7716 / 2013-01-05 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiat Sanocki (Sanok)

Oryginalny tusz PFI-710m (2356C001) Purpurowy marki Canon

Cena: 1130.37 PLN

Koordynacja, zarządzanie i obsługa projektu systemowego pn.: Podkarpacie stawia na zawodowców, WND-POKL.09.02.00-001/12 dofinansowanego ze Środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki priorytet IX, działanie 9.2 w Powiecie Sanockim w Zespołach Szkół nr 1, 2, 3, 4 i 5 w Sanoku

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest koordynacja, zarządzanie i obsługa projektu systemowego pn.: Podkarpacie stawia na zawodowców, WND-POKL.09.02.00-001/12 dofinansowanego ze Środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki priorytet IX, działanie 9.2 w Powiecie Sanockim w Zespołach Szkół nr 1, 2, 3, 4 i 5 w Sanoku.
Projekt ma charakter edukacyjny i skierowany jest do szkół ponadgimnazjalnych, dla których organem prowadzącym jest Powiat Sanocki. Projekt jest współfinasowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. W ramach projektu każda ze szkół wdrażać będzie swój program rozwojowy oparty na organizacji staży i praktyk zawodowych dla uczniów w zakładach pracy, realizacji zajęć pozalekcyjnych z zakresu nauczanych przedmiotów, realizacji kursów i warsztatów, zakupy pomocy dydaktycznych oraz wyposażenia a także obozów językowych oraz wdrażaniu narzędzi efektywnego zarządzania placówką oświatową. Osobą odpowiedzialną za całokształt realizacji projektu jest koordynator projektu, powołujący zespół do zarządzania projektem w składzie: specjalista ds. finansowych projektu, specjalista ds. zamówień publicznych oraz asystenci koordynatora ( minimum jeden asystent w każdej szkole). Wszelkie działania powinny być zgodne z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (informacje zostały opublikowane na stronie www.wup-rzeszow.pl) oraz wnioskiem o dofinansowanie, szczegółowym budżetem, harmonogramem realizacji projektu, jak również zgodnie z niżej wymienionym zakresem czynności.
Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w kalkulacji ceny oferty koszty prowadzenia biura tj. wynajem, czynsz, telefon, internet, materiały biurowe i eksploatacyjne, inne koszty, których poniesienie jest niezbędne w celu prawidłowego zrealizowania przedmiotu zamówienia oraz koszty osobowe tj. delegacje i wynagrodzenia zespołu projektowego.
Szczegółowy zakres zamówienia obejmuje:
Zakres obowiązków koordynatora projektu:
- podejmowanie niezbędnych działań mających na celu osiągnięcie wskaźników rezultatu projektu,
- nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z wymogami POKL oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w oparciu o umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami,
- informowanie zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu,
- udział w szkoleniach organizowanych przez WUP w Rzeszowie z zakresu realizacji projektu,
- planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu,
- przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu,
- przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu,
- opracowanie formularzy rekrutacyjnych oraz aktualizacja dokumentów w związku ze zmianami w projekcie,
- udział w pracach komisji rekrutacyjnej,
- przygotowanie części sprawozdawczej i finansowej wniosków o płatność zaliczkową i końcową,
- sporządzanie i przedkładanie Zamawiającemu do czasu końcowego rozliczenia projektu comiesięcznego sprawozdania z postępów w realizacji projektu,
- dobór pracowników do projektu. Podział zadań i sporządzenie opisów stanowisk - kart stanowiskowych dla personelu projektu,
- przygotowanie umów cywilnoprawnych w ramach projektu,
- nadzór nad ewidencjonowaniem czasu pracy osób zaangażowanych do realizacji projektu,
- przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu oraz zgłoszenie ich do rejestru upoważnień obowiązujących w szkołach ponad gimnazjalnych objętych projektem,
- przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów,
- przygotowanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, prowadzonej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie,
- monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia rezultatów projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach czasu, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu,
- organizowanie spotkań monitorujących z pracownikami projektu oraz dyrektorami szkół uczestniczących w projekcie,
- zgłaszanie do WUP Rzeszów wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych,
- nadzór nad terminowym i prawidłowym przygotowaniem części finansowej i sprawozdawczej wniosków o płatność,
- prowadzenie kontroli realizacji działań oraz nadzór nad monitoringiem wykorzystania materiałów do części praktycznych oraz innych towarów zakupionych w ramach projektu,
- udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne,
- zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami i wytycznymi (zakupy, oznakowanie),
- zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami projektu,
- nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno - promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL,
- przygotowywanie dokumentów projektowych, konsultowanie programów kursów i treści nauczania w celu dostosowania do wymagań egzaminacyjnych zewnętrznych instytucji,
- współpraca i kontakty z zewnętrznymi instytucjami egzaminacyjnymi w ramach projektu,
- prowadzenie ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz opracowanie raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań ( realizacji ),
- nadzór nad dokumentacją potwierdzającą kwalifikowalność beneficjenta ostatecznego projektu,
- nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS,
- zawieranie umów w ramach udzielonego pełnomocnictwa, w tym z pracodawcami, nauczycielami i rozliczanie ich pracy,
- sprawdzanie i zatwierdzanie kart pracy,
- przygotowanie, prowadzenie oraz uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z dokumentowaniem postępowań. Praca w Komisjach Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy Pzp przy realizacji zadań projektowych,
- nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostawy, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
- śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem RP i UE.
- koordynowanie działań projektowych;
- kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami krajowymi i unii europejskiej;
- nadzorowanie nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi;
- nadzorowanie bieżących postępów realizacji projektu i ich jakością;
- nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia promocji projektu;
- przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu;
- zatwierdzanie planów pracy dla poszczególnych działań projektowych;
- sprawowanie nadzoru nad całością prac związanych z realizacją projektu, ich jakością i terminowością oraz nad personelem projektu;
- przydzielanie i koordynowanie zadań dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu;
- kontrola jakości realizacji zadań pod kątem osiągnięcia założonych wskaźników
- wykonanie wskaźnika projektu
- organizacja i przeprowadzenie kursów przedmiotowych, kursów podnoszących kwalifikacje, kursów zawodowych, organizacji wizyt studyjnych w zakładach pracy oraz warsztatach zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu;
- utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie projektu;
- utrzymywanie stałych kontaktów i kontrola pracy w jednostkach Zamawiającego uczestniczących w przedmiotowym zadaniu;
- przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej;
- nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżecie i harmonogramie;
- sporządzanie wniosków o płatność i terminowym ich przekazaniem Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej;
- wprowadzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentacji programowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
- sporządzanie list płac dla jednostek powiatowych biorących udział w projekcie;
- prowadzenie sprawozdawczości projektowej oraz przekazywanie sprawozdań do uzgodnienia z Zamawiającym;
- uzgadnianie i przekazywanie w formie pisemnej informacji o dokonywanych zmianach w projekcie z Instytucją Pośredniczącą w uzgodnieniu z Zamawiającym;
- bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą oraz innymi organizacjami zaangażowanymi w realizację projektu, dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów;
- poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu;
- obecność podczas kontroli projektu;
- weryfikowanie pod względem merytorycznym dokumentów, które powstały w projekcie;
- sporządzanie i archiwizacja dokumentacji projektowej;
- inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu nie wymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego;

Zakres obowiązków szkolnego asystenta koordynatora obejmuje:
- nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu w danej szkole, zgodnie z Projektem Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, wymogami POKL, wytycznymi WUP w Rzeszowie obowiązującymi przepisami krajowymi oraz w oparciu o Umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami,
- planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu w danej szkole,
- wspieranie i pomoc w działaniach koordynatora, bieżące kontakty i korespondencja, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości w realizacji projektu,
- przygotowywanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu. Dostosowanie wzorów projektów do potrzeb danej szkoły.
- zgłaszanie do koordynatora projektu oraz uzgadnianie z koordynatorem projektu wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu, współpraca ze specjalistą ds. finansowych i specjalistą ds. zamówień publicznych projektu,
- tworzenie opisów przedmiotów zamówienia w zakresie zakupów dla danej szkoły. Udział w pracach komisji przetargowej,
- nadzorowanie odbioru zakupionego sprzętu,
- współpraca z członkami zespołu projektowego,
- podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu w danej szkole,
- pozyskiwanie i współpraca z zakładami pracy w ramach organizacji staży i praktyk, przekazywanie do biura projektu wszelkich informacji dot. pracodawców, w celu przygotowania umów o organizację stażu lub praktyki zawodowej,
- przygotowanie i realizacja rekrutacji uczestników projektu (opracowanie regulaminu rekrutacji, nadzór nad przygotowaniem ankiet rekrutacyjnych, założenie teczek uczestnikom projektu). Udział w pracach Komisji Rekrutacyjnej, tworzenie protokołów z prac Komisji rekrutacyjnej, informowanie uczestników o zakwalifikowaniu się do projektu,
- współpraca w zakresie przygotowania rekrutacji z pedagogiem szkolnym i ustalenie zawartości teczki uczestnika projektu,
- monitoring rzeczowy - zgodność realizacji projektu z planem merytorycznym (monitoring dokumentacji szkoleniowej: programy i harmonogramy praktyk, staży, szkoleń, sprawdzanie dokumentacji, list obecności, potwierdzenie odbioru podręczników i materiałów szkoleniowych oraz wsparcia towarzyszącego, sprawozdania cząstkowe dotyczące prowadzonych zadań w ramach projektu),
- zagwarantowanie właściwych warunków pracy na poszczególnych zajęciach (odpowiedni sprzęt, wyposażenie) zapewniając prawidłowy ich przebieg. Współpraca z nauczycielami biorącymi udział w realizacji projektu w danej szkole oraz przekazywanie informacji do biura projektu o zapotrzebowaniu na materiały biurowe, itp.
- sprawdzanie kart pracy nauczycielom prowadzącym zajęcia i ich zatwierdzanie,
- informowanie potencjalnych uczestników oraz społeczeństwa o fakcie współfinansowania przedsięwzięcia ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS,
- informowanie uczniów, nauczycieli/trenerów i osób zainteresowanych o wszelkich zmianach w realizacji projektu i działań,
- prowadzenie kontroli realizacji działań projektowych w obrębie danej szkoły,
- współpraca z instytucjami przeprowadzającymi egzaminy zewnętrzne w ramach projektu,
- wizualizacja materiałów szkoleniowych i podręczników poprzez umieszczenie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych dla uczniów i przekazywanie ich nauczycielom/trenerom. Uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych,
- współudział w organizacji spotkań informacyjnych dla uczniów i rodziców w obrębie obsługiwanej szkoły,
- bezpośredni kontakt z uczniami szkoły w sprawach dotyczących projektu. Informowanie uczniów i rodziców we wszelkich sprawach dotyczących projektu. Współpraca z rodzicami w zakresie informowania o udziale i postępach uczniów w ramach działań projektowych.
- pozyskanie uczestników projektu oraz danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie,
- przestrzeganie procedur związanych z ochrona danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie zebranych danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu,
- wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych dla prawidłowej realizacji projektu oraz przekazanie ich nauczycielowi/trenerowi prowadzącemu zajęcia, celem przeprowadzenia badania,
- weryfikacja wyników ankiet i ich rejestracja w bazie EXCEL prowadzonej dla danej szkoły,
- tworzenie harmonogramów zajęć dodatkowych, kursów, wycieczek, praktyk zawodowych, staży w uzgodnieniu ze specjalista ds. finansowych, planowanie sal oraz zabezpieczenie dostępu do sal w czasie trwania działań,
- organizacja praktyk zawodowych i staży w ramach projektu. W przypadku organizacji obozów - wypełnienie obowiązków wynikających ze szkolnych przepisów regulujących organizację i uczestnictwo w obozach,
- współpraca przy opracowaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność,
- przygotowanie i weryfikacja dokumentacji zajęć ( w tym m.in. dzienników zajęć)
- opracowanie instrukcji archiwizacji dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją,
- opisywanie faktur dotyczących zakupów z budżetu projektu,
Zakres obowiązków specjalisty ds. finansowych projektu:
- przygotowywanie wniosków o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami,
- nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu,
- prowadzenie aktualnej bazy danych PEFS
- odpowiedzialność za prawidłowość rozliczenia projektu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie,
- opracowywanie niezbędnej dokumentacji, związanej z budżetem projektu, przygotowywanie formularzy zmian budżetowych,
- wspieranie działań kierownika projektu w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem,
- zgłaszanie koordynatorowi projektu wszelkich stwierdzonych nieprawidłowości,
- podejmowanie działań w celu zapewnienia płynnego finansowania projektu,
- niezwłoczne informowanie kierownika projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu,
- współpraca z członkami zespołu projektowego,
- archiwizowanie dokumentów projektu,
Zakres obowiązków specjalisty ds. zamówień publicznych projektu:
- przygotowanie i prowadzenie wymaganej dokumentacji o udzielenie zamówienia publicznego dot. realizacji zadań projektu, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
- zapewnienie zasad konkurencyjności i przejrzystości wynikających z prawa wspólnotowego,
- przygotowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,
- szczegółowa analiza i ocena ofert,
- przygotowanie wzorów umów,
- współpraca z koordynatorem projektu oraz członkami zespołu projektowego,
Zgodnie z umową dotyczącą realizacji projektu, w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia projektu wyznaczonego na 31.10.2014 r. wykonawca zobowiązany jest przygotować i złożyć końcowy wniosek o płatność. W związku z tym na prośbę zamawiającego, Wykonawca stawi się w terminie i miejscu wyznaczonym przez zamawiającego w celu sporządzenia końcowego wniosku o płatność. Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie za świadczenia usługi w tym zakresie.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 7716

Data publikacji: 2013-01-05

Nazwa: Powiat Sanocki

Ulica: ul. Rynek 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Sanok

Kod pocztowy: 38-500

Województwo / kraj: podkarpackie

Numer telefonu: 13 4652900

Numer faxu: 13 4652988

Adres strony internetowej: www.powiat-sanok.pl

Regon: 37044070300000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Koordynacja, zarządzanie i obsługa projektu systemowego pn.: Podkarpacie stawia na zawodowców, WND-POKL.09.02.00-001/12 dofinansowanego ze Środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki priorytet IX, działanie 9.2 w Powiecie Sanockim w Zespołach Szkół nr 1, 2, 3, 4 i 5 w Sanoku

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest koordynacja, zarządzanie i obsługa projektu systemowego pn.: Podkarpacie stawia na zawodowców, WND-POKL.09.02.00-001/12 dofinansowanego ze Środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki priorytet IX, działanie 9.2 w Powiecie Sanockim w Zespołach Szkół nr 1, 2, 3, 4 i 5 w Sanoku.
Projekt ma charakter edukacyjny i skierowany jest do szkół ponadgimnazjalnych, dla których organem prowadzącym jest Powiat Sanocki. Projekt jest współfinasowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. W ramach projektu każda ze szkół wdrażać będzie swój program rozwojowy oparty na organizacji staży i praktyk zawodowych dla uczniów w zakładach pracy, realizacji zajęć pozalekcyjnych z zakresu nauczanych przedmiotów, realizacji kursów i warsztatów, zakupy pomocy dydaktycznych oraz wyposażenia a także obozów językowych oraz wdrażaniu narzędzi efektywnego zarządzania placówką oświatową. Osobą odpowiedzialną za całokształt realizacji projektu jest koordynator projektu, powołujący zespół do zarządzania projektem w składzie: specjalista ds. finansowych projektu, specjalista ds. zamówień publicznych oraz asystenci koordynatora ( minimum jeden asystent w każdej szkole). Wszelkie działania powinny być zgodne z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (informacje zostały opublikowane na stronie www.wup-rzeszow.pl) oraz wnioskiem o dofinansowanie, szczegółowym budżetem, harmonogramem realizacji projektu, jak również zgodnie z niżej wymienionym zakresem czynności.
Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w kalkulacji ceny oferty koszty prowadzenia biura tj. wynajem, czynsz, telefon, internet, materiały biurowe i eksploatacyjne, inne koszty, których poniesienie jest niezbędne w celu prawidłowego zrealizowania przedmiotu zamówienia oraz koszty osobowe tj. delegacje i wynagrodzenia zespołu projektowego.
Szczegółowy zakres zamówienia obejmuje:
Zakres obowiązków koordynatora projektu:
- podejmowanie niezbędnych działań mających na celu osiągnięcie wskaźników rezultatu projektu,
- nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu, zgodnie z wymogami POKL oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w oparciu o umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami,
- informowanie zamawiającego o wszelkich nieprawidłowościach związanych z realizacją projektu,
- udział w szkoleniach organizowanych przez WUP w Rzeszowie z zakresu realizacji projektu,
- planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu,
- przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu,
- przygotowanie, koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu,
- opracowanie formularzy rekrutacyjnych oraz aktualizacja dokumentów w związku ze zmianami w projekcie,
- udział w pracach komisji rekrutacyjnej,
- przygotowanie części sprawozdawczej i finansowej wniosków o płatność zaliczkową i końcową,
- sporządzanie i przedkładanie Zamawiającemu do czasu końcowego rozliczenia projektu comiesięcznego sprawozdania z postępów w realizacji projektu,
- dobór pracowników do projektu. Podział zadań i sporządzenie opisów stanowisk - kart stanowiskowych dla personelu projektu,
- przygotowanie umów cywilnoprawnych w ramach projektu,
- nadzór nad ewidencjonowaniem czasu pracy osób zaangażowanych do realizacji projektu,
- przygotowanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych dla personelu projektu oraz zgłoszenie ich do rejestru upoważnień obowiązujących w szkołach ponad gimnazjalnych objętych projektem,
- przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów,
- przygotowanie i koordynacja korespondencji związanej z realizacją projektu, prowadzonej z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie,
- monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia rezultatów projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach czasu, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu,
- organizowanie spotkań monitorujących z pracownikami projektu oraz dyrektorami szkół uczestniczących w projekcie,
- zgłaszanie do WUP Rzeszów wszelkich zmian w realizacji i w budżecie projektu, przygotowywanie formularzy zmian merytorycznych i budżetowych,
- nadzór nad terminowym i prawidłowym przygotowaniem części finansowej i sprawozdawczej wniosków o płatność,
- prowadzenie kontroli realizacji działań oraz nadzór nad monitoringiem wykorzystania materiałów do części praktycznych oraz innych towarów zakupionych w ramach projektu,
- udział w kontrolach prowadzonych przez organy zewnętrzne,
- zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami i wytycznymi (zakupy, oznakowanie),
- zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy pracownikami projektu,
- nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno - promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL,
- przygotowywanie dokumentów projektowych, konsultowanie programów kursów i treści nauczania w celu dostosowania do wymagań egzaminacyjnych zewnętrznych instytucji,
- współpraca i kontakty z zewnętrznymi instytucjami egzaminacyjnymi w ramach projektu,
- prowadzenie ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz opracowanie raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań ( realizacji ),
- nadzór nad dokumentacją potwierdzającą kwalifikowalność beneficjenta ostatecznego projektu,
- nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS,
- zawieranie umów w ramach udzielonego pełnomocnictwa, w tym z pracodawcami, nauczycielami i rozliczanie ich pracy,
- sprawdzanie i zatwierdzanie kart pracy,
- przygotowanie, prowadzenie oraz uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z dokumentowaniem postępowań. Praca w Komisjach Przetargowych powołanych do przeprowadzenia postępowań w związku z zastosowaniem ustawy Pzp przy realizacji zadań projektowych,
- nadzór nad prawidłową realizacją umów na świadczenie usług oraz dostawy, zawartych w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
- śledzenie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności projektu z wytycznymi, jak również prawem RP i UE.
- koordynowanie działań projektowych;
- kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, z zawartą umową o dofinansowanie projektu i wnioskiem o dofinansowanie oraz przepisami krajowymi i unii europejskiej;
- nadzorowanie nad całością prac związanych z realizacją projektu i ich jakością; koordynacja działań merytorycznych i logistycznych związanych z projektem; zarządzanie planowanymi działaniami projektowymi;
- nadzorowanie bieżących postępów realizacji projektu i ich jakością;
- nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia promocji projektu;
- przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektu;
- zatwierdzanie planów pracy dla poszczególnych działań projektowych;
- sprawowanie nadzoru nad całością prac związanych z realizacją projektu, ich jakością i terminowością oraz nad personelem projektu;
- przydzielanie i koordynowanie zadań dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu;
- kontrola jakości realizacji zadań pod kątem osiągnięcia założonych wskaźników
- wykonanie wskaźnika projektu
- organizacja i przeprowadzenie kursów przedmiotowych, kursów podnoszących kwalifikacje, kursów zawodowych, organizacji wizyt studyjnych w zakładach pracy oraz warsztatach zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu;
- utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie projektu;
- utrzymywanie stałych kontaktów i kontrola pracy w jednostkach Zamawiającego uczestniczących w przedmiotowym zadaniu;
- przygotowywanie i koordynacja korespondencji związanej z projektem do Instytucji Pośredniczącej;
- nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku, w tym budżecie i harmonogramie;
- sporządzanie wniosków o płatność i terminowym ich przekazaniem Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej;
- wprowadzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentacji programowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;
- sporządzanie list płac dla jednostek powiatowych biorących udział w projekcie;
- prowadzenie sprawozdawczości projektowej oraz przekazywanie sprawozdań do uzgodnienia z Zamawiającym;
- uzgadnianie i przekazywanie w formie pisemnej informacji o dokonywanych zmianach w projekcie z Instytucją Pośredniczącą w uzgodnieniu z Zamawiającym;
- bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą oraz innymi organizacjami zaangażowanymi w realizację projektu, dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów;
- poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu;
- obecność podczas kontroli projektu;
- weryfikowanie pod względem merytorycznym dokumentów, które powstały w projekcie;
- sporządzanie i archiwizacja dokumentacji projektowej;
- inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu nie wymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego;

Zakres obowiązków szkolnego asystenta koordynatora obejmuje:
- nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych działań projektu w danej szkole, zgodnie z Projektem Podkarpacie stawia na zawodowców, współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, wymogami POKL, wytycznymi WUP w Rzeszowie obowiązującymi przepisami krajowymi oraz w oparciu o Umowę o dofinansowanie wraz z załącznikami,
- planowanie i podejmowanie wszelkich działań związanych z terminową i prawidłową realizacją projektu w danej szkole,
- wspieranie i pomoc w działaniach koordynatora, bieżące kontakty i korespondencja, wyjaśnianie wszelkich nieprawidłowości w realizacji projektu,
- przygotowywanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu. Dostosowanie wzorów projektów do potrzeb danej szkoły.
- zgłaszanie do koordynatora projektu oraz uzgadnianie z koordynatorem projektu wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu, współpraca ze specjalistą ds. finansowych i specjalistą ds. zamówień publicznych projektu,
- tworzenie opisów przedmiotów zamówienia w zakresie zakupów dla danej szkoły. Udział w pracach komisji przetargowej,
- nadzorowanie odbioru zakupionego sprzętu,
- współpraca z członkami zespołu projektowego,
- podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu w danej szkole,
- pozyskiwanie i współpraca z zakładami pracy w ramach organizacji staży i praktyk, przekazywanie do biura projektu wszelkich informacji dot. pracodawców, w celu przygotowania umów o organizację stażu lub praktyki zawodowej,
- przygotowanie i realizacja rekrutacji uczestników projektu (opracowanie regulaminu rekrutacji, nadzór nad przygotowaniem ankiet rekrutacyjnych, założenie teczek uczestnikom projektu). Udział w pracach Komisji Rekrutacyjnej, tworzenie protokołów z prac Komisji rekrutacyjnej, informowanie uczestników o zakwalifikowaniu się do projektu,
- współpraca w zakresie przygotowania rekrutacji z pedagogiem szkolnym i ustalenie zawartości teczki uczestnika projektu,
- monitoring rzeczowy - zgodność realizacji projektu z planem merytorycznym (monitoring dokumentacji szkoleniowej: programy i harmonogramy praktyk, staży, szkoleń, sprawdzanie dokumentacji, list obecności, potwierdzenie odbioru podręczników i materiałów szkoleniowych oraz wsparcia towarzyszącego, sprawozdania cząstkowe dotyczące prowadzonych zadań w ramach projektu),
- zagwarantowanie właściwych warunków pracy na poszczególnych zajęciach (odpowiedni sprzęt, wyposażenie) zapewniając prawidłowy ich przebieg. Współpraca z nauczycielami biorącymi udział w realizacji projektu w danej szkole oraz przekazywanie informacji do biura projektu o zapotrzebowaniu na materiały biurowe, itp.
- sprawdzanie kart pracy nauczycielom prowadzącym zajęcia i ich zatwierdzanie,
- informowanie potencjalnych uczestników oraz społeczeństwa o fakcie współfinansowania przedsięwzięcia ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS,
- informowanie uczniów, nauczycieli/trenerów i osób zainteresowanych o wszelkich zmianach w realizacji projektu i działań,
- prowadzenie kontroli realizacji działań projektowych w obrębie danej szkoły,
- współpraca z instytucjami przeprowadzającymi egzaminy zewnętrzne w ramach projektu,
- wizualizacja materiałów szkoleniowych i podręczników poprzez umieszczenie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych dla uczniów i przekazywanie ich nauczycielom/trenerom. Uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych,
- współudział w organizacji spotkań informacyjnych dla uczniów i rodziców w obrębie obsługiwanej szkoły,
- bezpośredni kontakt z uczniami szkoły w sprawach dotyczących projektu. Informowanie uczniów i rodziców we wszelkich sprawach dotyczących projektu. Współpraca z rodzicami w zakresie informowania o udziale i postępach uczniów w ramach działań projektowych.
- pozyskanie uczestników projektu oraz danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie,
- przestrzeganie procedur związanych z ochrona danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie zebranych danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu,
- wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych dla prawidłowej realizacji projektu oraz przekazanie ich nauczycielowi/trenerowi prowadzącemu zajęcia, celem przeprowadzenia badania,
- weryfikacja wyników ankiet i ich rejestracja w bazie EXCEL prowadzonej dla danej szkoły,
- tworzenie harmonogramów zajęć dodatkowych, kursów, wycieczek, praktyk zawodowych, staży w uzgodnieniu ze specjalista ds. finansowych, planowanie sal oraz zabezpieczenie dostępu do sal w czasie trwania działań,
- organizacja praktyk zawodowych i staży w ramach projektu. W przypadku organizacji obozów - wypełnienie obowiązków wynikających ze szkolnych przepisów regulujących organizację i uczestnictwo w obozach,
- współpraca przy opracowaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność,
- przygotowanie i weryfikacja dokumentacji zajęć ( w tym m.in. dzienników zajęć)
- opracowanie instrukcji archiwizacji dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją,
- opisywanie faktur dotyczących zakupów z budżetu projektu,
Zakres obowiązków specjalisty ds. finansowych projektu:
- przygotowywanie wniosków o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami,
- nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu,
- prowadzenie aktualnej bazy danych PEFS
- odpowiedzialność za prawidłowość rozliczenia projektu z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Rzeszowie,
- opracowywanie niezbędnej dokumentacji, związanej z budżetem projektu, przygotowywanie formularzy zmian budżetowych,
- wspieranie działań kierownika projektu w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem,
- zgłaszanie koordynatorowi projektu wszelkich stwierdzonych nieprawidłowości,
- podejmowanie działań w celu zapewnienia płynnego finansowania projektu,
- niezwłoczne informowanie kierownika projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu,
- współpraca z członkami zespołu projektowego,
- archiwizowanie dokumentów projektu,
Zakres obowiązków specjalisty ds. zamówień publicznych projektu:
- przygotowanie i prowadzenie wymaganej dokumentacji o udzielenie zamówienia publicznego dot. realizacji zadań projektu, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
- zapewnienie zasad konkurencyjności i przejrzystości wynikających z prawa wspólnotowego,
- przygotowanie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,
- szczegółowa analiza i ocena ofert,
- przygotowanie wzorów umów,
- współpraca z koordynatorem projektu oraz członkami zespołu projektowego,
Zgodnie z umową dotyczącą realizacji projektu, w terminie 30 dni kalendarzowych od zakończenia projektu wyznaczonego na 31.10.2014 r. wykonawca zobowiązany jest przygotować i złożyć końcowy wniosek o płatność. W związku z tym na prośbę zamawiającego, Wykonawca stawi się w terminie i miejscu wyznaczonym przez zamawiającego w celu sporządzenia końcowego wniosku o płatność. Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie za świadczenia usługi w tym zakresie.

Kody CPV:
800000004 (Usługi edukacyjne i szkoleniowe)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
794210001 (Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
751210000 (Usługi administracyjne w zakresie edukacji)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
796000000 (Usługi rekrutacyjne)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
792110006 (Usługi księgowe)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
795000009 (Dodatkowe usługi biurowe)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/10/2014

Informacja na temat wadium:
Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 4.000,00 zł. (słownie: cztery tysiące złotych). 1) Wadium wnosi się przed terminem składania ofert 2) Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu, b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, c) gwarancjach bankowych, d) gwarancjach ubezpieczeniowych, e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 Nr 42, poz. 275 z późn. zm.). 3) Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: 69 8642 1184 2018 0065 8201 0095 w Podkarpackim Banku Spółdzielczym o/Sanok. 4) W przypadku wadium wnoszonego w pieniądzu, jako termin wniesienia wadium przyjęty zostaje termin uznania kwoty na rachunku bankowym Zamawiającego. 5) W przypadku wniesienia wadium w formie innej niż pieniądz - oryginał dokumentu potwierdzającego wniesienie wadium należy złożyć przed upływem terminu składania ofert w siedzibie Zamawiającego: Starostwo Powiatowe w Sanoku, ul. Rynek 1, w pok. 57a lub dołączyć do oferty. 6) Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza 7) Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert. 8) Zamawiający żąda ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, któremu zwrócono wadium, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wnosi wadium w terminie określonym przez zamawiającego. 9) Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. 10) Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie. 11) Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana: a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, b) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Warunek zostanie spełniony poprzez złożenie oświadczenia wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt. 1 - 4 ustawy prawo zamówień publicznych.

Wiedza i doświadczenie:
W celu potwierdzenia spełniania powyższego warunku zamawiający wymaga przedłożenia wykazu usług (co najmniej 1 usługa o wartości nie mniejszej niż 400.000,00 zł brutto polegająca na koordynacji, zarządzaniu i obsłudze projektu realizowanego w ramach POKL) w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

Potencjał techniczny:
Warunek zostanie spełniony poprzez złożenie oświadczenia wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt. 1 - 4 ustawy prawo zamówień publicznych.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Warunek zostanie spełniony poprzez złożenie oświadczenia wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt. 1 - 4 ustawy prawo zamówień publicznych.

Sytuacja ekonomiczna:
Warunek zostanie spełniony poprzez złożenie oświadczenia wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 pkt. 1 - 4 ustawy prawo zamówień publicznych.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zmiany postanowień umowy, w związku z wystąpieniem okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili wyboru najkorzystniejszej oferty lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego a Wykonawca wyrazi na nie zgodę. Zmiany nie mogą dotyczyć zobowiązań Wykonawcy zawartych w ofercie, które były oceniane w toku postępowania. W przypadku zmiany stawki podatku VAT, zostanie on naliczony zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu wykonania zamówienia. W przypadku opóźnienia terminu finansowego zakończenia projektu, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu zamówienia do czasu zakończenia realizacji projektu

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.powiat-sanok.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Powiat Sanocki ul. Rynek 1 38-500 Sanok pok. nr 57a w godzinach urzędowania

Data składania wniosków, ofert: 14/01/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Starostwo Powiatowe w Sanoku ul. Rynek 1 38-500 Sanok pok. nr 1 - biuro podawcze Starostwa Powiatowego (parter budynku).

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt dofinansowany ze Środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki priorytet IX, działanie 9.2. Projekt pn.: Podkarpacie stawia na zawodowców realizowany w Powiecie Sanockim w Zespołach Szkół nr 1, 2, 3, 4 i 5 w Sanoku.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi