205772 / 2012-06-15 - Uczelnia publiczna / Politechnika Warszawska (Warszawa)

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 205772

Data publikacji: 2012-06-15

Nazwa: Politechnika Warszawska

Ulica: Pl. Politechniki 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-661

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 2346206, 2346630

Numer faxu: 022 2346217, 6286075

Adres strony internetowej: www.pw.edu.pl

Regon: 00000155400000

Typ ogłoszenia: ZP-408

Rodzaj zamawiającego: Uczelnia publiczna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Rozszerzenie systemu SAP HR o moduł POL-on dla potrzeb raportowania dla MNiSW w zakresie bieżącego zatrudnienia nauczycieli akademickich, 3-miesięczne utrzymanie systemu SAP HR w okresie realizacji rozszerzenia POL-on oraz roczne utrzymanie pełnego systemu SAP HR wraz z POL-on

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Rozszerzenie wdrożenia systemu informatycznego SAP w obszarze kadrowo-płacowym oraz niezbędnych elementów z innych obszarów bezpośrednio powiązanych z obszarem kadrowo-płacowym w szczególności: FI-finanse; CO-controlling; PS-zarządzanie projektami o moduł POL-on umożliwiający bieżące raportowanie dla MNiSW w zakresie bieżącego zatrudnienia nauczycieli akademickich - tzw. minimów kadrowych w obszarach prowadzenia kierunków studiów i nadawania stopni doktora i doktora habilitowanego;
2. Utrzymanie systemu SAP HR w okresie realizacji rozszerzenia POL-on (3 miesiące);
3. Roczne utrzymanie systemu (SAP HR wraz z rozszerzeniem POL-on)

szacunkowa_wart_zam: Tak

Kod trybu postepowania: WR

zamowienie_pprawna_hid: c;d;i;

zamowienie_pprawna:
art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a
art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b
art. 67 ust. 1 pkt 5

zamowienie_uzasadnienie:
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na rozszerzenie wdrożenia systemu informatycznego SAP w obszarze kadrowo-płacowym o moduł POL-on oraz na utrzymanie pełnego systemu (dalej jako Zamówienie) zostanie przeprowadzone w trybie z wolnej ręki na podstawie:
art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:
a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,
b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych.
art. 67 ust. 1 pkt 5 lit. a) i b) Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177, ze zm., dalej jako PZP) w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym
i nieprzekraczających łącznie 50 % wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli:
a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub
b) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego.
Przedmiotem zamówienia jest:
1. Rozszerzenie wdrożenia systemu informatycznego SAP w obszarze kadrowo-płacowym oraz niezbędnych elementów z innych obszarów bezpośrednio powiązanych z obszarem kadrowo-płacowym w szczególności: FI-finanse; CO-controlling; PS-zarządzanie projektami o moduł POL-on umożliwiający bieżące raportowanie dla MNiSW w zakresie bieżącego zatrudnienia nauczycieli akademickich - tzw. minimów kadrowych w obszarach prowadzenia kierunków studiów i nadawania stopni doktora i doktora habilitowanego;
2. Utrzymanie systemu SAP HR w okresie realizacji rozszerzenia POL-on (3 miesiące);
3. Roczne utrzymanie systemu (SAP HR wraz z rozszerzeniem POL-on).
Obecnie Zamawiający realizuje umowę wdrożeniową nr ZP/U/ML/43/11 z dnia 10.06.2011r. (pomiędzy Quercus Spółką z o. o. - Wykonawcą a Politechniką Warszawską - Zamawiającym zawartą w trybie z wolnej ręki) na wdrożenie systemu informatycznego SAP w obszarze kadrowo-płacowym oraz niezbędnych elementów z innych obszarów bezpośrednio powiązanych z obszarem kadrowo-płacowym w szczególności: FI-finanse;
CO-controlling; PS-zarządzanie projektami; Basis - prace instalacyjne, konfiguracyjne i administracja systemem), migracja danych, przeprowadzenie szkoleń, wsparcie po starcie systemu. Integralną częścią zrealizowanego systemu SAP HR jest raportowanie do wymaganych przepisami prawa instytucji zewnętrznych (ZUS, GUS, Urząd skarbowy)
Zgodnie z art. 129a Ustawy z dnia 27 lipca 2005r. Prawo o szkolnictwie wyższym, który wszedł w życie z dniem 1 października 2011 r., Minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego prowadzi centralny wykaz nauczycieli akademickich i pracowników naukowych, w którym zamieszcza określone dane o nauczycielach.
Na podstawie Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011r. w sprawie centralnego wykazu nauczycieli akademickich i pracowników naukowych (Dz. U. Nr 207, poz. 1236) wykaz prowadzony jest w postaci elektronicznej bazy danych i umożliwia szkołom wyższym i jednostkom naukowym przekazywanie, usuwanie i dostęp do danych (System POL-on).
W terminie 7 dni jednostka zatrudniająca nauczycieli akademickich jest zobowiązana do przekazywania danych o nauczycielach i aktualizacji danych w przypadku ich zmiany lub ustania zatrudnienia.
W czasie opracowywania koncepcji systemu SAP HR i podpisywania umowy na realizację wdrożenia nie było wiadomym, że uczelnie będą musiały taki raport (dane) przekazywać do ministerstwa.
Obecnie w Politechnice proces ten realizowany jest ręcznie. Dane do POL-on przygotowywane są z kilku źródeł: z Biura ds. Nauki (minima kadrowe w zakresie nadawania stopni doktora i doktora habilitowanego); Działu ds. Studiów (minima kadrowe w zakresie prowadzenia kierunków studiów); Biura Spraw Osobowych i Działu Spraw Osobowych
z Płocka (informacje w zakresie danych osobowych pracowników akademickich).
Biuro ds. Nauki i Dział ds. Studiów zbierają dane z jednostek organizacyjnych PW, agregują je do zbiorczych zestawień (excel) i przesyłają do koordynatora POL-on w PW, który przekazuje pełne zestawienie excel do Centralnego Ośrodka Informatyki. Ośrodek przetwarza pliki excel w plik xml i wczytuje do systemu POL-on. W przypadku wystąpienia błędów zwraca informacje do koordynatora, który je wyjaśnia.
Cała procedura odbywa się zgodnie z decyzją JM Rektora nr 78/2011 z dnia 4.10.2011r.
Jak opisano powyżej cała procedura pozyskiwania danych, przygotowywania zestawień odbywa się ręcznie poprzez scalanie plików/zestawień pochodzących z kilku źródeł. Zamawiający podjął więc decyzję rozbudowania systemu SAP HR, który już zawiera większość danych kadrowych o nauczycielach akademickich oraz strukturze organizacyjnej Uczelni. Użytkownicy w poszczególnych działach PW będą wprowadzali dane bezpośrednio do systemu SAP HR. Następnie Zamawiający będzie generował zbiorcze, spójne zestawienie
z jednego miejsca w PW, co w znacznym stopniu zminimalizuje występowanie pomyłek, niespójności, itp. Spowoduje to zmniejszenie obciążenia pracowników w jednostkach, umożliwi terminową aktualizację danych wymaganych przez MNiSW.
Oddzielenie przedmiotowego zamówienia i powierzenie go innemu wykonawcy wymagałoby ponownego zaangażowania zespołów merytorycznych PW (kilkanaście osób)
w przekazywanie wiedzy nt. kilkudziesięciu procesów biznesowych i skomplikowanych zasad prowadzenia ewidencji. Wykonanie tego zamówienia wymagałoby poznania przez zewnętrznego wykonawcę całości struktury i konfiguracji wdrożonego systemu i nakład ten w oczywisty sposób byłby niewspółmierny do uzupełniającego charakteru niniejszego zamówienia. Koszty te byłyby niewspółmierne zarówno po stronie Zamawiającego jak
i wykonawcy (przesłanka z art. 67 ust. 1 pkt 5 lit. a)).
Niezależnie od powyższego należy wskazać, że system POL-on zasili spójnymi danymi
z całej Uczelni w zakresie nauczycieli akademickich system USOS (Uczelniany System Obsługi Studiów), którego wdrożenie aktualnie Zamawiający rozpoczyna.
Należy podkreślić, że udzielenie zamówienia dodatkowego jest niezbędne dla prawidłowego wykonania zamówienia głównego, zaś Zamawiający, pomimo dochowania należytej staranności, nie był w stanie przewidzieć konieczności wykonania prac objętych zamówieniem podstawowym, albowiem zmiany legislacyjne, skutkujące koniecznością udzielenia zamówienia dodatkowego, nastąpiły już po udzieleniu zamówienia głównego. Zgodnie z uchwałą KIO z dnia 12 kwietnia 2011 r. (KIO/KD 29/11) immanentną cechą zamówienia dodatkowego jest to, że jego wykonanie jest konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, która powinna mieć charakter obiektywny
i bezwzględny oraz wynikać z przyczyn zewnętrznych, niezależnych od Zamawiającego. Ma to miejsce w przypadku, gdy Zamawiający, przy dochowaniu należytej staranności, na etapie przygotowania specyfikacji zamówienia podstawowego nie mógł przewidzieć konieczności wykonania pewnych usług. W ocenie zamawiającego przesłanki te zostały w niniejszej sprawie spełnione. Nie ulega bowiem wątpliwości, że zmiany legislacyjne, obejmujące zarówno przepisy rangi ustawowej, jak i przepisy wykonawcze, mają charakter obiektywny
i niezależny od Zamawiającego, a Zamawiający nie mógł przewidzieć konieczności udzielenia zamówienia dodatkowego pomimo dochowania należytej staranności.
Zgodnie z obowiązującą umową nr ZP/U/ML/43/11 Wykonawca ma świadczyć dla Zamawiającego usługi gwarancyjne w zakresie konfiguracji systemu SAP HR przez okres
12 miesięcy od daty odbioru systemu przez Zamawiającego. W ramach gwarancji, Wykonawca będzie usuwał wady i usterki, które mogą objawić się w trakcie korzystania
z systemu a w konsekwencji np. uniemożliwić naliczenie listy płac w ustawowym terminie.
Prace realizowane w ramach przedmiotowego zamówienia wymagają zmian w strukturze danych, konfiguracji, algorytmach systemu objętego gwarancją zgodnie z Umową podstawową. Istnienie między stronami stosunku gwarancji oznacza, że jedynym podmiotem, który może dokonywać zmian w systemie w zakresie objętym gwarancją jest gwarant. Zatem zachodzi przesłanka, o której mowa w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b).
W ocenie Zamawiającego wykonywanie w tym czasie prac rozwojowych na systemie
(w ramach rozbudowy POL-on lub świadczenia utrzymania) przez innego wykonawcę doprowadzi do konfliktów w przypadku wystąpienia błędów.
Ryzykowne jest też zlecenie samego utrzymania systemu w okresie gwarancji innemu wykonawcy gdyż konieczne będzie każdorazowo udowadnianie (jeśli będzie to możliwe) co należy uwzględnić w ramach gwarancji, a co w ramach utrzymania. Spowoduje stratę czasu
i w znaczący sposób ograniczy możliwość szybkiej reakcji i rozwiązania zgłoszonego problemu.
Bardzo trudne lub niemożliwe będzie ustalenie odpowiedzialności za wprowadzone modyfikacje systemu przez ewentualnego nowego wykonawcę oraz wpływu wprowadzanych modyfikacji na funkcjonowanie systemu SAP HR i realizację podstawowej gwarancji.
Zaistnieje niebezpieczna dla Zamawiającego sytuacja - nie będzie jednego podmiotu odpowiedzialnego za spójność systemu.
W przypadku zlecenia rozszerzenia POL-on nowemu wykonawcy konieczne byłoby aby świadczył on również gwarancję na tę część systemu. Wystąpiła by sytuacja, gdzie były by dwa podmioty świadczące gwarancję w ramach tego samego modułu systemu SAP. Istnieje zbyt wiele powiązań w systemie SAP HR aby można było te dwie sprawy traktować rozłącznie.
Ponieważ konfiguracja odbywać się będzie w ramach tego samego modułu systemu SAP HR musi być jeden wykonawca konfiguracji systemu, jeden gwarant i ten sam wykonawca utrzymujący system w okresie gwarancji. W okresie gwarancji nie powinny być wykonywane czynności rozwojowe przez inny podmiot.
Jest wysoce prawdopodobne, że działalność innego wykonawcy będzie skutkować utratą gwarancji na system SAP HR do czego Zamawiający nie może dopuścić.
Ze względu na skomplikowany zakres projektu Zamawiający nie był w stanie dokładnie oszacować jaki będzie niezbędny zakres utrzymania gotowego systemu przez wykonawcę, dlatego też nie był on przedmiotem umowy. Zamawiający założył, że podczas wdrożenia będzie starał się kształcić własną kadrę, która być może w przyszłości będzie mogła samodzielnie utrzymywać system. Aktualnie Zamawiający posiada wiedzę, w jakim zakresie jest w stanie system utrzymywać. Na dzień dzisiejszy Zamawiający posiada zespół, który jest w stanie wykonywać proste czynności administracyjne, zarządzać użytkownikami systemu, monitorować parametry systemu, tworzyć back-upy, tworzyć proste uprawnienia, zarządzać danymi podstawowymi w systemie, opracowywać proste raporty.
Zamawiający nie jest w stanie dokonywać niezbędnych zmian w konfiguracji (np. wynikających ze zmian przepisów, rozwiązywania skomplikowanych problemów, czy zaawansowanej administracji systemem).
Aktualnie, na podstawie pierwszych miesięcy funkcjonowania systemu i analizy własnych możliwości Zamawiający może już oszacować pracochłonność i koszty utrzymania systemu przez Wykonawcę.
Zamawiający podjął decyzję o zamówieniu rocznego utrzymania pełnego systemu,
co zbiegnie się z okresem gwarancji po wykonaniu rozszerzenia POL-on. Następnie zweryfikuje własne możliwości utrzymania systemu (Zamawiający będzie dążył do poszerzania własnych kompetencji w tym zakresie) i dokona zamówienia usługi utrzymaniowej na kolejny okres w trybie podstawowym.
Oddzielenie zamówienia rozszerzenia POL-on od zamówienia podstawowego
i zlecenie go innemu wykonawcy wiązało by się z przesunięciem zlecenia w czasie - do ukończenia gwarancji na system podstawowy oraz koniecznością zapoznania się wykonawców ze skomplikowaną konfiguracją systemu SAP HR, który zawiera rozbudowane dla PW rozszerzenia (m.in. równoległego zatrudnienia), co z pewnością znalazłoby odzwierciedlenie w cenie ofert.
Zdaniem Zamawiającego rozszerzenie POL-on i roczny serwis pełnego systemu należy zlecić obecnemu Wykonawcy - firmie Quercus.
Umożliwi to rozpoczęcie prac już teraz, w okresie trwania aktualnej umowy, nie spowoduje problemów gwarancyjnych i utrzymaniowych.
Specyfika prac i wymagań PW jest Wykonawcy doskonale znana. Wykonawca dysponuje wykwalifikowaną kadrą, która zna specyfikę Uczelni i której przygotowanie merytoryczne pozwala oczekiwać skutecznego rozszerzenia wdrożenia systemu SAP HR o moduł POL-on oraz profesjonalnego utrzymania systemu. Obecny Wykonawca, firma Quercus doprowadził do uruchomienia produkcyjnego systemu SAP HR w Politechnice Warszawskiej - jest to pionierskie wdrożenie systemu SAP HR w uczelni wyższej w takim zakresie.
W obecnej sytuacji, poszukiwanie na rynku innego podmiotu do realizacji wdrożenia rozszerzenia SAP HR o moduł POL-on będzie skutkować:
- utratą gwarancji na system SAP HR i ciągłości prac wdrożeniowych, powstania niespójności systemu
- brakiem utrzymania systemu, pojawieniem się konfliktów czy problem należy rozwiązać w ramach utrzymania czy gwarancji,
- koniecznością wprowadzania nowej firmy w skomplikowaną, pionierską na rynku specyfikę obsługi kadrowo-płacowej uczelni wyższej,
- znaczącą stratę czasu - wydłużenie okresu wdrożenia.
Mając powyższe na uwadze, w ocenie Zamawiającego, zachodzą podstawy
do udzielenia Zamówienia w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) i art. 67 ust. 1 pkt 5 lit. a) i b) PZP.

Nazwa wykonawcy: Quercus Sp. z o.o.

Adres pocztowy wykonawcy: ul. Radosna 2

Miejscowość: Zakrzewo (poczta Dopiewo)

Kod pocztowy: 62-070

ID województwa: 14

Województwo / kraj: wielkopolskie

Kody CPV:
720000005 (Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
722630006 (Usługi wdrażania oprogramowania)

Podobne przetargi