336244 / 2011-10-14 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiat Tczewski (Tczew)
Usługa opracowania oprogramowania finansowo-księgowego dla Starostwa Powiatowego i jednostek podległych
Opis zamówienia
1. Wymagania ogólne Systemu Finansowo-Księgowego:
1.1. System winien posiadać budowę modułową, a jednocześnie tworzyć w pełni zintegrowany System Finansowwo-Księgowy.
1.2. Wszystkie wymagane funkcjonalności muszą pochodzić od jednego dostawcy.
1.3. System musi być w całości spolonizowany, posiadać polskie znaki i instrukcję obsługi po polsku.
1.4. System musi posiadać graficzny interfejs gwarantujący wygodne wprowadzanie danych, bieżącą kontrolę poprawności wprowadzanych danych, przejrzystość prezentowania danych na ekranie oraz wygodny sposób wyszukiwania danych po dowolnych kryteriach.
1.5. System musi pracować w środowisku sieciowym i posiadać wielodostępność pozwalającą na równoczesne korzystanie z bazy danych przez wielu użytkowników.
1.6. System musi zapewniać ciągły dostęp do aktualnych danych i działać w trybie on-line, zapewniać aktualizację informacji w bazach danych podczas rutynowych czynności wykonywanych na stanowiskach pracy.
1.7. System musi mieć możliwość pełnej archiwizacji danych oraz możliwość łatwego odtworzenia danych w razie awarii.
1.8. System musi obsługiwać wszystkie dostepne waluty obce- wielowalutowość.
1.9. System musi posiadać mechanizmy umożliwiające identyfikację użytkownika i ustalenie daty wprowadzenia i modyfikacji danych.
1.10. System musi zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa i ochorony danych przetwarzanych, przechowywanych i transportowanych przed nieautoryzowanym dostępem z zewnątrz i wewnątrz sytemu.
1.11. Oprogramowanie musi realizować połączenia pomiędzy użytkownikami z użyciem protokołów opartych o połączenia kodowane:
a) musi zapewniać identyfikację i kontrolę tożsamości użytkowników,
b) zapewnić prowadzenie kontroli dostępu do zasobów i ich indetyfikację,
c) uniemożliwiać wprowadzenie danych w sposób anonimowy,
d) poziom autoryzacji użytkownika poprzez indetyfikator i hasło,
e) musi wymuszać odrębne i unikalne loginy oraz mieć możliwość modyfikacji
f) ustawień długości hasła i częstotliwości ich zmiany,
g) hasła przechowywane w systemie muszą być szyfrowane.
1.12. System musi umożliwiać definiowanie ról, tj. grup uprawnień użytkowników, jakie posiadają w systemie oraz dostępnych mu funkcjonalności z zakresu danych.
1.13. System musi zawierać wbudowane standardowe raporty (wzory), z możliwością ich modyfikacji przez uprwanionego użytkownika systemu.
1.14. System musi pozwalać użytkownikom o określonych uprawnieniach, na tworzenie własnych raportów, z wykorzystaniem dowolnych danych znajdujących się w systemie.
1.15. System musi pozwalać użytkownikom o określonych uprawnieniach, na tworzenie szablonów własnych dokumentów.
1.16. System musi mieć możliwość rejestracji szablonów raportów, dokumentów (do wykorzystania przez innych użytkowników).
1.17. System powinien posiadać funkcjonalność definiowania schematów numeracji w obrębie każdego typu dokumentu ( wykorzystanie serii dokumentu,daty(miesiąc, rok, tydzień).
1.18. System musi mieć możliwość definiowania pól dodatkowych w istniejących kartotekach, własnych kartotek i wykorzystywanie ich w raportach, automatach dekretujących itp. we wszystkich modułach systemu.
1.19. Mechanizmy kontroli spójności wprowadzanych danych; wymuszanie pól obowiązkowych.
1.20. System musi umożliwiać definiowanie menu i wyglądu aplikacji dla poszczególnych użytkowników.
1.21. System musi umożliwiać zapisanie ustawień ekranowych dla danego użytkownika.
1.22. System musi umożliwiać uruchomienie z jednego stanowiska wielu wątków (okien aplikacji) dla użytkownika.
1.23. System musi umożliwiać definiowanie i grupowanie dokumentów.
1.24. System musi umożliwiać budowanie dla użytkowników i grup alertów ekranowych.
1.25. System musi umożliwiać wyszukiwanie, grupowanie i filtrowanie informacji jednolitych w całym systemie.
1.26. Okna i listy muszą być wyposażone w funkcjonalność sortowania według wybranych kolumn.
1.27. Okna i listy muszą być wyposażone w możliwość konstrukcji przez użytkownika filtra wyświetlanej zawartości.
1.28. System musi mieć możliwość zdefiniowania dla operatora toolbarów/skrótów w menu do szybszego dostępu do danego modułu/dziennika/raportu lub skrótów klawiaturowych.
1.29. System musi zapewniać możliwość równoczesnego korzystania z aplikacji użytkowych i programów wspomagających prace biurowe (edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne, itp.).
1.30. System musi zapewniać wymianę danych z aplikacjami zewnętrznymi. Musi umożliwiać eksport wszystkich wprowadzonych rejestrów do innych narzędzi informatycznych (np. z grupy Office); umożliwiać przenoszenie wszelkich zestawień, sprawozdań czy raportów z systemu do narzędzia biurowego Excel i Word oraz w formacie PDF.
1.31. System musi posiadać słowniki wewnętrzne.
1.32. Ze względu na posiadaną infrastrukturę przez Zamawiającego System musi umożliwiać pracę aplikacji klienckiej w środowisku MS Windows XP Prof i wyższych.
1.33. Architektura oraz funkcjonalność systemu musi pozwolić na stopniowe uzupełnianie roziwązania o kolejne obszary funkcjonalne.
1.34. Architektura systemu musi być taka sama dla wszystkich jednostek organizacyjnych Powiatu Tczewskiego, tj. nie dopuszcza się np. dostarczenia innej wersji dla Starostwa, a innej dla pozostałych jednostek
1.35. Dostęp do narzędzi umożliwiających rozwój systemu/dobudowę funkcjonalności w ramach działu informatyki.
1.36. System musi umożliwiać śledzenie pracy systemu i jego wydajności.
1.37. System musi być skalowany- musi umożliwiać migrację do wydajniejszych baz danych i rozbudowę sprzętu.
1.38. System musi umożliwiać zautomatyzowanie stałych czynności w systemie- generowanie dokumentów i raportów według terminarza.
1.39. System musi umożliwiać uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
2. Wymagania merytoryczne systemu Finansowo-Księgowego
2.1. Księgi rachunkowe obejmujące zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, tworzą;
a) Dziennik, który zawiera chronologiczne ujęcia zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik winien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno i automatycznie numerowane, a sumy ich zapisów (obroty) muszą być liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami. Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wporwadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
b) Księgę główną- konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym i chronologicznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Wprowadzenie zapisów do księgi głównej rozpoczyna sie od zapisu na koncie analitycznym, a nastepnie automatycznie zapisy te są przenoszone na konta syntetyczne.
c) Księgi pomocnicze- konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzone są w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Księgi pomocnicze winny być prowadzone w szczególności dla rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, należności z tytułu dochodów budżetowych, pozostałych rozrachunków publiczno-prawnych, pozostałych rozrachunków z pracownikami, pozostałych rozrachunków, rozrachunków z tytułu nienależnie pobranych świadczeń, przychodów i kosztów np. operacyjnych, finansowych, itp., funduszy jednostki, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, PFRON, itp
d) Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, powinno zawierać nazwy kont, symbole, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz na koniec okresu sprawozdawczego.
2.2. Księgi rachunkowe winny być trwale oznaczone pełną lub skróconą nazwą jednostki, której dotyczą (także, jeśli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania. Powinny być wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. System musi zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Obroty tego zestawienia winny być zgodne z obrotami dziennika.
2.3. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsca pozwalającego na późniejsze dopiski lub zmiany. Zapis księgowy winien zawierać:
a) datę dokonania operacji gospodarczej,
b) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeśli rożni się ona od daty dokonania operacji,
c) zrozumiały tekst opisu operacji (min. 100 znaków),
d) kwotę i datę zapisu,
e) osobę odpowiedzialną za dokonanie zapisu,
f) oznaczenie kont, których dotyczy,
g) oznaczenie podmiotu (stron) np. wykonawcy, dostawcy, itp.
2.4. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej winny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie oraz w sposób zapewniający ich trwałość.
3. Szczegółowe wymagania funkcjonalne oferowanego Systemu Finansowo-Księgowego:
3.1. Księga główna
a) Możliwość zakładania i modyfikacji planu kont (min. 20 znaków)
b) Podstawowa ewidencja zdarzeń gospodarczych winna uwzględniać klasyfikację budżetową
c) Możliwość zachowania historii klasyfikacji budżetowej w podziale na działy, rozdziały, paragrafy i źródła finansowania
d) Możliwość księgowania w nowym okresie przed zamknięciem poprzedniego
e) Możliwość księgowania w kilku okresach jednocześnie
f) Możliwość podglądu obrotów i sald, w działach, rozdziałach i paragrafach z podziałem na struktury przychodowe i rozchodowe, kosztowe, wydatkowe oraz inne dowolne w systemie,
g) Możliwość definiowania dowolnego sposobu numeracji dokumentów
h) Możliwość definiowania słowników analityk i użycia ich w dowolnej ilości wzorców kont księgowych,
i) Możliwość definiowania sprawozdań finansowych na poziomie syntetycznym i analitycznym,
j) Możliwość wyszukiwania kont wg dowolnych kluczy
k) Możliwość wielokrotnego otwierania okresów
l) Możliwość rejestracji daty sporządzenia dowodu oraz daty dokonania operacji, jeśli jest inna
m) Możliwość zdefiniowania wielu rodzajów dokumentów księgowych
n) Walidacja pól podczas dekretacji na danym koncie (pola obowiązkowe, pola opcjonalne)
o) Możliwość kopiowania dokumentów księgowych i zmiany ich dekretacji i kwot
p) Możliwość symulacji księgowań przed całkowitym zaksięgowaniem (wstępne księgowanie dokumentów i ostateczne księgowanie po ich weryfikacji)
q) Możliwość wprowadzenia dodatkowej informacji (dekretacji i treści) na obiekty, działy, sekcje - miejsce powstawania kosztów
r) Możliwość zawieszania dokumentów w dowolnym momencie jego tworzenia tak by móc wrócić do ich uzupełniania
s) Możliwość równoczesnej pracy w poprzednim i nowym roku obrotowym bez konieczności zamykania poprzedniego roku i wprowadzania BO, oraz automatyczne generowanie bilansu otwarcia
t) Możliwość oznaczenia wydatku jako wydatku strukturalnego oraz możliwość generowania wydruków dotyczących wydatków strukturalnych z odpowiednim kodem
3.2. Rozrachunki
a) Możliwość identyfikowania odbiorcy/dostawcy wg typu np. dostawca, odbiorca, pracownik, klient, dłużnik
b) Możliwość prowadzenia analityki do konta rozrachunkowego (klasyfikacji budżetowej, nr indywidualnego, itp.)
c) Możliwość wyszukiwania kontrahentów wg różnych parametrów: nr faktury, NIP, pesel, nazwa, imię i nazwisko, itp.
d) Automatyczne rozliczanie kont rozrachunkowych - salda rozwarte
e) Możliwość uzyskania informacji o zapłaconych kwotach, zobowiązaniach lub należnościach wobec lub od kontrahenta (klienta, pracownika)
f) Możliwość blokowania danej płatności (np. faktury) lub konkretnej pozycji z np. faktury - Możliwość częściowej zapłaty faktury
g) Możliwość podglądu historii zobowiązania lub należności
h) Możliwość dokonywania analizy wieku zobowiązań i należności np. wg daty płatności, daty wystawienia faktury, daty powstania należności lub zobowiązania
i) Możliwość rejestracji zaliczek oraz rozliczenia zaliczek
j) Rejestrowanie i śledzenie zaliczek, przedpłat i należności od kontrahentów (np. klientów, pracowników)
k) Możliwość podziału rozrachunków na krótko i długoterminowe (określenie systemowe wymagalne, niewymagalne)
l) Możliwość podziału rozrachunków na przeterminowane i nieprzeterminowane
m) Możliwość zdefiniowania wielu procedur monitowania należności np. możliwość generowania zestawień transakcji nierozliczonych, generowania zestawień transakcji rozliczonych, prowadzenie rozrachunków z pracownikami, możliwość generowania potwierdzeń sald,
n) Możliwość automatycznego adresowania kopert
3.3. Sprawozdawczość
a) Możliwość sporządzania (definiowania) wydruków (raportów i zestawień) wg kryterium użytkownika (np. Zestawienie obrotów i sald, zestawienie sald, zestawienie faktur zapłaconych, zestawienie kosztów w podziale na dział, sekcje, itp. oraz możliwość generowania wydruków zbierających dane wg typu nazwy, operacji lub kontrahenta)
b) Automatyczne sporządzanie i możliwość wydruku sprawozdań budżetowych wg wzoru z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 3 lutego 2010 r. z późniejszymi zmianami (np. Rb-28s, Rb-27s, Rb27zz, Rb-n, Rb-z, Rb-zn, Rb-WS, Rb-50,) wraz z możliwością wyeksportowania plików sprawozdań do systemu Bestia@, SJO Bestia
c) Możliwość automatycznego księgowania sprawozdań budżetowych
d) Automatyczne sporządzanie i wydruk sprawozdań finansowych - bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu jednostki wg wzoru z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej wraz z późniejszymi zmianami
e) Automatyczne zamknięcie kont wynikowych na koniec roku
f) Możliwość eksportu danych do formatu arkusza kalkulacyjnego
g) Możliwość zamykania i otwierania roku
h) Standardowe raporty systemowe w zakresie porównywania wartości planowanych pomiędzy wersjami, latami oraz zestawienia ich z wykonaniem w celu wykazania kwot dostępności środków
i) Możliwość sporządzenia prognozy sumy wydatków na dany okres w oparciu o terminy płatności.
j) Przeglądanie obrotów i sald kont oraz ich wydruk w formie kont syntetycznej i analitycznej
k) Możliwość generowania zestawień z zaznaczeniem jednostki organizacyjnej, klasyfikacji budżetowej, rodzaju zadania oraz programu budżetowego
l) Możliwość przeniesienia wygenerowanych danych na nośnik komputerowy
m) System winien umożliwiać wiekowanie należności
3.4. Dekretacja
a) Możliwość budowania szerokiej analityki z podziałkami na klasyfikację budżetową w oparciu o słownik klasyfikacji budżetowej
b) Możliwość w zakresie dochodów i wydatków budżetowych grupowania w ramach rozdziałów, działów i paragrafów klasyfikacji budżetowej tak, aby zapewniona była możliwość podziału wg źródeł, pełnej podziałki klasyfikacji budżetowej, charakteru realizowanych zadań (zadania własne, zlecone, realizowane na podstawie umów, porozumień, z innymi jednostkami samorządu terytorialnego), grup rodzajowych wydatków (wydatki bieżące, majątkowe, wynagrodzenia z pochodnymi itp.,), oraz układu zadaniowego
c) Możliwość definiowania dekretów do konkretnych dokumentów oraz uniemożliwienie dekretacji na nieodpowiednich kontach księgi głównej (jakie konta księgi głównej mogą zostać użyte do dekretacji danego dokumentu księgowego)
d) Możliwość automatycznego tworzenia dekretów podczas rejestracji wyciągów bankowych na podstawie wcześniej zarejestrowanych przelewów
e) Nieograniczona ilość dekretów w dowodzie księgowym
f) Automatyczna kontrola systemowa uniemożliwiająca zmianę dekretacji budżetowej w stosunku do zaangażowania środków oraz planu w referencji, do którego wprowadzone są dokumenty księgowe
3.5. Planowanie
a) Projektowanie budżetu wg obowiązującej klasyfikacji budżetowej oraz pełna jego szczegółowa ewidencja
b) Możliwość tworzenia wielu wersji projektów planu budżetu wg zadań budżetowych
c) Możliwość tworzenia projektów planu budżetu na podstawie danych lat ubiegłych z możliwością przeliczenia kwot planu wg szczegółowych zapytań
d) Możliwość kontroli zmniejszenia planu uniemożliwiającej zmianę planu poniżej wydatków
e) Możliwość szczegółowej analizy na podstawie zaksięgowanych dokumentów księgowych, oraz możliwość wyeksportowania tych danych do arkusza kalkulacyjnego
f) Transport danych do arkusza kalkulacyjnego celem analizy przewidywanego wykonania
g) Możliwość tworzenia wydruków z planów z poszczególnymi miesięcznymi, kwartalnymi lub rocznymi zmianami
h) Możliwość wprowadzania planu zamówień publicznych i porównanie z planem finansowym w podziale na rodzaj zamówienia i w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej
i) Możliwość bieżącego monitoringu dokonywanych wydatków w porównaniu z wnioskami ZP, umowami w powiązaniu z wykonanym planem finansowym
j) Konta pozabilansowe i ich ewidencja
k) Możliwość prowadzenia rejestru zaangażowania wydatków w podziale na klasyfikacje budżetową, analitykę, źródło finansowania, dysponent środków, itp.
l) Możliwość wprowadzenia finansowej ewidencji umów rocznych i wieloletnich oraz uwzględnienie obowiązujących umów wieloletnich przy tworzeniu planów wydatków na dany rok budżetowy
m) Możliwość automatycznego księgowania zaangażowania środków, planu finansowego oraz wydatków strukturalnych na kontach pozabilansowych
n) Możliwość automatycznego tworzenia zobowiązań i należności we właściwych pozycjach planu budżetowego, - np.wskazanie rezerwacji z nowego roku do faktury z poprzedniego roku
o) Możliwość generowania zestawień z wykonania budżetu w rożnych układach (np. wg zadań, itp.).
3.6. Rozliczenia
a) Możliwość zdefiniowania wielu banków i kont bankowych
b) Możliwość automatycznego rejestrowania (księgowania) wyciągów bankowych
c) Możliwość eksportu danych (płatności) do systemu bankowego
d) Systemowa kontrola niemożności przekroczenia kwoty planu, dotacji, umowy, wniosku ZP, zaangażowania środków jeszcze przed dokonaniem zapłaty
3.7. Kasa
a) Możliwość tworzenia i drukowania raportu kasowego
b) Możliwość definiowania kryteriów dekretacji na podstawie dokumentów kasowych (np. rodzaj świadczenia)
c) Możliwość dekretacji raportu kasowego wg kryterium w momencie zaistnienia operacji w kasie (koszty) (automatyczne powiązanie z kontami księgi głównej i kontami ksiąg pomocniczych)
d) Możliwość dostępu do bieżącej informacji o stanie gotówki w kasie
e) Możliwość kontrolowania salda końcowego po przez uzgodnienie (rozliczenie)
f) Możliwość generowania i drukowania dokumentów kasowych KP, KW
g) Możliwość zdefiniowania wielu kas
3.8. Opłaty
a) Możliwość prowadzenia ewidencji opłat Skarbu państwa i Powiatu w rozbiciu na raty o określonych terminach płatności
b) Możliwość ewidencjonowania nadpłat i zaległości z lat ubiegłych
c) Możliwość wydruku upomnień
d) Możliwość zestawienia wpłat należności i przypisów z automatycznym wyliczeniem salda w postaci karty rozliczeniowej płatnika
e) Możliwość odroczenia płatności należności
f) Możliwość automatycznego bilansu otwarcia na rok następny z wyliczeniem odsetek od zaległości na koniec okresu rozliczeniowego
g) Opłaty ściśle współpracują z aplikacją Finansowo-Księgową oraz aplikacją Kasa, w których na bieżąco znajduje się informacja o stanie należności każdego płatnika. W systemie Finansowo-Księgowym nanoszone są przypisy i wpłaty bezpośrednio na kartoteki płatników.
3.9. Możliwość wczytywania wyciągu bankowego do systemu finansowo-księgowego wraz z automatycznym naniesieniem na odpowiednie konta księgowe i/lub konta kontrahentów,
3.10. Możliwość generowania płatności przez system finansowo-księgowy, które zostaną zaimportowane do systemów bankowych
4. Wymagania formalno-prawne.
Oferowany System Finansowo - Księgowy winien spełniać następujące wymogi:
4.1. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., nr 152 poz. 1223 ze zm.)
4.2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157 poz. 1240 )
4.3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz. 1241)
4.4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł Zagranicznych(Dz. U. z 2010 r., Nr 38, poz. 207 ze zm.),
4.5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., nr 20 poz. 103),
4.6. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych(Dz. U. 2002 nr 101 poz. 926 ze zm.),
4.7. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2011 r. nr 177 poz. 1054),
4.8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.z 2010r., nr 128 poz. 861),
4.9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. z 2010 r., nr 44 poz. 255)
5. Szkolenia
5.1. Kompleksowe przeszkolenie wyznaczonych pracowników w zakresie obsługi wdrożonego systemu w siedzibie Zamawiającego,
5.2. Szkolenie odbywać się będzie na terenie miasta Tczewa, w sali przygotowanej przez Wykonawcę,
5.3. Wykonawca po podpisaniu umowy ustali z Zamawiającym szczegółowy harmonogram szkoleń,
5.4. Grupy szkoleniowe nie powinny być większe niż 10-12 osób,
5.5. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt do przeprowadzenia szkoleń (komputery, laptopy, rzutniki, itp.),
5.6. Do przeprowadzenia szkolenia wymaganych jest, co najmniej 2 instruktorów - jeden tłumaczący, a drugi chodzący po sali i bezpośrednio udzielający porad użytkownikom,
5.7. Szkolenie winno być zakończone testem, którego wynik musi wynosić min 60% poprawnych odpowiedzi. Uzyskanie wyniku negatywnego powinno być równoznaczne z ponownym przeszkoleniem pracownika w celu ponownego zaliczenia testu z wynikiem pozytywnym. Przewiduje się, iż pracownik za drugim razem zaliczy egzamin pozytywnie,
5.8. Dopuszcza się aby na etapie negocjacji Wykonawca przedstawił inny sposób przeprowadzenia szkoleń,
5.9. Nie przewiduje się przeprowadzania szkoleń typu e-learning w zastępstwie szkoleń tradycyjnych,
5.10. Wykonawca przeszkoli administratorów wskazanych przez Zamawiającego w zakresie min. zarządzania użytkownikami i uprawnieniami, zabezpieczania i odtwarzania danych. Szczegółowy zakres szkolenia dla administratorów systemu powinien obejmować co najmniej następujące obszary:
a) podstawy administracji i monitoringu,
b) przegląd budowy i konfiguracji systemu,
c) techniki analizy i rozwiązywania problemów w pierwszej linii wsparcia użytkownika,
d) zarządzanie wydrukami,
e) zarządzanie kontami, w tym tworzenie i przypisywanie ról oraz uprawnień,
f) generowania raportów.
5.11. Wykonawca przed rozpoczęciem szkolenia dostarczy do każdego modułu Systemu Finansowo - Księgowego będącego przedmiotem niniejszego zamówienia, dokumentację w języku polskim w postaci elektronicznej i papierowej (w ilości 1 sztuki) zawierającej:
a) opis ogólnych informacji o systemie (poruszanie się po systemie),
b) opis słowników aplikacji,
c) opis parametryzacji aplikacji możliwej do wykonania przez użytkowników merytorycznych - administratorów,
d) opis wszystkich funkcji dostępnych w aplikacji,
e) opis wraz z procedurami instalacji i konfiguracji całego systemu - od instalacji
f) systemu operacyjnego do uruchomienia aplikacji klienckiej na stanowisku użytkownika,
6. Opieka autorska
6.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia asysty technicznej zainstalowanego Systemu w terminie 24 miesięcy od daty podpisania końcowego protokołu odbioru, w szczególności zaś do:
a) dostosowywanie użytkowanych funkcji systemu do wymogów prawa powszechnie obowiązującego, opublikowanego w trakcie obowiązywania umowy bez potrzeby wnioskowania o takie dostosowanie ze strony Zamawiającego,
b) konserwacji i optymalizacji wdrożonego Systemu Finansowo- Księgowego oraz systemu zarządzania bazą danych,
c) 2 razy w ciągu roku asysty technicznej, w terminie ustalonym z Zamawiającym,
d) utrzymanie gotowości do czynności serwisowych, rozumianych jako świadczenie pomocy telefonicznej lub e-mail przez dostarczenie odpowiednich informacji w wypadku, gdy użytkownicy oprogramowania lub aplikacji, nie mogą osiągnąć zamierzonych efektów pracy,
e) konsultacje telefoniczne świadczone będą przez Wykonawcę w godzinach od 8:00 do 16:00 od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy
6.2. Dla poszczególnych rodzajów błędów wprowadza się następujące czasy ich usunięcia:
a) błąd krytyczny (błąd, który w sposób znaczący wpływa na pracę Systemu, powodujący zawieszenie jego pracy lub skutkujący techniczną niespójnością w bazie danych lub zaburzeniami w integralności danych w Systemie, niezbędny do usunięcia natychmiast) - przystąpienie do usuwania błędu w ciągu 48 godzin, a usunięcie błędu w ciągu 3 dni roboczych od chwili zaakceptowania przez strony sposobu działania,
b) błąd istotny (sytuacja, której skutkiem jest błędna praca Systemu, uniemożliwiająca w danej chwili jego eksploatację, jednocześnie pozwalająca na znalezienie takiego sposobu użytkowania Systemu, aby obejść skutki wystąpienia błędu, bez istotnego wydłużenia czasu wykonywanych operacji.) - przystąpienie do usuwania błędu w ciągu 48 godzin, a usunięcie błędu w ciągu 5 dni roboczych od chwili zaakceptowania przez strony sposobu działania,
c) usterka (sytuacja powtarzająca się, polegająca na funkcjonowaniu Systemu w sposób nieograniczający zakresu funkcjonalnego Systemu lecz utrudniająca pracę użytkownikom i administratorom Systemu.) - w terminie ustalonym przez Strony.
d) Do czasu usunięcia błędu Wykonawca zobowiązany jest do wskazania zastępczej metody pracy (ominięcia problemów wynikających z wadliwej pracy systemu w sposób umożliwiający Zamawiającemu prawidłową pracę z oprogramowaniem).
7. Test systemu
Na etapie oceny końcowej ofert Zamawiający przewiduje przeprowadzenie testów oferowanego systemu. Test ma na celu sprawdzenie działania całości systemu zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz zweryfikowanie deklaracji Wykonawcy o posiadanej przez system funkcjonalności. Test winien być wykonany dla każdego modułu osobno. Testowanie winno rozpocząć się na gotowym module. Wykonawca przygotuje konspekt zawierający kroki scenariusza do wykonania oraz dane testowe. Przygotowany konspekt musi pozwolić na weryfikację wszystkich funkcjonalności wymaganych przez Zamawiającego. Konspekt winien być przygotowany w formie tabelarycznej.
Numer biuletynu: 1
Pozycja w biuletynie: 336244
Data publikacji: 2011-10-14
Nazwa: Powiat Tczewski
Ulica: ul. Piaskowa 2
Numer domu: 2
Miejscowość: Tczew
Kod pocztowy: 83-110
Województwo / kraj: pomorskie
Numer telefonu: 58 7734 800
Adres strony internetowej: www.starostwo.tczew.pl
Typ ogłoszenia: ZP-400
Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak
Ogłoszenie dotyczy: 1
Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa
Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa opracowania oprogramowania finansowo-księgowego dla Starostwa Powiatowego i jednostek podległych
Rodzaj zamówienia: U
Przedmiot zamówienia:
1. Wymagania ogólne Systemu Finansowo-Księgowego:
1.1. System winien posiadać budowę modułową, a jednocześnie tworzyć w pełni zintegrowany System Finansowwo-Księgowy.
1.2. Wszystkie wymagane funkcjonalności muszą pochodzić od jednego dostawcy.
1.3. System musi być w całości spolonizowany, posiadać polskie znaki i instrukcję obsługi po polsku.
1.4. System musi posiadać graficzny interfejs gwarantujący wygodne wprowadzanie danych, bieżącą kontrolę poprawności wprowadzanych danych, przejrzystość prezentowania danych na ekranie oraz wygodny sposób wyszukiwania danych po dowolnych kryteriach.
1.5. System musi pracować w środowisku sieciowym i posiadać wielodostępność pozwalającą na równoczesne korzystanie z bazy danych przez wielu użytkowników.
1.6. System musi zapewniać ciągły dostęp do aktualnych danych i działać w trybie on-line, zapewniać aktualizację informacji w bazach danych podczas rutynowych czynności wykonywanych na stanowiskach pracy.
1.7. System musi mieć możliwość pełnej archiwizacji danych oraz możliwość łatwego odtworzenia danych w razie awarii.
1.8. System musi obsługiwać wszystkie dostepne waluty obce- wielowalutowość.
1.9. System musi posiadać mechanizmy umożliwiające identyfikację użytkownika i ustalenie daty wprowadzenia i modyfikacji danych.
1.10. System musi zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa i ochorony danych przetwarzanych, przechowywanych i transportowanych przed nieautoryzowanym dostępem z zewnątrz i wewnątrz sytemu.
1.11. Oprogramowanie musi realizować połączenia pomiędzy użytkownikami z użyciem protokołów opartych o połączenia kodowane:
a) musi zapewniać identyfikację i kontrolę tożsamości użytkowników,
b) zapewnić prowadzenie kontroli dostępu do zasobów i ich indetyfikację,
c) uniemożliwiać wprowadzenie danych w sposób anonimowy,
d) poziom autoryzacji użytkownika poprzez indetyfikator i hasło,
e) musi wymuszać odrębne i unikalne loginy oraz mieć możliwość modyfikacji
f) ustawień długości hasła i częstotliwości ich zmiany,
g) hasła przechowywane w systemie muszą być szyfrowane.
1.12. System musi umożliwiać definiowanie ról, tj. grup uprawnień użytkowników, jakie posiadają w systemie oraz dostępnych mu funkcjonalności z zakresu danych.
1.13. System musi zawierać wbudowane standardowe raporty (wzory), z możliwością ich modyfikacji przez uprwanionego użytkownika systemu.
1.14. System musi pozwalać użytkownikom o określonych uprawnieniach, na tworzenie własnych raportów, z wykorzystaniem dowolnych danych znajdujących się w systemie.
1.15. System musi pozwalać użytkownikom o określonych uprawnieniach, na tworzenie szablonów własnych dokumentów.
1.16. System musi mieć możliwość rejestracji szablonów raportów, dokumentów (do wykorzystania przez innych użytkowników).
1.17. System powinien posiadać funkcjonalność definiowania schematów numeracji w obrębie każdego typu dokumentu ( wykorzystanie serii dokumentu,daty(miesiąc, rok, tydzień).
1.18. System musi mieć możliwość definiowania pól dodatkowych w istniejących kartotekach, własnych kartotek i wykorzystywanie ich w raportach, automatach dekretujących itp. we wszystkich modułach systemu.
1.19. Mechanizmy kontroli spójności wprowadzanych danych; wymuszanie pól obowiązkowych.
1.20. System musi umożliwiać definiowanie menu i wyglądu aplikacji dla poszczególnych użytkowników.
1.21. System musi umożliwiać zapisanie ustawień ekranowych dla danego użytkownika.
1.22. System musi umożliwiać uruchomienie z jednego stanowiska wielu wątków (okien aplikacji) dla użytkownika.
1.23. System musi umożliwiać definiowanie i grupowanie dokumentów.
1.24. System musi umożliwiać budowanie dla użytkowników i grup alertów ekranowych.
1.25. System musi umożliwiać wyszukiwanie, grupowanie i filtrowanie informacji jednolitych w całym systemie.
1.26. Okna i listy muszą być wyposażone w funkcjonalność sortowania według wybranych kolumn.
1.27. Okna i listy muszą być wyposażone w możliwość konstrukcji przez użytkownika filtra wyświetlanej zawartości.
1.28. System musi mieć możliwość zdefiniowania dla operatora toolbarów/skrótów w menu do szybszego dostępu do danego modułu/dziennika/raportu lub skrótów klawiaturowych.
1.29. System musi zapewniać możliwość równoczesnego korzystania z aplikacji użytkowych i programów wspomagających prace biurowe (edytor tekstu, arkusze kalkulacyjne, itp.).
1.30. System musi zapewniać wymianę danych z aplikacjami zewnętrznymi. Musi umożliwiać eksport wszystkich wprowadzonych rejestrów do innych narzędzi informatycznych (np. z grupy Office); umożliwiać przenoszenie wszelkich zestawień, sprawozdań czy raportów z systemu do narzędzia biurowego Excel i Word oraz w formacie PDF.
1.31. System musi posiadać słowniki wewnętrzne.
1.32. Ze względu na posiadaną infrastrukturę przez Zamawiającego System musi umożliwiać pracę aplikacji klienckiej w środowisku MS Windows XP Prof i wyższych.
1.33. Architektura oraz funkcjonalność systemu musi pozwolić na stopniowe uzupełnianie roziwązania o kolejne obszary funkcjonalne.
1.34. Architektura systemu musi być taka sama dla wszystkich jednostek organizacyjnych Powiatu Tczewskiego, tj. nie dopuszcza się np. dostarczenia innej wersji dla Starostwa, a innej dla pozostałych jednostek
1.35. Dostęp do narzędzi umożliwiających rozwój systemu/dobudowę funkcjonalności w ramach działu informatyki.
1.36. System musi umożliwiać śledzenie pracy systemu i jego wydajności.
1.37. System musi być skalowany- musi umożliwiać migrację do wydajniejszych baz danych i rozbudowę sprzętu.
1.38. System musi umożliwiać zautomatyzowanie stałych czynności w systemie- generowanie dokumentów i raportów według terminarza.
1.39. System musi umożliwiać uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
2. Wymagania merytoryczne systemu Finansowo-Księgowego
2.1. Księgi rachunkowe obejmujące zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, tworzą;
a) Dziennik, który zawiera chronologiczne ujęcia zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik winien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno i automatycznie numerowane, a sumy ich zapisów (obroty) muszą być liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami. Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wporwadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
b) Księgę główną- konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym i chronologicznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Wprowadzenie zapisów do księgi głównej rozpoczyna sie od zapisu na koncie analitycznym, a nastepnie automatycznie zapisy te są przenoszone na konta syntetyczne.
c) Księgi pomocnicze- konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzone są w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Księgi pomocnicze winny być prowadzone w szczególności dla rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, należności z tytułu dochodów budżetowych, pozostałych rozrachunków publiczno-prawnych, pozostałych rozrachunków z pracownikami, pozostałych rozrachunków, rozrachunków z tytułu nienależnie pobranych świadczeń, przychodów i kosztów np. operacyjnych, finansowych, itp., funduszy jednostki, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, PFRON, itp
d) Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, powinno zawierać nazwy kont, symbole, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz na koniec okresu sprawozdawczego.
2.2. Księgi rachunkowe winny być trwale oznaczone pełną lub skróconą nazwą jednostki, której dotyczą (także, jeśli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania. Powinny być wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. System musi zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Obroty tego zestawienia winny być zgodne z obrotami dziennika.
2.3. Zapisy w księgach rachunkowych powinny być dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsca pozwalającego na późniejsze dopiski lub zmiany. Zapis księgowy winien zawierać:
a) datę dokonania operacji gospodarczej,
b) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeśli rożni się ona od daty dokonania operacji,
c) zrozumiały tekst opisu operacji (min. 100 znaków),
d) kwotę i datę zapisu,
e) osobę odpowiedzialną za dokonanie zapisu,
f) oznaczenie kont, których dotyczy,
g) oznaczenie podmiotu (stron) np. wykonawcy, dostawcy, itp.
2.4. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej winny być powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie oraz w sposób zapewniający ich trwałość.
3. Szczegółowe wymagania funkcjonalne oferowanego Systemu Finansowo-Księgowego:
3.1. Księga główna
a) Możliwość zakładania i modyfikacji planu kont (min. 20 znaków)
b) Podstawowa ewidencja zdarzeń gospodarczych winna uwzględniać klasyfikację budżetową
c) Możliwość zachowania historii klasyfikacji budżetowej w podziale na działy, rozdziały, paragrafy i źródła finansowania
d) Możliwość księgowania w nowym okresie przed zamknięciem poprzedniego
e) Możliwość księgowania w kilku okresach jednocześnie
f) Możliwość podglądu obrotów i sald, w działach, rozdziałach i paragrafach z podziałem na struktury przychodowe i rozchodowe, kosztowe, wydatkowe oraz inne dowolne w systemie,
g) Możliwość definiowania dowolnego sposobu numeracji dokumentów
h) Możliwość definiowania słowników analityk i użycia ich w dowolnej ilości wzorców kont księgowych,
i) Możliwość definiowania sprawozdań finansowych na poziomie syntetycznym i analitycznym,
j) Możliwość wyszukiwania kont wg dowolnych kluczy
k) Możliwość wielokrotnego otwierania okresów
l) Możliwość rejestracji daty sporządzenia dowodu oraz daty dokonania operacji, jeśli jest inna
m) Możliwość zdefiniowania wielu rodzajów dokumentów księgowych
n) Walidacja pól podczas dekretacji na danym koncie (pola obowiązkowe, pola opcjonalne)
o) Możliwość kopiowania dokumentów księgowych i zmiany ich dekretacji i kwot
p) Możliwość symulacji księgowań przed całkowitym zaksięgowaniem (wstępne księgowanie dokumentów i ostateczne księgowanie po ich weryfikacji)
q) Możliwość wprowadzenia dodatkowej informacji (dekretacji i treści) na obiekty, działy, sekcje - miejsce powstawania kosztów
r) Możliwość zawieszania dokumentów w dowolnym momencie jego tworzenia tak by móc wrócić do ich uzupełniania
s) Możliwość równoczesnej pracy w poprzednim i nowym roku obrotowym bez konieczności zamykania poprzedniego roku i wprowadzania BO, oraz automatyczne generowanie bilansu otwarcia
t) Możliwość oznaczenia wydatku jako wydatku strukturalnego oraz możliwość generowania wydruków dotyczących wydatków strukturalnych z odpowiednim kodem
3.2. Rozrachunki
a) Możliwość identyfikowania odbiorcy/dostawcy wg typu np. dostawca, odbiorca, pracownik, klient, dłużnik
b) Możliwość prowadzenia analityki do konta rozrachunkowego (klasyfikacji budżetowej, nr indywidualnego, itp.)
c) Możliwość wyszukiwania kontrahentów wg różnych parametrów: nr faktury, NIP, pesel, nazwa, imię i nazwisko, itp.
d) Automatyczne rozliczanie kont rozrachunkowych - salda rozwarte
e) Możliwość uzyskania informacji o zapłaconych kwotach, zobowiązaniach lub należnościach wobec lub od kontrahenta (klienta, pracownika)
f) Możliwość blokowania danej płatności (np. faktury) lub konkretnej pozycji z np. faktury - Możliwość częściowej zapłaty faktury
g) Możliwość podglądu historii zobowiązania lub należności
h) Możliwość dokonywania analizy wieku zobowiązań i należności np. wg daty płatności, daty wystawienia faktury, daty powstania należności lub zobowiązania
i) Możliwość rejestracji zaliczek oraz rozliczenia zaliczek
j) Rejestrowanie i śledzenie zaliczek, przedpłat i należności od kontrahentów (np. klientów, pracowników)
k) Możliwość podziału rozrachunków na krótko i długoterminowe (określenie systemowe wymagalne, niewymagalne)
l) Możliwość podziału rozrachunków na przeterminowane i nieprzeterminowane
m) Możliwość zdefiniowania wielu procedur monitowania należności np. możliwość generowania zestawień transakcji nierozliczonych, generowania zestawień transakcji rozliczonych, prowadzenie rozrachunków z pracownikami, możliwość generowania potwierdzeń sald,
n) Możliwość automatycznego adresowania kopert
3.3. Sprawozdawczość
a) Możliwość sporządzania (definiowania) wydruków (raportów i zestawień) wg kryterium użytkownika (np. Zestawienie obrotów i sald, zestawienie sald, zestawienie faktur zapłaconych, zestawienie kosztów w podziale na dział, sekcje, itp. oraz możliwość generowania wydruków zbierających dane wg typu nazwy, operacji lub kontrahenta)
b) Automatyczne sporządzanie i możliwość wydruku sprawozdań budżetowych wg wzoru z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 3 lutego 2010 r. z późniejszymi zmianami (np. Rb-28s, Rb-27s, Rb27zz, Rb-n, Rb-z, Rb-zn, Rb-WS, Rb-50,) wraz z możliwością wyeksportowania plików sprawozdań do systemu Bestia@, SJO Bestia
c) Możliwość automatycznego księgowania sprawozdań budżetowych
d) Automatyczne sporządzanie i wydruk sprawozdań finansowych - bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu jednostki wg wzoru z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej wraz z późniejszymi zmianami
e) Automatyczne zamknięcie kont wynikowych na koniec roku
f) Możliwość eksportu danych do formatu arkusza kalkulacyjnego
g) Możliwość zamykania i otwierania roku
h) Standardowe raporty systemowe w zakresie porównywania wartości planowanych pomiędzy wersjami, latami oraz zestawienia ich z wykonaniem w celu wykazania kwot dostępności środków
i) Możliwość sporządzenia prognozy sumy wydatków na dany okres w oparciu o terminy płatności.
j) Przeglądanie obrotów i sald kont oraz ich wydruk w formie kont syntetycznej i analitycznej
k) Możliwość generowania zestawień z zaznaczeniem jednostki organizacyjnej, klasyfikacji budżetowej, rodzaju zadania oraz programu budżetowego
l) Możliwość przeniesienia wygenerowanych danych na nośnik komputerowy
m) System winien umożliwiać wiekowanie należności
3.4. Dekretacja
a) Możliwość budowania szerokiej analityki z podziałkami na klasyfikację budżetową w oparciu o słownik klasyfikacji budżetowej
b) Możliwość w zakresie dochodów i wydatków budżetowych grupowania w ramach rozdziałów, działów i paragrafów klasyfikacji budżetowej tak, aby zapewniona była możliwość podziału wg źródeł, pełnej podziałki klasyfikacji budżetowej, charakteru realizowanych zadań (zadania własne, zlecone, realizowane na podstawie umów, porozumień, z innymi jednostkami samorządu terytorialnego), grup rodzajowych wydatków (wydatki bieżące, majątkowe, wynagrodzenia z pochodnymi itp.,), oraz układu zadaniowego
c) Możliwość definiowania dekretów do konkretnych dokumentów oraz uniemożliwienie dekretacji na nieodpowiednich kontach księgi głównej (jakie konta księgi głównej mogą zostać użyte do dekretacji danego dokumentu księgowego)
d) Możliwość automatycznego tworzenia dekretów podczas rejestracji wyciągów bankowych na podstawie wcześniej zarejestrowanych przelewów
e) Nieograniczona ilość dekretów w dowodzie księgowym
f) Automatyczna kontrola systemowa uniemożliwiająca zmianę dekretacji budżetowej w stosunku do zaangażowania środków oraz planu w referencji, do którego wprowadzone są dokumenty księgowe
3.5. Planowanie
a) Projektowanie budżetu wg obowiązującej klasyfikacji budżetowej oraz pełna jego szczegółowa ewidencja
b) Możliwość tworzenia wielu wersji projektów planu budżetu wg zadań budżetowych
c) Możliwość tworzenia projektów planu budżetu na podstawie danych lat ubiegłych z możliwością przeliczenia kwot planu wg szczegółowych zapytań
d) Możliwość kontroli zmniejszenia planu uniemożliwiającej zmianę planu poniżej wydatków
e) Możliwość szczegółowej analizy na podstawie zaksięgowanych dokumentów księgowych, oraz możliwość wyeksportowania tych danych do arkusza kalkulacyjnego
f) Transport danych do arkusza kalkulacyjnego celem analizy przewidywanego wykonania
g) Możliwość tworzenia wydruków z planów z poszczególnymi miesięcznymi, kwartalnymi lub rocznymi zmianami
h) Możliwość wprowadzania planu zamówień publicznych i porównanie z planem finansowym w podziale na rodzaj zamówienia i w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej
i) Możliwość bieżącego monitoringu dokonywanych wydatków w porównaniu z wnioskami ZP, umowami w powiązaniu z wykonanym planem finansowym
j) Konta pozabilansowe i ich ewidencja
k) Możliwość prowadzenia rejestru zaangażowania wydatków w podziale na klasyfikacje budżetową, analitykę, źródło finansowania, dysponent środków, itp.
l) Możliwość wprowadzenia finansowej ewidencji umów rocznych i wieloletnich oraz uwzględnienie obowiązujących umów wieloletnich przy tworzeniu planów wydatków na dany rok budżetowy
m) Możliwość automatycznego księgowania zaangażowania środków, planu finansowego oraz wydatków strukturalnych na kontach pozabilansowych
n) Możliwość automatycznego tworzenia zobowiązań i należności we właściwych pozycjach planu budżetowego, - np.wskazanie rezerwacji z nowego roku do faktury z poprzedniego roku
o) Możliwość generowania zestawień z wykonania budżetu w rożnych układach (np. wg zadań, itp.).
3.6. Rozliczenia
a) Możliwość zdefiniowania wielu banków i kont bankowych
b) Możliwość automatycznego rejestrowania (księgowania) wyciągów bankowych
c) Możliwość eksportu danych (płatności) do systemu bankowego
d) Systemowa kontrola niemożności przekroczenia kwoty planu, dotacji, umowy, wniosku ZP, zaangażowania środków jeszcze przed dokonaniem zapłaty
3.7. Kasa
a) Możliwość tworzenia i drukowania raportu kasowego
b) Możliwość definiowania kryteriów dekretacji na podstawie dokumentów kasowych (np. rodzaj świadczenia)
c) Możliwość dekretacji raportu kasowego wg kryterium w momencie zaistnienia operacji w kasie (koszty) (automatyczne powiązanie z kontami księgi głównej i kontami ksiąg pomocniczych)
d) Możliwość dostępu do bieżącej informacji o stanie gotówki w kasie
e) Możliwość kontrolowania salda końcowego po przez uzgodnienie (rozliczenie)
f) Możliwość generowania i drukowania dokumentów kasowych KP, KW
g) Możliwość zdefiniowania wielu kas
3.8. Opłaty
a) Możliwość prowadzenia ewidencji opłat Skarbu państwa i Powiatu w rozbiciu na raty o określonych terminach płatności
b) Możliwość ewidencjonowania nadpłat i zaległości z lat ubiegłych
c) Możliwość wydruku upomnień
d) Możliwość zestawienia wpłat należności i przypisów z automatycznym wyliczeniem salda w postaci karty rozliczeniowej płatnika
e) Możliwość odroczenia płatności należności
f) Możliwość automatycznego bilansu otwarcia na rok następny z wyliczeniem odsetek od zaległości na koniec okresu rozliczeniowego
g) Opłaty ściśle współpracują z aplikacją Finansowo-Księgową oraz aplikacją Kasa, w których na bieżąco znajduje się informacja o stanie należności każdego płatnika. W systemie Finansowo-Księgowym nanoszone są przypisy i wpłaty bezpośrednio na kartoteki płatników.
3.9. Możliwość wczytywania wyciągu bankowego do systemu finansowo-księgowego wraz z automatycznym naniesieniem na odpowiednie konta księgowe i/lub konta kontrahentów,
3.10. Możliwość generowania płatności przez system finansowo-księgowy, które zostaną zaimportowane do systemów bankowych
4. Wymagania formalno-prawne.
Oferowany System Finansowo - Księgowy winien spełniać następujące wymogi:
4.1. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., nr 152 poz. 1223 ze zm.)
4.2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157 poz. 1240 )
4.3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157 poz. 1241)
4.4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł Zagranicznych(Dz. U. z 2010 r., Nr 38, poz. 207 ze zm.),
4.5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., nr 20 poz. 103),
4.6. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych(Dz. U. 2002 nr 101 poz. 926 ze zm.),
4.7. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2011 r. nr 177 poz. 1054),
4.8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U.z 2010r., nr 128 poz. 861),
4.9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. z 2010 r., nr 44 poz. 255)
5. Szkolenia
5.1. Kompleksowe przeszkolenie wyznaczonych pracowników w zakresie obsługi wdrożonego systemu w siedzibie Zamawiającego,
5.2. Szkolenie odbywać się będzie na terenie miasta Tczewa, w sali przygotowanej przez Wykonawcę,
5.3. Wykonawca po podpisaniu umowy ustali z Zamawiającym szczegółowy harmonogram szkoleń,
5.4. Grupy szkoleniowe nie powinny być większe niż 10-12 osób,
5.5. Wykonawca zapewni niezbędny sprzęt do przeprowadzenia szkoleń (komputery, laptopy, rzutniki, itp.),
5.6. Do przeprowadzenia szkolenia wymaganych jest, co najmniej 2 instruktorów - jeden tłumaczący, a drugi chodzący po sali i bezpośrednio udzielający porad użytkownikom,
5.7. Szkolenie winno być zakończone testem, którego wynik musi wynosić min 60% poprawnych odpowiedzi. Uzyskanie wyniku negatywnego powinno być równoznaczne z ponownym przeszkoleniem pracownika w celu ponownego zaliczenia testu z wynikiem pozytywnym. Przewiduje się, iż pracownik za drugim razem zaliczy egzamin pozytywnie,
5.8. Dopuszcza się aby na etapie negocjacji Wykonawca przedstawił inny sposób przeprowadzenia szkoleń,
5.9. Nie przewiduje się przeprowadzania szkoleń typu e-learning w zastępstwie szkoleń tradycyjnych,
5.10. Wykonawca przeszkoli administratorów wskazanych przez Zamawiającego w zakresie min. zarządzania użytkownikami i uprawnieniami, zabezpieczania i odtwarzania danych. Szczegółowy zakres szkolenia dla administratorów systemu powinien obejmować co najmniej następujące obszary:
a) podstawy administracji i monitoringu,
b) przegląd budowy i konfiguracji systemu,
c) techniki analizy i rozwiązywania problemów w pierwszej linii wsparcia użytkownika,
d) zarządzanie wydrukami,
e) zarządzanie kontami, w tym tworzenie i przypisywanie ról oraz uprawnień,
f) generowania raportów.
5.11. Wykonawca przed rozpoczęciem szkolenia dostarczy do każdego modułu Systemu Finansowo - Księgowego będącego przedmiotem niniejszego zamówienia, dokumentację w języku polskim w postaci elektronicznej i papierowej (w ilości 1 sztuki) zawierającej:
a) opis ogólnych informacji o systemie (poruszanie się po systemie),
b) opis słowników aplikacji,
c) opis parametryzacji aplikacji możliwej do wykonania przez użytkowników merytorycznych - administratorów,
d) opis wszystkich funkcji dostępnych w aplikacji,
e) opis wraz z procedurami instalacji i konfiguracji całego systemu - od instalacji
f) systemu operacyjnego do uruchomienia aplikacji klienckiej na stanowisku użytkownika,
6. Opieka autorska
6.1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia asysty technicznej zainstalowanego Systemu w terminie 24 miesięcy od daty podpisania końcowego protokołu odbioru, w szczególności zaś do:
a) dostosowywanie użytkowanych funkcji systemu do wymogów prawa powszechnie obowiązującego, opublikowanego w trakcie obowiązywania umowy bez potrzeby wnioskowania o takie dostosowanie ze strony Zamawiającego,
b) konserwacji i optymalizacji wdrożonego Systemu Finansowo- Księgowego oraz systemu zarządzania bazą danych,
c) 2 razy w ciągu roku asysty technicznej, w terminie ustalonym z Zamawiającym,
d) utrzymanie gotowości do czynności serwisowych, rozumianych jako świadczenie pomocy telefonicznej lub e-mail przez dostarczenie odpowiednich informacji w wypadku, gdy użytkownicy oprogramowania lub aplikacji, nie mogą osiągnąć zamierzonych efektów pracy,
e) konsultacje telefoniczne świadczone będą przez Wykonawcę w godzinach od 8:00 do 16:00 od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy
6.2. Dla poszczególnych rodzajów błędów wprowadza się następujące czasy ich usunięcia:
a) błąd krytyczny (błąd, który w sposób znaczący wpływa na pracę Systemu, powodujący zawieszenie jego pracy lub skutkujący techniczną niespójnością w bazie danych lub zaburzeniami w integralności danych w Systemie, niezbędny do usunięcia natychmiast) - przystąpienie do usuwania błędu w ciągu 48 godzin, a usunięcie błędu w ciągu 3 dni roboczych od chwili zaakceptowania przez strony sposobu działania,
b) błąd istotny (sytuacja, której skutkiem jest błędna praca Systemu, uniemożliwiająca w danej chwili jego eksploatację, jednocześnie pozwalająca na znalezienie takiego sposobu użytkowania Systemu, aby obejść skutki wystąpienia błędu, bez istotnego wydłużenia czasu wykonywanych operacji.) - przystąpienie do usuwania błędu w ciągu 48 godzin, a usunięcie błędu w ciągu 5 dni roboczych od chwili zaakceptowania przez strony sposobu działania,
c) usterka (sytuacja powtarzająca się, polegająca na funkcjonowaniu Systemu w sposób nieograniczający zakresu funkcjonalnego Systemu lecz utrudniająca pracę użytkownikom i administratorom Systemu.) - w terminie ustalonym przez Strony.
d) Do czasu usunięcia błędu Wykonawca zobowiązany jest do wskazania zastępczej metody pracy (ominięcia problemów wynikających z wadliwej pracy systemu w sposób umożliwiający Zamawiającemu prawidłową pracę z oprogramowaniem).
7. Test systemu
Na etapie oceny końcowej ofert Zamawiający przewiduje przeprowadzenie testów oferowanego systemu. Test ma na celu sprawdzenie działania całości systemu zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz zweryfikowanie deklaracji Wykonawcy o posiadanej przez system funkcjonalności. Test winien być wykonany dla każdego modułu osobno. Testowanie winno rozpocząć się na gotowym module. Wykonawca przygotuje konspekt zawierający kroki scenariusza do wykonania oraz dane testowe. Przygotowany konspekt musi pozwolić na weryfikację wszystkich funkcjonalności wymaganych przez Zamawiającego. Konspekt winien być przygotowany w formie tabelarycznej.
Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie
Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie
Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie
Czas: D
Data zakończenia: 30/06/2012
Informacja na temat wadium:
9.1 Warunkiem udziału w postępowaniu jest wniesienie wadium. Zamawiający określa wadium w wysokości 15 000,00 zł (słownie: piętnaście tysięcy złotych)
9.2 Wadium musi być wniesione przed upływem terminu do składania ofert, wskazanego w punkcie 12.1 SIWZ.
9.3 Wadium może być wnoszone w następujących formach:
9.3.1 pieniądzu,
9.3.2 poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym
9.3.3 gwarancjach bankowych,
9.3.4 gwarancjach ubezpieczeniowych,
9.3.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 ze. zm.).
9.4 Jeżeli wadium zostanie wniesione w pieniądzu to należy je wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: Bank Spółdzielczy w Tczewie 15 8345 0006 0000 0954 2000 0064. Wykonawca powinien dołączyć do oferty kserokopię wniesienia wadium z potwierdzeniem dokonanego przelewu. Na poleceniu przelewu należy wpisać: Wadium - przetarg na: Usługa opracowania oprogramowania finansowo-księgowego dla Starostwa Powiatowego i jednostek podległych. W pozostałych przypadkach wymagane jest dołączenie oryginału dokumentu wystawionego na rzecz Zamawiającego, który należy złożyć łącznie z ofertą. Dokumenty potwierdzające wniesienie wadium, o których mowa w punkcie 9.3 muszą zachowywać ważność przez cały okres, w którym Wykonawca jest związany ofertą.
9.5 W przypadku wnoszenia wadium w formie innej niż w pieniądzu, w treści tego dokumentu powinna znaleźć się treść art. 46 ust. 4a i 5 ustawy określająca okoliczności zatrzymania wadium przez Zamawiającego (brak tej treści w dokumencie będzie skutkować odrzuceniem oferty). Poza tym z powyższego dokumentu powinno wynikać jednoznacznie, gwarantowanie wypłaty należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie.
9.6 W przypadku wnoszenia wadium przelewem na rachunek bankowy, o jego wniesieniu w terminie decydować będzie data wpływu środków na rachunek bankowy Zamawiającego wskazany w punkcie 9.4 SIWZ.
9.7 Okoliczności i zasady zwrotu wadium, jego przepadku określa Ustawa.
Zaliczka: Nie
Uprawnienia:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych innych wymagań.
Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający oceni czy Wykonawca spełnia warunki, jeżeli wykaże, że wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 1 wdrożenie Systemu Finansowo-Księgowego w jednostkach sektora finansów finansów publicznych o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych) brutto każda.
Potencjał techniczny:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych innych wymagań.
Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych innych wymagań.
Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych innych wymagań.
Oświadczenie nr 3: Tak
Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak
Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak
Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak
Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak
inne_dokumenty:
1. Do oferty musi zostać dołączona w wersji elektronicznej (na płycie CD/DVD) pełna dokumentacja oferowanego systemu FK opisująca wszystkie moduły i funkcjonalności - na etapie składania ofert wstępnych.
2. Konspekt scenariusza testowego w celu zweryfikowania funkcjonalności oferowanego systemu - na etapie składania ofert ostatecznych.
3. Ponadto Wykonawca składa pisemny wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
4. Zamawiajacy zakłada, że na przeprowadzenie negocjacji z Wykonawcą wystarczą dwa dni. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się przedłużenie tego terminu.
5. Zamawiający zakłada, że negocjacje będą prowadzone w nastepujących godzinach: od godz. 8 do godz. 15.
6. O terminie negocjacji Zamawiający poinformuje Wykonawcę z minimum 2 dniowym wyprzedzeniem.
III.7 osoby niepełnosprawne: Nie
Kod trybu postepowania: NO
Liczba wykonawców: 4
Warunki wyboru wykonawców:
Dodatkowo Zamawiający bedzie przynawał następującą ocenę punktową: 1 punkt za wykazanie dodatkowego wdrożenia Systemu Finansowo-Księgowego t.j. ponad minimum określone w sekcji III pkt III.3.2 , jednak nie więcej niż 20 wdrożeń. W przypadku wykazania się przez Wykonawcę większą liczbą wdrożeń niż 20 uzyska on maksymalną liczbę 20 punktów. Końcowa ocena punktowa będzie sumą uzyskaną przez Wykonawcę i posłuży Zamawiającemu do zbudowania rankingu wykonawców w celu zaproszenia do udziału w postępowaniu.
Czy zmiana umowy: Tak
Zmiana umowy:
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Dopuszcza się zmianę niniejszej umowy w przypadku zmiany stawki podatku VAT.
Kod kryterium cenowe: B
Znaczenie kryterium 1: 45
Nazwa kryterium 2: cena za opiekę autorską w skali 2 lat
Znaczenie kryterium 2: 10
Nazwa kryterium 3: funkcjonalność
Znaczenie kryterium 3: 45
Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie
Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.przetargi.powiat.tczew.pl
Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
SIWZ zostanie przekazana Wykonawcom zaproszonym do negocjacji.
Data składania wniosków, ofert: 25/10/2011
Godzina składania wniosków, ofert: 10:00
Miejsce składania:
Starostwo Powiatowe w Tczewie ul. Piaskowa 2, 83-110 Tczew, w Kancelarii Ogólnej w pok. nr 04
On: O
Termin związania ofertą, liczba dni: 30
Czy unieważnienie postępowania: Nie
Kody CPV:
722124405 (Usługi opracowywania oprogramowania do analizy finansowej i rachunkowości/księgowości)
Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
722270002 (Usługi doradcze w zakresie integracji oprogramowania)
Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
722630006 (Usługi wdrażania oprogramowania)
Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
722650000 (Usługi konfiguracji oprogramowania)