38833 / 2014-02-26 - Inny: Instytut Badawczy / Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera (Łódź)

Oryginalny toner CRG-711M Purpurowy marki Canon

Cena: 701.10 PLN

Zorganizowanie konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku wraz z zapewnieniem obsługi i uroczystą zasiadaną kolacją dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi w dniach 02 - 06.06.2014 r., zapewnienie obsługi podczas konferencji, zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej w dniu 02.06.2014 roku dla ok. 500 osób, zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej w dniu 04. 06. 2014 roku dla 200 osób oraz zapewnienie miejsc noclegowych dla 20 gości. Konferencja i miejsca noclegowe będą znajdować się w jednym obiekcie odpowiadającemu standardowi w hotelu co najmniej czterogwiazdkowym, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie /tekst jedn.Dz. U. 2006 r., Nr 22, poz. 169 z późn. zm./ Konferencja w dniach 02 - 06.06.2014 r. zostanie zorganizowana w jednym obiekcie konferencyjnym /hotel lub ośrodek konferencyjny/,zlokalizowanym w Łodzi, w centrum miasta. Zakres zamówienia obejmuje zapewnienie sal konferencyjnych w dniach 02 - 06.06.2014 roku. przygotowanych do przeprowadzenia konferencji oraz kompleksowej obsługi restauracyjnej. 02.06.2014 r. - zapewnienie sali konferencyjnej dla minimum 500 osób z możliwością zorganizowania w niej uroczystej kolacji zasiadanej również dla ok. 500 osób. Kolację należy przygotować na sali w czasie 90 min. po zakończeniu obrad konferencji. Zamawiający dopuszcza prowadzenie konferencji przy nakrytych stołach.Wymagania dotyczące sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby konferencji.Sala z dostępem do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. Z uwagi na konieczność zorganizowania w sali uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 500 osób nie mogą znajdować się w niej filary i inne tego typu konstrukcje, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać kontakt gości podczas kolacji, np. przesłaniać widok gości, oddzielać gości między sobą/. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/03.06.2014 r. - zapewnienie sali konferencyjnej dla 250 osób Wymagania dotyczące sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby konferencji. Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 04.06.2014 r. - zapewnienie w jednym czasie, równocześnie 2 sal konferencyjnych dla 120 osób każda i trzech sal konferencyjnych dla 65 osób każda Wymagania dotyczące sal konferencyjnych Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 04.06.2014 zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 200 osób. W sali, w której zostanie zorganizowana uroczysta kolacja zasiadana nie mogą znajdować się w niej filary i inne tego typu konstrukcje, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać kontakt gości podczas kolacji, np. przesłaniać widok gości, oddzielać gości między sobą/. Sala musi być klimatyzowana /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/oraz oświetlona. Kolacja zostanie zorganizowana w godzinach 19.00 - 24.00. 05.06.2014 - zapewnienie w jednym czasie, równocześnie 2sal konferencyjnych - każda dla 120 osób Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w: laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 06.06.2014 r. - zapewnienie: sali konferencyjnej dla 120 osób Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w: laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. Sale konferencyjne zostaną zarezerwowane dla Zamawiającego na wskazany czas. W dniu 02. 06. 2014 r. - w godzinach 16.00 - 24.00. W dniu 03. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 04. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 05. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 06. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00.Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania sal konferencyjnych w jednym obiekcie, znajdującym się w Łodzi, w centrum miasta. Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za dostosowanie sal do potrzeb konferencji /przestawienie mebli, ustawienie krzeseł, obsługa techniczno-informatyczna sprzętu, obsługa kelnerska itp./Zamawiający wskaże minimalną liczbę gości uczestniczących w poszczególnych konferencjach najpóźniej do dnia 10 maja 2014 roku, po tym dniu Zamawiający zastrzega sobie prawo jedynie do zwiększenia liczby gości. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za usługi gastronomiczne i hotelowe rzeczywistej liczby uczestników konferencji, zgodnie z ceną wskazaną w formularzu ofertowym. Zamawiający zastrzega sobie prawo zrezygnowania z jednej sali konferencyjnej w dniu 06. 06. 2014 r. bez żadnych konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej do dnia 30 kwietnia 2014 roku. W dniach 03 - 06. 06. 2014 r. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przerwy kawowej dla uczestników każdej z konferencji w godzinach podanych przez zamawiającego /każda przerwa kawowa będzie trwała nie dłużej niż 1 godzinę/ Przerwa kawowa w trakcie konferencji rozumiana jest jako ciągłe udostępnienie kawy, herbaty, mleka, cukru, cytryny, zimnych napojów /wody mineralnej, soków/, ciastek różnego rodzaju /minimum 4 rodzaje/ przed salą konferencyjną. Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie przerwy kawowej przygotowanie, obsługa kelnerska, zastawa nie jednorazowego użytku, jednolita biała lub ecru, sprzątanie). obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej i dostarczenia naczyń czystych oraz uzupełnienia na bieżąco braków w dostarczonym asortymencie /soki, woda, ciastka, kawa, herbata/. agendy konferencji organizowanych w dniach 03 - 06. 06. 2014 r. zostaną dostarczone Wykonawcy najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem pierwszej konferencji tj. przed 02. 06. 2014 r. Wykonawca zapewni 20 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników na terenie obiektu, w którym będzie odbywać się konferencja. ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników konferencji w dniach 03 - 06. 06. 2014 r., na terenie jednego obiektu, a wszystkie posiłki będą przygotowywane i serwowane w restauracji znajdującej się w obiekcie konferencyjnym. Przykładowe menu lunchu zostało opisane w załączniku do umowy. wykonawca zapewni obsługę techniczną, logistyczną i organizacyjną na potrzeby zorganizowania konferencji w dniach 02 - 06. 06 2014 r. Wykonawca zapewni na potrzeby konferencji obsługę recepcyjną gości w dniach 02 - 06. 06. 2014 r. Wykonawca zapewni sprzątanie sal konferencyjnych. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji /np. dotyczących pozostawania sali konferencyjnej w dyspozycji Zamawiającego, menu/. wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu i w dniu organizacji konferencji, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy wszystkie ustalenia z osobami zarządzającymi obiektem konferencyjnym zostały zapewnione. wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalenia szczegółów zorganizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wymagania dotyczące zorganizowania w dniu 02. 06. 2014 r. uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 500 osób oraz uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 200 osób znajdują się w siwz w załączniku do umowy. Wymagania dotyczące zorganizowania lunchy w pozostałe dni konferencji, znajdują się w siwz w załączniku do umowy. Zapewnienie usługi hotelarskiej - zapewnienie miejsc noclegowych dla 20 gości konferencji w dniach 01.06.2014 r. do 04.06.2014 r., wskazanych imiennie przez Zamawiającego, w pokojach jednoosobowych wraz z zapewnieniem bezpłatnych miejsc parkingowych.W cenę pokoju musi być włączone śniadanie w formie bufetu. Minimalna liczba gości korzystających z noclegu zostanie wskazana przez Zamawiającego najpóźniej do 10 maja 2014 roku. Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację zakwaterowania gości w hotelu. Wykonawca będzie zobowiązany do bezzwłocznego usunięcia usterek w pokojach hotelowych zgłaszanych przez gości w czasie ich pobytu lub w przypadku braku możliwości usunięcia usterki zakwaterowania w innym pokoju. Usterki powinny być usunięte, nie później niż do 6 godzin po dokonaniu ich zgłoszenia. Jeżeli zgłoszenie usterki nastąpi po godz. 22, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia innego pokoju o standardzie nie niższym niż pokój zajmowany przez gościa.Ogólne warunki współpracy Wykonawcy z Zamawiającym. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami upoważnionymi przez Zamawiającego. Przy realizacji zamówienia dopuszcza się możliwość porozumiewania za pomocą e-maila, faxu , ustalenia telefoniczne pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym muszą zostać natychmiast potwierdzone pisemnie lub elektronicznie.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin poszczególnych konferencji oraz serwisu gastronomicznego bez konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania minimalnej liczby uczestników konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku, ostatecznej liczby gości kolacji zasiadanej w dniu 02. 06. 2014 r. oraz kolacji zasiadanej w dniu 04. 06. 2014 roku najpóźniej do 10 maja 2014 roku. Po tym terminie może nastąpić jedynie zwiększenie liczby gości. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania minimalnej liczby gości korzystających z usługi hotelowej, najpóźniej do 10 maja 2014 roku. W związku z finansowaniem zamówienia z różnych źródeł /środki pochodzą m.in. z projektu współfinansowanego z Unii Europejskiej - ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego/, Wykonawca zobowiązany będzie przed wystawieniem faktury VAT skontaktować się z Zamawiającym.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 38833

Data publikacji: 2014-02-26

Nazwa:
Instytut Medycyny Pracy im. prof. dra med. Jerzego Nofera

Ulica: ul. Św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8

Numer domu: 8

Miejscowość: Łódź

Kod pocztowy: 91-348

Województwo / kraj: łódzkie

Numer telefonu: 42 6314533

Numer faxu: 42 6314573

Adres strony internetowej: www.imp.lodz.pl

Regon: 00028853800000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytut Badawczy

Inny rodzaj zamawiającego: Instytut Badawczy

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zorganizowanie konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku wraz z zapewnieniem obsługi i uroczystą zasiadaną kolacją dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji dla Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi w dniach 02 - 06.06.2014 r., zapewnienie obsługi podczas konferencji, zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej w dniu 02.06.2014 roku dla ok. 500 osób, zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej w dniu 04. 06. 2014 roku dla 200 osób oraz zapewnienie miejsc noclegowych dla 20 gości. Konferencja i miejsca noclegowe będą znajdować się w jednym obiekcie odpowiadającemu standardowi w hotelu co najmniej czterogwiazdkowym, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie /tekst jedn.Dz. U. 2006 r., Nr 22, poz. 169 z późn. zm./ Konferencja w dniach 02 - 06.06.2014 r. zostanie zorganizowana w jednym obiekcie konferencyjnym /hotel lub ośrodek konferencyjny/,zlokalizowanym w Łodzi, w centrum miasta. Zakres zamówienia obejmuje zapewnienie sal konferencyjnych w dniach 02 - 06.06.2014 roku. przygotowanych do przeprowadzenia konferencji oraz kompleksowej obsługi restauracyjnej. 02.06.2014 r. - zapewnienie sali konferencyjnej dla minimum 500 osób z możliwością zorganizowania w niej uroczystej kolacji zasiadanej również dla ok. 500 osób. Kolację należy przygotować na sali w czasie 90 min. po zakończeniu obrad konferencji. Zamawiający dopuszcza prowadzenie konferencji przy nakrytych stołach.Wymagania dotyczące sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby konferencji.Sala z dostępem do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. Z uwagi na konieczność zorganizowania w sali uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 500 osób nie mogą znajdować się w niej filary i inne tego typu konstrukcje, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać kontakt gości podczas kolacji, np. przesłaniać widok gości, oddzielać gości między sobą/. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/03.06.2014 r. - zapewnienie sali konferencyjnej dla 250 osób Wymagania dotyczące sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby konferencji. Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 04.06.2014 r. - zapewnienie w jednym czasie, równocześnie 2 sal konferencyjnych dla 120 osób każda i trzech sal konferencyjnych dla 65 osób każda Wymagania dotyczące sal konferencyjnych Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 04.06.2014 zorganizowanie uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 200 osób. W sali, w której zostanie zorganizowana uroczysta kolacja zasiadana nie mogą znajdować się w niej filary i inne tego typu konstrukcje, które w jakikolwiek sposób mogłyby utrudniać kontakt gości podczas kolacji, np. przesłaniać widok gości, oddzielać gości między sobą/. Sala musi być klimatyzowana /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/oraz oświetlona. Kolacja zostanie zorganizowana w godzinach 19.00 - 24.00. 05.06.2014 - zapewnienie w jednym czasie, równocześnie 2sal konferencyjnych - każda dla 120 osób Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w: laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. 06.06.2014 r. - zapewnienie: sali konferencyjnej dla 120 osób Ustawienie krzeseł teatralne. Zapewnienie nagłośnienia /mikrofony, głośniki/ wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji. Stół prezydialny dla osób prowadzących konferencję, wygłaszających referaty. Wyposażenie sali w: laptop, rzutnik, ekran do rzutnika, flipchart. Oświetlenie. Klimatyzacja /za salę klimatyzowaną nie uważa się sali, do której wniesiono klimatyzatory/ W przypadku dostępu do światła dziennego, okna wyposażone w rolety/żaluzje itp. Sale konferencyjne zostaną zarezerwowane dla Zamawiającego na wskazany czas. W dniu 02. 06. 2014 r. - w godzinach 16.00 - 24.00. W dniu 03. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 04. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 05. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00. W dniu 06. 06. 2014 r. - w godzinach 07.00 - 20.00.Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania sal konferencyjnych w jednym obiekcie, znajdującym się w Łodzi, w centrum miasta. Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za dostosowanie sal do potrzeb konferencji /przestawienie mebli, ustawienie krzeseł, obsługa techniczno-informatyczna sprzętu, obsługa kelnerska itp./Zamawiający wskaże minimalną liczbę gości uczestniczących w poszczególnych konferencjach najpóźniej do dnia 10 maja 2014 roku, po tym dniu Zamawiający zastrzega sobie prawo jedynie do zwiększenia liczby gości. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za usługi gastronomiczne i hotelowe rzeczywistej liczby uczestników konferencji, zgodnie z ceną wskazaną w formularzu ofertowym. Zamawiający zastrzega sobie prawo zrezygnowania z jednej sali konferencyjnej w dniu 06. 06. 2014 r. bez żadnych konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej do dnia 30 kwietnia 2014 roku. W dniach 03 - 06. 06. 2014 r. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przerwy kawowej dla uczestników każdej z konferencji w godzinach podanych przez zamawiającego /każda przerwa kawowa będzie trwała nie dłużej niż 1 godzinę/ Przerwa kawowa w trakcie konferencji rozumiana jest jako ciągłe udostępnienie kawy, herbaty, mleka, cukru, cytryny, zimnych napojów /wody mineralnej, soków/, ciastek różnego rodzaju /minimum 4 rodzaje/ przed salą konferencyjną. Wykonawca będzie w całości odpowiedzialny za serwis gastronomiczny w trakcie przerwy kawowej przygotowanie, obsługa kelnerska, zastawa nie jednorazowego użytku, jednolita biała lub ecru, sprzątanie). obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej i dostarczenia naczyń czystych oraz uzupełnienia na bieżąco braków w dostarczonym asortymencie /soki, woda, ciastka, kawa, herbata/. agendy konferencji organizowanych w dniach 03 - 06. 06. 2014 r. zostaną dostarczone Wykonawcy najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem pierwszej konferencji tj. przed 02. 06. 2014 r. Wykonawca zapewni 20 bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników na terenie obiektu, w którym będzie odbywać się konferencja. ze względów organizacyjnych Wykonawca zapewni wyżywienie dla uczestników konferencji w dniach 03 - 06. 06. 2014 r., na terenie jednego obiektu, a wszystkie posiłki będą przygotowywane i serwowane w restauracji znajdującej się w obiekcie konferencyjnym. Przykładowe menu lunchu zostało opisane w załączniku do umowy. wykonawca zapewni obsługę techniczną, logistyczną i organizacyjną na potrzeby zorganizowania konferencji w dniach 02 - 06. 06 2014 r. Wykonawca zapewni na potrzeby konferencji obsługę recepcyjną gości w dniach 02 - 06. 06. 2014 r. Wykonawca zapewni sprzątanie sal konferencyjnych. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji /np. dotyczących pozostawania sali konferencyjnej w dyspozycji Zamawiającego, menu/. wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu i w dniu organizacji konferencji, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy wszystkie ustalenia z osobami zarządzającymi obiektem konferencyjnym zostały zapewnione. wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalenia szczegółów zorganizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do zaproponowanych przez Wykonawcę zmian. Wymagania dotyczące zorganizowania w dniu 02. 06. 2014 r. uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 500 osób oraz uroczystej kolacji zasiadanej dla ok. 200 osób znajdują się w siwz w załączniku do umowy. Wymagania dotyczące zorganizowania lunchy w pozostałe dni konferencji, znajdują się w siwz w załączniku do umowy. Zapewnienie usługi hotelarskiej - zapewnienie miejsc noclegowych dla 20 gości konferencji w dniach 01.06.2014 r. do 04.06.2014 r., wskazanych imiennie przez Zamawiającego, w pokojach jednoosobowych wraz z zapewnieniem bezpłatnych miejsc parkingowych.W cenę pokoju musi być włączone śniadanie w formie bufetu. Minimalna liczba gości korzystających z noclegu zostanie wskazana przez Zamawiającego najpóźniej do 10 maja 2014 roku. Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację zakwaterowania gości w hotelu. Wykonawca będzie zobowiązany do bezzwłocznego usunięcia usterek w pokojach hotelowych zgłaszanych przez gości w czasie ich pobytu lub w przypadku braku możliwości usunięcia usterki zakwaterowania w innym pokoju. Usterki powinny być usunięte, nie później niż do 6 godzin po dokonaniu ich zgłoszenia. Jeżeli zgłoszenie usterki nastąpi po godz. 22, Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia innego pokoju o standardzie nie niższym niż pokój zajmowany przez gościa.Ogólne warunki współpracy Wykonawcy z Zamawiającym. Wykonawca w trakcie realizacji zamówienia będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami upoważnionymi przez Zamawiającego. Przy realizacji zamówienia dopuszcza się możliwość porozumiewania za pomocą e-maila, faxu , ustalenia telefoniczne pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym muszą zostać natychmiast potwierdzone pisemnie lub elektronicznie.Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin poszczególnych konferencji oraz serwisu gastronomicznego bez konsekwencji prawno-finansowych dla Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania minimalnej liczby uczestników konferencji w dniach 02 - 06. 06. 2014 roku, ostatecznej liczby gości kolacji zasiadanej w dniu 02. 06. 2014 r. oraz kolacji zasiadanej w dniu 04. 06. 2014 roku najpóźniej do 10 maja 2014 roku. Po tym terminie może nastąpić jedynie zwiększenie liczby gości. Zamawiający zastrzega sobie prawo wskazania minimalnej liczby gości korzystających z usługi hotelowej, najpóźniej do 10 maja 2014 roku. W związku z finansowaniem zamówienia z różnych źródeł /środki pochodzą m.in. z projektu współfinansowanego z Unii Europejskiej - ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego/, Wykonawca zobowiązany będzie przed wystawieniem faktury VAT skontaktować się z Zamawiającym.

Kody CPV:
553000003 (Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
551000001 (Usługi hotelarskie)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
553100006 (Restauracyjne usługi kelnerskie)

Kod CPV piątej częsci zamówienia:
553120000 (Ogólne restauracyjne usługi kelnerskie)

Kod CPV szóstej częsci zamówienia:
553200009 (Usługi podawania posiłków)

Kod CPV siódmej częsci zamówienia:
551100004 (Hotelarskie usługi noclegowe)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

data_roz: 02/06/2014

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Zaliczka: Nie

Uprawnienia: oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

Wiedza i doświadczenie: oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

Potencjał techniczny: oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia: oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

Sytuacja ekonomiczna: oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust. 1

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.imp.lodz.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Instytut Medycyny Pracy w Łodzi ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8; 91-348 Łódź

Data składania wniosków, ofert: 06/03/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Instytut Medycyny Pracy w Łodzi ul. św. Teresy od Dzieciątka Jezus 8; 91-348 Łódź Kancelaria Główna pok. 81

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi