144413 / 2012-07-03 - Administracja samorządowa / Samorząd Województwa Pomorskiego (Gdańsk)

Zgodny z tonerem TK-570K Czarny marki FullPrint

Cena: 196.80 PLN

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kampanii promocyjnej funduszy europejskich w województwie pomorskim pod hasłem Zmieniamy Pomorskie 2012

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kampanii promocyjnej funduszy europejskich w województwie pomorskim pod hasłem Zmieniamy Pomorskie 2012

Etap I - kreacja

1.Stworzenie przez Wykonawcę motywu przewodniego dla kampanii (idei głównej) na podstawie Briefu dla kampanii Zmieniamy Pomorskie 2012 stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ. Opis idei powinien obejmować informację o przesłaniu, jakie powinno towarzyszyć realizowanej kampanii promocyjnej funduszy europejskich Zmieniamy Pomorskie 2012 wraz z uzasadnieniem. Zawarty opis powinien zawierać się w przedziale 3000- 5000 znaków bez spacji.

1.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek merytorycznych do przesłanego przez Wykonawcę opisu w terminie 2 dni od dnia ich otrzymania.
1.2 Wykonawca prześle Zamawiającemu poprawiony motyw przewodni dla kampanii w terminie 2 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
1.3 Zamawiający dokona akceptacji poprawionego przez Wykonawcę opisu w terminie 2 dni od daty otrzymania opisu zgodnego z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.

2. Stworzenie i zaprezentowanie przez Wykonawcę 10 haseł reklamowych wskazujących na efektywne wykorzystanie funduszy europejskich w województwie pomorskim. Będą one wykorzystywane przy realizacji kampanii zarówno w spotach telewizyjnych, radiowych, jak i reklamach i projektach graficznych.

2.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i uwag do zaprezentowanych haseł w terminie 2 dni od daty ich otrzymania.
1.2 Wykonawca prześle poprawiony hasła w terminie 2 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
1.3 Zamawiający dokona akceptacji poprawionych haseł w terminie 2 dni od daty otrzymania materiału zgodnego z wniesionymi poprawkami.

3. Stworzenie przez Wykonawcę linii graficznej dla obszarów ujętych w ramach kampanii tj. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (infrastruktura-drogi, lotniska, wyższe uczelnie, szpitale, inkubatory, parki naukowo-technologiczne, infrastruktura turystyczna i kulturalna), Europejski Fundusz Społeczny (Kapitał Ludzki-wyrównywanie szans edukacyjnych, podnoszenie kwalifikacji, eliminacje wykluczenia społecznego, w tym osób niepełnosprawnych). W projektach należy uwzględnić logotypy określone systemami identyfikacji dla wskazanych obszarów. Zaproponowana koncepcja linii graficznej zostanie wykorzystana przy tworzeniu przez Wykonawcę następujących elementów:

a) projektu graficznego jednoplanszowego kalendarza ściennego. Format: 40 x 60 cm. Materiał: papier kredowany 200g. Druk: fullcolor, Uszlachetnienie: lakier UV połysk.

b) projektu graficznego dla wystawy zdjęć i wykonanie 30 zdjęć (15 zdjęć projektów infrastrukturalnych, 15 zdjęć projektów związanych z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki). Zdjęcia będą elementem ekspozycyjnym podczas eventów. Każde ze zdjęć musi być podpisane wg. następującej reguły: Tytuł projektu, 2-zdaniowy opis, nazwa programu operacyjnego, nazwa beneficjenta.

c) projektu graficznego dla gry memo w pudełku jednoczęściowym. Wymiary pudełka 63 x 63 x 85 mm, tekturowe kartoniki o wymiarach 60 x 60 mm - 30 par. Materiał na pudełko: karton 300g. 4=0x2, lakier. Zdjęcia na kartonikach będą identyczne ze zdjęcia wskazanymi w pkt. b.

d) trzech projektów graficznych reklamy na nośnikach typu billboard o powierzchni 12m2.

e) dwóch projektów graficznych wraz z tekstem na potrzeby 30-tu całostronnicowych reklam i dwóch projektów graficznych wraz z tekstem na potrzeby dwóch wkładek sponsorowanych do prasy o zasięgu regionalnym.

f) dwóch projektów graficznych reklamy na namiotach sferycznych. Jedna reklama o powierzchni 3 x 2 m, 2 reklamy o powierzchni 2 x 2 m.

3.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i uwag do przesłanych przez Wykonawcę projektów graficznych i projektów graficznych wraz z tekstem w terminie 3 dni od daty ich otrzymania.
3.2 Wykonawca prześle Zamawiającemu poprawione projekty graficzne oraz projekty graficzne wraz z tekstem w terminie 3 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
3.3 Zamawiający dokona akceptacji poprawionych przez Wykonawcę projektów graficznych oraz projektów graficznych wraz z tekstem w terminie 2 dni od daty otrzymania od Wykonawcy projektów graficznych i projektów graficznych wraz z tekstem zgodnych z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.

4. Wykonawca zapewni jedną osobę, która będzie odpowiadała za nadzór nad kreacją w zakresie punktów 1 i 2 kreacji (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie).
5. Wykonawca przy tworzeniu projektów graficznych zobowiązuje się do stosowania: Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Wytycznych dotyczących promocji projektów UE dla beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013.
Etap II - realizacja eventów

1. Wykonawca przeprowadzi eventy w następujących terminach i lokalizacjach:

1. Strzelinko- 12 sierpnia 2012 r.
2. Krynica Morska - 18 sierpnia 2012 r.
3. Władysławowo - 25 sierpnia 2012 r.
4. Puck - 1 września 2012 r.
5. Bytów - 8 września 2012 r.
6. Pruszcz Gdański - 15 września 2012 r.
7. Kwidzyn - 22 września 2012 r.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia eventów zgodnie z wymogami i przepisami prawa w zakresie realizacji tego typu przedsięwzięć.

3. Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia przestrzeni pod realizację eventów w danych lokalizacjach o powierzchni nie mniejszej niż 400m2.

4. Każdy z eventów trwać będzie przez 6 godzin zegarowych w godzinach między 10.00 a 20.00. Godziny realizacji eventów w każdej z lokalizacji Wykonawca każdorazowo uzgodni w porozumieniu z Zamawiającym.

5. Wykonawca na czas trwania eventów zapewni infrastrukturę niezbędna do realizacji wydarzenia tj. energię elektryczną, Internet, toaletę mobilną wyposażoną w muszlę klozetową i umywalkę.

6. Wykonawca zapewni personel niezbędny do realizacji każdego z eventów składający się każdorazowo z co najmniej:

a) 1 osoby, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w zakresie prawidłowej organizacji eventów (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);

b) 1 konferansjera (Zamawiający wymaga, aby osoba ta doświadczenie w realizacji tego typu eventów - potwierdzone prowadzenie minimum 10 imprez dla podmiotów publicznych lub prywatnych);

c) 2 osoby do obsługi instalacji multimedialnej (Zamawiający wymaga, aby osoby te posiadały minimum roczne doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);

d) 1 osoby do obsługi kostiumu maskotki funii;

e) 1 osoby do obsługi konkursu wiedzy o funduszach i unii europejskiej, Polsce i samorządzie;

f) 1 osoby do obsługi stoiska plastycznego dla najmłodszych (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w tej dziedzinie pracy z dziećmi i/lub posiadała przygotowanie pedagogiczne);

g) 1 osoby do obsługi stoiska z malowaniem twarzy (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w pracy z dziećmi i/lub posiadała przygotowanie pedagogiczne);

h) 1 osoby do obsługi stoiska z tworzeniem zwierząt z balonów (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w tej dziedzinie);

i) 4 hostessy zapraszające do udziału w imprezie (Zamawiający wymaga, aby osoby te posiadały minimum 0,5 roczne doświadczenie w tej dziedzinie).

7. Wykonawca zabezpieczy na czas trwania eventów dwa połączone tunelami namioty sferyczne:

a). Pierwszy z namiotów o średnicy minimum 14 m. Namiot powinien być wyposażony w dwa wejścia (jedno z nich umożliwiają przejście do kolejnego namiotu).

b). Drugi z namiotów o średnicy min. 7 m. Namiot powinien być wyposażony w dwa wejścia (jedno z nich umożliwiają przejście do kolejnego namiotu).

7.1 Każdy z namiotów powinien być wyposażony w energię elektryczną niezbędne do realizacji atrakcji przewidzianych w ramach eventu. Każdy z namiotów powinien być klimatyzowany, wyposażony w podłogę (panele drewniane lub wykładzinę) i oświetlenie wewnętrzne.

7.2 Każdy z namiotów powinien być obradowany zgodnie projektem graficznym przygotowanym przez Wykonawcę. Na namiocie dużym Wykonawca musi zamieścić reklamę o powierzchni 3 x 2 m. Na drugim z namiotów Wykonawca zamieści reklamę o powierzchni 2 x 2 m.

8. Wykonawca przygotuje konkurs wiedzy o funduszach europejskich, Unii Europejskiej, Polsce i Samorządzie Województwa Pomorskiego opierający się na przygotowaniu 80 pytań zamkniętych i otwartych dotyczących wskazanych obszarów (po 20 pytań do każdego z obszarów).
8.1 Pytania zostaną przygotowane na podstawie materiałów przekazanych przez Zamawiającego.
8.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i uwag do przesłanych przez Wykonawcę pytań w terminie 3 dni od daty ich otrzymania.
8.3 Wykonawca prześle Zamawiającemu poprawione pytania w terminie 3 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
8.4 Zamawiający dokona akceptacji poprawionego przez Wykonawcę pytań w terminie 2 dni od daty otrzymania od Wykonawcy pytań zgodnych z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.
8.5 Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego instalację na trzy dni przed rozpoczęciem pierwszego eventu (Koło fortuny o średnicy 1,5 m i wadze około 25 kg) do przeprowadzenia konkursu, w którym nagrodami będą kalendarze ścienne oraz gry memo.
8.6 Po realizacji wszystkich eventów Wykonawca zwróci instalację do siedziby Zamawiającego.
8.7 Wykonawca zorganizuje konkurs w namiocie o średnicy min. 14 m.

9. Wykonawca przygotuje i wyposaży stoisko w namiocie o średnicy min. 14 m, dla najmłodszych, w którym znajdą się dostarczone przez Wykonawcę materiały do aktywizacji plastycznej dzieci tj. malowania i rysowania. Stoisko nie mniejsze niż 6 m2.

10. Wykonawca przygotuje i wyposaży stoisko w materiały umożliwiające malowanie twarzy (farbki, pędzelki etc.) w namiocie o średnicy min. 14m dla najmłodszych, w których odbędzie się (malowanie twarzy). Stoisko nie mniejsze niż 6 m2.

11. Wykonawca przygotuje i wyposaży stoisko w balony umożliwiające tworzenie z nich zwierząt i figur, dmucharkę w namiocie o średnicy min. 14 m dla najmłodszych, w których obędzie się pokaz tworzenia zwierząt z balonów. Stoisko nie mniejsze niż 6 m2.

12. Wykonawca zabezpieczy na każdy z eventów instalację multimedialną - umożliwiającą wykonanie zdjęć w formie plakatów w formacie A3. Instalacja powinna się składać z: komputera z odpowiednim oprogramowaniem, ekranu LCD na stojaku (umożliwiającym obserwowanie efektów instalacji w czasie rzeczywistym, dodatkowego ekranu LCD na stojaku (zamontowanej na zewnątrz na ściance stoiska lub w innym punkcie- celem zainteresowania odwiedzających stoisko, kamery głębi, kamery RGB, kolorowej drukarki. Instalacja powinna umożliwić wykonanie stylizowanych zdjęć (z możliwością wycięcia tła), umożliwiać wydruk zdjęć, działać w czasie rzeczywistym (brak postprodukcji, natychmiastowy efekt), umożliwiać przesłanie plakatów w formie cyfrowej na adres email lub umieszczenie na stronie internetowej, umożliwiać zastosowanie filtrów graficznych (postarzanie, efekt farby drukarskiej, rozmycie etc.), umożliwiać wstawianie modeli 3D (np. wiatrak w dłoni użytkownika). Instalacja zostanie umieszczona w namiocie o średnicy min. 7m.

13. Wykonawca przygotowuje i dostarczy na miejsce realizacji eventów jednoplanszowe kalendarze ścienne na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę projektu graficznego. Format: 40 x 60 cm. Materiał: papier kredowany 200g. Druk: fullcolor, Uszlachetnienie: lakier UV połysk. Kalendarze na dolnej i górnej krawędzi powinny mieć metalowe wykończenie oraz zawieszkę, umożliwiającą ich powieszenie. Nakład 10.000 egzemplarzy.
13.1 Materiały będą rozdawane uczestnikom eventów oraz uczestnikom konkursów przez Wykonawcę.

14. Wykonawca wykona i dostarczy na miejsce realizacji eventów grę memo w pudełku jednoczęściowym na podstawie przygotowanego projektu graficznego. Zgodnie z przedstawioną specyfikacją:
Wymiary pudełka 63 x 63 x 85 mm, tekturowe kartoniki o wymiarach 60 x 60 mm - 30 par. Materiał na pudełko: karton 300g. 4=0x2, lakier. Nakład 10.000 egzemplarzy.
14.1 Wykonawca wykona grę na podstawie przygotowanego projektu graficznego i wykonanych zdjęć.
14.2 Wykonawca będzie zobowiązany do dystrybucji gry uczestnikom eventu oraz uczestnikom konkursów.

15. Wykonawca wykona i dostarczy na eventy 30 zdjęć wydrukowanych na płycie PCV o grubości 4mm do montażu na systemie wystawienniczym.
15.1 Wykonawca wykona wydruki na płycie PCV podstawie przygotowanego przez Wykonawcę projektu graficznego oraz wykonanych zdjęć.
15.2 Wykonawca zamontuje wydrukowane zdjęcia na systemie wystawienniczym, które odbierze z siedziby Zamawiającego, a po zakończeniu eventów zwróci niezwłocznie system. wraz wykonanymi zdjęciami na płytach PCV do siedziby Zamawiającego.

16. Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego stoisko wystawiennicze o wymiarach 4 x 3 m, które musi przechowywać i każdorazowo zamontować i zdemontować w namiocie o średnicy min. 14 m na czas trwania każdego z eventów, a po jego realizacji zdemontowane i dostarczone na miejsce realizacji kolejnych eventów. Stoisko będzie obsługiwane przez min. 1 hostessę oraz 1 osobę reprezentującą Zamawiającego. Na stoisku rozdawane będą materiały informacyjno-promocyjne dostarczone przez Zamawiającego oraz udzielane będą informacje na temat efektów wykorzystania oraz dostępności środków unijnych.
16.1 Po zakończonych eventach Wykonawca zwróci stoisko wystawiennicze do siedziby Zamawiającego.

17. Wykonawca dostarczy na każdy z eventów jeden ekran LCD (min. 37 cali). Dane techniczne ekranu: rozdzielczość 1920 x 1080 (Full HD), min. 2 łącza USB, 1 łącze HDMI, 1 złącze RGB. Na ekranie będzie emitowana prezentacja Zmieniamy Pomorskie
17.1 Wykonawca zamontuje ekran na dostarczonym przez siebie stojaku do ekranów LCD o wysokości nie mniejszej niż 1,5 m.

18. Wykonawca dostarczy na czas realizacji eventów ekran LCD (o średnicy min. 50 cali). Na ekranie prezentowane będą filmy na nośniku CD, które Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do instalacji ekranu LCD w namiocie o średnicy min. 14 m oraz obsługi urządzenia podczas realizacji eventów. Dane techniczne ekranu: rozdzielczość 1920 x 1080 (Full HD), min. 2 łącza USB, 1 łącze HDMI, 1 złącze RGB.
18.1 Wykonawca zamontuje ekran na dostarczonym przez siebie stojaku do ekranów LCD o wysokości nie mniejszej niż 1,5 m.
18.2 Wykonawca zabezpieczy na czas realizacji eventów dwa komputery przenośne wraz z kablem hdmi, które będę emitować sygnał do ekranów LCD 37 cali i 50 cali.

19. Wykonawca na czas realizacji każdego eventu zabezpieczy minimum 20 wygodnych siedzisk umożliwiających oglądanie filmów emitowanych na ekranie 50 cali. Mogą to być pufy, krzesła wyposażone w oparcie, sofy.

20. Wykonawca na potrzeby realizacji eventów odbierze z siedziby Zamawiającego inne niż wymienione w opisie zamówienia materiały promocyjne w tym 2 roll-upy o wymiarach 1 x 2 m i 2 roll-upy o wymiarach 2 x 2 m oraz publikacje, o których mowa w pkt. 16, które Wykonawca będzie przekazywał odwiedzającym w trakcie trwania eventów.
21. Wykonawca po zakończeniu eventów zwróci do siedziby Zamawiającego roll-upy oraz materiały niewykorzystane podczas eventów tj. kalendarze, grę memo, oraz materiały promocyjne wskazane w pkt 16.

22. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia i ochrony wszystkich elementów evetów tj. namiotów sferycznych, systemu wystawienniczego, stoiska wystawienniczego, roll-upów, instalacji multimedialnej oraz wszystkich innych elementów i materiałów stanowiących część składową eventów w czasie trwania eventów oraz w czasie montażu i demontażu, przechowywania i transportu na wypadek kradzieży i zniszczenia.


Etap III- reklama w mediach

1. Przeprowadzenie reklamy w mediach - na bilbordach obejmującej:
a) przygotowanie i wydrukowanie przez Wykonawcę 50 (pięćdziesięciu) reklam przeznaczonych na nośniki typu billboard o powierzchni 12 m² na podstawie przygotowanych przez Wykonawcę 3 (trzech) projektów graficznych,
b) wydrukowanie po 15 reklam na nośniki typu billboard dla pierwszego projektu graficznego, 15 plakatów dla projektu drugiego projektu graficznego oraz 20 plakatów dla trzeciego projektu graficznego.
c) zakup powierzchni reklamowej dla reklam, o których mowa w pkt 1 lit. a) na 50 (pięćdziesięciu) nośnikach, o powierzchni 12m² każdy w lokalizacjach zaakceptowanych przez Zamawiającego
d) podjęcie wszystkich niezbędnych działań w celu zamieszczenia reklamy na billbordach, w tym dostarczenie reklam do zarządzającego nośnikami typu billboard.

1.1 Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu lokalizacji nośników na terenie województwa pomorskiego najpóźniej w terminie 5 dni przed zamieszczeniem pierwszych reklam.
1.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do zaproponowanych lokalizacji w terminie 1 (jednego) roboczego dnia od daty ich otrzymania.
1.3 Wykonawca prześle poprawioną listę lokalizacji w terminie 1(jednego) dnia roboczego od daty wniesienia uwag przez Zamawiającego.
1.4. Zamawiający dokona akceptacji lokalizacji wskazanych przez Wykonawcę w terminie 1 (jednego) roboczego dnia od daty otrzymania lokalizacji zgodnych z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.

1.5 Ekspozycja 25 reklam powinna nastąpić nie później niż 5 dni przed pierwszym eventem. Pozostałe 25 reklam powinno zostać wyeksponowanych 2 tygodnie po pierwszym evencie. Minimalny czas ekspozycji dla każdej z reklam musi wynieść minimum 30 dni.
1.6 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na płycie CD zdjęcie z każdego billbordu.

2. Przeprowadzenie reklamy w mediach - publikacja reklam prasowych i wkładek sponsorowanych obejmującej:
a) dokonanie przez Wykonawcę zakupu powierzchni reklamowej na potrzeby emisji trzydziestu całostronnicowych reklam prasowych oraz dwóch czterostronicowych wkładek sponsorowanych w prasie o zasięgu regionalnym,
b) przygotowanie przez Wykonawcę 30 całostronnicowych reklam na podstawie przygotowanych przez Wykonawcę projektów graficznych wraz z tekstem raz 2 (dwóch) wkładek sponsorowanych w oparciu o przygotowane przez Wykonawcę projekty graficzne wraz z tekstem.
c) publikacje reklam oraz wkładek w oparciu o przygotowany przez Wykonawcę projekty graficzne i po zaakceptowaniu reklam i wkładek przez Zamawiającego,
d) publikacja 15 reklam musi uwzględniać pierwszy projekt graficzny wraz z tekstem, publikacja 15 reklam musi uwzględniać drugi projekt graficzny wraz tekstem, publikacja jednej wkładki musi uwzględniać pierwszy projekt graficzny wkładki wraz z tekstem, publikacja drugiej wkładki musi uwzględniać drugi projekt graficzny wkładki wraz z tekstem.
d) dokonanie innych niezbędnych czynności w celu zamieszczenia reklam i wkładek, w tym ich dostarczenie do wydawców dziennika
e) dostarczenie Zamawiającemu w ramach realizowanego zamówienia 32 egzemplarzy dzienników, w których Wykonawca zamieścił reklamy lub wkładki sponsorowane.
2.1 Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu finalnego projektów reklamy i wkładek w terminie 5 dni przed pierwszą emisją.
2.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag i poprawek do przesłanych projektów reklam i wkładek w terminie 1 (jednego) dnia roboczego od daty ich otrzymania.
2.3 Wykonawca prześle poprawione projekty reklamy i wkładek w terminie 1 (jednego) dnia roboczego od daty wniesienia uwag przez Zamawiającego.
2.4 Zamawiający dokona akceptacji projektów reklamy i wkładek przesłanych przez Wykonawcę w terminie 1 (jednego) dnia roboczego od daty otrzymania projektów zgodnych z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.
2.5 Wykonawca dokona publikacji reklam i wkładek zgodnie z następującymi założeniami:
a) Zasięg emisji: prasa drukowana (dziennik) o zasięgu regionalnym o nakładzie dziennym min. 30.000 egzemplarzy,
b) format reklamy prasowej cała strona,
c) format wkładki prasowej - 4 strony,
d) miejsce ekspozycji reklamy prasowej i wkładki sponsorowanej: reklama i artykuł reklamowy umieszczony na kolumnach redakcyjnych, full kolor.
2.6 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w ramach realizowanego zamówienia 32 egzemplarzy dzienników, w których pojawiły się reklamy lub wkładki sponsorowane zamieszczone przez Wykonawcę.

Etap IV- Plan działań Public Relation

1. Przeprowadzenie działań Public Relation obejmujących conajmniej:
a) przygotowanie koncepcji działań Public Relation obejmującej przygotowanie 7 informacji prasowych i przygotowanie 7 zaproszeń do udziału w eventach,
b) przesłanie nie później niż 5 dni przed rozpoczęciem każdego z eventów informacji i zaproszeń, o których mowa w pkt 1 lit. a) do mediów działających na terenie województwa pomorskiego w szczególności powiatów, na których odbywają się eventy. Wykonawca prześle minimum 7 informacji prasowych informujących o celach i założeniach kampanii oraz minimum 7 zaproszeń wysłanych do 10 regionalnych rozgłośni radiowych, telewizyjnych, nadawców prasowych i internetowych dla każdego z realizowanych eventów. Łącznie Wykonawca zobowiązany jest wysłać minimum 70 informacji prasowych oraz minimum 70 zaproszeń. Przesłanie materiałów musi być potwierdzone faksem, zapisem e-mail.
1.1 Wykonawca zapewni 1 (jedną) osobę, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w zakresie obsługi klienta oraz public reletions; (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);
1.2 Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu projektów informacji prasowych i zaproszeń, o których mowa w ust. 2.5. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i uwag do przygotowanych informacji prasowych i zaproszeń w terminie 3 (trzech) dni od daty ich otrzymania.
1.3 Wykonawca prześle Zamawiającemu poprawione informacje i zaproszenia w terminie 2 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
1.4 Zamawiający dokona akceptacji poprawionych w terminie 2 dni od daty otrzymania informacji i zaproszeń zgodnego z wniesionymi poprawkami.

Etap V - raport pokampanijny

1. Wykonawca Przygotuje raport pokampanijny, który musi zawierać:
a) informacje i dokumentację fotograficzną z wszystkich przeprowadzonych działań eventowych zawierającą co najmniej 20 zdjęć z realizacji każdego z eventów popartego jednozdaniowym komentarzem,
b) wnioski w postaci analizy SWOT z przeprowadzonych działań eventowych,
c) wnioski w postaci analizy SWOT ze zrealizowanych działań PR (w postaci informacji i notatek prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych, informacji na portalach internetowych).
1.1 Raport zostanie przygotowany przez Wykonawcę i dostarczony do siedziby Zamawiającego w formie papierowej (3 egzemplarze) oraz w formacie elektronicznym typ pliku: PDF (w wersji do wydruku) i DOC.
1.2 Raport musi uwzględniać uwagi zgłoszone przez Zamawiającego.
1.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia uwag do przesłanego Raportu w terminie 5 dni od daty ich otrzymania.
1.4 Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie uwzględnić uwagi dotyczące wykonania przedmiotu umowy zgłoszone przez Zamawiającego do raportu , o których mowa w ppkt 1.3.
1.5 Zamawiający dokona akceptacji poprawionej wersji Raportu w terminie 5 dni od daty otrzymania poprawionej wersji Raportu.
1.6 Wykonawca na potrzeby ewaluacji przygotuje 20 minutowy film w technice HD stanowiący dokumentację zrealizowanych eventów we wskazanych lokalizacjach. Film musi uwzględniać wywiady z przynajmniej trzema przedstawicielami lokalnych władz, z jednym przedstawicielem Samorządu Województwa Pomorskiego.
1.7 Wykonawca zapewni jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie raportu pokampanijnego zgodnie z opisem zamieszczonym w przedmiocie zamówienia (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie).

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 144413

Data publikacji: 2012-07-03

Nazwa: Samorząd Województwa Pomorskiego

Ulica: ul. Okopowa 21/27

Numer domu: 21/27

Miejscowość: Gdańsk

Kod pocztowy: 80-810

Województwo / kraj: pomorskie

Numer telefonu: 058 3261555

Numer faxu: 058 3261556

Adres strony internetowej: www.pomorskie.eu

Regon: 19168644300000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kampanii promocyjnej funduszy europejskich w województwie pomorskim pod hasłem Zmieniamy Pomorskie 2012

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kampanii promocyjnej funduszy europejskich w województwie pomorskim pod hasłem Zmieniamy Pomorskie 2012

Etap I - kreacja

1.Stworzenie przez Wykonawcę motywu przewodniego dla kampanii (idei głównej) na podstawie Briefu dla kampanii Zmieniamy Pomorskie 2012 stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ. Opis idei powinien obejmować informację o przesłaniu, jakie powinno towarzyszyć realizowanej kampanii promocyjnej funduszy europejskich Zmieniamy Pomorskie 2012 wraz z uzasadnieniem. Zawarty opis powinien zawierać się w przedziale 3000- 5000 znaków bez spacji.

1.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek merytorycznych do przesłanego przez Wykonawcę opisu w terminie 2 dni od dnia ich otrzymania.
1.2 Wykonawca prześle Zamawiającemu poprawiony motyw przewodni dla kampanii w terminie 2 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
1.3 Zamawiający dokona akceptacji poprawionego przez Wykonawcę opisu w terminie 2 dni od daty otrzymania opisu zgodnego z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.

2. Stworzenie i zaprezentowanie przez Wykonawcę 10 haseł reklamowych wskazujących na efektywne wykorzystanie funduszy europejskich w województwie pomorskim. Będą one wykorzystywane przy realizacji kampanii zarówno w spotach telewizyjnych, radiowych, jak i reklamach i projektach graficznych.

2.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i uwag do zaprezentowanych haseł w terminie 2 dni od daty ich otrzymania.
1.2 Wykonawca prześle poprawiony hasła w terminie 2 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
1.3 Zamawiający dokona akceptacji poprawionych haseł w terminie 2 dni od daty otrzymania materiału zgodnego z wniesionymi poprawkami.

3. Stworzenie przez Wykonawcę linii graficznej dla obszarów ujętych w ramach kampanii tj. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (infrastruktura-drogi, lotniska, wyższe uczelnie, szpitale, inkubatory, parki naukowo-technologiczne, infrastruktura turystyczna i kulturalna), Europejski Fundusz Społeczny (Kapitał Ludzki-wyrównywanie szans edukacyjnych, podnoszenie kwalifikacji, eliminacje wykluczenia społecznego, w tym osób niepełnosprawnych). W projektach należy uwzględnić logotypy określone systemami identyfikacji dla wskazanych obszarów. Zaproponowana koncepcja linii graficznej zostanie wykorzystana przy tworzeniu przez Wykonawcę następujących elementów:

a) projektu graficznego jednoplanszowego kalendarza ściennego. Format: 40 x 60 cm. Materiał: papier kredowany 200g. Druk: fullcolor, Uszlachetnienie: lakier UV połysk.

b) projektu graficznego dla wystawy zdjęć i wykonanie 30 zdjęć (15 zdjęć projektów infrastrukturalnych, 15 zdjęć projektów związanych z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki). Zdjęcia będą elementem ekspozycyjnym podczas eventów. Każde ze zdjęć musi być podpisane wg. następującej reguły: Tytuł projektu, 2-zdaniowy opis, nazwa programu operacyjnego, nazwa beneficjenta.

c) projektu graficznego dla gry memo w pudełku jednoczęściowym. Wymiary pudełka 63 x 63 x 85 mm, tekturowe kartoniki o wymiarach 60 x 60 mm - 30 par. Materiał na pudełko: karton 300g. 4=0x2, lakier. Zdjęcia na kartonikach będą identyczne ze zdjęcia wskazanymi w pkt. b.

d) trzech projektów graficznych reklamy na nośnikach typu billboard o powierzchni 12m2.

e) dwóch projektów graficznych wraz z tekstem na potrzeby 30-tu całostronnicowych reklam i dwóch projektów graficznych wraz z tekstem na potrzeby dwóch wkładek sponsorowanych do prasy o zasięgu regionalnym.

f) dwóch projektów graficznych reklamy na namiotach sferycznych. Jedna reklama o powierzchni 3 x 2 m, 2 reklamy o powierzchni 2 x 2 m.

3.1 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i uwag do przesłanych przez Wykonawcę projektów graficznych i projektów graficznych wraz z tekstem w terminie 3 dni od daty ich otrzymania.
3.2 Wykonawca prześle Zamawiającemu poprawione projekty graficzne oraz projekty graficzne wraz z tekstem w terminie 3 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
3.3 Zamawiający dokona akceptacji poprawionych przez Wykonawcę projektów graficznych oraz projektów graficznych wraz z tekstem w terminie 2 dni od daty otrzymania od Wykonawcy projektów graficznych i projektów graficznych wraz z tekstem zgodnych z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.

4. Wykonawca zapewni jedną osobę, która będzie odpowiadała za nadzór nad kreacją w zakresie punktów 1 i 2 kreacji (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie).
5. Wykonawca przy tworzeniu projektów graficznych zobowiązuje się do stosowania: Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Wytycznych dotyczących promocji projektów UE dla beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013.
Etap II - realizacja eventów

1. Wykonawca przeprowadzi eventy w następujących terminach i lokalizacjach:

1. Strzelinko- 12 sierpnia 2012 r.
2. Krynica Morska - 18 sierpnia 2012 r.
3. Władysławowo - 25 sierpnia 2012 r.
4. Puck - 1 września 2012 r.
5. Bytów - 8 września 2012 r.
6. Pruszcz Gdański - 15 września 2012 r.
7. Kwidzyn - 22 września 2012 r.

2. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia eventów zgodnie z wymogami i przepisami prawa w zakresie realizacji tego typu przedsięwzięć.

3. Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia przestrzeni pod realizację eventów w danych lokalizacjach o powierzchni nie mniejszej niż 400m2.

4. Każdy z eventów trwać będzie przez 6 godzin zegarowych w godzinach między 10.00 a 20.00. Godziny realizacji eventów w każdej z lokalizacji Wykonawca każdorazowo uzgodni w porozumieniu z Zamawiającym.

5. Wykonawca na czas trwania eventów zapewni infrastrukturę niezbędna do realizacji wydarzenia tj. energię elektryczną, Internet, toaletę mobilną wyposażoną w muszlę klozetową i umywalkę.

6. Wykonawca zapewni personel niezbędny do realizacji każdego z eventów składający się każdorazowo z co najmniej:

a) 1 osoby, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w zakresie prawidłowej organizacji eventów (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);

b) 1 konferansjera (Zamawiający wymaga, aby osoba ta doświadczenie w realizacji tego typu eventów - potwierdzone prowadzenie minimum 10 imprez dla podmiotów publicznych lub prywatnych);

c) 2 osoby do obsługi instalacji multimedialnej (Zamawiający wymaga, aby osoby te posiadały minimum roczne doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);

d) 1 osoby do obsługi kostiumu maskotki funii;

e) 1 osoby do obsługi konkursu wiedzy o funduszach i unii europejskiej, Polsce i samorządzie;

f) 1 osoby do obsługi stoiska plastycznego dla najmłodszych (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w tej dziedzinie pracy z dziećmi i/lub posiadała przygotowanie pedagogiczne);

g) 1 osoby do obsługi stoiska z malowaniem twarzy (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w pracy z dziećmi i/lub posiadała przygotowanie pedagogiczne);

h) 1 osoby do obsługi stoiska z tworzeniem zwierząt z balonów (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w tej dziedzinie);

i) 4 hostessy zapraszające do udziału w imprezie (Zamawiający wymaga, aby osoby te posiadały minimum 0,5 roczne doświadczenie w tej dziedzinie).

7. Wykonawca zabezpieczy na czas trwania eventów dwa połączone tunelami namioty sferyczne:

a). Pierwszy z namiotów o średnicy minimum 14 m. Namiot powinien być wyposażony w dwa wejścia (jedno z nich umożliwiają przejście do kolejnego namiotu).

b). Drugi z namiotów o średnicy min. 7 m. Namiot powinien być wyposażony w dwa wejścia (jedno z nich umożliwiają przejście do kolejnego namiotu).

7.1 Każdy z namiotów powinien być wyposażony w energię elektryczną niezbędne do realizacji atrakcji przewidzianych w ramach eventu. Każdy z namiotów powinien być klimatyzowany, wyposażony w podłogę (panele drewniane lub wykładzinę) i oświetlenie wewnętrzne.

7.2 Każdy z namiotów powinien być obradowany zgodnie projektem graficznym przygotowanym przez Wykonawcę. Na namiocie dużym Wykonawca musi zamieścić reklamę o powierzchni 3 x 2 m. Na drugim z namiotów Wykonawca zamieści reklamę o powierzchni 2 x 2 m.

8. Wykonawca przygotuje konkurs wiedzy o funduszach europejskich, Unii Europejskiej, Polsce i Samorządzie Województwa Pomorskiego opierający się na przygotowaniu 80 pytań zamkniętych i otwartych dotyczących wskazanych obszarów (po 20 pytań do każdego z obszarów).
8.1 Pytania zostaną przygotowane na podstawie materiałów przekazanych przez Zamawiającego.
8.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i uwag do przesłanych przez Wykonawcę pytań w terminie 3 dni od daty ich otrzymania.
8.3 Wykonawca prześle Zamawiającemu poprawione pytania w terminie 3 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
8.4 Zamawiający dokona akceptacji poprawionego przez Wykonawcę pytań w terminie 2 dni od daty otrzymania od Wykonawcy pytań zgodnych z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.
8.5 Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego instalację na trzy dni przed rozpoczęciem pierwszego eventu (Koło fortuny o średnicy 1,5 m i wadze około 25 kg) do przeprowadzenia konkursu, w którym nagrodami będą kalendarze ścienne oraz gry memo.
8.6 Po realizacji wszystkich eventów Wykonawca zwróci instalację do siedziby Zamawiającego.
8.7 Wykonawca zorganizuje konkurs w namiocie o średnicy min. 14 m.

9. Wykonawca przygotuje i wyposaży stoisko w namiocie o średnicy min. 14 m, dla najmłodszych, w którym znajdą się dostarczone przez Wykonawcę materiały do aktywizacji plastycznej dzieci tj. malowania i rysowania. Stoisko nie mniejsze niż 6 m2.

10. Wykonawca przygotuje i wyposaży stoisko w materiały umożliwiające malowanie twarzy (farbki, pędzelki etc.) w namiocie o średnicy min. 14m dla najmłodszych, w których odbędzie się (malowanie twarzy). Stoisko nie mniejsze niż 6 m2.

11. Wykonawca przygotuje i wyposaży stoisko w balony umożliwiające tworzenie z nich zwierząt i figur, dmucharkę w namiocie o średnicy min. 14 m dla najmłodszych, w których obędzie się pokaz tworzenia zwierząt z balonów. Stoisko nie mniejsze niż 6 m2.

12. Wykonawca zabezpieczy na każdy z eventów instalację multimedialną - umożliwiającą wykonanie zdjęć w formie plakatów w formacie A3. Instalacja powinna się składać z: komputera z odpowiednim oprogramowaniem, ekranu LCD na stojaku (umożliwiającym obserwowanie efektów instalacji w czasie rzeczywistym, dodatkowego ekranu LCD na stojaku (zamontowanej na zewnątrz na ściance stoiska lub w innym punkcie- celem zainteresowania odwiedzających stoisko, kamery głębi, kamery RGB, kolorowej drukarki. Instalacja powinna umożliwić wykonanie stylizowanych zdjęć (z możliwością wycięcia tła), umożliwiać wydruk zdjęć, działać w czasie rzeczywistym (brak postprodukcji, natychmiastowy efekt), umożliwiać przesłanie plakatów w formie cyfrowej na adres email lub umieszczenie na stronie internetowej, umożliwiać zastosowanie filtrów graficznych (postarzanie, efekt farby drukarskiej, rozmycie etc.), umożliwiać wstawianie modeli 3D (np. wiatrak w dłoni użytkownika). Instalacja zostanie umieszczona w namiocie o średnicy min. 7m.

13. Wykonawca przygotowuje i dostarczy na miejsce realizacji eventów jednoplanszowe kalendarze ścienne na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę projektu graficznego. Format: 40 x 60 cm. Materiał: papier kredowany 200g. Druk: fullcolor, Uszlachetnienie: lakier UV połysk. Kalendarze na dolnej i górnej krawędzi powinny mieć metalowe wykończenie oraz zawieszkę, umożliwiającą ich powieszenie. Nakład 10.000 egzemplarzy.
13.1 Materiały będą rozdawane uczestnikom eventów oraz uczestnikom konkursów przez Wykonawcę.

14. Wykonawca wykona i dostarczy na miejsce realizacji eventów grę memo w pudełku jednoczęściowym na podstawie przygotowanego projektu graficznego. Zgodnie z przedstawioną specyfikacją:
Wymiary pudełka 63 x 63 x 85 mm, tekturowe kartoniki o wymiarach 60 x 60 mm - 30 par. Materiał na pudełko: karton 300g. 4=0x2, lakier. Nakład 10.000 egzemplarzy.
14.1 Wykonawca wykona grę na podstawie przygotowanego projektu graficznego i wykonanych zdjęć.
14.2 Wykonawca będzie zobowiązany do dystrybucji gry uczestnikom eventu oraz uczestnikom konkursów.

15. Wykonawca wykona i dostarczy na eventy 30 zdjęć wydrukowanych na płycie PCV o grubości 4mm do montażu na systemie wystawienniczym.
15.1 Wykonawca wykona wydruki na płycie PCV podstawie przygotowanego przez Wykonawcę projektu graficznego oraz wykonanych zdjęć.
15.2 Wykonawca zamontuje wydrukowane zdjęcia na systemie wystawienniczym, które odbierze z siedziby Zamawiającego, a po zakończeniu eventów zwróci niezwłocznie system. wraz wykonanymi zdjęciami na płytach PCV do siedziby Zamawiającego.

16. Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego stoisko wystawiennicze o wymiarach 4 x 3 m, które musi przechowywać i każdorazowo zamontować i zdemontować w namiocie o średnicy min. 14 m na czas trwania każdego z eventów, a po jego realizacji zdemontowane i dostarczone na miejsce realizacji kolejnych eventów. Stoisko będzie obsługiwane przez min. 1 hostessę oraz 1 osobę reprezentującą Zamawiającego. Na stoisku rozdawane będą materiały informacyjno-promocyjne dostarczone przez Zamawiającego oraz udzielane będą informacje na temat efektów wykorzystania oraz dostępności środków unijnych.
16.1 Po zakończonych eventach Wykonawca zwróci stoisko wystawiennicze do siedziby Zamawiającego.

17. Wykonawca dostarczy na każdy z eventów jeden ekran LCD (min. 37 cali). Dane techniczne ekranu: rozdzielczość 1920 x 1080 (Full HD), min. 2 łącza USB, 1 łącze HDMI, 1 złącze RGB. Na ekranie będzie emitowana prezentacja Zmieniamy Pomorskie
17.1 Wykonawca zamontuje ekran na dostarczonym przez siebie stojaku do ekranów LCD o wysokości nie mniejszej niż 1,5 m.

18. Wykonawca dostarczy na czas realizacji eventów ekran LCD (o średnicy min. 50 cali). Na ekranie prezentowane będą filmy na nośniku CD, które Wykonawca odbierze z siedziby Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do instalacji ekranu LCD w namiocie o średnicy min. 14 m oraz obsługi urządzenia podczas realizacji eventów. Dane techniczne ekranu: rozdzielczość 1920 x 1080 (Full HD), min. 2 łącza USB, 1 łącze HDMI, 1 złącze RGB.
18.1 Wykonawca zamontuje ekran na dostarczonym przez siebie stojaku do ekranów LCD o wysokości nie mniejszej niż 1,5 m.
18.2 Wykonawca zabezpieczy na czas realizacji eventów dwa komputery przenośne wraz z kablem hdmi, które będę emitować sygnał do ekranów LCD 37 cali i 50 cali.

19. Wykonawca na czas realizacji każdego eventu zabezpieczy minimum 20 wygodnych siedzisk umożliwiających oglądanie filmów emitowanych na ekranie 50 cali. Mogą to być pufy, krzesła wyposażone w oparcie, sofy.

20. Wykonawca na potrzeby realizacji eventów odbierze z siedziby Zamawiającego inne niż wymienione w opisie zamówienia materiały promocyjne w tym 2 roll-upy o wymiarach 1 x 2 m i 2 roll-upy o wymiarach 2 x 2 m oraz publikacje, o których mowa w pkt. 16, które Wykonawca będzie przekazywał odwiedzającym w trakcie trwania eventów.
21. Wykonawca po zakończeniu eventów zwróci do siedziby Zamawiającego roll-upy oraz materiały niewykorzystane podczas eventów tj. kalendarze, grę memo, oraz materiały promocyjne wskazane w pkt 16.

22. Wykonawca zobowiązuje się do zabezpieczenia i ochrony wszystkich elementów evetów tj. namiotów sferycznych, systemu wystawienniczego, stoiska wystawienniczego, roll-upów, instalacji multimedialnej oraz wszystkich innych elementów i materiałów stanowiących część składową eventów w czasie trwania eventów oraz w czasie montażu i demontażu, przechowywania i transportu na wypadek kradzieży i zniszczenia.


Etap III- reklama w mediach

1. Przeprowadzenie reklamy w mediach - na bilbordach obejmującej:
a) przygotowanie i wydrukowanie przez Wykonawcę 50 (pięćdziesięciu) reklam przeznaczonych na nośniki typu billboard o powierzchni 12 m² na podstawie przygotowanych przez Wykonawcę 3 (trzech) projektów graficznych,
b) wydrukowanie po 15 reklam na nośniki typu billboard dla pierwszego projektu graficznego, 15 plakatów dla projektu drugiego projektu graficznego oraz 20 plakatów dla trzeciego projektu graficznego.
c) zakup powierzchni reklamowej dla reklam, o których mowa w pkt 1 lit. a) na 50 (pięćdziesięciu) nośnikach, o powierzchni 12m² każdy w lokalizacjach zaakceptowanych przez Zamawiającego
d) podjęcie wszystkich niezbędnych działań w celu zamieszczenia reklamy na billbordach, w tym dostarczenie reklam do zarządzającego nośnikami typu billboard.

1.1 Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu lokalizacji nośników na terenie województwa pomorskiego najpóźniej w terminie 5 dni przed zamieszczeniem pierwszych reklam.
1.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do zaproponowanych lokalizacji w terminie 1 (jednego) roboczego dnia od daty ich otrzymania.
1.3 Wykonawca prześle poprawioną listę lokalizacji w terminie 1(jednego) dnia roboczego od daty wniesienia uwag przez Zamawiającego.
1.4. Zamawiający dokona akceptacji lokalizacji wskazanych przez Wykonawcę w terminie 1 (jednego) roboczego dnia od daty otrzymania lokalizacji zgodnych z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.

1.5 Ekspozycja 25 reklam powinna nastąpić nie później niż 5 dni przed pierwszym eventem. Pozostałe 25 reklam powinno zostać wyeksponowanych 2 tygodnie po pierwszym evencie. Minimalny czas ekspozycji dla każdej z reklam musi wynieść minimum 30 dni.
1.6 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu na płycie CD zdjęcie z każdego billbordu.

2. Przeprowadzenie reklamy w mediach - publikacja reklam prasowych i wkładek sponsorowanych obejmującej:
a) dokonanie przez Wykonawcę zakupu powierzchni reklamowej na potrzeby emisji trzydziestu całostronnicowych reklam prasowych oraz dwóch czterostronicowych wkładek sponsorowanych w prasie o zasięgu regionalnym,
b) przygotowanie przez Wykonawcę 30 całostronnicowych reklam na podstawie przygotowanych przez Wykonawcę projektów graficznych wraz z tekstem raz 2 (dwóch) wkładek sponsorowanych w oparciu o przygotowane przez Wykonawcę projekty graficzne wraz z tekstem.
c) publikacje reklam oraz wkładek w oparciu o przygotowany przez Wykonawcę projekty graficzne i po zaakceptowaniu reklam i wkładek przez Zamawiającego,
d) publikacja 15 reklam musi uwzględniać pierwszy projekt graficzny wraz z tekstem, publikacja 15 reklam musi uwzględniać drugi projekt graficzny wraz tekstem, publikacja jednej wkładki musi uwzględniać pierwszy projekt graficzny wkładki wraz z tekstem, publikacja drugiej wkładki musi uwzględniać drugi projekt graficzny wkładki wraz z tekstem.
d) dokonanie innych niezbędnych czynności w celu zamieszczenia reklam i wkładek, w tym ich dostarczenie do wydawców dziennika
e) dostarczenie Zamawiającemu w ramach realizowanego zamówienia 32 egzemplarzy dzienników, w których Wykonawca zamieścił reklamy lub wkładki sponsorowane.
2.1 Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu finalnego projektów reklamy i wkładek w terminie 5 dni przed pierwszą emisją.
2.2 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag i poprawek do przesłanych projektów reklam i wkładek w terminie 1 (jednego) dnia roboczego od daty ich otrzymania.
2.3 Wykonawca prześle poprawione projekty reklamy i wkładek w terminie 1 (jednego) dnia roboczego od daty wniesienia uwag przez Zamawiającego.
2.4 Zamawiający dokona akceptacji projektów reklamy i wkładek przesłanych przez Wykonawcę w terminie 1 (jednego) dnia roboczego od daty otrzymania projektów zgodnych z wniesionymi przez Zamawiającego poprawkami.
2.5 Wykonawca dokona publikacji reklam i wkładek zgodnie z następującymi założeniami:
a) Zasięg emisji: prasa drukowana (dziennik) o zasięgu regionalnym o nakładzie dziennym min. 30.000 egzemplarzy,
b) format reklamy prasowej cała strona,
c) format wkładki prasowej - 4 strony,
d) miejsce ekspozycji reklamy prasowej i wkładki sponsorowanej: reklama i artykuł reklamowy umieszczony na kolumnach redakcyjnych, full kolor.
2.6 Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w ramach realizowanego zamówienia 32 egzemplarzy dzienników, w których pojawiły się reklamy lub wkładki sponsorowane zamieszczone przez Wykonawcę.

Etap IV- Plan działań Public Relation

1. Przeprowadzenie działań Public Relation obejmujących conajmniej:
a) przygotowanie koncepcji działań Public Relation obejmującej przygotowanie 7 informacji prasowych i przygotowanie 7 zaproszeń do udziału w eventach,
b) przesłanie nie później niż 5 dni przed rozpoczęciem każdego z eventów informacji i zaproszeń, o których mowa w pkt 1 lit. a) do mediów działających na terenie województwa pomorskiego w szczególności powiatów, na których odbywają się eventy. Wykonawca prześle minimum 7 informacji prasowych informujących o celach i założeniach kampanii oraz minimum 7 zaproszeń wysłanych do 10 regionalnych rozgłośni radiowych, telewizyjnych, nadawców prasowych i internetowych dla każdego z realizowanych eventów. Łącznie Wykonawca zobowiązany jest wysłać minimum 70 informacji prasowych oraz minimum 70 zaproszeń. Przesłanie materiałów musi być potwierdzone faksem, zapisem e-mail.
1.1 Wykonawca zapewni 1 (jedną) osobę, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w zakresie obsługi klienta oraz public reletions; (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);
1.2 Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu projektów informacji prasowych i zaproszeń, o których mowa w ust. 2.5. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek i uwag do przygotowanych informacji prasowych i zaproszeń w terminie 3 (trzech) dni od daty ich otrzymania.
1.3 Wykonawca prześle Zamawiającemu poprawione informacje i zaproszenia w terminie 2 dni od daty wniesienia poprawek przez Zamawiającego.
1.4 Zamawiający dokona akceptacji poprawionych w terminie 2 dni od daty otrzymania informacji i zaproszeń zgodnego z wniesionymi poprawkami.

Etap V - raport pokampanijny

1. Wykonawca Przygotuje raport pokampanijny, który musi zawierać:
a) informacje i dokumentację fotograficzną z wszystkich przeprowadzonych działań eventowych zawierającą co najmniej 20 zdjęć z realizacji każdego z eventów popartego jednozdaniowym komentarzem,
b) wnioski w postaci analizy SWOT z przeprowadzonych działań eventowych,
c) wnioski w postaci analizy SWOT ze zrealizowanych działań PR (w postaci informacji i notatek prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych, informacji na portalach internetowych).
1.1 Raport zostanie przygotowany przez Wykonawcę i dostarczony do siedziby Zamawiającego w formie papierowej (3 egzemplarze) oraz w formacie elektronicznym typ pliku: PDF (w wersji do wydruku) i DOC.
1.2 Raport musi uwzględniać uwagi zgłoszone przez Zamawiającego.
1.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia uwag do przesłanego Raportu w terminie 5 dni od daty ich otrzymania.
1.4 Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie uwzględnić uwagi dotyczące wykonania przedmiotu umowy zgłoszone przez Zamawiającego do raportu , o których mowa w ppkt 1.3.
1.5 Zamawiający dokona akceptacji poprawionej wersji Raportu w terminie 5 dni od daty otrzymania poprawionej wersji Raportu.
1.6 Wykonawca na potrzeby ewaluacji przygotuje 20 minutowy film w technice HD stanowiący dokumentację zrealizowanych eventów we wskazanych lokalizacjach. Film musi uwzględniać wywiady z przynajmniej trzema przedstawicielami lokalnych władz, z jednym przedstawicielem Samorządu Województwa Pomorskiego.
1.7 Wykonawca zapewni jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie raportu pokampanijnego zgodnie z opisem zamieszczonym w przedmiocie zamówienia (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie).

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 10/11/2012

Informacja na temat wadium:
Zamawiający w niniejszym postępowaniu nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
Ocena spełnienia wyżej wskazanego warunku nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 SIWZ (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ) - informację o niniejszym oświadczeniu wskazano również w sekcji III 4.1. ogłoszenia

Wiedza i doświadczenie:
na dowód posiadania wiedzy i doświadczenia Wykonawca udokumentuje należyte wykonanie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia jest krótszy - w tym okresie, co najmniej:
a) 3 (trzy) usługi w zakresie Public Reations, promocji lub marketingu.
b) 2 (dwie) usługi w zakresie realizacji kampanii promocyjnej produktu/ów, miejsca, wydarzenia o minimalnej wartości (brutto) 150 000 zł każda.
c) 1 (jedna) usługę polegającą na organizacji eventu związanego z promocją produktu/ów, miejsca, wydarzenia dla co najmniej 150 osób o wartości nie mniejszej niż 40 000 zł brutto.
Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 2 SIWZ (wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 5 do SIWZ) oraz oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 (wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ)- informację o niniejszym oświadczeniu i dokumentach wskazano również w sekcji III 4.1. ogłoszenia

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
Ocena spełnienia wyżej wskazanego warunku nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 SIWZ (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ) - informację o niniejszym oświadczeniu wskazano również w sekcji III 4.1. ogłoszenia

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje (lub przedstawi pisemne zobowiązanie innych podmiotów
o udostępnieniu mu) - warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub przedstawi pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia:

zespołem, składającym się z co najmniej:
a) 1 osoby, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w zakresie obsługi klienta oraz public reletions; (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);
b) 1 osoby, która będzie odpowiadała za nadzór nad kreacją w zakresie przedstawionym w opisie przedmiotu zamówienia (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe
w tej dziedzinie).
c) 1 osoby, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie raportu pokampanijnego zgodnie z opisem zamieszczonym w przedmiocie zamówienia (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie).
d) 1 osoby, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia w zakresie prawidłowej organizacji eventów (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);
e) 1 konferansjera (posiadający doświadczenie w realizacji tego typu eventów - potwierdzone prowadzenie minimum 10 imprez dla podmiotów publicznych lub prywatnych);

f) 2 osoby do obsługi instalacji multimedialnej (Zamawiający wymaga, aby osoby te posiadały minimum roczne doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie);

g) 1 osoby do obsługi kostiumu maskotki funii;

h) 1 osoba do obsługi konkursu wiedzy o funduszach i unii europejskiej, Polsce i samorządzie;

i) 1 osoba do obsługi stoiska plastycznego dla najmłodszych (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w tej dziedzinie pracy z dziećmi i/lub posiadała przygotowanie pedagogiczne);

j) 1 osoba do obsługi stoiska z malowaniem twarzy (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w pracy z dziećmi i/lub posiadała przygotowanie pedagogiczne);

k) 1 osoba do obsługi stoiska z tworzeniem zwierząt z balonów (Zamawiający wymaga, aby osoba ta posiadała minimum roczne doświadczenie w tej dziedzinie);

l) 4 hostessy zapraszające do udziału w imprezie (Zamawiający wymaga, aby osoby te posiadały minimum 0,5 roczne doświadczenie w tej dziedzinie).

Wyżej wskazane funkcje poszczególnych osób nie mogą być łączone.

Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 3 SIWZ (wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 4 do SIWZ) i rozdz. VI ust.1 pkt 4 SIWZ (wzór oświadczenia Wykonawcy stanowi załącznik nr 4a do SIWZ) oraz oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 SIWZ (wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ)informację o niniejszym oświadczeniu oraz diokumentach wskazano również w sekcji III 4.1. ogłoszenia

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający uzna, iż warunek ten został spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 100.000,00 zł.

Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust. 1 pkt 5 SIOWZ oraz oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 (wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ) - informację o niniejszym oświadczeniu i dokumentach wskazano również w sekcji III 4.1. ogłoszenia

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Istotne zmiany postanowień Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy mogą dotyczyć:
1) zmiany warunków i terminów płatności,
2) zmiany sposobu realizacji zamówienia, jeśli rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczyni się do uzyskania wyższej jakości końcowej zamówienia, przy czyn zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy,
3) zmiany terminów wskazanych w rozd. III Etapie II pkt 1 siwz.
2. Zmiany, o których mowa w:
1) ust. 1 pkt 1-2 mogą nastąpić w przypadku:
a) wystąpienia siły wyższej. Pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie.
b) gdy zmiany te są korzystne dla Zamawiającego.
2) w ust. 1 pkt 1 w przypadku zmian powszechnie obowiązujących przepisów w trakcie realizacji umowy, z wyłączeniem zmian dotyczących zwiększenia wysokości podatku VAT
3) w zakresie ust. 1 pkt 3 mogą nastąpić gdy:
a) ich utrzymanie nie jest możliwe z przyczyn niezawinionych lub niezależnych od stron
b) wystąpienia siły wyższej. Pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie.
3. Wykonawca wnioskujący o zmianę Umowy, przedłoży Zamawiającemu pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do Umowy, określając jednocześnie nowy termin realizacji zamówienia

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.pomorskie.eu

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Zamówień Publicznych i Administracji ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk

Data składania wniosków, ofert: 11/07/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 09:00

Miejsce składania:
Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, pokój nr 4a (czynna w dni robocze: od poniedziałku do piątku od godz. 7.45 do godz. 15.45)

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
793400009 (Usługi reklamowe i marketingowe)

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 7: Tak

inne_dokumenty:
1. Udział w postępowaniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu
i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego.
2) Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi złożyć dokumenty, o których mowa w rozdziale VI ust. 2 pkt 1-2 SIWZ jak również w sekcji III 4.2. niniejszego ogłoszenia
3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia złożą łącznie Formularz oferty oraz jeden komplet dokumentów, o których mowa w rozdziale VI ust. 1 pkt 1-5 SIWZ jak również w sekcji III 4.1. niniejszego ogłoszenia. Dokumenty te powinny być przygotowane w taki sposób, aby Zamawiający mógł dowiedzieć się, jaki udział w wykonaniu zamówienia będzie miał każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
2. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w rozdziale VI ust. 2 pkt 2SIWZ jak również w sekcji III 4.2. niniejszego ogłoszenia - składa dokument lub dokumenty wystawione
w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.
3. Dokumenty, o których mowa w ust. 2 powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
4. Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust.2, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Do aktualności tego dokumentu mają odpowiednie zastosowanie zapisy ust. 3.;
5. Dokumenty sporządzone w języku obcym będą składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę.
6. Zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go i nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia.
7. Dokumenty należy składać w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę

Podobne przetargi