72217 / 2009-05-07 - Administracja rzÄ…dowa centralna / Ministerstwo Edukacji Narodowej (Warszawa)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2009-03-16 pod pozycją 64294. Zobacz ogłoszenie 64294 / 2009-03-16 - Administracja rzÄ…dowa centralna.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 72217

Data publikacji: 2009-05-07

Nazwa: Ministerstwo Edukacji Narodowej

Ulica: al. Jana Chrystiana Szucha 25

Numer domu: 25

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 00-918

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 022 3474100; 022 3474157

Numer faxu: 022 6223704

Adres strony internetowej: www.men.gov.pl

Regon: 00017793900000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 64294

Data wydania biuletynu: 2009-03-16

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2009

Pozycja ogłoszenia: 64294

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja rządowa centralna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Archiwizacja dokumentacji MEN

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na usługę p. n. Archiwizacja dokumentacji Ministerstwa Edukacji Narodowej, polegać będzie na kompleksowym przygotowaniu materiałów archiwalnych (kat.- A) do przekazania do właściwego archiwum państwowego oraz na uporządkowaniu, zewidencjonowaniu i przekazaniu do archiwum zakładowego materiałów archiwalnych (kat.- A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat.- B) znajdującej się w departamentach /biurach Ministerstwa.
2. Akta (w ilości około 713,9 mb) będące przedmiotem archiwizacji, znajdują się w Archiwum Zakładowym Ministerstwa oraz w departamentach i biurach Ministerstwa Edukacji Narodowej, Al. Szucha 25, 00-918 Warszawa. Zamawiający zastrzega, że wyżej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi (orientacyjnymi) i mają posłużyć jedynie do oceny ofert. Faktyczna ilość metrów bieżących w stosunku do oszacowanej może ulec zmianie. Wykonawcy nie przysługuje prawo zgłoszenia roszczeń w przypadku zmiany ilości metrów na inne niż podano w przedmiocie zamówienia.
a) Zasób dokumentacji do zarchiwizowania, znajdujący się w archiwum zakładowym oraz w innych pomieszczeniach budynku Ministerstwa, stanowią materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum Akt Nowych w ilości około 113,9 mb.

Rodzaj dokumentacji Orientacyjna ilość akt kat.- A w mb Uwagi
Akta osobowe kadry naukowej 22,9 spaginowane i częściowo zewidencjonowane
Akta osobowe kadry naukowej 91 nie spaginowane, brak ewidencji
Razem 113,9
b) Dokumentacja wytworzona w departamentach /biurach Ministerstwa nie posiada ewidencji archiwalnej. Znaczna ilość przechowywana jest w teczkach aktowych, segregatorach z zachowaniem jednorodności tematycznej akt.

Departamenty i biura:
Daty skrajne dokumentacji Kategoria archiwalna Orientacyjna ilość akt
w mb
1999-2008 Kat. A 67 1999-2008 Kat. B 266,5 Kat. Bc 266,5 Razem 600
Orientacyjna ilość dokumentacji: Kat.- A- 180,9 mb Kat.- B - 533,0 mb Razem-713,9 mb
3. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Wykonywanie prac we współpracy z właściwym archiwum państwowym, tj. Archiwum Akt Nowych w Warszawie,
2) Prowadzenie archiwizacji według wskazówek, uzgodnień i wytycznych w/w archiwum państwowego oraz zgodnie z przepisami wewnętrznymi MEN,
3) Przygotowanie akt do opracowania, czyli przeprowadzenie tzw. studiów wstępnych, polegających na zapoznaniu się z obowiązującą strukturą organizacyjną, zakresem reorganizacji, materiałami normatywnymi (statut, regulamin, schemat organizacyjny, instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt),
4) Dokonanie klasyfikacji i kwalifikacji akt wg RWA;
5) Porządkowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej wg właściwych przepisów kancelaryjno- archiwalnych;
6) Wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz sporządzenie spisów brakowania w celu uzyskania zgody Archiwum Akt Nowych na niszczenie;
7) Przekazanie makulatury do składnicy surowców wtórnych w celu zniszczenia
z uzyskaniem protokołu zniszczenia dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami
8) Ułożenie, oprawienie, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów i zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
9) Sporządzenie spisów zdawczo- odbiorczych odrębnie dla materiałów archiwalnych (4 egzemplarze) i dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze);
10) Sporządzenie spisów zdawczo- odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej (na płytach CD);
11) Znakowanie dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej) w porozumieniu
z archiwum zakładowym MEN oraz w porozumieniu z AAN jeśli znakowanie akt dotyczyć będzie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania;
12) Opis bezkwasowych pudeł archiwizacyjnych według wytycznych AAN;
13) Przygotowanie materiałów archiwalnych (znajdujących się w archiwum zakładowym i w innych pomieszczeniach ministerstwa) do przekazania do właściwego archiwum państwowego oraz przewiezienie ich do siedziby archiwum.
14) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania danego zamówienia publicznego na podstawie obowiązujących przepisów, dotyczących postępowania
z dokumentami, a w szczególności wynikających z:
1) Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.)
2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacja, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002, nr 167, poz. 1375)
3) Zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (MO Nr 4, poz. 31 z 1986 r.)
4) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U.
z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
5) Ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 96 poz. 1631 z późn. zm.)
6) Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. z 2005 r. Nr 68, poz. 596)
7) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r.- Kodeks karny- (Dz. U. Nr 88, poz. 553), art. 276, art. 268 (sankcje karne za zniszczenie, uszkodzenie i utratę dokumentu lub zmianę zapisu istotnej informacji utrwalonej na nośniku komputerowym
8) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10 poz. 35 z późn. zm.)
9) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.)
10) Ustawa z dnia 12 września 2002 r. o zmianie ustawy- Ordynacja podatkowa
i zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 169 poz. 1387)
11) Zarządzenie Nr 27 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 listopada 1991 r. w sprawie ustalenia ramowego jednolitego rzeczowego wykazu akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji specjalnej do spraw oświaty
12) Zarządzenie Nr 20 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 6 sierpnia 2008 r.
w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Edukacji Narodowej instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego
13) Zarządzenie nr 4 Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2008 r.
w sprawie nadania statutu Ministerstwu Edukacji Narodowej M. P. z dnia 21 stycznia 2008 r. Nr 5, poz. 62 z późn. zm.)

15) Wykonawca jest zobowiązany do:
1) wykonania czynności, o których mowa w opisie przedmiotu zamówienia przy użyciu własnych środków i materiałów niezbędnych do zrealizowania przedmiotu umowy;
2) wykonania zamówienia w siedzibie Ministerstwa Edukacji Narodowej
w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach pracy urzędu, tj.:
w godzinach 8:15-16:15. Po uzyskaniu odpowiedniego zezwolenia Dyrektora Biura Administracyjnego usługa może być wykonywana w godzinach 7:00- 21:00;
3) przedstawienia Zamawiającemu przed przystąpieniem do pracy listy osób realizujących przedmiot zamówienia;
4) złożenia przed przystąpieniem do wykonania zamówienia oświadczenia przez każdą osobę, która będzie uczestniczyła w czynnościach będących przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926), iż znane są skutki w zakresie odpowiedzialności za naruszenie powołanych przepisów oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia (w czasie jego realizacji jak i po zakończeniu);
5) pobierania i zdawania kluczy do pomieszczeń biurowych, udostępnionych w celu wykonania przedmiotu zamówienia, każdorazowo, za potwierdzeniem ochrony obiektu budynku.
6) przekazywania zespołów archiwalnych Kat.- A do właściwego archiwum państwowego, tj.: Archiwum Akt Nowych w Warszawie (tylko pozytywny odbiór danego zakresu prac zdecyduje o zapłacie za wykonanie tej części zamówienia);
7) przedkładania pracownikom archiwum zakładowego- cyklicznie raz w tygodniu- zarchiwizowanych i uporządkowanych akt z departamentów/biur wraz ze spisem zdawczo- odbiorczym tych akt;
8) poprawienia wykrytych błędów w razie stwierdzenia, że akta przekazane do archiwum zakładowego nie zostały prawidłowo przygotowane;
9) zaprowadzenia ewidencji archiwalnej dla przedmiotu umowy;
4. Wykonawca zobowiązany jest w cenie uwzględnić wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia, w tym koszty materiałów biurowych, transportu akt do Archiwum Akt Nowych i utylizacji dokumentacji.

5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot zamówienia najpóźniej
w okresie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty 204 649,56 zł w następujących etapach:
Etap I- przygotowanie i przekazanie materiałów archiwalnych (kat.- A) do AAN oraz uzyskanie protokołu przyjęcia dokumentów do AAN,
Etap II- przygotowanie i przekazanie do Archiwum Zakładowego Ministerstwa materiałów archiwalnych (kat.- A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat.- B- której okres przechowywania nie minął) z departamentów i biur w kolejności wskazanej przez Zamawiającego oraz uzyskanie protokołu odbioru,
Etap III- uzyskanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, fizyczne zniszczenie dokumentacji (etap III może być zrealizowany w trakcie wykonywania etapu II) z uzyskaniem protokołu zniszczenia dla Zamawiającego.

6. Procedura realizacji zamówienia:
1) Aktualne miejsca składowania akt- pomieszczenia Ministerstwa Edukacji Narodowej.
2) Wykonawca przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu zamówienia, zapozna się ze stanem fizycznym akt i odbierze akta do archiwizowania na podstawie protokołu przejęcia akt (zawierającego opis akt oraz ilość dokumentacji przeznaczonej do archiwizowania w metrach bieżących), sporządzonego przez komisję powołaną przez obie strony umowy.
3) Akta kat. B po wykonaniu archiwizacji w poszczególnych departamentach/biurach będą przekazane Zamawiającemu w stanie nadającym się do dalszego ich przechowywania w Archiwum Zakładowym Ministerstwa na podstawie spisów zdawczo- odbiorczych. Wykonawca zobowiązany jest do cyklicznego (raz
w tygodniu) przekazywania zarchiwizowanej dokumentacji w celu oceny poprawności świadczonej usługi. Pozytywna ocena wykonanych prac w poszczególnych departamentach/biurach potwierdzona zostanie podpisaniem protokołu odbioru przez obie strony umowy.
4) Akta kat. A po wykonaniu archiwizacji będą przekazane do AAN. Pozytywna ocena
i odbiór materiałów archiwalnych przez Archiwum Akt Nowych w Warszawie będzie potwierdzona protokołem przyjęcia dokumentacji.
5) Protokoły, o których mowa w pkt 3 i 4 muszą zawierać opis dokumentacji i ilość mb zarchiwizowanych akt.
6) Rodzaj dokumentacji oraz ilość metrów bieżących zarchiwizowanych akt muszą być zgodne z ilością akt wskazanych w protokole przejęcia akt.

7. WYNAGRODZENIE
a) Wysokość wynagrodzenia zostanie ustalona na podstawie rzeczywistej liczby metrów zarchiwizowanych dokumentów w oparciu o sporządzony przez strony pomiar ujęty
w protokole zdawczo- odbiorczym.
b) Wynagrodzenie Wykonawcy będzie uregulowane za usługi faktycznie wykonane. Strony ustalają, że wynagrodzenie w powyższym zapisie wyczerpuje wszystkie zobowiązania Wykonawcy wobec Zamawiającego.

8. Zamawiający zobowiązuje się do:
1) wyznaczenia pracownika Ministerstwa Edukacji Narodowej do stałej współpracy w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia i sprawowania nadzoru.
2) przekazania Wykonawcy wszelkich instrukcji i informacji niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia.
3) udostępnienia nieodpłatnie Wykonawcy na czas archiwizacji 3 pomieszczeń o powierzchni nie mniejszej niż 10 m².

9. Zamawiający informuje, że nie udostępni Wykonawcy sprzętu informatycznego do wykonania zamówienia.

10. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości prac oraz zgłoszenia uwag i zaleceń.

Kody CPV: 748751004

Szacunkowa wartość zamówienia: 204649.56

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Kod trybu postepowania: PN

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Nie

Data udzielenie zamówienia: 06/05/2009

Liczba ofert: 4

Nazwa wykonawcy: EURO AKTA Centralna Składnica Akt Sp. z o.o.

Adres pocztowy wykonawcy: ul. Narutowicza 39

Miejscowość: Kutno

Kod pocztowy: 99-300

ID województwa: 4

Województwo / kraj: łódzkie

Cena wybranej oferty: 155460

Cena minimalna: 155460

Cena maksymalna: 329048.52

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Podobne przetargi