440420 / 2012-11-08 - Uczelnia publiczna / Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie (Szczecin)

Oryginalny tusz T10034010 Purpurowy marki Epson

Cena: 79.95 PLN

obsługa konferencji, wynajem sal konferencyjnych, pokoi hotelowych, przygotowanie obsługi cateringowej, dla uczestników międzynarodowej konferencji
pn. Second Baltic Stem Cell Meeting

Opis zamówienia

W ramach zamówienia zaplanowano organizację i przeprowadzenie anglojęzycznej trzydniowej konferencji pn. Second Baltic Stem Cel Meeting dotyczącej metod wykorzystania komórek macierzystych.
Uczestnikami konferencji będą:
- naukowcy lub osoby ich zastępujące ,łącznie ok. 50 osób - z Polski oraz zagranicy będący ekspertami różnych specjalności w dziedzinie komórek macierzystych
- słuchacze - łącznie ok. 200 zainteresowani uczestnictwem w konferencji - uczestnicy z Polski oraz zagranicy.
Zamawiający zorganizuje system zgłoszeń na konferencję oraz przygotuje szczegółowy plan konferencji.
2.2 Organizacja konferencji
Konferencja zostanie zorganizowana w hotelu standardu minimum czterogwiazdkowego (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dn. 19.08.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz.U.2006 Nr 22 poz. 169) położonym w granicach administracyjnych miasta Szczecin z bezpośrednim dojazdem z Dworca Głównego komunikacją miejską), dysponującym min. 2-ma salami konferencyjnymi (obie na min. 150 osób).
Wykonawca dokona w tym samym obiekcie, w którym odbywać się będzie konferencja, wstępnej rezerwacji ok. 50 miejsc noclegowych (każdorazowo) w pokojach hotelowych jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla części uczestników konferencji z dostępem do bezprzewodowego Internetu oraz śniadaniem wliczonym w cenę noclegu w terminie 30.05-02.06.2013r.
Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy max. do. 14 dni przed wydarzeniem szczegółową listę uczestników konferencji.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia ilości miejsc noclegowych.
Rozliczenie za wykonane usługi noclegowe nastąpi na podstawie rzeczywistej liczby osób korzystających z usługi.
2.3 Obowiązki Wykonawcy
Zamówienie w zakresie organizacji konferencji obejmować będzie wykonanie następujących czynności:
1. Zapewnienie opieki organizacyjnej nad przygotowaniem konferencji.
Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji.
2. Zapewnienie sal konferencyjnych wraz z następującym wyposażeniem:
- miejsca siedzące odpowiednio do liczby uczestników
- ustawienie miejsc: teatralne
- stół prezydialny dla prelegentów nakryty tkaniną (miejsca siedzące dla 2 osób + zapewnienie wody gazowanej i niegazowanej wraz ze szklankami wymienianymi w zależności od zmiany prelegentów) oraz mównica
- dostęp światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienie oświetlenia sztucznego
- sprawna klimatyzacja
- nagłośnienie - min. 2 mikrofony na stole prezydialnym, 1 mikrofon na mównicy, min. 1 mikrofon bezprzewodowy dla uczestników
- projektor multimedialny
- szerokokątny ekran o wym. min. 3x2m
- tablica typu flipchart oraz flamastry
- laptop wraz z pilotem multimedialnym do prezentacji oraz wskaźnikiem laserowym
- dostęp do bezprzewodowego Internetu
- zaplecze sanitarne adekwatne do liczby uczestników
- obsługa techniczna.
3. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników:
- przerwy kawowe ciągłe dla 250 osób (każda ok. 15-30 min) podczas godzin trwania konferencji
a) świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (min. 3 rodzaje) z cytryną i cukrem
b) sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowana
c) min. 3 rodzaje kruchych ciasteczek, min.2 rodzaje ciasta
d) serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa, przygotowanie oraz sprzątanie)
- 3 lunche w formie bufetu szwedzkiego (każdego dnia konferencji) dla ok. 50 osób (podane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od Sali, w której prowadzona jest konferencja) obejmujący:
a) dania ciepłe (2 rodzaje zupy oraz dania rybne, mięsne i warzywne)
b) przystawki i sałatki (min. po 3 rodzaje)
c) desery (wyroby cukiernicze, owoce)
d) sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowana
e) stoliki koktajlowe
f) serwis gastronomiczny (obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa porcelanowa, przygotowanie oraz sprzątanie)
- 2 kolacje zasiadane dla ok. 50 osób (podana w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od Sali, w której prowadzona jest konferencja) obejmująca:
a) dania ciepłe (dania rybne, mięsna i warzywne)
b) sałatki (min. 5 rodzajów)
c) przekąski zimne (rybne, mięsne i warzywne)
d) sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowana
e) stoliki koktajlowe
f) serwis gastronomiczny (obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa porcelanowa, przygotowanie oraz sprzątanie).
Wykonawca zobowiązany jest do przedstawić menu do akceptacji Zamawiającego najpóźniej do 30 dni przed konferencją. W przypadku zgłoszenia uwag do menu Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia poprawionego menu najpóźniej do 14 dni przed konferencją.
Rozliczenie za wykonane usługi cateringowe nastąpi na podstawie rzeczywistej liczby osób korzystających z usługi.
4. Wykonanie na potrzeby konferencji:
- 50 wkładek wymiennych do 3 stojących wizytowników na stół prezydialny o parametrach: format ok. 300x100mm, tworzywo plexi, wymienna wkładka, nadruk na wkładce jednostronny kolorowy. Informacje dotyczące treści zostaną podane min. 14 dni przed konferencją
- 50 identyfikatorów imiennych (poziomy z klipsem lub zawieszką) o parametrach: format ok. 54-74x90-105mm, tworzywo sztuczne, nadruk jednostronny kolorowy. Informacje dotyczące treści zostaną podane min. 14 dni przed konferencją.
5. Zapewnienie recepcji oraz sekretariatu konferencji wyposażonego w komputer, drukarkę oraz dostęp do Internetu wraz z zapewnieniem anglojęzycznego personelu (min. 2 osoby) do obsługi, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji (w tym udzielanie uczestnikom wszelkich informacji dotyczących spraw organizacyjnych oraz przebiegu konferencji), rejestracji uczestników (ewidencjonowanie na listach obecności), dystrybucja materiałów konferencyjnych, wydawanie identyfikatorów, wymiana wizytowników na stole prezydialnym w zależności od planu konferencji, zebranie delegacji służbowych do potwierdzenia.
6. Zapewnienie min. 15 bezpłatnych miejsc parkingowych, bezpłatnej szatni dla uczestników oraz pomieszczenia umożliwiającego przechowanie bagaży.
7. Zapewnienie możliwości umieszczenia oznakowań konferencji oraz posterów na terenie obiektu, np. plakatów naukowych, roll-upów promocyjnych, planów konferencji, ulotek informacyjnych ,m.in. w foyer, przed i w salach konferencyjnych.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 440420

Data publikacji: 2012-11-08

Nazwa: Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie

Ulica: ul. Rybacka 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Szczecin

Kod pocztowy: 70-204

Województwo / kraj: zachodniopomorskie

Numer telefonu: 91 4800703

Numer faxu: 91 4800705

Regon: 00028888600000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Uczelnia publiczna

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
obsługa konferencji, wynajem sal konferencyjnych, pokoi hotelowych, przygotowanie obsługi cateringowej, dla uczestników międzynarodowej konferencji
pn. Second Baltic Stem Cell Meeting

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
W ramach zamówienia zaplanowano organizację i przeprowadzenie anglojęzycznej trzydniowej konferencji pn. Second Baltic Stem Cel Meeting dotyczącej metod wykorzystania komórek macierzystych.
Uczestnikami konferencji będą:
- naukowcy lub osoby ich zastępujące ,łącznie ok. 50 osób - z Polski oraz zagranicy będący ekspertami różnych specjalności w dziedzinie komórek macierzystych
- słuchacze - łącznie ok. 200 zainteresowani uczestnictwem w konferencji - uczestnicy z Polski oraz zagranicy.
Zamawiający zorganizuje system zgłoszeń na konferencję oraz przygotuje szczegółowy plan konferencji.
2.2 Organizacja konferencji
Konferencja zostanie zorganizowana w hotelu standardu minimum czterogwiazdkowego (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dn. 19.08.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz.U.2006 Nr 22 poz. 169) położonym w granicach administracyjnych miasta Szczecin z bezpośrednim dojazdem z Dworca Głównego komunikacją miejską), dysponującym min. 2-ma salami konferencyjnymi (obie na min. 150 osób).
Wykonawca dokona w tym samym obiekcie, w którym odbywać się będzie konferencja, wstępnej rezerwacji ok. 50 miejsc noclegowych (każdorazowo) w pokojach hotelowych jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla części uczestników konferencji z dostępem do bezprzewodowego Internetu oraz śniadaniem wliczonym w cenę noclegu w terminie 30.05-02.06.2013r.
Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy max. do. 14 dni przed wydarzeniem szczegółową listę uczestników konferencji.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia lub zmniejszenia ilości miejsc noclegowych.
Rozliczenie za wykonane usługi noclegowe nastąpi na podstawie rzeczywistej liczby osób korzystających z usługi.
2.3 Obowiązki Wykonawcy
Zamówienie w zakresie organizacji konferencji obejmować będzie wykonanie następujących czynności:
1. Zapewnienie opieki organizacyjnej nad przygotowaniem konferencji.
Wykonawca jest zobowiązany do ścisłej współpracy z Zamawiającym przy obsłudze konferencji.
2. Zapewnienie sal konferencyjnych wraz z następującym wyposażeniem:
- miejsca siedzące odpowiednio do liczby uczestników
- ustawienie miejsc: teatralne
- stół prezydialny dla prelegentów nakryty tkaniną (miejsca siedzące dla 2 osób + zapewnienie wody gazowanej i niegazowanej wraz ze szklankami wymienianymi w zależności od zmiany prelegentów) oraz mównica
- dostęp światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienie oświetlenia sztucznego
- sprawna klimatyzacja
- nagłośnienie - min. 2 mikrofony na stole prezydialnym, 1 mikrofon na mównicy, min. 1 mikrofon bezprzewodowy dla uczestników
- projektor multimedialny
- szerokokątny ekran o wym. min. 3x2m
- tablica typu flipchart oraz flamastry
- laptop wraz z pilotem multimedialnym do prezentacji oraz wskaźnikiem laserowym
- dostęp do bezprzewodowego Internetu
- zaplecze sanitarne adekwatne do liczby uczestników
- obsługa techniczna.
3. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników:
- przerwy kawowe ciągłe dla 250 osób (każda ok. 15-30 min) podczas godzin trwania konferencji
a) świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (min. 3 rodzaje) z cytryną i cukrem
b) sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowana
c) min. 3 rodzaje kruchych ciasteczek, min.2 rodzaje ciasta
d) serwis gastronomiczny (zastawa porcelanowa, przygotowanie oraz sprzątanie)
- 3 lunche w formie bufetu szwedzkiego (każdego dnia konferencji) dla ok. 50 osób (podane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od Sali, w której prowadzona jest konferencja) obejmujący:
a) dania ciepłe (2 rodzaje zupy oraz dania rybne, mięsne i warzywne)
b) przystawki i sałatki (min. po 3 rodzaje)
c) desery (wyroby cukiernicze, owoce)
d) sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowana
e) stoliki koktajlowe
f) serwis gastronomiczny (obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa porcelanowa, przygotowanie oraz sprzątanie)
- 2 kolacje zasiadane dla ok. 50 osób (podana w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od Sali, w której prowadzona jest konferencja) obejmująca:
a) dania ciepłe (dania rybne, mięsna i warzywne)
b) sałatki (min. 5 rodzajów)
c) przekąski zimne (rybne, mięsne i warzywne)
d) sok pomarańczowy i jabłkowy, woda mineralna gazowana i niegazowana
e) stoliki koktajlowe
f) serwis gastronomiczny (obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa porcelanowa, przygotowanie oraz sprzątanie).
Wykonawca zobowiązany jest do przedstawić menu do akceptacji Zamawiającego najpóźniej do 30 dni przed konferencją. W przypadku zgłoszenia uwag do menu Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia poprawionego menu najpóźniej do 14 dni przed konferencją.
Rozliczenie za wykonane usługi cateringowe nastąpi na podstawie rzeczywistej liczby osób korzystających z usługi.
4. Wykonanie na potrzeby konferencji:
- 50 wkładek wymiennych do 3 stojących wizytowników na stół prezydialny o parametrach: format ok. 300x100mm, tworzywo plexi, wymienna wkładka, nadruk na wkładce jednostronny kolorowy. Informacje dotyczące treści zostaną podane min. 14 dni przed konferencją
- 50 identyfikatorów imiennych (poziomy z klipsem lub zawieszką) o parametrach: format ok. 54-74x90-105mm, tworzywo sztuczne, nadruk jednostronny kolorowy. Informacje dotyczące treści zostaną podane min. 14 dni przed konferencją.
5. Zapewnienie recepcji oraz sekretariatu konferencji wyposażonego w komputer, drukarkę oraz dostęp do Internetu wraz z zapewnieniem anglojęzycznego personelu (min. 2 osoby) do obsługi, której zadaniem będzie obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji (w tym udzielanie uczestnikom wszelkich informacji dotyczących spraw organizacyjnych oraz przebiegu konferencji), rejestracji uczestników (ewidencjonowanie na listach obecności), dystrybucja materiałów konferencyjnych, wydawanie identyfikatorów, wymiana wizytowników na stole prezydialnym w zależności od planu konferencji, zebranie delegacji służbowych do potwierdzenia.
6. Zapewnienie min. 15 bezpłatnych miejsc parkingowych, bezpłatnej szatni dla uczestników oraz pomieszczenia umożliwiającego przechowanie bagaży.
7. Zapewnienie możliwości umieszczenia oznakowań konferencji oraz posterów na terenie obiektu, np. plakatów naukowych, roll-upów promocyjnych, planów konferencji, ulotek informacyjnych ,m.in. w foyer, przed i w salach konferencyjnych.

Kody CPV:
550000000 (Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
551100004 (Hotelarskie usługi noclegowe)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
551200007 (Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 02/06/2013

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Ocena spełniania warunków uczestnictwa w postępowaniu dokonana zostanie na zasadzie spełnia/nie spełnia

Wiedza i doświadczenie:
Ocena spełniania warunków uczestnictwa w postępowaniu dokonana zostanie na zasadzie spełnia/nie spełnia

Potencjał techniczny:
Ocena spełniania warunków uczestnictwa w postępowaniu dokonana zostanie na zasadzie spełnia/nie spełnia

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Ocena spełniania warunków uczestnictwa w postępowaniu dokonana zostanie na zasadzie spełnia/nie spełnia

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

inne_dokumenty:
formularz oferty. -załącznik nr 1 do SIWZ 2. wykaz części zamówienia, którą wykonawca zamierz powierzyć podwykonawcom.- załącznik nr 3 do SIWZ (jeżeli dotyczy)

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Na podstawie art. 144 uzp Strony przewidują zmianę wysokości wynagrodzenia przedmiotu umowy w przypadku zmiany ilości uczestników szkolenia wskazanej w opisie przedmiotu zamówienia

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.pum.edu.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie Dział Organizacyjno Prawny, Rybacka 1, Szczecin 70-204

Data składania wniosków, ofert: 16/11/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie, ul. Rybacka 1, 70-204 Szczecin Sekretariat Kanclerza PUM pokój 108, I piętro

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
projekt pn. Innowacyjne metody wykorzystania komórek macierzystych w medycynie,
w ramach Poddziałania 1.1.2 Strategiczne programy badań naukowych i prac rozwojowych, projekt współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka PO IG

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi