390690 / 2013-09-26 - Inny: Zobowiązany do stosowania ustawy na podstawie artt.3 ust.3 ustawy Pzp / Kopalnia Siarki "Machów" S.A. (Tarnobrzeg)

Oryginalny tusz T16234010 (T1623) Purpurowy marki Epson

Cena: 45.51 PLN

Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej w postaci akt osobowych, dokumentacji księgowej, płacowej i innej w niezbędnym zakresie
Kopalni Siarki Machów S.A.

Opis zamówienia

1.archiwizacja dokumentacji oraz jej uporządkowanie,2.protokolarne przejęcie do przechowywania i transport dokumentacji przekazywanej przez Zamawiającego do miejsca przechowywania,3.aktualizowanie przechowywanej dokumentacji o wytworzone przez Zamawiającego bieżące dokumenty osobowe i płacowe przez dokładanie ich w formie papierowej do zarchiwizowanych akt osobowych pracownika.
4.wykonywanie przedmiotu umowy przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, przeszkolenie w zakresie BHP i p.poż.5.informowanie Zamawiającego o występujących problemach i okolicznościach mogących wpłynąć na jakość usług oraz o utrudnieniach w wykonaniu przedmiotu umowy.6.przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi oraz konserwacji, udostępniania i brakowania tej dokumentacji,7.udostępnianie na koszt Wykonawcy dokumentacji osobom uprawnionym przez Zamawiającego w miejscu jej przechowywania (nie więcej niż 5 osób) w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 14:00,8.dostarczanie do siedziby Zamawiającego dokumentacji na każde jego żądanie w terminie nie dłuższym niż 72h od otrzymania zamówienia, w godzinach pracy Zamawiającego.9.ponoszenie pełnej odpowiedzialności za szkody wyrządzone Zmawiającemu i osobom trzecim w związku z wykonywaniem zakresu umowy.10.brakowanie i niszczenie dokumentacji, której ustawowy okres przechowywania minął, bez dodatkowego wynagrodzenia,11.przekazywanie, w przypadku zaistnienie takiej konieczności dokumentów kat. A do Archiwum Państwowego, na koszt Wykonawcy,12.zapewnienie poufności informacji zawartych w dokumentacji, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku O ochronie danych osobowych (tekst ujednolicony Dz. U. Z 2002r. Nr 101, poz.926 z późn. zm.),
Miejsce przechowywania:1.Pomieszczenie (magazyn, hala magazynowa, składnica akt), w którym będzie przechowywana dokumentacja musi znajdować się w odległości nie większej niż 60km od siedziby Zamawiającego, tj. 39-400 Tarnobrzeg ul. Górnicza 11 (odległość liczona jest przy założeniu, że transport dokumentów dokonywany jest drogami publicznymi),2. Pomieszczenie musi spełniać wymogi i warunki określone przepisami prawa powszechnie obowiązującego w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r. W sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005, Nr 32, poz. 284),3.Pomieszczenie oraz przechowywana w nim dokumentacja muszą być objęte ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu przechowywanym. Ubezpieczenie to zostanie utrzymane przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca przedłoży do wglądu dokument potwierdzający posiadanie ww ubezpieczenia na każde żądanie Zamawiającego.
4.Przechowywanie dokumentacji musi się odbywać zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U 2011 Nr 123 poz. 698 ze zm.) oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011r. (tekst jednolity Dz.U. 2011 Nr 14 poz. 67 ze zm.).Zamawiający zastrzega sobie, przed ostatecznym rozstrzygnięciem postępowania, możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej u poszczególnych Wykonawców celem weryfikacji warunków i wyposażenia pomieszczeń, w których przechowywana byłaby dokumentacja.Zakres przedmiotu zamówienia:1. W chwili rozpoczęcia świadczenia usługi Zamawiający przekaże Wykonawcy do archiwizacji i przechowania ok. 50 mb. dokumentacji.2.W trakcie realizacji umowy, Zamawiający oprócz ilości określonej w pkt. 1 powyżej przewiduje przekazać Wykonawcy do archiwizacji i przechowania (przybliżona klasyfikacja Zamawiającego):ok. 6,5 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-5,ok. 21 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-10,
ok. 1,0 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-25,ok. 150 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-50,Wyżej określone ilości dokumentacji i jej kategorie są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację usług w wielkościach wyżej podanych.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 390690

Data publikacji: 2013-09-26

Nazwa: Kopalnia Siarki "Machów" S.A.

Ulica: ul. Górnicza 11

Numer domu: 11

Miejscowość: Tarnobrzeg

Kod pocztowy: 39-400

Województwo / kraj: podkarpackie

Numer telefonu: 15 8233025, 8236948

Numer faxu: 15 8233025

Adres strony internetowej: www.ksmachow.republika.pl

Regon: 83020562700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Adres internetowy dynamicznego systemu zakupów: www.ksmachow.pl

Rodzaj zamawiającego:
Inny: Zobowiązany do stosowania ustawy na podstawie artt.3 ust.3 ustawy Pzp

Inny rodzaj zamawiającego:
Zobowiązany do stosowania ustawy na podstawie artt.3 ust.3 ustawy Pzp

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej w postaci akt osobowych, dokumentacji księgowej, płacowej i innej w niezbędnym zakresie
Kopalni Siarki Machów S.A.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1.archiwizacja dokumentacji oraz jej uporządkowanie,2.protokolarne przejęcie do przechowywania i transport dokumentacji przekazywanej przez Zamawiającego do miejsca przechowywania,3.aktualizowanie przechowywanej dokumentacji o wytworzone przez Zamawiającego bieżące dokumenty osobowe i płacowe przez dokładanie ich w formie papierowej do zarchiwizowanych akt osobowych pracownika.
4.wykonywanie przedmiotu umowy przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, przeszkolenie w zakresie BHP i p.poż.5.informowanie Zamawiającego o występujących problemach i okolicznościach mogących wpłynąć na jakość usług oraz o utrudnieniach w wykonaniu przedmiotu umowy.6.przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi oraz konserwacji, udostępniania i brakowania tej dokumentacji,7.udostępnianie na koszt Wykonawcy dokumentacji osobom uprawnionym przez Zamawiającego w miejscu jej przechowywania (nie więcej niż 5 osób) w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 14:00,8.dostarczanie do siedziby Zamawiającego dokumentacji na każde jego żądanie w terminie nie dłuższym niż 72h od otrzymania zamówienia, w godzinach pracy Zamawiającego.9.ponoszenie pełnej odpowiedzialności za szkody wyrządzone Zmawiającemu i osobom trzecim w związku z wykonywaniem zakresu umowy.10.brakowanie i niszczenie dokumentacji, której ustawowy okres przechowywania minął, bez dodatkowego wynagrodzenia,11.przekazywanie, w przypadku zaistnienie takiej konieczności dokumentów kat. A do Archiwum Państwowego, na koszt Wykonawcy,12.zapewnienie poufności informacji zawartych w dokumentacji, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku O ochronie danych osobowych (tekst ujednolicony Dz. U. Z 2002r. Nr 101, poz.926 z późn. zm.),
Miejsce przechowywania:1.Pomieszczenie (magazyn, hala magazynowa, składnica akt), w którym będzie przechowywana dokumentacja musi znajdować się w odległości nie większej niż 60km od siedziby Zamawiającego, tj. 39-400 Tarnobrzeg ul. Górnicza 11 (odległość liczona jest przy założeniu, że transport dokumentów dokonywany jest drogami publicznymi),2. Pomieszczenie musi spełniać wymogi i warunki określone przepisami prawa powszechnie obowiązującego w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r. W sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005, Nr 32, poz. 284),3.Pomieszczenie oraz przechowywana w nim dokumentacja muszą być objęte ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu przechowywanym. Ubezpieczenie to zostanie utrzymane przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca przedłoży do wglądu dokument potwierdzający posiadanie ww ubezpieczenia na każde żądanie Zamawiającego.
4.Przechowywanie dokumentacji musi się odbywać zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U 2011 Nr 123 poz. 698 ze zm.) oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011r. (tekst jednolity Dz.U. 2011 Nr 14 poz. 67 ze zm.).Zamawiający zastrzega sobie, przed ostatecznym rozstrzygnięciem postępowania, możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej u poszczególnych Wykonawców celem weryfikacji warunków i wyposażenia pomieszczeń, w których przechowywana byłaby dokumentacja.Zakres przedmiotu zamówienia:1. W chwili rozpoczęcia świadczenia usługi Zamawiający przekaże Wykonawcy do archiwizacji i przechowania ok. 50 mb. dokumentacji.2.W trakcie realizacji umowy, Zamawiający oprócz ilości określonej w pkt. 1 powyżej przewiduje przekazać Wykonawcy do archiwizacji i przechowania (przybliżona klasyfikacja Zamawiającego):ok. 6,5 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-5,ok. 21 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-10,
ok. 1,0 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-25,ok. 150 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-50,Wyżej określone ilości dokumentacji i jej kategorie są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację usług w wielkościach wyżej podanych.

Kody CPV:
799951006 (Usługi archiwizacyjne)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2015

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca - o ile przepisy prawa nakładają na niego taki obowiązek - wykaże, ze jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych pracodawców o czasowym okresie przechowywania, prowadzonego przez Marszałka Województwa (organem prowadzącym rejestr jest Marszałek Województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem)oraz poprzez złożenie przez wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowania.

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz wykaże, że świadczył lub świadczy co najmniej 1 usługę, polegającą na przechowywaniu przez okres nie krótszy niż 1 rok dokumentów w ilości nie mniejszej niż 200mb. Zamawiający w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe i ciągle dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane tj. zakończone, ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia faktycznie wykonana musi spełniać wyżej określone wymogi.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez złożenie przez wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu .

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz wykaże, że świadczył lub świadczy co najmniej 1 usługę, polegającą na przechowywaniu przez okres nie krótszy niż 1 rok dokumentów w ilości nie mniejszej niż 50mb.
Zamawiający w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe i ciągle dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane tj. zakończone, ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia faktycznie wykonana musi spełniać wyżej określone wymogi.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający uzna warunek za spełniony poprzez złożenie przez wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz jeżeli wykonawca wykaże, ze ma opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, ze Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej na kwotę minimum 50 000,00zł (słownie: pięćdziesiąt tys. złotych) w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia.

Oświadczenie nr 1: Tak

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie nr 13: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 4: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w następujących przypadkach -obniżenia ustawowej stawki podatku VAT.

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.ksmachow.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Kopalnia Siarki Machów S.A.
39-400 Tarnobrzeg, ul. Górnicza 11

Data składania wniosków, ofert: 09/10/2013

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Kopalnia Siarki Machów S.A.
39-400 Tarnobrzeg, ul. Górnicza 11, Sekretariat Zamawiającego

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi