351658 / 2011-10-25 - Administracja samorządowa / Miasto Łódź, Oddział ds. Usług w Wydziale Zamówień Publicznych w Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi (Łódź)

Zgodny z tonerem (1x700g) marki FullPrint - USA

Cena: 86.10 PLN

Rezerwacja, sprzedaż biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz hotelarskich usług noclegowych

Opis zamówienia

Przedmiot zamówienia publicznego stanowić będzie:
1. zapewnienie rezerwacji, wystawiania i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych
i autobusowych na warunkach i w klasach zlecanych przez Miasto, na trasach europejskich i poza europejskich a także w tzw. low cost airlines, oraz usług noclegowych, w hotelach znajdujących się w systemach rezerwacyjnych i poza systemami, wskazanych przez Miasto.
2. stosowania najniższych cen biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych zgodnych z taryfą przewoźnika / wraz z przewozem bagażu/ oraz promocji, dostępnych w żądanym terminie i określonej trasie podróży z zachowaniem wymaganego standardu podróży oraz rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych do wysokości kwoty limitu środków na nocleg dla wskazanego państwa określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Dz. U. z dnia 28 września 2005 r. jak również w kwotach przekraczających limit w przypadkach wskazanych przez Miasto. / Zmiany kwoty limitów na noclegi będą realizowane zgodnie z wielkościami obowiązującymi od daty nowelizacji/.
3. przedstawianie Miastu w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od wysłania zgłoszenia minimum trzech propozycji kolejno najkorzystniejszych pod względem czasowym i cenowym, dostępnych na rynku, na zakup biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz z podaniem informacji o tym jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później ) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, kolejowego i autobusowego.
4. zapewnienie sprzedaży biletów i usługi noclegowej zgodnie z pisemnym zamówieniem, z 14 dniowym terminem płatności:
5. możliwość dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych,
6. możliwość bezpłatnego odwołania rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych,
7. przydzielenie do realizacji umowy co najmniej dwóch numerów telefonicznych
ze stanowiskami rezerwacji (od poniedziałku do piątku w godz. 9-16).
8. przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów dokonanych wcześniej rezerwacjach, telefonicznie, faxem lub e-mailem.
9. bezpłatne dostarczanie biletów, voucherów lub potwierdzeń zakupionej usługi hotelowej oraz faktur do siedziby Miasta w godzinach urzędowania Urzędu Miasta Łodzi (od poniedziałku do piątku w godz. 9 - 16). W wyjątkowych sytuacjach sposób dostawy może ulec zmianie i dostarczenie biletu i potwierdzenia może być wymagane w innym terminie niż dni i godziny pracy UMŁ, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Miastem w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży odbiorcy w wyznaczonym terminie,
10. przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do linii lotniczych, przedsiębiorstw przewozowych oraz hoteli a zwłaszcza do reprezentowania Miasta w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych i odwołania rezerwacji hotelowej,
11. każdorazowe niezwłoczne informowanie drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu oraz zmian w usłudze noclegowej,
12. zapewnienie możliwości zwrotu biletu w dniu jego sprzedaży bez naliczania kar i kosztów oraz odwołania rezerwacji noclegowej na podstawie pisma lub e-maila,
13. przyjęcia zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Miasto zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej,
14. zagwarantowanie, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, w przypadkach losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp. pomocy organizacyjnej dla pracowników Miasta związanej z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu, zmianą biletu lotniczego, itp.
15. W przypadku dokonania grupowej rezerwacji biletów dla Miasta Wykonawca zobowiązuje się do wniesienia z własnych środków przedpłat żądanych przez przewoźnika. Wniesiona przedpłata zostanie rozliczona w jednostkowych cenach za zakupione bilety.
16. sporządzanie dla Miasta do 10 dnia następnego miesiąca miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze,
17. Wykonawca i Miasto wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów
w sprawach będących przedmiotem zamówienia.

Całkowita wartość przedmiotu umowy, określona na podstawie wysokości wydatków planowanych w budżecie Miasta na zakup biletów lotniczych, kolejowych lub autobusowych i usług noclegowych przewidywana jest do kwoty 454.550 zł brutto (słownie: czterysta pięćdziesiąt cztery tysiące pięćset pięćdziesiąt złotych.
Powyższą kwotę ustalono na podstawie analizy wydatków w podziale na wydatki walutowe związane z delegacją służbową pracownika oraz kosztem zakupu środka transportu tj. biletu lotniczego, kolejowego lub autobusowego oraz innego środka podróży np. sam. służbowy/ i usługi hotelowej za granicą kraju związanej ze służbową podróżą zagraniczną w czasie 12 miesięcy kalendarzowych.
W okresie realizacji zamówienia zakłada się zorganizowanie około 80 wyjazdów służbowych za granicę kraju ze średnią obsadą po 2 pracowników uczestniczących w delegacji i porównywalnym średnim czasem trwania podróży do 3,5 doby tj.:
1. Zorganizowanie 70 delegacji służbowych zagranicznych realizowanych z lotniczym transportem dla około 140 pracowników,
2. Zorganizowanie 6 delegacji służbowych zagranicznych realizowanych kolejowym lub autobusowym taborem, rozpoczynanych z Polski do miejscowości, w których nie ma lotnisk lub uzupełnianych przejazdami kolejowymi ewentualnie autobusowymi przy wyjazdach dla 12 - 15 pracowników,

Ponadto przewiduje się:
1. zakupienie około 140 biletów lotniczych,
2. zakupienie około 12 biletów kolejowych lub autobusowych oraz w przypadku takiej konieczności uzupełniających biletów kolejowych lub autobusowych do miejscowości docelowej przy założonej podróży lotniczej,
3. zakupienie usług noclegowych w hotelach w ilości około 540 osobo/nocy.

Zakłada się przeloty lotnicze w 92,10 % realizowane przy zakupie najtańszych datowanych biletów lotniczych oraz w 7,90 % przejazdy kolejowe lub autobusowe, łącznej wartości przedmiotu zamówienia.

W okresie październik 2010 - wrzesień 2011 roku zrealizowano zakup zagranicznych biletów lotniczych dla potrzeb Miasta Łodzi na kwotę 109.783 złote brutto, opłat za noclegi hotelowe w wysokości 97.229 złotych. W omawianym okresie zakupiono 1 bilet kolejowy na trasie Berlin - Kutno. Zakłada się zrealizowanie wartości umowy w czasie jej obowiązywania tj. do wartości 187.229 złotych a w konsekwencji poniesienia wydatków związanych z kosztami delegacji w szczególności opłaceniem kosztów noclegów przez pracowników delegowanych za granicę kraju do wysokości około 190.000 złotych.
Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 351658

Data publikacji: 2011-10-25

Nazwa:
Miasto Łódź, Oddział ds. Usług w Wydziale Zamówień Publicznych w Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi

Ulica: ul. ks. I.J. Skorupki 21

Numer domu: 21

Miejscowość: Łódź

Kod pocztowy: 90-532

Województwo / kraj: łódzkie

Numer telefonu: 42 638 48 88

Numer faxu: 42 638 48 77

Adres strony internetowej: www.uml.lodz.pl

Regon: 00051418200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Rezerwacja, sprzedaż biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz hotelarskich usług noclegowych

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiot zamówienia publicznego stanowić będzie:
1. zapewnienie rezerwacji, wystawiania i sprzedaży biletów lotniczych, kolejowych
i autobusowych na warunkach i w klasach zlecanych przez Miasto, na trasach europejskich i poza europejskich a także w tzw. low cost airlines, oraz usług noclegowych, w hotelach znajdujących się w systemach rezerwacyjnych i poza systemami, wskazanych przez Miasto.
2. stosowania najniższych cen biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych zgodnych z taryfą przewoźnika / wraz z przewozem bagażu/ oraz promocji, dostępnych w żądanym terminie i określonej trasie podróży z zachowaniem wymaganego standardu podróży oraz rezerwacji i sprzedaży usług noclegowych do wysokości kwoty limitu środków na nocleg dla wskazanego państwa określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju Dz. U. z dnia 28 września 2005 r. jak również w kwotach przekraczających limit w przypadkach wskazanych przez Miasto. / Zmiany kwoty limitów na noclegi będą realizowane zgodnie z wielkościami obowiązującymi od daty nowelizacji/.
3. przedstawianie Miastu w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od wysłania zgłoszenia minimum trzech propozycji kolejno najkorzystniejszych pod względem czasowym i cenowym, dostępnych na rynku, na zakup biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz z podaniem informacji o tym jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/ powrót jeden dzień później ) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego, kolejowego i autobusowego.
4. zapewnienie sprzedaży biletów i usługi noclegowej zgodnie z pisemnym zamówieniem, z 14 dniowym terminem płatności:
5. możliwość dokonania bezpłatnych zmian rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych,
6. możliwość bezpłatnego odwołania rezerwacji biletów lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz usług noclegowych,
7. przydzielenie do realizacji umowy co najmniej dwóch numerów telefonicznych
ze stanowiskami rezerwacji (od poniedziałku do piątku w godz. 9-16).
8. przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletów dokonanych wcześniej rezerwacjach, telefonicznie, faxem lub e-mailem.
9. bezpłatne dostarczanie biletów, voucherów lub potwierdzeń zakupionej usługi hotelowej oraz faktur do siedziby Miasta w godzinach urzędowania Urzędu Miasta Łodzi (od poniedziałku do piątku w godz. 9 - 16). W wyjątkowych sytuacjach sposób dostawy może ulec zmianie i dostarczenie biletu i potwierdzenia może być wymagane w innym terminie niż dni i godziny pracy UMŁ, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie biura podróży lub linii lotniczej w kraju wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Miastem w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży odbiorcy w wyznaczonym terminie,
10. przejęcia obowiązków dotyczących składania odwołań i reklamacji do linii lotniczych, przedsiębiorstw przewozowych oraz hoteli a zwłaszcza do reprezentowania Miasta w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych i odwołania rezerwacji hotelowej,
11. każdorazowe niezwłoczne informowanie drogą elektroniczną nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny rejsu, odwołania rejsu oraz zmian w usłudze noclegowej,
12. zapewnienie możliwości zwrotu biletu w dniu jego sprzedaży bez naliczania kar i kosztów oraz odwołania rezerwacji noclegowej na podstawie pisma lub e-maila,
13. przyjęcia zwrotu biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrotu części kosztów poniesionych przez Miasto zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu 14 dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej,
14. zagwarantowanie, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, w przypadkach losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp. pomocy organizacyjnej dla pracowników Miasta związanej z bezgotówkowym uzyskaniem noclegu, zmianą biletu lotniczego, itp.
15. W przypadku dokonania grupowej rezerwacji biletów dla Miasta Wykonawca zobowiązuje się do wniesienia z własnych środków przedpłat żądanych przez przewoźnika. Wniesiona przedpłata zostanie rozliczona w jednostkowych cenach za zakupione bilety.
16. sporządzanie dla Miasta do 10 dnia następnego miesiąca miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur na bilety lotnicze,
17. Wykonawca i Miasto wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów
w sprawach będących przedmiotem zamówienia.

Całkowita wartość przedmiotu umowy, określona na podstawie wysokości wydatków planowanych w budżecie Miasta na zakup biletów lotniczych, kolejowych lub autobusowych i usług noclegowych przewidywana jest do kwoty 454.550 zł brutto (słownie: czterysta pięćdziesiąt cztery tysiące pięćset pięćdziesiąt złotych.
Powyższą kwotę ustalono na podstawie analizy wydatków w podziale na wydatki walutowe związane z delegacją służbową pracownika oraz kosztem zakupu środka transportu tj. biletu lotniczego, kolejowego lub autobusowego oraz innego środka podróży np. sam. służbowy/ i usługi hotelowej za granicą kraju związanej ze służbową podróżą zagraniczną w czasie 12 miesięcy kalendarzowych.
W okresie realizacji zamówienia zakłada się zorganizowanie około 80 wyjazdów służbowych za granicę kraju ze średnią obsadą po 2 pracowników uczestniczących w delegacji i porównywalnym średnim czasem trwania podróży do 3,5 doby tj.:
1. Zorganizowanie 70 delegacji służbowych zagranicznych realizowanych z lotniczym transportem dla około 140 pracowników,
2. Zorganizowanie 6 delegacji służbowych zagranicznych realizowanych kolejowym lub autobusowym taborem, rozpoczynanych z Polski do miejscowości, w których nie ma lotnisk lub uzupełnianych przejazdami kolejowymi ewentualnie autobusowymi przy wyjazdach dla 12 - 15 pracowników,

Ponadto przewiduje się:
1. zakupienie około 140 biletów lotniczych,
2. zakupienie około 12 biletów kolejowych lub autobusowych oraz w przypadku takiej konieczności uzupełniających biletów kolejowych lub autobusowych do miejscowości docelowej przy założonej podróży lotniczej,
3. zakupienie usług noclegowych w hotelach w ilości około 540 osobo/nocy.

Zakłada się przeloty lotnicze w 92,10 % realizowane przy zakupie najtańszych datowanych biletów lotniczych oraz w 7,90 % przejazdy kolejowe lub autobusowe, łącznej wartości przedmiotu zamówienia.

W okresie październik 2010 - wrzesień 2011 roku zrealizowano zakup zagranicznych biletów lotniczych dla potrzeb Miasta Łodzi na kwotę 109.783 złote brutto, opłat za noclegi hotelowe w wysokości 97.229 złotych. W omawianym okresie zakupiono 1 bilet kolejowy na trasie Berlin - Kutno. Zakłada się zrealizowanie wartości umowy w czasie jej obowiązywania tj. do wartości 187.229 złotych a w konsekwencji poniesienia wydatków związanych z kosztami delegacji w szczególności opłaceniem kosztów noclegów przez pracowników delegowanych za granicę kraju do wysokości około 190.000 złotych.
Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 u.p.z.p., polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia i stanowiących 30% wartości zamówienia podstawowego.

Czas: O

Okres w miesiącach: 12

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda od Wykonawcy wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów,
o których mowa w punkcie III.4.3.1 zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, z odpowiednim zachowaniem terminów ich wystawienia.
Termin wykonania zamówienia : 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.
Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 85

Nazwa kryterium 2:
Wysokość upustu określonego w %określonego w % od ceny biletu przewoźnika

Znaczenie kryterium 2: 15

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Wydział Zamówień Publicznych
W Departamencie Obsługi i Administracji
Urzędu Miasta Łodzi
ul. ks. Ignacego Skorupki 21, 90-532 Łódź

Data składania wniosków, ofert: 04/11/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 09:30

Miejsce składania:
Ofertę należy złożyć w sekretariacie Wydziału Zamówień Publicznych
w Departamencie Obsługi i Administracji Urzędu Miasta Łodzi, ul. ks. Ignacego Skorupki 21, 90-532 Łódź, pokój nr 8, III piętro

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany
jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.
Termin wykonania zamówienia : 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.
Zamawiający przewiduje prawo opcji na podstawie art. 34 ust. 5 u.p.z.p, stanowiącego 20 % wartości zamówienia podstawowego.
Kryteria oceny ofert i ich znaczenie procentowe:
Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego - 50%
Wysokość upustu określonego w %określonego w % od ceny biletu przewoźnika - 15%
Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie vouchera lub potwierdzenia sprzedaży noclegu - 20%
Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu kolejowego lub autobusowego - 15%

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
635120001 (Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
635150002 (Usługi podróżne)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
602000000 (Usługi transportu kolejowego)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
601000009 (Usługi w zakresie transportu drogowego)

Podobne przetargi