271962 / 2011-09-02 - Administracja samorządowa / Samorząd Województwa Pomorskiego (Gdańsk)

Oryginalny kartridż CM994A Niebieski Wydajny marki Hewlett Packard

Cena: 867.15 PLN

Organizacja dwudniowej konferencji podsumowującej realizację projektu systemowego pn.: Pomorskie - dobry kurs na edukację. Wyrównywanie szans edukacyjnych
w regionie poprzez programy rozwojowe.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwudniowej konferencji podsumowującej realizację projektu systemowego pn.: Pomorskie - dobry kurs na edukację. Wyrównywanie szans edukacyjnych
w regionie poprzez programy rozwojowe.


Wykonawca w ramach zamówienia musi zapewnić:
1) spełnienie ogólnych warunków, zgodnie z wymaganiami w części A opisu,
2) nocleg, zgodnie z wymaganiami w części B opisu,
3) wyżywienie, zgodnie z wymaganiami w części C opisu,
4) warunki do przeprowadzenia konferencji, zgodnie z wymaganiami w części D opisu.

Zamawiający wyróżnia następujące elementy i składniki oferty:

Element oferty Składnik oferty
udział w części oficjalnej - wynajęcie sali konferencyjnej pierwszego dnia,
- obiad pierwszego dnia,
udział w warsztatach - wynajęcie sal wykładowych,
- wynajęcie sali konferencyjnej drugiego dnia,
- dwie przerwy kawowe,
- kolacja pierwszego dnia,
- obiad drugiego dnia,
nocleg - nocleg,
- śniadanie,
materiały konferencyjne - przygotowanie pakietu materiałów,

Zamawiający przekaże wykonawcy informację o liczbie osób korzystających z ww. składników oferty najpóźniej na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji. Informacja ta będzie podstawą do naliczenia rzeczywistych kosztów poszczególnych składników oferty, które znajdą się na fakturze. Maksymalne liczby osób przewidzianych do korzystania z poszczególnych składników oferty, na potrzeby oszacowania wartości oferty w niniejszym postępowaniu przetargowym, podane są w odpowiednich częściach opisu. Zamawiający nie przewiduje odrębnej kategorii kosztów związanej z zyskiem Wykonawcy: Wykonawca powinien w odpowiedni sposób rozdzielić swój zysk pomiędzy poszczególne składniki oferty.

Część A - ogólne warunki
1) Pod pojęciem konferencja zamawiający rozumie zarówno zasadniczą część konferencji (sesje plenarne, zajęcia warsztatowe, prezentacje publikacji i pomocy dydaktycznych)
jak również nocleg i posiłki.
2) Przedmiotem niniejszego zamówienia nie jest przygotowanie merytoryczne konferencji,
tj. ustalenie szczegółowego programu, zapewnienie prelegentów, zaproszenie uczestników i gości, a jedynie zapewnienie warunków jej przeprowadzenia.
3) Konferencja musi odbyć się w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych (zarówno pierwszy,
jak i drugi dzień konferencji musi być dniem roboczym) w okresie 17-28.10.2011r.
4) Całość konferencji musi odbywać się w jednym budynku lub kompleksie budynków;
przez kompleks budynków Zamawiający rozumie zespół co najmniej dwóch budynków znajdujących się w swoim bezpośrednim sąsiedztwie, będących pod wspólną administracją i stanowiących funkcjonalną całość.
5) Miejsce konferencji musi znajdować się na terenie województwa pomorskiego,
poza administracyjnymi granicami miasta Gdańska.
6) Przez cały czas trwania konferencji wykonawca zapewni obecność na miejscu swojego pracownika, którego zadaniem będzie rozwiązywanie wszelkich problemów, które mogą wyniknąć w trakcie konferencji, w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy.

Część B - warunki noclegu
1) Maksymalna liczba osób, dla których wykonawca winien zapewnić nocleg wynosi 170,
w tym nie więcej niż 95 kobiet i nie więcej niż 58 mężczyzn.
2) Wykonawca uwzględni na fakturze koszt noclegów osób zgłoszonych do Wykonawcy na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji
3) Uczestnicy winni być zakwaterowani w pokojach co najwyżej 2-osobowych, przy czym
w jednym pokoju nie mogą być zakwaterowane osoby różnej płci.
4) Pokoje dla uczestników muszą być dostępne od godz. 9.00 pierwszego dnia konferencji
do godz. 18.00 drugiego dnia konferencji.
5) Każdy pokój musi mieć własny węzeł sanitarny (co najmniej: wc, umywalka i kabina prysznicowa).
6) Uczestnicy korzystający z noclegu muszą mieć zapewnioną pościel wraz z bielizną pościelową.

Część C - warunki wyżywienia
1) Wykonawca musi zapewnić następujące posiłki:
a) obiad pierwszego dnia,
b) kolację pierwszego dnia,
c) śniadanie drugiego dnia,
d) obiad drugiego dnia,
e) jedną przerwę kawową pierwszego dnia,
f) jedną przerwę kawową drugiego dnia.
2) Wykonawca musi zapewnić możliwość wyboru dania wegetariańskiego dla osób, które zadeklarują taką wolę. Liczba osób, deklarujących wybór dań wegetariańskich zostanie podana przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji.
3) Wymagania odnośnie obiadu pierwszego dnia:
a) obiad należy przygotować maksymalnie dla 250 osób,
b) obiad ma mieć formę zasiadaną,
c) obiad powinien składać się z trzech dań:
- zupa,
- drugie danie: danie mięsne (lub wegetariańskie, do wyboru zgodnie z zapisem w punkcie 2), ziemniaki (gotowane, pieczone lub frytki) oraz sałatka jarzynowa (surówka)
- deser: ciasto i/lub owoce,
d) do obiadu należy zapewnić: napoje zimne (co najmniej: soki/napoje owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana) plus kawa lub herbata (do wyboru),
e) obsługa kelnerska,
f) obiad musi być zorganizowany dla wszystkich osób jednocześnie w jednej sali
lub w kilku salach sąsiadujących ze sobą.
4) Wymagania odnośnie kolacji:
a) kolację należy przygotować maksymalnie dla 170 osób,
b) kolacja ma mieć formę zasiadaną,
c) należy zapewnić następujące dania:
- co najmniej 1 danie na ciepło,
- zimne zakąski na stole (pieczywo, masło, wędliny, sery),
- owoce na stole,
- napoje - jak w przypadku obiadu
d) obsługa kelnerska
e) kolacja musi być zorganizowana dla wszystkich osób jednocześnie w jednej sali
lub w kilku salach sąsiadujących ze sobą.
5) Wymagania odnośnie śniadania:
a) śniadanie należy przygotować maksymalnie dla 170 osób,
b) śniadanie może mieć formę szwedzkiego bufetu, pod warunkiem zapewnienia uczestnikom do spożycia posiłku miejsc siedzących przy stołach,
c) należy zapewnić następujące dania:
- co najmniej 1 danie na ciepło,
- zimne zakąski na stole (wymagania, jak w przypadku kolacji),
- owoce na stole,
- napoje - jak w przypadku obiadu, dodatkowo 1 ciepły napój mleczny,
d) Wykonawca musi zapewnić możliwość spożycia śniadania przez wszystkich uczestników w czasie nie dłuższym niż 1 godzina, przy czym nie jest wymagane,
by wszyscy uczestnicy jedli jednocześnie.
6) Wymagania odnośnie obiadu drugiego dnia:
a) obiad należy przygotować maksymalnie dla 170 osób,
b) pozostałe wymagania - jak w przypadku obiadu pierwszego dnia.
7) Wymagania odnośnie przerw kawowych:
a) przerwę kawową należy przygotować maksymalnie dla 170 osób,
b) Wykonawca zapewni 2 przerwy kawowe:
- pierwszego dnia w godzinach popołudniowych,
- drugiego dnia w godzinach przedpołudniowych,
c) Wykonawca musi zapewnić:
- kawę i herbatę,
- zimne napoje (soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana),
- zimne przekąski (kanapki, sałatki itp.) i/lub ciastka i owoce,
- zastawę stołową (filiżanki i talerzyki - ceramiczne, łyżeczki i widelczyki do ciast - metalowe) dla wszystkich osób korzystających z przerwy kawowej,
d) Zamawiający dopuszcza formę szwedzkiego bufetu bez konieczności zapewnienia miejsc siedzących oraz stołów dla osób spożywających posiłek,
e) Zamawiający dopuszcza zorganizowanie przerw kawowych w kilku pomieszczeniach,
f) przerwy kawowe nie mogą odbywać się w tych samych pomieszczeniach, w których prowadzone są zajęcia warsztatowe lub sesje plenarne; zamawiający dopuszcza wykorzystanie do zorganizowania przerwy kawowej hole lub korytarze, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków, w tym swobody przemieszczania się osób.

Część D - warunki konferencji
1) Na potrzeby oszacowania wartości oferty Wykonawca należy przyjąć, że program konferencji będzie zgodny z następującym ogólnym schematem (podane czasy trwania mają charakter orientacyjny, rzeczywisty czas trwania poszczególnych elementów programu nie będzie różnił się od zakładanego więcej niż o ok. 25%):
a) pierwszy dzień:
- rejestracja uczestników (2 godziny, we wczesnych godzinach przedpołudniowych),
- sesja plenarna (2 godziny - bez przerwy kawowej),
- obiad,
- zajęcia warsztatowe (3 godziny - z przerwą kawową),
- kolacja,
b) drugi dzień:
- śniadanie,
- zajęcia warsztatowe (4 godziny - z przerwą kawową),
- obiad,
- sesja plenarna (1,5 godziny - bez przerwy kawowej).
2) Wykonawca musi zapewnić salę konferencyjną:
a) na co najmniej 250 osób, na sesję plenarną pierwszego dnia,
b) na co najmniej 170 osób na sesję plenarną drugiego dnia.
3) Wymagania dotyczące sali konferencyjnej:
a) sprzęt multimedialny do prezentacji:
- komputer z oprogramowaniem (MS Office 2007 lub nowszy, Adobe Reader, odtwarzacz filmów - wszystkie kodeki, przeglądarka internetowa),
- projektor multimedialny z ekranem lub ekran elektroniczny (diodowy, lcd, plazmowy) zapewniający dobrą widoczność z dowolnego miejsca na widowni,
- jeżeli zastosowany sposób projekcji nie daje odpowiedniej jakości odbioru
w pełnym świetle dziennym, sala musi mieć możliwość zaciemnienia (zmniejszenie natężenia oświetlenia, zasłonięcie okien),
- szerokopasmowy dostęp do Internetu (szybkość dostępu min. 8 Mb/s),
b) stała obecność pracownika technicznego do obsługi sprzętu w czasie korzystania z sali konferencyjnej.
4) Na zajęcia warsztatowe Wykonawca musi zapewnić 5 sal wykładowych przystosowanych do co najmniej 35 osób każda.
5) Wymagania dotyczące sal wykładowych:
a) sprzęt multimedialny do prezentacji:
- komputer z oprogramowaniem (MS Office 2007, Adobe Reader, odtwarzacz filmów - wszystkie kodeki, przeglądarka internetowa),
- projektor multimedialny z ekranem lub ekran elektroniczny (diodowy,
lcd, plazmowy) zapewniający dobrą widoczność z dowolnego miejsca w sali,
- jeżeli zastosowany sposób projekcji nie daje odpowiedniej jakości odbioru
w pełnym świetle dziennym, sala musi mieć możliwość zaciemnienia (zmniejszenie natężenia oświetlenia, zasłonięcie okien),
- szerokopasmowy dostęp do Internetu (szybkość dostępu min. 8 Mb/s),
b) Zamawiający wymaga zapewnienia możliwości skorzystania z pomocy pracownika technicznego do obsługi sprzętu projekcyjnego w przypadku problemów z jego uruchomieniem lub działaniem.
6) Wykonawca musi zapewnić miejsce do prowadzenia rejestracji (stolik, dwa krzesła); obsługą rejestracji zajmować się będą osoby wskazane przez zamawiającego.
7) W pierwszym dniu konferencji Zamawiający planuje dodatkowo zorganizowanie prezentacji wydawnictw oraz pomocy dydaktycznych. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie miejsca na zorganizowanie co najmniej 10 stanowisk ekspozycyjnych. Dokładna liczba stanowisk ekspozycyjnych, które winien przygotować Wykonawca zostanie przekazana przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji. Stanowiska muszą spełniać poniższe wymagania:
a) stanowisko winno mieć wymiary nie mniejsze niż 2 m x 2 m,
b) stanowisko winno być wyposażone w stół (ok. 50% powierzchni stanowiska) i co najmniej 3 krzesła,
c) stanowisko winno mieć dostęp do następujących mediów: sieć elektryczna (4 gniazda na stanowisko, 230 V, maksymalna łączna moc na stanowisko 2,5 kW) oraz szerokopasmowy Internet (szybkość dostępu min. 8 Mb/s),
d) stanowiska ekspozycyjne muszą znajdować się w jednym pomieszczeniu lub w pomieszczeniach sąsiadujących ze sobą; Zamawiający dopuszcza zorganizowanie stanowisk ekspozycyjnych w holach i korytarzach, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków, w tym swobody przemieszczania się osób.
8) W drugim dniu konferencji Zamawiający zorganizuje prezentację tablicy interaktywnej. Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie sali z dostępem do sieci elektrycznej wymagania jak dla stanowiska ekspozycyjnego z poprzedniego punktu) oraz szerokopasmowego Internetu (szybkość dostępu min. 8 Mb/s). Sala musi pomieścić co najmniej 15 osób.
9) Wykonawca musi przygotować pakiety materiałów konferencyjnych, spełniających następujące warunki:
a) pakiety winny składać się z następujących elementów:
- notatnik z kartkami A5 w kratkę, min. 50 kartek,
- dwa długopisy piszące w kolorze niebieskim, włączane i wyłączane mechanicznie (bez zatyczek) lub jeden długopis piszący w kolorze niebieskim, włączany
i wyłączany mechanicznie (bez zatyczki) plus ołówek automatyczny,
- kalendarz nauczycielski na rok szkolny 2011/2012, w oprawie skórzanej
lub skóropodobnej,
- wizytownik na nie mniej niż 16 wizytówek, w oprawie skórzanej lub skóropodobnej,
b) Wykonawca może umieścić w pakietach materiały reklamowe lub promocyjne wyłącznie otrzymane od Zamawiającego lub po wyrażeniu przez Zamawiającego pisemnej zgody (zgoda musi wymieniać enumeratywnie materiały reklamowe,
które Wykonawca może umieścić w pakiecie),
c) liczba pakietów nie będzie większa niż 250, przy czym ostateczna liczba pakietów równa będzie szacunkowej liczbie uczestników konferencji, zgłoszonej przez zamawiającego najpóźniej na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji,
d) elementy pakietów nie mogą mieć żadnych oznaczeń promocyjnych ani reklamowych poza nazwą producenta i nazwą produktu; zamawiający dopuszcza materiały reklamowo-promocyjne zawarte wewnątrz kalendarza nauczycielskiego, o ile umieszczone one zostały przez producenta/wydawcę kalendarza; Zamawiający zastrzega sobie prawo zakwestionowania kalendarza, jeżeli zawarte w nim materiały reklamowo-promocyjne lub inne treści sprzeczne będą z szeroko pojętym interesem Zamawiającego,
e) minimalna wartość pakietów winna wynosić 30 zł brutto za 1 pakiet; całkowita wartość brutto pakietów (wykazana w ofercie) nie powinna przekroczyć 20% wartości całej oferty (liczonej wraz z pakietami), chyba że spełnienie tego warunku powodowałoby obniżenie wartości pakietu poniżej wymaganych 30 zł brutto za 1 pakiet.

10) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników maksymalnie o 15%. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne proporcjonalnie do zakresu zrealizowanych przez Wykonawcę usług na podstawie zgłoszonej przez Zamawiającego liczby uczestników konferencji, na 10 dni przed dniem rozpoczęcia konferencji

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 271962

Data publikacji: 2011-09-02

Nazwa: Samorząd Województwa Pomorskiego

Ulica: ul. Okopowa 21/27

Numer domu: 21/27

Miejscowość: Gdańsk

Kod pocztowy: 80-810

Województwo / kraj: pomorskie

Numer telefonu: 058 3261555

Numer faxu: 058 3261556

Adres strony internetowej: www.woj-pomorskie.pl

Regon: 19168644300000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja dwudniowej konferencji podsumowującej realizację projektu systemowego pn.: Pomorskie - dobry kurs na edukację. Wyrównywanie szans edukacyjnych
w regionie poprzez programy rozwojowe.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwudniowej konferencji podsumowującej realizację projektu systemowego pn.: Pomorskie - dobry kurs na edukację. Wyrównywanie szans edukacyjnych
w regionie poprzez programy rozwojowe.


Wykonawca w ramach zamówienia musi zapewnić:
1) spełnienie ogólnych warunków, zgodnie z wymaganiami w części A opisu,
2) nocleg, zgodnie z wymaganiami w części B opisu,
3) wyżywienie, zgodnie z wymaganiami w części C opisu,
4) warunki do przeprowadzenia konferencji, zgodnie z wymaganiami w części D opisu.

Zamawiający wyróżnia następujące elementy i składniki oferty:

Element oferty Składnik oferty
udział w części oficjalnej - wynajęcie sali konferencyjnej pierwszego dnia,
- obiad pierwszego dnia,
udział w warsztatach - wynajęcie sal wykładowych,
- wynajęcie sali konferencyjnej drugiego dnia,
- dwie przerwy kawowe,
- kolacja pierwszego dnia,
- obiad drugiego dnia,
nocleg - nocleg,
- śniadanie,
materiały konferencyjne - przygotowanie pakietu materiałów,

Zamawiający przekaże wykonawcy informację o liczbie osób korzystających z ww. składników oferty najpóźniej na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji. Informacja ta będzie podstawą do naliczenia rzeczywistych kosztów poszczególnych składników oferty, które znajdą się na fakturze. Maksymalne liczby osób przewidzianych do korzystania z poszczególnych składników oferty, na potrzeby oszacowania wartości oferty w niniejszym postępowaniu przetargowym, podane są w odpowiednich częściach opisu. Zamawiający nie przewiduje odrębnej kategorii kosztów związanej z zyskiem Wykonawcy: Wykonawca powinien w odpowiedni sposób rozdzielić swój zysk pomiędzy poszczególne składniki oferty.

Część A - ogólne warunki
1) Pod pojęciem konferencja zamawiający rozumie zarówno zasadniczą część konferencji (sesje plenarne, zajęcia warsztatowe, prezentacje publikacji i pomocy dydaktycznych)
jak również nocleg i posiłki.
2) Przedmiotem niniejszego zamówienia nie jest przygotowanie merytoryczne konferencji,
tj. ustalenie szczegółowego programu, zapewnienie prelegentów, zaproszenie uczestników i gości, a jedynie zapewnienie warunków jej przeprowadzenia.
3) Konferencja musi odbyć się w ciągu dwóch kolejnych dni roboczych (zarówno pierwszy,
jak i drugi dzień konferencji musi być dniem roboczym) w okresie 17-28.10.2011r.
4) Całość konferencji musi odbywać się w jednym budynku lub kompleksie budynków;
przez kompleks budynków Zamawiający rozumie zespół co najmniej dwóch budynków znajdujących się w swoim bezpośrednim sąsiedztwie, będących pod wspólną administracją i stanowiących funkcjonalną całość.
5) Miejsce konferencji musi znajdować się na terenie województwa pomorskiego,
poza administracyjnymi granicami miasta Gdańska.
6) Przez cały czas trwania konferencji wykonawca zapewni obecność na miejscu swojego pracownika, którego zadaniem będzie rozwiązywanie wszelkich problemów, które mogą wyniknąć w trakcie konferencji, w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy.

Część B - warunki noclegu
1) Maksymalna liczba osób, dla których wykonawca winien zapewnić nocleg wynosi 170,
w tym nie więcej niż 95 kobiet i nie więcej niż 58 mężczyzn.
2) Wykonawca uwzględni na fakturze koszt noclegów osób zgłoszonych do Wykonawcy na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji
3) Uczestnicy winni być zakwaterowani w pokojach co najwyżej 2-osobowych, przy czym
w jednym pokoju nie mogą być zakwaterowane osoby różnej płci.
4) Pokoje dla uczestników muszą być dostępne od godz. 9.00 pierwszego dnia konferencji
do godz. 18.00 drugiego dnia konferencji.
5) Każdy pokój musi mieć własny węzeł sanitarny (co najmniej: wc, umywalka i kabina prysznicowa).
6) Uczestnicy korzystający z noclegu muszą mieć zapewnioną pościel wraz z bielizną pościelową.

Część C - warunki wyżywienia
1) Wykonawca musi zapewnić następujące posiłki:
a) obiad pierwszego dnia,
b) kolację pierwszego dnia,
c) śniadanie drugiego dnia,
d) obiad drugiego dnia,
e) jedną przerwę kawową pierwszego dnia,
f) jedną przerwę kawową drugiego dnia.
2) Wykonawca musi zapewnić możliwość wyboru dania wegetariańskiego dla osób, które zadeklarują taką wolę. Liczba osób, deklarujących wybór dań wegetariańskich zostanie podana przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji.
3) Wymagania odnośnie obiadu pierwszego dnia:
a) obiad należy przygotować maksymalnie dla 250 osób,
b) obiad ma mieć formę zasiadaną,
c) obiad powinien składać się z trzech dań:
- zupa,
- drugie danie: danie mięsne (lub wegetariańskie, do wyboru zgodnie z zapisem w punkcie 2), ziemniaki (gotowane, pieczone lub frytki) oraz sałatka jarzynowa (surówka)
- deser: ciasto i/lub owoce,
d) do obiadu należy zapewnić: napoje zimne (co najmniej: soki/napoje owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana) plus kawa lub herbata (do wyboru),
e) obsługa kelnerska,
f) obiad musi być zorganizowany dla wszystkich osób jednocześnie w jednej sali
lub w kilku salach sąsiadujących ze sobą.
4) Wymagania odnośnie kolacji:
a) kolację należy przygotować maksymalnie dla 170 osób,
b) kolacja ma mieć formę zasiadaną,
c) należy zapewnić następujące dania:
- co najmniej 1 danie na ciepło,
- zimne zakąski na stole (pieczywo, masło, wędliny, sery),
- owoce na stole,
- napoje - jak w przypadku obiadu
d) obsługa kelnerska
e) kolacja musi być zorganizowana dla wszystkich osób jednocześnie w jednej sali
lub w kilku salach sąsiadujących ze sobą.
5) Wymagania odnośnie śniadania:
a) śniadanie należy przygotować maksymalnie dla 170 osób,
b) śniadanie może mieć formę szwedzkiego bufetu, pod warunkiem zapewnienia uczestnikom do spożycia posiłku miejsc siedzących przy stołach,
c) należy zapewnić następujące dania:
- co najmniej 1 danie na ciepło,
- zimne zakąski na stole (wymagania, jak w przypadku kolacji),
- owoce na stole,
- napoje - jak w przypadku obiadu, dodatkowo 1 ciepły napój mleczny,
d) Wykonawca musi zapewnić możliwość spożycia śniadania przez wszystkich uczestników w czasie nie dłuższym niż 1 godzina, przy czym nie jest wymagane,
by wszyscy uczestnicy jedli jednocześnie.
6) Wymagania odnośnie obiadu drugiego dnia:
a) obiad należy przygotować maksymalnie dla 170 osób,
b) pozostałe wymagania - jak w przypadku obiadu pierwszego dnia.
7) Wymagania odnośnie przerw kawowych:
a) przerwę kawową należy przygotować maksymalnie dla 170 osób,
b) Wykonawca zapewni 2 przerwy kawowe:
- pierwszego dnia w godzinach popołudniowych,
- drugiego dnia w godzinach przedpołudniowych,
c) Wykonawca musi zapewnić:
- kawę i herbatę,
- zimne napoje (soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana),
- zimne przekąski (kanapki, sałatki itp.) i/lub ciastka i owoce,
- zastawę stołową (filiżanki i talerzyki - ceramiczne, łyżeczki i widelczyki do ciast - metalowe) dla wszystkich osób korzystających z przerwy kawowej,
d) Zamawiający dopuszcza formę szwedzkiego bufetu bez konieczności zapewnienia miejsc siedzących oraz stołów dla osób spożywających posiłek,
e) Zamawiający dopuszcza zorganizowanie przerw kawowych w kilku pomieszczeniach,
f) przerwy kawowe nie mogą odbywać się w tych samych pomieszczeniach, w których prowadzone są zajęcia warsztatowe lub sesje plenarne; zamawiający dopuszcza wykorzystanie do zorganizowania przerwy kawowej hole lub korytarze, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków, w tym swobody przemieszczania się osób.

Część D - warunki konferencji
1) Na potrzeby oszacowania wartości oferty Wykonawca należy przyjąć, że program konferencji będzie zgodny z następującym ogólnym schematem (podane czasy trwania mają charakter orientacyjny, rzeczywisty czas trwania poszczególnych elementów programu nie będzie różnił się od zakładanego więcej niż o ok. 25%):
a) pierwszy dzień:
- rejestracja uczestników (2 godziny, we wczesnych godzinach przedpołudniowych),
- sesja plenarna (2 godziny - bez przerwy kawowej),
- obiad,
- zajęcia warsztatowe (3 godziny - z przerwą kawową),
- kolacja,
b) drugi dzień:
- śniadanie,
- zajęcia warsztatowe (4 godziny - z przerwą kawową),
- obiad,
- sesja plenarna (1,5 godziny - bez przerwy kawowej).
2) Wykonawca musi zapewnić salę konferencyjną:
a) na co najmniej 250 osób, na sesję plenarną pierwszego dnia,
b) na co najmniej 170 osób na sesję plenarną drugiego dnia.
3) Wymagania dotyczące sali konferencyjnej:
a) sprzęt multimedialny do prezentacji:
- komputer z oprogramowaniem (MS Office 2007 lub nowszy, Adobe Reader, odtwarzacz filmów - wszystkie kodeki, przeglądarka internetowa),
- projektor multimedialny z ekranem lub ekran elektroniczny (diodowy, lcd, plazmowy) zapewniający dobrą widoczność z dowolnego miejsca na widowni,
- jeżeli zastosowany sposób projekcji nie daje odpowiedniej jakości odbioru
w pełnym świetle dziennym, sala musi mieć możliwość zaciemnienia (zmniejszenie natężenia oświetlenia, zasłonięcie okien),
- szerokopasmowy dostęp do Internetu (szybkość dostępu min. 8 Mb/s),
b) stała obecność pracownika technicznego do obsługi sprzętu w czasie korzystania z sali konferencyjnej.
4) Na zajęcia warsztatowe Wykonawca musi zapewnić 5 sal wykładowych przystosowanych do co najmniej 35 osób każda.
5) Wymagania dotyczące sal wykładowych:
a) sprzęt multimedialny do prezentacji:
- komputer z oprogramowaniem (MS Office 2007, Adobe Reader, odtwarzacz filmów - wszystkie kodeki, przeglądarka internetowa),
- projektor multimedialny z ekranem lub ekran elektroniczny (diodowy,
lcd, plazmowy) zapewniający dobrą widoczność z dowolnego miejsca w sali,
- jeżeli zastosowany sposób projekcji nie daje odpowiedniej jakości odbioru
w pełnym świetle dziennym, sala musi mieć możliwość zaciemnienia (zmniejszenie natężenia oświetlenia, zasłonięcie okien),
- szerokopasmowy dostęp do Internetu (szybkość dostępu min. 8 Mb/s),
b) Zamawiający wymaga zapewnienia możliwości skorzystania z pomocy pracownika technicznego do obsługi sprzętu projekcyjnego w przypadku problemów z jego uruchomieniem lub działaniem.
6) Wykonawca musi zapewnić miejsce do prowadzenia rejestracji (stolik, dwa krzesła); obsługą rejestracji zajmować się będą osoby wskazane przez zamawiającego.
7) W pierwszym dniu konferencji Zamawiający planuje dodatkowo zorganizowanie prezentacji wydawnictw oraz pomocy dydaktycznych. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie miejsca na zorganizowanie co najmniej 10 stanowisk ekspozycyjnych. Dokładna liczba stanowisk ekspozycyjnych, które winien przygotować Wykonawca zostanie przekazana przez Zamawiającego nie później niż na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji. Stanowiska muszą spełniać poniższe wymagania:
a) stanowisko winno mieć wymiary nie mniejsze niż 2 m x 2 m,
b) stanowisko winno być wyposażone w stół (ok. 50% powierzchni stanowiska) i co najmniej 3 krzesła,
c) stanowisko winno mieć dostęp do następujących mediów: sieć elektryczna (4 gniazda na stanowisko, 230 V, maksymalna łączna moc na stanowisko 2,5 kW) oraz szerokopasmowy Internet (szybkość dostępu min. 8 Mb/s),
d) stanowiska ekspozycyjne muszą znajdować się w jednym pomieszczeniu lub w pomieszczeniach sąsiadujących ze sobą; Zamawiający dopuszcza zorganizowanie stanowisk ekspozycyjnych w holach i korytarzach, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków, w tym swobody przemieszczania się osób.
8) W drugim dniu konferencji Zamawiający zorganizuje prezentację tablicy interaktywnej. Zadaniem Wykonawcy będzie zapewnienie sali z dostępem do sieci elektrycznej wymagania jak dla stanowiska ekspozycyjnego z poprzedniego punktu) oraz szerokopasmowego Internetu (szybkość dostępu min. 8 Mb/s). Sala musi pomieścić co najmniej 15 osób.
9) Wykonawca musi przygotować pakiety materiałów konferencyjnych, spełniających następujące warunki:
a) pakiety winny składać się z następujących elementów:
- notatnik z kartkami A5 w kratkę, min. 50 kartek,
- dwa długopisy piszące w kolorze niebieskim, włączane i wyłączane mechanicznie (bez zatyczek) lub jeden długopis piszący w kolorze niebieskim, włączany
i wyłączany mechanicznie (bez zatyczki) plus ołówek automatyczny,
- kalendarz nauczycielski na rok szkolny 2011/2012, w oprawie skórzanej
lub skóropodobnej,
- wizytownik na nie mniej niż 16 wizytówek, w oprawie skórzanej lub skóropodobnej,
b) Wykonawca może umieścić w pakietach materiały reklamowe lub promocyjne wyłącznie otrzymane od Zamawiającego lub po wyrażeniu przez Zamawiającego pisemnej zgody (zgoda musi wymieniać enumeratywnie materiały reklamowe,
które Wykonawca może umieścić w pakiecie),
c) liczba pakietów nie będzie większa niż 250, przy czym ostateczna liczba pakietów równa będzie szacunkowej liczbie uczestników konferencji, zgłoszonej przez zamawiającego najpóźniej na 10 dni przed rozpoczęciem konferencji,
d) elementy pakietów nie mogą mieć żadnych oznaczeń promocyjnych ani reklamowych poza nazwą producenta i nazwą produktu; zamawiający dopuszcza materiały reklamowo-promocyjne zawarte wewnątrz kalendarza nauczycielskiego, o ile umieszczone one zostały przez producenta/wydawcę kalendarza; Zamawiający zastrzega sobie prawo zakwestionowania kalendarza, jeżeli zawarte w nim materiały reklamowo-promocyjne lub inne treści sprzeczne będą z szeroko pojętym interesem Zamawiającego,
e) minimalna wartość pakietów winna wynosić 30 zł brutto za 1 pakiet; całkowita wartość brutto pakietów (wykazana w ofercie) nie powinna przekroczyć 20% wartości całej oferty (liczonej wraz z pakietami), chyba że spełnienie tego warunku powodowałoby obniżenie wartości pakietu poniżej wymaganych 30 zł brutto za 1 pakiet.

10) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników maksymalnie o 15%. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne proporcjonalnie do zakresu zrealizowanych przez Wykonawcę usług na podstawie zgłoszonej przez Zamawiającego liczby uczestników konferencji, na 10 dni przed dniem rozpoczęcia konferencji

Kody CPV:
799510005 (Usługi w zakresie organizowania seminariów)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 28/10/2011

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
Ocena spełnienia wyżej wskazanego warunku nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ)

Wiedza i doświadczenie:
Zamawiający uzna w/w warunek za spełniony, jeżeli Wykonawcy wykażą, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert lub w okresie prowadzenia działalności, jeśli okres ten jest krótszy, należycie wykonał co najmniej, 3 dwu-dniowe konferencje dla nie mniej niż 100 osób każda.
Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 2 (wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 5 do SIWZ) oraz oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 (wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ).

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 3 (wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 4 do SIWZ) i rozdz. VI ust.1 pkt 4 (wzór oświadczenia Wykonawcy stanowi załącznik nr 4 do SIWZ) oraz oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 (wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ).

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 3 (wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 4 do SIWZ) i rozdz. VI ust.1 pkt 4 (wzór oświadczenia Wykonawcy stanowi załącznik nr 4 do SIWZ) oraz oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 (wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ).

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie Ocena wykazania spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 2 oraz oświadczenia, o którym mowa w rozdz. VI ust.1 pkt 1 (wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ).

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących przypadkach:
1) zmiany terminu realizacji zamówienia,
2) zmiany warunków i terminów płatności,
3) zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany ustawowej stawki podatku VAT,
4) zmiany sposobu realizacji zamówienia, jeśli rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczynia się do uzyskania wyższej jakości końcowej zamówienia, przy czym zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy;
10. Zmiany, o których mowa w ust. 9 mogą nastąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach, w szczególności:
1) w przypadku wystąpienia siły wyższej. Pod pojęciem siły wyższej Zamawiający rozumie okoliczności, które pomimo zachowania należytej staranności są nieprzewidywalne oraz, którym nie można zapobiec lub przeciwstawić się skutecznie. O braku możliwości dotrzymania terminu Wykonawca obowiązany jest niezwłocznie powiadomić Zamawiającego, określając jednocześnie nowy termin realizacji zamówienia,
2) gdy zaistniały okoliczności, których nie można było przewidzieć przy zawarciu umowy,
3) gdy zmiany te są korzystne dla Zamawiającego.
11. Zamawiający, dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji zamówienia na pisemny wniosek Wykonawcy, o ile konieczność wprowadzenia takiej zmiany jest następstwem szczególnych okoliczności nie leżących po stronie Wykonawcy. Ocena, czy zachodzą szczególne okoliczności, oraz czas przedłużenia terminu należy wyłącznie do Zamawiającego.

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego
80-810 Gdańsk, ul. Okopowa 21/27
pok. 10

Data składania wniosków, ofert: 12/09/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego
80-810 Gdańsk, ul. Okopowa 21/27
Kancelaria Ogólna pok. 4a

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe: Program Operacyjny Kapitał Ludzki

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi