216425 / 2008-09-12 - Instytucja ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego / Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia (Szczecin)

Dostawa systemu elektronicznego obiegu dokuemntów.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa dla Zachodniopomorskiego OW NFZ systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z instalacją i uruchomieniem systemu.
Poniżej przedstawia się opis zakresu i specyfikacji funkcjonalnej i technicznej Systemu Obiegu Informacji:

Zakres i specyfikacja funkcjonalna i techniczna Systemu Obiegu Informacji

Wymagania funkcjonalne Czy system spełnia warunek Tak/Nie
1. Wymagania ogólne -
1.1System musi składać się ze zintegrowanych ze sobą elementów dedykowanych do obsługi działalności ZOW NFZ w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentów oraz zarządzania zadaniami i pracą grupową, współpracujący z podpisem elektronicznym i elektroniczną skrzynką podawczą.
1.2System musi umożliwiać integrację z pocztą elektroniczną.
1.3System musi być przejrzysty, posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz administratora, zapewniający intuicyjną obsługę.
1.4System musi zostać wyposażony w dokumentację użytkownika końcowego, techniczną i administratora.
1.5System musi być wyposażony we wbudowaną pomoc kontekstową w całości systemu.
1.6Główny (startowy) interfejs użytkownika końcowego musi zawierać następujące funkcjonalności i zakres informacji:a. pisma, zadania, sprawy podzielone ze względu na ich status: bieżące, przedawnione, zakończone, anulowane, ich priorytet, a także źródło powstania (zewnętrzne, wewnętrzne),b. obsługa poczty elektronicznej.
1.7System musi być zgodny z obowiązującymi przepisami, które są wyszczególnione w załączniku nr 2 do umowy.
1.8System musi umożliwiać odwzorowanie procesów funkcjonujących w ZOW NFZ, wspomagać zarządzanie poprzez wyznaczanie optymalnych ścieżek załatwiania spraw.
2. Prowadzenie ewidencji -
2.1System musi umożliwiać uprawnionym użytkownikom prowadzenie następujących ewidencji: a. dokumentów przychodzących oraz wychodzących,b.szablonów dokumentów wspólnych, wzorów pism i dokumentów,c.prowadzonych spraw,d.kontrahentów oraz osób fizycznych,e.struktury urzędu i stanowisk pracy,f.zadań i terminów ich realizacji,g.terminów spotkań,h.zasobów wspólnych (np.: samochody służbowe, sale konferencyjne, urządzenia),i.rejestrów określonych w Regulaminie ZOW NFZ wskazanym w załączniku nr 3 do umowy.
2.2System musi umożliwiać definiowanie i prowadzenie własnych rejestrów.
3. Obsługa korespondencji - kancelaria -
3.1Przyjmowanie korespondencji przychodzącej
3.1.1System musi pozwalać na rejestrację pism przychodzących oraz dokumentów wewnętrznych, zarówno w ZOW NFZ, jak i Delegaturze oraz Punktach Obsługi Ubezpieczonych zlokalizowanych na terenie województwa.
3.1.2System musi obsługiwać proces przyjmowania korespondencji, ewidencjonowanie poczty przychodzącej (rejestracja daty wpływu, nadawcy, automatyczne nadawanie numerów, drukowanie unikalnego kodu kreskowego -naklejki i oznaczanie nim przyjmowanego elektronicznego dokumentu). Zeskanowany dokument oznakowany kodem kreskowym musi znaleźć się w repozytorium - bazie danych.
3.1.3System musi umożliwiać elektroniczną rejestrację przychodzących dokumentów w postaci papierowej z jednoczesnym zapisem pisma w postaci elektronicznej (skanowanie).
3.1.4System musi umożliwiać edycję obrazu skanowanego dokumentu z uwzględnieniem uprawnień - możliwość wykorzystania szerokiej gamy operacji na obrazach graficznych jak na przykład: skalowanie, obracanie, nanoszenie notatek, ukrywanie części obrazu.
3.1.5System musi umożliwiać rejestrację dokumentów złożonych do ZOW NFZ w formie elektronicznej wykorzystując: pocztę elektroniczną, pliki MS Office, pliki w formacie PDF, JPG, XML oraz dowolne pliki tekstowe.
3.1.6System musi umożliwiać rejestrację pism złożonych w postaci faksu - system musi mieć możliwość współpracy z serwerem faksów.
3.1.7System musi umożliwiać rejestrację pism składanych przez elektroniczną skrzynkę podawczą.
3.1.8System musi umożliwiać automatyczne uzupełnienie danych rejestracyjnych pisma (nagłówek pisma w Systemie obiegu dokumentów), danymi które zostały podane w formularzu w systemie elektronicznej skrzynki podawczej dla pism składanych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
3.1.9System musi wykorzystać przy rejestracji pisma dane teleadresowe kontrahentów gromadzone (on line) przez system dziedzinowy ZOW NFZ.
3.1.10System musi mieć możliwość tworzenia wspólnej książki adresowej, z której korzystać będą mogli wszyscy uprawnieni użytkownicy systemu.
3.1.11System musi umożliwiać dla zeskanowanego pisma, na podstawie zdefiniowanych stref odczytu automatyczne uzupełnianie pól w nagłówku rejestrowanego pisma/sprawy i automatyczne uruchamianie spraw (automatyczna dekretacja).
3.1.12Książka adresowa eksploatowana w Systemie musi posiadać możliwość definiowania atrybutów charakteryzujących poszczególnych nadawców i odbiorców wraz z możliwością filtrowania zawartych w niej danych po ww. atrybutach.
3.1.13Książka adresowa eksploatowana w Systemie musi zawierać wyszukiwarkę, umożliwiającą szybkie odnalezienie nadawców i odbiorców.
3.1.14System musi posiadać mechanizm porównujący wprowadzane dane nadawców/odbiorców z już istniejącymi w posiadanej książce adresowej.
3.1.15System musi umożliwiać wydruk potwierdzeń przyjęcia korespondencji w przypadku dostarczonej jej osobiście przez obywatela/firmę, po uprzednim skanowaniu dokumentu i zarejestrowaniu w systemie.
3.2Klasyfikacja i dekretacja korespondencji
3.2.1System musi umożliwiać przesłanie zadekretowanej korespondencji do wykonania z wyróżnieniem różnych statusów, np. : Do wiadomości, Do wykonania, Do współpracy, Do wykonania dalszej dekretacji.
3.2.2System musi posiadać funkcjonalność dołączania do zarejestrowanej już sprawy nowej korespondencji. Musi również wspomagać proces łączenia dokumentów, np.: poprzez wyszukiwanie spraw/pism o identycznej sygnaturze oraz musi być wyposażony w funkcję generowania i wysłania powiadomień do wszystkich uczestników sprawy (referenta prowadzącego i referentów współpracujących) o nadejściu nowej korespondencji w zarejestrowanej już sprawie.
3.2.3Jeżeli korespondencja nie dotyczy istniejącej już sprawy, system musi umożliwiać sklasyfikowanie pisma i automatyczne przesłanie pisma na podstawie zdefiniowanych procedur (procesów) korespondencji do odpowiedniej komórki.
3.2.4System musi umożliwiać odesłanie pisma do użytkownika, który dokonał dekretacji/przekierowania w celu wykonania ponownej dekretacji lub sklasyfikowania z możliwością dodania uzasadnienia odesłania.
3.3Wysyłanie korespondencji wychodzącej
3.3.1System musi wspierać proces wysyłania korespondencji, ewidencjonowanie poczty wychodzącej (rejestracja daty wysłania, adresata, automatyczne nadawanie numerów, nadrukowywanie kodów kreskowych).
3.3.2System musi mieć możliwość korzystania z danych teleadresowych gromadzonych przez system dziedzinowy do tworzenia korespondencji seryjnej.
3.3.3System musi mieć możliwość korzystania z danych teleadresowych gromadzonych w wspólnej książce teleadresowej do tworzenia korespondencji seryjnej.
3.3.4System musi umożliwiać generowanie seryjne oraz wydruk kopert (możliwość definiowania szablonów kopert) i zwrotek z wykorzystaniem danych dotyczących wysyłanych dokumentów i spraw do których należą.
3.3.5System musi dokonywać znakowania kodem kreskowym dokumentów wychodzących poprzez ich nadrukowywanie.
3.3.6System musi mieć możliwość odnotowywania dla poczty wychodzącej trybu dostarczenia pisma (wybór trybu ze definiowanego słownika).
3.3.7System musi mieć możliwość odnotowywania rezultatu doręczenia w oparciu o kod kreskowy umieszczony na zwrotce.
3.3.8System musi umożliwiać prowadzenie dzienników pism wychodzących/spraw/zadań.
3.3.9System musi, na podstawie danych korespondencji wychodzącej, generować zestawienie/wydruk w formie pocztowej książki podawczej wg zdefiniowanych w systemie wzorów.
3.3.10System musi wspierać/monitorować proces zatwierdzania i sprawdzania przez odpowiednie osoby pism wychodzących. Fakt sprawdzenia, zatwierdzenia, odrzucenia, odesłania do poprawy musi być odnotowywany, a informacja o tym powinna być wysyłana do odpowiednich osób.
3.3.11System musi umożliwiać wielostopniowe, wieloetapowe zatwierdzanie korespondencji wychodzącej.
3.3.12System musi wspierać proces wysyłania korespondencji pocztą elektroniczną oraz w postaci faksu.
4. Obsługa spraw -
4.1System musi umożliwiać grupowanie pełnej dokumentacji w ramach konkretnej sprawy (dodanie podstaw wydania decyzji, akty prawne).
4.2System musi umożliwiać dodawanie nowych dokumentów i kojarzenie istniejących już w systemie dokumentów (w tym korespondencji wewnętrznej i poczty elektronicznej) - system powinien umożliwiać spinanie dokumentów i spraw.
4.3System musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie spraw/dokumentów wg zadanych przez użytkownika parametrów wyszukiwania (czas tworzenia/ modyfikacji, autor, temat, odbiorca, treść dokumentu) - wyszukiwanie pełnotekstowe w zakresie zdefiniowanych w systemie atrybutów (z uwzględnieniem języka polskiego) z możliwością prezentowania ich wg wybranych parametrów sortowania
4.4System musi umożliwiać przeglądanie, edycję i drukowanie prowadzonych spraw w ramach ZOW NFZ oraz zgromadzonej dokumentacji w sprawach.
4.5System musi mieć możliwość określenia domyślnego czasu realizacji danego typu spraw.
4.6System musi mieć możliwość określenia czasu realizacji dla danej sprawy niezależnie od domyślnego terminu w systemie.
4.7System musi mieć możliwość wstrzymania biegu sprawy w przypadkach, kiedy sprawa została przekazana do konsultacji zewnętrznych.
4.8System musi wspierać pracę użytkowników poprzez automatyczne informowanie o zbliżającym się upływie terminu załatwienia sprawy lub pisma (alert), oraz informowanie przełożonych o zagrożeniach przekroczenia terminu realizacji (alerty, zestawienia), np. informacja publiczna powinna być udostępniona w terminie 7 dni kalendarzowych (ustawa o dostępie do informacji publicznej) od daty wpływu, wnioski o udostępnienie danych - 30 dni kalendarzowych od daty wpływu (KPA).
4.9System musi umożliwiać przypisywanie i zmianę referenta lub referentów do sprawy przez uprawnione osoby
4.10System musi posiadać mechanizm zapewniający możliwość załatwiania spraw w przypadku nieobecności osoby poprzez przydzielanie zastępstw dla referentów sprawy (załatwianie spraw nie może następować poprzez logowanie na konto i hasło nieobecnej osoby).
4.11System musi tworzyć pełną historię toku załatwiania sprawy (kto?, co? i kiedy?) i umożliwiać jej przeglądanie uprawnionym użytkownikom.
4.12System musi zapewniać możliwość zatwierdzania dokumentu przez uprawnione do tego osoby wraz z zamknięciem sprawy przez osobę uprawnioną do podpisu dokumentu.
4.13System musi umożliwiać dekretowanie wybranej z poziomu użytkownika grupy dokumentów/spraw/zadań do wybranego odbiorcy.
5. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów -
5.1System musi umożliwiać archiwizację dokumentów - docelowo Centralne Archiwum Elektroniczne.
5.2System musi umożliwiać określenie klasy archiwalnej dla rejestrowanego dokumentu/sprawy.
5.3System musi zapewniać stały dostęp do dokumentów, w tym również do takich, które zostały już zarchiwizowane.
5.4System musi wspomagać proces archiwizowania papierowych wersji dokumentu z uwzględnieniem dwóch rodzajów dokumentów:a.dokumenty, których oryginał nie jest potrzebny w trakcie bieżącej pracy użytkowników Systemu i może być zarchiwizowany, b. dokumenty, których oryginał musi krążyć wraz z wersją elektroniczną.
5.5System musi umożliwić sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych spraw przekazywanych do archiwum.
5.6System musi umożliwiać przechowywanie i edytowanie informacji (z dokładnością do stanowiska pracy) gdzie znajduje się papierowa wersja dokumentu.
5.7System musi wspierać proces udostępniania dokumentów wcześniej zarchiwizowanych w wersji papierowej (skanowanie i udostępnianie wersji elektronicznych dokumentów).
5.8System musi mieć możliwość tworzenia archiwum elektronicznego z dokumentów już zarchiwizowanych w wersji papierowej, jako elementu Centralnego Archiwum Elektronicznego.
5.9System musi dawać możliwość określenia czasu, po którym dokumenty zostaną przeniesione do archiwum od momentu ich zakończenia
5.10System musi posiadać funkcje organizacji archiwum:a.dowolna ilość archiwów, b.otwieranie i zapisywanie załączników z archiwum,c.obsługa wniosków o wypożyczenie/udostępnienie akt.
5.11System musi umożliwiać definiowanie przez użytkownika własnych katalogów (tworzenie hierarchii katalogów, przeglądanie ich zawartości, umieszczanie w katalogach dokumentów, spraw, podmiotów, korespondencji, kopiowanie i przenoszenie danych pomiędzy katalogami - możliwość kopiowania i przenoszenia grupowego).
5.12System musi umożliwiać import dokumentów z lokalnego systemu plików.
5.13System musi umożliwiać ograniczenie praw dostępu do określonych rodzajów dokumentów.
5.14System musi zapewniać bezpieczeństwo składowania dokumentów.
6. OCR -
6.1Jednym z elementów systemu musi być OCR (rozpoznający język polski - zarówno pismo drukowane jak i ręczne).
6.2OCR musi umożliwiać rozpoznawanie tekstu wg określonego przez użytkownika systemu harmonogramu (np. w tle, ad hoc) dla całości lub wskazanych przetwarzanych przez system dokumentów.
6.3System musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie pełnotekstowe wśród dokumentów wcześniej przetworzonych przez OCR.
6.4System musi umożliwiać analizę OCR dokumentów graficznych - zapis dokumentów w postaci wielu formatów tekstowych (.doc, .txt, .html).
7. Praca grupowa -
7.1System musi posiadać mechanizmy pracy grupowej. System musi umożliwiać jednoczesną pracę nad dokumentem wielu osobom.
7.2System musi zapewnić możliwość współdzielonego dostępu do dokumentów zapewniając ich spójność.
7.3System musi umożliwiać wersjonowanie dokumentów z opisem historii zmian.
7.4System musi umożliwiać zablokowanie użycia nieaktualnej wersji dokumentu przez uprawnionego użytkownika.
7.5System musi umożliwiać cofanie aktualnej wersji do wersji historycznej.
7.6System musi zapewniać automatycznie ostrzeganie przy próbie otwarcia nieaktualnej wersji dokumentu (ostrzegać, że ta wersja jest już nieaktualna) z propozycją otwarcia najnowszej wersji.
7.7System musi posiadać mechanizm umożliwiający przesłanie dokumentu/sprawy/zadania do akceptacji, weryfikacji i opiniowania przez innych użytkowników Systemu.
7.8System musi być wyposażony w funkcje akceptacji, które umożliwiać będą co najmniej:a.akceptację dokumentu przesłanego do jednego użytkownika - dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane tylko przez ww. użytkownika.b.przesłanie dokumentu do wielu i akceptację przez jednego z nich - dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona jeden z grupy użytkowników (np.: jeden z trzech)c.przesłanie i akceptację przez wielu użytkowników - dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona większość użytkowników (np.: dwóch z trzech)d. przesłanie i akceptację przez wszystkich - dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykonają wszyscy użytkownicy (np: trzech z trzech).
8. Tworzenie/edycja dokumentów -
8.1System musi współpracować z eksploatowanym przez Zamawiającego pakietem MS Office na poziomie przygotowania i edycji dokumentów.
8.2System musi umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów pism obecnie funkcjonujących w ZOW NFZ z możliwością pozyskiwania danych z dostarczonego systemu oraz zewnętrznych źródeł (np.: system dziedzinowy ZOW NFZ, MS Office).
8.3System musi umożliwiać tworzenie, przeglądanie, edycję, usuwanie i drukowanie utworzonych dokumentów przez uprawnione do tego osoby.
8.4System musi umożliwiać seryjne tworzenie dokumentów na podstawie zdefiniowanych szablonów pism.
8.5System musi zapewniać możliwość automatycznego sygnaturowania pism (numery kancelaryjne i wydziałowe) zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i Rzeczowym Wykazem Akt.
8.6System musi z poziomu administratora systemu umożliwiać definiowanie reguł sygnaturowania w odniesieniu do zdefiniowanej wcześniej struktury organizacyjnej z możliwością dodefiniowania jej do poziomu użytkownika końcowego (np. jego inicjałów).
9. Obsługa terminarzy -
9.1System musi umożliwiać prowadzenie ewidencji spotkań wewnętrznych wraz z możliwością umieszczania notatek przez poszczególnych użytkowników systemu.
9.2System musi wspierać planowanie i zabezpieczać przed możliwością nakładania się spotkań.
9.3System musi umożliwiać edycję zawartości kalendarza i notatnika innych użytkowników i ich grup przez osoby uprawnione.
9.4System musi umożliwiać harmonogramowanie dostępu do współdzielonych zasobów (sal, rzutników).
9.5System musi umożliwiać prezentację terminarza w rozkładzie wpisów w widoku dziennym, tygodniowym i miesięcznym.
9.6System musi umożliwiać tworzenie terminarzy typu: publicznego i prywatnego.
9.7System musi dawać możliwość wgląd przełożonemu w publiczne zadania podległych mu pracowników.
9.8System musi umożliwiać tworzenie zadań dla wielu osób.
9.9System musi umożliwiać definiowanie zadań cyklicznych powtarzających się co jakiś czas (dzień, tydzień, miesiąc, rok).
10. Zarządzanie procesami -
10.1System musi umożliwiać definiowanie, zarządzanie i wykonywanie procesów automatycznie przetwarzających zadania.
10.2System musi umożliwiać definiowanie procesów w oparciu o obieg dokumentów/spraw/zadań.
10.3System w ramach zarządzania procesami musi umożliwiać wykorzystanie informacji o strukturze organizacyjnej, jednostkach organizacyjnych, pracownikach, ich rolach w systemie do wyznaczania osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów procesu.
10.4System musi umożliwiać automatyczne uruchamianie procesów realizacji zadań na podstawie wpływu pism od nadawców (dany rodzaj dokumentu wszczyna konkretną procedurę).
10.5System musi umożliwiać ręczne wywoływanie procesów (ad hoc), poprzez przydział zadań pracownikom przez osoby do tego uprawnione (np. przez właścicieli biznesowych procesów).
10.6System musi umożliwiać tworzenie i edycję procesów bez konieczności korzystania z pomocy dostawcy z poziomu uprawnionego użytkownika systemu. Tworzenie procesów powinno odbywać się za pomocą graficznego, intuicyjnego interfejsu, który będzie umożliwiał modyfikowanie formularzy i logiki zamodelowanych procesów.
10.7Modyfikacja obiektów występujących w procesie powinna być propagowana na wszystkie elementy na których występuje obiekt celem minimalizacji pracy operatora systemu.
10.8System musi udostępniać bazę procedur/procesów odpowiednim użytkownikom, zgodnie ze zdefiniowanymi uprawnieniami.
10.9System musi informować zainteresowanych użytkowników o zmieniających się procedurach.
11. Zrządzanie zadaniami -
11.1System musi mieć możliwość definiowania zadań przez uprawnione osoby oraz przekazywanie ich do wykonania podległym pracownikom.
11.2System musi umożliwiać osobie tworzącej oraz dekretującej zadanie określanie stopnia ważności, czasu realizacji oraz uwag dotyczących sposobu realizacji zadania.
11.3System musi umożliwiać wykonującemu zadanie określanie postępu realizacji zadania oraz dodanie uwag dotyczących toku wykonywania zadania.
11.4System musi umożliwiać przypisywanie jednej lub kilka osób bądź grup do wykonywania określonych zadań.
11.5Użytkownik musi mieć możliwość dodania do zadania dokumentów oraz innych plików z wewnętrznego systemu plików.
11.6W przypadku zadań generowanych przez predefiniowane procesy system musi informować użytkownika o kolejnych czynnościach, jakie musi wykonać, aby prawidłowo zakończyć realizację zadania.
11.7System musi automatycznie powiadamiać osoby wyznaczone do realizacji danego zadania o konieczności podjęcia odpowiednich czynności.
11.8System musi umożliwiać przekierowanie zadania do innego wykonawcy (np. w związku z absencją osoby dotychczas realizującej dany etap zadania).
11.9System musi umożliwiać zdefiniowanie przez użytkownika komunikatu jaki zostanie wysłany do nadawcy dokumentu w trakcie jego nieobecności np. urlop, delegacja, itp.
11.10System musi sygnalizować o przekroczeniu terminu realizacji zadań.
11.11System musi zapewniać automatyczne generowanie przypomnień i ponagleń dla zadań, w których minął lub zbliża się termin realizacji, kierowanych do zaangażowanych w proces użytkowników oraz osób, które przydzieliły zadanie.
11.12System musi informować osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania oraz przydzielającego to zadanie o zakończeniu realizacji danego zadania.
11.13System musi umożliwiać śledzenie procesów, sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się realizacja danego zadania.
11.14System musi umożliwiać sprawdzenie listy zadań do wykonania, przydzielonych określonemu pracownikowi (informacja dotycząca ilości wykonywanych zadań, ich stopnia realizacji itp.).
11.15System musi posiadać możliwość przeglądania przez przełożonego zadań swoich podwładnych.
11.16System musi posiadać opcję powiadamiania użytkownika (wyskakujący komunikat) o nowo otrzymanych zadaniach/dokumentach.
12. Raporty -
12.1System musi wspierać kontrolę sprawności wykonywania zadań przez poszczególnych użytkowników.
12.2System musi umożliwiać generowanie raportów dotyczących przebiegu pracy użytkowników zestawiające (porównujące) m.in. terminowość i ilość wykonywanych zadań.
12.3System musi umożliwiać podgląd raportu przed jego wydrukiem, zapisem.
12.4System musi umożliwiać definiowanie własnych raportów (tabele, wykresy) za pomocą graficznego edytora raportów.
12.5System musi ułatwiać efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników poprzez informowanie o obciążeniu ilością spraw pracowników.
12.6System musi umożliwiać generowanie raportów przedstawiających stan realizacji zadań.
12.7System musi posiadać funkcjonalność eksportu raportu do popularnych formatów (np. Excel, Word, PDF, XML, TXT).
12.8System musi posiadać odpowiednie mechanizmy umożliwiające wypełnianie wniosków urlopowych, delegacji oraz innych dokumentów związanych z nieobecnością pracownika oraz ich obsługę zgodnie ze zdefiniowanymi procesami przetwarzania tych zadań.
12.9System musi oferować możliwość wydruku wypełnionego wniosku urlopowego według definiowanego wzoru.
13. Współpraca z innymi systemami i urządzeniami -
13.1System musi zapewniać pełną integrację z pakietem MS Office (eksport, import).
13.2System musi umożliwiać zastosowanie XML jako standardu wymiany danych oraz opisu konfiguracji systemu.
13.3System będzie docelowo pracować na bazie danych MS SQL. W okresie wdrożeniowym (nie dłuższym niż termin zakończenia prac wdrożeniowych, przewidzianych w harmonogramie wdrożenia) dopuszcza się dostarczenie - wypożyczenie, instalację i eksploatację systemu współpracującego z dowolną bazą danych (dostarczoną - wypożyczoną wraz z koniecznym serwerem bazy danych przez Wykonawcę w ramach ceny zamówienia), gwarantującą bezpieczeństwo, wydajność i poprawną pracę systemu w ww. okresie. Prace związane z migracją systemu ze środowiska tymczasowego na docelową bazę danych powinny być ujęte przez Wykonawcę w harmonogramie prac wdrożeniowych, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3).
13.4System musi zapewniać możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi (np. drukarka, faks, skaner, czytnik kodów kreskowych, urządzeniami do nadruku i numerowania dokumentów).
13.5System musi zapewniać możliwość wydajnej współpracy ze skanerami przemysłowymi.
13.6System musi współpracować ze serwerem skanerów. System musi umożliwiać opisywanie dokumentów, które zostały wcześniej, niezależnie zeskanowane.
13.7System musi umożliwiać definiowanie rozdzielczości skanowania.
13.8System musi współpracować ze serwerem faksów.
13.9System musi umożliwiać współpracę z czytnikami kodów kreskowych w celu szybkiego wyszukiwania dokumentów i rejestracji zwrotek.
13.10System musi umożliwić przenoszenie danych zawartych w bazie Systemu dla potrzeb Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) prowadzonego stosownie do wymagań ustawowych.
13.11System musi spełniać rolę systemu komunikacyjnego umożliwiającego przesłanie korespondencji wewnętrznej w formie elektronicznej pomiędzy wszystkimi wydziałami, działami, sekcjami, grupami pracowników i pracownikami.
14. Użytkownicy systemowi/uprawnienia -
14.1System musi mieć możliwość pobrania struktury organizacyjnej oraz uprawnień z Active Directory (logowanie do systemu powiązane z logowaniem do domeny).
14.2System musi umożliwiać uwierzytelnianie dokumentów/spraw/zadań z użyciem Urzędu Certyfikacji Microsoft Windows (Certification Authority).
14.3Minimalny poziom autoryzacji użytkowników systemu musi korzystać z usług katalogowych Active Directory (w zakresie kont użytkowników i autoryzacji dostępu).
14.4System musi zapewniać łatwe zarządzanie strukturą organizacyjną i użytkownikami (wraz z odzwierciedleniem zależnościami pomiędzy pracownikami - np. relacji przełożony/podwładny) oraz ich uprawnieniami dostępu do poszczególnych funkcji, elementów systemu oraz praw do wykonywania określonych zadań (wraz z zachowaniem historii o nieaktualnych strukturach organizacyjnych).
14.5System musi umożliwiać centralne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami za pomocą graficznego interfejsu użytkownika.
14.6System musi prowadzić ewidencję użytkowników systemowych.
14.7System musi mieć możliwość tworzenia grup roboczych użytkowników (wynikających ze struktury organizacyjnej oraz niezależnie od struktury organizacyjnej).
14.8System musi umożliwiać określenie praw dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów/spraw/zadań dla danego użytkownika lub grupy użytkowników.
14.9System musi umożliwiać upoważnienie innego pracownika do obsługi dokumentów/spraw/zadań podczas (daty od - do) sprawowanego przez niego zastępstwa.
14.10System musi umożliwiać definiowanie uprawnień nadawanych poszczególnym użytkownikom w zależności od rodzaju wykonywanych przez nich funkcji zgodnie z wcześniej zdefiniowanym obiegiem dokumentów.
14.11System musi mieć możliwość dostosowania interfejsu indywidualnie dla każdego użytkownika.
14.12Hasła użytkowników przechowywane w Systemie muszą być szyfrowane.
15. Podpis elektroniczny -
15.1System musi umożliwiać wykorzystanie podpisu elektronicznego do podpisywania dokumentów.
15.2System musi umożliwiać składanie i weryfikację podpisów elektronicznych, zgodnie z wymogami ustawy o podpisie elektronicznym.
16. Elektroniczna skrzynka podawcza -
16.1Elektroniczna skrzynka podawcza musi spełniać warunki określone w aktualnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie.
16.2System musi umożliwiać samodzielne wnoszenie pism przez interesantów w formie dokumentów elektronicznych, przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
16.3System musi umożliwiać składanie pism do elektronicznej skrzynki podawczej z wykorzystaniem przeglądarki internetowej.
16.4System musi zawierać narzędzie/edytor typu WYSIWYG do projektowania oraz publikowania formularzy elektronicznych służących do składania pism za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
16.5System musi przechowywać formularze w formacie XML oraz umożliwiać definiowanie reguł walidacyjnych dla tych formularzy (pliki XSD).
16.6System musi posiadać mechanizm wersjonowania publikowanych formularzy.
16.7System musi generować urzędowe potwierdzenia odbioru oraz przesyłać je do nadawcy pisma.
16.8System musi wykonywać weryfikację kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
16.9System musi posiadać zintegrowany z elektroniczną skrzynką podawczą portal internetowy, który umożliwi tworzenie kont prywatnych interesantom, służących do komunikacji (wysyłanie oraz odbieranie pism) z ZOW NFZ.
16.10System musi umożliwiać interesantowi śledzenie postępu prac nad wysłanym przez siebie dokumentem poprzez portal internetowy.
16.11System musi umożliwiać wysłanie dokumentu z systemu obiegu dokumentów, które interesant (jeśli posiada odpowiednie konto) będzie mógł odebrać poprzez portal internetowy zintegrowany z elektroniczną skrzynką podawczą.
17. Wymagania techniczne -
17.1System musi umożliwiać szybką i sprawną aktualizację systemu z zachowaniem środków bezpieczeństwa przed utratą danych.
17.2System musi umożliwiać automatyczną instalację/aktualizację programu do nowej wersji na stanowiskach użytkowników.
17.3System musi posiadać mechanizm zapewniający, że podczas aktualizacji oprogramowania nie zostaną utracone żadne zgromadzone dane oraz nie dojdzie do ich uszkodzenia bądź przekłamania nawet, gdy aktualizacja przebiegnie błędnie lub wystąpi awaria.
17.4System musi posiadać wygodny i funkcjonalny panel administracyjny, umożliwiający m.in.:a.zarządzanie użytkownikami i/lub grupami użytkowników,b.zarządzanie systemem uprawnień użytkowników i grup użytkowników,c.definiowanie ról systemowych dla użytkowników i grup użytkowników,d. modyfikację systemu przez administratora systemu (bez udziału dostawcy oprogramowania). Modyfikacje powinny obejmować zmianę wyglądu szablonów, tworzenie nowych klas dokumentów, modyfikowanie i budowanie procesów pracy (workflow).
17.5System musi się charakteryzować elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie systemu do zmian zachodzących w strukturze organizacyjnej ZOW NFZ.
17.6System musi posiadać konstrukcję modułową, z możliwością niezależnego, stopniowego uruchamiania poszczególnych funkcjonalności.Jednocześnie system musi stanowić integralną całość i być obsługiwany za pomocą jednego interfejsu.
17.7System musi charakteryzować się otwartą architekturą, zapewniającą możliwość integracji z innymi bazami danych ZOW NFZ (min. poprzez ODBC, integrację plikową XML).
17.8System musi umożliwiać tworzenie kopii zapasowych z zadanym harmonogramem w razie konieczności przywrócenia danych systemowych.
17.9System musi zapewniać spójność poprzez wykorzystywanie o

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 216425

Data publikacji: 2008-09-12

Nazwa:
Zachodniopomorski Oddział Wojewódzki Narodowego Funduszu Zdrowia

Ulica: ul. Arkońska 45

Numer domu: 45

Miejscowość: Szczecin

Kod pocztowy: 71-470

Województwo / kraj: zachodniopomorskie

Numer telefonu: 091 4251161

Numer faxu: 091 4251096

Adres strony internetowej: www.nfz-szczecin.pl

Regon: 01581798500096

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego:
Instytucja ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa systemu elektronicznego obiegu dokuemntów.

Rodzaj zamówienia: D

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest dostawa dla Zachodniopomorskiego OW NFZ systemu elektronicznego obiegu dokumentów wraz z instalacją i uruchomieniem systemu.
Poniżej przedstawia się opis zakresu i specyfikacji funkcjonalnej i technicznej Systemu Obiegu Informacji:

Zakres i specyfikacja funkcjonalna i techniczna Systemu Obiegu Informacji

Wymagania funkcjonalne Czy system spełnia warunek Tak/Nie
1. Wymagania ogólne -
1.1System musi składać się ze zintegrowanych ze sobą elementów dedykowanych do obsługi działalności ZOW NFZ w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentów oraz zarządzania zadaniami i pracą grupową, współpracujący z podpisem elektronicznym i elektroniczną skrzynką podawczą.
1.2System musi umożliwiać integrację z pocztą elektroniczną.
1.3System musi być przejrzysty, posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz administratora, zapewniający intuicyjną obsługę.
1.4System musi zostać wyposażony w dokumentację użytkownika końcowego, techniczną i administratora.
1.5System musi być wyposażony we wbudowaną pomoc kontekstową w całości systemu.
1.6Główny (startowy) interfejs użytkownika końcowego musi zawierać następujące funkcjonalności i zakres informacji:a. pisma, zadania, sprawy podzielone ze względu na ich status: bieżące, przedawnione, zakończone, anulowane, ich priorytet, a także źródło powstania (zewnętrzne, wewnętrzne),b. obsługa poczty elektronicznej.
1.7System musi być zgodny z obowiązującymi przepisami, które są wyszczególnione w załączniku nr 2 do umowy.
1.8System musi umożliwiać odwzorowanie procesów funkcjonujących w ZOW NFZ, wspomagać zarządzanie poprzez wyznaczanie optymalnych ścieżek załatwiania spraw.
2. Prowadzenie ewidencji -
2.1System musi umożliwiać uprawnionym użytkownikom prowadzenie następujących ewidencji: a. dokumentów przychodzących oraz wychodzących,b.szablonów dokumentów wspólnych, wzorów pism i dokumentów,c.prowadzonych spraw,d.kontrahentów oraz osób fizycznych,e.struktury urzędu i stanowisk pracy,f.zadań i terminów ich realizacji,g.terminów spotkań,h.zasobów wspólnych (np.: samochody służbowe, sale konferencyjne, urządzenia),i.rejestrów określonych w Regulaminie ZOW NFZ wskazanym w załączniku nr 3 do umowy.
2.2System musi umożliwiać definiowanie i prowadzenie własnych rejestrów.
3. Obsługa korespondencji - kancelaria -
3.1Przyjmowanie korespondencji przychodzącej
3.1.1System musi pozwalać na rejestrację pism przychodzących oraz dokumentów wewnętrznych, zarówno w ZOW NFZ, jak i Delegaturze oraz Punktach Obsługi Ubezpieczonych zlokalizowanych na terenie województwa.
3.1.2System musi obsługiwać proces przyjmowania korespondencji, ewidencjonowanie poczty przychodzącej (rejestracja daty wpływu, nadawcy, automatyczne nadawanie numerów, drukowanie unikalnego kodu kreskowego -naklejki i oznaczanie nim przyjmowanego elektronicznego dokumentu). Zeskanowany dokument oznakowany kodem kreskowym musi znaleźć się w repozytorium - bazie danych.
3.1.3System musi umożliwiać elektroniczną rejestrację przychodzących dokumentów w postaci papierowej z jednoczesnym zapisem pisma w postaci elektronicznej (skanowanie).
3.1.4System musi umożliwiać edycję obrazu skanowanego dokumentu z uwzględnieniem uprawnień - możliwość wykorzystania szerokiej gamy operacji na obrazach graficznych jak na przykład: skalowanie, obracanie, nanoszenie notatek, ukrywanie części obrazu.
3.1.5System musi umożliwiać rejestrację dokumentów złożonych do ZOW NFZ w formie elektronicznej wykorzystując: pocztę elektroniczną, pliki MS Office, pliki w formacie PDF, JPG, XML oraz dowolne pliki tekstowe.
3.1.6System musi umożliwiać rejestrację pism złożonych w postaci faksu - system musi mieć możliwość współpracy z serwerem faksów.
3.1.7System musi umożliwiać rejestrację pism składanych przez elektroniczną skrzynkę podawczą.
3.1.8System musi umożliwiać automatyczne uzupełnienie danych rejestracyjnych pisma (nagłówek pisma w Systemie obiegu dokumentów), danymi które zostały podane w formularzu w systemie elektronicznej skrzynki podawczej dla pism składanych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
3.1.9System musi wykorzystać przy rejestracji pisma dane teleadresowe kontrahentów gromadzone (on line) przez system dziedzinowy ZOW NFZ.
3.1.10System musi mieć możliwość tworzenia wspólnej książki adresowej, z której korzystać będą mogli wszyscy uprawnieni użytkownicy systemu.
3.1.11System musi umożliwiać dla zeskanowanego pisma, na podstawie zdefiniowanych stref odczytu automatyczne uzupełnianie pól w nagłówku rejestrowanego pisma/sprawy i automatyczne uruchamianie spraw (automatyczna dekretacja).
3.1.12Książka adresowa eksploatowana w Systemie musi posiadać możliwość definiowania atrybutów charakteryzujących poszczególnych nadawców i odbiorców wraz z możliwością filtrowania zawartych w niej danych po ww. atrybutach.
3.1.13Książka adresowa eksploatowana w Systemie musi zawierać wyszukiwarkę, umożliwiającą szybkie odnalezienie nadawców i odbiorców.
3.1.14System musi posiadać mechanizm porównujący wprowadzane dane nadawców/odbiorców z już istniejącymi w posiadanej książce adresowej.
3.1.15System musi umożliwiać wydruk potwierdzeń przyjęcia korespondencji w przypadku dostarczonej jej osobiście przez obywatela/firmę, po uprzednim skanowaniu dokumentu i zarejestrowaniu w systemie.
3.2Klasyfikacja i dekretacja korespondencji
3.2.1System musi umożliwiać przesłanie zadekretowanej korespondencji do wykonania z wyróżnieniem różnych statusów, np. : Do wiadomości, Do wykonania, Do współpracy, Do wykonania dalszej dekretacji.
3.2.2System musi posiadać funkcjonalność dołączania do zarejestrowanej już sprawy nowej korespondencji. Musi również wspomagać proces łączenia dokumentów, np.: poprzez wyszukiwanie spraw/pism o identycznej sygnaturze oraz musi być wyposażony w funkcję generowania i wysłania powiadomień do wszystkich uczestników sprawy (referenta prowadzącego i referentów współpracujących) o nadejściu nowej korespondencji w zarejestrowanej już sprawie.
3.2.3Jeżeli korespondencja nie dotyczy istniejącej już sprawy, system musi umożliwiać sklasyfikowanie pisma i automatyczne przesłanie pisma na podstawie zdefiniowanych procedur (procesów) korespondencji do odpowiedniej komórki.
3.2.4System musi umożliwiać odesłanie pisma do użytkownika, który dokonał dekretacji/przekierowania w celu wykonania ponownej dekretacji lub sklasyfikowania z możliwością dodania uzasadnienia odesłania.
3.3Wysyłanie korespondencji wychodzącej
3.3.1System musi wspierać proces wysyłania korespondencji, ewidencjonowanie poczty wychodzącej (rejestracja daty wysłania, adresata, automatyczne nadawanie numerów, nadrukowywanie kodów kreskowych).
3.3.2System musi mieć możliwość korzystania z danych teleadresowych gromadzonych przez system dziedzinowy do tworzenia korespondencji seryjnej.
3.3.3System musi mieć możliwość korzystania z danych teleadresowych gromadzonych w wspólnej książce teleadresowej do tworzenia korespondencji seryjnej.
3.3.4System musi umożliwiać generowanie seryjne oraz wydruk kopert (możliwość definiowania szablonów kopert) i zwrotek z wykorzystaniem danych dotyczących wysyłanych dokumentów i spraw do których należą.
3.3.5System musi dokonywać znakowania kodem kreskowym dokumentów wychodzących poprzez ich nadrukowywanie.
3.3.6System musi mieć możliwość odnotowywania dla poczty wychodzącej trybu dostarczenia pisma (wybór trybu ze definiowanego słownika).
3.3.7System musi mieć możliwość odnotowywania rezultatu doręczenia w oparciu o kod kreskowy umieszczony na zwrotce.
3.3.8System musi umożliwiać prowadzenie dzienników pism wychodzących/spraw/zadań.
3.3.9System musi, na podstawie danych korespondencji wychodzącej, generować zestawienie/wydruk w formie pocztowej książki podawczej wg zdefiniowanych w systemie wzorów.
3.3.10System musi wspierać/monitorować proces zatwierdzania i sprawdzania przez odpowiednie osoby pism wychodzących. Fakt sprawdzenia, zatwierdzenia, odrzucenia, odesłania do poprawy musi być odnotowywany, a informacja o tym powinna być wysyłana do odpowiednich osób.
3.3.11System musi umożliwiać wielostopniowe, wieloetapowe zatwierdzanie korespondencji wychodzącej.
3.3.12System musi wspierać proces wysyłania korespondencji pocztą elektroniczną oraz w postaci faksu.
4. Obsługa spraw -
4.1System musi umożliwiać grupowanie pełnej dokumentacji w ramach konkretnej sprawy (dodanie podstaw wydania decyzji, akty prawne).
4.2System musi umożliwiać dodawanie nowych dokumentów i kojarzenie istniejących już w systemie dokumentów (w tym korespondencji wewnętrznej i poczty elektronicznej) - system powinien umożliwiać spinanie dokumentów i spraw.
4.3System musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie spraw/dokumentów wg zadanych przez użytkownika parametrów wyszukiwania (czas tworzenia/ modyfikacji, autor, temat, odbiorca, treść dokumentu) - wyszukiwanie pełnotekstowe w zakresie zdefiniowanych w systemie atrybutów (z uwzględnieniem języka polskiego) z możliwością prezentowania ich wg wybranych parametrów sortowania
4.4System musi umożliwiać przeglądanie, edycję i drukowanie prowadzonych spraw w ramach ZOW NFZ oraz zgromadzonej dokumentacji w sprawach.
4.5System musi mieć możliwość określenia domyślnego czasu realizacji danego typu spraw.
4.6System musi mieć możliwość określenia czasu realizacji dla danej sprawy niezależnie od domyślnego terminu w systemie.
4.7System musi mieć możliwość wstrzymania biegu sprawy w przypadkach, kiedy sprawa została przekazana do konsultacji zewnętrznych.
4.8System musi wspierać pracę użytkowników poprzez automatyczne informowanie o zbliżającym się upływie terminu załatwienia sprawy lub pisma (alert), oraz informowanie przełożonych o zagrożeniach przekroczenia terminu realizacji (alerty, zestawienia), np. informacja publiczna powinna być udostępniona w terminie 7 dni kalendarzowych (ustawa o dostępie do informacji publicznej) od daty wpływu, wnioski o udostępnienie danych - 30 dni kalendarzowych od daty wpływu (KPA).
4.9System musi umożliwiać przypisywanie i zmianę referenta lub referentów do sprawy przez uprawnione osoby
4.10System musi posiadać mechanizm zapewniający możliwość załatwiania spraw w przypadku nieobecności osoby poprzez przydzielanie zastępstw dla referentów sprawy (załatwianie spraw nie może następować poprzez logowanie na konto i hasło nieobecnej osoby).
4.11System musi tworzyć pełną historię toku załatwiania sprawy (kto?, co? i kiedy?) i umożliwiać jej przeglądanie uprawnionym użytkownikom.
4.12System musi zapewniać możliwość zatwierdzania dokumentu przez uprawnione do tego osoby wraz z zamknięciem sprawy przez osobę uprawnioną do podpisu dokumentu.
4.13System musi umożliwiać dekretowanie wybranej z poziomu użytkownika grupy dokumentów/spraw/zadań do wybranego odbiorcy.
5. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów -
5.1System musi umożliwiać archiwizację dokumentów - docelowo Centralne Archiwum Elektroniczne.
5.2System musi umożliwiać określenie klasy archiwalnej dla rejestrowanego dokumentu/sprawy.
5.3System musi zapewniać stały dostęp do dokumentów, w tym również do takich, które zostały już zarchiwizowane.
5.4System musi wspomagać proces archiwizowania papierowych wersji dokumentu z uwzględnieniem dwóch rodzajów dokumentów:a.dokumenty, których oryginał nie jest potrzebny w trakcie bieżącej pracy użytkowników Systemu i może być zarchiwizowany, b. dokumenty, których oryginał musi krążyć wraz z wersją elektroniczną.
5.5System musi umożliwić sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych spraw przekazywanych do archiwum.
5.6System musi umożliwiać przechowywanie i edytowanie informacji (z dokładnością do stanowiska pracy) gdzie znajduje się papierowa wersja dokumentu.
5.7System musi wspierać proces udostępniania dokumentów wcześniej zarchiwizowanych w wersji papierowej (skanowanie i udostępnianie wersji elektronicznych dokumentów).
5.8System musi mieć możliwość tworzenia archiwum elektronicznego z dokumentów już zarchiwizowanych w wersji papierowej, jako elementu Centralnego Archiwum Elektronicznego.
5.9System musi dawać możliwość określenia czasu, po którym dokumenty zostaną przeniesione do archiwum od momentu ich zakończenia
5.10System musi posiadać funkcje organizacji archiwum:a.dowolna ilość archiwów, b.otwieranie i zapisywanie załączników z archiwum,c.obsługa wniosków o wypożyczenie/udostępnienie akt.
5.11System musi umożliwiać definiowanie przez użytkownika własnych katalogów (tworzenie hierarchii katalogów, przeglądanie ich zawartości, umieszczanie w katalogach dokumentów, spraw, podmiotów, korespondencji, kopiowanie i przenoszenie danych pomiędzy katalogami - możliwość kopiowania i przenoszenia grupowego).
5.12System musi umożliwiać import dokumentów z lokalnego systemu plików.
5.13System musi umożliwiać ograniczenie praw dostępu do określonych rodzajów dokumentów.
5.14System musi zapewniać bezpieczeństwo składowania dokumentów.
6. OCR -
6.1Jednym z elementów systemu musi być OCR (rozpoznający język polski - zarówno pismo drukowane jak i ręczne).
6.2OCR musi umożliwiać rozpoznawanie tekstu wg określonego przez użytkownika systemu harmonogramu (np. w tle, ad hoc) dla całości lub wskazanych przetwarzanych przez system dokumentów.
6.3System musi umożliwiać sprawne wyszukiwanie pełnotekstowe wśród dokumentów wcześniej przetworzonych przez OCR.
6.4System musi umożliwiać analizę OCR dokumentów graficznych - zapis dokumentów w postaci wielu formatów tekstowych (.doc, .txt, .html).
7. Praca grupowa -
7.1System musi posiadać mechanizmy pracy grupowej. System musi umożliwiać jednoczesną pracę nad dokumentem wielu osobom.
7.2System musi zapewnić możliwość współdzielonego dostępu do dokumentów zapewniając ich spójność.
7.3System musi umożliwiać wersjonowanie dokumentów z opisem historii zmian.
7.4System musi umożliwiać zablokowanie użycia nieaktualnej wersji dokumentu przez uprawnionego użytkownika.
7.5System musi umożliwiać cofanie aktualnej wersji do wersji historycznej.
7.6System musi zapewniać automatycznie ostrzeganie przy próbie otwarcia nieaktualnej wersji dokumentu (ostrzegać, że ta wersja jest już nieaktualna) z propozycją otwarcia najnowszej wersji.
7.7System musi posiadać mechanizm umożliwiający przesłanie dokumentu/sprawy/zadania do akceptacji, weryfikacji i opiniowania przez innych użytkowników Systemu.
7.8System musi być wyposażony w funkcje akceptacji, które umożliwiać będą co najmniej:a.akceptację dokumentu przesłanego do jednego użytkownika - dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane tylko przez ww. użytkownika.b.przesłanie dokumentu do wielu i akceptację przez jednego z nich - dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona jeden z grupy użytkowników (np.: jeden z trzech)c.przesłanie i akceptację przez wielu użytkowników - dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykona większość użytkowników (np.: dwóch z trzech)d. przesłanie i akceptację przez wszystkich - dokument/sprawa/zadanie jest zaakceptowane, gdy tę operację wykonają wszyscy użytkownicy (np: trzech z trzech).
8. Tworzenie/edycja dokumentów -
8.1System musi współpracować z eksploatowanym przez Zamawiającego pakietem MS Office na poziomie przygotowania i edycji dokumentów.
8.2System musi umożliwiać generowanie dokumentów na podstawie szablonów pism obecnie funkcjonujących w ZOW NFZ z możliwością pozyskiwania danych z dostarczonego systemu oraz zewnętrznych źródeł (np.: system dziedzinowy ZOW NFZ, MS Office).
8.3System musi umożliwiać tworzenie, przeglądanie, edycję, usuwanie i drukowanie utworzonych dokumentów przez uprawnione do tego osoby.
8.4System musi umożliwiać seryjne tworzenie dokumentów na podstawie zdefiniowanych szablonów pism.
8.5System musi zapewniać możliwość automatycznego sygnaturowania pism (numery kancelaryjne i wydziałowe) zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i Rzeczowym Wykazem Akt.
8.6System musi z poziomu administratora systemu umożliwiać definiowanie reguł sygnaturowania w odniesieniu do zdefiniowanej wcześniej struktury organizacyjnej z możliwością dodefiniowania jej do poziomu użytkownika końcowego (np. jego inicjałów).
9. Obsługa terminarzy -
9.1System musi umożliwiać prowadzenie ewidencji spotkań wewnętrznych wraz z możliwością umieszczania notatek przez poszczególnych użytkowników systemu.
9.2System musi wspierać planowanie i zabezpieczać przed możliwością nakładania się spotkań.
9.3System musi umożliwiać edycję zawartości kalendarza i notatnika innych użytkowników i ich grup przez osoby uprawnione.
9.4System musi umożliwiać harmonogramowanie dostępu do współdzielonych zasobów (sal, rzutników).
9.5System musi umożliwiać prezentację terminarza w rozkładzie wpisów w widoku dziennym, tygodniowym i miesięcznym.
9.6System musi umożliwiać tworzenie terminarzy typu: publicznego i prywatnego.
9.7System musi dawać możliwość wgląd przełożonemu w publiczne zadania podległych mu pracowników.
9.8System musi umożliwiać tworzenie zadań dla wielu osób.
9.9System musi umożliwiać definiowanie zadań cyklicznych powtarzających się co jakiś czas (dzień, tydzień, miesiąc, rok).
10. Zarządzanie procesami -
10.1System musi umożliwiać definiowanie, zarządzanie i wykonywanie procesów automatycznie przetwarzających zadania.
10.2System musi umożliwiać definiowanie procesów w oparciu o obieg dokumentów/spraw/zadań.
10.3System w ramach zarządzania procesami musi umożliwiać wykorzystanie informacji o strukturze organizacyjnej, jednostkach organizacyjnych, pracownikach, ich rolach w systemie do wyznaczania osób odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów procesu.
10.4System musi umożliwiać automatyczne uruchamianie procesów realizacji zadań na podstawie wpływu pism od nadawców (dany rodzaj dokumentu wszczyna konkretną procedurę).
10.5System musi umożliwiać ręczne wywoływanie procesów (ad hoc), poprzez przydział zadań pracownikom przez osoby do tego uprawnione (np. przez właścicieli biznesowych procesów).
10.6System musi umożliwiać tworzenie i edycję procesów bez konieczności korzystania z pomocy dostawcy z poziomu uprawnionego użytkownika systemu. Tworzenie procesów powinno odbywać się za pomocą graficznego, intuicyjnego interfejsu, który będzie umożliwiał modyfikowanie formularzy i logiki zamodelowanych procesów.
10.7Modyfikacja obiektów występujących w procesie powinna być propagowana na wszystkie elementy na których występuje obiekt celem minimalizacji pracy operatora systemu.
10.8System musi udostępniać bazę procedur/procesów odpowiednim użytkownikom, zgodnie ze zdefiniowanymi uprawnieniami.
10.9System musi informować zainteresowanych użytkowników o zmieniających się procedurach.
11. Zrządzanie zadaniami -
11.1System musi mieć możliwość definiowania zadań przez uprawnione osoby oraz przekazywanie ich do wykonania podległym pracownikom.
11.2System musi umożliwiać osobie tworzącej oraz dekretującej zadanie określanie stopnia ważności, czasu realizacji oraz uwag dotyczących sposobu realizacji zadania.
11.3System musi umożliwiać wykonującemu zadanie określanie postępu realizacji zadania oraz dodanie uwag dotyczących toku wykonywania zadania.
11.4System musi umożliwiać przypisywanie jednej lub kilka osób bądź grup do wykonywania określonych zadań.
11.5Użytkownik musi mieć możliwość dodania do zadania dokumentów oraz innych plików z wewnętrznego systemu plików.
11.6W przypadku zadań generowanych przez predefiniowane procesy system musi informować użytkownika o kolejnych czynnościach, jakie musi wykonać, aby prawidłowo zakończyć realizację zadania.
11.7System musi automatycznie powiadamiać osoby wyznaczone do realizacji danego zadania o konieczności podjęcia odpowiednich czynności.
11.8System musi umożliwiać przekierowanie zadania do innego wykonawcy (np. w związku z absencją osoby dotychczas realizującej dany etap zadania).
11.9System musi umożliwiać zdefiniowanie przez użytkownika komunikatu jaki zostanie wysłany do nadawcy dokumentu w trakcie jego nieobecności np. urlop, delegacja, itp.
11.10System musi sygnalizować o przekroczeniu terminu realizacji zadań.
11.11System musi zapewniać automatyczne generowanie przypomnień i ponagleń dla zadań, w których minął lub zbliża się termin realizacji, kierowanych do zaangażowanych w proces użytkowników oraz osób, które przydzieliły zadanie.
11.12System musi informować osoby odpowiedzialne za wykonanie danego zadania oraz przydzielającego to zadanie o zakończeniu realizacji danego zadania.
11.13System musi umożliwiać śledzenie procesów, sprawdzenie, na jakim etapie znajduje się realizacja danego zadania.
11.14System musi umożliwiać sprawdzenie listy zadań do wykonania, przydzielonych określonemu pracownikowi (informacja dotycząca ilości wykonywanych zadań, ich stopnia realizacji itp.).
11.15System musi posiadać możliwość przeglądania przez przełożonego zadań swoich podwładnych.
11.16System musi posiadać opcję powiadamiania użytkownika (wyskakujący komunikat) o nowo otrzymanych zadaniach/dokumentach.
12. Raporty -
12.1System musi wspierać kontrolę sprawności wykonywania zadań przez poszczególnych użytkowników.
12.2System musi umożliwiać generowanie raportów dotyczących przebiegu pracy użytkowników zestawiające (porównujące) m.in. terminowość i ilość wykonywanych zadań.
12.3System musi umożliwiać podgląd raportu przed jego wydrukiem, zapisem.
12.4System musi umożliwiać definiowanie własnych raportów (tabele, wykresy) za pomocą graficznego edytora raportów.
12.5System musi ułatwiać efektywne zarządzanie czasem pracy pracowników poprzez informowanie o obciążeniu ilością spraw pracowników.
12.6System musi umożliwiać generowanie raportów przedstawiających stan realizacji zadań.
12.7System musi posiadać funkcjonalność eksportu raportu do popularnych formatów (np. Excel, Word, PDF, XML, TXT).
12.8System musi posiadać odpowiednie mechanizmy umożliwiające wypełnianie wniosków urlopowych, delegacji oraz innych dokumentów związanych z nieobecnością pracownika oraz ich obsługę zgodnie ze zdefiniowanymi procesami przetwarzania tych zadań.
12.9System musi oferować możliwość wydruku wypełnionego wniosku urlopowego według definiowanego wzoru.
13. Współpraca z innymi systemami i urządzeniami -
13.1System musi zapewniać pełną integrację z pakietem MS Office (eksport, import).
13.2System musi umożliwiać zastosowanie XML jako standardu wymiany danych oraz opisu konfiguracji systemu.
13.3System będzie docelowo pracować na bazie danych MS SQL. W okresie wdrożeniowym (nie dłuższym niż termin zakończenia prac wdrożeniowych, przewidzianych w harmonogramie wdrożenia) dopuszcza się dostarczenie - wypożyczenie, instalację i eksploatację systemu współpracującego z dowolną bazą danych (dostarczoną - wypożyczoną wraz z koniecznym serwerem bazy danych przez Wykonawcę w ramach ceny zamówienia), gwarantującą bezpieczeństwo, wydajność i poprawną pracę systemu w ww. okresie. Prace związane z migracją systemu ze środowiska tymczasowego na docelową bazę danych powinny być ujęte przez Wykonawcę w harmonogramie prac wdrożeniowych, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3).
13.4System musi zapewniać możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi (np. drukarka, faks, skaner, czytnik kodów kreskowych, urządzeniami do nadruku i numerowania dokumentów).
13.5System musi zapewniać możliwość wydajnej współpracy ze skanerami przemysłowymi.
13.6System musi współpracować ze serwerem skanerów. System musi umożliwiać opisywanie dokumentów, które zostały wcześniej, niezależnie zeskanowane.
13.7System musi umożliwiać definiowanie rozdzielczości skanowania.
13.8System musi współpracować ze serwerem faksów.
13.9System musi umożliwiać współpracę z czytnikami kodów kreskowych w celu szybkiego wyszukiwania dokumentów i rejestracji zwrotek.
13.10System musi umożliwić przenoszenie danych zawartych w bazie Systemu dla potrzeb Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) prowadzonego stosownie do wymagań ustawowych.
13.11System musi spełniać rolę systemu komunikacyjnego umożliwiającego przesłanie korespondencji wewnętrznej w formie elektronicznej pomiędzy wszystkimi wydziałami, działami, sekcjami, grupami pracowników i pracownikami.
14. Użytkownicy systemowi/uprawnienia -
14.1System musi mieć możliwość pobrania struktury organizacyjnej oraz uprawnień z Active Directory (logowanie do systemu powiązane z logowaniem do domeny).
14.2System musi umożliwiać uwierzytelnianie dokumentów/spraw/zadań z użyciem Urzędu Certyfikacji Microsoft Windows (Certification Authority).
14.3Minimalny poziom autoryzacji użytkowników systemu musi korzystać z usług katalogowych Active Directory (w zakresie kont użytkowników i autoryzacji dostępu).
14.4System musi zapewniać łatwe zarządzanie strukturą organizacyjną i użytkownikami (wraz z odzwierciedleniem zależnościami pomiędzy pracownikami - np. relacji przełożony/podwładny) oraz ich uprawnieniami dostępu do poszczególnych funkcji, elementów systemu oraz praw do wykonywania określonych zadań (wraz z zachowaniem historii o nieaktualnych strukturach organizacyjnych).
14.5System musi umożliwiać centralne zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami za pomocą graficznego interfejsu użytkownika.
14.6System musi prowadzić ewidencję użytkowników systemowych.
14.7System musi mieć możliwość tworzenia grup roboczych użytkowników (wynikających ze struktury organizacyjnej oraz niezależnie od struktury organizacyjnej).
14.8System musi umożliwiać określenie praw dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów/spraw/zadań dla danego użytkownika lub grupy użytkowników.
14.9System musi umożliwiać upoważnienie innego pracownika do obsługi dokumentów/spraw/zadań podczas (daty od - do) sprawowanego przez niego zastępstwa.
14.10System musi umożliwiać definiowanie uprawnień nadawanych poszczególnym użytkownikom w zależności od rodzaju wykonywanych przez nich funkcji zgodnie z wcześniej zdefiniowanym obiegiem dokumentów.
14.11System musi mieć możliwość dostosowania interfejsu indywidualnie dla każdego użytkownika.
14.12Hasła użytkowników przechowywane w Systemie muszą być szyfrowane.
15. Podpis elektroniczny -
15.1System musi umożliwiać wykorzystanie podpisu elektronicznego do podpisywania dokumentów.
15.2System musi umożliwiać składanie i weryfikację podpisów elektronicznych, zgodnie z wymogami ustawy o podpisie elektronicznym.
16. Elektroniczna skrzynka podawcza -
16.1Elektroniczna skrzynka podawcza musi spełniać warunki określone w aktualnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie.
16.2System musi umożliwiać samodzielne wnoszenie pism przez interesantów w formie dokumentów elektronicznych, przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
16.3System musi umożliwiać składanie pism do elektronicznej skrzynki podawczej z wykorzystaniem przeglądarki internetowej.
16.4System musi zawierać narzędzie/edytor typu WYSIWYG do projektowania oraz publikowania formularzy elektronicznych służących do składania pism za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
16.5System musi przechowywać formularze w formacie XML oraz umożliwiać definiowanie reguł walidacyjnych dla tych formularzy (pliki XSD).
16.6System musi posiadać mechanizm wersjonowania publikowanych formularzy.
16.7System musi generować urzędowe potwierdzenia odbioru oraz przesyłać je do nadawcy pisma.
16.8System musi wykonywać weryfikację kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
16.9System musi posiadać zintegrowany z elektroniczną skrzynką podawczą portal internetowy, który umożliwi tworzenie kont prywatnych interesantom, służących do komunikacji (wysyłanie oraz odbieranie pism) z ZOW NFZ.
16.10System musi umożliwiać interesantowi śledzenie postępu prac nad wysłanym przez siebie dokumentem poprzez portal internetowy.
16.11System musi umożliwiać wysłanie dokumentu z systemu obiegu dokumentów, które interesant (jeśli posiada odpowiednie konto) będzie mógł odebrać poprzez portal internetowy zintegrowany z elektroniczną skrzynką podawczą.
17. Wymagania techniczne -
17.1System musi umożliwiać szybką i sprawną aktualizację systemu z zachowaniem środków bezpieczeństwa przed utratą danych.
17.2System musi umożliwiać automatyczną instalację/aktualizację programu do nowej wersji na stanowiskach użytkowników.
17.3System musi posiadać mechanizm zapewniający, że podczas aktualizacji oprogramowania nie zostaną utracone żadne zgromadzone dane oraz nie dojdzie do ich uszkodzenia bądź przekłamania nawet, gdy aktualizacja przebiegnie błędnie lub wystąpi awaria.
17.4System musi posiadać wygodny i funkcjonalny panel administracyjny, umożliwiający m.in.:a.zarządzanie użytkownikami i/lub grupami użytkowników,b.zarządzanie systemem uprawnień użytkowników i grup użytkowników,c.definiowanie ról systemowych dla użytkowników i grup użytkowników,d. modyfikację systemu przez administratora systemu (bez udziału dostawcy oprogramowania). Modyfikacje powinny obejmować zmianę wyglądu szablonów, tworzenie nowych klas dokumentów, modyfikowanie i budowanie procesów pracy (workflow).
17.5System musi się charakteryzować elastyczną konfiguracją zapewniającą przystosowanie systemu do zmian zachodzących w strukturze organizacyjnej ZOW NFZ.
17.6System musi posiadać konstrukcję modułową, z możliwością niezależnego, stopniowego uruchamiania poszczególnych funkcjonalności.Jednocześnie system musi stanowić integralną całość i być obsługiwany za pomocą jednego interfejsu.
17.7System musi charakteryzować się otwartą architekturą, zapewniającą możliwość integracji z innymi bazami danych ZOW NFZ (min. poprzez ODBC, integrację plikową XML).
17.8System musi umożliwiać tworzenie kopii zapasowych z zadanym harmonogramem w razie konieczności przywrócenia danych systemowych.
17.9System musi zapewniać spójność poprzez wykorzystywanie o

Kody CPV: 302500006

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 6

opis_war:
O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:



1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym
i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę powyższego warunku, wykonawca musi legitymować się wykonaniem co najmniej trzech dostaw systemu elektronicznego obiegu dokumentów, stanowiącego przedmiot niniejszego zamówienia wraz z jego instalacją
i uruchomieniem, przypadających na czas od dnia 1 września 2005 r. do dnia 31 sierpnia 2008 r, odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiającego,
3. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia.

inf_osw:
A. Oświadczenia:

1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 22 ust. 1 PZP (załącznik nr 3 do SIWZ).
2. Oświadczenie Wykonawcy w sprawie udzielonej gwarancji na dostarczony, zainstalowany
i wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów (załącznik nr 4 do SIWZ).

B. Dokumenty:

1. Wypełniony i podpisany formularz oferty wraz z załącznikami.
2. Aktualny na dzień składania ofert dokument (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert) dopuszczający wykonawcę do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem (odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej); w przypadku, gdy ofertę składa kilka podmiotów działających wspólnie, dotyczy to każdego z nich.
3. Aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
4. Aktualna informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 (składają wykonawcy posiadający status podmiotów zbiorowych) ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
5. Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat lub zaświadczenie, że wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
6. Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne




i społeczne lub zaświadczenie, że wykonawca uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania
decyzji organu podatkowego, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
7. Wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania
o udzielenie zamówienia (1.09.2005-31.08.2008), a jeżeli okres działalności jest krótszy -
w tym okresie, trzech dostaw systemu elektronicznego obiegu dokumentów, odpowiadających swoim rodzajem i wartością dostawie stanowiącej przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, daty wykonania i odbiorcy wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi, że dostawy zostały wykonane należycie (załącznik nr 5 do SIWZ); przedłożone do oferty rekomendacje dotyczyć musza wymienionych przez wykonawcę dostaw zrealizowanych we wskazanym przez Zamawiającego okresie i jeśli zostaną one złożone do oferty w formie kopii, kopie te poświadcza za zgodność z oryginałem wykonawca.
8. Dokument dotyczący udzielonego pełnomocnictwa (pełnomocnictw), jeśli oferta będzie podpisana przez pełnomocnika, złożony być musi w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii.

Kod trybu postepowania: PN

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.nfz-szczecin.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
71-470 Szczecin
ul. Arkońska 45
pokój 219 (II p.)

Data składania wniosków, ofert: 30/09/2008

Godzina składania wniosków, ofert: 09:30

Miejsce składania:
71-470 Szczecin
ul. Arkońska 45
pokój 219 (II p.)

On: on

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Podobne przetargi