288296 / 2013-07-23 - Inny: Stowarzyszenie / Wielkopolska Organizacja Turystyczna (Poznań)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie z dnia pod pozycją . Zobacz ogłoszenie / - .

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 288296

Data publikacji: 2013-07-23

Nazwa: Wielkopolska Organizacja Turystyczna

Ulica: ul. 27 Grudnia 17/19

Numer domu: 17/19

Miejscowość: Poznań

Kod pocztowy: 61-737

Województwo / kraj: wielkopolskie

Numer telefonu: 61 6645233, 234

Numer faxu: 61 6645235

Regon: 63453852700000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Nie

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Stowarzyszenie

Inny rodzaj zamawiającego: Stowarzyszenie

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Szczegółowe zaplanowanie i opracowanie całościowej koncepcji kreatywnej i działań komunikacyjnych oraz stworzenie wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski, zwanej dalej koncepcją kampanii, wraz z określeniem pól eksploatacji

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
2. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy w postaci, która obejmować będzie:
2.1 Szczegółowy opis idei głównej kampanii i kreatywne jej przedstawienie,
2.2 Szczegółowe opracowanie i opisanie kompleksowej oraz spójnej koncepcji kampanii z uwzględnieniem podstawowych komponentów kampanii oraz ich celów, a także miejsca i czasu kampanii (w tym dookreślenie grup docelowych w oparciu o zbiorczą dokumentację strategiczną regionu oraz narzędzi i kanałów komunikacji, metod i metodologii oceny realizacji celów, narzędzi monitoringu oraz działań PR), z określeniem wag poszczególnych komponentów kampanii,
2.3 Szczegółowe uzasadnienia dla w.w założeń (w tym sposobów skutecznego dotarcia do określonych grup docelowych, dobór narzędzi i kanałów komunikacji, metod i metodologii oceny realizacji celów, narzędzi monitoringu oraz działań PR),
2.4 Szczegółowe zaprojektowanie linii graficznych (7) dla poszczególnych grup wskazanych produktów turystycznych:

2.4.1 Produkty podstawowe:
a. Produkty turystyki kajakowej tj. Droga wodna - Warta Kanał Ślesiński
b. Produkty turystyki motorowodnej - Droga wodna o znaczeniu międzynarodowym (E 70) - Noteć Kanał Ślesiński (wyznaczone odcinki)
c. Produkty turystyki żeglarskiej (w tym wind i kite surfing) - Droga wodna - Warta Kanał Ślesiński z jeziorami

2.4.2 Produkty towarzyszące:
a. Produkty turystyki rowerowej - funkcjonujące jako szlaki międzynarodowe, ponadregionalne i regionalne - Euro Route 1, Euro Velo R2 i R9; Cysterski Szlak Rowerowy; Rowerowy Szlak Bursztynowy; Szlak Greenway - Naszyjnik Północy oraz
Wielkopolski System Szlaków Rowerowych- tj.: Poznański Węzeł Rowerowy, Pierścień Dookoła Poznania; Transwielkopolska Trasa Rowerowa - odcinek północy i południowy, Ziemiański Szlak Rowerowy, Nadwarciański Szlak Rowerowy, Piastowski Trakt Rowerowy, Rowerowy Szlak Stu Jezior
b. Produkty turystyki konnej - funkcjonujące jako szlaki konne wykorzystujące infrastrukturę oraz tradycje i rzemiosło jeździeckie -Szlaki konne: Podkuta szóstka, 2 szlaki powiatu czarnkowsko-trzcianeckiego oraz Markowe ośrodki turystyki konnej i jeździectwa ( m.in. Sieraków, Jaszkowo i inne wytypowane

2.5 Szczegółowe zaprojektowanie TRZY propozycje niekonwencjonalnych działań promocyjnych do danego produktu realizowanych w ramach kampanii przez wybraną agencję, a jednocześnie pozwalających na włączenie się (promocyjne, techniczne, merytoryczne) Zamawiającego - WOT w imprezy realizowane przez partnerów projektu, a wskazane przez Zamawiającego , w odniesieniu do każdego ze wskazanych produktów:

2.5.1. Produkt podstawowy (3 propozycje działań niekonwencjonalnych):
a. Imprezy wodniackie i wizerunkowe
b. Przy realizacji należy uwzględnić:
~ Zamawiający wskazuje, że produkt turystyczny Wielka Pętla Wielkopolski obejmuje swoim zasięgiem terytorialnym obszar 26 jednostek samorządu terytorialnego oraz 1 Stowarzyszenie Związek Miast i Gmin Nadnoteckich, a także RZGW, które są jednocześnie partnerami projektu, który to fakt powinien być uwzględniony przez Wykonawcę w opracowywanych założeniach ideowych koncepcji kreatywnej działań komunikacyjnych oraz stworzenia wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski. Wykaz wskazanych jednostek stanowi - Załącznik nr 1M do Regulaminu konkursu.

Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia listy wszystkich imprez wodniackich (z danej listy opracowanej przez Zamawiającego w Załączniku 1N do Regulaminu konkursu) w celu opracowania propozycji spójnych ideowo dla niekonwencjonalnych działań promocyjnych (ogółem 4), które jednocześnie kreatywnie odnoszą się do idei głównej kampanii i są spójne z koncepcją oferenta, w ten sposobów zapewniając skuteczne dotarcia do określonych grup docelowych.

Wykonawca - przy projektowaniu tworzeniu niekonwencjonalnych działań promocyjnych zobowiązany jest uwzględnić fakt, że kilka imprez odbywać się może w różnych miejscach w tym samym czasie.

Działania niekonwencjonalne obejmować mają wszystkie imprezy z załącznika nr 1 N do Regulaminu konkursu.
2.6 Szczegółowe zaprojektowanie 2 linii graficznych (ogółem 6) dla artykułu sponsorowanego w formacie A4 dla poszczególnych produktów podstawowych:
2.6.1 Produkty turystyki kajakowej
2.6.2 Produkty turystyki motorowodnej
2.6.3 Produkty turystyki żeglarskiej (w tym wind i kite surfing)
2.7 Szczegółowe zaprojektowanie 4 propozycji nietypowych i oryginalnych gadżetów promocyjnych ideowo dostosowanych do charakteru produktów podstawowych wymienionych w pkt. 2.6, mających charakter użytkowy dla osób korzystających z turystyki wodnej ( w środowisku wodnym), w tym dostosowanych do cech masowych grup docelowych (3 propozycje) i gości typu VIP (1 propozycja);
2.8 Charakter, zakres merytoryczny i sposób prezentacji graficznej linii kreatywnej musi być
zgodny z zapisami Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Ponadto we wszystkich materiałach wizualnych dla proponowanych linii graficznych Wykonawca zobligowany jest do umieszczenia logotypu promocji turystycznej Województwa oraz stosowania zasad ujętych w Księdze Znaku LOGO Wielkopolski. Wykonawca zobowiązany jest także do uwzględnienia w materiałach wizualnych dla proponowanych linii graficznych elementów promocji Unii Europejskiej wymaganych normami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 - Turystyka, Schematu II - Promocja i Informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013.
2.9 Stworzenie szczegółowego, pełnego media planu dla kampanii, z uwzględnieniem Założeń do
media planu (Załącznik nr 1 do Umowy) oraz opracowanej koncepcji kampanii,
2.10 Opracowanie szczegółowego harmonogramu działań komunikacyjnych (w tym w mediach) w podziale na etapy (w latach 2013-2014),
2.11 Opracowanie szczegółowej koncepcji działań komunikacji, działań PR i e-PR na rynku polskim,
2.12 Opracowanie szczegółowych wytycznych merytorycznych do przeprowadzenia badania skuteczności Kampanii promocyjnej, w tym zaproponowanie wskaźników produktu (min.3) oraz rezultatu (min.3) wraz ze wskazaniem metod i narzędzi ich weryfikacji do oceny kampanii w poszczególnych latach realizacji w rozumieniu norm Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 - Turystyka, Schematu II - Promocja i Informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013,
2.13 Opracowanie szczegółowego kosztorysu poszczególnych działań, z uwzględnieniem faktu, że ogólny koszt kampanii, tj. realizacji działań promocyjnych z wykorzystaniem narzędzi marketingowych wskazanych w Załączniku nr 1 do Umowy oraz innych zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie nie może przekroczyć łącznie kwoty 2,6 mln zł bez podatku od towarów i usług (VAT). Wskazana kwota nie obejmuje kosztów działań wskazanych w pkt 2.6 -2.7 oraz nie obejmuje wynagrodzenia dla Wykonawcy za opracowanie koncepcji kampanii. Oznacza to przedstawienie danych w oparciu o rzetelnie przeprowadzone oszacowanie kosztów.


3 Przy realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się i stosowania następujących dokumentów :

3.6 Strategia Rozwoju Turystyki w Województwie Wielkopolskim na lata 2007 - 2013,
3.7 Program Promocji Turystycznej Województwa Wielkopolskiego,
3.8 Program Rozwoju Produktów Turystycznych Wielkopolski,
3.9 Program rozwoju turystyki kajakowej na rzece Warcie (2007r.),
3.10 Wyniki badań ruchu turystycznego w Wielkopolsce w roku 2011 - 2013 - wielkość, struktura oraz ocena jakości usług turystycznych i określenie turystycznego wizerunku Wielkopolski - opracowanie wyników I tura badania (rok 2011),
3.11 Marketingowa Strategia Polski na lata 2012 - 2020,
3.12 Plan działania POT 2012,
3.13 Księga znaku LOGO Wielkopolski,
3.14 System Identyfikacji Wizualnej dla produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski,
3.15 Dokumenty o charakterze strategii turystyki Partnerów projektu udostępnione przez Zamawiającego,
3.16 Założenia do Kampanii promocyjnej województwa wielkopolskiego przy wykorzystaniu działalności przewoźników lotniczych (dane wg Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia d/t kampanii),
3.17 Koncepcja kreatywna i działań komunikacyjnych oraz wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej produktów turystycznych i wizerunku turystycznego Województwa Wielkopolskiego (dane wg Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia z ofertą z konkursu na kreację) ,


4. Ponadto przy realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest:

4.1 Sprecyzować, uszczegółowić i opracować odpowiednie elementy koncepcji kampanii, w tym, lecz nie wyłącznie: opracować, rozwinąć elementy kreacji, uszczegółowić i opracować projekty wizualne dla wszystkich typów elementów (nośników), w koncepcji kampanii, w zależności od czasu ekspozycji, uszczegółowić niezbędne komunikaty główne i poboczne w czterech wersjach językowych tj. w języku polskim, języku niemieckim, języku holenderskim i języku francuski w postaci edytowalnych plików, uszczegółowić i opracować scenariusz materiałów emisyjnych (spotów), uszczegółowić inne elementy wynikające z koncepcji kampanii,
4.2 Przygotować do produkcji wszystkie materiały niezbędne dla prawidłowej realizacji kampanii promocyjnej, tj. przygotować stosowną i ostateczną dokumentację techniczną odnoszącą się do wszystkich elementów koncepcji kampanii z oferty, a nie jako fizyczne wykonanie konkretnych działań, zadań czy też materiałów. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie gotowych materiałów, produkcją których zajmą się inne podmioty wyłonione w osobnym już postępowaniu przetargowym,
4.3 Współpracować z firmą, która zostanie wyłoniona w przetargach lub innych trybach postępowania dotyczących realizacji i wdrożenia kampanii promocyjnej, w zakresie udostępnienia elementów i niezbędnej wiedzy zgodnej z koncepcją kampanii, w szczególności pomoc przy ewentualnej modyfikacji scenariusza spotów reklamowych,
4.4 Dostosować kreacje wizualne do poszczególnych nośników (elementów) kampanii,
4.5 Uszczegółowić koncepcję kampanii zgodnie z sugestiami i uwagami Zamawiającego,
4.6 Wskazać minimalne ilości poszczególnych elementów (nośników) kampanii medialno-wizualnej, które zostaną uwzględnione podczas realizacji kampanii w oparciu o listę wskazaną Założenia i wskazówki do media planu znajdujące się w Załączniku nr 1 do Umowy i koncepcji kampanii proponowanej przez Oferenta.

Kody CPV:
793422005 (Usługi w zakresie promocji)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
793420003 (Usługi marketingowe)

Kod trybu postepowania: WR

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Tak

nazwa programu UE:
Projekt o nazwie Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013, Priorytet VI Turystyka i środowisko kulturowe, Działanie 6.1 Turystyka, Schemat II Promocja turystyczna

Nazwa wykonawcy: Agencja Reklamowa Czart Spółka z o.o.

Adres pocztowy wykonawcy: ul. Fabryczna 19

Miejscowość: Wrocław

Kod pocztowy: 53-609

ID województwa: 0

Województwo / kraj: dolnośląskie

Data udzielenie zamówienia: 15/07/2013

Liczba ofert: 1

Liczba odrzuconych ofert: 0

Szacunkowa wartość zamówienia: 176000,00

Cena wybranej oferty: 178350,00

Cena minimalna: 178350,00

Cena maksymalna: 178350,00

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

zal_pprawna_hid: f;

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytanie o cenę na podstawie art.: art. 67 ust. 1 pkt 2

Uzasadnienia wyboru trybu:
W wyniku rozstrzygnięcia konkursu, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z
wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej w oparciu o art. 111 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 z późn. zm.)
Zamawiający, Wielkopolska Organizacja Turystyczna, 61-737 Poznań, ul. 27 Grudnia 17/19 udzieliła
zamówienia publicznego na wykonanie zadania Szczegółowe zaplanowanie i opracowanie całościowej koncepcji kreatywnej i działań komunikacyjnych oraz stworzenie wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski, zwanej dalej koncepcją kampanii, wraz z określeniem pól eksploatacji.
W związku z powyższym na podstawie art. 125 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający zaprosił autora
wybranej pracy konkursowej, do negocjacji w sprawie wyżej zdefiniowanego zamówienia.

Podobne przetargi