22931 / 2014-02-05 - Podmiot prawa publicznego / Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (Warszawa)

Organizacja i przeprowadzenie cyklu spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym w ramach realizacji projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest Organizacja i przeprowadzenie cyklu spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym w ramach realizacji projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu cyklu 5 spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym w dwóch równoległych blokach dla przedstawicieli przedsiębiorców i przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego. Miejscem wykonania zamówienia będą miasta - stolice województw Makroregionu Polski Wschodniej, tj. Olsztyn, Białystok, Lublin, Kielce, Rzeszów. W trakcie każdego ze spotkań Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi dwudniowe interaktywne warsztaty. Każde ze spotkań ma być zorganizowane dla dwóch równoległych grup liczących w sumie 40 osób (w tym 20 przedstawicieli przedsiębiorców i 20 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego) oraz 2 przedstawicieli PAIiIZ S.A. i 1 przedsiębiorcy jako success case.
2. Kod przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów
3. Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, projekt pn. Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej.
4. Celem interaktywnych warsztatów w formie treningu interpersonalnego jest podniesienie umiejętności i kompetencji przedstawicieli przedsiębiorców i jednostek samorządu terytorialnego Makroregionu Polski Wschodniej w zakresie promocji gospodarczej. Program warsztatów realizowanych w wymiarze minimum 8 godzin dziennie ma obejmować w szczególności następujące bloki tematyczne:
4.1 Dla przedstawicieli przedsiębiorców:
a) stworzenie profesjonalnego, skutecznego działu eksportu,
b) rola follow up w kontaktach handlowych,
c) strona internetowa jako narzędzie promocji,
d) wzornictwo przemysłowe (jak się kształtuje na innych rynkach) i rola opakowania w marketingu produktu - strategie rynkowe,
e) zaprezentowanie success case przedsiębiorcy, który korzystał z Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej.
4.2 Dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego:
a) praktyczne aspekty przygotowania profesjonalnej oferty BPO,
b) efektywna promocja,
c) prezentacja danych gospodarczych,
d) informacje dotyczące skutecznego pozyskiwania i prowadzenia projektów w formule PPP (partnerstwo publiczno-prywatne).
4.3. W ramach programu warsztatów dla obydwu grup uczestników należy uwzględnić blok tematyczny poświęcony projektowi Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej (dalej Projekt), który będzie prowadzony przez przedstawicieli PAIiIZ S.A. Ten blok tematyczny w wymiarze minimum 1,5 godziny będzie obejmował następujące informacje:
a) opis i założenia, dotychczasowe osiągnięcia Projektu,
b) działania Programu dla przedsiębiorców lub jst w 2013 roku oraz działania planowane na 2014 rok - udział w międzynarodowych targach, wystawach i misjach gospodarczych,
c) procedura wnioskowania o środki i uczestnictwo przedsiębiorcy lub przedstawiciela jest w wydarzeniu promocyjnym finansowanym z projektu.
5. Wykonawca zapewnia organizacyjne i merytoryczne przygotowanie warsztatów.
6. Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi warsztaty, o których mowa w pkt 1, na niżej przedstawionych warunkach:
6.1. Wykonawca łącznie przeprowadzi 5 dwudniowych spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym, po 1 w 5 stolicach miast, trwających po minimum 8 godzin dziennie o tematyce wyszczególnionej w pkt 4 powyżej, w ciągu 70 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy,
6.2. Uczestnicy: 40 osób wraz z 2 przedstawicielami PAIiIZ S.A. i 1 przedsiębiorcą jako success case - łącznie 43 osoby podczas jednego spotkania oraz dodatkowo przedstawiciele Wykonawcy (trenerzy, opiekun grupy, osoba do rejestracji uczestników i wydawania materiałów warsztatowych).
7. Zamawiający wymaga, aby organizacja poszczególnych spotkań obejmowała w szczególności:
7.1. rekrutację uczestników spotkań - Wykonawca zapewni równy, jawny nabór, umożliwiający zgłoszenie się wszystkim zainteresowanym oraz poinformuje zakwalifikowanych o ostatecznym terminie i miejscu warsztatów; o ostatecznym uczestnictwie będzie decydować kolejność zgłoszeń;
7.2. wynajęcie właściwych do tego sal warsztatowych odpowiednio w miejscach opisanych w pkt 1 powyżej, w standardzie biznesowym wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. mikrofony, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera, tablicę do pisania, flipcharty, rolety zaciemniające /lub inny sposób zasłaniania okien/ itp.), dostosowaniem do zorganizowania poszczególnych spotkań oraz wymaganej liczby uczestników (warsztaty będą się odbywać równolegle w 2 grupach warsztatowych) w hotelu minimum 3* lub centrum konferencyjnym;
7.3. zapewnienie trenerów - osób prowadzących poszczególne panele w ramach warsztatów przygotowanych do tego merytorycznie,
7.4. przygotowanie kompletów materiałów warsztatowych, z wyłączeniem bloku tematycznego opisanego w pkt 4.3., które na własność otrzyma każdy uczestnik warsztatów w dniu ich rozpoczęcia, a także przygotowanie i przeprowadzenie ankiet ewaluacyjnych na zakończenie warsztatów i wystawienie certyfikatów/zaświadczeń dla uczestników (z określonym zakresem warsztatów) na zakończenie warsztatów; wszystkie materiały muszą zostać opatrzone logotypami zgodnie z poradnikiem dla beneficjenta Zasady promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 oraz w oparciu o Księgę Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013,
7.5. Zamawiający wymaga, aby komplet materiałów warsztatowych, o których mowa w pkt 7.4., obejmował minimum:
7.5.1 prezentacje i konspekty z przeprowadzanych warsztatów w formie papierowej, zebrane w segregator/teczkę formatu A4,
7.5.2. długopis i komplet zakreślaczy, na który składają się minimum 2 sztuki,
7.5.3. notatnik A4 zawierający co najmniej 50 kartek,
7.5.4. materiały, poradniki i narzędzia praktyczne oraz inne przydatne związane z warsztatami materiały nagrane na pamięci USB o pojemności min. 4GB.
7.6. przygotowanie recepcji przed wejściem na warsztaty wraz z obsługą co najmniej 1 osoby do rejestracji uczestników (niezbędna lista obecności i odbioru materiałów warsztatowych) i wydawania materiałów warsztatowych (osoba będzie dostępna przez cały czas trwania spotkań przy stole recepcyjnym); dodatkowo niezbędne jest uwzględnienie rejestracji elektronicznej,
7.7. oznakowanie pomieszczeń, w których będą odbywały się warsztaty; oznaczenie powinno zawierać logotypy i opisy zgodnie z poradnikiem dla beneficjenta Zasady promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 oraz w oparciu o Księgę Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013,
7.8. informowanie uczestników o współfinansowaniu warsztatów ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
7.9. przygotowanie i zaserwowanie cateringu podczas każdego ze spotkań dla wszystkich uczestników spotkań - minimum 43 osoby (40 uczestników - 20 przedstawicieli przedsiębiorców, 20 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, 2 przedstawicieli PAIiIZ S.A., 1 przedsiębiorca jako success case);
7.10. zapewnienie noclegu w trakcie warsztatów dla wszystkich uczestników - pokoje jednoosobowe w hotelu, w którym odbywają się warsztaty, w przypadku, jeśli warsztaty są w innym obiekcie bez możliwości noclegu - na nocleg wymagany jest obiekt 3* w bliskiej odległości - minimum 43 osoby (40 uczestników - 20 przedstawicieli przedsiębiorców, 20 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, 2 przedstawicieli PAIiIZ S.A., 1 przedsiębiorca jako success case); każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym i TV, w pokojach mają znajdować się szklanki, woda mineralna gazowana i niegazowana; zaproponowane warunki nie powinny budzić wątpliwości co do jakości usług,
7.11. dodatkowo zapewnienie noclegu przed warsztatami dla 2 przedstawicieli PAIiIZ S.A. - 2 pokoje jednoosobowe w hotelu, w którym odbywają się warsztaty, w przypadku, jeśli warsztaty są w innym obiekcie bez możliwości noclegu - na nocleg wymagany jest obiekt 3* w bliskiej odległości, każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym i TV, w pokojach mają znajdować się szklanki, woda mineralna gazowana i niegazowana; zaproponowane warunki nie powinny budzić wątpliwości co do jakości usług,
7.12. w przypadku, gdy warsztaty będą odbywać się w obiekcie bez możliwości noclegu - zapewnienie transportu lokalnego dla uczestników poszczególnych spotkań (w pełni sprawny bus lub autokar, czego potwierdzeniem będą aktualizowane badania techniczne, miejsca siedzące) każdego dnia trwania warsztatów obejmującego przejazdy na trasach: hotel - miejsce spotkań - hotel. Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi Wykonawca.
7.14 ubezpieczenie uczestników na czas trwania warsztatów (a także przedstawicieli Zamawiającego i przedsiębiorców biorących udział w warsztatach jako success case) oraz zapewnienie dostępu do apteczki, lekarza pierwszego kontaktu i pielęgniarki.
8. W ramach przygotowania i zaserwowania cateringu dla wszystkich uczestników poszczególnych spotkań należy uwzględnić kawę na powitanie i w trakcie poszczególnych spotkań oraz biznes lunch podczas obydwu dni warsztatów, zapewnienie stolików koktajlowych, obrusów, talerzy, sztućców i szklanek oraz obsługę serwisu sprzątającego (minimum 1 osoba obecna podczas całego spotkania) i obsługę kelnerską:
8.1. kawa na powitanie i w trakcie poszczególnych spotkań - minimum kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu ciasteczka, paluszki, krakersy, kanapki koktajlowe, owoce, ciasto - minimum 2 rodzaje, świeże owoce; napoje do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania spotkania,
8.2. biznes lunch dla wszystkich uczestników poszczególnych spotkań w formie szwedzkiego bufetu, obejmujący: zupę - minimum 2 rodzaje, dania gorące - minimum 3 rodzaje, w tym jedno mięsne, 1 z ryby i 1 wegetariańskie; bar sałatkowy - minimum 3 sałatki; deser - minimum 2 rodzaje ciast; zimne napoje bezalkoholowe oraz kawa z ekspresu i herbata
8.3. Zamawiający informuje, iż business lunch oraz przekąski i napoje serwowane na powitanie i w czasie przerwy kawowej podczas poszczególnych spotkań powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników warsztatów - przedstawicieli przedsiębiorców, przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, przedstawicieli PAIiIZ S.A. - minimum 43 osoby oraz dodatkowo przedstawicieli Wykonawcy
8.4. dodatkowo podczas pierwszego dnia warsztatów Wykonawca powinien zapewnić kolację w formie szwedzkiego bufetu dla wszystkich uczestników - w tym minimum 2 ciepłe dania oraz kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda gazowana i niegazowana.
9. Koszty dojazdu na miejsce spotkań informacyjno-promocyjnych oraz powrotu ponoszą uczestnicy warsztatów we własnym zakresie.
10. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania warsztatów) co najmniej 1 osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem warsztatów.
11. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie do materiałów warsztatowych (w tym zbiór prezentacji), przygotowanych przez niego do celów realizacji warsztatów, będących przedmiotem niniejszego zamówienia.
12. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, ewentualnym zakwaterowaniem, i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. trenerów, opiekuna grupy, osoby do rejestracji uczestników i wydawania materiałów warsztatowych.
13. Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże Wykonawcy listę przedsiębiorców, którzy już korzystali z Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej i mogą wziąć udział w warsztatach jako success case. Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym na 14 dni przed rozpoczęciem poszczególnych spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym potwierdzi ostatecznie udział przedsiębiorców z poszczególnych regionów, w których będą odbywać się spotkania i przekaże listę Zamawiającemu.
14. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania i przekazania w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania Umowy, propozycji szczegółowych programów spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym dla obydwu grup uwzględniających wskazane wyżej bloki tematyczne i liczbę godzin wraz z miejscem i terminem poszczególnych spotkań oraz propozycję formularzy zgłoszeniowych. Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia propozycji szczegółowych programów spotkań oraz formularzy zgłoszeniowych przez Wykonawcę, zobowiązuje się do ich akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W przypadku jakichkolwiek powstałych rozbieżności (niezależnych od Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do szczegółowych programów spotkań oraz formularzy zgłoszeniowych, Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt realizowanych spotkań. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania Zamawiającego na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanych warsztatów, ewentualnie powstałych zmianach do szczegółowego programu warsztatów (z podaniem przyczyn) i o wszystkich potwierdzonych uczestnikach spotkań. Wszystkie dokonane zmiany wymagają pisemnej akceptacji Zamawiającego.
15. Zamawiający wymaga również, iż Wykonawca przekaże na 14 dni przed rozpoczęciem poszczególnych spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym harmonogram spotkań, zawierający wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny i miejsca spotkań, menu w ramach spotkań oraz ostateczne informacje dotyczące trenerów w ramach poszczególnych paneli. Powyższe elementy muszą przed realizacją zostać pisemnie zaakceptowane przez Zamawiającego.
16. W przypadku, gdy Wykonawca zamierza powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom w ofercie musi wskazać zakres prac przewidywanych do powierzenia.
17. Brak informacji, o której mowa w pkt. 16 będzie uznany za stwierdzenie samodzielnego wykonania zamówienia przez Wykonawcę, który złożył ofertę.
18. Konieczność zatrudnienia podwykonawców wynikła w trakcie realizacji zamówienia wymaga uzyskania zgody Zamawiającego.
19. Za działania bądź zaniechania podwykonawców Wykonawca odpowiada, jak za swoje własne.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 22931

Data publikacji: 2014-02-05

Nazwa:
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A.

Ulica: ul. Bagatela 12

Numer domu: 12

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-585

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 22 3349800, 3349966

Numer faxu: 22 3349999

Adres strony internetowej: www.paiz.gov.pl

Regon: 01207066900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Podmiot prawa publicznego

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i przeprowadzenie cyklu spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym w ramach realizacji projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest Organizacja i przeprowadzenie cyklu spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym w ramach realizacji projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej polegające na zorganizowaniu i przeprowadzeniu cyklu 5 spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym w dwóch równoległych blokach dla przedstawicieli przedsiębiorców i przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego. Miejscem wykonania zamówienia będą miasta - stolice województw Makroregionu Polski Wschodniej, tj. Olsztyn, Białystok, Lublin, Kielce, Rzeszów. W trakcie każdego ze spotkań Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi dwudniowe interaktywne warsztaty. Każde ze spotkań ma być zorganizowane dla dwóch równoległych grup liczących w sumie 40 osób (w tym 20 przedstawicieli przedsiębiorców i 20 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego) oraz 2 przedstawicieli PAIiIZ S.A. i 1 przedsiębiorcy jako success case.
2. Kod przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów
3. Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, projekt pn. Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej.
4. Celem interaktywnych warsztatów w formie treningu interpersonalnego jest podniesienie umiejętności i kompetencji przedstawicieli przedsiębiorców i jednostek samorządu terytorialnego Makroregionu Polski Wschodniej w zakresie promocji gospodarczej. Program warsztatów realizowanych w wymiarze minimum 8 godzin dziennie ma obejmować w szczególności następujące bloki tematyczne:
4.1 Dla przedstawicieli przedsiębiorców:
a) stworzenie profesjonalnego, skutecznego działu eksportu,
b) rola follow up w kontaktach handlowych,
c) strona internetowa jako narzędzie promocji,
d) wzornictwo przemysłowe (jak się kształtuje na innych rynkach) i rola opakowania w marketingu produktu - strategie rynkowe,
e) zaprezentowanie success case przedsiębiorcy, który korzystał z Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej.
4.2 Dla przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego:
a) praktyczne aspekty przygotowania profesjonalnej oferty BPO,
b) efektywna promocja,
c) prezentacja danych gospodarczych,
d) informacje dotyczące skutecznego pozyskiwania i prowadzenia projektów w formule PPP (partnerstwo publiczno-prywatne).
4.3. W ramach programu warsztatów dla obydwu grup uczestników należy uwzględnić blok tematyczny poświęcony projektowi Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej (dalej Projekt), który będzie prowadzony przez przedstawicieli PAIiIZ S.A. Ten blok tematyczny w wymiarze minimum 1,5 godziny będzie obejmował następujące informacje:
a) opis i założenia, dotychczasowe osiągnięcia Projektu,
b) działania Programu dla przedsiębiorców lub jst w 2013 roku oraz działania planowane na 2014 rok - udział w międzynarodowych targach, wystawach i misjach gospodarczych,
c) procedura wnioskowania o środki i uczestnictwo przedsiębiorcy lub przedstawiciela jest w wydarzeniu promocyjnym finansowanym z projektu.
5. Wykonawca zapewnia organizacyjne i merytoryczne przygotowanie warsztatów.
6. Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi warsztaty, o których mowa w pkt 1, na niżej przedstawionych warunkach:
6.1. Wykonawca łącznie przeprowadzi 5 dwudniowych spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym, po 1 w 5 stolicach miast, trwających po minimum 8 godzin dziennie o tematyce wyszczególnionej w pkt 4 powyżej, w ciągu 70 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy,
6.2. Uczestnicy: 40 osób wraz z 2 przedstawicielami PAIiIZ S.A. i 1 przedsiębiorcą jako success case - łącznie 43 osoby podczas jednego spotkania oraz dodatkowo przedstawiciele Wykonawcy (trenerzy, opiekun grupy, osoba do rejestracji uczestników i wydawania materiałów warsztatowych).
7. Zamawiający wymaga, aby organizacja poszczególnych spotkań obejmowała w szczególności:
7.1. rekrutację uczestników spotkań - Wykonawca zapewni równy, jawny nabór, umożliwiający zgłoszenie się wszystkim zainteresowanym oraz poinformuje zakwalifikowanych o ostatecznym terminie i miejscu warsztatów; o ostatecznym uczestnictwie będzie decydować kolejność zgłoszeń;
7.2. wynajęcie właściwych do tego sal warsztatowych odpowiednio w miejscach opisanych w pkt 1 powyżej, w standardzie biznesowym wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. mikrofony, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera, tablicę do pisania, flipcharty, rolety zaciemniające /lub inny sposób zasłaniania okien/ itp.), dostosowaniem do zorganizowania poszczególnych spotkań oraz wymaganej liczby uczestników (warsztaty będą się odbywać równolegle w 2 grupach warsztatowych) w hotelu minimum 3* lub centrum konferencyjnym;
7.3. zapewnienie trenerów - osób prowadzących poszczególne panele w ramach warsztatów przygotowanych do tego merytorycznie,
7.4. przygotowanie kompletów materiałów warsztatowych, z wyłączeniem bloku tematycznego opisanego w pkt 4.3., które na własność otrzyma każdy uczestnik warsztatów w dniu ich rozpoczęcia, a także przygotowanie i przeprowadzenie ankiet ewaluacyjnych na zakończenie warsztatów i wystawienie certyfikatów/zaświadczeń dla uczestników (z określonym zakresem warsztatów) na zakończenie warsztatów; wszystkie materiały muszą zostać opatrzone logotypami zgodnie z poradnikiem dla beneficjenta Zasady promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 oraz w oparciu o Księgę Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013,
7.5. Zamawiający wymaga, aby komplet materiałów warsztatowych, o których mowa w pkt 7.4., obejmował minimum:
7.5.1 prezentacje i konspekty z przeprowadzanych warsztatów w formie papierowej, zebrane w segregator/teczkę formatu A4,
7.5.2. długopis i komplet zakreślaczy, na który składają się minimum 2 sztuki,
7.5.3. notatnik A4 zawierający co najmniej 50 kartek,
7.5.4. materiały, poradniki i narzędzia praktyczne oraz inne przydatne związane z warsztatami materiały nagrane na pamięci USB o pojemności min. 4GB.
7.6. przygotowanie recepcji przed wejściem na warsztaty wraz z obsługą co najmniej 1 osoby do rejestracji uczestników (niezbędna lista obecności i odbioru materiałów warsztatowych) i wydawania materiałów warsztatowych (osoba będzie dostępna przez cały czas trwania spotkań przy stole recepcyjnym); dodatkowo niezbędne jest uwzględnienie rejestracji elektronicznej,
7.7. oznakowanie pomieszczeń, w których będą odbywały się warsztaty; oznaczenie powinno zawierać logotypy i opisy zgodnie z poradnikiem dla beneficjenta Zasady promocji projektów dla Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 oraz w oparciu o Księgę Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013,
7.8. informowanie uczestników o współfinansowaniu warsztatów ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
7.9. przygotowanie i zaserwowanie cateringu podczas każdego ze spotkań dla wszystkich uczestników spotkań - minimum 43 osoby (40 uczestników - 20 przedstawicieli przedsiębiorców, 20 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, 2 przedstawicieli PAIiIZ S.A., 1 przedsiębiorca jako success case);
7.10. zapewnienie noclegu w trakcie warsztatów dla wszystkich uczestników - pokoje jednoosobowe w hotelu, w którym odbywają się warsztaty, w przypadku, jeśli warsztaty są w innym obiekcie bez możliwości noclegu - na nocleg wymagany jest obiekt 3* w bliskiej odległości - minimum 43 osoby (40 uczestników - 20 przedstawicieli przedsiębiorców, 20 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, 2 przedstawicieli PAIiIZ S.A., 1 przedsiębiorca jako success case); każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym i TV, w pokojach mają znajdować się szklanki, woda mineralna gazowana i niegazowana; zaproponowane warunki nie powinny budzić wątpliwości co do jakości usług,
7.11. dodatkowo zapewnienie noclegu przed warsztatami dla 2 przedstawicieli PAIiIZ S.A. - 2 pokoje jednoosobowe w hotelu, w którym odbywają się warsztaty, w przypadku, jeśli warsztaty są w innym obiekcie bez możliwości noclegu - na nocleg wymagany jest obiekt 3* w bliskiej odległości, każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym i TV, w pokojach mają znajdować się szklanki, woda mineralna gazowana i niegazowana; zaproponowane warunki nie powinny budzić wątpliwości co do jakości usług,
7.12. w przypadku, gdy warsztaty będą odbywać się w obiekcie bez możliwości noclegu - zapewnienie transportu lokalnego dla uczestników poszczególnych spotkań (w pełni sprawny bus lub autokar, czego potwierdzeniem będą aktualizowane badania techniczne, miejsca siedzące) każdego dnia trwania warsztatów obejmującego przejazdy na trasach: hotel - miejsce spotkań - hotel. Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi Wykonawca.
7.14 ubezpieczenie uczestników na czas trwania warsztatów (a także przedstawicieli Zamawiającego i przedsiębiorców biorących udział w warsztatach jako success case) oraz zapewnienie dostępu do apteczki, lekarza pierwszego kontaktu i pielęgniarki.
8. W ramach przygotowania i zaserwowania cateringu dla wszystkich uczestników poszczególnych spotkań należy uwzględnić kawę na powitanie i w trakcie poszczególnych spotkań oraz biznes lunch podczas obydwu dni warsztatów, zapewnienie stolików koktajlowych, obrusów, talerzy, sztućców i szklanek oraz obsługę serwisu sprzątającego (minimum 1 osoba obecna podczas całego spotkania) i obsługę kelnerską:
8.1. kawa na powitanie i w trakcie poszczególnych spotkań - minimum kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu ciasteczka, paluszki, krakersy, kanapki koktajlowe, owoce, ciasto - minimum 2 rodzaje, świeże owoce; napoje do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania spotkania,
8.2. biznes lunch dla wszystkich uczestników poszczególnych spotkań w formie szwedzkiego bufetu, obejmujący: zupę - minimum 2 rodzaje, dania gorące - minimum 3 rodzaje, w tym jedno mięsne, 1 z ryby i 1 wegetariańskie; bar sałatkowy - minimum 3 sałatki; deser - minimum 2 rodzaje ciast; zimne napoje bezalkoholowe oraz kawa z ekspresu i herbata
8.3. Zamawiający informuje, iż business lunch oraz przekąski i napoje serwowane na powitanie i w czasie przerwy kawowej podczas poszczególnych spotkań powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników warsztatów - przedstawicieli przedsiębiorców, przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego, przedstawicieli PAIiIZ S.A. - minimum 43 osoby oraz dodatkowo przedstawicieli Wykonawcy
8.4. dodatkowo podczas pierwszego dnia warsztatów Wykonawca powinien zapewnić kolację w formie szwedzkiego bufetu dla wszystkich uczestników - w tym minimum 2 ciepłe dania oraz kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda gazowana i niegazowana.
9. Koszty dojazdu na miejsce spotkań informacyjno-promocyjnych oraz powrotu ponoszą uczestnicy warsztatów we własnym zakresie.
10. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania warsztatów) co najmniej 1 osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem warsztatów.
11. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego prawa autorskie do materiałów warsztatowych (w tym zbiór prezentacji), przygotowanych przez niego do celów realizacji warsztatów, będących przedmiotem niniejszego zamówienia.
12. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, ewentualnym zakwaterowaniem, i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. trenerów, opiekuna grupy, osoby do rejestracji uczestników i wydawania materiałów warsztatowych.
13. Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże Wykonawcy listę przedsiębiorców, którzy już korzystali z Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej i mogą wziąć udział w warsztatach jako success case. Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym na 14 dni przed rozpoczęciem poszczególnych spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym potwierdzi ostatecznie udział przedsiębiorców z poszczególnych regionów, w których będą odbywać się spotkania i przekaże listę Zamawiającemu.
14. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania i przekazania w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania Umowy, propozycji szczegółowych programów spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym dla obydwu grup uwzględniających wskazane wyżej bloki tematyczne i liczbę godzin wraz z miejscem i terminem poszczególnych spotkań oraz propozycję formularzy zgłoszeniowych. Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia propozycji szczegółowych programów spotkań oraz formularzy zgłoszeniowych przez Wykonawcę, zobowiązuje się do ich akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W przypadku jakichkolwiek powstałych rozbieżności (niezależnych od Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do szczegółowych programów spotkań oraz formularzy zgłoszeniowych, Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt realizowanych spotkań. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania Zamawiającego na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanych warsztatów, ewentualnie powstałych zmianach do szczegółowego programu warsztatów (z podaniem przyczyn) i o wszystkich potwierdzonych uczestnikach spotkań. Wszystkie dokonane zmiany wymagają pisemnej akceptacji Zamawiającego.
15. Zamawiający wymaga również, iż Wykonawca przekaże na 14 dni przed rozpoczęciem poszczególnych spotkań informacyjno-promocyjnych o charakterze warsztatowym harmonogram spotkań, zawierający wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny i miejsca spotkań, menu w ramach spotkań oraz ostateczne informacje dotyczące trenerów w ramach poszczególnych paneli. Powyższe elementy muszą przed realizacją zostać pisemnie zaakceptowane przez Zamawiającego.
16. W przypadku, gdy Wykonawca zamierza powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom w ofercie musi wskazać zakres prac przewidywanych do powierzenia.
17. Brak informacji, o której mowa w pkt. 16 będzie uznany za stwierdzenie samodzielnego wykonania zamówienia przez Wykonawcę, który złożył ofertę.
18. Konieczność zatrudnienia podwykonawców wynikła w trakcie realizacji zamówienia wymaga uzyskania zgody Zamawiającego.
19. Za działania bądź zaniechania podwykonawców Wykonawca odpowiada, jak za swoje własne.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres trwania zamówienia w dniach: 70

Informacja na temat wadium:
Na mocy art. 45 ust. 2 ustawy Zamawiający nie żąda od Wykonawców wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełnienia warunku w tym zakresie i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonali co najmniej 5 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. należycie wykonali co najmniej 5 usług o charakterze seminaryjno-warsztatowym lub szkoleniowym, z czego każda usługa trwała minimum dwa dni w wymiarze minimum 8 godzin dziennie o liczbie uczestników od 10 do 20 osób.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie dokonuje opisu sposobu oceny spełnienia warunku w tym zakresie i za spełnienie tego warunku uzna złożenie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Wykonawca wykaże że dysponuje lub będzie dysponować osobami posiadającymi kwalifikacje zawodowe, doświadczenie, wykształcenie oraz wymagane uprawnienia, tj. dysponują lub będą dysponować co najmniej 4 osobami, które posiadają doświadczenie w prowadzaniu warsztatów, tzn. samodzielnie przeprowadziły co najmniej po 60 godzin warsztatów, wykładów, szkoleń o tematyce biznesowo-gospodarczej, zwłaszcza z zakresu tworzenia profesjonalnego, skutecznego działu eksportu, narzędzi promocji, strategii rynkowych, przygotowania .profesjonalnej oferty BPO, efektywnej promocji oraz skutecznego pozyskiwania i prowadzenia projektów w formule PPP (partnerstwo publiczno-prywatne)

Sytuacja ekonomiczna:
Wykonawca musi wykazać posiadanie opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę min. 200 000 zł

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie nr 13: Tak

Oświadczenie nr 16: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający zastrzega możliwość dokonania zmiany treści Umowy w zakresie:
1) rozwiązania lub zmiany treści Umowy o dofinansowanie projektu Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, z której finansowane jest zamówienie,
2) nieotrzymania przez Zamawiającego płatności okresowej z Instytucji Pośredniczącej, przeznaczonej na zapłatę wynagrodzenia wynikającego z Umowy,
3) zmiany osoby trenera,
4) zmiany przepisów obowiązującego prawa mających wpływ na termin realizacji i wartość usługi.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 70

Nazwa kryterium 2: Doświadczenie Wykonawcy

Znaczenie kryterium 2: 30

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.paiz.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. w Warszawie,
ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa

Data składania wniosków, ofert: 24/02/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. w Warszawie,
ul. Bagatela 12, 00-585 Warszawa - Kancelaria Ogólna PAIiIZ, I piętro,
p. 111.

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamówienie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013, Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka, Działanie I.4 Promocja i Współpraca, projekt pn. Program Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
799510005 (Usługi w zakresie organizowania seminariów)

Podobne przetargi