektem wykonawczym.
1.3. Uwzględnienie w projekcie wykonawczym i zabudowie stoiska powierzonych przez Zamawiającego elementów wystawienniczych.
1.4. Wykonanie niezbędnych druków wielkoformatowych w postaci zdjęć, zdjęć lotniczych, map, szkiców rysunków i innych grafik ujętych w projekcie lub zdjęć z materiałów dostarczonych przez Zamawiającego w okresie do 10 dni przed targami, a także innych elementów stoiska niezbędnych do jego prawidłowego funkcjonowania i spójnego wyglądu.
1.5. Wyposażenie stoiska w:
- podłączenia prądowe,
- podłączenia wod.-kan.,
- podłączenia internetowe, wraz ze stacjonarnym sprzętem komputerowym umożliwiającym odtwarzanie plików: dvd, adobe flash player i power point (którego minimalne parametry i wymagane oprogramowanie zostaną szczegółowo określone przez Zamawiającego w ramach kontaktów roboczych) - dla co najmniej 3 stanowisk komputerowych,
- wysokiej jakości sprzęty RTV /video umożliwiające prawidłowe publiczne wyświetlanie, w tym projektory multimedialne lub plazmy o wysokiej rozdzielczości,
- sprzęty gospodarcze niezbędne do organizacji i funkcjonowania kawiarenki,
- meble,
- oświetlenie,
- zieleń i inne dekoracje,
- oraz inne przewidziane elementy wystroju wynikające z projektu i wymogów Organizatora Targów.
1.6. Przygotowanie, zaopatrzenie i obsługa kawiarenki na stoisku w czasie trwania targów, w godzinach otwarcia stoiska targowego. W barze powinny znaleźć się minimum: kawa, herbata, soki owocowe, woda mineralna, przekąski typu paluszki, chipsy, ciasteczka, kanapki, alkohol. Pożądane są produkty pochodzenia polskiego - uwzględniające w menu specyfikę regionu krakowskiego, w ilości zabezpieczającej potrzeby Zamawiającego i wszystkich jego gości (około 50 osób dziennie).
1.7. Wypełnienie i wysłanie dokumentów technicznych wymaganych przez Organizatora targów zawartych w katalogu technicznym lub innej dokumentacji dostępnej na właściwej stronie internetowej i dokonania innych niezbędnych czynności formalno-prawnych koniecznych do prawidłowego ulokowania i funkcjonowania stoiska.
1.8. Odbiór - z miejsc w Krakowie wskazanych przez Zamawiającego - powierzonych elementów wystawienniczych.
1.9. Załadunek i rozładunek oraz transport elementów zabudowy stoiska i powierzonych elementów wystawienniczych na targi oraz z powrotem do Krakowa (do miejsca wskazanego przez Zamawiającego wraz z rozładunkiem i załadunkiem ręcznym, wykonywanym samodzielnie przez ekipę Wykonawcy).
1.10. Montaż i demontaż elementów zabudowy stoiska w terminach przewidzianych w regulaminie targów.
1.11. Zabezpieczenie (opakowanie) do transportu i do magazynowania tych elementów wystroju stoiska, które Zamawiający przeznacza do dalszego wykorzystywania w przyszłości (w tym w szczególności elementów modułowych), celem ich ochrony przed uszkodzeniami i dostarczenia ich we wskazanym terminie (do miejsca wskazanego przez Zamawiającego).
1.12. Zapewnienie Obsługi stoiska - tj. minimum 3-ech osób (znających, w stopniu umożliwiającym prawidłową komunikację, język angielski).
1.13. Zapewnienie w czasie trwania targów specjalistycznych usług tłumaczeniowych w języku angielskim w zakresie procesu inwestycyjnego i brandigu terytorialnego (kwestie prawne, techniczne i marketingowe) - w wymiarze nieprzekraczającym 12 godzin dziennie. Szczegółowy harmonogram i czas trwania spotkań, na których wymagana będzie obecność tłumacza zostanie przekazany przez Zamawiającego w trakcie kontaktów roboczych.
1.14. Zapewnienie niezbędnych mediów (prąd, woda, Internet, inne) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania stoiska i pokrycie kosztów ich zamówienia i zużycia.
1.15. Przygotowanie i obsługa bankietu na około 70 osób na stoisku Krakowa w trakcie trwania targów w terminie ustalonym w trakcie kontaktów roboczych.
2. Wykonawca sporządzi dokumentację fotograficzną stoiska (dalej: dokumentacja fotograficzna) i przekaże ją Zamawiającemu w postaci zdjęć zapisanych elektronicznie w formacie .jpg. Dokumentacja fotograficzna zostanie przekazana Zamawiającemu wraz z autorskimi prawami majątkowymi do niej na warunkach określonych w umowie, w formie zapisu na CD lub w drodze przesyłki elektronicznej. Przekazanie dokumentacji fotograficznej nastąpi do 7 dni po zakończeniu targów.
3. Zamawiający nabędzie własność elementów zabudowy stoiska takich jak: modułowe (składane) grafiki wielkoformatowe, zdjęcia lub inne dekoracje z chwilą zapłaty faktury, o której mowa w § 9 ust. 1 pkt. 1 umowy. Lista elementów, których własność nabędzie Zamawiający, zostanie przekazana przez Wykonawcę Zamawiającemu w postaci dokumentu pisemnego stanowiącego oświadczenie woli Wykonawcy wraz z projektem wykonawczym stoiska.
4. Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, przekaże Zamawiającemu sporządzoną przez siebie wycenę, kopie faktur, rachunków lub innych dowodów zakupu elementów zabudowy stoiska, których własność mu przekaże, wraz z opisem stanu przekazania i instrukcją przechowywania i montażu elementów.
5. Wykonawca świadczył będzie w trakcie trwania targów dodatkową usługę transportową polegającą na zapewnieniu samochodu osobowego (nadwozie min. 4-drzwiowe) wraz z kierowcą dla przedstawicieli Miasta Krakowa i ich gości z limitem 1000 kilometrów (w tym również paliwo, ubezpieczenie, opłaty drogowe)
6. Powierzchnia stoiska Miasta Krakowa na targach MIPIM w Cannes nr 2.1 wynosi 71,7 m2.
7. Organizatorem targów MIPIM w Cannes jest:
REED MIDEM S.A.
75726 PARIS CEDEX 15
BP 572
11, rue du Colonel Pierre Avia
8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący zał. nr 1 do niniejszej specyfikacji

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 45527

Data publikacji: 2011-02-08

Nazwa:
Gmina Miejska Kraków, Urząd Miasta Krakowa, Oddział Zamówień Publicznych

Ulica: pl. Wszystkich Świętych 3-4

Miejscowość: Kraków

Kod pocztowy: 31-004

Województwo / kraj: małopolskie

Numer telefonu: 012 6161230

Numer faxu: 012 6161217

Adres strony internetowej: www.krakow.pl

Regon: 35050874700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa usługa organizacji stoiska Miasta Krakowa na Międzynarodowych Targach Inwestycji i Nieruchomości MIPIM w Cannes
(Francja) odbywających się w dniach 8-11 marca 2011

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wykonanie i kompleksowa organizacja stoiska Miasta Krakowa na Międzynarodowych Targach Inwestycji i Nieruchomości MIPIM w Cannes (Francja), odbywających się w dniach 8-11 marca 2011 r., zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego koncepcją. Prace będą obejmować:
1.1. Wykonanie projektu wykonawczego i przekazanie go Zamawiającemu do akceptacji.
1.2. Wykonanie zabudowy stoiska zgodnie z zaakceptowanym projektem wykonawczym.
1.3. Uwzględnienie w projekcie wykonawczym i zabudowie stoiska powierzonych przez Zamawiającego elementów wystawienniczych.
1.4. Wykonanie niezbędnych druków wielkoformatowych w postaci zdjęć, zdjęć lotniczych, map, szkiców rysunków i innych grafik ujętych w projekcie lub zdjęć z materiałów dostarczonych przez Zamawiającego w okresie do 10 dni przed targami, a także innych elementów stoiska niezbędnych do jego prawidłowego funkcjonowania i spójnego wyglądu.
1.5. Wyposażenie stoiska w:
- podłączenia prądowe,
- podłączenia wod.-kan.,
- podłączenia internetowe, wraz ze stacjonarnym sprzętem komputerowym umożliwiającym odtwarzanie plików: dvd, adobe flash player i power point (którego minimalne parametry i wymagane oprogramowanie zostaną szczegółowo określone przez Zamawiającego w ramach kontaktów roboczych) - dla co najmniej 3 stanowisk komputerowych,
- wysokiej jakości sprzęty RTV /video umożliwiające prawidłowe publiczne wyświetlanie, w tym projektory multimedialne lub plazmy o wysokiej rozdzielczości,
- sprzęty gospodarcze niezbędne do organizacji i funkcjonowania kawiarenki,
- meble,
- oświetlenie,
- zieleń i inne dekoracje,
- oraz inne przewidziane elementy wystroju wynikające z projektu i wymogów Organizatora Targów.
1.6. Przygotowanie, zaopatrzenie i obsługa kawiarenki na stoisku w czasie trwania targów, w godzinach otwarcia stoiska targowego. W barze powinny znaleźć się minimum: kawa, herbata, soki owocowe, woda mineralna, przekąski typu paluszki, chipsy, ciasteczka, kanapki, alkohol. Pożądane są produkty pochodzenia polskiego - uwzględniające w menu specyfikę regionu krakowskiego, w ilości zabezpieczającej potrzeby Zamawiającego i wszystkich jego gości (około 50 osób dziennie).
1.7. Wypełnienie i wysłanie dokumentów technicznych wymaganych przez Organizatora targów zawartych w katalogu technicznym lub innej dokumentacji dostępnej na właściwej stronie internetowej i dokonania innych niezbędnych czynności formalno-prawnych koniecznych do prawidłowego ulokowania i funkcjonowania stoiska.
1.8. Odbiór - z miejsc w Krakowie wskazanych przez Zamawiającego - powierzonych elementów wystawienniczych.
1.9. Załadunek i rozładunek oraz transport elementów zabudowy stoiska i powierzonych elementów wystawienniczych na targi oraz z powrotem do Krakowa (do miejsca wskazanego przez Zamawiającego wraz z rozładunkiem i załadunkiem ręcznym, wykonywanym samodzielnie przez ekipę Wykonawcy).
1.10. Montaż i demontaż elementów zabudowy stoiska w terminach przewidzianych w regulaminie targów.
1.11. Zabezpieczenie (opakowanie) do transportu i do magazynowania tych elementów wystroju stoiska, które Zamawiający przeznacza do dalszego wykorzystywania w przyszłości (w tym w szczególności elementów modułowych), celem ich ochrony przed uszkodzeniami i dostarczenia ich we wskazanym terminie (do miejsca wskazanego przez Zamawiającego).
1.12. Zapewnienie Obsługi stoiska - tj. minimum 3-ech osób (znających, w stopniu umożliwiającym prawidłową komunikację, język angielski).
1.13. Zapewnienie w czasie trwania targów specjalistycznych usług tłumaczeniowych w języku angielskim w zakresie procesu inwestycyjnego i brandigu terytorialnego (kwestie prawne, techniczne i marketingowe) - w wymiarze nieprzekraczającym 12 godzin dziennie. Szczegółowy harmonogram i czas trwania spotkań, na których wymagana będzie obecność tłumacza zostanie przekazany przez Zamawiającego w trakcie kontaktów roboczych.
1.14. Zapewnienie niezbędnych mediów (prąd, woda, Internet, inne) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania stoiska i pokrycie kosztów ich zamówienia i zużycia.
1.15. Przygotowanie i obsługa bankietu na około 70 osób na stoisku Krakowa w trakcie trwania targów w terminie ustalonym w trakcie kontaktów roboczych.
2. Wykonawca sporządzi dokumentację fotograficzną stoiska (dalej: dokumentacja fotograficzna) i przekaże ją Zamawiającemu w postaci zdjęć zapisanych elektronicznie w formacie .jpg. Dokumentacja fotograficzna zostanie przekazana Zamawiającemu wraz z autorskimi prawami majątkowymi do niej na warunkach określonych w umowie, w formie zapisu na CD lub w drodze przesyłki elektronicznej. Przekazanie dokumentacji fotograficznej nastąpi do 7 dni po zakończeniu targów.
3. Zamawiający nabędzie własność elementów zabudowy stoiska takich jak: modułowe (składane) grafiki wielkoformatowe, zdjęcia lub inne dekoracje z chwilą zapłaty faktury, o której mowa w § 9 ust. 1 pkt. 1 umowy. Lista elementów, których własność nabędzie Zamawiający, zostanie przekazana przez Wykonawcę Zamawiającemu w postaci dokumentu pisemnego stanowiącego oświadczenie woli Wykonawcy wraz z projektem wykonawczym stoiska.
4. Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, przekaże Zamawiającemu sporządzoną przez siebie wycenę, kopie faktur, rachunków lub innych dowodów zakupu elementów zabudowy stoiska, których własność mu przekaże, wraz z opisem stanu przekazania i instrukcją przechowywania i montażu elementów.
5. Wykonawca świadczył będzie w trakcie trwania targów dodatkową usługę transportową polegającą na zapewnieniu samochodu osobowego (nadwozie min. 4-drzwiowe) wraz z kierowcą dla przedstawicieli Miasta Krakowa i ich gości z limitem 1000 kilometrów (w tym również paliwo, ubezpieczenie, opłaty drogowe)
6. Powierzchnia stoiska Miasta Krakowa na targach MIPIM w Cannes nr 2.1 wynosi 71,7 m2.
7. Organizatorem targów MIPIM w Cannes jest:
REED MIDEM S.A.
75726 PARIS CEDEX 15
BP 572
11, rue du Colonel Pierre Avia
8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący zał. nr 1 do niniejszej specyfikacji

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 28/03/2011

Informacja na temat wadium: nie jest wymagane

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, w szczególności Wykonawca musi wykazać się wykonaniem - w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (lub, jeśli okres działalności jest krótszy, to w tym okresie) - co najmniej:
a. trzech zagranicznych stoisk targowych o powierzchni minimum 50 m² każde,
b. 10 grafik (wydruków) wielkoformatowych (o wymiarach minimum 1m2 każda),
c. zorganizowaniem 3 bankietów (koktajli, przyjęć) na przynajmniej 30 osób każdy

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1. Dowód dysponowania zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia w przypadku polegania na zdolnościach innych podmiotów, zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, w szczególności pisemne zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia wraz z wykazaniem, że zobowiązanie to zostało podpisane przez osoby uprawnione (np. dokumenty rejestrowe, pełnomocnictwa) - jeżeli dotyczy.
2. Wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy Formularz oferty według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do specyfikacji
3. Koncepcję oferty produktów spożywczych podawanych na stoisku Krakowa obejmującą:
a) Szczegółowy opis proponowanych regionalnych potraw oraz produktów spożywczych charakterystycznych dla Krakowa.
b) Opis menu serwowanego na każdy dzień targów.
c) Opis menu serwowanego w trakcie bankietu
4. Koncepcję - opis charakteru proponowanej obsługi recepcyjno - hostessowej stoiska obejmujący: ilość osób, ich doświadczenie w obsłudze stoisk (imprez) o podobnym charakterze, kwalifikacje w tym w szczególności znajomość języków obcych, opis ubioru osób obsługujących (elementy nawiązujące do tradycji Krakowa i projektu stoiska), inne dodatkowe propozycje Wykonawcy w zakresie obsługi stoiska.
5. Koncepcja - opis proponowanych rozwiązań multimedialnych, w tym wykaz proponowanych urządzeń multimedialnych.
6. Pełnomocnictwo - do reprezentowania wykonawcy w postępowaniu albo do reprezentowania wykonawcy w postępowaniu i zawarcia umowy, jeżeli osoba reprezentująca Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie jest wskazana jako upoważniona do jego reprezentacji we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Istotne zmiany treści umowy mogą wynikać z następujących okoliczności:
1) w przypadku zmiany stawki podatku VAT w okresie obowiązywania niniejszej umowy,
2) innych, zwłaszcza sformułowanych przez Organizatora Targów, wymagań, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 60

Nazwa kryterium 2:
Nowoczesność i innowacyjność zastosowanych rozwiązań multimedialnych

Znaczenie kryterium 2: 20

Nazwa kryterium 3:
Atrakcyjność i różnorodność menu serwowanego na każdy dzień targów orz w trakcie bankietu na stoisku Krakowa na targach MIPIM w Cannes

Znaczenie kryterium 3: 10

Nazwa kryterium 4:
Charakter proponowanej obsługi recepcyjno - hostessowej stoiska na targach MIPIM w Cannes

Znaczenie kryterium 4: 10

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.krakow.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miasta Krakowa, Plac Wszystkich Świętych 3-4, 31-004 Kraków, osoba do kontaktów: Dorota Turska-Graba, pokój nr 324

Data składania wniosków, ofert: 18/02/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 09:30

Miejsce składania:
Urząd Miasta Krakowa, Plac Wszystkich Świętych 3-4, Kancelaria Magistratu (parter), stanowisko nr 1

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
1. Uwaga dot. sekcji II.2) ogłoszenia - termin wykonania zamówienia:
Usługa będzie realizowana od dnia podpisania umowy do 28 marca 2011 r.
Gotowość stoiska musi nastąpić w dniu poprzedzającym rozpoczęcie imprezy targowej, w miejscu przeprowadzenia targów, o godz.17:00.
Obsługa kawiarenki - w czasie trwania targów, tj. w dniach 8, 9, 10 marca 2011 r. w godzinach 9.00-19.00 oraz 11 marca 2011 w godzinach 9.00-16.00
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego (np. członkowie konsorcjum) są zobowiązani ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i do zawarcia umowy.
W takim przypadku - oprócz dokumentów wymienionych w sekcji III.4) ogłoszenia - wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego są zobowiązani do złożenia w ofercie Pełnomocnictwa ustanawiającego Pełnomocnika, o którym mowa powyżej. Pełnomocnictwo zawierać powinno umocowanie do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Pełnomocnictwo może być przedłożone wyłącznie w formie oryginału lub kopii poświadczonej przez notariusza.
Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego składają:
2.1. każdy z osobna dotyczące ich dokumenty wymienione w sekcji III.4.2 ogłoszenia tiret drugi,
2.2. Oświadczenie Pełnomocnika wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w zakresie art. 22 ust. 1 i 24 ust. 1 ustawy - wg załącznika 3 B do specyfikacji.
3. dokumenty wskazane w sekcji III.4.1 ogłoszenia składają ci z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, którzy spełniają warunek, na potwierdzenie którego wymagany jest dany dokument.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
799560000 (Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw)

Podobne przetargi