235013 / 2011-09-02 - Samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej / SP ZOZ Szpital Miejski im. J. Brudzińskiego (Gdynia)
świadczenie usług w zakresie archiwizacji materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im J. Brudzińskiego, znak: SM/ZP/251/N/42/2011 - DO
Opis zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego w Gdyni, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, transport i przechowywanie/archiwizacja dokumentacji w pomieszczeniach Wykonawcy, w odległości możliwie najbliższej od siedziby Zamawiającego, wraz z późniejszą obsługą.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany, w szczególności do:
1) przechowywania przekazywanych przez Zamawiającego materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego, zwanej dalej dokumentacją
2) sporządzenia zestawienia dokumentacji niearchiwalnej (historii chorób i innej dokumentacji),
3) przekazania Zamawiającemu zestawienia/spisu dokumentacji niearchiwalnej (historii chorób i innej dokumentacji), w postaci elektronicznej, wraz z oprogramowaniem pozwalającym na wyszukanie poszczególnej dokumentacji wg indeksów,
4) brakowania i niszczenia akt,
5) przygotowania wniosków do archiwum państwowego, po zakończeniu okresu przechowywania, dla uzyskania zgody na niszczenie akt, ,
6) wydzielenia z archiwum akt kat. A, B,
7) przetransportowania dokumentacji własnym transportem i na własny koszt z archiwum zlokalizowanego w Gdyni przy ul. Witomińskiej 2 i ul. Śląskiej 53, do docelowego miejsca przechowywania/archiwizowania, zgodnie z wynikiem przetargu,
8) przechowywania przejętej dokumentacji w pomieszczeniach Wykonawcy,
9) przyjmowania dokumentacji z częstotliwością raz w miesiącu, w stałym terminie, uzgodnionym z Zamawiającym i z miejsc wskazanych przez Zamawiającego,
10) przechowania/archiwizowania historii chorób, wraz z wprowadzeniem do zestawienia/spisu, w postaci elektronicznej,
11) wyszukiwania zamawianej dokumentacji i dostarczania jej do siedziby Zamawiającego, w czasie nieprzekraczającym jednej godziny od terminu zgłoszenia przez Zamawiającego,
12) odbioru zwracanej przez Zamawiającego dokumentacji do ponownego przechowania/archiwizowania,
13) zapewnienia pomieszczenia do przeglądania akt w miejscu ich archiwizowania.
Numer biuletynu: 1
Pozycja w biuletynie: 235013
Data publikacji: 2011-09-02
Nazwa: SP ZOZ Szpital Miejski im. J. Brudzińskiego
Ulica: ul. Wójta Radtkego 1
Numer domu: 1
Miejscowość: Gdynia
Kod pocztowy: 81-348
Województwo / kraj: pomorskie
Numer telefonu: 058 6207501
Numer faxu: 058 6201114
Regon: 19014158100000
Typ ogłoszenia: ZP-400
Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak
Ogłoszenie dotyczy: 1
Rodzaj zamawiającego: Samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej
Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
świadczenie usług w zakresie archiwizacji materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im J. Brudzińskiego, znak: SM/ZP/251/N/42/2011 - DO
Rodzaj zamówienia: U
Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie przechowywania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji nie będącej materiałami archiwalnymi Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego w Gdyni, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, transport i przechowywanie/archiwizacja dokumentacji w pomieszczeniach Wykonawcy, w odległości możliwie najbliższej od siedziby Zamawiającego, wraz z późniejszą obsługą.
W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany, w szczególności do:
1) przechowywania przekazywanych przez Zamawiającego materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego, zwanej dalej dokumentacją
2) sporządzenia zestawienia dokumentacji niearchiwalnej (historii chorób i innej dokumentacji),
3) przekazania Zamawiającemu zestawienia/spisu dokumentacji niearchiwalnej (historii chorób i innej dokumentacji), w postaci elektronicznej, wraz z oprogramowaniem pozwalającym na wyszukanie poszczególnej dokumentacji wg indeksów,
4) brakowania i niszczenia akt,
5) przygotowania wniosków do archiwum państwowego, po zakończeniu okresu przechowywania, dla uzyskania zgody na niszczenie akt, ,
6) wydzielenia z archiwum akt kat. A, B,
7) przetransportowania dokumentacji własnym transportem i na własny koszt z archiwum zlokalizowanego w Gdyni przy ul. Witomińskiej 2 i ul. Śląskiej 53, do docelowego miejsca przechowywania/archiwizowania, zgodnie z wynikiem przetargu,
8) przechowywania przejętej dokumentacji w pomieszczeniach Wykonawcy,
9) przyjmowania dokumentacji z częstotliwością raz w miesiącu, w stałym terminie, uzgodnionym z Zamawiającym i z miejsc wskazanych przez Zamawiającego,
10) przechowania/archiwizowania historii chorób, wraz z wprowadzeniem do zestawienia/spisu, w postaci elektronicznej,
11) wyszukiwania zamawianej dokumentacji i dostarczania jej do siedziby Zamawiającego, w czasie nieprzekraczającym jednej godziny od terminu zgłoszenia przez Zamawiającego,
12) odbioru zwracanej przez Zamawiającego dokumentacji do ponownego przechowania/archiwizowania,
13) zapewnienia pomieszczenia do przeglądania akt w miejscu ich archiwizowania.
Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie
Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie
Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie
Czas: O
Okres w miesiącach: 48
Zaliczka: Nie
Uprawnienia:
warunek, posiadania uprawnień do wykonywania działalności, będzie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że posiada wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych
Wiedza i doświadczenie:
warunek będzie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że wykonał lub wykonuje, w sposób należyty, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jedną usługę archiwizowania dokumentów o wartości brutto nie mniejszej od 50.000,00 zł w skali roku
Potencjał techniczny:
warunek będzie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że dysponuje pomieszczeniami do przechowywania przejętej dokumentacji wyposażonymi w:
monitoring przy użyciu kamer video, systemy alarmowe, kraty w oknach i drzwiach, centralę alarmową posiadającą funkcję automatycznego powiadamiana policji, urządzenia do pomiaru temperatury i wilgotności względnej.
Oświadczenie nr 3: Tak
Oświadczenie nr 4: Tak
Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak
Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak
Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak
inne_dokumenty:
oświadczenie o posiadaniu wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych
III.7 osoby niepełnosprawne: Nie
Kod trybu postepowania: PN
Czy zmiana umowy: Tak
Zmiana umowy:
Zmiany zawartej umowy będą wymagały pisemnego aneksu, w zakresie ustalonym w załączonym do SIWZ wzorze umowy. Istotne zmiany umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której wyłoniono wykonawcę, mogą dotyczyć:
1) wynagrodzenia brutto wykonawcy,
2) sposobu realizacji zamówienia;
3) przedmiotu umowy w stopniu nie wykraczającym poza opis przedmiotu zamówienia zawarty w SIWZ,
4) miejsca przechowywania dokumentacji,
3) warunków płatności;
4) podwykonawstwa:
a) powierzenia podwykonawcom innej części zamówienia niż wskazana w ofercie wykonawcy, lub nie wskazanej w ofercie wykonawcy
b) zmiany podwykonawcy na etapie realizacji zamówienia,
Istotne zmiany, o których mowa powyżej mogą być dokonane w następujących przypadkach:
1) z powodu uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia proponowanych przez Zamawiającego lub Wykonawcę, jeżeli te zmiany są korzystne dla Zamawiającego,
2) zmiany obowiązujących przepisów prawa wymagających dostosowania się do takiej zmiany,
3) wystąpienia zdarzeń losowych mających charakter siły wyższej, które uzasadniają wprowadzenie zmian do umowy,
4) ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT),
5) jeżeli zmiany nie spowodują negatywnych konsekwencji dla Zamawiającego,
6) w przypadkach wskazanych we wzorze umowy.
Strona wnioskująca o istotną zmianę umowy, przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy.
Kod kryterium cenowe: A
Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie
Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.szpitalmiejski-gdynia.pl
Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
j.w. lub Biuro Obsługi Zamówień Publicznych, tel./fax 58 66 -657-05, e-mail: zam.publiczne@szpitalmiejski-gdynia.pl
Data składania wniosków, ofert: 14/09/2011
Godzina składania wniosków, ofert: 10:00
Miejsce składania:
w siedzibie zamawiającego, Dziale Zamówień Publicznych Szpitala Miejskiego im. J. Brudzińskiego w Gdyni, ul. Wójta Radtkego 1, 81 - 348 Gdynia, bud. gospodarczy pok. nr 11
On: O
Termin związania ofertą, liczba dni: 30
Czy unieważnienie postępowania: Nie
Kody CPV:
925120003 (Usługi świadczone przez archiwa)