30707 / 2016-03-24 - Administracja samorządowa / Zarząd Powiatu Mikołowskiego (Mikołów)

Oryginalny tusz PG-560XL Czarny Wydajny marki Canon

Cena: 108.24 PLN

Przygotowanie i opracowanie dokumentu strategiczno-operacyjnego pn.Podstrategia: Wzmacnianie potencjału instytucjonalnego i skuteczności administracji publicznej na lata 2016-2025- w ramach projektu pod nazwą J-ednolita S-trategia T-erytorialna = spójny obszar funkcjonalny powiatu mikołowskiego poprzez wzmocnienie mechanizmów efektywnej współpracy JST w ramach programuRozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego finansowanego ze środków EOG 2009

Opis zamówienia

1.Przedmiotem i zakresem zamówienia jest: przygotowania, przeprowadzenia i opracowania dokumentu strategiczno-operacyjnego pn. Podstrategia: Wzmacnianie potencjału instytucjonalnego i skuteczności administracji publicznej na lata 2016-2025- (zwany dalej Podstrategią) - w ramach projektu pod nazwą J-ednolita S-trategia T-erytorialna = spójny obszar funkcjonalny powiatu mikołowskiego poprzez wzmocnienie mechanizmów efektywnej współpracy JST w ramach programu Rozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014.II.2 Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące części, które Wykonawca jest zobowiązany wykonać z należytą starannością, zgodnie z posiadaną wiedzą fachową, starannie, uczciwie i odpowiedzialnie:a) opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień zarządczych w administracji jednostek samorządowych obszaru funkcjonalnego w wybranych aspektach jej funkcjonowania;b) opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień w zakresie komunikacji i partycypacji społecznej przez urzędy jednostek samorządu obszaru funkcjonalnego; II. 3 Terytorium realizacji zamówienia:Zamówienie obejmuje terytorium obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego tj. Powiat Mikołowski,Gminy Powiatu Mikołowskiego: Mikołów, Orzesze, Łaziska Górne, Ornontowice, WyryII. 4 Cel realizacji zamówienia:Opracowanie i przyjęcie przez Partnerów Projektu dokumentu strategiczno-operacyjnego pn.Wzmacnianie potencjału instytucjonalnego i skuteczności administracji publicznej w perspektywie długoterminowej (2016-2025):- a przez to zwiększenie spójności społeczno-gospodarczej powiatu mikołowskiego poprzez wypracowanie wspólnych mechanizmów współpracy wzmacniających kompetencje zarządcze jednostek samorządu terytorialnego w powiecie mikołowskim oraz komunikację i partycypację społeczną.2.1.1 KontekstCzęść a) Opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień zarządczych w administracji jednostek samorządowych obszaru funkcjonalnego w wybranych aspektach jej funkcjonowania. W obszarze tym mieści się, przede wszystkim, podejmowanie decyzji kierowniczych i realizacja spójnych działań, zmierzających do zapewnienia niezbędnego personelu w wymiarze ilościowym i jakościowym, w określonym miejscu i czasie oraz racjonalne wykorzystanie tego personelu zgodnie z misją i celem organizacji (urzędu). W proponowanym podejściu instytucjonalnym zakres i przedmiot działań winien koncentrować się na zbadaniu problematyki i opracowaniu wzorcowych katalogów narzędzi i procedur dla doskonalenia zawodowego urzędników oraz oceny i awansowania pracowników. Celem tych opracowań jest usprawnienie elementów systemu zarządzania kadrami i motywowania pracowników, a także dostarczenie informacji niezbędnych dla procesu podejmowania decyzji zarówno w obszarze zasobów ludzkich, jak i organizacji.Część b) Opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień w zakresie komunikacji i partycypacji społecznej przez urzędy jednostek samorządu obszaru funkcjonalnego.Dostarczanie wysokiej jakości usług publicznych mieszkańcom stanowi ważne zadanie jednostek samorządu terytorialnego. System okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych tworzy ramy proceduralne do prowadzenia stałego monitoringu potrzeb i satysfakcji odbiorców tych usług. Ewentualne wdrożenie systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych pozwoli na zinstytucjonalizowanie procesu prowadzenia badań w urzędach obszaru funkcjonalnego. Wyniki badań mogą być wykorzystywane do dokonywania korekt w sposobie świadczenia usług, w celu poprawy jakości i efektywności ich świadczenia.II.5 Minimalny zakres Podstrategii 1. Analiza sytuacji w jednostkach samorządu terytorialnego obszaru funkcjonalnego (w tym istniejące uwarunkowania strategiczne i programowe, podstawy prawne oraz powiązanie i spójność z innymi dokumentami strategicznymi, funkcjonujące procedury ).2. Identyfikacja i analiza zasobów, produktów, cech indywidualnych jst obszaru funkcjonalnego;3. Misja i wizja (cel generalny): 4. Cele strategiczne - w tym powiązanie z innymi dokumentami strategicznymi na szczeblu krajowym, regionalnym, lokalnym;5. Cele operacyjne oraz proponowane kierunki rozwoju, w tym minimum:a) Określenie sytuacji zastanej; b) Analiza SWOT;c) Określenie katalogów narzędzi i procedur wzmacniających potencjał instytucjonalny i skuteczność administracji urzędów obszaru funkcjonalnego w wybranych aspektach ich funkcjonowania;d) Projekt systemu wdrażania i monitorowania.II.6. Wykonawca w ramach Podstrategii przygotuje i opracuje Plan Rozwoju Instytucjonalnego dla realizacji celów podstrategii w części a) Opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień zarządczych w administracji jednostek samorządowych obszaru funkcjonalnego w wybranych aspektach jej funkcjonowania uwzględniający minimum następujące aspekty:1)Doskonalenie zawodowe a) opisIdentyfikacja potrzeb szkoleniowych jest kluczowym działaniem ukierunkowanym na dopasowanie form i zakresu doskonalenia pracowników do potrzeb organizacji. Działania w ramach identyfikacji potrzeb szkoleniowych powinny obejmować dogłębną analizę sytuacji w administracji samorządowej obszaru funkcjonalnego, a także analizę pozyskanych informacji pod kątem opracowania planów rozwojowych. Ze względu na złożoność procesów analizę należy przeprowadzać z uwzględnieniem trzech poziomów: pracownika, działu, wydziału/komórki, a także całej organizacji. Na poziomie pracownika konieczne jest zidentyfikowanie, w jakich obszarach wymagany jest jego rozwój w celu efektywnego wykonywania zarówno obecnych, jak i przyszłych zadań, na poziomie działu,wydziału, komórki możliwe jest dookreślenie kierunku rozwoju większej grupy pracowników, np. z uwzględnieniem przyszłych zadań, jakie będą realizowane. Poziom organizacyjny odnosi się do funkcjonowania całej administracji samorządowej i wskazuje na strategiczne kierunki rozwoju umożliwiające podniesienie efektywności jej funkcjonowania. Głównym celem przeprowadzenia identyfikacji potrzeb szkoleniowych jest poznanie potrzeb oraz oczekiwań pracowników względem ich rozwoju zawodowego. Dodatkowo dzięki realizacji tego procesu przełożeni będą mieli możliwość zaplanowania szkoleń umożliwiających pracownikom pozyskanie lub rozwój kompetencji niezbędnych z punktu widzenia efektywności pracy.Korzyścią z możliwości wdrożenia narzędzi służących identyfikacji i analizie potrzeb szkoleniowych może być opracowanie corocznych planów szkoleniowych zgodnych z potrzebami i oczekiwaniami pracowników oraz zbieżnych z wymaganiami samorządów obszaru funkcjonalnego. Wymagania te będą się odnosić zarówno do podnoszenia efektywności realizacji bieżących zadań, jak również do przygotowania pracowników do podejmowania nowych zadań wynikających z przyjętych strategii jednostki samorządu terytorialnego. Dzięki zastosowaniu tych narzędzi pracownicy będą mieli możliwość wskazania pożądanych przez nich kierunków rozwoju zawodowego, co niewątpliwie przyczyni się również do podniesienia poziomu motywacji. Natomiast przełożeni będą w stanie w sposób kompleksowy i obiektywny określić obszary rozwoju pracowników, a także zidentyfikować ewentualne bariery uniemożliwiające osiąganie zakładanego poziomu realizacji celów. b) zakres Na wzorcowy katalog narzędzi i procedur z zakresu doskonalenia zawodowego winny składać się arkusze badania potrzeb szkoleniowych dopasowane do stanowisk pracy, roczne plany doskonalenia zawodowego pracowników oraz narzędzia oceny efektywności i skuteczności szkoleń pracowników możliwe do zastosowania we wszystkich urzędach obszaru funkcjonalnego. Arkusz badania potrzeb szkoleniowych - narzędzie identyfikacji potrzeb szkoleniowych pracowników stosowane w celu rzetelnego i trafnego określenia rodzaju kwalifikacji, których nabycie jest konieczne do zapewnienia wysokiej jakości pracy na danym stanowisku oraz zaplanowania odpowiednich, względem zidentyfikowanych potrzeb, form doskonalenia zawodowego pracowników. Arkusz potrzeb szkoleniowych winien stanowić podstawę sporządzania rocznego planu doskonalenia zawodowego pracowników.Roczny plan doskonalenia zawodowego pracowników - dokument zbiorczy stanowiący podstawę corocznych działań urzędów w zakresie doskonalenia zawodowego pracowników. Winien zawierać wykaz pracowników objętych tym planem, uzasadnienie objęcia ich tym planem, zakres kompetencji, które mają nabyć, formy szkoleniowe, które mają im to umożliwić oraz harmonogram realizacji szkoleń lub innych form doskonalenia zawodowego pracowników przedstawiony w układzie jednorocznym.Narzędzia oceny efektywności i skuteczności szkoleń - zbiór standaryzowanych narzędzi stanowiących podstawę oceny efektywności i skuteczności szkoleń. Narzędzia te mogą być stosowane na poziomie pracownika (ocena pozyskanej przez niego wiedzy), stanowiska pracy (jakość wykonywanych przez niego zadań), na poziomie urzędu (poprawa wizerunku urzędu, poprawa jakości usług świadczonych przez urząd). Na każdym z tych poziomów można zastosować różne narzędzia, np. na poziomie pracownika - tekst wiadomości lub,i opinia pracownika uczestniczącego w szkoleniu, na poziomie stanowiska - opinia przełożonego, na poziomie urzędu - badania opinii klientów,interesariuszy. Jedną z najprostszych, ale użytecznych technik badania efektywności i skuteczności szkoleń jest karta indywidualnej oceny szkolenia zawierająca następujące elementy: dane o szkoleniu (temat szkolenia, jego termin, organizator i wykonawca szkolenia), metryczkę danych osobowych uczestnika szkolenia, ocenę sposobu organizacji szkolenia, ocenę programu i metodyki szkolenia, ocenę postawy i kompetencji prowadzącego szkolenie, informację o przydatności szkolenia dla potrzeb wykonywanych przez pracownika zadań, sugestie dotyczące kolejnych szkoleń.Mechanizmy upowszechniania wiedzy - mechanizmy służące upowszechnianiu wiedzy wśród pracowników urzędu. Mowa w tym przypadku o dwóch typach wiedzy, tj. wiedzy pozyskanej poprzez udział pracowników w szkoleniach i innych formach doskonalenia zawodowego oraz wiedzy posiadanej przez pracowników urzędu, wynikającej z ich wysokich kwalifikacji i bogatego doświadczenia zawodowego. Dzielenie się wiedzą (kaskadowanie wiedzy) w urzędzie następuje najczęściej poprzez: szkolenia wewnętrzne, warsztaty, analizy studiów przypadku, doradztwo na stanowisku pracy oraz upowszechnianie materiałów pochodzących ze szkoleń zewnętrznych.Szczegółowe elementy procedury przygotowania wzorcowego katalogu narzędzi i procedur z zakresu doskonalenia zawodowego winny zawierać:a)opracowanie przez wykonawcę wzorcowego katalogu narzędzi i procedur z zakresu doskonalenia zawodowego oraz wytycznych dotyczących realizacji procesu szkoleń w jednostkach obszaru funkcjonalnego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;b)spotkanie konsultacyjne eksperta wykonawcy z przedstawicielami zamawiającego celem przedstawienia metodologii przeprowadzania identyfikacji potrzeb szkoleniowych, opracowywania rocznych planów doskonalenia zawodowego i stosowania narzędzi oceny efektywności i skuteczności szkoleń na podstawie wzorcowych dokumentów - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;c)opracowanie i przekazanie zamawiającemu ostatecznej wersji katalogu narzędzi i procedur z zakresu doskonalenia zawodowego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;d)zatwierdzenie ostatecznej wersji katalogu i procedur przez zamawiającego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;2. Okresowa ocena pracownikówa) opisZasadniczym zadaniem wdrażania systemów okresowej oceny pracowników jest wsparcie kierownictwa, a także pracowników w realizacji powierzonych celów poprzez dostarczanie informacji zwrotnej o stopniu ich osiągnięcia, a przez to ich motywowanie oraz wskazanie obszarów wymagających poprawy i doskonalenia. Przekłada się to na realizację funkcji rozwojowej zarówno w wymiarze realizowanych szkoleń, ale także prowadzonej polityki przemieszczeń, a w szczególności awansów zawodowych. Proces oceniania winien być prowadzony w taki sposób, aby na podstawie zestandaryzowanego opisu stanowiska pracy oraz wypracowanego profilu kompetencyjnego ocenianego pracownika można było dokonać oceny wykonywania przez niego obowiązków oraz sformułowania wniosków dotyczących jego dalszej perspektywy zawodowej. Potrzeba wdrożenia systemu okresowej oceny pracowniczej wynika nie tylko z konieczności ciągłego doskonalenia zarządzania zasobami ludzkimi, ale również z uwarunkowań prawnych, tj. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2014 r.,poz. 1202 z późn. zm.).Zważywszy na powyższe nadrzędnym celem wdrożenia okresowej oceny pracowników samorządowych jest ustalenie długookresowej polityki personalnej w urzędzie. Do celów szczegółowych należą:1) weryfikacja poziomu i sposobu realizacji powierzonych obowiązków, zadań oraz osiągnięcia wyznaczonych celów przez pracowników, 2) podnoszenie jakości i efektywności pracy, 3) doskonalenie rozwiązań oraz narzędzi w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi związanych m.in. z ustaleniem potrzeb szkoleniowych, tworzeniem ścieżek kariery zawodowej, podejmowaniem decyzji w zakresie przeszeregowań pracowników, tworzeniem kadry rezerwowej, budowaniem systemu motywacyjnego.b) zakresPodstawę oceny jakości pracy pracowników w urzędach samorządowych stanowiący podstawę polityki motywowania, awansowania i nagradzania, może stanowić wzorcowy regulamin oceny okresowej pracowników.Regulamin ten jako podstawowy dokument stosowany w procesie okresowej oceny pracowników winien zwierać szczegółowy opis celów, zasad i sposobów dokonywania oceny (w tym opis stosownych technik oceny); okresy, za które jest sporządzana ocena; kryteria oceny oraz skala ocen. Integralnym elementem tego regulaminu jest opis sposobu interpretacji wyników, możliwość wyrażenia opinii przez ocenianego oraz skutki wynikające z oceny dla ocenianego.
Szczegółowe elementy procedury przygotowania wzorcowego regulaminu obejmują:1) przekazanie zamawiającemu wstępnej wersji wzorcowego projektu regulaminu oceny pracowniczej oraz arkusza oceny pracowniczej celem ich weryfikacji pod kątem oczekiwań zamawiającego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;2)spotkanie konsultacyjne eksperta wykonawcy z przedstawicielami zamawiającego celem przedstawienia metodologii przeprowadzania i wyjaśnienia zasad sporządzania okresowej oceny pracowniczej na podstawie wzorcowego regulaminu - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;3) opracowanie i przekazanie zamawiającemu ostatecznej wersji regulaminu - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;4) zatwierdzenie ostatecznej wersji regulaminu przez zamawiającego, w tym arkusza oceny pracowniczej - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;3.Awansowanie pracownikówa) opisAwansowanie pracowników jest zorganizowanym i planowym systemem przemieszczeń wewnątrz organizacji, który służy lepszemu wykorzystaniu kwalifikacji posiadanych przez pracowników, poprawie efektywności ich działania i wzrostowi satysfakcji z pracy. W dalszej perspektywie prowadzi do skuteczniejszego realizowania celów organizacji jako całości. Specyfika administracji samorządowej polega na współistnieniu w jej ramach różnych grup pracowników, których zatrudnienie jest oparte na różnych podstawach prawnych: wyborze, powołaniu, umowie o pracę. Każda z grup spełnia ustawowo określone warunki, jednak problem awansu dotyczy tylko grupy ostatniej. W grupie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę rozróżnia się pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i kierowniczych stanowiskach urzędniczych. Zmiany kwalifikacji wyjściowych dokonujące się z inicjatywy jednostki lub pracownika stanowią podstawę możliwej decyzji o awansie (przemieszczeniu). Awans jest bezpośrednim czynnikiem rozwoju indywidualnej kariery, zatem jego uprawdopodobnienie zwiększy poczucie skutecznego jej realizowania.Posiadanie i ewentualne wdrożenie regulaminu może prowadzić zatem do uporządkowania i uproszczenia procedur zarządzania i kontroli. Korzyści dla pracowników wiążą się z większą przewidywalnością ścieżki rozwoju zawodowego, a zarazem poczuciem większego wpływu i sprawstwa w zakresie kariery osobistej. Zwiększa to zadowolenie z pracy i poczucie lojalności, a także ich związek z organizacją. Większe dopasowanie wymogów stanowiska pracy i kwalifikacji zawodowych prowadzi do bardziej fachowego realizowania zadań na zajmowanym stanowisku pracy, co przekłada się na skuteczność i terminowość załatwianych spraw zgłaszanych przez klientów urzędu. Ponadto wzrasta zadowolenie klientów, ich poczucie uczestnictwa w życiu społecznym i odpowiedzialności za nie. Zmniejsza się obszar wykluczenia społecznego i roszczeniowości. b) zakresPodstawę awansowania w urzędach samorządowych może stanowić wzorcowy regulamin awansowania zawierający szczegółowy opis celów, zasad i sposobów awansowania pracowników, któremu towarzyszy opis kryteriów awansowania, sposobu ich interpretacji i wynikających z tego konsekwencji dla pracowników. Korzyści o charakterze organizacyjnym ze sformułowanego regulaminu awansowania wiążą się z wprowadzeniem przejrzystych zasad dotyczących przemieszczeń pracowników w jednostce samorządu terytorialnego, a to przez: 1) określenie podmiotów uczestniczących w procesie awansowania,2) wskazanie inicjatywy (podmiotów inicjujących) przeniesienia,3) określenie kryteriów awansowania i ustalenie ich wagi względem siebie. Ponadto regulamin winien określać konieczną dokumentację i sposób jej obiegu w urzędzie.Szczegółowe elementy procedury przygotowania regulaminu winny zawierać:a) opracowanie przez wykonawcę wytycznych do analizy stanu wyjściowego - ustalenie zakresu danych wyjściowych - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;b) przeprowadzenie u wszystkich Partnerów Projektu wywiadów indywidualnych w celu opracowaniu profili kompetencyjnych (liczba spotkań w zależności od liczby zidentyfikowanych poziomów stanowisk) -w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;c) przygotowanie przez wykonawcę danych obejmujących: profile kompetencyjne dla poszczególnych poziomów stanowisk pracy;profile kwalifikacyjne stanowisk pracy w urzędzie;dane o niezbędnych kwalifikacjach i kompetencjach zatrudnionych w urzędzie - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;d) opracowanie przez wykonawcę wstępnej wersji regulaminu zasad awansowania - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;e) spotkanie konsultacyjne eksperta wykonawcy z przedstawicielami zamawiającego celem przedstawienia metodologii przeprowadzania i wyjaśnienia zasad awansowania pracowników na podstawie wzorcowego regulaminu - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;f) opracowanie i przekazanie zamawiającemu ostatecznej wersji regulaminu - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;g) zatwierdzenie ostatecznej wersji regulaminu przez zamawiającego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;II.7. Plan Rozwoju Instytucjonalnego dla realizacji celów podstrategii w części II. 2 litera b):1) Opracowanie wzorcowych narzędzi systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych a) opisNajważniejsze korzyści wynikające z posiadania systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych są związane z wprowadzeniem mechanizmu szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby klientów. Do podstawowych charakterystyk takiego systemu należy zaliczyć: 1) zdolność do stałej weryfikacji jakości usług publicznych świadczonych na rzecz mieszkańców, 2) monitorowanie zmieniających się oczekiwań mieszkańców względem dostarczanych usług, 3) stałe dostosowywanie jakości świadczonych usług publicznych do potrzeb mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego. Dane pozyskiwane w trakcie badań są również przydatne do formułowania wskazówek dotyczących możliwych zmian w organizacji dostarczania konkretnych usług publicznych.b) zakresGłównym przedmiotem tego zadania będzie przygotowanie w porozumieniu z partnerami samorządowymi obszaru funkcjonalnego koncepcji wzorcowego systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych oraz harmonogramu jego wdrożenia a także ewentualna implementacja systemu oraz jego zintegrowanie z istniejącymi w urzędach systemami. W oparciu o procedury tworzące system okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych winny być opracowane procedury prowadzenia monitoringu potrzeb i satysfakcji odbiorców tych usług.Szczegółowe elementy procedury przygotowania wzorcowego systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych winny zawierać:a) opracowanie przez wykonawcę wytycznych do analizy stanu wyjściowego - ustalenie zakresu danych wyjściowych - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;b) opracowanie przez wykonawcę propozycji zróżnicowanych narzędzi informowania mieszkańców jst o sprawach ważnych dla społeczności lokalnej - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;c) opracowanie przez wykonawcę procedury pozyskiwania informacji i propozycji zawartości raportu o satysfakcji odbiorców usług - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;d) opracowanie przez wykonawcę wzorcowych zasad prowadzenia badań oraz ustalania harmonogramu jego przeprowadzenia - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;e) opracowanie przez wykonawcę wzorcowego kwestionariusza ankiet - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;f) opracowanie przez wykonawcę procedury analizy ankiet, wykonywania raportów i sporządzania wniosków - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;g) opracowanie przez wykonawcę wzorcowej procedury prowadzenia monitoringu potrzeb i satysfakcji odbiorców usług - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;h) opracowanie przez wykonawcę narzędzia do opracowania wyników do użytku przez Partnerów Projektu po zakończeniu projektu np. w programie excel - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;i) spotkanie konsultacyjne eksperta wykonawcy z przedstawicielami zamawiającego celem przedstawienia wzorcowego systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;j) opracowanie i przekazanie zamawiającemu ostatecznej wersji wzorcowego systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;k) zatwierdzenie ostatecznej wersji wzorcowego sytemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych przez zamawiającego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;2.2 Część 2 KonsultacjePodstrategii2.2.1 Kontekst Celem organizacji spotkań konsultacyjnych jest włączenie partnerów samorządowych w prace projektowe. Wnioski, opinie i rekomendacje, uzyskane w ramach dialogu, powinny być wykorzystane przez Wykonawcę opracowującego końcowy dokument strategiczny.Partycypacja będzie przebiegała z zachowaniem zasady polityki równości i niedyskryminacji osób ze względu na wiek, płeć, rasę, wyznanie, orientację seksualną i sprawność fizyczną. 2.2.2 Liczba spotkańWykonawca przygotuje i przeprowadzi 10 spotkań konsultacyjnych z partnerami samorządowymi, służących uzgodnieniu produktów i procedur przedmiotu zamówienia, a także pozwalających na ewentualne wdrożenie zaproponowanych rozwiązań u partnerów obszaru funkcjonalnego.
Sześć spotkań konsultacyjnych będzie przeprowadzonych odrębnie u każdego z Partnerów Projektu na etapie przygotowywania i zbierania danych wyjściowych oraz prowadzenia uzgodnień do ustalenia narzędzi i procedur obejmujących dany obszar przedmiotu zamówienia.( minimum 10 osób na 1 spotkaniu).Cztery spotkania konsultacyjne będą przeprowadzone dla wszystkich partnerów samorządowych zainteresowanych przedmiotem opracowywanej Podstrategii z terenu całego obszaru funkcjonalnego poświęcone odrębnie omówieniu przez ekspertów wykonawcy efektów swoich prac we wskazanych czterech głównych zagadnieniach Planu Rozwoju Instytucjonalnego ( minimum 15 osób na 1 spotkaniu).2.2.3 Miejsce spotkańWw spotkania zostaną zorganizowane w miejscach , budynkach wyznaczonych przez Lidera Projektu oraz Partnerów. Miejsca te zostaną nieodpłatnie udostępnione Wykonawcy. 2.2.4 Obowiązki WykonawcyW ramach Części 2 Wykonawca zapewni:a) przeprowadzenie aktywnej rekrutacji uczestników na spotkania i konsultacje, poprzez odpowiednie działania informacyjne. Dobór uczestników leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.);b) dodatkowy udział w każdym spotkaniu co najmniej jednego członka Zespołu Zarządzającego Projektem, o ile tak zadecyduje Kierownik Projektu;c) opracowanie scenariuszy spotkań;d) przygotowanie sal (ustawienie krzeseł, stołów itp.) wraz z przygotowaniem sprzętu (tablice typu flip-chart - minimum 2 sztuki, ekran oraz rzutnik, projektor multimedialny, laptop, mikrofony dla osób prowadzących oraz minimum 2 sztuki mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników spotkania) wraz z jego podłączeniem. Jeżeli udostępnione na konsultacje miejsce będzie wyposażone w ekran oraz rzutnik,projektor multimedialny, to jest możliwość ich nieodpłatnego udostępnienia Wykonawcy;e) materiały biurowe dla uczestników spotkań i konsultacji (długopisy metalowe, notatniki w formacie minimum B5, markery);f) materiały informacyjne dla uczestników spotkań i konsultacji (prezentacje Power Point w wersji elektronicznej na nośnikach USB - min. 120 sztuk, oraz w wersji papierowej dla uczestników spotkań);g) poczęstunek dla uczestników spotkań i konsultacji - kawa, herbata, dwa rodzaje ciastek kruchych, cukier, mleczko do kawy, woda mineralna - podawane w kubkach plastikowych lub szklankach;2.3 Obowiązki Wykonawcy:Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do:1) każdorazowego uzyskiwania akceptacji Zamawiającego propozycji założeń, koncepcji oraz propozycji ujmowanych w Podstrategii;2) dbałości o wysoką użyteczność opracowywanej Podstrategii, przez co rozumie się m.in. wykonanie jej na podstawie zdiagnozowanych podczas spotkań roboczych i konsultacyjnych potrzeb i oczekiwań, objęcie opracowaniem każdego z Partnerów z osobna jak i obszaru funkcjonalnego Powiatu jako całości, aktualność dokumentu, zgodność z regulacjami prawnymi oraz innymi dokumentami strategicznymi, praktyczność poprzez wskazanie optymalnych kierunków rozwoju i wspólnych działań oraz dokonanie redakcji i korekty językowej Podstrategii, zapewniającej poprawność językową, stylistyczną i typograficzną całego dokumentu, a także adekwatność języka dokumentu do jego charakteru i odbiorców;3) zapewnienia zgodności z dokumentami strategicznymi Partnerów i innymi dokumentami strategicznymi (europejskimi, krajowymi, regionalnymi, lokalnymi) , a także wytycznymi EOG i dokumentami obowiązującymi w Projekcie oraz dokumentami programowymi funduszy strukturalnych na lata 2014 - 2020;4) uwzględnienia wszelkich kosztów ponoszonych w związku z opracowaniem Podstrategii, m.in. kosztów przeprowadzenia spotkań,konsultacji społecznych, zbierania i pozyskiwania informacji oraz danych statystycznych, udziału w spotkaniach z Zespołem Zarządzającym, wytwarzania materiałów niezbędnych podczas spotkań konsultacyjnych, przeniesienia praw autorskich na Zamawiającego itp. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o podwyższenie wynagrodzenia za realizację działań nie przewidzianych przez niego w kalkulacji kosztów zawartej w ofercie; 5) przy przetwarzaniu danych osobowych zobowiązany jest do stosowania i przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.6) bieżącej współpracy z Zamawiających na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia.7)pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania organizacyjne zprzedstawicielami Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego odpowiednio do potrzeb, na wezwanie Zamawiającego (jednak nie częściej niż 2 razy w miesiącu), cotygodniowe informacje nt. postępu w opracowaniu dokumentów (przekazywane pocztą elektroniczną),8) bezzwłocznego informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi. 9)odpowiedzialności za merytoryczną stronę opracowań przewidywanych w przedmiocie zamówienia, za błędy literowe, układ i zawartość. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego nanoszenia uwag przekazywanych przez Zamawiającego.10) do przygotowania wszelkich opracowań w ramach przedmiotu zamówienia w oparciu o dostępne, najbardziej aktualne dane i badania przeprowadzone na terenie obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego, nie starsze niż 3 lata. 11) stosowania na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia aktualnych zasad promocji obowiązujących Zamawiającego, wynikających z umowy o dofinansowanie Projektu: Wymogi dotyczące Informacji i Promocji, Mechanizm Finansowy EOG oraz Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014.12) zapewnienia, aby wszelkie teksty opracowywane w ramach przedmiotu zamówienia spełniały wymogi wysokich standardów naukowych: m.in. oryginalność, poprawność językowa, podanie źródła danych, bibliografii, przypisów. 13) bieżącego kontaktu z Zamawiającym - telefonicznego, drogą elektroniczną i osobistego osób wyznaczonych do kontaktów roboczych z Zamawiającym.14) w trakcie realizacji projektu Wykonawca będzie zobowiązany do współpracy z Wykonawcami następujących elementówProjektu(oilezostanąonijużwyłonieniwpostępowaniachprzetargowych):a)DiagnozaianalizaspołecznaproblemówmieszkańcówobszarufunkcjonalnegoPowiatuMikołowskiego;b) Zintegrowana Strategia rozwoju dla obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego na lata 2014-2020;c) Podstrategia informatyzacji obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego;d)Podstrategia przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu;e) Podstrategia rozwiązywania problemów demograficznych (dostosowanie oferty miast do cyklu życia człowieka; projekty na rzecz dzieci i młodzieży, osób w wieku produkcyjnym i poprodukcyjnym; rozwój usług z zakresu edukacji, opieki zdrowotnej; kultury i rekreacji);f) Podstrategia - Ochrona środowiska naturalnego i wspieranie efektywności wykorzystania zasobów;g) Podstrategia - Promowanie zrównoważonego transportu i usuwanie niedoborów przepustowości w działaniu najważniejszych infrastruktur sieciowych;h) Podstrategia promocja obszaru funkcjonalnego;i) Pozostałych zadań przewidzianych w tym postępowaniu przetargowym. 15) Dostarczenia Zamawiającemu ostatecznej wersji Podstrategii w następującej formie:a) papierowa: wydruk dwustronny, kolorowy, format A4, sztywna okładka: 6 egzemplarzy oraz wydruk dwustronny, kolorowy, format A4, miękka okładka w formie zbindowanej 6 egzemplarzy;b) elektroniczna: format pdf i doc, na zewnętrznych nośnikach danych wraz z prezentacją multimedialną - 12 egzemplarzy. Opracowane materiały powinny zostać opatrzone oznaczeniami wskazującymi, że dokument powstaje przy współfinansowaniu ze środków Mechanizmu Finansowego EOG oraz środków krajowych. Na okładkach opracowań oraz na nośnikach zewnętrznych powinna zostać zamieszczona informacja tekstowa oraz odpowiednie logotypy. Wzór okładki powinien być zatwierdzony przez Zamawiającego.16) Przekazania Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz praw autorskich do wykonanej Podstrategii.17) Dokonywania na wniosek Zamawiającego bezpłatnej aktualizacji dokumentacji przez okres minimum 12 miesięcy, licząc od daty przyjęcia dokumentu protokołem odbioru końcowego.18) Opracowania i przedstawienia do akceptacji Zamawiającemu, w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy, szczegółowego harmonogramu realizacji przedmiotu zamówienia a w przypadku otrzymania polecenia jego aktualizacji od Zamawiającego, przedstawienia zaktualizowanego harmonogramu. Zamawiający w terminie do 5 dni od daty otrzymania harmonogramu podejmie decyzję o jego akceptacji a w przypadku zastrzeżeń wyznaczy Wykonawcy termin , nie dłuższy niż 3 dni, na wprowadzenie zmian. Jeżeli po upływie wyznaczonego terminu Wykonawca nie dokona wymaganych przez Zamawiającego zmian, Zamawiający samodzielnie opracuje harmonogram a Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z tym harmonogramem.2.4 Zamawiający zastrzega sobie prawo do:1) wnoszenia własnych oraz Partnerów lub zespołów roboczych zwłaszcza Zespołu Zarządzającego uwag, sugestii i propozycji zapisów na każdym etapie tworzenia dokumentu, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględniać;2) zatwierdzania przedkładanych przez Wykonawcę jej poszczególnych części i ostatecznej wersji dokumentu z zastrzeżeniem punktu 1;3)zatwierdzania przygotowanych przez Wykonawcę materiałów, informacji, prezentacji multimedialnych i innych dokumentów do publicznych prezentacji, związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. III. Prawa autorskie:Wykonawca zadania w zakresie wykonanych opracowań oraz stworzonej metodologii przeniesie prawa autorskie na lidera oraz partnerów projektu.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 30707

Data publikacji: 2016-03-24

Nazwa: Zarząd Powiatu Mikołowskiego

Ulica: ul. Żwirki i Wigury 4a

Numer domu: 4a

Miejscowość: Mikołów

Kod pocztowy: 43-190

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: (032) 32-48-100, 32-48-125

Numer faxu: (032) 32-48-147, 32-48-132

Regon: 27628477900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przygotowanie i opracowanie dokumentu strategiczno-operacyjnego pn.Podstrategia: Wzmacnianie potencjału instytucjonalnego i skuteczności administracji publicznej na lata 2016-2025- w ramach projektu pod nazwą J-ednolita S-trategia T-erytorialna = spójny obszar funkcjonalny powiatu mikołowskiego poprzez wzmocnienie mechanizmów efektywnej współpracy JST w ramach programuRozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego finansowanego ze środków EOG 2009

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.Przedmiotem i zakresem zamówienia jest: przygotowania, przeprowadzenia i opracowania dokumentu strategiczno-operacyjnego pn. Podstrategia: Wzmacnianie potencjału instytucjonalnego i skuteczności administracji publicznej na lata 2016-2025- (zwany dalej Podstrategią) - w ramach projektu pod nazwą J-ednolita S-trategia T-erytorialna = spójny obszar funkcjonalny powiatu mikołowskiego poprzez wzmocnienie mechanizmów efektywnej współpracy JST w ramach programu Rozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014.II.2 Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące części, które Wykonawca jest zobowiązany wykonać z należytą starannością, zgodnie z posiadaną wiedzą fachową, starannie, uczciwie i odpowiedzialnie:a) opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień zarządczych w administracji jednostek samorządowych obszaru funkcjonalnego w wybranych aspektach jej funkcjonowania;b) opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień w zakresie komunikacji i partycypacji społecznej przez urzędy jednostek samorządu obszaru funkcjonalnego; II. 3 Terytorium realizacji zamówienia:Zamówienie obejmuje terytorium obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego tj. Powiat Mikołowski,Gminy Powiatu Mikołowskiego: Mikołów, Orzesze, Łaziska Górne, Ornontowice, WyryII. 4 Cel realizacji zamówienia:Opracowanie i przyjęcie przez Partnerów Projektu dokumentu strategiczno-operacyjnego pn.Wzmacnianie potencjału instytucjonalnego i skuteczności administracji publicznej w perspektywie długoterminowej (2016-2025):- a przez to zwiększenie spójności społeczno-gospodarczej powiatu mikołowskiego poprzez wypracowanie wspólnych mechanizmów współpracy wzmacniających kompetencje zarządcze jednostek samorządu terytorialnego w powiecie mikołowskim oraz komunikację i partycypację społeczną.2.1.1 KontekstCzęść a) Opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień zarządczych w administracji jednostek samorządowych obszaru funkcjonalnego w wybranych aspektach jej funkcjonowania. W obszarze tym mieści się, przede wszystkim, podejmowanie decyzji kierowniczych i realizacja spójnych działań, zmierzających do zapewnienia niezbędnego personelu w wymiarze ilościowym i jakościowym, w określonym miejscu i czasie oraz racjonalne wykorzystanie tego personelu zgodnie z misją i celem organizacji (urzędu). W proponowanym podejściu instytucjonalnym zakres i przedmiot działań winien koncentrować się na zbadaniu problematyki i opracowaniu wzorcowych katalogów narzędzi i procedur dla doskonalenia zawodowego urzędników oraz oceny i awansowania pracowników. Celem tych opracowań jest usprawnienie elementów systemu zarządzania kadrami i motywowania pracowników, a także dostarczenie informacji niezbędnych dla procesu podejmowania decyzji zarówno w obszarze zasobów ludzkich, jak i organizacji.Część b) Opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień w zakresie komunikacji i partycypacji społecznej przez urzędy jednostek samorządu obszaru funkcjonalnego.Dostarczanie wysokiej jakości usług publicznych mieszkańcom stanowi ważne zadanie jednostek samorządu terytorialnego. System okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych tworzy ramy proceduralne do prowadzenia stałego monitoringu potrzeb i satysfakcji odbiorców tych usług. Ewentualne wdrożenie systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych pozwoli na zinstytucjonalizowanie procesu prowadzenia badań w urzędach obszaru funkcjonalnego. Wyniki badań mogą być wykorzystywane do dokonywania korekt w sposobie świadczenia usług, w celu poprawy jakości i efektywności ich świadczenia.II.5 Minimalny zakres Podstrategii 1. Analiza sytuacji w jednostkach samorządu terytorialnego obszaru funkcjonalnego (w tym istniejące uwarunkowania strategiczne i programowe, podstawy prawne oraz powiązanie i spójność z innymi dokumentami strategicznymi, funkcjonujące procedury ).2. Identyfikacja i analiza zasobów, produktów, cech indywidualnych jst obszaru funkcjonalnego;3. Misja i wizja (cel generalny): 4. Cele strategiczne - w tym powiązanie z innymi dokumentami strategicznymi na szczeblu krajowym, regionalnym, lokalnym;5. Cele operacyjne oraz proponowane kierunki rozwoju, w tym minimum:a) Określenie sytuacji zastanej; b) Analiza SWOT;c) Określenie katalogów narzędzi i procedur wzmacniających potencjał instytucjonalny i skuteczność administracji urzędów obszaru funkcjonalnego w wybranych aspektach ich funkcjonowania;d) Projekt systemu wdrażania i monitorowania.II.6. Wykonawca w ramach Podstrategii przygotuje i opracuje Plan Rozwoju Instytucjonalnego dla realizacji celów podstrategii w części a) Opracowanie wzorcowych narzędzi usprawnień zarządczych w administracji jednostek samorządowych obszaru funkcjonalnego w wybranych aspektach jej funkcjonowania uwzględniający minimum następujące aspekty:1)Doskonalenie zawodowe a) opisIdentyfikacja potrzeb szkoleniowych jest kluczowym działaniem ukierunkowanym na dopasowanie form i zakresu doskonalenia pracowników do potrzeb organizacji. Działania w ramach identyfikacji potrzeb szkoleniowych powinny obejmować dogłębną analizę sytuacji w administracji samorządowej obszaru funkcjonalnego, a także analizę pozyskanych informacji pod kątem opracowania planów rozwojowych. Ze względu na złożoność procesów analizę należy przeprowadzać z uwzględnieniem trzech poziomów: pracownika, działu, wydziału/komórki, a także całej organizacji. Na poziomie pracownika konieczne jest zidentyfikowanie, w jakich obszarach wymagany jest jego rozwój w celu efektywnego wykonywania zarówno obecnych, jak i przyszłych zadań, na poziomie działu,wydziału, komórki możliwe jest dookreślenie kierunku rozwoju większej grupy pracowników, np. z uwzględnieniem przyszłych zadań, jakie będą realizowane. Poziom organizacyjny odnosi się do funkcjonowania całej administracji samorządowej i wskazuje na strategiczne kierunki rozwoju umożliwiające podniesienie efektywności jej funkcjonowania. Głównym celem przeprowadzenia identyfikacji potrzeb szkoleniowych jest poznanie potrzeb oraz oczekiwań pracowników względem ich rozwoju zawodowego. Dodatkowo dzięki realizacji tego procesu przełożeni będą mieli możliwość zaplanowania szkoleń umożliwiających pracownikom pozyskanie lub rozwój kompetencji niezbędnych z punktu widzenia efektywności pracy.Korzyścią z możliwości wdrożenia narzędzi służących identyfikacji i analizie potrzeb szkoleniowych może być opracowanie corocznych planów szkoleniowych zgodnych z potrzebami i oczekiwaniami pracowników oraz zbieżnych z wymaganiami samorządów obszaru funkcjonalnego. Wymagania te będą się odnosić zarówno do podnoszenia efektywności realizacji bieżących zadań, jak również do przygotowania pracowników do podejmowania nowych zadań wynikających z przyjętych strategii jednostki samorządu terytorialnego. Dzięki zastosowaniu tych narzędzi pracownicy będą mieli możliwość wskazania pożądanych przez nich kierunków rozwoju zawodowego, co niewątpliwie przyczyni się również do podniesienia poziomu motywacji. Natomiast przełożeni będą w stanie w sposób kompleksowy i obiektywny określić obszary rozwoju pracowników, a także zidentyfikować ewentualne bariery uniemożliwiające osiąganie zakładanego poziomu realizacji celów. b) zakres Na wzorcowy katalog narzędzi i procedur z zakresu doskonalenia zawodowego winny składać się arkusze badania potrzeb szkoleniowych dopasowane do stanowisk pracy, roczne plany doskonalenia zawodowego pracowników oraz narzędzia oceny efektywności i skuteczności szkoleń pracowników możliwe do zastosowania we wszystkich urzędach obszaru funkcjonalnego. Arkusz badania potrzeb szkoleniowych - narzędzie identyfikacji potrzeb szkoleniowych pracowników stosowane w celu rzetelnego i trafnego określenia rodzaju kwalifikacji, których nabycie jest konieczne do zapewnienia wysokiej jakości pracy na danym stanowisku oraz zaplanowania odpowiednich, względem zidentyfikowanych potrzeb, form doskonalenia zawodowego pracowników. Arkusz potrzeb szkoleniowych winien stanowić podstawę sporządzania rocznego planu doskonalenia zawodowego pracowników.Roczny plan doskonalenia zawodowego pracowników - dokument zbiorczy stanowiący podstawę corocznych działań urzędów w zakresie doskonalenia zawodowego pracowników. Winien zawierać wykaz pracowników objętych tym planem, uzasadnienie objęcia ich tym planem, zakres kompetencji, które mają nabyć, formy szkoleniowe, które mają im to umożliwić oraz harmonogram realizacji szkoleń lub innych form doskonalenia zawodowego pracowników przedstawiony w układzie jednorocznym.Narzędzia oceny efektywności i skuteczności szkoleń - zbiór standaryzowanych narzędzi stanowiących podstawę oceny efektywności i skuteczności szkoleń. Narzędzia te mogą być stosowane na poziomie pracownika (ocena pozyskanej przez niego wiedzy), stanowiska pracy (jakość wykonywanych przez niego zadań), na poziomie urzędu (poprawa wizerunku urzędu, poprawa jakości usług świadczonych przez urząd). Na każdym z tych poziomów można zastosować różne narzędzia, np. na poziomie pracownika - tekst wiadomości lub,i opinia pracownika uczestniczącego w szkoleniu, na poziomie stanowiska - opinia przełożonego, na poziomie urzędu - badania opinii klientów,interesariuszy. Jedną z najprostszych, ale użytecznych technik badania efektywności i skuteczności szkoleń jest karta indywidualnej oceny szkolenia zawierająca następujące elementy: dane o szkoleniu (temat szkolenia, jego termin, organizator i wykonawca szkolenia), metryczkę danych osobowych uczestnika szkolenia, ocenę sposobu organizacji szkolenia, ocenę programu i metodyki szkolenia, ocenę postawy i kompetencji prowadzącego szkolenie, informację o przydatności szkolenia dla potrzeb wykonywanych przez pracownika zadań, sugestie dotyczące kolejnych szkoleń.Mechanizmy upowszechniania wiedzy - mechanizmy służące upowszechnianiu wiedzy wśród pracowników urzędu. Mowa w tym przypadku o dwóch typach wiedzy, tj. wiedzy pozyskanej poprzez udział pracowników w szkoleniach i innych formach doskonalenia zawodowego oraz wiedzy posiadanej przez pracowników urzędu, wynikającej z ich wysokich kwalifikacji i bogatego doświadczenia zawodowego. Dzielenie się wiedzą (kaskadowanie wiedzy) w urzędzie następuje najczęściej poprzez: szkolenia wewnętrzne, warsztaty, analizy studiów przypadku, doradztwo na stanowisku pracy oraz upowszechnianie materiałów pochodzących ze szkoleń zewnętrznych.Szczegółowe elementy procedury przygotowania wzorcowego katalogu narzędzi i procedur z zakresu doskonalenia zawodowego winny zawierać:a)opracowanie przez wykonawcę wzorcowego katalogu narzędzi i procedur z zakresu doskonalenia zawodowego oraz wytycznych dotyczących realizacji procesu szkoleń w jednostkach obszaru funkcjonalnego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;b)spotkanie konsultacyjne eksperta wykonawcy z przedstawicielami zamawiającego celem przedstawienia metodologii przeprowadzania identyfikacji potrzeb szkoleniowych, opracowywania rocznych planów doskonalenia zawodowego i stosowania narzędzi oceny efektywności i skuteczności szkoleń na podstawie wzorcowych dokumentów - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;c)opracowanie i przekazanie zamawiającemu ostatecznej wersji katalogu narzędzi i procedur z zakresu doskonalenia zawodowego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;d)zatwierdzenie ostatecznej wersji katalogu i procedur przez zamawiającego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;2. Okresowa ocena pracownikówa) opisZasadniczym zadaniem wdrażania systemów okresowej oceny pracowników jest wsparcie kierownictwa, a także pracowników w realizacji powierzonych celów poprzez dostarczanie informacji zwrotnej o stopniu ich osiągnięcia, a przez to ich motywowanie oraz wskazanie obszarów wymagających poprawy i doskonalenia. Przekłada się to na realizację funkcji rozwojowej zarówno w wymiarze realizowanych szkoleń, ale także prowadzonej polityki przemieszczeń, a w szczególności awansów zawodowych. Proces oceniania winien być prowadzony w taki sposób, aby na podstawie zestandaryzowanego opisu stanowiska pracy oraz wypracowanego profilu kompetencyjnego ocenianego pracownika można było dokonać oceny wykonywania przez niego obowiązków oraz sformułowania wniosków dotyczących jego dalszej perspektywy zawodowej. Potrzeba wdrożenia systemu okresowej oceny pracowniczej wynika nie tylko z konieczności ciągłego doskonalenia zarządzania zasobami ludzkimi, ale również z uwarunkowań prawnych, tj. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2014 r.,poz. 1202 z późn. zm.).Zważywszy na powyższe nadrzędnym celem wdrożenia okresowej oceny pracowników samorządowych jest ustalenie długookresowej polityki personalnej w urzędzie. Do celów szczegółowych należą:1) weryfikacja poziomu i sposobu realizacji powierzonych obowiązków, zadań oraz osiągnięcia wyznaczonych celów przez pracowników, 2) podnoszenie jakości i efektywności pracy, 3) doskonalenie rozwiązań oraz narzędzi w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi związanych m.in. z ustaleniem potrzeb szkoleniowych, tworzeniem ścieżek kariery zawodowej, podejmowaniem decyzji w zakresie przeszeregowań pracowników, tworzeniem kadry rezerwowej, budowaniem systemu motywacyjnego.b) zakresPodstawę oceny jakości pracy pracowników w urzędach samorządowych stanowiący podstawę polityki motywowania, awansowania i nagradzania, może stanowić wzorcowy regulamin oceny okresowej pracowników.Regulamin ten jako podstawowy dokument stosowany w procesie okresowej oceny pracowników winien zwierać szczegółowy opis celów, zasad i sposobów dokonywania oceny (w tym opis stosownych technik oceny); okresy, za które jest sporządzana ocena; kryteria oceny oraz skala ocen. Integralnym elementem tego regulaminu jest opis sposobu interpretacji wyników, możliwość wyrażenia opinii przez ocenianego oraz skutki wynikające z oceny dla ocenianego.
Szczegółowe elementy procedury przygotowania wzorcowego regulaminu obejmują:1) przekazanie zamawiającemu wstępnej wersji wzorcowego projektu regulaminu oceny pracowniczej oraz arkusza oceny pracowniczej celem ich weryfikacji pod kątem oczekiwań zamawiającego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;2)spotkanie konsultacyjne eksperta wykonawcy z przedstawicielami zamawiającego celem przedstawienia metodologii przeprowadzania i wyjaśnienia zasad sporządzania okresowej oceny pracowniczej na podstawie wzorcowego regulaminu - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;3) opracowanie i przekazanie zamawiającemu ostatecznej wersji regulaminu - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;4) zatwierdzenie ostatecznej wersji regulaminu przez zamawiającego, w tym arkusza oceny pracowniczej - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;3.Awansowanie pracownikówa) opisAwansowanie pracowników jest zorganizowanym i planowym systemem przemieszczeń wewnątrz organizacji, który służy lepszemu wykorzystaniu kwalifikacji posiadanych przez pracowników, poprawie efektywności ich działania i wzrostowi satysfakcji z pracy. W dalszej perspektywie prowadzi do skuteczniejszego realizowania celów organizacji jako całości. Specyfika administracji samorządowej polega na współistnieniu w jej ramach różnych grup pracowników, których zatrudnienie jest oparte na różnych podstawach prawnych: wyborze, powołaniu, umowie o pracę. Każda z grup spełnia ustawowo określone warunki, jednak problem awansu dotyczy tylko grupy ostatniej. W grupie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę rozróżnia się pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i kierowniczych stanowiskach urzędniczych. Zmiany kwalifikacji wyjściowych dokonujące się z inicjatywy jednostki lub pracownika stanowią podstawę możliwej decyzji o awansie (przemieszczeniu). Awans jest bezpośrednim czynnikiem rozwoju indywidualnej kariery, zatem jego uprawdopodobnienie zwiększy poczucie skutecznego jej realizowania.Posiadanie i ewentualne wdrożenie regulaminu może prowadzić zatem do uporządkowania i uproszczenia procedur zarządzania i kontroli. Korzyści dla pracowników wiążą się z większą przewidywalnością ścieżki rozwoju zawodowego, a zarazem poczuciem większego wpływu i sprawstwa w zakresie kariery osobistej. Zwiększa to zadowolenie z pracy i poczucie lojalności, a także ich związek z organizacją. Większe dopasowanie wymogów stanowiska pracy i kwalifikacji zawodowych prowadzi do bardziej fachowego realizowania zadań na zajmowanym stanowisku pracy, co przekłada się na skuteczność i terminowość załatwianych spraw zgłaszanych przez klientów urzędu. Ponadto wzrasta zadowolenie klientów, ich poczucie uczestnictwa w życiu społecznym i odpowiedzialności za nie. Zmniejsza się obszar wykluczenia społecznego i roszczeniowości. b) zakresPodstawę awansowania w urzędach samorządowych może stanowić wzorcowy regulamin awansowania zawierający szczegółowy opis celów, zasad i sposobów awansowania pracowników, któremu towarzyszy opis kryteriów awansowania, sposobu ich interpretacji i wynikających z tego konsekwencji dla pracowników. Korzyści o charakterze organizacyjnym ze sformułowanego regulaminu awansowania wiążą się z wprowadzeniem przejrzystych zasad dotyczących przemieszczeń pracowników w jednostce samorządu terytorialnego, a to przez: 1) określenie podmiotów uczestniczących w procesie awansowania,2) wskazanie inicjatywy (podmiotów inicjujących) przeniesienia,3) określenie kryteriów awansowania i ustalenie ich wagi względem siebie. Ponadto regulamin winien określać konieczną dokumentację i sposób jej obiegu w urzędzie.Szczegółowe elementy procedury przygotowania regulaminu winny zawierać:a) opracowanie przez wykonawcę wytycznych do analizy stanu wyjściowego - ustalenie zakresu danych wyjściowych - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;b) przeprowadzenie u wszystkich Partnerów Projektu wywiadów indywidualnych w celu opracowaniu profili kompetencyjnych (liczba spotkań w zależności od liczby zidentyfikowanych poziomów stanowisk) -w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;c) przygotowanie przez wykonawcę danych obejmujących: profile kompetencyjne dla poszczególnych poziomów stanowisk pracy;profile kwalifikacyjne stanowisk pracy w urzędzie;dane o niezbędnych kwalifikacjach i kompetencjach zatrudnionych w urzędzie - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;d) opracowanie przez wykonawcę wstępnej wersji regulaminu zasad awansowania - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;e) spotkanie konsultacyjne eksperta wykonawcy z przedstawicielami zamawiającego celem przedstawienia metodologii przeprowadzania i wyjaśnienia zasad awansowania pracowników na podstawie wzorcowego regulaminu - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;f) opracowanie i przekazanie zamawiającemu ostatecznej wersji regulaminu - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;g) zatwierdzenie ostatecznej wersji regulaminu przez zamawiającego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;II.7. Plan Rozwoju Instytucjonalnego dla realizacji celów podstrategii w części II. 2 litera b):1) Opracowanie wzorcowych narzędzi systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych a) opisNajważniejsze korzyści wynikające z posiadania systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych są związane z wprowadzeniem mechanizmu szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby klientów. Do podstawowych charakterystyk takiego systemu należy zaliczyć: 1) zdolność do stałej weryfikacji jakości usług publicznych świadczonych na rzecz mieszkańców, 2) monitorowanie zmieniających się oczekiwań mieszkańców względem dostarczanych usług, 3) stałe dostosowywanie jakości świadczonych usług publicznych do potrzeb mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego. Dane pozyskiwane w trakcie badań są również przydatne do formułowania wskazówek dotyczących możliwych zmian w organizacji dostarczania konkretnych usług publicznych.b) zakresGłównym przedmiotem tego zadania będzie przygotowanie w porozumieniu z partnerami samorządowymi obszaru funkcjonalnego koncepcji wzorcowego systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych oraz harmonogramu jego wdrożenia a także ewentualna implementacja systemu oraz jego zintegrowanie z istniejącymi w urzędach systemami. W oparciu o procedury tworzące system okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych winny być opracowane procedury prowadzenia monitoringu potrzeb i satysfakcji odbiorców tych usług.Szczegółowe elementy procedury przygotowania wzorcowego systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych winny zawierać:a) opracowanie przez wykonawcę wytycznych do analizy stanu wyjściowego - ustalenie zakresu danych wyjściowych - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;b) opracowanie przez wykonawcę propozycji zróżnicowanych narzędzi informowania mieszkańców jst o sprawach ważnych dla społeczności lokalnej - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;c) opracowanie przez wykonawcę procedury pozyskiwania informacji i propozycji zawartości raportu o satysfakcji odbiorców usług - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;d) opracowanie przez wykonawcę wzorcowych zasad prowadzenia badań oraz ustalania harmonogramu jego przeprowadzenia - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;e) opracowanie przez wykonawcę wzorcowego kwestionariusza ankiet - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;f) opracowanie przez wykonawcę procedury analizy ankiet, wykonywania raportów i sporządzania wniosków - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;g) opracowanie przez wykonawcę wzorcowej procedury prowadzenia monitoringu potrzeb i satysfakcji odbiorców usług - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;h) opracowanie przez wykonawcę narzędzia do opracowania wyników do użytku przez Partnerów Projektu po zakończeniu projektu np. w programie excel - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;i) spotkanie konsultacyjne eksperta wykonawcy z przedstawicielami zamawiającego celem przedstawienia wzorcowego systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;j) opracowanie i przekazanie zamawiającemu ostatecznej wersji wzorcowego systemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;k) zatwierdzenie ostatecznej wersji wzorcowego sytemu okresowego badania potrzeb i satysfakcji odbiorców usług publicznych przez zamawiającego - w terminie zgodnym z ustalonym harmonogramem;2.2 Część 2 KonsultacjePodstrategii2.2.1 Kontekst Celem organizacji spotkań konsultacyjnych jest włączenie partnerów samorządowych w prace projektowe. Wnioski, opinie i rekomendacje, uzyskane w ramach dialogu, powinny być wykorzystane przez Wykonawcę opracowującego końcowy dokument strategiczny.Partycypacja będzie przebiegała z zachowaniem zasady polityki równości i niedyskryminacji osób ze względu na wiek, płeć, rasę, wyznanie, orientację seksualną i sprawność fizyczną. 2.2.2 Liczba spotkańWykonawca przygotuje i przeprowadzi 10 spotkań konsultacyjnych z partnerami samorządowymi, służących uzgodnieniu produktów i procedur przedmiotu zamówienia, a także pozwalających na ewentualne wdrożenie zaproponowanych rozwiązań u partnerów obszaru funkcjonalnego.
Sześć spotkań konsultacyjnych będzie przeprowadzonych odrębnie u każdego z Partnerów Projektu na etapie przygotowywania i zbierania danych wyjściowych oraz prowadzenia uzgodnień do ustalenia narzędzi i procedur obejmujących dany obszar przedmiotu zamówienia.( minimum 10 osób na 1 spotkaniu).Cztery spotkania konsultacyjne będą przeprowadzone dla wszystkich partnerów samorządowych zainteresowanych przedmiotem opracowywanej Podstrategii z terenu całego obszaru funkcjonalnego poświęcone odrębnie omówieniu przez ekspertów wykonawcy efektów swoich prac we wskazanych czterech głównych zagadnieniach Planu Rozwoju Instytucjonalnego ( minimum 15 osób na 1 spotkaniu).2.2.3 Miejsce spotkańWw spotkania zostaną zorganizowane w miejscach , budynkach wyznaczonych przez Lidera Projektu oraz Partnerów. Miejsca te zostaną nieodpłatnie udostępnione Wykonawcy. 2.2.4 Obowiązki WykonawcyW ramach Części 2 Wykonawca zapewni:a) przeprowadzenie aktywnej rekrutacji uczestników na spotkania i konsultacje, poprzez odpowiednie działania informacyjne. Dobór uczestników leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.);b) dodatkowy udział w każdym spotkaniu co najmniej jednego członka Zespołu Zarządzającego Projektem, o ile tak zadecyduje Kierownik Projektu;c) opracowanie scenariuszy spotkań;d) przygotowanie sal (ustawienie krzeseł, stołów itp.) wraz z przygotowaniem sprzętu (tablice typu flip-chart - minimum 2 sztuki, ekran oraz rzutnik, projektor multimedialny, laptop, mikrofony dla osób prowadzących oraz minimum 2 sztuki mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników spotkania) wraz z jego podłączeniem. Jeżeli udostępnione na konsultacje miejsce będzie wyposażone w ekran oraz rzutnik,projektor multimedialny, to jest możliwość ich nieodpłatnego udostępnienia Wykonawcy;e) materiały biurowe dla uczestników spotkań i konsultacji (długopisy metalowe, notatniki w formacie minimum B5, markery);f) materiały informacyjne dla uczestników spotkań i konsultacji (prezentacje Power Point w wersji elektronicznej na nośnikach USB - min. 120 sztuk, oraz w wersji papierowej dla uczestników spotkań);g) poczęstunek dla uczestników spotkań i konsultacji - kawa, herbata, dwa rodzaje ciastek kruchych, cukier, mleczko do kawy, woda mineralna - podawane w kubkach plastikowych lub szklankach;2.3 Obowiązki Wykonawcy:Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do:1) każdorazowego uzyskiwania akceptacji Zamawiającego propozycji założeń, koncepcji oraz propozycji ujmowanych w Podstrategii;2) dbałości o wysoką użyteczność opracowywanej Podstrategii, przez co rozumie się m.in. wykonanie jej na podstawie zdiagnozowanych podczas spotkań roboczych i konsultacyjnych potrzeb i oczekiwań, objęcie opracowaniem każdego z Partnerów z osobna jak i obszaru funkcjonalnego Powiatu jako całości, aktualność dokumentu, zgodność z regulacjami prawnymi oraz innymi dokumentami strategicznymi, praktyczność poprzez wskazanie optymalnych kierunków rozwoju i wspólnych działań oraz dokonanie redakcji i korekty językowej Podstrategii, zapewniającej poprawność językową, stylistyczną i typograficzną całego dokumentu, a także adekwatność języka dokumentu do jego charakteru i odbiorców;3) zapewnienia zgodności z dokumentami strategicznymi Partnerów i innymi dokumentami strategicznymi (europejskimi, krajowymi, regionalnymi, lokalnymi) , a także wytycznymi EOG i dokumentami obowiązującymi w Projekcie oraz dokumentami programowymi funduszy strukturalnych na lata 2014 - 2020;4) uwzględnienia wszelkich kosztów ponoszonych w związku z opracowaniem Podstrategii, m.in. kosztów przeprowadzenia spotkań,konsultacji społecznych, zbierania i pozyskiwania informacji oraz danych statystycznych, udziału w spotkaniach z Zespołem Zarządzającym, wytwarzania materiałów niezbędnych podczas spotkań konsultacyjnych, przeniesienia praw autorskich na Zamawiającego itp. Wykonawcy nie będzie przysługiwać roszczenie o podwyższenie wynagrodzenia za realizację działań nie przewidzianych przez niego w kalkulacji kosztów zawartej w ofercie; 5) przy przetwarzaniu danych osobowych zobowiązany jest do stosowania i przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.6) bieżącej współpracy z Zamawiających na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia.7)pozostawania w stałym kontakcie z Zamawiającym (spotkania organizacyjne zprzedstawicielami Zamawiającego w siedzibie Zamawiającego odpowiednio do potrzeb, na wezwanie Zamawiającego (jednak nie częściej niż 2 razy w miesiącu), cotygodniowe informacje nt. postępu w opracowaniu dokumentów (przekazywane pocztą elektroniczną),8) bezzwłocznego informowania o pojawiających się problemach, zagrożeniach lub opóźnieniach w realizacji w stosunku do harmonogramu, a także innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi. 9)odpowiedzialności za merytoryczną stronę opracowań przewidywanych w przedmiocie zamówienia, za błędy literowe, układ i zawartość. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego nanoszenia uwag przekazywanych przez Zamawiającego.10) do przygotowania wszelkich opracowań w ramach przedmiotu zamówienia w oparciu o dostępne, najbardziej aktualne dane i badania przeprowadzone na terenie obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego, nie starsze niż 3 lata. 11) stosowania na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia aktualnych zasad promocji obowiązujących Zamawiającego, wynikających z umowy o dofinansowanie Projektu: Wymogi dotyczące Informacji i Promocji, Mechanizm Finansowy EOG oraz Norweski Mechanizm Finansowy na lata 2009-2014.12) zapewnienia, aby wszelkie teksty opracowywane w ramach przedmiotu zamówienia spełniały wymogi wysokich standardów naukowych: m.in. oryginalność, poprawność językowa, podanie źródła danych, bibliografii, przypisów. 13) bieżącego kontaktu z Zamawiającym - telefonicznego, drogą elektroniczną i osobistego osób wyznaczonych do kontaktów roboczych z Zamawiającym.14) w trakcie realizacji projektu Wykonawca będzie zobowiązany do współpracy z Wykonawcami następujących elementówProjektu(oilezostanąonijużwyłonieniwpostępowaniachprzetargowych):a)DiagnozaianalizaspołecznaproblemówmieszkańcówobszarufunkcjonalnegoPowiatuMikołowskiego;b) Zintegrowana Strategia rozwoju dla obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego na lata 2014-2020;c) Podstrategia informatyzacji obszaru funkcjonalnego powiatu mikołowskiego;d)Podstrategia przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu;e) Podstrategia rozwiązywania problemów demograficznych (dostosowanie oferty miast do cyklu życia człowieka; projekty na rzecz dzieci i młodzieży, osób w wieku produkcyjnym i poprodukcyjnym; rozwój usług z zakresu edukacji, opieki zdrowotnej; kultury i rekreacji);f) Podstrategia - Ochrona środowiska naturalnego i wspieranie efektywności wykorzystania zasobów;g) Podstrategia - Promowanie zrównoważonego transportu i usuwanie niedoborów przepustowości w działaniu najważniejszych infrastruktur sieciowych;h) Podstrategia promocja obszaru funkcjonalnego;i) Pozostałych zadań przewidzianych w tym postępowaniu przetargowym. 15) Dostarczenia Zamawiającemu ostatecznej wersji Podstrategii w następującej formie:a) papierowa: wydruk dwustronny, kolorowy, format A4, sztywna okładka: 6 egzemplarzy oraz wydruk dwustronny, kolorowy, format A4, miękka okładka w formie zbindowanej 6 egzemplarzy;b) elektroniczna: format pdf i doc, na zewnętrznych nośnikach danych wraz z prezentacją multimedialną - 12 egzemplarzy. Opracowane materiały powinny zostać opatrzone oznaczeniami wskazującymi, że dokument powstaje przy współfinansowaniu ze środków Mechanizmu Finansowego EOG oraz środków krajowych. Na okładkach opracowań oraz na nośnikach zewnętrznych powinna zostać zamieszczona informacja tekstowa oraz odpowiednie logotypy. Wzór okładki powinien być zatwierdzony przez Zamawiającego.16) Przekazania Zamawiającemu wszelkich praw własności oraz praw autorskich do wykonanej Podstrategii.17) Dokonywania na wniosek Zamawiającego bezpłatnej aktualizacji dokumentacji przez okres minimum 12 miesięcy, licząc od daty przyjęcia dokumentu protokołem odbioru końcowego.18) Opracowania i przedstawienia do akceptacji Zamawiającemu, w terminie 5 dni od dnia podpisania umowy, szczegółowego harmonogramu realizacji przedmiotu zamówienia a w przypadku otrzymania polecenia jego aktualizacji od Zamawiającego, przedstawienia zaktualizowanego harmonogramu. Zamawiający w terminie do 5 dni od daty otrzymania harmonogramu podejmie decyzję o jego akceptacji a w przypadku zastrzeżeń wyznaczy Wykonawcy termin , nie dłuższy niż 3 dni, na wprowadzenie zmian. Jeżeli po upływie wyznaczonego terminu Wykonawca nie dokona wymaganych przez Zamawiającego zmian, Zamawiający samodzielnie opracuje harmonogram a Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z tym harmonogramem.2.4 Zamawiający zastrzega sobie prawo do:1) wnoszenia własnych oraz Partnerów lub zespołów roboczych zwłaszcza Zespołu Zarządzającego uwag, sugestii i propozycji zapisów na każdym etapie tworzenia dokumentu, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględniać;2) zatwierdzania przedkładanych przez Wykonawcę jej poszczególnych części i ostatecznej wersji dokumentu z zastrzeżeniem punktu 1;3)zatwierdzania przygotowanych przez Wykonawcę materiałów, informacji, prezentacji multimedialnych i innych dokumentów do publicznych prezentacji, związanych z realizacją przedmiotu zamówienia. III. Prawa autorskie:Wykonawca zadania w zakresie wykonanych opracowań oraz stworzonej metodologii przeniesie prawa autorskie na lidera oraz partnerów projektu.

Kody CPV:
731100006 (Usługi badawcze)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
793000007 (Badania rynkowe i ekonomiczne; ankietowanie i statystyka)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/07/2016

Informacja na temat wadium:
Każda oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 1800 zł (słownie: tysiącosiemsetzłotych).
Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert.
Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
pieniądzu;
poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym;
gwarancjach bankowych;
gwarancjach ubezpieczeniowych;
poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. Nr 109, poz. 1158 z późn. zm.).
Wadium wnoszone w formie pieniężnej należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy w ING Bank Śląski, na rachunek: nr 03 1050 1214 1000 0022 9075 1375
Wadium musi być wniesione najpóźniej do dnia 04.04.2016 r. do godz.9 30.
Za skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu Zamawiający uważa wadium, które w oznaczonym terminie znajdzie się, tj. zostanie zaksięgowane na rachunku Zamawiającego.
Pozostałe formy wadium należy złożyć , w oryginale, do depozytu w kasie Starostwa Powiatowego, ul. Żwirki i Wigury 4a, 43-190 Mikołów, pok. 146, najpóźniej do dnia 04.04.2016 r. do godz.9:30.
W przypadku uchybienia ww. terminom, miejscom, treści lub formie wniesienia wadium, Zamawiający uzna, że wadium nie zostało skutecznie wniesione.
W przypadku wniesienia wadium w innej formie niż pieniądz w dokumencie wadialnym musi znaleźć się zapis, iż jest ono nieodwołalne, bezwarunkowe i płatne na pierwsze żądanie Zamawiającego. W gwarancji nie mogą być zawarte jakiekolwiek warunki ograniczające zakres odpowiedzialności gwarancyjnej. Dokument wadialny musi obejmować wszystkie przypadki opisane w art.46 ust.4a i ust.5 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
Zgodnie z art. 46 ust 1 ustawy Zamawiający zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem ust.4a art.46 ustawy.
Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano.
Zgodnie z art. 46 ust. 2 ustawy Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert.
Zamawiający żąda ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, któremu zwrócono wadium na podstawie art. 46 ust. 1, jeżeli w wyniku ostatecznego rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wnosi wadium w terminie określonym przez zamawiającego.
Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę.
Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana:
1) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;
2) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.;
Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1,pełnomocnictw,listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art.24 ust.2 pkt 5, lub informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej,lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust.2 pkt 3,co powodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia: Zamawiający nie opisuje tego warunku.

Wiedza i doświadczenie:
Wykonali (zakończyli) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenie działalności jest krótszy - w tym okresie:
- minimum dwie usługi polegające na opracowaniu dokumentów strategicznych dla jednostek sektora finansów publicznych* obejmujących swoim zakresem zarządzanie kapitałem ludzkim i/lub komunikację społeczną, z czego co najmniej 1 z tych usług polegających na opracowaniu dokumentu strategicznego łącznie spełniała następujące warunki: dotyczyła obszaru, którego liczba mieszkańców wynosiła minimum 50 tys. i obejmowala minimum dwie jednostki samorządu terytorialnego**,
a łączna wartość wykonanych usług wynosiła minimum 50 000 zł brutto;

Potencjał techniczny: Zamawiający nie opisuje tego warunku.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Dysponuje minimum następującymi osobami:
Kierownik Zespołu ( 1 osoba) , który posiada łącznie następujące kwalifikacje i doświadczenie:
- posiada wykształcenie wyższe,
- w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert minimum 1 raz kierowała zespołem opracowującym dokument strategiczny np. strategie rozwoju, studia wykonalności, analizy przedwdrożeniowe, plany rozwoju, programy rozwoju, sektorowe programy rozwoju, o tematyce związanej z podniesieniem jakości działania jednostek sektora finansów publicznych** i/lub usług dla mieszkańców dla obszaru liczącego minimum 50 tys. mieszkańców.
Członek zespołu - Ekspert ds. komunikacji i partycypacji społecznej ( 1 osoba), który posiada łącznie następujące kwalifikacje i doświadczenie:
- posiada wykształcenie wyższe,
- w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert brała udział w opracowaniu minimum dwóch dokumentów strategicznych np. strategii rozwoju , planu rozwoju, programu rozwoju, sektorowego programu rozwoju, dla jednostek sektora finansów publicznych** i uczestniczyła w procesie konsultacji społecznych poprzez wykonanie minimum nastepujących czynności: przygotowanie planu komunikacji, doborze reprezentatywnej próby odbiorców, opracowywaniu dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia konsultacji , raportowaniu przebiegu badania satysfakcji i/lub konsultacji społecznych;
- brała udział w przeprowadzeniu minimum jeden raz konsultacji społecznych drogą on-line.
Członek zespołu - Ekspert ds. zarządzania kapitałem ludzkim ( 1 osoba), który posiada łącznie następujące kwalifikacje i doświadczenie:
- posiada wykształcenie wyższe;
- w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert minimum 2 razy brała udział w opracowywaniu dokumentów związanych z problematyką zarządzaniem kapitałem ludzkim np. strategia zarządzania zasobami ludzkimi, opracowanie regulaminu szkoleń i/lub ocen i/lub awansowania dla grup zawodowych,wartościowanie pracy,instrumenty zarządzania kadrami.

Zamawiający dopuszcza możliwość pełnienia przez jedną osobę - członka zespołu maksymalnie dwóch funkcji w zespole.W przypadku wskazania jednej osoby do pełnienia dwóch funkcji w zespole osoba ta musi spełniać odrębnie warunki kwalifikacji i doświadczenia określone przez Zamawiającego dla danej funkcji.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie opisuje tego warunku.
Zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia.

II. Inne warunki udziału w postępowaniu .
1. Brak podstaw do wykluczenia wykonawcy z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art.24 ust.1 ustawy Prawo Zamówien Publicznych.
2.Brak podstaw do wykluczenia wykonawców na podstawie art.24 ust.2 pkt.5 ustawy Prawo Zamówień Publicznych tj., którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), złożyli odrębne oferty w tym samym postępowaniu, chyba, że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachwiania uczciwej konkurencji pomiędzy wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
3. Brak podstaw do wykluczenia Wykonawcy na podstawie art.24 ust.2a ustawy Prawo zamówień Publicznych. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, który w okresie 3 lat przed wszczęciem postepowania, w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, w szczególności , gdy Wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie.

Ocena spełniania poszczególnych warunków przez Wykonawców zostanie dokonana na podstawie złożonej oferty oraz złożonych przez wykonawców oświadczeń i dokumentów, wymaganych przez Zamawiającego w SIWZ i zostanie przeprowadzona zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1). wypełniony i podpisany formularz ofertowy stanowiący zał. nr 1 do SIWZ ;
2) Jeżeli oferta podpisana jest przez osobę inną niż upoważniona do reprezentowania wykonawcy do oferty należy załączyć pełnomocnictwo (upoważnienie)w formie oryginału podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy lub w formie kopii poświadczonej notarialnie.
3) w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzialenia zamówienia pełnomocnictwo/upoważnieniem dla pełnomocnika wykonawców występujących wspólnie do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.Pełnomocnictwo musi być w formie oryginału lub w formie kopii poświadczonej notarialnie.
4)w przypadku gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu ,potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w szczególności pisemnego zobowiązania tych podmiotów ( np. pisemne oświadczenie podmiotu trzeciego, umowa przedwstępna, umowa generalna o współpracy ) do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia.W celu oceny , czy Wykonawca będzie dysponował zaasobami innych podmiotów w stopniu niezbędnym dla należytego wykonania zamówienia oraz oceny, czy stosunek łączący wykonawcę z tymi podmiotami gwarantuje rzeczywisty dostęp do ich zasobów zobowiązanie lub dokument musi zawierać minimum:
- dane pozwalające na identyfikację stron;
- zakres dostępnych wykonawcy zasobów innego podmiotu ;
- sposób wykorzystania zasobów innego podmiotu przez wykonawcę, przy wykonywaniu zamówienia
- zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia;
- charakter stosunku jaki będzie łączył wykonawcę z innym podmiotem;

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
W związku z art. 144 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień (tekst jednolity: Dz. U. z dnia 09.08.2013 roku, poz.907 z późniejszymi zmianami) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany istotnych postanowień Umowy w stosunku do treści Oferty, w następujących okolicznościach:
a) konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy,
b) gdy zmiana postanowień umownych jest korzystna dla Zamawiającego,
c) w przypadku gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń Instytucji, która przyznała środki na współfinansowanie zamówienia na usługę.
d) w przypadku wystąpienia siły wyższej. Siła wyższa oznacza wydarzenie zewnętrzne, nieprzewidywalne i poza kontrolą stron niniejszej umowy, którego skutkom nie można zapobiec, występujące po podpisaniu umowy, a powodujące niemożliwość wywiązania się z umowy w jej obecnym brzmieniu,
e) w przypadku zmiany stanu prawnego, który będzie wnosił nowe wymagania co do sposobu realizacji jakiegokolwiek elementu usług,
f) zmiany w kolejności i terminach wykonania przedmiotu zamówienia, na skutek zdarzeń losowych lub innych okoliczności,
g) zmiana osób uczestniczących w realizacji przedmiotu Umowy, wskazanych w ofercie Wykonawcy, a w szczególności dodanie nowych osób lub zamiana na inne osoby pod warunkiem, że:
- nowe osoby będą posiadały kwalifikacje i doświadczenie nie niższe niż odpowiednie wymagania określone w SIWZ;
-zmiana może nastąpić tylko na podstawie obiektywnych przesłanek zaakceptowanych przez Zamawiającego;
- Zamawiający udzieli Wykonawcy pisemnej zgody na powyższą zmianę;
h) zmiana lub rezygnacja z podwykonawcy na etapie realizacji przedmiotu umowy z zastrzeżeniem
§ 8 ust. 3 i 4,
i) zmiany harmonogramu realizacji przedmiotu umowy na skutek zdarzeń losowych lub innych okoliczności,
j) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 90

Nazwa kryterium 2: wydłużenie okresu aktualizacji

Znaczenie kryterium 2: 10

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Starostwo Powiatowe w Mikołowie,ul.Żwirki i Wigury 4a,43-190 Mikołów, wejście B, parter,Biuro Podawcze, osobiście lub za zaliczeniem pocztowym, cena: 5 PLN plus koszt wysyłki.

Data składania wniosków, ofert: 04/04/2016

Godzina składania wniosków, ofert: 09:30

Miejsce składania:
Starostwo Powiatowe w Mikołowie,ul.Żwirki i Wigury 4a,43-190 Mikołów, wejście B, parter,kancelaria, pokój nr 127.

On: D

Termin związania ofertą, data do: 03/05/2016

Informacje dodatkowe:
Projekt pod nazwą J-ednolita S-trategia T-erytorialna = spójny obszar funkcjonalny powiatu mikołowskiego poprzez wzmocnienie mechanizmów efektywnej współpracy JST jest realizowany w ramach programu Rozwój miast poprzez wzmocnienie kompetencji jednostek samorządu terytorialnego, dialog społeczny oraz współpracę z przedstawicielami społeczeństwa obywatelskiego finansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014.
Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających ani przeprowadzenia aukcji elektronicznej.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi