99697 / 2010-04-27 - Administracja samorządowa / Województwo Dolnośląskie - Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego (Wrocław)

ORGANIZACJA KONFERENCJI MIĘDZYNARODOWEJ O NAZWIE EUROPA QUO VADIS WE WROCŁAWIU, W DNIACH 10 - 13.06.2010 R.

Opis zamówienia

Organizacja w dniach 10 - 13.06.2010 r. konferencji międzynarodowej o nazwie EUROPA QUO VADISwe Wrocławiu.
1. Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji konferencji międzynarodowej we Wrocławiu, w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym, położonym w centrum miasta i dysponującym parkingiem dla uczestników. Planowana liczba uczestników konferencji wyniesie maksymalnie 80 osób. Na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji, w tym o liczbie uczestników, dla których nie ma potrzeby zapewnienia noclegów.
2.Na przedmiot zamówienia, o którym mowa w pkt. 1, składają się:
a)oddanie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego nowoczesnej sali konferencyjnej, mieszczącej 80 uczestników, wyposażonej w odpowiednie nagłośnienie, 2 kabiny dla tłumaczy spełniające normy zgodnie z załącznikiem, stoły dla prelegentów, miejsca siedzące dla uczestników, mikrofony bezprzewodowe, ekrany, rzutniki multimedialne, 2 komputery (laptopy), oraz zapewniającej możliwość nagrywania audio przebiegu konferencji;
b)zapewnienie odpowiedniej ilości osób zajmujących się obsługą techniczną sali konferencyjnej w godzinach trwania konferencji, co najmniej w godz.: 8.00 - 18.00, z możliwością przedłużenia czasu jej trwania, zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji. Osoby z obsługi powinny posługiwać się j. angielskim w stopniu przynajmniej komunikatywnym;
c)urządzenie sekretariatu technicznego w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, wyposażonego w niezależne urządzenia takie jak:
nowoczesna kserokopiarka szybkodrukująca w kolorze (full-duplex, min 35-40-50 str. na min. z możliwością zszywania dokumentów),
fax o parametrach technicznych, spełniających międzynarodowe standardy,
telefon o odpowiednich parametrach technicznych, przystosowany do realizacji połączeń międzynarodowych,
laptop z dostępem do Internetu celem drukowania z płyty CD lub pamięci przenośnej USB (tzw. pendrive),
materiały eksploatacyjne oraz papier formatu A4 (przewidywany wydruk ca 6000 stron czarnobiałych, 1000 stron kolorowych);
d)zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji (natychmiastowa wymiana materiałów eksploatacyjnych lub usunięcie ewentualnej usterki, obsługa techniczna);
e)zorganizowanie 3 przerw kawowych w dniach roboczych konferencji wraz z poczęstunkiem, na który składać się będą następujące produkty: kawa, herbata, sok, woda, wyroby cukiernicze lub / i zimne przekąski. Dokładne menu poczęstunku zostanie uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji;
f)podanie w każdym dniu trwania konferencji obiadu dla uczestników składającego się z co najmniej dwóch dań gorących, w formie bufetu (szwedzki stół) oraz zapewnienie wystarczającej w stosunku do liczby gości ilości osób obsługujących salę lub kuluary, gdzie będą serwowane posiłki. Osoby z obsługi powinny posługiwać się j. angielskim w stopniu przynajmniej komunikatywnym. Dokładne menu obiadowe zostanie uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji;
g)organizacja uroczystej kolacji w terminie, o którym Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem konferencji, składającej się z zimnych przekąsek, dwóch dań gorących i deseru i napojów. Dokładne menu kolacji i czas jej trwania zostaną uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji;
h)zapewnienie 3 noclegów dla maksymalnie 40 uczestników konferencji w hotelu, w którym organizowana jest konferencja.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 99697

Data publikacji: 2010-04-27

Nazwa:
Województwo Dolnośląskie - Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego

Ulica: ul. Wybrzeże J. Słowackiego 12-14

Numer domu: 12-14

Miejscowość: Wrocław

Kod pocztowy: 50-411

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 071 7769397,7769703-05,7779229

Numer faxu: 071 7769141, 7769702

Adres strony internetowej: www.umwd.pl

Regon: 93195038200000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
ORGANIZACJA KONFERENCJI MIĘDZYNARODOWEJ O NAZWIE EUROPA QUO VADIS WE WROCŁAWIU, W DNIACH 10 - 13.06.2010 R.

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Organizacja w dniach 10 - 13.06.2010 r. konferencji międzynarodowej o nazwie EUROPA QUO VADISwe Wrocławiu.
1. Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji konferencji międzynarodowej we Wrocławiu, w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym, położonym w centrum miasta i dysponującym parkingiem dla uczestników. Planowana liczba uczestników konferencji wyniesie maksymalnie 80 osób. Na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji, w tym o liczbie uczestników, dla których nie ma potrzeby zapewnienia noclegów.
2.Na przedmiot zamówienia, o którym mowa w pkt. 1, składają się:
a)oddanie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego nowoczesnej sali konferencyjnej, mieszczącej 80 uczestników, wyposażonej w odpowiednie nagłośnienie, 2 kabiny dla tłumaczy spełniające normy zgodnie z załącznikiem, stoły dla prelegentów, miejsca siedzące dla uczestników, mikrofony bezprzewodowe, ekrany, rzutniki multimedialne, 2 komputery (laptopy), oraz zapewniającej możliwość nagrywania audio przebiegu konferencji;
b)zapewnienie odpowiedniej ilości osób zajmujących się obsługą techniczną sali konferencyjnej w godzinach trwania konferencji, co najmniej w godz.: 8.00 - 18.00, z możliwością przedłużenia czasu jej trwania, zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji. Osoby z obsługi powinny posługiwać się j. angielskim w stopniu przynajmniej komunikatywnym;
c)urządzenie sekretariatu technicznego w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, wyposażonego w niezależne urządzenia takie jak:
nowoczesna kserokopiarka szybkodrukująca w kolorze (full-duplex, min 35-40-50 str. na min. z możliwością zszywania dokumentów),
fax o parametrach technicznych, spełniających międzynarodowe standardy,
telefon o odpowiednich parametrach technicznych, przystosowany do realizacji połączeń międzynarodowych,
laptop z dostępem do Internetu celem drukowania z płyty CD lub pamięci przenośnej USB (tzw. pendrive),
materiały eksploatacyjne oraz papier formatu A4 (przewidywany wydruk ca 6000 stron czarnobiałych, 1000 stron kolorowych);
d)zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji (natychmiastowa wymiana materiałów eksploatacyjnych lub usunięcie ewentualnej usterki, obsługa techniczna);
e)zorganizowanie 3 przerw kawowych w dniach roboczych konferencji wraz z poczęstunkiem, na który składać się będą następujące produkty: kawa, herbata, sok, woda, wyroby cukiernicze lub / i zimne przekąski. Dokładne menu poczęstunku zostanie uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji;
f)podanie w każdym dniu trwania konferencji obiadu dla uczestników składającego się z co najmniej dwóch dań gorących, w formie bufetu (szwedzki stół) oraz zapewnienie wystarczającej w stosunku do liczby gości ilości osób obsługujących salę lub kuluary, gdzie będą serwowane posiłki. Osoby z obsługi powinny posługiwać się j. angielskim w stopniu przynajmniej komunikatywnym. Dokładne menu obiadowe zostanie uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji;
g)organizacja uroczystej kolacji w terminie, o którym Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem konferencji, składającej się z zimnych przekąsek, dwóch dań gorących i deseru i napojów. Dokładne menu kolacji i czas jej trwania zostaną uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji;
h)zapewnienie 3 noclegów dla maksymalnie 40 uczestników konferencji w hotelu, w którym organizowana jest konferencja.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 13/06/2010

Informacja na temat wadium:
Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swą ofertę wadium w wysokości 1 500,00 zł

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
O udzielenie niniejszego zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy wykażą brak podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu niespełnienia warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy oraz wykażą, że spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy

Wiedza i doświadczenie:
O udzielenie niniejszego zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia ich działalności jest krótszy - w tym okresie - zrealizowali co najmniej 1 usługę i odpowiadającą swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, tj. usługę polegającą na kompleksowej organizacji konferencji międzynarodowej, w tym m.in. obsługa i oprawa posiłków, obsługa techniczna konferencji, zapewnienie noclegów uczestnikom konferencji.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.umwd.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego z siedzibą przy Wybrzeżu J.Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław (wejście od ul. Mazowieckiej 15 p.124)

Data składania wniosków, ofert: 07/05/2010

Godzina składania wniosków, ofert: 10:30

Miejsce składania:
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, Wybrzeże J.Słowackiego 12-14, 50-411 Wrocław pok.101

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
799500008 (Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
702200009 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
553200009 (Usługi podawania posiłków)

Podobne przetargi