340691 / 2008-11-28 - Administracja samorządowa / Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego (Zielona Góra)

Usługa przeprowadzenia kompleksowej etatyzacji dla
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze.

Opis zamówienia

1.Przedmiotem zamówienia jest: Usługa przeprowadzenia kompleksowej etatyzacji dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze obejmująca trzy etapy.
2.Etap I - Audyt stanu zatrudnienia i procesów zachodzących w urzędzie:
2.1.analiza dokumentacji (w szczególności: regulaminy, zarządzenia, wytyczne zewnętrzne regulujące kwestie kadrowe itp.),
2.2.przegląd stanowisk pracy, identyfikacja zasobów kadrowych zaangażowanych w realizację zadań wynikających z istniejących procesów i zadań nałożonych na Urząd,
2.3.zebranie informacji o czynnościach i procedurach (ilość, czasochłonność) realizowanych przez poszczególne osoby na stanowiskach pracy we wszystkich komórkach organizacyjnych urzędu marszałkowskiego - stan JEST. Sposób zebrania tych informacji powinien zakładać optymalizację czasu pracy pracowników.
Audyt powinien pokazać w jakim stopniu aktualnie posiadane zasoby kadrowe pokrywają się ze szczegółową ilością procedur postępowania realizowanych w Urzędzie. Audyt powinien wskazać obłożenie pracą nie tylko stanowisk, ale poszczególnych osób zatrudnionych na tych stanowiskach (zamawiający udostępni strukturę organizacyjną urzędu, z wyszczególnieniem nazw stanowisk, liczby etatów wraz z przyporządkowaniem zatrudnionych osób na tych stanowiskach).
3.Etap II - optymalizacja procesów:
3.1.analiza procesów - określenie procesów podstawowych, ich produktów oraz klientów wewnętrznych i zewnętrznych dla procesów, określenie powiązań pomiędzy jednostkami organizacyjnymi ze wskazaniem punktów krytycznych we współpracy pomiędzy tymi jednostkami,
3.2.skatalogowanie procesów i wynikających z nich czynności w podziale na komórki organizacyjne i stanowiska,
3.3.określenie i przedstawienie do zatwierdzenia kryteriów oceny procesów,
3.4.dokonanie oceny zidentyfikowanych procesów zgodnie z przyjętymi kryteriami,
3.5.określenie procesów:
3.5.1.do zmiany,
3.5.2.nie wymagających zmian,
3.5.3.do likwidacji,
3.5.4.do zlecenia zewnętrznym wykonawcom.
3.6.wykazanie inicjatyw modyfikujących procesy mające doprowadzić do optymalizacji stanu zatrudnienia,
3.7.określenie optymalnej ilości pracowników/etatów i osób w odniesieniu do zadań wynikających ze zidentyfikowanych procesów (wskazanie optymalnego obciążenia pracą na poszczególnych stanowiskach).
4.Etap III - określenie modelu etatyzacji w postaci raportu końcowego.
Wydanie rekomendacji odnośnie pożądanego stanu zatrudnienia oraz przedstawienie propozycji działań optymalizacyjnych ukierunkowanych na osiągnięcie proponowanego stanu modelowego (realokacja zasobów kadrowych w ramach komórek organizacyjnych urzędu, dodatkowa rekrutacja/zwolnienia) w odniesieniu do wyników etapu I i II, opracowanie i przedstawienie szczegółowego harmonogramu osiągnięcia modelowego stanu zatrudnienia wraz z zestawem wytycznych do zarządzania zmianą.
Zakres zamówienia obejmuje wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 340691

Data publikacji: 2008-11-28

Nazwa: Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego

Ulica: ul. Podgórna 7

Numer domu: 7

Miejscowość: Zielona Góra

Kod pocztowy: 65-057

Województwo / kraj: lubuskie

Numer telefonu: 068 4565403, 4565404

Numer faxu: 068 3253612, 4565296

Adres strony internetowej: www.lubuskie.pl

Regon: 97077008900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa przeprowadzenia kompleksowej etatyzacji dla
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.Przedmiotem zamówienia jest: Usługa przeprowadzenia kompleksowej etatyzacji dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze obejmująca trzy etapy.
2.Etap I - Audyt stanu zatrudnienia i procesów zachodzących w urzędzie:
2.1.analiza dokumentacji (w szczególności: regulaminy, zarządzenia, wytyczne zewnętrzne regulujące kwestie kadrowe itp.),
2.2.przegląd stanowisk pracy, identyfikacja zasobów kadrowych zaangażowanych w realizację zadań wynikających z istniejących procesów i zadań nałożonych na Urząd,
2.3.zebranie informacji o czynnościach i procedurach (ilość, czasochłonność) realizowanych przez poszczególne osoby na stanowiskach pracy we wszystkich komórkach organizacyjnych urzędu marszałkowskiego - stan JEST. Sposób zebrania tych informacji powinien zakładać optymalizację czasu pracy pracowników.
Audyt powinien pokazać w jakim stopniu aktualnie posiadane zasoby kadrowe pokrywają się ze szczegółową ilością procedur postępowania realizowanych w Urzędzie. Audyt powinien wskazać obłożenie pracą nie tylko stanowisk, ale poszczególnych osób zatrudnionych na tych stanowiskach (zamawiający udostępni strukturę organizacyjną urzędu, z wyszczególnieniem nazw stanowisk, liczby etatów wraz z przyporządkowaniem zatrudnionych osób na tych stanowiskach).
3.Etap II - optymalizacja procesów:
3.1.analiza procesów - określenie procesów podstawowych, ich produktów oraz klientów wewnętrznych i zewnętrznych dla procesów, określenie powiązań pomiędzy jednostkami organizacyjnymi ze wskazaniem punktów krytycznych we współpracy pomiędzy tymi jednostkami,
3.2.skatalogowanie procesów i wynikających z nich czynności w podziale na komórki organizacyjne i stanowiska,
3.3.określenie i przedstawienie do zatwierdzenia kryteriów oceny procesów,
3.4.dokonanie oceny zidentyfikowanych procesów zgodnie z przyjętymi kryteriami,
3.5.określenie procesów:
3.5.1.do zmiany,
3.5.2.nie wymagających zmian,
3.5.3.do likwidacji,
3.5.4.do zlecenia zewnętrznym wykonawcom.
3.6.wykazanie inicjatyw modyfikujących procesy mające doprowadzić do optymalizacji stanu zatrudnienia,
3.7.określenie optymalnej ilości pracowników/etatów i osób w odniesieniu do zadań wynikających ze zidentyfikowanych procesów (wskazanie optymalnego obciążenia pracą na poszczególnych stanowiskach).
4.Etap III - określenie modelu etatyzacji w postaci raportu końcowego.
Wydanie rekomendacji odnośnie pożądanego stanu zatrudnienia oraz przedstawienie propozycji działań optymalizacyjnych ukierunkowanych na osiągnięcie proponowanego stanu modelowego (realokacja zasobów kadrowych w ramach komórek organizacyjnych urzędu, dodatkowa rekrutacja/zwolnienia) w odniesieniu do wyników etapu I i II, opracowanie i przedstawienie szczegółowego harmonogramu osiągnięcia modelowego stanu zatrudnienia wraz z zestawem wytycznych do zarządzania zmianą.
Zakres zamówienia obejmuje wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze.

Kody CPV:
731100006 (Usługi badawcze)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 3

Informacja na temat wadium:
Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 2.400,00 zł (słownie: dwa tysiące czterysta złotych 00/00)

opis_war:
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1)Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2)Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia,
3)Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
4)Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:
1)Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zaleca się aby Pełnomocnikiem był jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
2)Pełnomocnictwo/upoważnienie do pełnienia takiej funkcji wystawione winno być zgodnie z wymogami prawa, podpisane przez prawnie upoważnionych przedstawicieli każdego z partnerów i dołączone do oferty,
3)Oferta winna być podpisana przez każdego partnera lub ustanowionego pełnomocnika,
4)Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia składa dokumenty wymienione w rozdziale IV pkt A ppkt 1, 2, 3, pozostałe dokumenty składane są wspólnie.
5)Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z Pełnomocnikiem.
6)W przypadku wyboru jako najkorzystniejszej, oferty Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający oświadcza, że może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.
7)Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie przedmiotu umowy.
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w rozdziale IV pkt A ppkt 2, 3, 4 składa dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
a) nie otwarto jego likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości, wystawionych nie wcześniej niż 6
miesięcy przed upływem terminu składania ofert,
b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, albo uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu na składanie ofert.
Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie wydaje się dokumentów, o których mowa wyżej, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju , w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.
4. Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana na podstawie dokumentów załączonych do oferty, wg formuły spełnia-nie spełnia.

inf_osw:
A. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

1.Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - wg załącznika nr 2 do SIWZ.
2.Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
3.Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
4.Aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające odpowiednio, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
5.Wykaz wykonanych w ciągu ostatnich 3 lat projektów w zakresie optymalizacji zatrudnienia - obejmujący minimum 2 ostatecznie zakończone usługi doradcze polegające na przeprowadzeniu lub przygotowaniu do przeprowadzenia etatyzacji organizacji o wielkości zatrudnienia min. 350 osób, w tym przynajmniej jedna usługa zrealizowana na rzecz urzędu administracji samorządowej tj. urzędu gminy, urzędu miasta, starostwa powiatowego, urzędu marszałkowskiego, wraz z dokumentami zaświadczającymi, że usługi te zostały wykonane należycie (referencje) - załącznik nr 3 do SIWZ
6.Wykaz wykonanych w ciągu ostatnich 3 lat projektów w zakresie zarządzania procesami - obejmujący minimum jedną usługę doradczą związaną z analizą i modelowaniem procesów dla urzędu administracji samorządowej tj. urzędu gminy, urzędu miasta, starostwa powiatowego, urzędu marszałkowskiego o wielkości zatrudnienia min. 350 osób wraz z dokumentami zaświadczającymi, że usługi te zostały wykonane należycie (referencje) - załącznik nr 4 do SIWZ.
7.Wykaz osób które będą uczestniczyć w realizacji przedmiotu zamówienia obejmujący zespół co najmniej 3 konsultantów z doświadczeniem w realizacji projektów doradczych w tym:
- przynajmniej 1 konsultant (pełniący funkcję kierownika projektu) posiadający minimum dwuletnie doświadczenie w kierowaniu zakończonymi projektami doradczymi, w tym co najmniej jednym zakończonym projektem doradczym z zakresu etatyzacji/optymalizacji stanu zatrudnienia,
- przynajmniej 1 konsultant (członek zespołu projektowego) posiadający doświadczenie w przeprowadzeniu lub przygotowaniu do przeprowadzenia etatyzacji/optymalizacji stanu zatrudnienia na rzecz rzędu administracji samorządowej tj. urzędu gminy, urzędu miasta, starostwa powiatowego, urzędu marszałkowskiego o wielkości zatrudnienia min. 350 osób (min 1 zakończony projekt),
- przynajmniej 1 konsultant (członek zespołu projektowego) posiada doświadczenie związane z analizą, modelowaniem i optymalizacją procesów na rzecz urzędu rzędu administracji samorządowej tj. urzędu gminy, urzędu miasta, starostwa powiatowego, urzędu marszałkowskiego o wielkości zatrudnienia min. 350 osób (min. 1 zakończony projekt).- załącznik nr 5 do SIWZ.

B. Inne oświadczenia i dokumenty.
1. Wypełniony i podpisany formularz oferty- załącznik nr 1do SIWZ.
2. Pełnomocnictwo do reprezentowania, o ile ofertę składa pełnomocnik.
3.Zaakceptowany projekt umowy- załącznik nr 6 do SIWZ.

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.lubuskie.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Marszałkowski w Zielonej Górze
Departament Organizacyjno - Prawny
65-057 Zielona Góra, ul. Podgórna 7

Data składania wniosków, ofert: 05/12/2008

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze,
65-057 Zielona Góra, ul. Podgórna 7
Departament Organizacyjno - Prawny (pokój nr 51- Kancelaria Ogólna)

On: on

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Podobne przetargi