18076 / 2011-02-07 - Administracja samorządowa / Gmina Miejska Dzierżoniów (Dzierżoniów)

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego w ramach realizacji projektu pt Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego w ramach realizacji projektu Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie w siedzibie Lidera - Gmina Miejska Dzierżoniów, Rynek 1, 58 - 200 Dzierżoniów i siedzibie Partnera: Umbrella Consulting Sp.z o.o., ul. Konstancińska 11, 02-942 Warszawa.
1. Informacje ogólne:
1) Program Operacyjny: Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmacnianie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego,
2) Przedmiot projektu,cel: poprawa jakości usług publicznych świadczonych klientom - w tym szczególnie przedsiębiorcom - przez 27 jednostek samorządu terytorialnego szczebla gminnego, powiatowego i wojewódzkiego z terenu Dolnego Śląska i Małopolski, oraz poprawa ich sprawności instytucjonalnej.
3) Wartość całkowita projektu: 6 231 249,50 zł;
4) Wkład własny: 201 460,00 zł;
5) Na dzień ogłaszania postępowania przetargowego wydatkowano kwotę ponad 4 000 000,00 zł, w tym wydatki Lidera wynoszą: 1 032 479,11 zł, wydatki Partnera: (Umbrella i Stowarzyszenie Konsultantów): 3 035 619,50 zł;
6) Docelowa liczba uczestników projektu: 3270, obecnie: 2683 osób (z 27 jednostek samorządu terytorialnego),
7) Okres wdrażania projektu: 01.03.2009 r. - 31.08.2011 r.
8) Projekt realizowany jest w ramach Umowy nr UDA-PO KL.05.02.01-00-324/08-00 z dnia 20 maja 2009 r., zmienionej Aneksem nr UDA-PO KL.05.02.01-00-324/08-01 z dnia 20 lipca 2010 r.
9) Miejsce przechowywania dokumentacji projektu: siedziba Lidera i Partnera Projektu.
10) Informacja na temat przeprowadzonych kontroli,audytów: MSWiA przeprowadziło 2 kontrole planowe projektu: 1) 29-30.07.2009 r. (kontrola Lidera), 04-05.08.2009 r. (kontrola Partnera); 2) 27-30.09.2010 r. (kontrola Lidera).
11) Ilość dokumentacji źródłowej - dokumentacja związana z realizacją projektu przechowywana jest w siedzibie Lidera i Partnera Projektu, dokumentacja źródłowa obejmuje w szczególności m.in.:
a) dokumentacja aplikacyjna- 1 komplet;
b) umowa o dofinansowanie projektu- 1 szt.;
c) aneks do umowy o dofinansowanie projektu -1 szt.;
d) wnioski o płatność: 7 szt,
e) dokumentacja zamówień publicznych i umów zawartych w wyniku przeprowadzonych postępowań: 2009 r. - 25 postępowań, w tym 2 postępowania powyżej 14.000 euro; w 2010 r. - 23 postępowania, w tym 2 postępowania powyżej 14.000 euro,
f) Segregatory z dokumentacją szkoleniową i konferencyjną: 14 szt.
g) Ilość dokumentacji finansowej: Lider około 170 faktur/rachunków rocznie, Partner około 430 faktur/rachunków rocznie.
2. Informacje szczegółowe/opis przedmiotu zamówienia:
1) Audyt zewnętrzny musi obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji projektu oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Audyt ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, umową,decyzją o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu, a także sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, ze stanem rzeczywistym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem projektu. Podczas audytu należy przede wszystkim sprawdzić, czy beneficjent przestrzega obowiązujących reguł i zasad wynikających z Programu, a także obowiązujących aktów prawa wspólnotowego i krajowego. Szczególny nacisk należy położyć na weryfikację stosowania przez beneficjenta przepisów prawa krajowego, które są bezpośrednio związane z regulacjami wspólnotowymi w zakresie wykorzystania środków pochodzących z funduszy strukturalnych, tj. przepisów dotyczących zamówień publicznych, pomocy publicznej oraz finansów publicznych.
2) Usługa audytu musi spełniać w szczególności następujące parametry jakościowe:
a) zakres i metodyka audytu zgodne z dokumentami programowymi POKL,
b) zgodność z powszechnie uznawanymi standardami audytu,
c) minimalny poziom ufności - 98%
d) maksymalny poziom istotności - 2%
- Opinia i raport powinny wskazywać próg istotności i poziom ufności zgodny z międzynarodowymi standardami,
e) przeprowadzenie badania zasadniczego w siedzibie Lidera (Dzierżoniów) oraz Partnera (Warszawa),
f) sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu i opinii z audytu w 3 egzemplarzach i w wersji elektronicznej.
3) Audytowi podlegają w szczególności następujące obszary:
a) Gotowość organizacyjna Beneficjenta,sposób rekrutacji uczestników projektu,kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu: ocena wielkości i przygotowania kadr, identyfikacja zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów.
b) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmuje m.in.: sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową, badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej), sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne), kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, sprawdzenie zapewnienia przez Beneficjenta wkładu własnego, weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie), sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta (jeśli dotyczy), badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego projektu, sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta, sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny), ocenę zakładanej wysokość kwalifikowalności podatku VAT (przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny), sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem.
c) Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez: sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa, ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi, sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie, sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych (o ile dotyczy), obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo Zamówień Publicznych, prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz poprawność stosowania zasady konkurencyjności, Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności, sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/ wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników, Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
d) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy m.in.: sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu.
e) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje m.in.: potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.
Audyt obejmuje reprezentatywną próbę dokumentacji finansowej i merytorycznej projektu, jednak w przypadku pojawienia się ewentualnych uchybień lub nieprawidłowości można tę próbę rozszerzyć. Przy doborze próby dokumentów należy stosować statystyczne lub niestatystyczne metody doboru próby.
4) Efektem przeprowadzonego audytu będzie sporządzenie raportu oraz wydanie opinii. Efektem audytu musi być:
a) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie,
b) uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane,
c) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom PO KL.
d) uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej),
e) potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli,
f) wydanie opinii w tym zakresie.
5) Raport z przeprowadzonego audytu zewnętrznego musi zawierać co najmniej następujące elementy:
a) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania),
b) przytoczenie podstawy prawnej przeprowadzenia audytu,
c) nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt i adres,
d) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym,
e) termin, w którym prowadzono audyt,
f) okres objęty audytem (okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego),
g) cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu,
h) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu,
i) informacja nt zastosowania próby badania dokumentów/ informacja nt sposobu doboru próby,
j) lista zweryfikowanych dokumentów,
k) lista osób, z którymi przeprowadzono rozmowy w trakcie audytu,
l) uwagi zgłoszone przez podmiot objęty audytem do treści raportu,
m) ustalenie stanu faktycznego,
n) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
o) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
p) rekomendacje dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień,
q) miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu,
Audytorzy dokonają identyfikacji obszarów ryzyka na podstawie swojego profesjonalnego osądu wynikającego ze znajomości celów niniejszego audytu, struktury audytowanej jednostki, podejmowanych w niej działań. Dane i informacje uzyskane dzięki audytowi projektu powinny zostać zagregowane w celu dokonania całościowej oceny realizowanego projektu. Zaproponowane przez Wykonawcę podejście metodologiczne powinno znaleźć odzwierciedlenie w strukturze raportu. Minimalny poziom ufności dla badania audytowego nie może być mniejszy niż 98% i musi być zgodny z międzynarodowymi standardami audytu oraz statystycznymi i nie statystycznymi metodami doboru próby.
6) Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego.
a) Wykonawca zobowiązany jest w terminie 5 dni od podpisania umowy opracować i przedstawić Zamawiającemu do akceptacji program audytu, zawierający metodologię prowadzenia audytu,
b) Wykonawca zobowiązuje się wykonać audyt na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego programu audytu. O zmianach w programie Wykonawca informuje Zamawiającego na piśmie.
c) Zamawiający udostępni Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego materiały źródłowe, dotyczące badanych obszarów, osobom wskazanym w złożonej ofercie, po uprzednim złożeniu przez te osoby oświadczeń o zachowaniu tajemnicy danych i informacji powziętych w trakcie audytu.
d) Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonywaniem zobowiązań wynikających z niniejszej umowy.
e) Wykonawca sporządzi raport z audytu zgodnie z pkt 5,
f) Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby Zamawiającego na swój koszt i odpowiedzialność w terminie 14 dni od zakończenia audytu. Raport musi być dostarczony w trzech egzemplarzach, w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami audytorów, przy czym wszystkie strony raportu muszą być ponumerowane i parafowane oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM. Dokumenty te powinny posiadać logotypy, zgodnie z zasadami określonymi w dokumencie Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
g) Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu i opinii w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania.
h) Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawioną wersję raportu w terminie 3 dni od dnia otrzymania uwag i zastrzeżeń.
i) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli realizacji zamówienia na każdym jego etapie. Celem kontroli będzie potwierdzenie realizacji usługi zgodnie ze złożoną ofertą oraz podpisaną umową.
j) Przyjęcie przez Zamawiającego ostatecznej wersji raportu stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT.
7) Wybór audytora
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę
i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się podmioty, które m.in.:
a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym,
b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzaminy pozwalające na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego
- oraz posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Ponadto w procesie wyłaniania audytora zewnętrznego należy wziąć pod uwagę m.in. takie kryteria jak:
a) dotychczasowe doświadczenie w zakresie audytowania projektów finansowanych ze środków pomocowych,
b) doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa,
c) doświadczenie w przeprowadzaniu audytu,
d) wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych.
Audyt zewnętrzny nie może być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego jednostki,podmiotu realizującego projekt.
Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
- jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
- osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
- ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL;
- poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt.
8) Rezultaty audytu
Raport zawierający opinię z audytu, a także stanowisko jednostki audytowanej zostanie przekazany przez Beneficjenta do instytucji odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli w trakcie realizacji lub na zakończenie audytowanego projektu oraz archiwizowane w dokumentacji związanej z realizacją projektu. Ponadto, w przypadku, gdy audytor/audytorzy odpowiedzialni za sporządzenie raportu nie wywiążą się z obowiązków wynikających z faktu wykonywania zawodu audytora wewnętrznego lub biegłego rewidenta określonych odpowiednimi przepisami prawa lub normami wykonywania zawodu, uchybienia w sporządzeniu raportu z audytu zostaną zgłoszone do instytucji, która certyfikowała tych auditorów.
Dokumenty z przeprowadzonego audytu powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej wraz z towarzyszącą im informacją o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszonym w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 18076

Data publikacji: 2011-02-07

Nazwa: Gmina Miejska Dzierżoniów

Ulica: Rynek 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Dzierżoniów

Kod pocztowy: 58-200

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 074 6450800

Numer faxu: 074 6450801

Adres strony internetowej: www.dzierzoniow.pl

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Adres internetowy dynamicznego systemu zakupów: nie dotyczy

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego w ramach realizacji projektu pt Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego w ramach realizacji projektu Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie w siedzibie Lidera - Gmina Miejska Dzierżoniów, Rynek 1, 58 - 200 Dzierżoniów i siedzibie Partnera: Umbrella Consulting Sp.z o.o., ul. Konstancińska 11, 02-942 Warszawa.
1. Informacje ogólne:
1) Program Operacyjny: Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmacnianie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego,
2) Przedmiot projektu,cel: poprawa jakości usług publicznych świadczonych klientom - w tym szczególnie przedsiębiorcom - przez 27 jednostek samorządu terytorialnego szczebla gminnego, powiatowego i wojewódzkiego z terenu Dolnego Śląska i Małopolski, oraz poprawa ich sprawności instytucjonalnej.
3) Wartość całkowita projektu: 6 231 249,50 zł;
4) Wkład własny: 201 460,00 zł;
5) Na dzień ogłaszania postępowania przetargowego wydatkowano kwotę ponad 4 000 000,00 zł, w tym wydatki Lidera wynoszą: 1 032 479,11 zł, wydatki Partnera: (Umbrella i Stowarzyszenie Konsultantów): 3 035 619,50 zł;
6) Docelowa liczba uczestników projektu: 3270, obecnie: 2683 osób (z 27 jednostek samorządu terytorialnego),
7) Okres wdrażania projektu: 01.03.2009 r. - 31.08.2011 r.
8) Projekt realizowany jest w ramach Umowy nr UDA-PO KL.05.02.01-00-324/08-00 z dnia 20 maja 2009 r., zmienionej Aneksem nr UDA-PO KL.05.02.01-00-324/08-01 z dnia 20 lipca 2010 r.
9) Miejsce przechowywania dokumentacji projektu: siedziba Lidera i Partnera Projektu.
10) Informacja na temat przeprowadzonych kontroli,audytów: MSWiA przeprowadziło 2 kontrole planowe projektu: 1) 29-30.07.2009 r. (kontrola Lidera), 04-05.08.2009 r. (kontrola Partnera); 2) 27-30.09.2010 r. (kontrola Lidera).
11) Ilość dokumentacji źródłowej - dokumentacja związana z realizacją projektu przechowywana jest w siedzibie Lidera i Partnera Projektu, dokumentacja źródłowa obejmuje w szczególności m.in.:
a) dokumentacja aplikacyjna- 1 komplet;
b) umowa o dofinansowanie projektu- 1 szt.;
c) aneks do umowy o dofinansowanie projektu -1 szt.;
d) wnioski o płatność: 7 szt,
e) dokumentacja zamówień publicznych i umów zawartych w wyniku przeprowadzonych postępowań: 2009 r. - 25 postępowań, w tym 2 postępowania powyżej 14.000 euro; w 2010 r. - 23 postępowania, w tym 2 postępowania powyżej 14.000 euro,
f) Segregatory z dokumentacją szkoleniową i konferencyjną: 14 szt.
g) Ilość dokumentacji finansowej: Lider około 170 faktur/rachunków rocznie, Partner około 430 faktur/rachunków rocznie.
2. Informacje szczegółowe/opis przedmiotu zamówienia:
1) Audyt zewnętrzny musi obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji projektu oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Audyt ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, umową,decyzją o dofinansowanie projektu oraz załączonym do niej wnioskiem o dofinansowanie projektu, a także sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu realizacji projektu oraz poniesione wydatki przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność są zgodne z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, ze stanem rzeczywistym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności oraz budżetem projektu. Podczas audytu należy przede wszystkim sprawdzić, czy beneficjent przestrzega obowiązujących reguł i zasad wynikających z Programu, a także obowiązujących aktów prawa wspólnotowego i krajowego. Szczególny nacisk należy położyć na weryfikację stosowania przez beneficjenta przepisów prawa krajowego, które są bezpośrednio związane z regulacjami wspólnotowymi w zakresie wykorzystania środków pochodzących z funduszy strukturalnych, tj. przepisów dotyczących zamówień publicznych, pomocy publicznej oraz finansów publicznych.
2) Usługa audytu musi spełniać w szczególności następujące parametry jakościowe:
a) zakres i metodyka audytu zgodne z dokumentami programowymi POKL,
b) zgodność z powszechnie uznawanymi standardami audytu,
c) minimalny poziom ufności - 98%
d) maksymalny poziom istotności - 2%
- Opinia i raport powinny wskazywać próg istotności i poziom ufności zgodny z międzynarodowymi standardami,
e) przeprowadzenie badania zasadniczego w siedzibie Lidera (Dzierżoniów) oraz Partnera (Warszawa),
f) sporządzenie i przekazanie Zamawiającemu raportu i opinii z audytu w 3 egzemplarzach i w wersji elektronicznej.
3) Audytowi podlegają w szczególności następujące obszary:
a) Gotowość organizacyjna Beneficjenta,sposób rekrutacji uczestników projektu,kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu: ocena wielkości i przygotowania kadr, identyfikacja zadań wrażliwych (przede wszystkim dokonywanie wyboru wykonawców/dostawców, zawieranie umów, odbiór robót, dostaw i usług, zatwierdzanie faktur do wypłaty, dokonywanie płatności, księgowanie operacji finansowych), ocenę podziału zadań w projekcie, w tym rozdziału kluczowych funkcji, sprawdzenie istnienia i jakości pisemnych procedur postępowania oraz wzorów dokumentów.
b) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym obejmuje m.in.: sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji, sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową, badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej), sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z wnioskiem i umową o dofinansowanie, ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków (faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne), kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami, sprawdzenie zapewnienia przez Beneficjenta wkładu własnego, weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie), sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta (jeśli dotyczy), badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy o rachunkowości, w części dotyczącej audytowanego projektu, sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego, sprawdzenie statusu podatkowego Beneficjenta, sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT poprzez zbadanie stanu faktycznego z pisemną interpretacją przepisów prawa podatkowego stwierdzającą możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanego projektu z właściwej Izby Skarbowej (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowalny), ocenę zakładanej wysokość kwalifikowalności podatku VAT (przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowalny), sprawdzenie utrzymywania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem.
c) Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez: sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa, ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi, sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie, sprawdzenie poprawności udzielenia zamówień publicznych (o ile dotyczy), obejmująca w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Ustawę Prawo Zamówień Publicznych, prawidłowość zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków oraz poprawność stosowania zasady konkurencyjności, Poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności, sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu, potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/ wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu, sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników, Sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu (w ramach zbioru PEFS 2007) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
d) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy m.in.: sprawdzenia czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu.
e) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje m.in.: potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.
Audyt obejmuje reprezentatywną próbę dokumentacji finansowej i merytorycznej projektu, jednak w przypadku pojawienia się ewentualnych uchybień lub nieprawidłowości można tę próbę rozszerzyć. Przy doborze próby dokumentów należy stosować statystyczne lub niestatystyczne metody doboru próby.
4) Efektem przeprowadzonego audytu będzie sporządzenie raportu oraz wydanie opinii. Efektem audytu musi być:
a) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie i wnioskiem o dofinansowanie,
b) uzyskanie potwierdzenia, że działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane,
c) uzyskanie racjonalnego potwierdzenia, że księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzane na ich podstawie wnioski o płatność odpowiadają we wszystkich aspektach wymogom PO KL.
d) uzyskanie potwierdzenia, że wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie i że zostały poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi, poprzez badanie w szczególności czy księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów oraz sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej),
e) potwierdzenie zastosowania efektywnych mechanizmów zarządzania i kontroli,
f) wydanie opinii w tym zakresie.
5) Raport z przeprowadzonego audytu zewnętrznego musi zawierać co najmniej następujące elementy:
a) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania),
b) przytoczenie podstawy prawnej przeprowadzenia audytu,
c) nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt i adres,
d) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym,
e) termin, w którym prowadzono audyt,
f) okres objęty audytem (okres od dnia rozpoczęcia realizacji projektu do momentu rozpoczęcia audytu zewnętrznego),
g) cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu,
h) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu,
i) informacja nt zastosowania próby badania dokumentów/ informacja nt sposobu doboru próby,
j) lista zweryfikowanych dokumentów,
k) lista osób, z którymi przeprowadzono rozmowy w trakcie audytu,
l) uwagi zgłoszone przez podmiot objęty audytem do treści raportu,
m) ustalenie stanu faktycznego,
n) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
o) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
p) rekomendacje dotyczące usunięcia stwierdzonych uchybień,
q) miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu,
Audytorzy dokonają identyfikacji obszarów ryzyka na podstawie swojego profesjonalnego osądu wynikającego ze znajomości celów niniejszego audytu, struktury audytowanej jednostki, podejmowanych w niej działań. Dane i informacje uzyskane dzięki audytowi projektu powinny zostać zagregowane w celu dokonania całościowej oceny realizowanego projektu. Zaproponowane przez Wykonawcę podejście metodologiczne powinno znaleźć odzwierciedlenie w strukturze raportu. Minimalny poziom ufności dla badania audytowego nie może być mniejszy niż 98% i musi być zgodny z międzynarodowymi standardami audytu oraz statystycznymi i nie statystycznymi metodami doboru próby.
6) Sposób i terminy przedstawienia wyników audytu zewnętrznego.
a) Wykonawca zobowiązany jest w terminie 5 dni od podpisania umowy opracować i przedstawić Zamawiającemu do akceptacji program audytu, zawierający metodologię prowadzenia audytu,
b) Wykonawca zobowiązuje się wykonać audyt na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego programu audytu. O zmianach w programie Wykonawca informuje Zamawiającego na piśmie.
c) Zamawiający udostępni Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego materiały źródłowe, dotyczące badanych obszarów, osobom wskazanym w złożonej ofercie, po uprzednim złożeniu przez te osoby oświadczeń o zachowaniu tajemnicy danych i informacji powziętych w trakcie audytu.
d) Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonywaniem zobowiązań wynikających z niniejszej umowy.
e) Wykonawca sporządzi raport z audytu zgodnie z pkt 5,
f) Wykonawca dostarczy raport z przeprowadzonego audytu do siedziby Zamawiającego na swój koszt i odpowiedzialność w terminie 14 dni od zakończenia audytu. Raport musi być dostarczony w trzech egzemplarzach, w formie pisemnej, w języku polskim, z podpisami audytorów, przy czym wszystkie strony raportu muszą być ponumerowane i parafowane oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM. Dokumenty te powinny posiadać logotypy, zgodnie z zasadami określonymi w dokumencie Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
g) Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportu i opinii w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania.
h) Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawioną wersję raportu w terminie 3 dni od dnia otrzymania uwag i zastrzeżeń.
i) Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli realizacji zamówienia na każdym jego etapie. Celem kontroli będzie potwierdzenie realizacji usługi zgodnie ze złożoną ofertą oraz podpisaną umową.
j) Przyjęcie przez Zamawiającego ostatecznej wersji raportu stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT.
7) Wybór audytora
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę
i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się podmioty, które m.in.:
a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym,
b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzaminy pozwalające na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego
- oraz posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
Ponadto w procesie wyłaniania audytora zewnętrznego należy wziąć pod uwagę m.in. takie kryteria jak:
a) dotychczasowe doświadczenie w zakresie audytowania projektów finansowanych ze środków pomocowych,
b) doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa,
c) doświadczenie w przeprowadzaniu audytu,
d) wiedzę z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych.
Audyt zewnętrzny nie może być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego jednostki,podmiotu realizującego projekt.
Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności:
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej;
- jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu;
- osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt);
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności;
- ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL;
- poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt.
8) Rezultaty audytu
Raport zawierający opinię z audytu, a także stanowisko jednostki audytowanej zostanie przekazany przez Beneficjenta do instytucji odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli w trakcie realizacji lub na zakończenie audytowanego projektu oraz archiwizowane w dokumentacji związanej z realizacją projektu. Ponadto, w przypadku, gdy audytor/audytorzy odpowiedzialni za sporządzenie raportu nie wywiążą się z obowiązków wynikających z faktu wykonywania zawodu audytora wewnętrznego lub biegłego rewidenta określonych odpowiednimi przepisami prawa lub normami wykonywania zawodu, uchybienia w sporządzeniu raportu z audytu zostaną zgłoszone do instytucji, która certyfikowała tych auditorów.
Dokumenty z przeprowadzonego audytu powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i Unii Europejskiej wraz z towarzyszącą im informacją o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszonym w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Kody CPV:
792121004 (Usługi audytu finansowego)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamówienie uzupełniające może zostać udzielone na podstawie odrębnej umowy lub umów zawartych z Wykonawcą w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. Zamówienie uzupełniające może zostać udzielone w terminie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego. Wartość zamówienia uzupełniającego nie będzie przekraczać 50% wartości zamówienia podstawowego. Zamówienie uzupełniające może dotyczyć przeprowadzenia audytu finansowego w siedzibach pozostałych partnerów projektu.

Czas: D

Data zakończenia: 29/04/2011

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Zaliczka: Nie

Uprawnienia: nie dotyczy

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał należycie, co najmniej 3 usługi audytu, odpowiadające swoim przedmiotem przedmiotowi zamówienia o wartości każdego audytowanego zadania lub projektu nie mniejszej niż 2 000 000,00 zł brutto., z tym, że minimum dwa audyty dotyczyły projektu finansowanego z Funduszy Unii Europejskiej, w tym minimum jeden dotyczył projektu finansowego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Na potwierdzenie spełniania tego warunku Wykonawca przedłoży wypełniony i podpisany Załącznik Nr 4 do siwz z podaniem nazw i przedmiotów zadań, ich wartości, dat wykonania oraz załączy dokumenty np. referencje potwierdzające, że zadania/usługi zostały lub są wykonywane należycie.
Przez usługę, odpowiadającą swoim przedmiotem przedmiotowi zamówienia należy rozumieć usługę w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, usługę związaną z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych, usługę przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów finansowanych ze środków unijnych.
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Potencjał techniczny: nie dotyczy

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Wykonawca musi wykazać, że dysponuje co najmniej 2 osobami, które są zdolne do wykonania zamówienia wraz z podaniem informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnego do wykonania zamówienia oraz informacji o podstawie dysponowania tymi osobami oraz złożenie oświadczenia, że osoby, które będą wchodziły w skład zespołu audytowego posiadają wymagane uprawnienia.
Na potwierdzenie spełniania tego warunku Wykonawca przedłoży wypełniony i podpisany Załącznik Nr 5 do siwz.
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.
Osoby wymienione w załączniku Nr 5 do siwz i uczestniczące w wykonaniu zamówienia muszą spełniać następujące warunki i wymagania:
- posiadać wykształcenie wyższe i pełną zdolność do czynności prawnych, korzystać z pełni praw publicznych i nie być karaną za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Osoby wchodzące w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny (wymienionych w załączniku nr 5 do siwz) podpisują oświadczenia zawarte w załączniku nr 3 - Oświadczenie dla osób wchodzących w skład zespołu audytującego; i;
- posiadać kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego określonych w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (np. posiadające certyfikaty: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Auditor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Assessment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Chartered Financial Analyst (CFA), złożyły, w latach 2003-2006, z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub posiadają uprawnienia biegłego rewidenta, lub dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych), bądź ukończyły aplikację kontrolerską i złożyły egzamin kontrolerski z wynikiem pozytywnym przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Prezesa Najwyższej Izby Kontroli, lub złożyły z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli skarbowej), lub;
- posiadać uprawnienia do badania sprawozdań finansowych, określonych w przepisach ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym.
Na potwierdzenie spełniania warunku kwalifikacji zawodowych osoby wchodzące w skład zespołu audytowego przedłożą kserokopie dokumentów/uprawnień potwierdzających posiadanie ww kwalifikacji poświadczonych za zgodność z oryginałem.
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.
Uwaga!!! w skład zespołu (minimum dwuosobowego) przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu wchodzi, co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia audytora wewnętrznego oraz jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta. Nie dopuszcza się, aby w przypadku składu dwuosobowego zespołu wchodziły wyłącznie dwie osoby posiadające uprawnienia audytorów wewnętrznych lub dwie osoby posiadające uprawnienia biegłych rewidentów. Dopuszcza się, aby każda z osób wchodzących w skład zespołu audytującego posiadała uprawnienia audytorów wewnętrznych jak i uprawnienia biegłych rewidentów.
- posiadać min. 3 - letnie doświadczenie poprzez udokumentowanie wiedzy z zakresu funkcjonowania funduszy unijnych, w tym np. zarządzania projektem/programem operacyjnym/inicjatywą wspólnotową, kontroli projektów/ programu/inicjatywy albo audytu zewnętrznego projektu i w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, osoby uczestniczyły w realizacji co najmniej 3 usług audytowych, odpowiadających swoim przedmiotem - przedmiotowi zamówienia o wartości każdego audytowanego zadania lub projektu nie mniejszej niż 2 000 000,00 zł brutto, z tym, że minimum dwa audyty dotyczyły projektu finansowanego z Funduszy Unii Europejskiej, w tym minimum jeden dotyczył projektu finansowego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Osoby wchodzące w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny (wymienionych w załączniku nr 5 do siwz) złożą zaświadczenia, referencje lub inne dokumenty potwierdzające spełnianie warunku doświadczenia.
Przez usługę, odpowiadającą swoim przedmiotem przedmiotowi zamówienia należy rozumieć usługę w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, usługę związaną z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych, usługę przeprowadzenia audytu zewnętrznego w ramach projektów finansowanych ze środków unijnych.
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.
- Wykonawca oraz osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności. Na potwierdzenie spełniania warunku Wykonawca jak i każda z osób składa oświadczenie o bezstronności i niezależności (Dla Wykonawcy: załącznik nr 2 do siwz, w przypadku audytorów załącznik Nr 3 do siwz).
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

Sytuacja ekonomiczna:
Wykonawca przedłoży część sprawozdania, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości również z opinią odpowiednio o badanej części prawozdania, a w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzania sprawozdania finansowego innych dokumentów określających obroty oraz zobowiązania i należności w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny w wysokości co najmniej trzykrotności ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu projektu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - za ten okres.
Ocena spełnienia warunku zostanie dokonana zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia

Sprawozdanie finansowe w całości: Nie

Za ile lat obrotowych sprawozdanie finansowe: 1

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 7: Tak

Oświadczenie nr 8: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 5: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty: nie dotyczy

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Umowa może być zmieniona w przypadku zaistnienia okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w momencie zawierania umowy oraz z przyczyn niezależnych od Wykonawcy. W tym przypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zamiarze dokonania zmiany umowy w wyniku zaistnienia ww. okoliczności. Zmiana taka może nastąpić wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Możliwość wprowadzenia zmian umowy:
a) w przypadku zmian organizacyjnych stron np.: zmiana reprezentacji, adresu siedziby Firmy;
b) w zakresie terminu, wynagrodzenia i osób:
- z powodu okoliczności siły wyższej np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć z pewnością w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach, mającej bezpośredni wpływ na terminowość wykonania przedmiotu umowy (w przypadku wystąpienia okoliczności zostanie ustalony nowy termin realizacji),
- choroba, wypadki losowe, nieprzewidziane zmiany organizacyjne, powodujące zmianę osób uczestniczących w wykonywaniu zamówienia, a nie wynikające z winy Wykonawcy (W przypadku wystąpienia okoliczności zmiana którejkolwiek z osób wskazanych w ofercie, w trakcie realizacji przedmiotu umowy, musi być uzasadniona przez Wykonawcę na piśmie i wymaga pisemnego zaakceptowania przez Zamawiającego. Zamawiający zaakceptuje taką zmianę w terminie 2 dni od daty przedłożenia propozycji i wyłącznie wtedy, gdy kwalifikacje i doświadczenie wskazanych osób będą takie same jak kwalifikacji i doświadczenia osób, wymaganych postanowieniami SIWZ. Zmiana osób na inne niż wskazane w ofercie Wykonawcy, bez akceptacji Zamawiającego, stanowi podstawę od odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy.
-z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie prac, które to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia: Zamawiającego

Data składania wniosków, ofert: 17/02/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Urząd Miasta w Dzierżoniowie, 58-200 Dzierżoniów, ul Rynek 1, Biuro Obsługi Klienta, stanowisko A - Informacja

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamówienie na Usługę przeprowadzenia audytu zewnętrznego realizowane jest w ramach projektu pt Program doskonalenia jakości usług publicznych w urzędach Dolnego Śląska i Małopolski z wykorzystaniem doświadczeń Urzędu Miasta w Dzierżoniowie, POKL Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmacnianie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej i współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi