46231 / 2012-02-27 - Administracja samorządowa / Burmistrz Leśnicy (Leśnica)

Zarządzania projektem pn. Urząd na piątkę z plusem

Opis zamówienia

4.2.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem
pn.Urząd na piątkę z plusem Nr wniosku KSI POKL05.02.01-00-007/11 współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitała Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, realizowane przez koordynatora projektu, specjalistę ds. obsługi biura projektu, rekrutacji i sprawozdawczości PEFS oraz specjalistę ds. promocji, monitoringu
i ewaluacji.
4.3.Projekt, którym zarządzać będzie wykonawca, składa się z następujących zadań:
a)Szkolenia służące podniesieniu jakości prawa stanowionego przez JST dla 20 uczestników;
b)Utworzenie biura obsługi klientów (BOK);
c)Opracowanie i wdrożenie informatycznego systemu do zarządzania kartami informacyjnymi oraz miejskiego informatora SMS w Urzędzie Miejskim
w Leśnicy;
d)Wdrożenie usługi zakładania działalności gospodarczej za pośrednictwem platformy ePUAP;
e)Opracowanie i wdrożenie platformy informatycznej współpracy NGO z JST;
f)Szkolenia miękkie podnoszące jakość obsługi klientów przez JST dla 32 BO;
g)Kurs ECDL dla 30 BO;
h)Kurs Rachunkowość i Podatki w JST dla 20 BO.
4.4.Zadania koordynatora projektu polegać będą na kierowaniu wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i finansowego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, tj.:
a)Koordynowanie działań projektowych;
b)Kierowanie projektem w formie nadzoru merytorycznego, finansowego
i technicznego zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym, harmonogramem realizacji projektu oraz przepisami krajowymi
i Unii Europejskiej;
c)Przygotowywanie niezbędnych dokumentów umożliwiających właściwą realizację projektu, w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych;
d)Osiągnięcie założonych w projekcie rezultatów i wskaźników;
e)Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu;
f)Koordynacja prac osób realizujących projekt i pomoc w podejmowaniu decyzji przez Zleceniodawcę w zakresie objętym przedmiotem umowy;
g)Monitorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu oraz informowanie zleceniodawcy o wynikach monitoringu;
h)Utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunem projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach
w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających
z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów;
i)Przygotowywanie korespondencji związanej z projektem dla Instytucji Pośredniczącej;
j)Obecność oraz aktywne uczestnictwo podczas kontroli projektu (również po zakończeniu realizacji projektu);
k)Kontrola wydatkowania środków, w szczególności zatwierdzanie faktur
i rachunków do wypłaty pod kątem merytorycznej zgodności z projektem;
l)Terminowe i bezbłędne (bieżące oraz końcowe) rozliczenie projektu;
m) Dokonywanie innych czynności przypisanych do kompetencji Koordynatora.
Szacowany czas realizacji usługi koordynatora projektu 60 godzin miesięcznie.
4.5.Zadania specjalisty ds. obsługi biura projektu, rekrutacji i sprawozdawczości PEFS polegać będą na:
a)Prowadzeniu biura projektu w szczególności prawidłowe archiwizowanie dokumentacji projektu, prowadzenie księgi kancelaryjnej pism przychodzących
i wychodzących z projektu,
b)Przeprowadzeniu rekrutacji uczestników projektu;
c)Przygotowaniu dokumentów rekrutacyjnych;
d)Ustalanie terminów poszczególnych szkoleń;
e)Sporządzaniu sprawozdań PEFS;
f)Obsłudze administracyjno-technicznej szkoleń realizowanych w ramach projektu.
Szacowany czas realizacji usługi specjalisty ds. obsługi biura projektu, rekrutacji
i sprawozdawczości PEFS 64 godziny miesięcznie.
4.6.Zadania specjalisty ds. promocji, monitoringu i ewaluacji polegać będą na:
a)Przygotowanie i opracowanie ankiet ewaluacyjnych;
b)Bieżący monitoring osiągniętych rezultatów twardych i miękkich oraz produktów;
c)Przeprowadzenie ankiet monitorujących wśród uczestników poszczególnych szkoleń;
d)Prowadzenie bieżącej promocji projektu;
e)Dystrybucja materiałów promocyjnych w trakcie prowadzonych szkoleń;
f)Dbanie o prawidłowe oznakowanie pomieszczeń/budynków, w których realizowanych jest projekt
g)Przygotowanie aktualnych informacji/artykułów do prasy lokalnej o realizowanym projekcie.
Szacowany czas realizacji usługi specjalisty ds. promocji, monitoringu i ewaluacji to 40 godzin miesięcznie.
4.7.Zadania o których mowa powyżej będą świadczone nieprzerwanie przez cały okres realizacji projektu. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
a)Świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosownymi przy usługach zarządzania;
b)Świadczenie usług w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;
c)Poszanowania praw pracowniczych;
d)Stosowanie się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego;
e)Przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych i informacji niejawnych;
f)Udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego.
4.8.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił do realizacji zamówienia osoby na stałe przypisane do projektu. Ich zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, takich jak śmierć, długotrwała choroba, rozwiązanie stosunku pracy lub innej umowy, innych przypadkach uniemożliwiających pełnienie usługi.
4.9.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca stawiał się w siedzibie Zamawiającego
w nagłych wypadkach w ciągu maksymalnie 4 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego.
4.10.Wykonawca zobowiązany będzie dojeżdżać do siedziby Zamawiającego i w razie konieczności do instytucji dofinansowującej we własnym zakresie i na własny koszt.
4.11.Wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu kompletną dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez Wykonawcę. Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania (złożenia).
4.12.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 46231

Data publikacji: 2012-02-27

Nazwa: Burmistrz Leśnicy

Ulica: ul. 1-go Maja 9

Numer domu: 9

Miejscowość: Leśnica

Kod pocztowy: 47-150

Województwo / kraj: opolskie

Numer telefonu: 77 4615281

Regon: 53141333700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zarządzania projektem pn. Urząd na piątkę z plusem

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
4.2.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem
pn.Urząd na piątkę z plusem Nr wniosku KSI POKL05.02.01-00-007/11 współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitała Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej, realizowane przez koordynatora projektu, specjalistę ds. obsługi biura projektu, rekrutacji i sprawozdawczości PEFS oraz specjalistę ds. promocji, monitoringu
i ewaluacji.
4.3.Projekt, którym zarządzać będzie wykonawca, składa się z następujących zadań:
a)Szkolenia służące podniesieniu jakości prawa stanowionego przez JST dla 20 uczestników;
b)Utworzenie biura obsługi klientów (BOK);
c)Opracowanie i wdrożenie informatycznego systemu do zarządzania kartami informacyjnymi oraz miejskiego informatora SMS w Urzędzie Miejskim
w Leśnicy;
d)Wdrożenie usługi zakładania działalności gospodarczej za pośrednictwem platformy ePUAP;
e)Opracowanie i wdrożenie platformy informatycznej współpracy NGO z JST;
f)Szkolenia miękkie podnoszące jakość obsługi klientów przez JST dla 32 BO;
g)Kurs ECDL dla 30 BO;
h)Kurs Rachunkowość i Podatki w JST dla 20 BO.
4.4.Zadania koordynatora projektu polegać będą na kierowaniu wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i finansowego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, tj.:
a)Koordynowanie działań projektowych;
b)Kierowanie projektem w formie nadzoru merytorycznego, finansowego
i technicznego zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym, harmonogramem realizacji projektu oraz przepisami krajowymi
i Unii Europejskiej;
c)Przygotowywanie niezbędnych dokumentów umożliwiających właściwą realizację projektu, w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych;
d)Osiągnięcie założonych w projekcie rezultatów i wskaźników;
e)Kierowanie bieżącymi sprawami związanymi z realizacją projektu;
f)Koordynacja prac osób realizujących projekt i pomoc w podejmowaniu decyzji przez Zleceniodawcę w zakresie objętym przedmiotem umowy;
g)Monitorowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu oraz informowanie zleceniodawcy o wynikach monitoringu;
h)Utrzymywanie stałych kontaktów z opiekunem projektu w Instytucji Pośredniczącej, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach
w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających
z realizacji umowy, procedur, standardów, instrukcji do sprawozdań oraz innych obowiązujących dokumentów;
i)Przygotowywanie korespondencji związanej z projektem dla Instytucji Pośredniczącej;
j)Obecność oraz aktywne uczestnictwo podczas kontroli projektu (również po zakończeniu realizacji projektu);
k)Kontrola wydatkowania środków, w szczególności zatwierdzanie faktur
i rachunków do wypłaty pod kątem merytorycznej zgodności z projektem;
l)Terminowe i bezbłędne (bieżące oraz końcowe) rozliczenie projektu;
m) Dokonywanie innych czynności przypisanych do kompetencji Koordynatora.
Szacowany czas realizacji usługi koordynatora projektu 60 godzin miesięcznie.
4.5.Zadania specjalisty ds. obsługi biura projektu, rekrutacji i sprawozdawczości PEFS polegać będą na:
a)Prowadzeniu biura projektu w szczególności prawidłowe archiwizowanie dokumentacji projektu, prowadzenie księgi kancelaryjnej pism przychodzących
i wychodzących z projektu,
b)Przeprowadzeniu rekrutacji uczestników projektu;
c)Przygotowaniu dokumentów rekrutacyjnych;
d)Ustalanie terminów poszczególnych szkoleń;
e)Sporządzaniu sprawozdań PEFS;
f)Obsłudze administracyjno-technicznej szkoleń realizowanych w ramach projektu.
Szacowany czas realizacji usługi specjalisty ds. obsługi biura projektu, rekrutacji
i sprawozdawczości PEFS 64 godziny miesięcznie.
4.6.Zadania specjalisty ds. promocji, monitoringu i ewaluacji polegać będą na:
a)Przygotowanie i opracowanie ankiet ewaluacyjnych;
b)Bieżący monitoring osiągniętych rezultatów twardych i miękkich oraz produktów;
c)Przeprowadzenie ankiet monitorujących wśród uczestników poszczególnych szkoleń;
d)Prowadzenie bieżącej promocji projektu;
e)Dystrybucja materiałów promocyjnych w trakcie prowadzonych szkoleń;
f)Dbanie o prawidłowe oznakowanie pomieszczeń/budynków, w których realizowanych jest projekt
g)Przygotowanie aktualnych informacji/artykułów do prasy lokalnej o realizowanym projekcie.
Szacowany czas realizacji usługi specjalisty ds. promocji, monitoringu i ewaluacji to 40 godzin miesięcznie.
4.7.Zadania o których mowa powyżej będą świadczone nieprzerwanie przez cały okres realizacji projektu. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
a)Świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosownymi przy usługach zarządzania;
b)Świadczenie usług w oparciu o obowiązujące przepisy prawa;
c)Poszanowania praw pracowniczych;
d)Stosowanie się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego;
e)Przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych i informacji niejawnych;
f)Udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego.
4.8.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił do realizacji zamówienia osoby na stałe przypisane do projektu. Ich zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, takich jak śmierć, długotrwała choroba, rozwiązanie stosunku pracy lub innej umowy, innych przypadkach uniemożliwiających pełnienie usługi.
4.9.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca stawiał się w siedzibie Zamawiającego
w nagłych wypadkach w ciągu maksymalnie 4 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego.
4.10.Wykonawca zobowiązany będzie dojeżdżać do siedziby Zamawiającego i w razie konieczności do instytucji dofinansowującej we własnym zakresie i na własny koszt.
4.11.Wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu kompletną dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez Wykonawcę. Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania (złożenia).
4.12.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji.

Kody CPV:
794200004 (Usługi związane z zarządzaniem)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
794100001 (Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 30/06/2014

Informacja na temat wadium: 3000

Zaliczka: Nie

Uprawnienia: dołączyć koncesję, zezwolenie lub licencję;

Wiedza i doświadczenie:
wykonał co najmniej 2 zamówienia polegające na zarządzaniu projektem o wartości co najmniej 1,4 mln zł każde, dofinansowane ze środków Unii Europejskiej,

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
-przynajmniej 1 osobą będącą koordynatorem projektu - posiadającą wykształcenie wyższe magisterskie w zakresie prawa, ekonomii lub administracji, posiadającą doświadczenie w kierowaniu co najmniej dwoma projektami dofinansowanymi ze środków Unii Europejskiej,
-przynajmniej 1 osobą będącą specjalistą ds. obsługi biura projektu, rekrutacji i sprawozdawczości PEFS - posiadającą wykształcenie wyższe w zakresie prawa, ekonomii, administracji lub europeistyki, posiadającą co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w instytucjach/działach zajmujących się obsługą projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej,
-przynajmniej 1 osobą będącą specjalistą ds. promocji, monitoringu
i ewaluacji - posiadającą wykształcenie wyższe w zakresie prawa, ekonomii, administracji lub europeistyki, posiadającą co najmniej roczne doświadczenie zawodowe,

Oświadczenie nr 1: Tak

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 7: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 5: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
16.2.Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:
1) zmiany organizacji prawnej Wykonawcy,
2) uzasadnionej zmiany osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia na inne legitymujące się co najmniej równoważnymi kwalifikacjami zawodowymi, doświadczeniem i wykształceniem, które wymagane były przez Zamawiającego w ogłoszeniu i SIWZ,
3) zmiany umowy o dofinansowanie projektu,
4) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących PO KL 2007-2013 lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej,
5) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem przesunięcia terminu realizacji projektu związanymi z wystąpieniem okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy.
Zmiana postanowień umowy, o których mowa w ustępie 2 może nastąpić w okresie obowiązywania umowy, na podstawie uzasadnionego, pisemnego wystąpienia jednej ze stron niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności powodujących zmianę umowy.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.lesnica.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
strona internetowa do pobrania bezpłatnie.SIWZ można również kupić po uprzednim zamówieniu w Urzędzie Miejskim w Leśnicy ul. 1 Maja 9 pok. 116 w cenie 15 zł + opłata kuriera.

Data składania wniosków, ofert: 06/03/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:30

Miejsce składania:
Urząd Miejski w Leśnicy ul. 1 Maja 9 pok.116 (I piętro prawe skrzydło).

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zadania współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitała Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1.

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi