253521 / 2011-09-23 - Administracja samorzÄ…dowa / ZakÅ‚ad Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej (Koronowo)

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2011-08-26 pod pozycją 229037. Zobacz ogłoszenie 229037 / 2011-08-26 - Administracja samorzÄ…dowa.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 253521

Data publikacji: 2011-09-23

Nazwa: Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej

Ulica: Al. Wolności 4

Numer domu: 4

Miejscowość: Koronowo

Kod pocztowy: 86-010

Województwo / kraj: kujawsko-pomorskie

Numer telefonu: 052 3822295

Numer faxu: 052 3822562

Regon: 00131386100000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 229037

Data wydania biuletynu: 2011-08-26

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2011

Pozycja ogłoszenia: 229037

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa i wdrożenie oprogramowania, dla działu mieszkaniowego ZGKiM w Koronowie

Rodzaj zamówienia: D

Przedmiot zamówienia:
Oprogramowanie sieciowe - zintegrowany pakiet systemów do zarządzania nieruchomościami, wykonany w jednakowej technologii bazodanowej, który powinien obejmować następujące obszary funkcjonalne:
Finanse-Księgowość
Sprawozdawczość finansowa
Gospodarkę mieszkaniową
Rozliczanie kosztów mediów
Dział techniczny
Usługi niezbędne do uruchomienia i późniejszej eksploatacji systemu obejmujące:
instalację i konfigurację oprogramowania na stacjach roboczych
szkolenia pracowników wytypowanych do obsługi konkretnych modułów
nadzór nad wdrożeniem oraz asystę w pierwszym okresie eksploatacji systemu
serwis gwarancyjny i pogwarancyjny
nadzór autorski-aktualizacja wersji
w miarę możliwości przeniesienie danych katalogowych z systemu Unisoft
WYMAGANE CECHY SYSTEMU
Oferowany system musi być w pełni zintegrowany i zawierać wszystkie w/w elementy. Oferowany zintegrowany system informatyczny musi być oparty o jedną bazę kontrahentów i zapewniać automatyczny przepływ danych wykorzystywanych przez poszczególne moduły (przede wszystkim w zakresie danych o płatnikach, o sprzedaży mediów, o rozrachunkach, danych potrzebnych do sporządzania analiz finansowo-ekonomicznych), a także musi być oparty o wspólne słowniki, takie jak standardowy słownik miast, ulic, jednostek miar, banków.
Wymagania techniczno-technologiczne dla oprogramowania.
Zintegrowany system musi charakteryzować się następującymi ogólnymi cechami:
spełniać wymogi polskiego prawa, a w szczególności ustawy o rachunkowości i rozliczeniach podatkowych oraz ustawy o ochronie danych osobowych;
być systematycznie aktualizowany, zgodnie ze zmieniającymi się trendami i przepisami;
wykonawcy muszą przysługiwać prawa autorskie do oprogramowania, we wszystkich jego obszarach funkcjonalnych, co pozwoliłoby na przeprowadzanie ewentualnych modyfikacji i zmian w oprogramowaniu dla potrzeb Zamawiającego;
posiadać rozbudowane możliwości parametryzacyjne (elastyczność oprogramowania) umożliwiające dostosowanie systemu do potrzeb i specyfiki działu mieszkaniowego w ZGKiM;
być systemem w pełni zintegrowanym, umożliwiającym dostęp do informacji bezpośrednio po jej wprowadzeniu w różnych przekrojach i szybki podgląd z różnych poziomów;
posiadać rozbudowany system raportowania, z możliwością dowolnego definiowania raportów oraz wykonywania wszelkiego rodzaju analiz na wprowadzonych danych oraz możliwością prezentowania stworzonych analiz w formie graficznej;
posiadać system kontroli uprawnień użytkowników, do funkcji i danych przechowywanych przez system;
umożliwiać przechowywanie informacji o użytkownikach wprowadzających i zmieniających dane;
firma wdrażająca system zobowiązana jest zapewnić w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym opiekę serwisową, pomoc specjalistów z różnych dziedzin oraz szybką pomoc, szczególnie w sytuacjach awaryjnych;
Warunki oraz wymagania dotyczące Oferenta:
Oferent musi spełniać następujące warunki:
zapewnić dostarczenie, instalację i parametryzację zintegrowanego systemu do zarządzania, w którego skład wchodzi: oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami,
zatrudniać odpowiednią liczbę programistów zapewniającą możliwość modyfikacji pod potrzeby klienta i rozwój produktu
zatrudniać odpowiednią liczbę specjalistów wg standardu wdrożeń, zapewniającą sprawne wdrożenie oraz bezpieczną obsługę informatyczną (prosimy o podanie ilości osób zatrudnionych na w/w stanowisku);
zapewnić w okresie nadzoru nad wdrożeniem oraz w późniejszym okresie, osobiste wsparcie specjalistów z różnych dziedzin oraz szybką reakcję, szczególnie w sytuacjach awaryjnych:
czas reakcji 24 godz.
posiadać siedzibę lub oddział w odległości nie większej niż 160 km od siedziby Zamawiającego, co gwarantuje odpowiednio szybki czas reakcji poprzez osobiste wsparcie specjalistów w sytuacjach awaryjnych;

Wymagania dotyczące oprogramowania
Automatyczne tworzenie bilansu otwarcia na podstawie zamknięcia roku obrachunkowego
Możliwość próbnego zamknięcia roku
Możliwość stosowania powtarzalnych schematów księgowań/dekretacji
Automatyczne tworzenie bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia sald i obrotów oraz innych raportów finansowych
Wbudowany mechanizm rejestrowania i rozliczania zaliczek
Tworzenie dowolnej liczby rejestrów VAT
Możliwość jednoczesnej pracy w dwóch latach obrachunkowych
Tworzenie sprawozdań bez konieczności zamykania miesiąca i na dokumentach nie zatwierdzonych
Prowadzenie wielu raportów kasowych z nieograniczoną ilością pozycji w raporcie dziennym
Prowadzenie wielu raportów bankowych z nieograniczoną ilością pozycji w raporcie dziennym
Obsługa aktualizacji należności z tytułu dostaw
Obsługa odsetek ustawowych oraz umownych należności
Tworzenie analiz ekonomicznych w oparciu o obroty i salda na kontach księgowych w oparciu o ZPK zamawiającego
Obsługa korekty podatku VAT
Możliwość podglądu na kartotece kontrahenta aktualnych rozrachunków (dokumentów należności, zobowiązań, płatności)
Możliwość przeszukiwania Księgi Głównej wg dowolnie zdefiniowanych parametrów
Podgląd oraz wydruk historii finansowej klienta za dowolny okres czasu
Obsługę różnych rodzajów zapłat: pełnych, częściowych, przedpłat, zapłat do wielu rachunków, zapłata kwoty faktury wraz z odsetkami
Możliwość prowadzenia wielu kont rozrachunkowych dla jednego kontrahenta,
Obsługę raportów kasowych, w dowolnej walucie, w tym dokumentów vatowskich, z zapisem na konto księgowe pracownika,
Obsługę wyciągów bankowych, obsługa rachunków dewizowych
Wydruki dokumentów kasowych, raportów kasowych i wyciągów bankowych,
Prowadzenie kosztów i przychodów z dokładnością do nieruchomości i lokali
Możliwość dostosowania programu do każdej usługi Home Banking (elektroniczne przelewy)
Sprawozdawczość finansowa
Automatyczne generowanie sprawozdań finansowych
Automatyczne generowanie sprawozdań GUS
Automatyczne generowanie sprawozdań podatkowych
Korespondencja z oprogramowaniem typu IPS
Definicja dowolnej analizy finansowej
Wykorzystanie funkcji finansowych opartych o dane zaksięgowane i wstępnie zaksięgowane w systemie
Możliwość korzystania z danych naliczonych w innych analizach ( np. wskaźniki wyliczone na podstawie Bilansu lub Rachunku zysków i strat)
Możliwość graficznej prezentacji wyników obliczeń i danych z systemu, w postaci wykresów w formie dostosowanej do specyfiki wybranych do prezentacji danych
Czynsze
Pełna współpraca z Systemem FK, modułem rozliczania kosztów dla budynków oraz możliwość monitorowania wszystkich informacji poprzez kartotekę lokalu i lokatora
Ewidencja zasobów w układzie hierarchicznym (osiedle, budynek, lokal)
Możliwość definiowania stawek dla składników naliczeń na różnych poziomach zasobów (osiedle, budynek, lokal)
Wbudowane narzędzie do generowania danych definiowanych z poziomu użytkownika (dokumenty, zasoby)
Możliwość modyfikacji kartotek zasobów (dodawanie pól, modyfikacja istniejących danych)
Ewidencja rożnych typów własności
Możliwość pracy na wielu otwartych miesiącach
Automatyczne naliczanie i rozliczanie w wielu przekrojach: lokal, budynek, osiedle, grupa
Automatyczne generowanie faktur za lokale użytkowe, mieszkalne, reklamy, działki itp.
Tworzenie szablonów pism masowych oraz ich seryjny wydruk (np. zawiadomienie o opłatach)
Pełna obsługa i kontrola dodatków mieszkaniowych
Możliwość obsługi momentu powstania obowiązku podatkowego wg terminu zapłaty lub daty dokumentu
Przypisanie jednemu najemcy/właścicielowi kilku lokali
Podgląd oraz wydruk historii finansowej klienta za dowolny okres czasu
Możliwość szybkiego przeglądania salda lokalu i lokatora z całą historią dotyczącą wpłat, naliczeń i odsetek w przedziale całego roku, z jednego miejsca w systemie.
Ewidencja udziałów w prawie do lokalu
Gromadzenie informacji o lokatorach zamieszkałych, właścicielach i ewentualnych oczekujących na lokale, a także o tychże lokalach oraz m.in. współmieszkańcach i sublokatorach,
Tworzenie faktur dla lokali użytkowych i odbiorców indywidualnych
Ewidencja liczników, układów pomiarowych, odczytów na licznikach, zdarzeń na licznikach w czasie
Prowadzenie i rozliczanie lokali gminnych
Naliczanie odsetek za zwłokę według dowolnie zdefiniowanych modeli odsetkowych
Możliwość anulowania odsetek
Możliwość rozliczania faktycznych kosztów z naliczeniami na dowolnych obiektach: budynek, nieruchomość, wspólnota na poziomie dowolnie zdefiniowanych grup kosztów
Kartoteka spraw windykacyjnych z wyszczególnieniem rozpraw sądowych, egzekucji, kosztów, dokumentów, ugód,
Możliwość automatycznego wyliczania rat według zdefiniowanych szablonów,
Kartoteka dłużników z wykazem spraw windykacyjnych, rozpraw sądowych, egzekucji, kosztów, dokumentów, ugód,
Obsługa Funduszu Remontowego
Import wpłat lokatorów z systemu bankowości elektronicznej
Internetowy System Informowania Mieszkańca
MEDIA
Tworzenie dowolnych modeli rozliczenia kosztów ( w tym mediów i pozostałych)
Ewidencja węzłów głównych wraz z podglądem danych ilościowo-wartościowych na tych węzłach
Możliwość wystawiania faktur wg zdefiniowanych harmonogramów
Możliwość określania dowolnych kluczy rozliczeń na etapie wprowadzania dokumentu
Automatyczne generowanie nadpłat lub niedopłat na koncie lokalu i lokatora po rozliczeniu
DZIAŁ TECHNICZNY
Ewidencja zaplanowanych i zrealizowanych przeglądów dokonywanych na lokalach
Ewidencja zaplanowanych i zrealizowanych przeglądów dokonywanych na budynkach
Możliwość uzyskania szczegółowych informacji o przeglądach i remontach (data wprowadzenia informacji, rodzaj, wykonawca, okres trwania, koszt, itp.)
Możliwość podpięcia zdjęcia, zrzutu lokalu, budynku, nieruchomości itd.
Możliwość opisania dowolnych cech użytkowych zasobów
Możliwość śledzenia zdarzenia wg zdefiniowanych statusów (zaplanowane, zrealizowane, zgłoszone itp
Ewidencję gruntów wraz z ich powierzchnią oraz obowiązującym stanem prawnym
Ewidencja pozostałych zasobów: place zabaw, zieleń, trawniki, przetargi, nieruchomości wg indywidualnych potrzeb
Prowadzenie kartoteki przeglądów instalacji oraz obiektów infrastruktury
Prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego