171537 / 2011-06-21 - Inny: Instytut Badawczy / Instytut Ogrodnictwa (Skierniewice)

Etykieta do drukarek 18118 19mm x 5.5m marki Dymo

Cena: 42.78 PLN

Kompleksowa obsługa organizacyjna międzynarodowego sympozjum - 24th International EUCARPIA Symposium Section Ornamentals Ornamental Breeding Worldwide

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja Sympozjum międzynarodowego prowadzonego w języku angielskim - EUCARPIA Section Ornamentals Ornamental Breeding Worldwide w dniach 2-5 września 2012, z uwzględnieniem wycieczek posympozjalnych w dniach 6 i 7 września.

Przewidywana liczba uczestników - 150
Minimum 100, maksimum 250

Opłata za bankiet sympozjalny - 50 euro (zgłoszenie i wpłata w trakcie rejestracji lub też zgłoszenie j.w. wpłata w recepcji, po przyjeździe)

Część A

Zaprojektowanie, uruchomienie i prowadzenie strony internetowej Sympozjum w języku angielskim (projekt, domena, hosting oraz wprowadzanie zmian i nowych treści przez okres od podpisania umowy do 31 października 2012 roku), w tym:

1. Rejestracja zgłoszeń uczestników Sympozjum on-line.
2. Rejestracja zgłoszeń na bankiet sympozjalny on-line.
3. Umożliwienie pełnego dostępu Zamawiającemu do systemu on-line na podstawie hasła, pozwalające na bieżącą kontrolę, co do liczby zgłoszeń i wpływów finansowych utworzenie połączenia (link) do strony internetowej Instytutu Ogrodnictwa www.inhort.pl. Wpłaty wpisowego wpływać będą na konto bankowe Instytutu Ogrodnictwa (przelewem na konto IO lub kartą płatniczą - stosownie do systemu posiadanego przez IO).
4. Opracowanie formularza uzgodnionego z Zamawiającym w celu uzyskiwania danych do wystawiania faktur.
5. Zamieszczenie szczegółowych informacji o możliwości rezerwacji hoteli w Warszawie. Wytypowanie 3 hoteli w różnych kategoriach cenowych, i przeprowadzenie negocjacji cenowych, umieszczenie aktywnych połączeń z hotelami do obsługi gości Sympozjum, przy czym jeden hotel (kategorii 4-5-gwiazdkowej) powinien znajdować się w odległości nie większej niż 1 km od miejsca obrad, drugi hotel (2 lub 3-gwiazdkowy) i trzeci hotel (kategorii 1-gwiazdkowej/hostel/akademik) powinny znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od miejsca obrad i być dobrze skomunikowane z miejscem obrad transportem publicznym. Rezerwacja miejsc i opłaty będą wykonywane bezpośrednio przez uczestników w wybranych miejscach hotelowych.
6. Zamieszczenie informacji o możliwości uczestnictwa w wycieczkach posympozjalnych wraz z ich kompleksową obsługą ze zbieraniem chętnych, ustaleniem wysokości opłat i zebraniem wpłat od uczestników, w tym: jedno- i dwudniowych wycieczek zawodowo-turystycznych (cztery warianty), jednodniowych wycieczek turystycznych do Krakowa i Wieliczki oraz Krakowa i Byłego Nazistowskiego Obozu Zagłady Auschwitz, przy założeniu minimalnej liczby chętnych.
7. Przyjmowanie i obsługa abstraktów on-line, wg systemu opracowanego przez
Wykonawcę. Formularz abstraktu (do 1 strony) wg wymagań edytorskich
Zamawiającego.
8. Przyjmowanie kilkustronicowych doniesień sympozjalnych on-line, wg
wymagań edytorskich Zamawiającego.
9. Przyjmowanie i obsługa abstraktów on-line, wg opracowanego formularza (do 1 strony).
10. Przyjmowanie doniesień sympozjalnych, wg opracowanej instrukcji (kilkustronicowych).
11. Przyjmowanie opłat za bankiet sympozjalny, wycieczki posympozjalne i innych opłat (na życzenie uczestnika).
12. Umożliwienie Zamawiającemu przeniesienia strony Sympozjum na serwer IO oraz przekazanie techniczne umożliwiające umieszczanie informacji w okresie 24 miesięcy po zakończeniu umowy.

Część B

Wynajem miejsca obrad i obsługa techniczna Sympozjum

1. Wynajęcie atrakcyjnego miejsca obrad Sympozjum w Warszawie, w obrębie historycznego centrum miasta ograniczonego ulicami: Bugaj, Boleść, Mostowa, Długa, Marszałkowska, Świętokrzyska, Bartoszewicza, Zajęcza, Dobra i Białoskórnicza, dla prowadzenia obrad oraz pomieszczeń przylegających dla zorganizowania recepcji Sympozjum, wystawienia 120 tablic do prezentacji posterów, zlokalizowania mini wystawy kwiatów, zorganizowania spotkania powitalnego, serwowania lanczów w formie bufetowej oraz zorganizowania przerw kawowych. Sala obrad powinna zapewnić 250 miejsc siedzących w ustawieniu teatralnym i 3 miejsca siedzące przy stole prezydialnym, powinna być wyposażona w ekran umożliwiający czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektor multimedialny stosowny do stopnia zaciemnienia pomieszczenia oraz co najmniej dwa mikrofony bezprzewodowe. Sala obrad powinna posiadać otwieralne okna umożliwiające dobre wietrzenie pomieszczenia podczas przerw w obradach lub posiadać klimatyzację. Sala obrad musi mieć techniczne możliwości przeorganizowania na potrzeby urządzenia w niej spotkania powitalnego, jeśli nie byłoby oddzielnej sali odpowiedniej do tego celu. Miejsce obrad winno mieć szatnię dla uczestników sympozjum z miejscem na pozostawienie bagaży (dla co najmniej 30 osób) oraz bezpłatny bezprzewodowy dostęp do Internetu dla uczestników sympozjum lub zapewnienie dwóch stanowisk komputerowych z bezpłatnym dostępem przewodowym do internetu. Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku. Miejsce obrad nie może być zlokalizowane przy samej ulicy Świętokrzyskiej ze względu na uciążliwości związane z budową II linii metra. Miejscem obrad nie może być sala sportowa, kinowa ani wystawowa. Obsługa miejsca obrad musi obejmować przygotowanie sali obrad, w tym ustawienie krzeseł, stołu prezydialnego, wietrzenie i sprzątanie w czasie przerw i innych niezbędnych czynności przygotowawczych i obsługi w całym wynajętym obiekcie lub jego części wynajętej na potrzeby przeprowadzenia Sympozjum.

2. Obsługa sesji posterowych (wystawienie tablic umożliwiających przymocowanie 120
papierowych posterów o wymiarach 120 x 100 cm (wys. x szer.) techniką samoprzylepnych stików lub rzepów lub pinezkami.
3. Przygotowanie i organizacja kateringu na przyjęcie powitalne, lancze i przerwy kawowe.
4. Prowadzenie i obsługa techniczna recepcji w miejscu obrad (sieć komputerowa, laptopy 2
szt., drukarka laserowa 1 szt., personel do rejestracji 2 osoby mówiące po angielsku, koordynator projektu) oraz możliwość przyjmowania opłat na miejscu (w tym przy użyciu karty) i wystawiania faktur; recepcja czynna przez 5 godzin 2 września oraz 7 godzin 3 września, 4 godziny 4 i 5 września.
5. Przygotowanie, wykonanie i zamontowanie przed budynkiem oraz w sali obrad 3 sztuk
rozwijanych plakatów z nazwą konferencji, o wielkości 200 x 80 cm, wydrukowanie 15 plakatów papierowych foliowanych A2 z nazwą, miejscem i programem Sympozjum. Plakaty do zwrotu do Zamawiającego po zakończeniu Sympozjum.
6. Opracowanie graficzne i wydrukowanie przy merytorycznej pomocy Zamawiającego
książki abstraktów zawierającej także szczegółowy program sympozjum, przekazywanej uczestnikom w czasie rejestracji. Liczba książek powinna o 20% przekraczać liczbę uczestników.
7. Przygotowanie i rozmieszczenie w miejscu obrad piktogramów i informacji w języku
angielskim, ze wskazaniem sali obrad, toalet, bufetu i innych przydatnych miejsc, po konsultacji z Zamawiającym.
8. Obecność koordynatora niezbędna w czasie całego Sympozjum w dniach 2 - 5 września 2012 r.
9. Informacja o miejscu obrad wraz z adresem i mapką dojazdową zostanie umieszczona na stronie internetowej Sympozjum.

Część C

Materiały informacyjne i promocja

1. Przygotowanie, zapakowanie i przekazanie uczestnikom Sympozjum w recepcji, w czasie rejestracji pakietu konferencyjnego, zawierającego: książki abstraktów, identyfikatory plastikowe dla uczestników i organizatorów, smycz z nadrukiem, torba konferencyjna płócienna lub jutowa o wymiarach 38 x 40 cm z uszami o długości ok. 72 cm, z nadrukiem nazwy i logo Sympozjum z jednej strony oraz nadrukiem nazwy i logo Instytutu Ogrodnictwa z drugiej, pendrive o pojemności 4GB z prezentacją Instytutu, muzyką Chopina, folklorem łowickim, abstraktami itp.
2. Przygotowanie i obsługa 4 godzinnej wycieczki autokarowej (wraz z niezbędnym
ubezpieczeniem NW uczestników) po Warszawie (panoramiczne zwiedzanie Warszawy, w tym Stare Miasto - Zamek Królewski, Kolumna Zygmunta, Rynek Starego Miasta, Barbakan, Uniwersytet Warszawski, Kościół Św. Krzyża, Park Łazienki Królewskie; historyczne miejsca i pomniki - Pomnik Bohaterów Getta, Grób Nieznanego Żołnierza, Teatr Wielki, Pomnik Chopina; Stadion Narodowy) - zabezpieczenie transportu autokarowego, przewodników w języku angielskim, zorganizowanie na zakończenie wycieczki koncertu w Pałacu na Wodzie lub Podchorążówce w Łazienkach Królewskich. Autokary muszą być nowoczesne i komfortowe, z automatyczną klimatyzacją, toaletą i panoramicznymi oknami.
3. Organizacja i wykonanie grupowego zdjęcia uczestników Sympozjum, i umieszczenie go w
formie elektronicznej na stronie Sympozjum do pobrania przez uczestników.

Część D

Organizacja i zapewnienie cateringu wraz z serwisem kelnerskim dla uczestników Sympozjum, w tym:

1. Spotkanie powitalne 3-godzinne (welcome reception), w niedzielę, 2 września
przygotowane dla 70% uczestników, z menu koktajlowym (przekąski na zimno - w tym mini-kanapki i 3 rodzaje sałatek, pakiet napoi do 3 godzin - napoje bezalkoholowe, kawa, herbata, wino i piwo, ciasto.
2. Pięć przerw kawowych, w tym: jedna 3 września, po dwie 4 i 5 września - kawa, herbata i
woda mineralna bez ograniczeń, soki, drobne ciasteczka różne)
3. Trzy lancze z menu bufetowym na stojąco (2 zupy do wyboru, 3 dania główne do wyboru,
w tym jedno rybne i jedno wegetariańskie - codziennie inne, 3 surówki, kawa, herbata, woda, soki).
4. Pakiet przekąskowy dla uczestników panoramicznego zwiedzania Warszawy - woda
mineralna, paluszki/krakersy, wafelki i owoce twarde myte (wyłącznie polskie produkty).
5. Przygotowanie i zorganizowanie bankietu sympozjalnego (symposium dinner)
zasiadanego, poza miejscem obrad, w lokalu gastronomicznym 4-5 gwiazdkowym z tradycyjną kuchnią polską - zapewnienie transportu do i z kolacji na trasie hotele-restauracja, menu (aperitif, przystawki, zupa z kuchni polskiej, 3 dania główne (mięsne, rybne, wegetariańskie) z kuchni polskiej, 3 ciasta z kuchni polskiej, deser lodowy, wino białe i czerwone, piwo polskie, kawa, herbata, woda mineralna, soki, zimne napoje gazowane), asysta hostess ze znajomością czynną angielskiego - 1 hostessa na maksimum 50 osób, muzyka na żywo (stosowna dla proponowanego lokalu).


Uwaga! Katering i bankiet sympozjalny należy przygotować i serwować z uwzględnieniem standardów przyjętych w obsłudze sympozjów o randze międzynarodowej. Zamawiający nie dopuszcza np., używania naczyń jednorazowych. Obsługa gastronomiczna winna posługiwać się językiem angielskim w stopniu komunikatywnym.

Część E

Organizacja i obsługa wycieczek posympozjalnych w dniach 6 i 7 września

(odpłatnie z wpłat uczestników - ceny do ustalenia i zamieszczenia wraz ze szczegółowym programem na stronie internetowej sympozjum przez Wykonawcę)

1.Organizacja i obsługa jedno- i dwudniowych wycieczek zawodowo-turystycznych (4 opcje
tras uzgodnione z Komitetem Organizacyjnym, zapewnienie transportu autokarowego, zapewnienie przewodników turystycznych na miejscu, noclegów w pojedynczych pokojach (chyba, że ktoś wskaże partnera do pokoju 2-osobowego), organizacja lanczów i kolacji w terenie (ew. pakietów lanczowych do autokaru); skalkulowanie kosztów dla każdej z opcji, przy założeniu minimalnej liczby uczestników - 20 osób, i zapewnieniu 2 miejsc bezpłatnych dla Komitetu Organizacyjnego..

Projektowane trasy wycieczek:

A. Wycieczka 1-dniowa (Żelazowa Wola)
- Konstantynów Łódzki, gospodarstwo ogrodnicze J. Ciepłucha
- Żelazowa Wola, muzeum i park
- Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika
- Piaseczno k/W-wy, gospodarstwo ogrodnicze in vitro
B. Wycieczka 1-dniowa Kazimierz Dolny
- Piaseczno k/ W-wy gospodarstwo ogrodnicze in vitro
- Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika
- Kazimierz Dolny n/Wisłą, zwiedzanie
- Końskowola k/Puław - gospodarstwo szkółkarskie L.G. Kurowscy
C. Wycieczka 2-dniowa Kraków
- Krzywaczka k/Krakowa, gospodarstwo szkółkarskie MJ Szewczyk
- Kraków, gospodarstwo ogrodnicze in vitro T. Kusibab
- Kraków zwiedzanie miasta (nocleg)
- Tomaszkowice k/Wieliczki, hodowla różanecznika, P. Muras
- Wieliczka, zwiedzanie Kopalni Soli
D. Wycieczka 2-dniowa Poznań
- Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika
- Smolice k/Krotoszyna, Przedsiębiorstwo hodowlano-Nasienne W. Legutko
- Kalisz/Kórnik/Poznań (nocleg)
- Poznań, Instytut Genetyki Roślin PAN
- Poznań, zwiedzanie miasta

2. Organizacja i obsługa posympozjalnych jednodniowych wycieczek turystycznych do Krakowa i Wieliczki oraz Krakowa i Byłego Nazistowskiego Obozu Zagłady Auschwitz, przy założeniu minimalnej liczby chętnych 25 osób.

Uwaga!
1. Usługi należy wykonać z należytą starannością, z uwzględnieniem standardów przyjętych w obsłudze sympozjów naukowych o randze międzynarodowej.
2. Wykonanie każdego z powyższych zadań wymaga przedstawienia projektu do akceptacji Zamawiającego (dwuosobowo)

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 171537

Data publikacji: 2011-06-21

Nazwa: Instytut Ogrodnictwa

Ulica: ul. Konstytucji 3 Maja 1/3

Numer domu: 1/3

Miejscowość: Skierniewice

Kod pocztowy: 96-100

Województwo / kraj: łódzkie

Numer telefonu: 46 833 20 21

Numer faxu: 46 833 32 28

Adres strony internetowej: www.insad.pl, www.inhort.pl

Regon: 10102334200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytut Badawczy

Inny rodzaj zamawiającego: Instytut Badawczy

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa obsługa organizacyjna międzynarodowego sympozjum - 24th International EUCARPIA Symposium Section Ornamentals Ornamental Breeding Worldwide

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja Sympozjum międzynarodowego prowadzonego w języku angielskim - EUCARPIA Section Ornamentals Ornamental Breeding Worldwide w dniach 2-5 września 2012, z uwzględnieniem wycieczek posympozjalnych w dniach 6 i 7 września.

Przewidywana liczba uczestników - 150
Minimum 100, maksimum 250

Opłata za bankiet sympozjalny - 50 euro (zgłoszenie i wpłata w trakcie rejestracji lub też zgłoszenie j.w. wpłata w recepcji, po przyjeździe)

Część A

Zaprojektowanie, uruchomienie i prowadzenie strony internetowej Sympozjum w języku angielskim (projekt, domena, hosting oraz wprowadzanie zmian i nowych treści przez okres od podpisania umowy do 31 października 2012 roku), w tym:

1. Rejestracja zgłoszeń uczestników Sympozjum on-line.
2. Rejestracja zgłoszeń na bankiet sympozjalny on-line.
3. Umożliwienie pełnego dostępu Zamawiającemu do systemu on-line na podstawie hasła, pozwalające na bieżącą kontrolę, co do liczby zgłoszeń i wpływów finansowych utworzenie połączenia (link) do strony internetowej Instytutu Ogrodnictwa www.inhort.pl. Wpłaty wpisowego wpływać będą na konto bankowe Instytutu Ogrodnictwa (przelewem na konto IO lub kartą płatniczą - stosownie do systemu posiadanego przez IO).
4. Opracowanie formularza uzgodnionego z Zamawiającym w celu uzyskiwania danych do wystawiania faktur.
5. Zamieszczenie szczegółowych informacji o możliwości rezerwacji hoteli w Warszawie. Wytypowanie 3 hoteli w różnych kategoriach cenowych, i przeprowadzenie negocjacji cenowych, umieszczenie aktywnych połączeń z hotelami do obsługi gości Sympozjum, przy czym jeden hotel (kategorii 4-5-gwiazdkowej) powinien znajdować się w odległości nie większej niż 1 km od miejsca obrad, drugi hotel (2 lub 3-gwiazdkowy) i trzeci hotel (kategorii 1-gwiazdkowej/hostel/akademik) powinny znajdować się w odległości nie większej niż 3 km od miejsca obrad i być dobrze skomunikowane z miejscem obrad transportem publicznym. Rezerwacja miejsc i opłaty będą wykonywane bezpośrednio przez uczestników w wybranych miejscach hotelowych.
6. Zamieszczenie informacji o możliwości uczestnictwa w wycieczkach posympozjalnych wraz z ich kompleksową obsługą ze zbieraniem chętnych, ustaleniem wysokości opłat i zebraniem wpłat od uczestników, w tym: jedno- i dwudniowych wycieczek zawodowo-turystycznych (cztery warianty), jednodniowych wycieczek turystycznych do Krakowa i Wieliczki oraz Krakowa i Byłego Nazistowskiego Obozu Zagłady Auschwitz, przy założeniu minimalnej liczby chętnych.
7. Przyjmowanie i obsługa abstraktów on-line, wg systemu opracowanego przez
Wykonawcę. Formularz abstraktu (do 1 strony) wg wymagań edytorskich
Zamawiającego.
8. Przyjmowanie kilkustronicowych doniesień sympozjalnych on-line, wg
wymagań edytorskich Zamawiającego.
9. Przyjmowanie i obsługa abstraktów on-line, wg opracowanego formularza (do 1 strony).
10. Przyjmowanie doniesień sympozjalnych, wg opracowanej instrukcji (kilkustronicowych).
11. Przyjmowanie opłat za bankiet sympozjalny, wycieczki posympozjalne i innych opłat (na życzenie uczestnika).
12. Umożliwienie Zamawiającemu przeniesienia strony Sympozjum na serwer IO oraz przekazanie techniczne umożliwiające umieszczanie informacji w okresie 24 miesięcy po zakończeniu umowy.

Część B

Wynajem miejsca obrad i obsługa techniczna Sympozjum

1. Wynajęcie atrakcyjnego miejsca obrad Sympozjum w Warszawie, w obrębie historycznego centrum miasta ograniczonego ulicami: Bugaj, Boleść, Mostowa, Długa, Marszałkowska, Świętokrzyska, Bartoszewicza, Zajęcza, Dobra i Białoskórnicza, dla prowadzenia obrad oraz pomieszczeń przylegających dla zorganizowania recepcji Sympozjum, wystawienia 120 tablic do prezentacji posterów, zlokalizowania mini wystawy kwiatów, zorganizowania spotkania powitalnego, serwowania lanczów w formie bufetowej oraz zorganizowania przerw kawowych. Sala obrad powinna zapewnić 250 miejsc siedzących w ustawieniu teatralnym i 3 miejsca siedzące przy stole prezydialnym, powinna być wyposażona w ekran umożliwiający czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektor multimedialny stosowny do stopnia zaciemnienia pomieszczenia oraz co najmniej dwa mikrofony bezprzewodowe. Sala obrad powinna posiadać otwieralne okna umożliwiające dobre wietrzenie pomieszczenia podczas przerw w obradach lub posiadać klimatyzację. Sala obrad musi mieć techniczne możliwości przeorganizowania na potrzeby urządzenia w niej spotkania powitalnego, jeśli nie byłoby oddzielnej sali odpowiedniej do tego celu. Miejsce obrad winno mieć szatnię dla uczestników sympozjum z miejscem na pozostawienie bagaży (dla co najmniej 30 osób) oraz bezpłatny bezprzewodowy dostęp do Internetu dla uczestników sympozjum lub zapewnienie dwóch stanowisk komputerowych z bezpłatnym dostępem przewodowym do internetu. Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku. Miejsce obrad nie może być zlokalizowane przy samej ulicy Świętokrzyskiej ze względu na uciążliwości związane z budową II linii metra. Miejscem obrad nie może być sala sportowa, kinowa ani wystawowa. Obsługa miejsca obrad musi obejmować przygotowanie sali obrad, w tym ustawienie krzeseł, stołu prezydialnego, wietrzenie i sprzątanie w czasie przerw i innych niezbędnych czynności przygotowawczych i obsługi w całym wynajętym obiekcie lub jego części wynajętej na potrzeby przeprowadzenia Sympozjum.

2. Obsługa sesji posterowych (wystawienie tablic umożliwiających przymocowanie 120
papierowych posterów o wymiarach 120 x 100 cm (wys. x szer.) techniką samoprzylepnych stików lub rzepów lub pinezkami.
3. Przygotowanie i organizacja kateringu na przyjęcie powitalne, lancze i przerwy kawowe.
4. Prowadzenie i obsługa techniczna recepcji w miejscu obrad (sieć komputerowa, laptopy 2
szt., drukarka laserowa 1 szt., personel do rejestracji 2 osoby mówiące po angielsku, koordynator projektu) oraz możliwość przyjmowania opłat na miejscu (w tym przy użyciu karty) i wystawiania faktur; recepcja czynna przez 5 godzin 2 września oraz 7 godzin 3 września, 4 godziny 4 i 5 września.
5. Przygotowanie, wykonanie i zamontowanie przed budynkiem oraz w sali obrad 3 sztuk
rozwijanych plakatów z nazwą konferencji, o wielkości 200 x 80 cm, wydrukowanie 15 plakatów papierowych foliowanych A2 z nazwą, miejscem i programem Sympozjum. Plakaty do zwrotu do Zamawiającego po zakończeniu Sympozjum.
6. Opracowanie graficzne i wydrukowanie przy merytorycznej pomocy Zamawiającego
książki abstraktów zawierającej także szczegółowy program sympozjum, przekazywanej uczestnikom w czasie rejestracji. Liczba książek powinna o 20% przekraczać liczbę uczestników.
7. Przygotowanie i rozmieszczenie w miejscu obrad piktogramów i informacji w języku
angielskim, ze wskazaniem sali obrad, toalet, bufetu i innych przydatnych miejsc, po konsultacji z Zamawiającym.
8. Obecność koordynatora niezbędna w czasie całego Sympozjum w dniach 2 - 5 września 2012 r.
9. Informacja o miejscu obrad wraz z adresem i mapką dojazdową zostanie umieszczona na stronie internetowej Sympozjum.

Część C

Materiały informacyjne i promocja

1. Przygotowanie, zapakowanie i przekazanie uczestnikom Sympozjum w recepcji, w czasie rejestracji pakietu konferencyjnego, zawierającego: książki abstraktów, identyfikatory plastikowe dla uczestników i organizatorów, smycz z nadrukiem, torba konferencyjna płócienna lub jutowa o wymiarach 38 x 40 cm z uszami o długości ok. 72 cm, z nadrukiem nazwy i logo Sympozjum z jednej strony oraz nadrukiem nazwy i logo Instytutu Ogrodnictwa z drugiej, pendrive o pojemności 4GB z prezentacją Instytutu, muzyką Chopina, folklorem łowickim, abstraktami itp.
2. Przygotowanie i obsługa 4 godzinnej wycieczki autokarowej (wraz z niezbędnym
ubezpieczeniem NW uczestników) po Warszawie (panoramiczne zwiedzanie Warszawy, w tym Stare Miasto - Zamek Królewski, Kolumna Zygmunta, Rynek Starego Miasta, Barbakan, Uniwersytet Warszawski, Kościół Św. Krzyża, Park Łazienki Królewskie; historyczne miejsca i pomniki - Pomnik Bohaterów Getta, Grób Nieznanego Żołnierza, Teatr Wielki, Pomnik Chopina; Stadion Narodowy) - zabezpieczenie transportu autokarowego, przewodników w języku angielskim, zorganizowanie na zakończenie wycieczki koncertu w Pałacu na Wodzie lub Podchorążówce w Łazienkach Królewskich. Autokary muszą być nowoczesne i komfortowe, z automatyczną klimatyzacją, toaletą i panoramicznymi oknami.
3. Organizacja i wykonanie grupowego zdjęcia uczestników Sympozjum, i umieszczenie go w
formie elektronicznej na stronie Sympozjum do pobrania przez uczestników.

Część D

Organizacja i zapewnienie cateringu wraz z serwisem kelnerskim dla uczestników Sympozjum, w tym:

1. Spotkanie powitalne 3-godzinne (welcome reception), w niedzielę, 2 września
przygotowane dla 70% uczestników, z menu koktajlowym (przekąski na zimno - w tym mini-kanapki i 3 rodzaje sałatek, pakiet napoi do 3 godzin - napoje bezalkoholowe, kawa, herbata, wino i piwo, ciasto.
2. Pięć przerw kawowych, w tym: jedna 3 września, po dwie 4 i 5 września - kawa, herbata i
woda mineralna bez ograniczeń, soki, drobne ciasteczka różne)
3. Trzy lancze z menu bufetowym na stojąco (2 zupy do wyboru, 3 dania główne do wyboru,
w tym jedno rybne i jedno wegetariańskie - codziennie inne, 3 surówki, kawa, herbata, woda, soki).
4. Pakiet przekąskowy dla uczestników panoramicznego zwiedzania Warszawy - woda
mineralna, paluszki/krakersy, wafelki i owoce twarde myte (wyłącznie polskie produkty).
5. Przygotowanie i zorganizowanie bankietu sympozjalnego (symposium dinner)
zasiadanego, poza miejscem obrad, w lokalu gastronomicznym 4-5 gwiazdkowym z tradycyjną kuchnią polską - zapewnienie transportu do i z kolacji na trasie hotele-restauracja, menu (aperitif, przystawki, zupa z kuchni polskiej, 3 dania główne (mięsne, rybne, wegetariańskie) z kuchni polskiej, 3 ciasta z kuchni polskiej, deser lodowy, wino białe i czerwone, piwo polskie, kawa, herbata, woda mineralna, soki, zimne napoje gazowane), asysta hostess ze znajomością czynną angielskiego - 1 hostessa na maksimum 50 osób, muzyka na żywo (stosowna dla proponowanego lokalu).


Uwaga! Katering i bankiet sympozjalny należy przygotować i serwować z uwzględnieniem standardów przyjętych w obsłudze sympozjów o randze międzynarodowej. Zamawiający nie dopuszcza np., używania naczyń jednorazowych. Obsługa gastronomiczna winna posługiwać się językiem angielskim w stopniu komunikatywnym.

Część E

Organizacja i obsługa wycieczek posympozjalnych w dniach 6 i 7 września

(odpłatnie z wpłat uczestników - ceny do ustalenia i zamieszczenia wraz ze szczegółowym programem na stronie internetowej sympozjum przez Wykonawcę)

1.Organizacja i obsługa jedno- i dwudniowych wycieczek zawodowo-turystycznych (4 opcje
tras uzgodnione z Komitetem Organizacyjnym, zapewnienie transportu autokarowego, zapewnienie przewodników turystycznych na miejscu, noclegów w pojedynczych pokojach (chyba, że ktoś wskaże partnera do pokoju 2-osobowego), organizacja lanczów i kolacji w terenie (ew. pakietów lanczowych do autokaru); skalkulowanie kosztów dla każdej z opcji, przy założeniu minimalnej liczby uczestników - 20 osób, i zapewnieniu 2 miejsc bezpłatnych dla Komitetu Organizacyjnego..

Projektowane trasy wycieczek:

A. Wycieczka 1-dniowa (Żelazowa Wola)
- Konstantynów Łódzki, gospodarstwo ogrodnicze J. Ciepłucha
- Żelazowa Wola, muzeum i park
- Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika
- Piaseczno k/W-wy, gospodarstwo ogrodnicze in vitro
B. Wycieczka 1-dniowa Kazimierz Dolny
- Piaseczno k/ W-wy gospodarstwo ogrodnicze in vitro
- Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika
- Kazimierz Dolny n/Wisłą, zwiedzanie
- Końskowola k/Puław - gospodarstwo szkółkarskie L.G. Kurowscy
C. Wycieczka 2-dniowa Kraków
- Krzywaczka k/Krakowa, gospodarstwo szkółkarskie MJ Szewczyk
- Kraków, gospodarstwo ogrodnicze in vitro T. Kusibab
- Kraków zwiedzanie miasta (nocleg)
- Tomaszkowice k/Wieliczki, hodowla różanecznika, P. Muras
- Wieliczka, zwiedzanie Kopalni Soli
D. Wycieczka 2-dniowa Poznań
- Pruszków k/W-wy, hodowla powojnika
- Smolice k/Krotoszyna, Przedsiębiorstwo hodowlano-Nasienne W. Legutko
- Kalisz/Kórnik/Poznań (nocleg)
- Poznań, Instytut Genetyki Roślin PAN
- Poznań, zwiedzanie miasta

2. Organizacja i obsługa posympozjalnych jednodniowych wycieczek turystycznych do Krakowa i Wieliczki oraz Krakowa i Byłego Nazistowskiego Obozu Zagłady Auschwitz, przy założeniu minimalnej liczby chętnych 25 osób.

Uwaga!
1. Usługi należy wykonać z należytą starannością, z uwzględnieniem standardów przyjętych w obsłudze sympozjów naukowych o randze międzynarodowej.
2. Wykonanie każdego z powyższych zadań wymaga przedstawienia projektu do akceptacji Zamawiającego (dwuosobowo)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/10/2012

Informacja na temat wadium:
1. Wadium w wysokości 5.000,- PLN, (słownie złotych: pięć tysięcy 00/100) należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.
2. Wadium może być wniesione w pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na konto PEKAO S.A. I O/Skierniewice 42 1240 3321 1111 0000 2853 6660 i powinno znaleźć się na rachunku Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
4. Dowód wniesienia wadium należy dołączyć do oferty

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w ww. zakresie. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia w oparciu o oświadczenie załączone do oferty.

Wiedza i doświadczenie:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje minimum trzy usługi organizacji naukowych konferencji/sympozjów międzynarodowych (każde dla min. 150 osób i min. dwudniowe, prowadzone w języku angielskim, obejmujące, co najmniej: stworzenie i obsługę strony www. w języku angielskim, organizację i zapewnienie usług kateringowych, wynajem i obsługę techniczną miejsc spotkań, przygotowanie materiałów promocyjnych, organizacja wycieczek) w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty.

Potencjał techniczny:
W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie stawia szczegółowego warunku w tym zakresie. Ocena spełniania warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia w oparciu o oświadczenie załączone do oferty.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub
będzie dysponował następującymi osobami:
1.) Koordynator - osoba z biegłą znajomością języka angielskiego, posiadająca min. 3-letnie udokumentowane doświadczenie w realizacji konferencji/sympozjów międzynarodowych, obejmującej wynajem i obsługę miejsca odbycia takich spotkań, prowadzenie rejestracji uczestników, abstraktów, zapewnienia usług kateringowych i turystycznych, co najmniej 2-dniowych, na co najmniej 150 osób.
2.) Dwie osoby do obsługi recepcji - z biegłą znajomością języka angielskiego, z udokumentowanym doświadczeniem w obsłudze dwóch spotkań międzynarodowych (min. 150 osób i min. dwa dni) i z odpowiednim przygotowaniem administracyjnym do obsługi systemu rejestracji.
3.) Informatyk odpowiedzialny za przygotowanie i obsługę strony Sympozjum - z biegłą znajomością języka angielskiego i doświadczeniem w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert w obsłudze stron dwóch spotkań międzynarodowych, w których uczestniczyło min. 150 osób i min. dwudniowe.
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty.

Sytuacja ekonomiczna:
Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że posiada środki finansowe w wysokości 300.000,- PLN oraz ubezpieczenie w zakresie prowadzonej działalności na kwotę min. 300.000,- PLN.
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, wyłącznie w oparciu o oświadczenia i dokumenty załączone do oferty.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Strony dopuszczają możliwość dokonania zmian postanowień zawartej Umowy
w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy
w następujących przypadkach:
1) zmiany urzędowej stawki podatku VAT, przy czym zmianie ulegnie wyłącznie cena brutto, cena netto pozostanie bez zmian,
2) zmiana miejsca obrad będzie możliwa tylko w przypadku zamknięcia obiektu decyzją administracyjną z powodu okoliczności, których nie można było przewidzieć w dacie złożenia oferty lub gdy wystąpiły inne przyczyny uniemożliwiające korzystanie z obiektu, które powstały po dacie zawarcia umowy i nie można ich było przewidzieć,
3) zmiana terminów pośrednich, o których mowa w § 2 ust. 2 może nastąpić o ile nie spowoduje to zmiany terminu konferencji oraz terminu zakończenia realizacji umowy i wynikać będzie z obiektywnych przeszkód uniemożliwiających podejmowanie działań przez Wykonawcę; przesunięcie terminu może nastąpić nie więcej niż o 14 dni.
4) zmiana osób proponowanych w ofercie do realizacji zamówienia będzie możliwa, o ile Wykonawca wskaże osoby do wykonania zamówienia z kwalifikacjami i doświadczeniem nie mniejszym, niż osoby wskazane w ofercie,
5) zmiany danych adresowych i podmiotowych Zamawiającego i Wykonawcy,
6) zmiany adresu strony internetowej Zamawiającego i Wykonawcy

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 80

Nazwa kryterium 2:
Ocena funkcjonalności i atrakcyjności miejsca obrad

Znaczenie kryterium 2: 20

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.insad.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Instytut Ogrodnictwa, Oddział Sadownictwa, Dział Zamówień Publicznych i Inwestycji, 96-100 Skierniewice, ul. Pomologiczna 18, pok. 19

Data składania wniosków, ofert: 01/07/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Instytut Ogrodnictwa, Oddział Sadownictwa, 96-100 Skierniewice, ul. Pomologiczna 18, pok. 21 - sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
724130008 (Usługi w zakresie projektowania stron WWW)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
635100007 (Usługi biur podróży i podobne)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Podobne przetargi