135833 / 2011-05-12 - Uczelnia publiczna / Akademia Górniczo - Hutnicza im. Stanisława Staszica (Kraków)

Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej

Opis zamówienia

Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej.
Audyt dotyczyć będzie projektu strategicznego: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej finansowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w ramach strategicznego programu badań naukowych i prac rozwojowych: Zaawansowane technologie pozyskiwania energii.
Całkowita wartość projektu 80 mln zł.
Wartość finansowa projektu w okresie audytowanym: 4 607 758 zł
Ilość dokumentów (operacji) księgowych podlegających badaniu: około 500 (to liczba szacunkowa, która może ulec zmianie)

Całość działań opierać się będzie o tzw. dokumenty projektowe do których zaliczane są między innymi:
- Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami,
- Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami,
- Umowa Konsorcjum: Zgazowanie węgla,
- przyjęte Aneksy do Umowy o dofinansowanie,
- Katalog kosztów kwalifikowalnych,
- Wniosek o płatność,
- Raport roczny.
Audyt dotyczy części projektu realizowanej przez Akademie Górniczo-Hutniczą im. Stanisława Staszica w Krakowie - Lidera projektu. W ramach AGH Jednostki realizujące projekt to:
- Wydział Górnictwa i Geoinżynierii AGH,
- Wydział Energetyki i Paliw AGH,
- Wydział Zarządzania AGH,
- Centrum Transferu Technologii AGH, gdzie umiejscowione jest Biuro Wsparcia Projektu.

W ramach audytu zamawiający wymaga podjęcia następujących działań:
1. Analiza dokumentacji projektu pod kątem sposobu archiwizacji dokumentów.
Ocena regulacji wewnętrznych u Zamawiającego oraz stosowanej praktyki
w zakresie archiwizacji dokumentów, w tym m. in. finansowych sprawdzenie zgodności i wymagalności w stosunku do wymagań stawianych przez dokumenty projektowe. Ocena dotyczyć ma głównie sposobu przechowywania dokumentacji oraz sposobu oznaczenia dokumentacji.

2. Ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków.
Dokonanie oceny wydatków ujętych w sprawozdaniach, wnioskach o płatność, pod kątem kwalifikowalności zgodnie z dokumentami projektowymi. Wymaga się przeprowadzenia pełnego badania dotyczącego wszystkich kosztów w sprawozdaniach i wnioskach o płatność oraz fakturach i rachunkach uzyskanych do dnia audytu.

3. Ocena sposobu dokumentowania wydatków i ujęcia na wyodrębnionym rachunku bankowym.
Analiza wszystkich dokumentów źródłowych poświadczających poniesienie wydatków pod kątem zgodności z dokumentami projektowymi oraz sprawdzenie czy zawierają wszystkie niezbędne elementy dla dowodów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i innymi ogólnie obowiązującymi aktami prawa. Ponadto sprawdzenie czy wydatki te zostały opłacone z wyodrębnionego rachunku bankowego poprzez sprawdzenie czy znajdują się na wyciągach bankowych tego rachunku.

4. Sprawdzenie zgodności kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne.

Porównanie wniosku o płatność z zapisami księgowymi Zamawiającego, poprzez sprawdzenie poszczególnych pozycji wydatków ujętych we wniosku o płatność z poszczególnymi pozycjami na kontach kosztowych oraz na koncie księgowym rachunku bankowego.

5. Zbadanie zgodności sposobu prowadzenia działań promocyjnych i ich dokumentacji z wymogami umowy o dofinansowanie oraz umowy konsorcjum.

6. Zbadanie poprawności zawierania umów cywilno-prawnych oraz umów o stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji projektowej oraz ogólnie obowiązujących aktów prawnych.

7. Zbadanie poprawności stosowanych procedur przetargowych w tym zawierania umów w odniesieniu do umowy o dofinansowanie oraz Ustawy Prawo Zamówień publicznych.
Na podstawie procedur przetargowych obowiązujących w Jednostce oraz dokumentacji przetargowej prowadzonych i zakończonych postepowań należy ocenić poprawność stosowanych procedur pod względem ich zgodności z dokumentami projektowymi. Należy również sprawdzić poprawność wydatkowania środków wynikających z art. 4.8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych w odniesieniu do umowy o dofinansowanie.

8. Zbadanie poprawności rozliczania dotacji Zamawiającego.
Na podstawie analizy przedstawionych dokumentów finansowo-księgowych, dokonanych rozliczeń dotacji Zamawiającego pod kątem zgodności z dokumentacja projektową audytorzy winni wydać opinię na temat poprawności rozliczenia dotacji Zamawiającego.
W przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu, niedopatrzenia czy nieprawidłowości w sposobach realizacji projektu, sporządzona zostanie przez audytorów analiza konsekwencji finansowych i prawnych takiego błędu wraz z możliwymi sposobami usunięcia stwierdzonego błędu.
Audyt winien zostać przeprowadzony w terminie miedzy 11 a 22 lipca 2011 roku.
Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego:
a) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego zawierającego wnioski z audytowanego projektu, które w przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu, niedopatrzenia czy nieprawidłowości w sposobach realizacji projektu, zostaną opisane przez audytorów w analizie konsekwencji finansowych i prawnych takiego błędu wraz z możliwymi sposobami usunięcia stwierdzonego błędu.
b) W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca winien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię dla 8 obszarów zawartych w specyfikacji oraz harmonogram przeprowadzenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego wpływu na metodologie audytu (np. w przypadku zbyt ogólnego potraktowania audytowanych obszarów).
c) Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu zostanie przedłożony przez Wykonawcę nie później niż w terminie 4 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem audytu. Powyższy dokument po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu.
d) Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego opracowanej w języku polskim. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu.
e) Zamawiający ma 1 dzień kalendarzowy na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 2-ch dni 2-ch egzemplarzy ostatecznej wersji raportu końcowego w polskiej wersji językowej w formie drukowanej oraz w wersji elektronicznej.
f) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli i oceny realizacji audytu na każdym jego etapie.
Usługa audytu będzie przeprowadzona na terenie AGH, w godzinach pomiędzy 8:00 a 15:00.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 135833

Data publikacji: 2011-05-12

Nazwa:
Akademia Górniczo - Hutnicza im. Stanisława Staszica

Ulica: Al. Mickiewicza 30

Numer domu: 30

Miejscowość: Kraków

Kod pocztowy: 30-059

Województwo / kraj: małopolskie

Numer telefonu: 012 6173595

Numer faxu: (012) 6173595, 6173363

Adres strony internetowej: www.dzp.agh.edu.pl

Regon: 00000157700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Uczelnia publiczna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przeprowadzenie audytu w projekcie finansowanym ze środków NCBiR: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej.
Audyt dotyczyć będzie projektu strategicznego: Opracowanie technologii zgazowania węgla dla wysokoefektywnej produkcji paliw i energii elektrycznej finansowanego przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w ramach strategicznego programu badań naukowych i prac rozwojowych: Zaawansowane technologie pozyskiwania energii.
Całkowita wartość projektu 80 mln zł.
Wartość finansowa projektu w okresie audytowanym: 4 607 758 zł
Ilość dokumentów (operacji) księgowych podlegających badaniu: około 500 (to liczba szacunkowa, która może ulec zmianie)

Całość działań opierać się będzie o tzw. dokumenty projektowe do których zaliczane są między innymi:
- Wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami,
- Umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami,
- Umowa Konsorcjum: Zgazowanie węgla,
- przyjęte Aneksy do Umowy o dofinansowanie,
- Katalog kosztów kwalifikowalnych,
- Wniosek o płatność,
- Raport roczny.
Audyt dotyczy części projektu realizowanej przez Akademie Górniczo-Hutniczą im. Stanisława Staszica w Krakowie - Lidera projektu. W ramach AGH Jednostki realizujące projekt to:
- Wydział Górnictwa i Geoinżynierii AGH,
- Wydział Energetyki i Paliw AGH,
- Wydział Zarządzania AGH,
- Centrum Transferu Technologii AGH, gdzie umiejscowione jest Biuro Wsparcia Projektu.

W ramach audytu zamawiający wymaga podjęcia następujących działań:
1. Analiza dokumentacji projektu pod kątem sposobu archiwizacji dokumentów.
Ocena regulacji wewnętrznych u Zamawiającego oraz stosowanej praktyki
w zakresie archiwizacji dokumentów, w tym m. in. finansowych sprawdzenie zgodności i wymagalności w stosunku do wymagań stawianych przez dokumenty projektowe. Ocena dotyczyć ma głównie sposobu przechowywania dokumentacji oraz sposobu oznaczenia dokumentacji.

2. Ocena kwalifikowalności poniesionych wydatków.
Dokonanie oceny wydatków ujętych w sprawozdaniach, wnioskach o płatność, pod kątem kwalifikowalności zgodnie z dokumentami projektowymi. Wymaga się przeprowadzenia pełnego badania dotyczącego wszystkich kosztów w sprawozdaniach i wnioskach o płatność oraz fakturach i rachunkach uzyskanych do dnia audytu.

3. Ocena sposobu dokumentowania wydatków i ujęcia na wyodrębnionym rachunku bankowym.
Analiza wszystkich dokumentów źródłowych poświadczających poniesienie wydatków pod kątem zgodności z dokumentami projektowymi oraz sprawdzenie czy zawierają wszystkie niezbędne elementy dla dowodów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i innymi ogólnie obowiązującymi aktami prawa. Ponadto sprawdzenie czy wydatki te zostały opłacone z wyodrębnionego rachunku bankowego poprzez sprawdzenie czy znajdują się na wyciągach bankowych tego rachunku.

4. Sprawdzenie zgodności kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne.

Porównanie wniosku o płatność z zapisami księgowymi Zamawiającego, poprzez sprawdzenie poszczególnych pozycji wydatków ujętych we wniosku o płatność z poszczególnymi pozycjami na kontach kosztowych oraz na koncie księgowym rachunku bankowego.

5. Zbadanie zgodności sposobu prowadzenia działań promocyjnych i ich dokumentacji z wymogami umowy o dofinansowanie oraz umowy konsorcjum.

6. Zbadanie poprawności zawierania umów cywilno-prawnych oraz umów o stosunku pracy w odniesieniu do dokumentacji projektowej oraz ogólnie obowiązujących aktów prawnych.

7. Zbadanie poprawności stosowanych procedur przetargowych w tym zawierania umów w odniesieniu do umowy o dofinansowanie oraz Ustawy Prawo Zamówień publicznych.
Na podstawie procedur przetargowych obowiązujących w Jednostce oraz dokumentacji przetargowej prowadzonych i zakończonych postepowań należy ocenić poprawność stosowanych procedur pod względem ich zgodności z dokumentami projektowymi. Należy również sprawdzić poprawność wydatkowania środków wynikających z art. 4.8 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych w odniesieniu do umowy o dofinansowanie.

8. Zbadanie poprawności rozliczania dotacji Zamawiającego.
Na podstawie analizy przedstawionych dokumentów finansowo-księgowych, dokonanych rozliczeń dotacji Zamawiającego pod kątem zgodności z dokumentacja projektową audytorzy winni wydać opinię na temat poprawności rozliczenia dotacji Zamawiającego.
W przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu, niedopatrzenia czy nieprawidłowości w sposobach realizacji projektu, sporządzona zostanie przez audytorów analiza konsekwencji finansowych i prawnych takiego błędu wraz z możliwymi sposobami usunięcia stwierdzonego błędu.
Audyt winien zostać przeprowadzony w terminie miedzy 11 a 22 lipca 2011 roku.
Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego:
a) Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego zawierającego wnioski z audytowanego projektu, które w przypadku wykrycia jakiegokolwiek błędu, niedopatrzenia czy nieprawidłowości w sposobach realizacji projektu, zostaną opisane przez audytorów w analizie konsekwencji finansowych i prawnych takiego błędu wraz z możliwymi sposobami usunięcia stwierdzonego błędu.
b) W pierwszej fazie realizacji zamówienia, po zapoznaniu się z dostępną dokumentacją oraz po spotkaniu z Zamawiającym, Wykonawca winien przygotować szczegółowy plan przeprowadzenia audytu, który w szczegółowy sposób opisywać będzie metodologię dla 8 obszarów zawartych w specyfikacji oraz harmonogram przeprowadzenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnego wpływu na metodologie audytu (np. w przypadku zbyt ogólnego potraktowania audytowanych obszarów).
c) Szczegółowy plan przeprowadzenia audytu zostanie przedłożony przez Wykonawcę nie później niż w terminie 4 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem audytu. Powyższy dokument po ostatecznym zatwierdzeniu przez Zamawiającego będzie podstawą do rozpoczęcia procesu audytu.
d) Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zebranych danych, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego opracowanej w języku polskim. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu.
e) Zamawiający ma 1 dzień kalendarzowy na zapoznanie się z raportem oraz zgłoszenie ewentualnych uwag. W przypadku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego, Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozpatrzenia i złożenia w ciągu 2-ch dni 2-ch egzemplarzy ostatecznej wersji raportu końcowego w polskiej wersji językowej w formie drukowanej oraz w wersji elektronicznej.
f) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli i oceny realizacji audytu na każdym jego etapie.
Usługa audytu będzie przeprowadzona na terenie AGH, w godzinach pomiędzy 8:00 a 15:00.

Kody CPV:
792120003 (Usługi audytu)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 22/07/2011

Informacja na temat wadium: W niniejszym postępowaniu wadium nie obowiązuje

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Działalność prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnień.

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawcy winni udokumentować posiadanie wiedzy i doświadczenia poprzez wykazanie, że w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizowali co najmniej 2 zamówienia obejmujące przeprowadzenie audytu projektów finansowanych ze środków publicznych w jednostkach sektora finansów publicznych o wartości projektu nie mniejszej niż 30.000.000,00 PLN brutto każdy, odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot niniejszego postępowania, z podaniem ich wartości, dat wykonania oraz odbiorców z załączeniem dokumentów potwierdzających, że prace te zostały wykonane należycie.
Za odpowiadające swoim rodzajem Zamawiający uzna zamówienia, które:
a) polegały na przeprowadzeniu audytów projektów finansowanych ze środków publicznych,
b) obejmowały weryfikację co najmniej zgodności realizacji projektu z postanowieniami umowy w zakresie finansowym tj. kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach realizacji umowy oraz terminowości i prawidłowości rozliczenia umowy,
c) były wykonane przez podmiot zewnętrzny w stosunku do podmiotu audytowanego oraz zlecającego realizację audytu.

Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty wykazu usług (zał. nr 4) + dokumenty potwierdzające należyte wykonanie, metodą spełnia/nie spełnia

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, metodą spełnia/nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
a) Wykonawca powinien dysponować co najmniej 1 osobą spełniającą następujące wymogi:
1. mają obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym;
2. mają pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystają z pełni praw publicznych;
3. nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe;
4. posiadają wyższe wykształcenie:
5. posiadają następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu:
a) certyfikaty: Certyfited Internal Auditor (CIA) lub Certifited Government Auditing Professional (CGAP) lub Certifited Information Systems Audior (CISA)lub Association of Chartered Credifiet Accountants (ACCA)lub Credified Fraud Examiner (CFE)lub Certification in Control Self-Assessment (CCSA)lub Credified Financial Services Audior (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), lub zaświadczenie o zdanym egzaminie na audytora wewnętrznego wydane przez Ministra Finansów lub
b) złożyła, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisja Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub
c) uprawnienia biegłego rewidenta lub
d) dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.
Za praktykę w zakresie audytu wewnętrznego, o której mowa w pkt 5 d), uważa się udokumentowane przez kierownika jednostki wykonywanie czynności,
w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż ½ etatu, związanych z:
- przeprowadzeniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego;
- realizację przez inspektorów kontroli skarbowej czynności z zakresu certyfikacji i wydawania deklaracji zamknięcia pomocy finansowej ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, o których mowa w ustawie z dnia 28 września 1991r. o kontroli skarbowej);
- nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa
w ustawie z dnia 23 grudnia 1994r. o Najwyższej Izbie Kontroli.
Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty wykazu osób - zał. nr 5 oraz oświadczenia, metodą spełnia/nie spełnia.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
Ocenę spełniania warunku udziału w postępowaniu zamawiający przeprowadzi na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, metodą spełnia/nie spełnia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 7: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Formularz oferty - usługi
Wykaz części zamówienia, które zostaną wykonane przez podwykonawców (jeżeli wykonawca przewiduje ich udział)

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.dzp.agh.edu.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia: siedziba zamawiającego pok. 117, paw. C-2

Data składania wniosków, ofert: 20/05/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 09:30

Miejsce składania: siedziba zamawiającego pok. 117, paw. C-2

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi