465332 / 2013-11-14 - Inny: Fundacja / Fundacja TUMULT (Toruń)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie z dnia pod pozycją . Zobacz ogłoszenie / - .

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 465332

Data publikacji: 2013-11-14

Nazwa: Fundacja TUMULT

Ulica: Rynek Nowomiejski 28

Numer domu: 28

Miejscowość: Toruń

Kod pocztowy: 87-100

Województwo / kraj: kujawsko-pomorskie

Numer telefonu: 56 6210019

Numer faxu: 56 6522197

Adres strony internetowej: www.tumult.pl

Regon: 00138258700000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Nie

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Fundacja

Inny rodzaj zamawiającego: Fundacja

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
usługa hotelarska dla organizatorów i współorganizatorów Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych CAMERIMAGE (dalej: Festiwal), który odbędzie się w Bydgoszczy w dniach od 16 do 23 listopada 2013r.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia są usługi noclegowe dla organizatorów i współorganizatorów 21 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Camerimage 2013 r.
Wspólny słownik zamówień (CPV): 55100000 - Usługi hotelarskie, 55110000 - Hotelarskie usługi noclegowe.
Planowane zapotrzebowanie: 13 miejsc noclegowych, ilość pokoi - 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszania lub zwiększania ich liczby)
Cena: prosimy o podanie ceny netto + VAT dla poszczególnych typów pokoi

Kody CPV: 551000000

Kod CPV drugiej częsci zamówienia: 551100000

Kod trybu postepowania: WR

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Tak

nazwa programu UE: MEDIA

Nazwa wykonawcy: STICH Sebastian Stich

Adres pocztowy wykonawcy: ul. Kotarbińskiego 2/2

Miejscowość: Bydgoszcz

Kod pocztowy: 85-794

ID województwa: 1

Województwo / kraj: kujawsko-pomorskie

Data udzielenie zamówienia: 12/11/2013

Liczba ofert: 1

Liczba odrzuconych ofert: 1

Szacunkowa wartość zamówienia: 7592,59

Cena wybranej oferty: 7592,59

Cena minimalna: 7592,59

Cena maksymalna: 7592,59

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

zal_pprawna_hid: a;

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytanie o cenę na podstawie art.: art. 5 ust. 1a

Uzasadnienia wyboru trybu:
Przedmiotem zamówienia jest zlecenie wykonania usług hotelowych, polegających na zapewnieniu miejsc noclegowych dla organizatorów
i współorganizatorów Festiwalu Camerimage 2013 r. Usługi te wg kodu CPV (55100000 - Usługi hotelarskie, 55110000 - Hotelarskie usługi noclegowe), zgodnie z treścią rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. nr 12, poz. 68), należą do kategorii usług niepriorytetowych. Stosownie do treści art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U z 2013 r. poz. 907 z późn. zm. - dalej jako-ustawa Pzp), zamawiający udzielając zamówienia publicznego na usługi o charakterze niepriorytetowym, może wszcząć postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż te, które zostały wskazane w art. 67 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków;naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;poniesieniem straty w mieniu publicznym; uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Oceniając czy zamawiający może powołać się na istnienie uzasadnionego przypadku, pozwalającego na udzielenie zamówienia z wolnej ręki należy każdorazowo indywidualnie badać specyfikę i uwarunkowania danego zamówienia. Możliwość skorzystania z niekonkurencyjnych trybów postępowania będzie uzasadniona w szczególności, gdyby zastosowanie procedur otwartych lub ograniczonych było niecelowe, wiązało się z dodatkowymi, niepotrzebnymi kosztami, nie pozwalało uzyskać lepszych warunków realizacji zamówienia, niż w przypadku zastosowania procedur negocjacyjnych lub gdyby konieczność zastosowania procedur konkurencyjnych uniemożliwiała terminową realizację zamówienia. W niniejszym postępowaniu zachodzą stosowne okoliczności, uprawniające do udzielania zamówienia na przywołane usługi w trybie zamówienia z wolnej ręki. Siedziba Zamawiającego znajduje się w Toruniu, a tym samym wszyscy organizatorzy, a także większość współorganizatorów na co dzień mieszka w Toruniu, a więc na okres przygotowań do festiwalu i samego festiwalu muszą przenieść się do Bydgoszczy. Zamawiający, kierując się swoimi uzasadnionymi potrzebami w związku z organizacją Festiwalu Camerimage 2013 (w szczególności zapewnienie sprawnej realizacji przebiegu festiwalu i stworzenia odpowiednich warunków dla organizatorów i współorganizatorów festiwalu) uznał, że miejsca noclegowe dla organizatorów i współorganizatorów festiwalu muszą znajdować się jak najbliżej miejsc odbywania się festiwalu, czyli blisko Opery NOVA (Centrum Festiwalowe), Multikina (miejsce wyświetlania projekcji festiwalowych), Wyższej Szkoły Bankowej (miejsce odbywania się warsztatów).
Festiwal Camerimage 2013 jest złożonym przedsięwzięciem, podczas którego pracuje kilkadziesiąt osób. To od ich sprawności zależy sukces całej imprezy. Kluczowym zagadnieniem z punktu widzenia Organizatora jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz szybkości działania zatrudnionych, zaangażowanych służb. Festiwal Camerimage 2013 jest wydarzeniem kulturalnym, podczas którego imprezy towarzyszące odbywają się również w nocy. Obsługa Organizatora musi zostać zapewniona również w tym czasie. Z punktu widzenia Zamawiającego kluczowe znaczenie ma zapewnienie szybkiej i sprawnej komunikacji między miejscem wykonywania pracy a miejscem zakwaterowania. W przypadku dużych odległości między tymi miejscami, Zamawiający zobowiązany byłby do zapewnienia transportu dla pracowników i współpracowników. Pokonywanie znacznych odległości publicznymi środkami transportu w Bydgoszczy w czasie godzin szczytu powoduje znaczące komplikacje. Skutkować to może spóźnieniami pracowników do miejsca wykonywania zadania, co biorąc pod uwagę rangę Festiwalu, nie może mieć miejsca. Należy zważyć, że nocna publiczna komunikacja miejska w mieście Bydgoszcz jest znacznie utrudniona. Pokonywanie większych odległości przy użyciu publicznych środków transportu, stanowiłoby istotne utrudnienie dla pracowników, generowałoby dodatkowe koszty po stronie Organizatora. Zagwarantowanie transportu zastępczego w postaci (BUS, TAXI, przewóz osób) również skutkowałoby powstaniem nieuzasadnionych wydatków i kosztów po stronie Organizatora. Organizatorzy i współorganizatorzy festiwalu będą pokonywać trasę obiekt noclegowy- miejsce imprezy czasami nawet kilka razy dziennie. Niebagatelną rolę odgrywa również czas, w jakim pracownicy powracają do miejsca zakwaterowania - istotne znaczenie ma możliwość szybkiego powrotu grupy osób zwłaszcza w godzinach nocnych, z uwagi na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa.
Zamawiający wcześniej przeprowadził kilka postępowań, w których wyłonił wykonawców, którzy będą świadczyć usługi hotelarskie m. in. dla gości festiwalu. W hotelach tych jest jednak za mało miejsc, aby mogli w nich zostać zakwaterowani również wszyscy organizatorzy i współorganizatorzy. Sytuacji tej nie można było obiektywnie przewidzieć z odpowiednim wyprzedzeniem, ponieważ Zamawiający nigdy nie ma pewności, ilu gości potwierdzi swój przyjazd na festiwal. Goście festiwalowi to przede wszystkim osoby z branży filmowej, którym ze względu na nieustabilizowany charakter pracy ciężko potwierdzić przyjazd z odpowiednim wyprzedzeniem, co uniemożliwia Zamawiającemu precyzyjne zaplanowanie ilości potrzebnych noclegów. Zamówienie dodatkowych noclegów podyktowane zostało zatem nagłą i uzasadnioną potrzebą. W sytuacji zaś, gdy do rozpoczęcia festiwalu i konieczności zakwaterowania organizatorów pozostało zaledwie kilka dni, nie jest możliwe przeprowadzenie przetargu i podpisanie umowy przed tym terminem. Tym samym jedynym rozwiązaniem umożliwiającym Zamawiającemu terminową realizację zamówienia jest zawarcie umowy po przeprowadzeniu negocjacji. Co więcej, mając na uwadze niewielką wartość przedmiotu zamówienia (znacznie poniżej progu 14 tys. euro) zorganizowanie przetargu byłoby niecelowe i stałoby w kolizji z zasadą celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków. Czas potrzebny na przygotowanie dokumentów przetargowych oraz związane z tym koszty (m. in. koszt pracy pracowników Zamawiającego, zewnętrzne wsparcie prawne) byłyby zdecydowanie niewspółmierny do upustu od średniej rynkowej ceny takich usług, jaką Zamawiający mógłby uzyskać w postępowaniu przetargowym. Zamawiający uzyskał bowiem potwierdzenie wykonawcy, że udzieli mu on około 50% zniżki od zwykłej ceny rynkowej oferowanej przeciętnemu klientowi. Zamawiający ustalił, że potrzebuje około 13 dodatkowych miejsc noclegowych. Lokalizacja apartamentów Dream of Bydgoszcz jest lokalizacją optymalną - 550 m od centrum festiwalowego w Opera NOVA, 6 min pieszo. Biorąc pod uwagę wszystkie wymienione wyżej okoliczności, udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki jest w pełni uzasadnione.

Podobne przetargi