263739 / 2013-12-05 - Inny: Państwowy Instytut Badawczy / Centralny Instytut Ochrony Pracy - Państwowy Instytut Badawczy (Warszawa)

Rezerwacja, zakup i dostawa biletów lotniczych na przeloty zagraniczne oraz biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne dla pracowników Zamawiającego wraz z ubezpieczeniem podróżnych

Opis zamówienia

Rezerwacja, zakup i dostawa biletów lotniczych na przeloty zagraniczne oraz biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne dla pracowników Zamawiającego wraz z ubezpieczeniem podróżnych.
Dostawa biletów lotniczych będzie odbywać się drogą elektroniczną, zaś biletów kolejowych zagranicznych pocztą lub kurierem do siedziby Zamawiającego w Warszawie przy ul. Czerniakowskiej 16 lub do Zakładu Ochron Osobistych w Łodzi przy ul. Wierzbowej 48 pocztą.
Wymagania szczegółowe:
1) Zamawiający wymaga dostawy biletów lotniczych w najtańszej taryfie klasy ekonomicznej (preferowane są połączenia bezpośrednie) lub w szczególnych przypadkach, w innej klasie według wymagań przedstawiciela Zamawiającego;
2) w trakcie realizacji umowy Zamawiający może odwołać rezerwację, zmienić trasę, dane osoby podróżującej lub termin podróży, jeśli jest to dopuszczalne w danej klasie rezerwacyjnej oraz w przypadku dostępności miejsc. Jeżeli zmiana trasy i rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania ewentualnej różnicy w cenie. W sytuacji, gdyby zakupiony bilet okazał się tańszy, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu Zamawiającemu różnicy w cenie biletu;
3) rezerwacja biletów przez Zamawiającego, będzie się odbywać drogą elektroniczną lub telefonicznie. Wykonawca wyznaczy dwóch przedstawicieli do kontaktu z Zamawiającym oraz zapewni bezpośredni numer telefoniczny do wyznaczonych przedstawicieli Wykonawcy, z wykluczeniem konieczności łączenia się poprzez ogólny numer telefoniczny (przez centralę). Wykonawca powinien przedstawić, w przeciągu 30 minut od przesłania zapytania przez Zamawiającego co najmniej trzy opcje połączeń wraz z informacją o cenie oraz terminie wystawienia biletu. Ponadto, przy wystawianiu biletu Wykonawca poinformuje Zamawiającego o możliwościach i kosztach ewentualnych zmian lub anulacji;
4) Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia całodobowego numeru telefonu alarmowego, pod którym w nagłych potrzebach w dni wolne od pracy i po godzinach urzędowania Wykonawcy, Zamawiający będzie mógł dokonać anulacji/zmiany zleconej rezerwacji biletu oraz uzyskać wszystkie informacje dotyczące podróży;
5) Wykonawca zobowiązuje się do doradztwa w zakresie jak najbardziej dogodnych połączeń w przypadku korzystania z kilku różnych środków transportu podczas jednej podróży oraz do udzielania bezpłatnej pomocy w przypadku wystąpienia problemów podczas podróży;
6) Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych i kolejowych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych i kolejowych oferowanych przez innych sprzedawców, w tym przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej oraz przez Internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu lotniczego lub kolejowego jest wyższa od najniższej ceny całkowitej biletu oferowanego na rynku, spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku. W przypadku bezzasadnej odmowy realizacji zamówienia po korzystniejszej cenie, Zamawiający obciąży Wykonawcę różnicą pomiędzy ceną oferowaną przez Wykonawcę, a ceną korzystniejszą, ustaloną przez Zamawiającego. Sytuacja ta wystąpi wówczas, gdy Zamawiający z przyczyn dotyczących Wykonawcy nie skorzysta z korzystniejszych warunków finansowych oferowanych przez innych sprzedawców i zakupi bilet po wyższej cenie. W takiej sytuacji, Zamawiający będzie uprawniony do potrącenia tych należności z kolejnej faktury wystawionej przez Wykonawcę;
7) Wykonawca ma obowiązek bezzwłocznie potwierdzić fakt dokonanej rezerwacji na adres poczty elektronicznej przedstawiciela Zamawiającego, który dokonywał zamówienia lub w innej uzgodnionej formie. Wykonawca ma obowiązek skontaktować się telefonicznie z przedstawicielem Zamawiającego w dniu, w którym upływa termin wystawienia biletu, jednak nie później niż do godziny 14:00 (nie dotyczy rezerwacji na numer alarmowy);
8) dostarczanie biletów lotniczych i kolejowych przez Wykonawcę, odbywać się będzie drogą elektroniczną na adres przedstawiciela Zamawiającego lub, jeśli jest to niemożliwe, w formie papierowej do siedziby Zamawiającego lub do Zakładu Ochron Osobistych w Łodzi przy ul. Wierzbowej 48, w terminie ustalonym każdorazowo przez strony, ale nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu (nie dotyczy rezerwacji na numer alarmowy), w sytuacji, gdy podróż rozpoczyna się w dzień roboczy przypadający bezpośrednio po dniu wolnym, Wykonawca dostarczy bilet w najbliższy dzień roboczy poprzedzający dzień rozpoczęcia podróży najpóźniej do godz. 12.00;
9) w sytuacji nagłej Wykonawca dostarczy bilet do jednej z siedzib według wskazania przedstawiciela Zamawiającego nie później niż w ciągu 6 godzin od momentu złożenia zamówienia;
10) koszty dostarczenia biletu każdorazowo pokryje Wykonawca;
11) Wykonawca zapewnia możliwość kontynuowania podróży przez pracownika Zamawiającego na podstawie zmian w systemie rezerwacji, bez konieczności uiszczania dopłaty lub zapłaty poza granicami Polski, z możliwością zapłaty należności przelewem przez Zamawiającego;
12) Zamawiający wymaga dostarczenia na żądanie drogą elektroniczną raportów informujących m.in. sumarycznych, szczegółowych, wykazujących oszczędności analityczne wg rodzaju przewoźnika, kierunków, klas podróży;
13) Wykonawca przejmuje obowiązki dotyczące składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, monitorowania przebiegu procesu reklamacyjnego oraz poinformowania Zamawiającego o jego wyniku, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych;
14) realizacja przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia nakłada na niego następujące obowiązki:
a) w przypadku zmian w terminarzu połączeń u wybranego przewoźnika, zapewnienie przelotu pasażerskimi liniami lotniczymi zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu. Wykonawca będzie miał obowiązek przedstawić co najmniej jedną propozycję innego przewoźnika;
b) w przypadku wystąpienia problemów technicznych u wybranego przewoźnika, zapewnienia przelotu pasażerskimi liniami zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu;
c) w przypadku braku biletu lotniczego w klasie ekonomicznej zapewnienie rezerwacji w innej klasie oferowanej przez przewoźnika.
15) Wykonawca zapewni Zamawiającemu, na jego wniosek, ubezpieczenie pracownika, na czas podróży na każdy dzień wyjazdu. Ubezpieczenie będzie obejmować m.in.:
a) koszty leczenia ubezpieczonego przebywającego za granicami naszego kraju w związku z jego nagłą chorobą lub nieszczęśliwym wypadkiem,
b) koszty transportu chorego lub transportu zwłok do Polski,
c) następstwa nieszczęśliwych wypadków polegające na trwałym uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci ubezpieczonego wywołane przyczyną zewnętrzną niezależną od woli ubezpieczonego, powstałe podczas podróży zagranicznej.
Wystawione polisy zostaną dostarczone bezpłatnie przez Wykonawcę do jednej z siedzib, według wskazania przedstawiciela Zamawiającego.
Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat manipulacyjnych (poza wynikającymi z taryfy przewoźnika) z tytułu zmian dotyczących trasy, terminu lub osób podróżujących, zgłoszonych przez Zamawiającego.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 263739

Data publikacji: 2013-12-05

Nazwa:
Centralny Instytut Ochrony Pracy - Państwowy Instytut Badawczy

Ulica: ul. Czerniakowska 16

Numer domu: 16

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-701

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 22 613 46 19, 623 36 98

Numer faxu: 22 623 36 93

Adres strony internetowej: www.ciop.pl

Regon: 00001804600000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Państwowy Instytut Badawczy

Inny rodzaj zamawiającego: Państwowy Instytut Badawczy

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Rezerwacja, zakup i dostawa biletów lotniczych na przeloty zagraniczne oraz biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne dla pracowników Zamawiającego wraz z ubezpieczeniem podróżnych

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Rezerwacja, zakup i dostawa biletów lotniczych na przeloty zagraniczne oraz biletów kolejowych na przejazdy zagraniczne dla pracowników Zamawiającego wraz z ubezpieczeniem podróżnych.
Dostawa biletów lotniczych będzie odbywać się drogą elektroniczną, zaś biletów kolejowych zagranicznych pocztą lub kurierem do siedziby Zamawiającego w Warszawie przy ul. Czerniakowskiej 16 lub do Zakładu Ochron Osobistych w Łodzi przy ul. Wierzbowej 48 pocztą.
Wymagania szczegółowe:
1) Zamawiający wymaga dostawy biletów lotniczych w najtańszej taryfie klasy ekonomicznej (preferowane są połączenia bezpośrednie) lub w szczególnych przypadkach, w innej klasie według wymagań przedstawiciela Zamawiającego;
2) w trakcie realizacji umowy Zamawiający może odwołać rezerwację, zmienić trasę, dane osoby podróżującej lub termin podróży, jeśli jest to dopuszczalne w danej klasie rezerwacyjnej oraz w przypadku dostępności miejsc. Jeżeli zmiana trasy i rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania ewentualnej różnicy w cenie. W sytuacji, gdyby zakupiony bilet okazał się tańszy, Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu Zamawiającemu różnicy w cenie biletu;
3) rezerwacja biletów przez Zamawiającego, będzie się odbywać drogą elektroniczną lub telefonicznie. Wykonawca wyznaczy dwóch przedstawicieli do kontaktu z Zamawiającym oraz zapewni bezpośredni numer telefoniczny do wyznaczonych przedstawicieli Wykonawcy, z wykluczeniem konieczności łączenia się poprzez ogólny numer telefoniczny (przez centralę). Wykonawca powinien przedstawić, w przeciągu 30 minut od przesłania zapytania przez Zamawiającego co najmniej trzy opcje połączeń wraz z informacją o cenie oraz terminie wystawienia biletu. Ponadto, przy wystawianiu biletu Wykonawca poinformuje Zamawiającego o możliwościach i kosztach ewentualnych zmian lub anulacji;
4) Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia całodobowego numeru telefonu alarmowego, pod którym w nagłych potrzebach w dni wolne od pracy i po godzinach urzędowania Wykonawcy, Zamawiający będzie mógł dokonać anulacji/zmiany zleconej rezerwacji biletu oraz uzyskać wszystkie informacje dotyczące podróży;
5) Wykonawca zobowiązuje się do doradztwa w zakresie jak najbardziej dogodnych połączeń w przypadku korzystania z kilku różnych środków transportu podczas jednej podróży oraz do udzielania bezpłatnej pomocy w przypadku wystąpienia problemów podczas podróży;
6) Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych i kolejowych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych i kolejowych oferowanych przez innych sprzedawców, w tym przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej oraz przez Internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku weryfikacji okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu lotniczego lub kolejowego jest wyższa od najniższej ceny całkowitej biletu oferowanego na rynku, spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100% najniższej ceny oferowanej na rynku. W przypadku bezzasadnej odmowy realizacji zamówienia po korzystniejszej cenie, Zamawiający obciąży Wykonawcę różnicą pomiędzy ceną oferowaną przez Wykonawcę, a ceną korzystniejszą, ustaloną przez Zamawiającego. Sytuacja ta wystąpi wówczas, gdy Zamawiający z przyczyn dotyczących Wykonawcy nie skorzysta z korzystniejszych warunków finansowych oferowanych przez innych sprzedawców i zakupi bilet po wyższej cenie. W takiej sytuacji, Zamawiający będzie uprawniony do potrącenia tych należności z kolejnej faktury wystawionej przez Wykonawcę;
7) Wykonawca ma obowiązek bezzwłocznie potwierdzić fakt dokonanej rezerwacji na adres poczty elektronicznej przedstawiciela Zamawiającego, który dokonywał zamówienia lub w innej uzgodnionej formie. Wykonawca ma obowiązek skontaktować się telefonicznie z przedstawicielem Zamawiającego w dniu, w którym upływa termin wystawienia biletu, jednak nie później niż do godziny 14:00 (nie dotyczy rezerwacji na numer alarmowy);
8) dostarczanie biletów lotniczych i kolejowych przez Wykonawcę, odbywać się będzie drogą elektroniczną na adres przedstawiciela Zamawiającego lub, jeśli jest to niemożliwe, w formie papierowej do siedziby Zamawiającego lub do Zakładu Ochron Osobistych w Łodzi przy ul. Wierzbowej 48, w terminie ustalonym każdorazowo przez strony, ale nie później niż na 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu (nie dotyczy rezerwacji na numer alarmowy), w sytuacji, gdy podróż rozpoczyna się w dzień roboczy przypadający bezpośrednio po dniu wolnym, Wykonawca dostarczy bilet w najbliższy dzień roboczy poprzedzający dzień rozpoczęcia podróży najpóźniej do godz. 12.00;
9) w sytuacji nagłej Wykonawca dostarczy bilet do jednej z siedzib według wskazania przedstawiciela Zamawiającego nie później niż w ciągu 6 godzin od momentu złożenia zamówienia;
10) koszty dostarczenia biletu każdorazowo pokryje Wykonawca;
11) Wykonawca zapewnia możliwość kontynuowania podróży przez pracownika Zamawiającego na podstawie zmian w systemie rezerwacji, bez konieczności uiszczania dopłaty lub zapłaty poza granicami Polski, z możliwością zapłaty należności przelewem przez Zamawiającego;
12) Zamawiający wymaga dostarczenia na żądanie drogą elektroniczną raportów informujących m.in. sumarycznych, szczegółowych, wykazujących oszczędności analityczne wg rodzaju przewoźnika, kierunków, klas podróży;
13) Wykonawca przejmuje obowiązki dotyczące składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, monitorowania przebiegu procesu reklamacyjnego oraz poinformowania Zamawiającego o jego wyniku, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych;
14) realizacja przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia nakłada na niego następujące obowiązki:
a) w przypadku zmian w terminarzu połączeń u wybranego przewoźnika, zapewnienie przelotu pasażerskimi liniami lotniczymi zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu. Wykonawca będzie miał obowiązek przedstawić co najmniej jedną propozycję innego przewoźnika;
b) w przypadku wystąpienia problemów technicznych u wybranego przewoźnika, zapewnienia przelotu pasażerskimi liniami zastępczymi z zachowaniem zarezerwowanego terminu lotu;
c) w przypadku braku biletu lotniczego w klasie ekonomicznej zapewnienie rezerwacji w innej klasie oferowanej przez przewoźnika.
15) Wykonawca zapewni Zamawiającemu, na jego wniosek, ubezpieczenie pracownika, na czas podróży na każdy dzień wyjazdu. Ubezpieczenie będzie obejmować m.in.:
a) koszty leczenia ubezpieczonego przebywającego za granicami naszego kraju w związku z jego nagłą chorobą lub nieszczęśliwym wypadkiem,
b) koszty transportu chorego lub transportu zwłok do Polski,
c) następstwa nieszczęśliwych wypadków polegające na trwałym uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci ubezpieczonego wywołane przyczyną zewnętrzną niezależną od woli ubezpieczonego, powstałe podczas podróży zagranicznej.
Wystawione polisy zostaną dostarczone bezpłatnie przez Wykonawcę do jednej z siedzib, według wskazania przedstawiciela Zamawiającego.
Wykonawca nie będzie pobierał żadnych opłat manipulacyjnych (poza wynikającymi z taryfy przewoźnika) z tytułu zmian dotyczących trasy, terminu lub osób podróżujących, zgłoszonych przez Zamawiającego.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 12

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
warunek zostanie spełniony, gdy Wykonawca udowodni, że jest członkiem Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego - IATA lub posiada jego autoryzację

Wiedza i doświadczenie:
warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie świadczył lub świadczy, przez okres co najmniej 12 miesięcy, co najmniej trzy usługi rezerwacji i dostawy biletów lotniczych zagranicznych, o wartości nie mniejszej niż 400.000 zł i przedstawi dokumenty potwierdzające, że zamówienia te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
Zamawiający, w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe i ciągłe, dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia już faktycznie wykonana musi wypełniać wymogi określone przez Zamawiającego.
Zaleca się złożenie wykazu usług na formularzu stanowiącym Załącznik nr 5 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie w formie referencji lub poświadczenia, z tym że w odniesieniu do nadal wykonywanych usług okresowych lub ciągłych poświadczenie powinno być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
Zamawiający informuje, że za główne usługi uzna te, które są wymienione na potwierdzeniu spełniania warunku udziału w postępowaniu - wiedzy i doświadczenia oraz na potwierdzeniu kwalifikacji

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie precyzuje szczegółowych warunków udziału w postępowaniu w powyższym zakresie. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia - Załącznik nr 2 do SIWZ

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie precyzuje szczegółowych warunków udziału w postępowaniu w powyższym zakresie. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia - Załącznik nr 2 do SIWZ

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie precyzuje szczegółowych warunków udziału w postępowaniu w powyższym zakresie. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia - Załącznik nr 2 do SIWZ

Oświadczenie nr 1: Tak

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest członkiem Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego - IATA lub posiada jego autoryzację.

Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 00

Nazwa kryterium 2:
Wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego zagranicznego

Znaczenie kryterium 2: 80

Nazwa kryterium 3:
Wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu kolejowego zagranicznego

Znaczenie kryterium 3: 10

Nazwa kryterium 4:
Wysokość składki ubezpieczenia (suma ubezpieczenia 10.000 euro) za jeden dzień podróży

Znaczenie kryterium 4: 10

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia:
www.ciop.pl - aktualności - zamówienia publiczne wszczęte

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Centralny Instytut Ochrony Pracy - Państwowy Instytut Badawczy
ul. Czerniakowska 16, 00-701 Warszawa
piętro III, pok. 615A

Data składania wniosków, ofert: 13/12/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Centralny Instytut Ochrony Pracy - Państwowy Instytut Badawczy
ul. Czerniakowska 16, 00-701 Warszawa
piętro III, pok. 335 - Kancelaria

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
635200000 (Usługi agencji transportowych)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
637300005 (Usługi dodatkowe dla transportu lotniczego)

Podobne przetargi