94587 / 2014-04-30 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiat Rycki (Ryki)

Oryginalny tusz C13T944140 Czarny marki Epson

Cena: 196.80 PLN

Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) dla pracowników jednostek organizacyjnych Powiatu Ryckiego

Opis zamówienia

Nazwa zadania: Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) dla pracowników jednostek organizacyjnych Powiatu Ryckiego.
Liczba uczestników: 100 osób (10 grup po max. 10 osób)
Czas trwania szkolenia: min. 24 godziny zegarowe dla każdej z 10 grup (razem min. 240 godz.)
Szkolenie przeprowadzane będzie w salach konferencyjnych zapewnionych przez Starostwo Powiatowego w Rykach.
Szkolenie musi dotyczyć wersji programu obecnie użytkowanego przez pracowników Zamawiającego, tj. E-Studio EZD 1.2.0.4753 lub nowszej.
Wykonawca zapewni:
1. zorganizowanie zajęć dostosowanych do poziomu wiedzy uczestników, tak aby każda z grup szkoleniowych wypracowała co najmniej 24 godz. (zegarowych) zajęć szkoleniowych (łącznie min. 240 godzin)
2. sprzęt niezbędny do przeprowadzenia kursu, w tym: komputery stacjonarne z monitorami LCD (lub notebooki) z nagrywarką CD/DVD, drukarki czarno - białe i kolorowe, skaner, rzutnik i ekran,
3. pracę uczestników kursu w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją,
4. materiały szkoleniowe niezbędne do nauki teoretycznej i praktycznej treści szkolenia (m.in. materiał z kursu - skrypt w wersji drukowanej i nagrany na pamięć przenośną typu pendrive - dla każdego uczestnika szkolenia)
5. materiały biurowe takie jak: notes, długopis, teczka kartonowa na dokumenty, dla każdego uczestnika szkolenia,
6. zapoznanie uczestników przed rozpoczęciem szkolenia z programem szkolenia oraz przekazania im harmonogramu realizowanych zajęć
7. przeprowadzenie kursu w systemie: dwie osoby = jedno stanowisko komputerowe
8. organizację zajęć w dni robocze między godz. 7.30 a 15.30, jednorazowe zajęcia trwające 8 godz. zegarowych
9. zapewnienia uczestnikom szkolenia w trakcie każdych zajęć poczęstunku w formie serwisu kawowego (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciastka kruche, cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy)
10. przeprowadzenie ankiet oceniających efektywność i jakość szkoleń
11. przygotowanie i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, w tym:
a) list obecności z podpisami uczestników szkolenia
b) dziennika zajęć, zawierającego liczbę godzin szkolenia, tematy zajęć, nazwisko prowadzącego.
c) pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych
d) wystawienie uczestnikom szkolenia dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia oraz zebranie pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór tych dyplomów
12. stosowanie na wszystkich dokumentach (materiałach szkoleniowych, programach i harmonogramach szkolenia, listach obecności, dziennikach zajęć, zaświadczeniach itp.) oznaczenia o współfinansowaniu szkolenia z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z logotypami POKL - wg wzoru, który dostarczy Zamawiający
13. przekazanie Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia szkolenia, następujących dokumentów:
a) oryginałów list obecności
b) oryginałów ankiet przeprowadzonych wśród uczestników
c) oryginałów dzienników zajęć
d) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych
e) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia
f) kserokopii dyplomów (zaświadczeń) o ukończeniu szkolenia poświadczonych za zgodność z oryginałem
g) jednego kompletu materiałów dydaktycznych i biurowych, jakie otrzymali uczestnicy szkolenia
h) oryginału sprawozdania ze zrealizowanego szkolenia.
14. Zakres tematyczny szkolenia będzie obejmował min. następujące zagadnienia:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją u Zamawiającego
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
4) Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
b) przesyłki na nośniku papierowym
c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
d) przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania - System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1) Pojęcia i ważne terminy
2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
3) Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD
4) Interoperacyjność znaku sprawy
5) Akta sprawy w EZD
6) Metryka sprawy w EZD
IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania punktów kancelaryjnych
a) otwieranie przesyłek wpływających - wyjątki
b) rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) - wyjątki
c) Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) - wyjątki
d) wprowadzanie metadanych
e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
f) prowadzenie składu informatycznych nośników danych
g) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
h) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych i) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych
a) dekretacja pisma - wyjątki
b) dekretacja zastępcza
c) akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
d) podpisanie pisma podpisem elektronicznym
e) podpisanie pisma podpisem odręcznym
3) Zadania prowadzących sprawy
a) zakładanie spraw
b) uzupełnianie metadanych
c) prowadzenie kompletnych akt sprawy
d) prowadzenie metryk spraw
e) sporządzanie projektów pism
f) dokonywanie akceptacji
V. Korespondencja wewnętrzna w EZD
1) udostępnianie pism
2) przekazywanie pism
VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
2) Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)
3) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
4) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
5) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
6) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt)
7) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt)
8) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
9) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
10) Sprawozdawczość archiwum zakładowego
VIII. Dyskusja

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 94587

Data publikacji: 2014-04-30

Nazwa: Powiat Rycki

Ulica: ul. Wyczółkowskiego 10A

Numer domu: 10A

Miejscowość: Ryki

Kod pocztowy: 08-500

Województwo / kraj: lubelskie

Numer telefonu: 081 8657450, 8657472

Numer faxu: 081 8651966

Adres strony internetowej: www.spryki.bip.lubelskie.pl

Regon: 43101944800000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) dla pracowników jednostek organizacyjnych Powiatu Ryckiego

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Nazwa zadania: Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) dla pracowników jednostek organizacyjnych Powiatu Ryckiego.
Liczba uczestników: 100 osób (10 grup po max. 10 osób)
Czas trwania szkolenia: min. 24 godziny zegarowe dla każdej z 10 grup (razem min. 240 godz.)
Szkolenie przeprowadzane będzie w salach konferencyjnych zapewnionych przez Starostwo Powiatowego w Rykach.
Szkolenie musi dotyczyć wersji programu obecnie użytkowanego przez pracowników Zamawiającego, tj. E-Studio EZD 1.2.0.4753 lub nowszej.
Wykonawca zapewni:
1. zorganizowanie zajęć dostosowanych do poziomu wiedzy uczestników, tak aby każda z grup szkoleniowych wypracowała co najmniej 24 godz. (zegarowych) zajęć szkoleniowych (łącznie min. 240 godzin)
2. sprzęt niezbędny do przeprowadzenia kursu, w tym: komputery stacjonarne z monitorami LCD (lub notebooki) z nagrywarką CD/DVD, drukarki czarno - białe i kolorowe, skaner, rzutnik i ekran,
3. pracę uczestników kursu w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją,
4. materiały szkoleniowe niezbędne do nauki teoretycznej i praktycznej treści szkolenia (m.in. materiał z kursu - skrypt w wersji drukowanej i nagrany na pamięć przenośną typu pendrive - dla każdego uczestnika szkolenia)
5. materiały biurowe takie jak: notes, długopis, teczka kartonowa na dokumenty, dla każdego uczestnika szkolenia,
6. zapoznanie uczestników przed rozpoczęciem szkolenia z programem szkolenia oraz przekazania im harmonogramu realizowanych zajęć
7. przeprowadzenie kursu w systemie: dwie osoby = jedno stanowisko komputerowe
8. organizację zajęć w dni robocze między godz. 7.30 a 15.30, jednorazowe zajęcia trwające 8 godz. zegarowych
9. zapewnienia uczestnikom szkolenia w trakcie każdych zajęć poczęstunku w formie serwisu kawowego (kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciastka kruche, cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy)
10. przeprowadzenie ankiet oceniających efektywność i jakość szkoleń
11. przygotowanie i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, w tym:
a) list obecności z podpisami uczestników szkolenia
b) dziennika zajęć, zawierającego liczbę godzin szkolenia, tematy zajęć, nazwisko prowadzącego.
c) pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych
d) wystawienie uczestnikom szkolenia dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia oraz zebranie pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór tych dyplomów
12. stosowanie na wszystkich dokumentach (materiałach szkoleniowych, programach i harmonogramach szkolenia, listach obecności, dziennikach zajęć, zaświadczeniach itp.) oznaczenia o współfinansowaniu szkolenia z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z logotypami POKL - wg wzoru, który dostarczy Zamawiający
13. przekazanie Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia szkolenia, następujących dokumentów:
a) oryginałów list obecności
b) oryginałów ankiet przeprowadzonych wśród uczestników
c) oryginałów dzienników zajęć
d) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych
e) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia
f) kserokopii dyplomów (zaświadczeń) o ukończeniu szkolenia poświadczonych za zgodność z oryginałem
g) jednego kompletu materiałów dydaktycznych i biurowych, jakie otrzymali uczestnicy szkolenia
h) oryginału sprawozdania ze zrealizowanego szkolenia.
14. Zakres tematyczny szkolenia będzie obejmował min. następujące zagadnienia:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją u Zamawiającego
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
4) Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
b) przesyłki na nośniku papierowym
c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
d) przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania - System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1) Pojęcia i ważne terminy
2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
3) Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD
4) Interoperacyjność znaku sprawy
5) Akta sprawy w EZD
6) Metryka sprawy w EZD
IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania punktów kancelaryjnych
a) otwieranie przesyłek wpływających - wyjątki
b) rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) - wyjątki
c) Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) - wyjątki
d) wprowadzanie metadanych
e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
f) prowadzenie składu informatycznych nośników danych
g) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
h) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych i) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych
a) dekretacja pisma - wyjątki
b) dekretacja zastępcza
c) akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
d) podpisanie pisma podpisem elektronicznym
e) podpisanie pisma podpisem odręcznym
3) Zadania prowadzących sprawy
a) zakładanie spraw
b) uzupełnianie metadanych
c) prowadzenie kompletnych akt sprawy
d) prowadzenie metryk spraw
e) sporządzanie projektów pism
f) dokonywanie akceptacji
V. Korespondencja wewnętrzna w EZD
1) udostępnianie pism
2) przekazywanie pism
VI. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt)
2) Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt)
3) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt)
4) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
5) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
6) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt)
7) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt)
8) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
9) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
10) Sprawozdawczość archiwum zakładowego
VIII. Dyskusja

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 30/05/2014

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Warunek zostanie spełniony, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca spełni ten warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia przez niego działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, co najmniej 1 usługę szkoleniową w zakresie obsługi Systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w wersji posiadanej przez zamawiającego lub nowszej, oraz potwierdzi, że została ona wykonana należycie

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować kadrą posiadającą kwalifikacje zawodowe, doświadczenie i wykształcenie niezbędne do wykonania zamówienia tj.:
- dysponuje przynajmniej dwoma wykładowcami posiadającymi doświadczenie w dziedzinie zgodnej z tematyką prowadzonego szkolenia tj. co najmniej 200 godzin szkoleniowych przepracowanych lub co najmniej 2 letnie doświadczenie w tej dziedzinie.
- dysponuje lub będzie dysponować osobą w charakterze zastępstwa za wykładowcę, który nie będzie mógł przeprowadzić zajęć. Osoba ta musi posiadać kwalifikacje przynajmniej równe kwalifikacjom wykładowcy

Sytuacja ekonomiczna:
Warunek zostanie spełniony, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.spryki.bip.lubelskie.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Starostwo Powiatowe w Rykach przy ul. Wyczółkowskiego 10A, 08-500 Ryki,

Data składania wniosków, ofert: 08/05/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Starostwo Powiatowe w Rykach przy ul. Wyczółkowskiego 10A, 08-500 Ryki, pokój 103 (sekretariat - I piętro)

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt pn. Rozwój elektronicznych usług publicznych w powiecie ryckim i puławskim oraz w gminach Wilków, Stężyca i Ułęż. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V, Działanie 5.2, Poddziałanie 5.2.1

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
805300008 (Usługi szkolenia zawodowego)

Potencjał techniczny:
Warunek zostanie spełniony, jeżeli wykonawca złoży oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 4 do SIWZ

Podobne przetargi