173473 / 2009-10-08 - Administracja samorządowa / Urząd Miejski w Koszalinie, Biuro Zamówień Publicznych (Koszalin)

Dostawa, instalacja, kompleksowe wdrożenie i konserwacja wielodostępnego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miejskim w Koszalinie

Opis zamówienia

Dostawa, instalacja, kompleksowe wdrożenie i konserwacja wielodostępnego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miejskim w Koszalinie

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 173473

Data publikacji: 2009-10-08

Nazwa:
Urząd Miejski w Koszalinie, Biuro Zamówień Publicznych

Ulica: ul. Adama Mickiewicza 26

Numer domu: 26

Miejscowość: Koszalin

Kod pocztowy: 75-004

Województwo / kraj: zachodniopomorskie

Numer telefonu: 094 3488600 w. 4655

Adres strony internetowej: www.bip.koszalin.pl

Regon: 00059065100000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa, instalacja, kompleksowe wdrożenie i konserwacja wielodostępnego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miejskim w Koszalinie

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Dostawa, instalacja, kompleksowe wdrożenie i konserwacja wielodostępnego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Miejskim w Koszalinie

Kody CPV:
722123112 (Usługi opracowywania oprogramowania do zarządzania dokumentami)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
503241003 (Usługi w zakresie konserwacji systemu)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 48

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

opis_war:
1)Warunki ogólne:
a)O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki art. 22 ust. 1 PZP i nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1, 2 PZP.
2)Warunki szczegółowe:
a)doświadczenie zawodowe
Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem zawodowym legitymując się realizacją dostawy, instalacji i kompleksowego wdrożenia oferowanego systemu EOD w co najmniej dwóch jednostkach administracji publicznej o minimalnej ilości stanowisk 250 i wartości zamówienia minimum 150 000,00zł każdy, w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzieleniu zamówienia,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie.
b)potencjał kadrowy
Wykonawca musi dysponować zespołem wdrożeniowym min. 3-osobowym, którego wszyscy członkowie legitymują się przynajmniej dwoma potwierdzonymi wdrożeniami oferowanego systemu EOD w jednostce administracji publicznej dla minimalnej liczby uczestników 250.
c) sytuacja ekonomiczna Wykonawcy
Wykonawca musi dysponować środkami finansowymi w wysokości minimum 200 tys. zł na realizację zamówienia.
Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonywana będzie metodą: spełnia, nie spełnia na podstawie dokumentów wymienionych w pkt 8.1 Rozdział I SIWZ

inf_osw:
8.WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY:
8.1W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU
W POSTĘPOWANIU, KTÓRE MUSZĄ SPEŁNIAĆ WYKONAWCY
1)Oświadczenie Wykonawcy, że spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1
i nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, złożone na formularzu zgodnym z treścią wzoru zamieszczonego
w Rozdziale III SIWZ (w przypadku udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia od innych podmiotów należy dołączyć pisemne zobowiązanie udostępniającego),
2)Aktualny odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert
3)Wykaz usług wskazanych w pkt 5.1 ppkt 2a), złożony na formularzu zgodnym
z załącznikiem nr 1 do Rozdziału III SIWZ
4)Dokumenty potwierdzające, że usługi wymienione przez Wykonawcę w wykazie, zostały wykonane należycie (m.in. referencje)
5)Wykaz członków zespołu, którymi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca
i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z kopią dokumentów potwierdzających, że wskazane osoby realizowały wdrożenia EOD w innych jednostkach administracji publicznej.
6)Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wykonawca posiada rachunek, potwierdzająca wymaganą wysokość posiadanych środków lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Wymienione w ppkt. 1)-6) dokumenty muszą być złożone wraz z ofertą w formie oryginałów lub kserokopii poświadczonych na każdej stronie dokumentu przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem (czytelny podpis lub podpis opatrzony imienną pieczęcią). Jeżeli dokumenty podpisuje osoba nie wymieniona w dokumencie określonym w ppkt. 2), należy załączyć upoważnienie do podpisu dla tej osoby (pełnomocnictwo).

8.2 W CELU POTWIERDZENIA, ŻE OFEROWANY PRZEZ WYKONAWCĘ PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA ODPOWIADA WYMAGANIOM, OKREŚLONYM PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO W ROZDZIALE II (OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA)

1) Oświadczenie o wyrażeniu zgody na zaprezentowanie oferowanego programu
z wybranymi funkcjami, tj.:
a)Rejestracja pisma z załącznikiem dostarczonego do kancelarii Urzędu przez klienta - SIWZ 1.3 pkt. 21).2 -Rozdział II,
b)Dekretacja pojedyncza i hurtowa pisma - SIWZ 1.3 pkt. 21).8 - Rozdział II,
c)Założenie nowej sprawy SIWZ 1.3 pkt. 21).5 - Rozdział II,
d) Dodanie użytkownika SIWZ 1.3 pkt. 4) - Rozdział II,
na własnym sprzęcie w siedzibie Zamawiającego w terminie uzgodnionym przez obie strony.

Potwierdzenie spełnienia wymagań Zamawiającego nastąpi na podstawie sprawdzenia metodą spełnia-nie spełnia powyższych funkcji przedstawionego oprogramowania, zgodnie z poniższym schematem:

a)Rejestracja pisma z załącznikiem dostarczonego do kancelarii Urzędu przez klienta - SIWZ 1.3 pkt. 21).2 -Rozdział II

Kroki postępowania
1.Przygotować pięć pism do rejestracji (dwa pisma klientów nowych i trzy pisma klientów już zarejestrowanych w bazie)
2.Zarejestrować się w systemie jako pracownik Kancelarii.
3.Przejść do funkcji rejestracji nowego pisma
4.Wprowadzić dwa pisma zgodnie ze scenariuszem (nowy klient)
4.1. nadawca: 1) Jan Kowalski, 2) Barbara Bączek
4.2. dane osobowe klienta: 1) 75-551 Koszalin ul. Bosmańska 23/3 z możliwością wyboru adresu ze słownika 2) 78-400 Białogard ul. Zwycięstwa 17/2 z możliwością podpowiedzi miejscowości ze słownika
4.3. opis pisma: np. 1) Test 1 2) Test 2
4.4. liczba załączników: jeden z możliwością dokonania opisu załączników
5.Wprowadzić trzy pisma klienta zarejestrowanego w bazie
5.1. nadawca: 1) Klient 1 2) Klient 2 3) Klient 3
5.2. dane osobowe nadawcy: (ulica pobrana ze słownika) 1) Przygotowane przez Wykonawcę 2) Przygotowane przez Wykonawcę 3) Przygotowane przez Wykonawcę
opis pisma: 1) Przygotowane przez Wykonawcę 2) Przygotowane przez Wykonawcę 3) Przygotowane przez Wykonawcę
5.3. liczba załączników: jeden (przygotowane przez Wykonawcę) z możliwością opisu załączników
6.Po dokonaniu rejestracji pism przejść do dziennika korespondencji i sprawdzić poprawność wpisów w odpowiednich komórkach - wydziałach.
7. Wydrukować dla klientów potwierdzenie złożenia pisma wraz z załącznikami, oznaczonego kodem kreskowym zawierającym minimum: - informacje o dacie i godzinie jego złożenia - numer z dziennika korespondencji (rejestracja)
8.Przejść do funkcji wyszukania pisma
9.Czytnikiem kodów kreskowych zeskanować kod kreskowy na potwierdzeniu złożenia pisma i odszukać pismo
10.Sprawdzić czy pismo zostało prawidłowo wyszukane w systemie
11.Przekazać pisma do dekretacji Sekretarzowi (możliwość hurtowego przekazania)
12.Zapewnić możliwość dokonywania edycji istniejącego wpisu na każdym etapie (przez uprawnionego użytkownika)


b)Dekretacja pojedyncza i hurtowa pisma - SIWZ 1.3 pkt. 21).8 - Rozdział II

Kroki postępowania
1.Zarejestrować się w systemie jako Sekretarz
2.Przejść do funkcji dekretacji pisma
3.Zadekretować jedno pismo dekretowane do dwóch komórek organizacyjnych z zaznaczeniem komórki wiodącej
4.Przejść do funkcji dekretacji pisma
5.Zaznaczyć pozostałe pisma i zadekretować hurtowo do różnych komórek organizacyjnych
6.Zrobić zwrot 1 zadekretowanego pisma (wiodącego), które posiada 2 dekretacje
7.Sprawdzić aktualny status pisma oraz informacje o komórce organizacyjnej wskazanej przy dekretacji jako komórka wiodąca (widoczna jako pierwsza na liście)

c)Założenie nowej sprawy SIWZ 1.3 pkt. 21).5 - Rozdział II

Kroki postępowania
1.Zarejestrować się w systemie jako użytkownik z uprawnieniami do zakładania sprawy
2. Odbiór pisma po dekretacji i założenie nowej sprawy 2.1 wybór numeru z JRWA uwzględniający symbol komórki i osoby. 2.2 Przygotowanie projektu odpowiedzi
3. Wielostanowiskowa akceptacja projektu odpowiedzi 3.1 przekazanie projektu odpowiedzi do bezpośredniego przełożonego 3.2 przekazanie zaakceptowanego projektu odpowiedzi do Sekretarza w celu zatwierdzenia 3.3 odbiór pisma od Sekretarza z naniesionymi zmianami
3.Wprowadzenie zmian do projektu pisma uwzględniając naniesione zmiany
4. Zakończenie sprawy 4.1 powtórzyć pkt. 3 z akceptacją Sekretarza 4.2 przygotować pismo do wysyłki (z podpisem elektronicznym i z podpisem ręcznym) 4.3 przekazanie pisma do kancelarii 4.4 zakończenie sprawy w systemie

d)Dodanie użytkownika SIWZ 1.3 pkt. 4) - Rozdział II

Kroki postępowania
1.Zarejestrować się w systemie jako administrator
2.Przejść do funkcji edycji użytkowników
3.Dodać nowego użytkownika zgodnie ze scenariuszem:
3.1.Imię i nazwisko: Jan Kowalski
3.2.Referat (.................................)
3.3.Stanowisko: Inspektor
3.4.Dodać certyfikat (kwalifikowany, niekwalifikowany) użytkownika
3.5.Uprawnienia: obsługa pism przychodzących i wychodzących
4.Sprawdzić czy użytkownik został wprowadzony do systemu, poprzez próbę zarejestrowania (zalogowania) w systemie
5.Zarejestrować się w systemie jako administrator
6.Usunąć użytkownika Jan Kowalski
7.Sprawdzić czy użytkownik został usunięty z systemu, poprzez próbę zarejestrowania (zalogowania) w systemie

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.koszalin.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miejski
Biuro Zamówień Publicznych
ul. A.Mickiewicza 26
75-004 Koszalin

Data składania wniosków, ofert: 22/10/2009

Godzina składania wniosków, ofert: 09:00

Miejsce składania:
Urząd Miejski
Biuro Zamówień Publicznych
ul. A.Mickiewicza 26, pokój nr 15
75-004 Koszalin

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe: nie dotyczy

Podobne przetargi