201656 / 2014-06-13 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Krosno (Krosno)

Organizacja i przeprowadzenie pikniku lotniczego w ramach projektu Odlotowa Polska Wschodnia

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie jednodniowej imprezy plenerowej w formie pikniku lotniczego na terenie Lotniska Krosno w dniu 20 września 2014 r. Impreza, adresowana do miłośników lotnictwa z Polski Wschodniej, będzie składała się z trzech części:
1) pokazy lotnicze;
2) wystawa naziemna sprzętu lotniczego i zlot turystyczny małych samolotów;
3) impreza kulturalna - koncerty zespołów muzycznych.
Celem pikniku lotniczego jest integracja środowisk lotniczych makroregionu Polski Wschodniej, promocja turystyki lotniczej oraz zacieśnienie współpracy pomiędzy miastami: Krosnem, Chełmem i Ełkiem (impreza będzie stanowić oprawę konferencji dotyczącej potencjału inwestycyjnego miast lotniczych Polski Wschodniej).
Piknik lotniczy będzie imprezą masową w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
Udział publiczności w imprezie będzie bezpłatny.
2. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji pokazów lotniczych:
1) kompleksowa organizacja pokazów lotniczych, których łączny czas trwania nie będzie krótszy niż 6 godzin, w tym:
a. pokazy gwiazd akrobacji lotniczej według oryginalnych, autorskich programów:
- Grupa Akrobacyjna Żelazny - 2 pokazy po 17 - 20 minut w formacji 3 samolotów akrobacyjnych i 1 szybowca oraz 1 pokaz 8-10 minutowy akrobacji indywidualnej samolotowej;
- Artur Kielak - 2 pokazy indywidualnej akrobacji samolotowej po 8-10 minut;
b. inne akrobacje samolotowe oraz szybowcowe - według wyboru Wykonawcy;
c. pokazy historycznych statków powietrznych - według wyboru Wykonawcy;
d. pokazy śmigłowców w locie - według wyboru Wykonawcy;
e. prezentacje w locie reprezentantów szkół lotniczych - według wyboru Wykonawcy;
f. prezentacje innych statków powietrznych (np. wiatrakowców, motoszybowców)
- według wyboru Wykonawcy;
g. pokazy skoków spadochronowych - według wyboru Wykonawcy;
h. pokazy modeli latających - według wyboru Wykonawcy;
2) zapłata wynagrodzenia dla załóg występujących w pokazach lotniczych;
3) zabezpieczenie wszystkich potrzeb organizacyjnych i logistycznych załóg występujących w pokazach lotniczych (w tym np. zapewnienie paliwa lotniczego, oleju do samolotów, parafiny itp., zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia, zapewnienie chronionego miejsca postoju statków powietrznych, itp.).
3. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji wystawy naziemnej sprzętu lotniczego i zlotu samolotów ultralekkich:
1) Zaproszenie przedstawicieli środowisk lotniczych, w szczególności z terenu Polski Wschodniej, do uczestnictwa w zlocie turystycznym małych samolotów - rozesłanie zaproszeń do aeroklubów, szkół lotniczych, itp. Należy szczególnie uwzględnić środowiska związane z miastami partnerskimi projektu - Ełkiem i Chełmem. Wykonawca opracuje harmonogram przylotów i odlotów załóg, który nie będzie kolidował z programem pokazów lotniczych.
2) Wyznaczenie miejsc pod stanowiska wystawiennicze dla zaproszonych gości (w plenerze lub pomieszczeniu), w tym:
a. wystawa statków powietrznych i sprzętu produkowanego przez krośnieńskie firmy oraz w razie zainteresowania udziałem w wydarzeniu - firmy z terenu Polski Wschodniej;
b. stanowiska organizacji przedsiębiorców sektora lotniczego (np. Dolina Lotnicza, Podkarpackie Powiązanie Kooperacyjne);
c. stanowiska szkół lotniczych z terenu Polski Wschodniej (np. Aeroklub Podkarpacki, ZSP 3 w Krośnie, PWSZ w Krośnie, PWSZ w Chełmie, Politechnika Rzeszowska i in.);
d. stanowiska dla innych zaproszonych załóg - uczestników zlotu samolotów ultralekkich.
Wykonawca odpowiada za właściwe przygotowanie miejsca na potrzeby wystawy naziemnej sprzętu lotniczego, w szczególności w zakresie komfortowego dostępu komunikacyjnego dla odwiedzających wystawę oraz jego przywrócenie do stanu pierwotnego po zakończeniu wystawy.
Wykonawca odpowiada za zapewnienie podstawowego wyposażenia niezbędnego do zorganizowania wystawy (stoliki, krzesła). Ewentualne dodatkowe elementy wyposażenia (np. namioty) pozostają w gestii poszczególnych wystawców.
3) Zorganizowanie stoiska wystawienniczego pod hasłem Odlotowa Polska Wschodnia, w obrębie którego odbywać się będzie promocja projektu oraz promocja (turystyczna, gospodarcza) miast partnerskich projektu - Krosna, Ełku oraz Chełma. Wykonawca zapewni zadaszone miejsce lub namiot promocyjny w plenerze o minimalnych wymiarach 2 m x 2 m, stolik oraz 3 krzesła, roll-up reklamowy o wymiarach 85 x 200 cm z grafiką opracowaną przez Wykonawcę według wskazań Zamawiającego, stojak na materiały promocyjne. Po zakończeniu imprezy roll-up przechodzi na własność Zamawiającego.
4. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji imprezy kulturalnej - koncertu zespołów muzycznych:
1) organizacja (w tym honorarium dla zespołu) ok. dwugodzinnego koncertu na żywo 2 lub 3 grup supportujących występ gwiazdy wieczoru (np. wybranych spośród lokalnych zespołów);
2) organizacja (w tym honorarium) koncertu na żywo gwiazdy wieczoru - Artura Rojka z zespołem (ok. 1 godz. 20 min., w tym ewentualne bisy);
3) przygotowanie techniki estradowej zgodnie z wymogami zaproszonych artystów (zadaszona scena, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, scenografia, konstrukcje na banery reklamowe, ekran diodowy o wymiarze co najmniej 5x4 m, akustycy) włącznie z niezbędnym zapleczem technicznym i garderobami dla wykonawców - montaż i demontaż, instalacja, obsługa podczas koncertu i prób. W obrębie sceny powinny znaleźć się banery z nazwą imprezy, herbem lub znakiem promocyjnym Krosna oraz elementami niezbędnymi z punktu widzenia promocji projektu współfinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej;
4)zabezpieczenie wszelkich potrzeb organizacyjnych i logistycznych występujących artystów;
5) uzyskanie wszelkich niezbędnych do realizacji zamówienia pozwoleń, decyzji, opinii i pokrycie kosztów związanych z opłatami za decyzje administracyjne, pozwolenia, opinie, podatek VAT, opłaty licencyjne na właściwych organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, w tym opłacenie tantiem ZAIKS;
6) wszelkie koszty powstałe w wyniku niespełnienia przez Wykonawcę wymogów artystów związanych z organizacją koncertu ponosi Wykonawca.
5. Pozostałe obowiązki Wykonawcy, związane z organizacją wydarzenia:
1) ustawienie ogrodzenia ażurowego oraz płotków ochronnych na potrzeby organizacji imprezy;
2) dopełnienie wszelkich obowiązków wynikających z przepisów prawnych, w szczególności ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. Prawo lotnicze oraz rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 16 maja 2013 r. w sprawie lotów próbnych i akrobacyjnych oraz pokazów lotniczych, ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, oraz Regulaminu Lotniska Krosno, w tym m.in.:
a. zapewnienie dyrektora pokazu lotniczego, kierownika programu pokazu lotniczego, kierownika lotów, kierownika skoków oraz innych osób niezbędnych do organizacji pokazu lotniczego;
b. przygotowanie programu pokazu lotniczego zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów prawnych;
c. zapewnienie sytemu łączności;
d. wyznaczenie strefy pokazu lotniczego;
e. zapewnienie rejestracji lotów w formie wideo oraz nagrywanie korespondencji radiowej prowadzonej podczas pokazu lotniczego; przekazanie Zamawiającemu materiałów zgromadzonych podczas utrwalania przebiegu pokazu lotniczego;
f. uzyskanie zezwolenia Urzędu Lotnictwa Cywilnego na przeprowadzenie pokazu lotniczego;
g. zapewnienie, aby wszystkie statki powietrzne uczestniczące w imprezie były ubezpieczone, a piloci wykonujący loty akrobacyjne posiadali do tego stosowne uprawnienia;
h. przygotowanie regulaminu imprezy zapewniającego bezpieczeństwo uczestników;
i. opracowanie planu ochrony imprezy masowej;
j. uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej;
k. zapewnienie służb porządkowych i informacyjnych, działających na rzecz bezpieczeństwa i porządku publicznego podczas imprezy, w tym zapewnienie kierownika ds. bezpieczeństwa imprezy masowej;
l. zapewnienie zaplecza higieniczno - sanitarnego (toalety, pojemniki na śmieci);
m. zapewnienie zabezpieczenia medycznego.
3) opracowanie projektu organizacji ruchu kołowego związanego z imprezą (dojazd, parkingi) i uzgodnienie go z Zamawiającym;
4) zapewnienie prowadzącego - konferansjera imprezy oraz komentatora pokazów lotniczych;
5) organizacja i przeprowadzenie konkursu dla publiczności na tematy związane z lotnictwem, projektem Odlotowa Polska Wschodnia i miastami realizującymi ten projekt;
6) kampania promocyjna imprezy - plakaty, spoty radiowe, informacje w portalach internetowych;
a. kampania plakatowa - wydruk 1 000 szt. plakatów, według własnego projektu zaakceptowanego przez Zamawiającego (format plakatu A2) i dystrybucja przy wykorzystaniu tablic informacyjnych oraz autobusów kursujących na terenie Krosna (500 szt.) oraz wszystkich gmin na obszarze powiatu krośnieńskiego (500 szt.). Kampania powinna rozpocząć się co najmniej na 4 tygodnie przed terminem imprezy;
b. kampania billboardowa - reklama na billboardach zlokalizowanych przy głównych ciągach komunikacyjnych miast, w miejscach o dużym natężeniu ruchu pojazdów i pieszych, przy czym w obrębie jednego miasta billboardy powinny być zlokalizowane w miejscach, które bezpośrednio ze sobą nie sąsiadują: Rzeszów (3 szt.), Jasło (2 szt.), Sanok (2 szt.), Mielec (2 szt.), Stalowa Wola (2 szt.). Kampania powinna rozpocząć się co najmniej na 4 tygodnie przed terminem imprezy. Minimalne wymiary billboardów: 5,04 m x 2,38 m. Projekt graficzny billboardów oraz ich lokalizacje podlegają akceptacji Zamawiającego. Billboardy powinny posiadać estetyczną ramę, powinny być w całości widoczne oraz posiadać oświetlenie. W uzasadnionych przypadkach, jeżeli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie będzie możliwe zrealizowanie kampanii billboardowej w pełnym zakresie, dopuszcza się zastosowanie zastępczych form promocji o nie mniejszym zasięgu - za zgodą Zamawiającego wyrażoną na piśmie;
c. emisja reklam radiowych w okresie od 21 do 1 dnia przed reklamowanym wydarzeniem (200 spotów co najmniej 20 sekundowych w rozgłośni radiowej o zasięgu regionalnym na terenie województwa podkarpackiego; maksymalnie 100 spotów w tygodniu, godziny emisji od 7 do 16:00); scenariusz i wykonanie spotu podlegają akceptacji przez Zamawiającego;
d. promocja internetowa - w formie artykułów lub reklam w lokalnych portalach internetowych w Krośnie, Chełmie, Ełku, Rzeszowie, Jaśle, Sanoku, Mielcu i Stalowej Woli;
e. obowiązkowe elementy związane z promocją wydarzenia zawierają: nazwę projektu (Odlotowa Polska Wschodnia), informację o dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej oraz nazwy i herby miast partnerskich;
f. realizacja kampanii promocyjnej zostanie potwierdzona raportem zbiorczym kampanii, opracowanym po jej zakończeniu.
7) Zorganizowanie strefy VIP z cateringiem:
a. zorganizowanie strefy VIP, w której będą serwowane posiłki dla 100 osób oraz miejsca odpoczynku dla załóg i artystów- w pomieszczeniu udostępnionym przez Zamawiającego;
b. strefa VIP czynna w godzinach od 12:00 do 21:00;
c. w ramach wyżywienia będzie zapewniony stały dostęp do 2 dań gorących (zupa, drugie danie mięsne), zimnej płyty (co najmniej 2 rodzaje sałatek, wysokogatunkowe wędliny, pieczone mięsa, pieczywo), kruchych ciastek oraz napojów (co najmniej: kawa, herbata, soki, woda mineralna);
d. Wykonawca zapewni pełne wyposażenie niezbędne do wykonania usługi (w tym niezbędne meble - stoliki, krzesła, itp. oraz naczynia, serwis do kawy i herbaty, sztućce, serwetki, itp.);
e. Wykonawca odpowiada za transport posiłków oraz podanie ich zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego;
f. Wykonawca odpowiada za usuwanie i utylizację odpadów i śmieci.
8) Wykonawca powinien posiadać aktualne ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie.
9) Zabezpieczenie energii elektrycznej niezbędnej do realizacji imprezy oraz pokrycie kosztów z tym związanych.
10) Demontaż ogrodzenia i jego zwrot Zamawiającemu, sprzątanie terenu lotniska po imprezie z przywróceniem go do stanu pierwotnego.
11) Przygotowanie i przedstawienie Zamawiającemu końcowego raportu z realizacji zamówienia po jego zakończeniu. Raport będzie obejmował w szczególności: harmonogram realizacji imprezy (ex post), dokumentację fotograficzną imprezy, materiały wideo oraz audio zgromadzone podczas utrwalania przebiegu pokazów lotniczych.
12) Wykonawca zobowiązuje się do informowania poprzez media, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji informację lub poprzez ustną informację kierowaną do odbiorców, o fakcie organizacji i dofinansowania realizacji zadania przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
6. Obowiązki Zamawiającego:
1) Zamawiający użyczy Wykonawcy teren lotniska pod organizację imprezy.
2) Zamawiający zapewni elementy ogrodzeniowe służące do wyznaczenia strefy dla publiczności, w tym: 130 szt. wolnostojących ażurowych elementów ogrodzeniowych o długości przęsła 3,5 m i wysokości 2 m, oraz 60 szt. barierek ochronnych o długości 2 m i wysokości 1,1 m. W przypadku konieczności ustawienia dodatkowych elementów ogrodzeniowych ich pozyskanie będzie obowiązkiem Wykonawcy.
3) Zamawiający zapewni pomieszczenie dla zorganizowania strefy VIP z miejscem odpoczynku dla załóg i artystów.
4) Zamawiający zapewni nagrody w konkursach dla publiczności.
7. Zamawiający dopuszcza możliwość pozyskania przez Wykonawcę dodatkowych sponsorów imprezy. Forma ich promocji w czasie imprezy podlega uzgodnieniu z Zamawiającym.
8. Terminy:
1) rozpoczęcie prac - od dnia podpisania umowy;
2) opracowanie szczegółowego programu imprezy z uwzględnieniem programu pokazów lotniczych - do 21 lipca 2014 r.;
3) opracowanie projektu plakatów promocyjnych oraz billboardów i przekazanie ich do akceptacji Zamawiającego - do 31 lipca 2014 r.;
4) przekazanie projektu scenariusza spotu radiowego do akceptacji Zamawiającego - do 31 lipca 2014 r.;
5) przekazanie nagranego spotu radiowego do zaakceptowania przez Zamawiającego - do 8 sierpnia 2014 r.;
6) złożenie wniosku o wyrażenie zgody na organizację imprezy masowej - do 19 sierpnia 2014 r.;
7) złożenie wniosku do Urzędu Lotnictwa Cywilnego o wyrażenie zgody na przeprowadzenie pokazu lotniczego - do 20 sierpnia 2014 r.;
8) rozpoczęcie kampanii billboardowej i plakatowej - do 20 sierpnia 2014 r.;
9) rozpoczęcie kampanii radiowej - do 30 sierpnia 2014 r.;
10) rozpoczęcie promocji internetowej - do 30 sierpnia 2014 r.;
11) przeprowadzenie imprezy - 20 września 2014 r.;
12) opracowanie raportu z realizacji zamówienia - do 30 września 2014 r.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 201656

Data publikacji: 2014-06-13

Nazwa: Gmina Krosno

Ulica: ul. Lwowska 28a

Numer domu: 28a

Miejscowość: Krosno

Kod pocztowy: 38-400

Województwo / kraj: podkarpackie

Numer telefonu: 13 47 43 306

Numer faxu: 13 47 43 306

Adres strony internetowej: www.krosno.pl

Regon: 00052698900000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i przeprowadzenie pikniku lotniczego w ramach projektu Odlotowa Polska Wschodnia

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie jednodniowej imprezy plenerowej w formie pikniku lotniczego na terenie Lotniska Krosno w dniu 20 września 2014 r. Impreza, adresowana do miłośników lotnictwa z Polski Wschodniej, będzie składała się z trzech części:
1) pokazy lotnicze;
2) wystawa naziemna sprzętu lotniczego i zlot turystyczny małych samolotów;
3) impreza kulturalna - koncerty zespołów muzycznych.
Celem pikniku lotniczego jest integracja środowisk lotniczych makroregionu Polski Wschodniej, promocja turystyki lotniczej oraz zacieśnienie współpracy pomiędzy miastami: Krosnem, Chełmem i Ełkiem (impreza będzie stanowić oprawę konferencji dotyczącej potencjału inwestycyjnego miast lotniczych Polski Wschodniej).
Piknik lotniczy będzie imprezą masową w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
Udział publiczności w imprezie będzie bezpłatny.
2. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji pokazów lotniczych:
1) kompleksowa organizacja pokazów lotniczych, których łączny czas trwania nie będzie krótszy niż 6 godzin, w tym:
a. pokazy gwiazd akrobacji lotniczej według oryginalnych, autorskich programów:
- Grupa Akrobacyjna Żelazny - 2 pokazy po 17 - 20 minut w formacji 3 samolotów akrobacyjnych i 1 szybowca oraz 1 pokaz 8-10 minutowy akrobacji indywidualnej samolotowej;
- Artur Kielak - 2 pokazy indywidualnej akrobacji samolotowej po 8-10 minut;
b. inne akrobacje samolotowe oraz szybowcowe - według wyboru Wykonawcy;
c. pokazy historycznych statków powietrznych - według wyboru Wykonawcy;
d. pokazy śmigłowców w locie - według wyboru Wykonawcy;
e. prezentacje w locie reprezentantów szkół lotniczych - według wyboru Wykonawcy;
f. prezentacje innych statków powietrznych (np. wiatrakowców, motoszybowców)
- według wyboru Wykonawcy;
g. pokazy skoków spadochronowych - według wyboru Wykonawcy;
h. pokazy modeli latających - według wyboru Wykonawcy;
2) zapłata wynagrodzenia dla załóg występujących w pokazach lotniczych;
3) zabezpieczenie wszystkich potrzeb organizacyjnych i logistycznych załóg występujących w pokazach lotniczych (w tym np. zapewnienie paliwa lotniczego, oleju do samolotów, parafiny itp., zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia, zapewnienie chronionego miejsca postoju statków powietrznych, itp.).
3. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji wystawy naziemnej sprzętu lotniczego i zlotu samolotów ultralekkich:
1) Zaproszenie przedstawicieli środowisk lotniczych, w szczególności z terenu Polski Wschodniej, do uczestnictwa w zlocie turystycznym małych samolotów - rozesłanie zaproszeń do aeroklubów, szkół lotniczych, itp. Należy szczególnie uwzględnić środowiska związane z miastami partnerskimi projektu - Ełkiem i Chełmem. Wykonawca opracuje harmonogram przylotów i odlotów załóg, który nie będzie kolidował z programem pokazów lotniczych.
2) Wyznaczenie miejsc pod stanowiska wystawiennicze dla zaproszonych gości (w plenerze lub pomieszczeniu), w tym:
a. wystawa statków powietrznych i sprzętu produkowanego przez krośnieńskie firmy oraz w razie zainteresowania udziałem w wydarzeniu - firmy z terenu Polski Wschodniej;
b. stanowiska organizacji przedsiębiorców sektora lotniczego (np. Dolina Lotnicza, Podkarpackie Powiązanie Kooperacyjne);
c. stanowiska szkół lotniczych z terenu Polski Wschodniej (np. Aeroklub Podkarpacki, ZSP 3 w Krośnie, PWSZ w Krośnie, PWSZ w Chełmie, Politechnika Rzeszowska i in.);
d. stanowiska dla innych zaproszonych załóg - uczestników zlotu samolotów ultralekkich.
Wykonawca odpowiada za właściwe przygotowanie miejsca na potrzeby wystawy naziemnej sprzętu lotniczego, w szczególności w zakresie komfortowego dostępu komunikacyjnego dla odwiedzających wystawę oraz jego przywrócenie do stanu pierwotnego po zakończeniu wystawy.
Wykonawca odpowiada za zapewnienie podstawowego wyposażenia niezbędnego do zorganizowania wystawy (stoliki, krzesła). Ewentualne dodatkowe elementy wyposażenia (np. namioty) pozostają w gestii poszczególnych wystawców.
3) Zorganizowanie stoiska wystawienniczego pod hasłem Odlotowa Polska Wschodnia, w obrębie którego odbywać się będzie promocja projektu oraz promocja (turystyczna, gospodarcza) miast partnerskich projektu - Krosna, Ełku oraz Chełma. Wykonawca zapewni zadaszone miejsce lub namiot promocyjny w plenerze o minimalnych wymiarach 2 m x 2 m, stolik oraz 3 krzesła, roll-up reklamowy o wymiarach 85 x 200 cm z grafiką opracowaną przez Wykonawcę według wskazań Zamawiającego, stojak na materiały promocyjne. Po zakończeniu imprezy roll-up przechodzi na własność Zamawiającego.
4. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji imprezy kulturalnej - koncertu zespołów muzycznych:
1) organizacja (w tym honorarium dla zespołu) ok. dwugodzinnego koncertu na żywo 2 lub 3 grup supportujących występ gwiazdy wieczoru (np. wybranych spośród lokalnych zespołów);
2) organizacja (w tym honorarium) koncertu na żywo gwiazdy wieczoru - Artura Rojka z zespołem (ok. 1 godz. 20 min., w tym ewentualne bisy);
3) przygotowanie techniki estradowej zgodnie z wymogami zaproszonych artystów (zadaszona scena, nagłośnienie, oświetlenie, multimedia, scenografia, konstrukcje na banery reklamowe, ekran diodowy o wymiarze co najmniej 5x4 m, akustycy) włącznie z niezbędnym zapleczem technicznym i garderobami dla wykonawców - montaż i demontaż, instalacja, obsługa podczas koncertu i prób. W obrębie sceny powinny znaleźć się banery z nazwą imprezy, herbem lub znakiem promocyjnym Krosna oraz elementami niezbędnymi z punktu widzenia promocji projektu współfinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej;
4)zabezpieczenie wszelkich potrzeb organizacyjnych i logistycznych występujących artystów;
5) uzyskanie wszelkich niezbędnych do realizacji zamówienia pozwoleń, decyzji, opinii i pokrycie kosztów związanych z opłatami za decyzje administracyjne, pozwolenia, opinie, podatek VAT, opłaty licencyjne na właściwych organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, w tym opłacenie tantiem ZAIKS;
6) wszelkie koszty powstałe w wyniku niespełnienia przez Wykonawcę wymogów artystów związanych z organizacją koncertu ponosi Wykonawca.
5. Pozostałe obowiązki Wykonawcy, związane z organizacją wydarzenia:
1) ustawienie ogrodzenia ażurowego oraz płotków ochronnych na potrzeby organizacji imprezy;
2) dopełnienie wszelkich obowiązków wynikających z przepisów prawnych, w szczególności ustawy z dnia 3 lipca 2002 r. Prawo lotnicze oraz rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 16 maja 2013 r. w sprawie lotów próbnych i akrobacyjnych oraz pokazów lotniczych, ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, oraz Regulaminu Lotniska Krosno, w tym m.in.:
a. zapewnienie dyrektora pokazu lotniczego, kierownika programu pokazu lotniczego, kierownika lotów, kierownika skoków oraz innych osób niezbędnych do organizacji pokazu lotniczego;
b. przygotowanie programu pokazu lotniczego zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów prawnych;
c. zapewnienie sytemu łączności;
d. wyznaczenie strefy pokazu lotniczego;
e. zapewnienie rejestracji lotów w formie wideo oraz nagrywanie korespondencji radiowej prowadzonej podczas pokazu lotniczego; przekazanie Zamawiającemu materiałów zgromadzonych podczas utrwalania przebiegu pokazu lotniczego;
f. uzyskanie zezwolenia Urzędu Lotnictwa Cywilnego na przeprowadzenie pokazu lotniczego;
g. zapewnienie, aby wszystkie statki powietrzne uczestniczące w imprezie były ubezpieczone, a piloci wykonujący loty akrobacyjne posiadali do tego stosowne uprawnienia;
h. przygotowanie regulaminu imprezy zapewniającego bezpieczeństwo uczestników;
i. opracowanie planu ochrony imprezy masowej;
j. uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej;
k. zapewnienie służb porządkowych i informacyjnych, działających na rzecz bezpieczeństwa i porządku publicznego podczas imprezy, w tym zapewnienie kierownika ds. bezpieczeństwa imprezy masowej;
l. zapewnienie zaplecza higieniczno - sanitarnego (toalety, pojemniki na śmieci);
m. zapewnienie zabezpieczenia medycznego.
3) opracowanie projektu organizacji ruchu kołowego związanego z imprezą (dojazd, parkingi) i uzgodnienie go z Zamawiającym;
4) zapewnienie prowadzącego - konferansjera imprezy oraz komentatora pokazów lotniczych;
5) organizacja i przeprowadzenie konkursu dla publiczności na tematy związane z lotnictwem, projektem Odlotowa Polska Wschodnia i miastami realizującymi ten projekt;
6) kampania promocyjna imprezy - plakaty, spoty radiowe, informacje w portalach internetowych;
a. kampania plakatowa - wydruk 1 000 szt. plakatów, według własnego projektu zaakceptowanego przez Zamawiającego (format plakatu A2) i dystrybucja przy wykorzystaniu tablic informacyjnych oraz autobusów kursujących na terenie Krosna (500 szt.) oraz wszystkich gmin na obszarze powiatu krośnieńskiego (500 szt.). Kampania powinna rozpocząć się co najmniej na 4 tygodnie przed terminem imprezy;
b. kampania billboardowa - reklama na billboardach zlokalizowanych przy głównych ciągach komunikacyjnych miast, w miejscach o dużym natężeniu ruchu pojazdów i pieszych, przy czym w obrębie jednego miasta billboardy powinny być zlokalizowane w miejscach, które bezpośrednio ze sobą nie sąsiadują: Rzeszów (3 szt.), Jasło (2 szt.), Sanok (2 szt.), Mielec (2 szt.), Stalowa Wola (2 szt.). Kampania powinna rozpocząć się co najmniej na 4 tygodnie przed terminem imprezy. Minimalne wymiary billboardów: 5,04 m x 2,38 m. Projekt graficzny billboardów oraz ich lokalizacje podlegają akceptacji Zamawiającego. Billboardy powinny posiadać estetyczną ramę, powinny być w całości widoczne oraz posiadać oświetlenie. W uzasadnionych przypadkach, jeżeli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie będzie możliwe zrealizowanie kampanii billboardowej w pełnym zakresie, dopuszcza się zastosowanie zastępczych form promocji o nie mniejszym zasięgu - za zgodą Zamawiającego wyrażoną na piśmie;
c. emisja reklam radiowych w okresie od 21 do 1 dnia przed reklamowanym wydarzeniem (200 spotów co najmniej 20 sekundowych w rozgłośni radiowej o zasięgu regionalnym na terenie województwa podkarpackiego; maksymalnie 100 spotów w tygodniu, godziny emisji od 7 do 16:00); scenariusz i wykonanie spotu podlegają akceptacji przez Zamawiającego;
d. promocja internetowa - w formie artykułów lub reklam w lokalnych portalach internetowych w Krośnie, Chełmie, Ełku, Rzeszowie, Jaśle, Sanoku, Mielcu i Stalowej Woli;
e. obowiązkowe elementy związane z promocją wydarzenia zawierają: nazwę projektu (Odlotowa Polska Wschodnia), informację o dofinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej oraz nazwy i herby miast partnerskich;
f. realizacja kampanii promocyjnej zostanie potwierdzona raportem zbiorczym kampanii, opracowanym po jej zakończeniu.
7) Zorganizowanie strefy VIP z cateringiem:
a. zorganizowanie strefy VIP, w której będą serwowane posiłki dla 100 osób oraz miejsca odpoczynku dla załóg i artystów- w pomieszczeniu udostępnionym przez Zamawiającego;
b. strefa VIP czynna w godzinach od 12:00 do 21:00;
c. w ramach wyżywienia będzie zapewniony stały dostęp do 2 dań gorących (zupa, drugie danie mięsne), zimnej płyty (co najmniej 2 rodzaje sałatek, wysokogatunkowe wędliny, pieczone mięsa, pieczywo), kruchych ciastek oraz napojów (co najmniej: kawa, herbata, soki, woda mineralna);
d. Wykonawca zapewni pełne wyposażenie niezbędne do wykonania usługi (w tym niezbędne meble - stoliki, krzesła, itp. oraz naczynia, serwis do kawy i herbaty, sztućce, serwetki, itp.);
e. Wykonawca odpowiada za transport posiłków oraz podanie ich zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego;
f. Wykonawca odpowiada za usuwanie i utylizację odpadów i śmieci.
8) Wykonawca powinien posiadać aktualne ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie.
9) Zabezpieczenie energii elektrycznej niezbędnej do realizacji imprezy oraz pokrycie kosztów z tym związanych.
10) Demontaż ogrodzenia i jego zwrot Zamawiającemu, sprzątanie terenu lotniska po imprezie z przywróceniem go do stanu pierwotnego.
11) Przygotowanie i przedstawienie Zamawiającemu końcowego raportu z realizacji zamówienia po jego zakończeniu. Raport będzie obejmował w szczególności: harmonogram realizacji imprezy (ex post), dokumentację fotograficzną imprezy, materiały wideo oraz audio zgromadzone podczas utrwalania przebiegu pokazów lotniczych.
12) Wykonawca zobowiązuje się do informowania poprzez media, jak również stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji informację lub poprzez ustną informację kierowaną do odbiorców, o fakcie organizacji i dofinansowania realizacji zadania przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej.
6. Obowiązki Zamawiającego:
1) Zamawiający użyczy Wykonawcy teren lotniska pod organizację imprezy.
2) Zamawiający zapewni elementy ogrodzeniowe służące do wyznaczenia strefy dla publiczności, w tym: 130 szt. wolnostojących ażurowych elementów ogrodzeniowych o długości przęsła 3,5 m i wysokości 2 m, oraz 60 szt. barierek ochronnych o długości 2 m i wysokości 1,1 m. W przypadku konieczności ustawienia dodatkowych elementów ogrodzeniowych ich pozyskanie będzie obowiązkiem Wykonawcy.
3) Zamawiający zapewni pomieszczenie dla zorganizowania strefy VIP z miejscem odpoczynku dla załóg i artystów.
4) Zamawiający zapewni nagrody w konkursach dla publiczności.
7. Zamawiający dopuszcza możliwość pozyskania przez Wykonawcę dodatkowych sponsorów imprezy. Forma ich promocji w czasie imprezy podlega uzgodnieniu z Zamawiającym.
8. Terminy:
1) rozpoczęcie prac - od dnia podpisania umowy;
2) opracowanie szczegółowego programu imprezy z uwzględnieniem programu pokazów lotniczych - do 21 lipca 2014 r.;
3) opracowanie projektu plakatów promocyjnych oraz billboardów i przekazanie ich do akceptacji Zamawiającego - do 31 lipca 2014 r.;
4) przekazanie projektu scenariusza spotu radiowego do akceptacji Zamawiającego - do 31 lipca 2014 r.;
5) przekazanie nagranego spotu radiowego do zaakceptowania przez Zamawiającego - do 8 sierpnia 2014 r.;
6) złożenie wniosku o wyrażenie zgody na organizację imprezy masowej - do 19 sierpnia 2014 r.;
7) złożenie wniosku do Urzędu Lotnictwa Cywilnego o wyrażenie zgody na przeprowadzenie pokazu lotniczego - do 20 sierpnia 2014 r.;
8) rozpoczęcie kampanii billboardowej i plakatowej - do 20 sierpnia 2014 r.;
9) rozpoczęcie kampanii radiowej - do 30 sierpnia 2014 r.;
10) rozpoczęcie promocji internetowej - do 30 sierpnia 2014 r.;
11) przeprowadzenie imprezy - 20 września 2014 r.;
12) opracowanie raportu z realizacji zamówienia - do 30 września 2014 r.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 30/09/2014

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony o ile wykonawca wykaże, iż zrealizował należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:
a) co najmniej jedną imprezę dla publiczności o charakterze pikniku lotniczego;
b) co najmniej jedną imprezę masową - koncert muzyczny.
W przypadku oferty wspólnej wykonawców warunek wiedzy i doświadczenia musi spełniać przynajmniej jeden z wykonawców.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony o ile wykonawca wykaże, iż dysponuje:
a) jedną osobą posiadającą uprawnienia lotnicze, która będzie odpowiedzialna za pełnienie funkcji dyrektora pokazu lotniczego;
b) jedną osobą posiadającą uprawnienia lotnicze, która będzie pełniła funkcję kierownika programu pokazu lotniczego;
c) jedną osobą posiadającą uprawnienia lotnicze, która będzie pełniła funkcję kierownika lotów;
d) jedną osobą posiadającą uprawnienia lotnicze, która będzie pełniła funkcję kierownika skoków.
W przypadku oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w/w warunek można spełnić łącznie.
Zamawiający informuje, że posiadane przez osoby, o których mowa powyżej uprawnienia w wymaganym zakresie, stosownie do wymagań określonych w ogłoszeniu i SIWZ powinny być zgodne z ustawą z dnia 2 lipca 2002r., Prawo lotnicze (Dz. U. z 2002r., nr 130, poz. 1112).
Uprawnieniami, o których mowa powyżej jest licencja wydana przez Prezesa Urzędu Lotnictwa Cywilnego lub licencja wydana przez właściwy organ obcego państwa i uznana przez Prezesa Urzędu, chyba że jej uznanie nie jest wymagane.
Zamawiający dopuszcza również możliwość uznania uprawnień wynikających z innych niż krajowe przepisów np. treści dyrektyw, zawartych umów międzynarodowych i innych przepisów, które potwierdzą spełnianie warunku dotyczącego dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Oświadczenie nr 5: Tak

oswiadczenie_potwierdzenia_opis_5:
Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony o ile wykonawca wykaże, iż zrealizował należycie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:
a) co najmniej jedną imprezę dla publiczności o charakterze pikniku lotniczego;
b) co najmniej jedną imprezę masową - koncert muzyczny.
W przypadku oferty wspólnej wykonawców warunek wiedzy i doświadczenia musi spełniać przynajmniej jeden z wykonawców.

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Pełnomocnictwo: Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby wykonawcy uprawnioną/ne do zaciągania zobowiązań w Jego imieniu bądź przez ustanowionego przez nią/nie pełnomocnika/ów.
Wykonawcy składający ofertę wspólną są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika.
Pełnomocnictwo może dotyczyć zarówno reprezentowania wszystkich wykonawców składających wspólną ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jak i podpisania w ich imieniu umowy o zamówienie publiczne. Jeżeli pełnomocnictwo upoważnia jedynie do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu, to przed podpisaniem umowy z Zamawiającym wymagane będzie złożenie umowy, w której określone będą prawa i obowiązki poszczególnych Wykonawców.
Pełnomocnictwo musi wskazywać pełnomocnika (w tym zakres jego umocowania), a także wskazywać wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
Pełnomocnictwo musi być podpisane przez osoby wykonawców składających wspólną ofertę uprawnione do zaciągania zobowiązań w jego imieniu.
Pełnomocnictwo, o którym mowa w niniejszym punkcie musi zostać złożone wraz z ofertą w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie.
Korespondencja z Zamawiającym oraz rozliczenia z wykonawcami dokonywane będą przez pełnomocnika wskazanego pełnomocnictwem.
Podmiot składający ofertę jako uczestnik konsorcjum i jednocześnie składający ofertę samodzielnie lub jako uczestnik innego konsorcjum zostanie potraktowany jako składający dwie oferty i na tej podstawie wszystkie oferty z Jego udziałem zostaną odrzucone.
Zasady podpisywania oferty dotyczą wszystkich jej dokumentów (informacji, wykazów, oświadczeń) oraz potwierdzania za zgodność z oryginałem składanych kopii.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy w następującym zakresie:
1. Termin realizacji zamówienia może ulec zmianie w następujących sytuacjach:
a) w przypadku opóźnienia Zamawiającego w rozstrzygnięciu przetargu i/lub opóźnienia Zamawiającego w podpisaniu umowy,
b) zawieszenia realizacji usług przez Zamawiającego,
c) w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od wykonawcy na uzasadniony wniosek wykonawcy, pod warunkiem, że zmiana ta wynika z okoliczności, których wykonawca nie mógł przewidzieć na etapie składania oferty i nie jest przez niego zawiniona.
2. Wynagrodzenie wykonawcy określone w umowie może ulec zmianom w następujących przypadkach:
a) zmiana stawki urzędowej podatku VAT,
b) rezygnacja z części usług, jeśli taka rezygnacja będzie niezbędna do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy - obniżenie wynagrodzenia o wartość niewykonanych usług.
3. Inne zmiany:
a) w zakresie kluczowego personelu Wykonawcy, za uprzednią zgodą Zamawiającego wyrażoną na piśmie, akceptującą kandydata,
b) w zakresie podwykonawstwa za uprzednią zgodą Zamawiającego:
- powierzenie podwykonawcom realizacji innej części usług niż wskazana w ofercie wykonawcy,
- zmiana podwykonawcy na etapie realizacji usług, o ile nie sprzeciwia się to postanowieniom SIWZ.
4. Warunki zmian:
a) inicjowanie zmian - na wniosek Wykonawcy lub Zamawiającego,
b) uzasadnienie zmian - prawidłowa realizacja przedmiotu umowy, obniżenie kosztów, zapewnienie optymalnych parametrów technicznych i jakościowych usług,
c) forma zmian - aneks do umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.krosno.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia: Krosno, ul. Lwowska 28a, pokój nr 219

Data składania wniosków, ofert: 27/06/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania: Krosno, ul. Lwowska 28a, Kancelaria Ogólna

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Zamawiający wymaga realizacji zamówienia w następujących terminach:
a) rozpoczęcie - od dnia podpisania umowy;
b) opracowanie szczegółowego programu imprezy z uwzględnieniem programu pokazów lotniczych - do 21 lipca 2014r.;
c) opracowanie projektu plakatów promocyjnych oraz billboardów i przekazanie ich do akceptacji Zamawiającego - do 31 lipca 2014r.;
d) przekazanie projektu scenariusza spotu radiowego do akceptacji Zamawiającego - do 31 lipca 2014r.;
e) przekazanie nagranego spotu radiowego do zaakceptowania przez Zamawiającego - do 8 sierpnia 2014r.;
f) złożenie wniosku o wyrażenie zgody na organizację imprezy masowej - do 19 sierpnia 2014r.;
g) złożenie wniosku do Urzędu Lotnictwa Cywilnego o wyrażenie zgody na przeprowadzenie pokazu lotniczego - do 20 sierpnia 2014r.;
h) rozpoczęcie kampanii billboardowej i plakatowej - do 20 sierpnia 2014r.;
i) rozpoczęcie kampanii radiowej - do 30 sierpnia 2014r.;
j) rozpoczęcie promocji internetowej - do 30 sierpnia 2014r.;
k) przeprowadzenie imprezy - 20 września 2014r.;
l) opracowanie raportu z realizacji zamówienia - do 30 września 2014r.;
Sposób porozumiewania się Zamawiającego z wykonawcami
1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje dotyczące postępowania Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, drogą elektroniczną lub faksem. Jeżeli Zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub pocztą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
2. Powyższe zasady porozumiewania się (tj. faks i e-mail) nie będą miały zastosowania do dokumentów, oświadczeń lub pełnomocnictw składanych w odpowiedzi na wezwanie dokonane przez Zamawiającego w trybie art. 26 ust. 3 Ustawy, ze względu na konieczność zachowania formy tychże oświadczeń lub dokumentów przewidzianej w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane lub przepisów Kodeksu cywilnego w przypadku pełnomocnictwa.
3. Osobami upoważnionymi do kontaktowania się z wykonawcami w powyższy sposób są:
1) Zbigniew Piwka lub Anna Śnieżek - Biuro Rozwoju Miasta Urzędu Miasta w Krośnie, ul. Lwowska 28a, w godz. 7.30 do 15.30 - w sprawach merytorycznych,
2) Małgorzata Wanat - Stanowisko ds. Zamówień Publicznych Urzędu Miasta w Krośnie, ul. Lwowska 28a, w godz. 7.30 do 15.30 - w sprawach formalno - prawnych;
Sposób porozumiewania się:
a) pisemnie - Krosno, ul. Lwowska 28a, z dopiskiem Zamówienia Publiczne
b) faksem - nr: 13 47 43 306
c) drogą elektroniczną - zp@um.krosno.pl

Projekt pn. Odlotowa Polska Wschodnia jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
923000004 (Usługi rozrywkowe)

Podobne przetargi