22733 / 2012-01-26 - Inny: Państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej / Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (Warszawa)

Świadczenie usług związanych z obsługą zagranicznych podróży służbowych dla pracowników Centrum Personalizacji Dokumentów MSW w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych oraz rezerwacji hoteli

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług związanych z obsługą zagranicznych podróży służbowych dla pracowników Centrum Personalizacji Dokumentów MSW w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych oraz rezerwacji hoteli.
1. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje:
a) wyszukanie optymalnych połączeń, przedstawienie ich zamawiającemu, złożenie rezerwacji i sprzedaż zamawiającemu biletów lotniczych stosownie do składanych przez zamawiającego zleceń w zakresie tras, terminów i klas według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen oraz czasu trwania podróży (przedstawienie zamawiającemu minimum dwóch wariantów najkorzystniejszych połączeń),
b) przesłanie drogą elektroniczną potwierdzenia dokonania przez zamawiającego rezerwacji wraz z informacją o terminie wykupu biletów i dniu w którym upływa termin rezerwacji,
c) bezpłatne dostarczenie zamówionych biletów na adresy poczty elektronicznej określone przez zamawiającego,
d) w przypadku zaistnienia takiej konieczności bezpłatne dostarczanie zamówionych biletów w wersji papierowej do siedziby zamawiającego w godzinach pracy zamawiającego, lub miejsca wskazanego przez zamawiającego na terenie Warszawy na podstawie zamówienia przekazanego przez zamawiającego na piśmie, faksem, drogą elektroniczną lub telefonicznie,
e) zapewnienie zamawiającemu dostępu do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych,
f) każdorazowe informowanie zamawiającego drogą elektroniczną o zmianie ceny biletu,
g) przekazywanie informacji na piśmie, faksem lub drogą elektroniczną na wskazane adresy o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonywanych wcześniej rezerwacjach oraz w miarę możliwości przesuwanie terminu wykupu biletów bez zwiększania jego ceny,
h) przedstawianie zamawiającemu najkorzystniejszych dostępnych na rynku ofert na zakup biletów lotniczych każdorazowo uzgadnianych z zamawiającym wraz z informacją o kosztach jakie będzie musiał ponieść zamawiający w przypadku zmiany terminu wyjazdu (np. wylot 1 dzień wcześniej lub powrót 1 dzień później),
i) przedstawienie przez wykonawcę najkorzystniejszych wariantów połączenia a w przypadku braku możliwości bezpośredniego dotarcia do celu, wyszukiwanie na rynku połączeń z najkrótszym czasem oczekiwania na przeloty uwzględniających najkorzystniejsze ceny na rynku oraz obowiązujące promocje,
j) stosowanie minimalnych cen biletów lotniczych dostępnych w danym terminie z zachowaniem określonego standardu podróży,
k) zorganizowanie kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami krajów docelowych,
l) wyszukiwanie optymalnych pod kątem kosztowym miejsc noclegowych w hotelach,
m) dokonywanie po konsultacjach z Zamawiającym rezerwacji hotelu za granicą o standardzie minimum trzygwiazdkowym ze śniadaniem w obrębie węzła komunikacyjnego umożliwiającego sprawne poruszanie się po mieście,
n) wystawienie i dostarczenie voucherów na rezerwacje hoteli,
o) zamawiający zastrzega sobie, iż limit za nocleg w hotelu nie może przekraczać stawek określonych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
p) przejęcie obowiązków dotyczących ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych a zwłaszcza do reprezentowania zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych,

2. Zamawiający informuje, iż przewidywana liczba biletów lotniczych - 40 szt. (tam i z powrotem), z możliwością dostosowania do rzeczywistych potrzeb zamawiającego (zwiększenia lub zmniejszenia ich liczby) w ramach posiadanych przez zamawiającego środków finansowych przeznaczonych na ten cel.
3. Przewidywane trasy przelotów (wykaz ma charakter orientacyjny): Armenia, Austria, Belgia, Federacja Rosyjska, Francja Holandia, Kanada, Litwa, Niemcy, Szwecja, Wielka Brytania.
4. Przewidywana ilość rezerwacji w okresie trwania umowy - 35 rezerwacji.
5. Zamawiający informuje, iż w okresie od 02.2011r. do 12.2012 r. zrealizował zakup zagranicznych biletów lotniczych na kwotę 42 975,83 zł brutto i dokonał rezerwacji hoteli na zagraniczne wyjazdy służbowe na kwotę 30 110,75 zł brutto.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 22733

Data publikacji: 2012-01-26

Nazwa:
Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych

Ulica: ul. Pawińskiego 17/21

Numer domu: 17/21

Miejscowość: Warszawa

Kod pocztowy: 02-106

Województwo / kraj: mazowieckie

Numer telefonu: 22 6028110

Numer faxu: 22 6028716

Adres strony internetowej: www.cpd.msw.gov.pl

Regon: 01723270500000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego:
Inny: Państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej

Inny rodzaj zamawiającego:
Państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług związanych z obsługą zagranicznych podróży służbowych dla pracowników Centrum Personalizacji Dokumentów MSW w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych oraz rezerwacji hoteli

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług związanych z obsługą zagranicznych podróży służbowych dla pracowników Centrum Personalizacji Dokumentów MSW w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych oraz rezerwacji hoteli.
1. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje:
a) wyszukanie optymalnych połączeń, przedstawienie ich zamawiającemu, złożenie rezerwacji i sprzedaż zamawiającemu biletów lotniczych stosownie do składanych przez zamawiającego zleceń w zakresie tras, terminów i klas według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen oraz czasu trwania podróży (przedstawienie zamawiającemu minimum dwóch wariantów najkorzystniejszych połączeń),
b) przesłanie drogą elektroniczną potwierdzenia dokonania przez zamawiającego rezerwacji wraz z informacją o terminie wykupu biletów i dniu w którym upływa termin rezerwacji,
c) bezpłatne dostarczenie zamówionych biletów na adresy poczty elektronicznej określone przez zamawiającego,
d) w przypadku zaistnienia takiej konieczności bezpłatne dostarczanie zamówionych biletów w wersji papierowej do siedziby zamawiającego w godzinach pracy zamawiającego, lub miejsca wskazanego przez zamawiającego na terenie Warszawy na podstawie zamówienia przekazanego przez zamawiającego na piśmie, faksem, drogą elektroniczną lub telefonicznie,
e) zapewnienie zamawiającemu dostępu do wszystkich taryf publikowanych i niepublikowanych linii lotniczych,
f) każdorazowe informowanie zamawiającego drogą elektroniczną o zmianie ceny biletu,
g) przekazywanie informacji na piśmie, faksem lub drogą elektroniczną na wskazane adresy o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonywanych wcześniej rezerwacjach oraz w miarę możliwości przesuwanie terminu wykupu biletów bez zwiększania jego ceny,
h) przedstawianie zamawiającemu najkorzystniejszych dostępnych na rynku ofert na zakup biletów lotniczych każdorazowo uzgadnianych z zamawiającym wraz z informacją o kosztach jakie będzie musiał ponieść zamawiający w przypadku zmiany terminu wyjazdu (np. wylot 1 dzień wcześniej lub powrót 1 dzień później),
i) przedstawienie przez wykonawcę najkorzystniejszych wariantów połączenia a w przypadku braku możliwości bezpośredniego dotarcia do celu, wyszukiwanie na rynku połączeń z najkrótszym czasem oczekiwania na przeloty uwzględniających najkorzystniejsze ceny na rynku oraz obowiązujące promocje,
j) stosowanie minimalnych cen biletów lotniczych dostępnych w danym terminie z zachowaniem określonego standardu podróży,
k) zorganizowanie kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami krajów docelowych,
l) wyszukiwanie optymalnych pod kątem kosztowym miejsc noclegowych w hotelach,
m) dokonywanie po konsultacjach z Zamawiającym rezerwacji hotelu za granicą o standardzie minimum trzygwiazdkowym ze śniadaniem w obrębie węzła komunikacyjnego umożliwiającego sprawne poruszanie się po mieście,
n) wystawienie i dostarczenie voucherów na rezerwacje hoteli,
o) zamawiający zastrzega sobie, iż limit za nocleg w hotelu nie może przekraczać stawek określonych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.),
p) przejęcie obowiązków dotyczących ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych a zwłaszcza do reprezentowania zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych,

2. Zamawiający informuje, iż przewidywana liczba biletów lotniczych - 40 szt. (tam i z powrotem), z możliwością dostosowania do rzeczywistych potrzeb zamawiającego (zwiększenia lub zmniejszenia ich liczby) w ramach posiadanych przez zamawiającego środków finansowych przeznaczonych na ten cel.
3. Przewidywane trasy przelotów (wykaz ma charakter orientacyjny): Armenia, Austria, Belgia, Federacja Rosyjska, Francja Holandia, Kanada, Litwa, Niemcy, Szwecja, Wielka Brytania.
4. Przewidywana ilość rezerwacji w okresie trwania umowy - 35 rezerwacji.
5. Zamawiający informuje, iż w okresie od 02.2011r. do 12.2012 r. zrealizował zakup zagranicznych biletów lotniczych na kwotę 42 975,83 zł brutto i dokonał rezerwacji hoteli na zagraniczne wyjazdy służbowe na kwotę 30 110,75 zł brutto.

Kody CPV:
635120001 (Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2012

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
oceny spełniania tego warunku nastąpi na podstawie załączonego do oferty:
- oświadczenia wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy; wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ;

Wiedza i doświadczenie:
- warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonał lub wykonuje co najmniej 2 usługi polegające na rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych, o wartości, co najmniej 90 000 zł brutto każda - wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 5 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia referencji potwierdzających należyte wykonanie zamówienia.

Potencjał techniczny:
oceny spełniania tego warunku nastąpi na podstawie załączonego do oferty:
- oświadczenia wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy; wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ;

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
oceny spełniania tego warunku nastąpi na podstawie załączonego do oferty:
- oświadczenia wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy; wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ;

Sytuacja ekonomiczna:
oceny spełniania tego warunku nastąpi na podstawie załączonego do oferty:
- oświadczenia wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy; wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SIWZ;

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 3: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 40

Nazwa kryterium 2:
Wysokość upustu określonego w % od ceny biletu lotniczego przewoźnika jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy sprzedaży biletu

Znaczenie kryterium 2: 15

Nazwa kryterium 3:
Cena brutto opłaty transakcyjnej za dokonanie rezerwacji hotelu za granicą

Znaczenie kryterium 3: 35

Nazwa kryterium 4:
Wysokość upustu określonego w % od dokonania rezerwacji hotelu za granicą jakiego Wykonawca udzieli Zamawiającemu przy dokonaniu rezerwacji

Znaczenie kryterium 4: 10

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.cpd.bip.msw.gov.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
CENTRUM PERSONALIZACJI DOKUMENTÓW
MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH
ul. PAWIŃSKIEGO 17/21, 02-106 WARSZAWA
KANCELARIA OGÓLNA (POKÓJ NR 110)

Data składania wniosków, ofert: 06/02/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH
ul. PAWIŃSKIEGO 17/21, 02-106 WARSZAWA
KANCELARIA OGÓLNA (POKÓJ NR 110)

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
W kryterium pozycji nr 1 /Cena/ pełna nazwa kryterium to: /Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego zagranicznego./

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi