36579 / 2012-02-14 - Administracja samorządowa / Gmina Jeżów Sudecki (Jeżów Sudecki)

Świadczenie usługi zarządzania projektem pn. Euroregionalne Centrum Spotkań Gmin Partnerskich
- Etap II , realizowanym w Jeżowie Sudeckim przy ul. Krętej 27.

Opis zamówienia

Projekt pn. Euroregionalne Centrum Spotkań Gmin Partnerskich - Etap II , realizowany w ramach programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska -Saksonia 2007-2013.
Partner Wiodący : Gmina Jeżów Sudecki, Jeżów Sudecki
Partner Projektu : Gemeindeverwaltung Vierkirchen, Vierkirchen OT Melaune.

Wartość Projektu 971 869,50 euro, w tym ze środków UE z EFRR - 826 089,07 euro.

Zarządzanie Projektem obejmuje zakres rzeczowy:

a) bieżące kontakty z Instytucją Wdrażającą / Zarządzającą ;

b) przygotowanie i finansowe rozliczanie Projektu zgodnie z wymogami Programu Operacyjnego Europejskiej Współpracy Transgranicznej oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w tym między innymi:
- przygotowanie i zweryfikowanie (sprawdzenie) poniesionych wydatków pod względem ich poprawności i zgodności z prawem, każdorazowo przed złożeniem wniosku o płatność i wysłaniem dokumentów do sprawdzenia przez właściwego krajowego kontrolera ,
- sporządzanie wniosków o płatność wraz z załącznikami wymaganymi przez Instytucję Zarządzającą ;
- przygotowywanie pism i udzielanie wyjaśnień i odpowiedzi we wszystkich kwestiach związanych
z oceną Projektu przez właściwe instytucje wszelkiego szczebla,
- sprawozdawczość finansowa : okresowa, roczna, końcowa ;
- jeżeli zajdzie taka konieczność, to przygotowywanie pism i udzielanie wyjaśnień i odpowiedzi we wszystkich kwestiach związanych z oceną Projektu przez właściwe instytucje wszelkiego szczebla dotyczy również okresu po 31 grudnia 2013 r. tj. po złożeniu końcowego wniosku o płatność wraz ze sprawozdaniem końcowym.



c) monitorowanie finansowej realizacji Projektu w oparciu o Harmonogram rzeczowo -finansowy i zatwierdzony budżet ;

d) weryfikacja formalna dokumentów księgowych związanych z realizacją Projektu zgodnie z wymogami Unii Europejskiej, w tym :
- dokonywanie stosownych adnotacji na opisie dokumentów;

e) przygotowywanie harmonogramu składania wniosków o płatność we współpracy z Zamawiającym w oparciu o umowy z wykonawcami;

f) przygotowywanie oferty aneksu do Umowy o dofinansowanie i doprowadzenie do jego podpisania ;

g) koordynowanie współpracy z Instytucją Zarządzającą w ramach aktualizacji Umowy o dofinansowanie i Harmonogramów Realizacji Projektu, Harmonogramów składania wniosków o płatność;

h) systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji projektu oraz informowanie niezwłoczne Zamawiającego oraz Instytucji Zarządzającej o zaistniałych nieprawidłowościach;

i) pomiar wartości wskaźników osiągniętych dzięki realizacji Projektu zgodnie z określonymi wskaźnikami monitoringu dla Projektu.
j) pobyt w siedzibie Zamawiającego co najmniej raz w miesiącu oraz na każde wezwanie Zamawiającego.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 36579

Data publikacji: 2012-02-14

Nazwa: Gmina Jeżów Sudecki

Ulica: ul. Długa 63

Numer domu: 63

Miejscowość: Jeżów Sudecki

Kod pocztowy: 58-521

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 757 132 254, -255, -257

Numer faxu: 757 132 254, -255, -257

Regon: 23082168700000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usługi zarządzania projektem pn. Euroregionalne Centrum Spotkań Gmin Partnerskich
- Etap II , realizowanym w Jeżowie Sudeckim przy ul. Krętej 27.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Projekt pn. Euroregionalne Centrum Spotkań Gmin Partnerskich - Etap II , realizowany w ramach programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska -Saksonia 2007-2013.
Partner Wiodący : Gmina Jeżów Sudecki, Jeżów Sudecki
Partner Projektu : Gemeindeverwaltung Vierkirchen, Vierkirchen OT Melaune.

Wartość Projektu 971 869,50 euro, w tym ze środków UE z EFRR - 826 089,07 euro.

Zarządzanie Projektem obejmuje zakres rzeczowy:

a) bieżące kontakty z Instytucją Wdrażającą / Zarządzającą ;

b) przygotowanie i finansowe rozliczanie Projektu zgodnie z wymogami Programu Operacyjnego Europejskiej Współpracy Transgranicznej oraz obowiązującymi przepisami krajowymi, w tym między innymi:
- przygotowanie i zweryfikowanie (sprawdzenie) poniesionych wydatków pod względem ich poprawności i zgodności z prawem, każdorazowo przed złożeniem wniosku o płatność i wysłaniem dokumentów do sprawdzenia przez właściwego krajowego kontrolera ,
- sporządzanie wniosków o płatność wraz z załącznikami wymaganymi przez Instytucję Zarządzającą ;
- przygotowywanie pism i udzielanie wyjaśnień i odpowiedzi we wszystkich kwestiach związanych
z oceną Projektu przez właściwe instytucje wszelkiego szczebla,
- sprawozdawczość finansowa : okresowa, roczna, końcowa ;
- jeżeli zajdzie taka konieczność, to przygotowywanie pism i udzielanie wyjaśnień i odpowiedzi we wszystkich kwestiach związanych z oceną Projektu przez właściwe instytucje wszelkiego szczebla dotyczy również okresu po 31 grudnia 2013 r. tj. po złożeniu końcowego wniosku o płatność wraz ze sprawozdaniem końcowym.



c) monitorowanie finansowej realizacji Projektu w oparciu o Harmonogram rzeczowo -finansowy i zatwierdzony budżet ;

d) weryfikacja formalna dokumentów księgowych związanych z realizacją Projektu zgodnie z wymogami Unii Europejskiej, w tym :
- dokonywanie stosownych adnotacji na opisie dokumentów;

e) przygotowywanie harmonogramu składania wniosków o płatność we współpracy z Zamawiającym w oparciu o umowy z wykonawcami;

f) przygotowywanie oferty aneksu do Umowy o dofinansowanie i doprowadzenie do jego podpisania ;

g) koordynowanie współpracy z Instytucją Zarządzającą w ramach aktualizacji Umowy o dofinansowanie i Harmonogramów Realizacji Projektu, Harmonogramów składania wniosków o płatność;

h) systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji projektu oraz informowanie niezwłoczne Zamawiającego oraz Instytucji Zarządzającej o zaistniałych nieprawidłowościach;

i) pomiar wartości wskaźników osiągniętych dzięki realizacji Projektu zgodnie z określonymi wskaźnikami monitoringu dla Projektu.
j) pobyt w siedzibie Zamawiającego co najmniej raz w miesiącu oraz na każde wezwanie Zamawiającego.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2013

Informacja na temat wadium: nie jest wymagane

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
1-wykazanie się w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert , a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy- w tym terminie realizacją co najmniej trzech (3) usług z zakresu zarządzania projektem, w zakresie jak dla przedmiotowego zamówienia opisanym w punkcie 3. 1. , w tym co najmniej jednym (1) realizowanym w ramach programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2007-2013.
Można wykazać realizacje zakończone i/lub realizacje, w których złożony został , poddany kontroli i przyjęty do realizacji co najmniej jeden wniosek o płatność ze stosownym sprawozdaniem ( dotyczy każdej realizacji) .

Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wykaz usług , o których mowa powyżej w punkcie 1.2. według
wzoru stanowiącego Załącznik nr 5, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączyć dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

W przypadku wykazania wartości wykonanych usług w walutach innych niż PLN- należy podać kwotę w PLN, przeliczając kwotę wartości wykonanych usług rozliczanych w innych walutach na PLN wg kursu danej waluty, ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na 31 grudnia 2011 r.
Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów ( nie należy mylić z podwykonawcami , którym wykonawca powierza do wykonania część zakresu zamówienia - zgodnie z zapisem w pkt.11 Załącznika Nr 1: Wzór formularza oferty) , niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, ale w takiej sytuacji jest zobowiązany udowodnić Zamawiającemu , iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu niniejszego zamówienia - wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6.

W przypadku, kiedy podmiot udostępniający
udostępnia wiedzę i doświadczenia - należy podać sposób/ rodzaj /zasady w jaki będzie ona udostępniana .

W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców (konsorcjum, spółka cywilna) o udzielenie zamówienia oceniana będzie ich łączna wiedza i doświadczenie, łączny potencjał kadrowy oraz łączna kwota ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności zawodowej - w tym celu dokumenty ma obowiązek złożyć ten lub ci z wykonawców, którzy w imieniu wszystkich wykazywać będą spełnianie warunku.

Wykonawca lub wykonawcy ubiegający się wspólnie (konsorcjum, spółka cywilna) o udzielenie zamówienia wraz z ofertą złoży lub złożą oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu ( art.22 ust. 1 i 2 u.p.z.p.) - Załącznik nr 2 do IDW.

W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 u.p.z.p. - wykonawca lub wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia wraz z ofertą złoży lub złożą oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia ( art.24 ust.1 u.p.z.p.) - Załącznik nr 3 do IDW.

Takie oświadczenie składa również podmiot udostępniający , jeżeli wiedzę i doświadczenie przekazuje poprzez udział w realizacji części zamówienia.

Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie dokumentów według formuły: spełnia - nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
-wykonawca jest zobowiazany wykażać dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia :

Ekspertem ds. zarządzania projektem posiadającym :

a) co najmniej sześciomiesięczne (6) doświadczenie w zarządzaniu projektem dofinansowanym w ramach
programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2007-2013 ,
b) ukończone szkolenie z zakresu obsługi programu Microsoft Project 2010 wspierającego zarządzanie projektem , potwierdzone stosownym dokumentem na przykład: certyfikatem , świadectwem , itp.

Ekspertem ds. rozliczeń finansowych posiadającym minimalne doświadczenie zawodowe

w przygotowaniu co najmniej trzech wniosków o płatność ze stosownym sprawozdaniem , poddanych kontroli i przyjętych do realizacji - w projekcie dofinansowanym środkami w ramach Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2007-2013.

Na potwierdzenie spełniania powyższych warunków Wykonawca jest zobowiązany przedstawić:

a) Wykaz - zestawienie informacji na temat kwalifikacji zawodowych i/lub uprawnień, doświadczenia i wykształcenia osób wskazanych do realizacji zamówienia - Załącznik nr 4 do IDW i fakultatywnie wzór Załącznika nr 4.1

Wykonawca może polegać na osobach zdolnych do wykonania niniejszego zamówienia innych podmiotów ( nie należy mylić z podwykonawcami , którym wykonawca powierza do wykonania część zakresu zamówienia - zgodnie z zapisem w pkt.11 Załącznika Nr 1: Wzór formularza oferty) , niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, ale w takiej sytuacji jest zobowiązany udowodnić Zamawiającemu , iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu niniejszego zamówienia - wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6.

W przypadku, kiedy podmiot udostępniający
- udostępnia swoje zasoby kadrowe - należy podać ,na jakiej podstawie dysponuje tymi osobami.

W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców (konsorcjum, spółka cywilna) o udzielenie zamówienia oceniana będzie ich łączna wiedza i doświadczenie, łączny potencjał kadrowy oraz łączna kwota ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności zawodowej - w tym celu dokumenty ma obowiązek złożyć ten lub ci z wykonawców, którzy w imieniu wszystkich wykazywać będą spełnianie warunku.

Wykonawca lub wykonawcy ubiegający się wspólnie (konsorcjum, spółka cywilna) o udzielenie zamówienia wraz z ofertą złoży lub złożą oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu ( art.22 ust. 1 i 2 u.p.z.p.) - Załącznik nr 2 do IDW.
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie dokumentów według formuły: spełnia - nie spełnia.

Sytuacja ekonomiczna:
- wykonawca musi znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonywanie zamówienia w czasie między płatnościami Zamawiającego oraz posiadać aktualne , opłacone ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej na kwotę co najmniej 1 000 000 zł , które wykonawca będzie zobowiązany przedstawić przed podpisaniem umowy.

Wykonawca może polegać na zasobach finansowych innych podmiotów ( nie należy mylić z podwykonawcami , którym wykonawca powierza do wykonania część zakresu zamówienia - zgodnie z zapisem w pkt.11 Załącznika Nr 1: Wzór formularza oferty) , niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, ale w takiej sytuacji jest zobowiązany udowodnić Zamawiającemu , iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu niniejszego zamówienia - wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6.

W przypadku, kiedy podmiot udostępniający
- udostępnia swoje zasoby finansowe - należy podać sposób/ rodzaj /zasady w jaki będzą one udostępniane .

W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców (konsorcjum, spółka cywilna) o udzielenie zamówienia oceniany będzie ich łaczny potencjał finansowy oraz łączna kwota ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności zawodowej - w tym celu dokumenty ma obowiązek złożyć ten lub ci z wykonawców, którzy w imieniu wszystkich wykazywać będą spełnianie warunku.
Wykonawca lub wykonawcy ubiegający się wspólnie (konsorcjum, spółka cywilna) o udzielenie zamówienia wraz z ofertą złoży lub złożą oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu ( art.22 ust. 1 i 2 u.p.z.p.) - Załącznik nr 2 do IDW.
Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana na podstawie dokumentów ( złożonego oświadczenia) według formuły: spełnia - nie spełnia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 7: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w przypadku:

a) zmiany kluczowego personelu wykonawcy wskazanego w ofercie do realizacji przedmiotu
zamówienia na osobę (y) spełniającą (e) co najmniej warunki podmiotowe określone w punkcie 8.1.3. Cz. I. IDW, zmiany podwykonawcy ;
b) wystąpią zmiany związane z przekształceniem podmiotowym wykonawcy,
c) nastąpi zmiana obowiązujących przepisów prawa związanych z przedmiotowym zamówieniem,
d) zmiany umowy są konieczne na skutek działania organów administracji lub instytucji upoważnionych do wydawania decyzji albo innych aktów władczych lub nadzorczych, związanych z realizacją przedmiotu zamówienia,
e) zmiana terminu wykonywania przedmiotu umowy - zaistnieje siła wyższa uniemożliwiająca okresowe wykonywanie przedmiotu umowy,
f) zmiany dotyczące terminu wykonywania przedmiotu zamówienia - z przyczyn niezależnych od Wykonawcy,
g) zmiana dotycząca przedmiotu zamówienia, jego zakresu, wynagrodzenia Wykonawcy, jego rozliczenia, obowiązków Wykonawcy - w przypadku wystąpienia okoliczności nie przewidzianych w chwili zawarcia umowy, a skutkujących koniecznością ograniczenia przez Zamawiającego zakresu przedmiotu zamówienia.
2. Zmiany umowy nie wymaga: zmiana danych teleadresowych, zmiana osób wskazanych do kontaktów między stronami umowy, zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną umowy (np. zmiana rachunku bankowego)

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 80

Nazwa kryterium 2: Sposób realizacji zamówienia

Znaczenie kryterium 2: 20

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.jezowsudecki.pl link_BIP zakładka_przetargi

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia: nieodpłatnie ze strony internetowej

Data składania wniosków, ofert: 23/02/2012

Godzina składania wniosków, ofert: 12:00

Miejsce składania:
Urząd Gminy Jeżów Sudecki , 58-521 Jeżów Sudecki , ul. Długa 63 lub bezpośrednio -sekretariat Urzędu Gminy - I piętro ( adres j. w.).

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

inne_dokumenty: opis metodologii realizacji zamówienia ,

Kody CPV: 744210001

Informacje dodatkowe:
Projekt pn. Euroregionalne Centrum Spotkań Gmin Partnerskich - Etap II , realizowany w ramach programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska -Saksonia 2007-2013
Partner Wiodący : Gmina Jeżów Sudecki, Jeżów Sudecki
Partner Projektu : Gemeindeverwaltung Vierkirchen, Vierkirchen OT Melaune

Podobne przetargi