131589 / 2015-09-04 - Administracja rzÄ…dowa centralna / UrzÄ…d Komunikacji Elektronicznej (Warszawa)

Oryginalny tusz LC-1280XLC Niebieski Wydajny marki Brother

Cena: 88.56 PLN

Dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami rozumianego jako system informatyczny służący do obsługi dokumentów elektronicznych oraz definiowania ich obiegów w organizacji ze zintegrowanym lub z wbudowanym silnikiem procesów BPM. System DMS ma wspierać także realizację i obieg spraw prowadzonych przez referentów spraw (pracowników jednostek organizacyjnych).
Wprowadzenie Systemu DMS umożliwi odejście od prowadzenia spraw w formie dokumentów papierowych i przejście na formę elektroniczną przy jednoczesnym zapewnieniu archiwizacji oryginałów dokumentów. Pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa obsługi dokumentów poprzez minimalizację ryzyka nieupoważnionego dostępu czy zagubienia dokumentów w formie papierowej, jak również pozwoli na zmniejszenie kosztów związanych z wielokrotnym kopiowaniem dokumentów w firmie, a przede wszystkim usprawni pracę i tym samym zwiększy efektywności całej organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów powinien umożliwiać automatyzację obiegu dokumentów, m.in. poprzez zapewnienie możliwości sprawnej dystrybucji korespondencji, rejestrację dokumentów i ich obiegu w Urzędzie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium.
System DMS powinien umożliwiać również, korzystając z silnika BPM, definiowanie ścieżek przebiegu poszczególnych spraw w Urzędzie.

System DMS powinien zapewniać możliwość nadawania zróżnicowanych uprawnień dostępu do poszczególnych informacji z możliwością jednoczesnej pracy wielu osób na tym samym dokumencie oraz zapewniać wersjonowanie tych dokumentów.
Zamawiający wymaga wdrożenia Systemu DMS przez wykonawcę w ciągu 8 tygodni od zawarcia umowy w taki sposób, aby po tym czasie System DMS zapewniał obsługę dokumentów w zakresie objętym niniejszym zamówieniem, a organizacja Zamawiającego była przygotowana do dalszego, samodzielnego definiowania e-usług i procesów. Przez samodzielne definiowanie e-usług
i procesów rozumie się możliwość budowania obiegów dokumentów z wykorzystaniem funkcjonalności Sytemu DMS i silnika procesów BPM w zakresie graficznego definiowania e-usług i procesów.
W ramach wdrożenia zaimplementowane zostaną dwie e-usługi (wraz z wszystkimi niezbędnymi do jej realizacji procesami biznesowymi oraz technicznymi). Przebieg e-usług zostanie zdefiniowany jako ścieżka realizowana przy pomocy silnika BPM. Przebieg e-usług oraz niezbędnych do ich realizacji procesów powinien zostać opracowany z uwzględnieniem aktów prawnych oraz przepisów wewnętrznych UKE, w szczególności:
- Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 728, z późn. zm.),
- Procedurą UKE Wydawanie informacji publicznej na wniosek,
- Instrukcją kancelaryjną, Instrukcją archiwalną oraz Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla UKE,
- innymi aktami prawnymi regulującymi działalność Prezesa UKE

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 131589

Data publikacji: 2015-09-04

Nazwa: Urząd Komunikacji Elektronicznej

Ulica: ul. Kasprzaka 18/20

Numer domu: 18/20

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 01-211

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 5349259, 5349169

Numer faxu: 022 5349341

Adres strony internetowej: www.uke.gov.pl

Regon: 01751079400000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja rządowa centralna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie w Urzędzie Komunikacji Elektronicznej systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami (DMS) wraz z dwoma e-usługami rozumianego jako system informatyczny służący do obsługi dokumentów elektronicznych oraz definiowania ich obiegów w organizacji ze zintegrowanym lub z wbudowanym silnikiem procesów BPM. System DMS ma wspierać także realizację i obieg spraw prowadzonych przez referentów spraw (pracowników jednostek organizacyjnych).
Wprowadzenie Systemu DMS umożliwi odejście od prowadzenia spraw w formie dokumentów papierowych i przejście na formę elektroniczną przy jednoczesnym zapewnieniu archiwizacji oryginałów dokumentów. Pozwoli na zwiększenie bezpieczeństwa obsługi dokumentów poprzez minimalizację ryzyka nieupoważnionego dostępu czy zagubienia dokumentów w formie papierowej, jak również pozwoli na zmniejszenie kosztów związanych z wielokrotnym kopiowaniem dokumentów w firmie, a przede wszystkim usprawni pracę i tym samym zwiększy efektywności całej organizacji.
Elektroniczny obieg dokumentów powinien umożliwiać automatyzację obiegu dokumentów, m.in. poprzez zapewnienie możliwości sprawnej dystrybucji korespondencji, rejestrację dokumentów i ich obiegu w Urzędzie, kategoryzację, przechowywanie oraz wyszukiwanie dokumentów o dowolnej strukturze w elektronicznym repozytorium.
System DMS powinien umożliwiać również, korzystając z silnika BPM, definiowanie ścieżek przebiegu poszczególnych spraw w Urzędzie.

System DMS powinien zapewniać możliwość nadawania zróżnicowanych uprawnień dostępu do poszczególnych informacji z możliwością jednoczesnej pracy wielu osób na tym samym dokumencie oraz zapewniać wersjonowanie tych dokumentów.
Zamawiający wymaga wdrożenia Systemu DMS przez wykonawcę w ciągu 8 tygodni od zawarcia umowy w taki sposób, aby po tym czasie System DMS zapewniał obsługę dokumentów w zakresie objętym niniejszym zamówieniem, a organizacja Zamawiającego była przygotowana do dalszego, samodzielnego definiowania e-usług i procesów. Przez samodzielne definiowanie e-usług
i procesów rozumie się możliwość budowania obiegów dokumentów z wykorzystaniem funkcjonalności Sytemu DMS i silnika procesów BPM w zakresie graficznego definiowania e-usług i procesów.
W ramach wdrożenia zaimplementowane zostaną dwie e-usługi (wraz z wszystkimi niezbędnymi do jej realizacji procesami biznesowymi oraz technicznymi). Przebieg e-usług zostanie zdefiniowany jako ścieżka realizowana przy pomocy silnika BPM. Przebieg e-usług oraz niezbędnych do ich realizacji procesów powinien zostać opracowany z uwzględnieniem aktów prawnych oraz przepisów wewnętrznych UKE, w szczególności:
- Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 728, z późn. zm.),
- Procedurą UKE Wydawanie informacji publicznej na wniosek,
- Instrukcją kancelaryjną, Instrukcją archiwalną oraz Jednolitym rzeczowym wykazem akt dla UKE,
- innymi aktami prawnymi regulującymi działalność Prezesa UKE

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres trwania zamówienia w dniach: 56

Informacja na temat wadium:
Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swoją ofertę wadium w wysokości 10 000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych), zgodnie z pkt 10 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ).

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie w ramach wykonanych lub wykonywanych usług, należycie wykonał:
a) co najmniej 2 (dwie) dostawy i wdrożenia systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami wraz z jego integracją z elektroniczną skrzynką podawczą, przy czym co najmniej 1 (jedno) wdrożenie obejmowało zakresem instytucję posiadającą strukturę oddziałową - rozproszoną, o minimalnej liczbie 3 oddziałów oraz o łącznej liczbie co najmniej 300 (trzystu) użytkowników.
Przez strukturę oddziałową - rozproszoną Zamawiający rozumie strukturę instytucji posiadająca więcej niż jedną siedzibę, usytuowanych w różnych lokalizacjach, z których w każdej z siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno - archiwalnych właściwych dla tej instytucji.
b) co najmniej 1 (jedną) dostawę i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, bazującego na oferowanym oprogramowaniu i wykorzystującego co najmniej połowę funkcjonalności wymienionych przez Zamawiającego w pkt 19.5 SIWZ,
o wartości netto minimum 300.000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych).
Przez wdrożenie systemu należy rozumieć dostarczenie oprogramowania, konfigurację oraz uruchomienie zakończone przekazaniem systemu do użytkowania.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że dysponuje osobami (Zespołem Projektowym), które posiadają poniżej określone wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie:
a) Kierownik Projektu, posiadający:
- wykształcenie wyższe,
- minimum 3-letnie doświadczenie na stanowisku Kierownika Projektu,
- w okresie ostatnich 3 lat (przed upływem terminu składania ofert), kierował co najmniej jednym projektem wdrożenia systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, zakończonym odbiorem systemu przez użytkowania,
- posiada znajomość metodyki zarządzania projektami,
b) Główny architekt posiadający:
- wykształcenie wyższe,
- minimum 3-letnie doświadczenie w zakresie projektowania systemów elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, potwierdzone pełnieniem funkcji Głównego Architekta przy realizacji co najmniej jednego odebranego systemu,
c) Specjalista posiadający:
- wykształcenie wyższe,
- minimum 3-letnie doświadczenie w zakresie programowania z wykorzystaniem oferowanego oprogramowania.

Jedna wskazana w wykazie, o którym mowa w pkt 7.1.4) SIWZ osoba może potwierdzić spełnianie warunku tylko dla jednej wskazanej powyżej funkcji.

Sytuacja ekonomiczna:
Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w kwocie co najmniej 300 000,00 zł (trzysta tysięcy złotych).

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 5: Tak

oswiadczenie_potwierdzenia_opis_5:
Wykonawca w wykazie zobowiązany jest do wskazania usług potwierdzających spełnienie warunku udziału w postępowaniu, określonego w III.3.2) Ogłoszenia tj. wskazania usług spełniających poniżej określone wymagania:
a) co najmniej 2 (dwóch) dostaw i wdrożeń systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami wraz z jego integracją z elektroniczną skrzynką podawczą, przy czym co najmniej 1 (jedno) wdrożenie obejmowało zakresem instytucję posiadającą strukturę oddziałową - rozproszoną, o minimalnej liczbie 3 oddziałów oraz o łącznej liczbie co najmniej 300 (trzystu) użytkowników.
Przez strukturę oddziałową - rozproszoną Zamawiający rozumie strukturę instytucji posiadająca więcej niż jedną siedzibę, usytuowanych w różnych lokalizacjach, z których w każdej z siedzib dokonuje się czynności kancelaryjno - archiwalnych właściwych dla tej instytucji.
b) co najmniej 1 (jedna) dostawa i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu i zarządzania dokumentami, bazującego na oferowanym oprogramowaniu i wykorzystującego co najmniej połowę funkcjonalności wymienionych przez Zamawiającego w pkt 19.5 SIWZ,
o wartości netto minimum 300.000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych).
Przez wdrożenie systemu należy rozumieć dostarczenie oprogramowania, konfigurację oraz uruchomienie zakończone przekazaniem systemu do użytkowania.

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie nr 12: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
1) formularz oferty sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do SIWZ,
2) w przypadku Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego;
3) pełnomocnictwo w przypadku, gdy uprawnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru lub ewidencji,
4) Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Podmiot, który zobowiązał się do udostępnienia zasobów zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, odpowiada solidarnie z Wykonawcą za szkodę Zamawiającego powstałą wskutek nieudostępnienia tych zasobów, chyba że za nieudostępnienie zasobów nie ponosi winy,
5) jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa wyżej w ogłoszeniu - w pkt III. 4.3.1), zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem. Dokument powinien być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania oferty,
6) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu sporządzone według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ,
7) jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnianie opisanego w pkt III.3.5) ogłoszenia warunku,
8) jeżeli kwoty w dokumentach wymienionych w pkt III.4.1) ogłoszenia podane zostaną w innej walucie niż w złotych polskich, Wykonawca zobowiązany jest dokonać ich przeliczenia na złote według średniego kursu NBP na dzień opublikowania ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych,
9) opis rozwiązania funkcjonalności Systemu DMS wskazanych w tabeli w pkt 19.5 SIWZ.
Uwaga: Wymagany termin świadczenia usługi serwisu i wsparcia technicznego - minimum 6 miesięcy od dnia Odbioru Końcowego Systemu DMS.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwości zmiany umowy zawartej z Wykonawcą. Zmiana umowy jest możliwa jedynie w szczególnie uzasadnionych okolicznościach i na warunkach określonych w SIWZ.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 40

Nazwa kryterium 2: Funkcjonalności Systemu

Znaczenie kryterium 2: 50

Nazwa kryterium 3: Długość okresu serwisu i wsparcia technicznego

Znaczenie kryterium 3: 10

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.uke.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Komunikacji Elektronicznej, 01-211 Warszawa, ul. Kasprzaka 18/20, pok. 314 lub na stronie internetowej Zamawiającego

Data składania wniosków, ofert: 14/09/2015

Godzina składania wniosków, ofert: 14:00

Miejsce składania:
Urząd Komunikacji Elektronicznej, 01-211 Warszawa, ul. Kasprzaka 18/20, pok. 314 lub na stronie internetowej Zamawiającego

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Realizacja zamówienia, następuje częściowo poprzez dofinansowanie Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach VII Osi Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Numer referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego - BAK.WZP.231.27.2015

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Kody CPV:
483111002 (System zarządzania dokumentacją)

Podobne przetargi