4072 / 2015-01-08 - Administracja samorządowa / Gdyński Ośrodek Sportu i Rekreacji (Gdynia)

Usługa rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez sportowych Gdyńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w roku 2015

Opis zamówienia

1. Przedmiot zamówienia zgodnie z CPV sklasyfikowany jest jako: 92622000-7 - usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych, 51211000-4 - usługi instalowania urządzeń do pomiaru czasu, 31711300-6 - elektroniczne systemy rejestrowania czasu.
2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej usługi w zakresie rejestracji uczestników, elektronicznego pomiaru czasu w systemie CHAMPION CHIP oraz przetwarzania informacji podczas organizowania i trwania imprez sportowych Gdyńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w roku 2015.
3. Wykonawca będzie świadczył usługę dla potrzeb następujących imprez sportowych:
1) impreza Bieg Urodzinowy w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe, marsz nordic walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe - termin imprezy 21.02.2015 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 6.000 uczestników,
2) impreza Bieg Europejski w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe, marsz nordic walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe - termin imprezy 09.05.2015 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 6.000 uczestników,
3) impreza Nocny Bieg Świętojański w ramach, której organizowany będzie bieg główny oraz marsz nordic walking w kategorii Open - termin imprezy 19.06.2015 roku, Zamawiający przewiduje łącznie 9.000 uczestników,
4) impreza Bieg Niepodległości w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe oraz marsz nordic walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe - termin imprezy 11.11.2015 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 10.000 uczestników,
5) impreza MTB Gdynia Maraton w ramach, której organizowany będzie Mini MTB do lat 12, MTB od lat 13 do 16 oraz Maraton i Bike Cross - termin imprezy 10.10.2015 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 1.000 uczestników,
zwanych dalej łącznie Imprezami.
4. Terminy Imprez, o których mowa w ust. 3 mogą ulec zmianie, w szczególności z powodu złych warunków atmosferycznych oraz wypadków siły wyższej. Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o powyższej zmianie.
5. Imprezy, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4 tworzą cykl GPX Gdyni w Biegach (za wyjątkiem biegów młodzieżowych) oraz GPX Gdyni w Nordic Walking (za wyjątkiem marszy młodzieżowych), które to posiadają osobne regulaminy i osobną klasyfikację.
6. Zamawiającemu przysługuje możliwość rezygnacji z organizacji Imprez, o których mowa
w ust. 3. Przez rezygnację z organizacji Imprezy Zamawiający rozumie zmianę podmiotu jako Organizatora Imprezy jak i całkowitą rezygnację z organizacji Imprezy. Z tytułu rezygnacji z organizacji Imprezy Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego.
7. Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie zgodnie z wymogami Zamawiającego, określonymi każdorazowo w regulaminie poszczególnych Imprez
w szczególności do prawidłowego:
1) przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników Imprez na właściwej liście startowej i we właściwej kategorii,
2) przygotowywania pakietów startowych i przydzielenia uczestnikowi Imprez właściwego pakietu, w tym chipa w systemie CHAMPION CHIP,
3) sklasyfikowania miejsc i czasów uczestników poszczególnych Imprez.
8. Treść poszczególnych regulaminów Imprez zostanie dostarczona Wykonawcy drogą elektroniczną.
9. Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie w szczególności do:
1) przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników Imprez dla potrzeb każdej z Imprez, za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy, w tym:
a) Wykonawca dla potrzeb przyjmowania zgłoszeń zobowiązany będzie do utworzenia osobnych formularzy zgłoszeniowych do każdej z Imprez, o których mowa w ust. 3, których formaty i dokładna treść zostaną określone przez Zamawiającego, automatycznie wypełnianych w oparciu o dane zawarte w profilu zawodnika, o którym mowa w punkcie 15, zawierających informacje niezbędne do przeprowadzenia Imprez, w szczególności takie jak:
a1)pole z nazwą Imprezy, ,
a2)pole do wyboru rodzaju wyścigu w ramach danej Imprezy,
a3)pole z wyborem kategorii określonej w regulaminie Imprezy,
a4)pola do wpisania danych osobowych takich jak: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych adresowych, płci, nazwy przynależności klubowej, numeru telefonu do wysyłki smsów, imienia i nazwiska oraz numeru telefonu osoby do kontaktu m.in. w razie wypadku w czasie Imprezy, adresu e-mail, (podanie przez uczestnika Imprezy niektórych z powyższych danych powodować może przypisanie uczestnika Imprezy do odrębnej kategorii określonej w regulaminie Imprezy),
a5)dodatkowe pola w razie takiej potrzeby Zamawiającego, w celu prawidłowej organizacji Imprezy - m.in. w postaci: pola do wpisania osiągniętego najlepszego rezultatu, rozmiaru koszulki, indeksu chipa, w przypadku gdy uczestnik Imprezy posiada osobisty chip, zgodny z systemem CHAMPION CHIP,
a6)pole ze zgłoszeniem przez uczestnika Imprezy żądania wystawienia faktury VAT (w takim przypadku formularz zgłoszeniowy musi zawierać dodatkowe pola do wpisania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT),
a7)pole do akceptacji regulaminu Imprezy łącznie z odnośnikiem do jego treści,
a8)pole zawierające wyrażenie przez uczestnika Imprezy zgody na przetwarzanie danych osobowych, w celach organizacji Imprezy,
a9)pole zawierające wyrażenie przez uczestnika Imprezy zgody bądź nie na przetwarzanie danych osobowych, w celach marketingowych związanych
z imprezami organizowanymi przez Zamawiającego,
b) Wykonawca zobowiązany będzie na podstawie prawidłowo wypełnionych formularzy zgłoszeniowych, o których mowa w lit. a) do dokonania rejestracji uczestników Imprez natomiast w przypadku, gdy w treści regulaminu danej Imprezy zawarty będzie obowiązek dokonania wpisowego przez uczestnika danej Imprezy, Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rejestracji uczestników Imprez w oparciu o dokonane przez nich wpłaty wpisowego, za pomocą płatności elektronicznej za pośrednictwem serwisu pobierania opłat, z którego właścicielem Zamawiający ma podpisaną umowę,
w tym:
b1)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat świadczy usługi płatnicze na podstawie ustawy o usługach płatniczych z dnia 19 sierpnia 2011 r. (Dz. U. Nr 199, poz. 1175 z późn. zm.) i ponosi odpowiedzialność na zasadach w niej opisanych,
b2)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat jest właścicielem oprogramowania oraz sprzętu niezbędnego do korzystania z serwisu płatniczego,
b3)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat zapewnia uczestnikom Imprezy płatności za pośrednictwem strony internetowej,
b4)Wykonawca dokona we własnym zakresie i na własny koszt integracji swojego systemu z serwisem pośredniczącym w pobieraniu opłat według udostępnionej nieodpłatnie przez właściciela serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat dokumentacji technicznej,
b5)Zamawiający informuje, iż wszystkie opłaty związane z wpływem wpisowego za pośrednictwem serwisu pobierania opłat zostaną pokryte w całości przez Zamawiającego,
b6)Wykonawca zobowiązany będzie do informowania zgłaszających się uczestników Imprez o fakcie powierzenia ich danych osobowych serwisowi pośredniczącemu w pobieraniu opłaty, na cele wykonania transakcji; Wykonawca przetwarza dane na zlecenie Zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym,
b7)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu w czasie rzeczywistym za pośrednictwem strony internetowej dostęp do konta, (zabezpieczonego loginem
i hasłem przekazanym Zamawiającemu) zawierającego dane , o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. a6, uczestników, którzy dokonali wpisowego i złożyli dyspozycję
w formularzu zgłoszeniowym wystawienia faktury VAT,
b8) Wykonawca zobowiązany będzie do zamieszczenia na swojej stronie internetowej
w momencie prowadzenia procesu rejestrowania uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3, informacji słownej oraz graficznej (logo podlinkowane do strony serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat), mówiącej o fakcie obsługi płatności przez serwis pośredniczący w pobieraniu opłat,
c) Wykonawca w zakresie przyjmowania zgłoszeń i dokonywania rejestracji, w tym płatności, zobowiązany będzie do rozpatrywania wszelkich reklamacji, protestów wniesionych przez uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5
i przekazanych przez Zamawiającego; Wykonawca zobowiązany będzie do ich weryfikacji, przygotowania stanowiska w danej sprawie i przekazania go do Zamawiającego w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania treści reklamacji, protestu,
d) Wykonawca w zakresie przyjmowania zgłoszeń, rejestracji i związanym z tym gromadzeniem i przechowywaniem danych osobowych zobowiązany będzie przestrzegać w tym zakresie obowiązujących przepisów prawa, w tym zobowiązany będzie poinformować rejestrujących się uczestników Imprez o zakresie przetwarzania podanych przez nich danych,
e) Wykonawca zobowiązany będzie na bieżąco aktualizować listy zgłoszonych uczestników Imprez (bez opłaconego wpisowego) i listy zarejestrowanych uczestników Imprez, których format i dokładna treść zostanie określona przez Zamawiającego, grupujących uczestników Imprez zgodnie z poszczególnymi regulaminami Imprez, w tym:
e1) udostępniać je na bieżąco za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy,
e2) na stronach z listą startową uczestników Imprezy znajdować się będzie wyszukiwarka z opcją wyszukiwania zawodników (po nazwisku i imieniu), wyświetlająca wynik uwzględniający takie dane uczestników Imprez jak: numer startowy, imię, nazwisko, rok urodzenia, miasto zamieszkania, nazwa klubu, kraj pochodzenia, potwierdzenie opłacenia wpisowego (jeżeli dotyczy)
e3) tabela z informacją o liczbie zgłoszonych uczestników Imprez (bez opłaconego wpisowego) i liczbie zarejestrowanych uczestników Imprez,
f) termin dokonania rejestracji kończyć się będzie na określoną ilość dni przed daną Imprezą, wskazaną każdorazowo w regulaminach danej Imprezy,
g) Wykonawca zobowiązany będzie sporządzić po zamknięciu rejestracji ostateczną listę uczestników dla potrzeb każdej z Imprez, w tym osobną dla każdego z wyścigów
w ramach danej Imprezy zgodnie z regulaminem danej Imprezy,
h) Wykonawca zobowiązany będzie przygotować osobno dla każdego zarejestrowanego uczestnika Imprezy zapakowany w kopertę w formacie A5 pakiet startowy wraz z kartą startową (o treści określonej przez Zamawiającego), składający się z:
h1)4 (czterech) agrafek,
h2)numeru startowego w formacie A5 wykonanego z materiału wodoodpornego, (dwustronnego, wykonanego zgodnie z projektem Zamawiającego),
h3)chipa CHAMPION CHIP dla uczestnika, który nie podał numeru własnego chipa
w trakcie dokonywania zgłoszenia,
h4)ulotki lub ulotek dostarczonych przez Zamawiającego lub partnerów wskazanych przez Zamawiającego, najpóźniej do dnia zamknięcia zgłoszeń (Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę ulotek, które mogą być zapakowane do koperty),
h5)nadruku na każdej kopercie nazwy imprezy wraz z logotypem Zamawiającego
i wskazanego przez niego sponsora, oraz numerem ID danego zawodnika, zgodnie z projektem Zamawiającego,
i) Wykonawca zobowiązany będzie przygotować dodatkowo:
i1)po 310 (trzysta dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla biegów młodzieżowych w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4,
i2)po 110 (sto dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla marszy w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4,
i3)po 10 (dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla każdej strefy czasowej, (strefy czasowe zgodnie z regulaminem danej Imprezy) dla biegów głównych w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4,
i4)po 30 (trzydzieści) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla strefy czasowej Elita (strefy czasowe zgodnie z regulaminem imprezy) dla biegów głównych w ramach Imprez, o których mowa ust. 3 pkt. 1-4,
i5)po 10 (dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla Imprezy, o których mowa ust. 3 pkt. 5,
j) Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć wszystkie pakiety startowe, o których mowa w lit. h) i i) do siedziby Zamawiającego w dniach roboczych w godzinach 8.00 - 15.00, na własny koszt, najpóźniej na 3 dni przed każdą Imprezą,
2) Wykonawca zobowiązany będzie do przekazywania Zamawiającemu wszystkich danych podanych przez uczestników Imprez podczas rejestracji w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu danej Imprezy, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,
3) Wykonawca zobowiązany będzie do zagwarantowania każdorazowo obecności w biurze zawodów co najmniej 2 osób wyposażonych w niezbędny sprzęt do dokonania rejestracji w razie potrzeby dodatkowych 310 (trzystu dziesięciu) uczestników biegów młodzieżowych, 110 (stu dziesięciu) uczestników marszów oraz w ramach dodatkowych pakietów startowych, o których mowa jest w pkt. 1 lit. i3), i4), i5) w dniu poprzedzającym terminy Imprez, o których mowa w ust. 3,
4) Wykonawca zobowiązany będzie do zagwarantowania każdorazowo na co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem działania biura zawodów obecności w biurze zawodów każdej z Imprez odpowiedniej ilości osób zapewniającej prawidłową realizację przedmiotu zamówienia, wyposażonych w niezbędny sprzęt do dokonania pomiaru czasu przy wykorzystaniu systemu CHAMPION CHIP każdego uczestnika Imprezy, w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3, w tym w szczególności:
a) pomiaru ostatecznego czasu końcowego oraz międzyczasów w jednym punkcie kontrolnym dla każdego uczestnika na punkcie kontrolnym, umieszczonym w miejscu ustalonym z Zamawiającym oraz w przypadku Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4 na końcu trasy oraz w przypadku Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 5 na końcu każdego okrążenia (pętli),
b) umożliwienia uczestnikom posiadającym własne chipy pomiarowe, sprawdzenia poprawności ich działania w systemie CHAMPION CHIP,
5) przygotowania i dostarczenia (w formie wydruków) Zamawiającemu w trakcie Imprez poprawnych:
a) w razie potrzeby na bieżąco list startowych, wyników/rezultatów poszczególnych wyścigów,
b) w ciągu 15 minut od zakończenia poszczególnych wyścigów w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3, bieżących klasyfikacji zgodnie z regulaminem danej Imprezy, do akceptacji Sędziego Głównego,
c) w ciągu 15 minut po zakończeniu biegu głównego i marszu w kategorii Open Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 4, klasyfikacji grand prix pierwszych 20 miejsc (osobno dla kobiet i mężczyzn) w biegach głównych i marszach w kategorii Open,
6) w ciągu 30 minut po zakończeniu Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 dostarczenia Zamawiającemu w sposób zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych, w formacie określonym przez Zamawiającego, poprawnych klasyfikacji w celu ich opublikowania na stronie Zamawiającego, w tym:
a) klasyfikacje każdorazowo muszą zawierać logo Zamawiającego (Zamawiający informuje, iż nie dopuszcza się umieszczania innych logotypów w tym logotypów Wykonawcy na poszczególnych klasyfikacjach Imprez),
b) klasyfikacje każdorazowo zawierać będą tylko i wyłącznie dane uczestników Imprez
w postaci: imienia, nazwiska, nazwy klubu, miasta zamieszkania, kraju pochodzenia, miejsca w klasyfikacji generalnej, miejsca w poszczególnych kategoriach zgodnie
z regulaminem poszczególnej Imprezy, międzyczasy, czas netto i brutto,
c) Wykonawca zobowiązany jest do opublikowania klasyfikacji Imprez również na własnej stronie internetowej, z tym zastrzeżeniem iż może to uczynić dopiero po uzyskaniu zgody Zamawiającego; Klasyfikacje muszą być opublikowane na stronie Wykonawcy przez co najmniej cały okres obowiązywania umowy,
d) przygotowania modułu zawierającego listę sklasyfikowanych zawodników, i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego każdemu sklasyfikowanemu uczestnikowi Imprez,
o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5, po wpisaniu imienia i nazwiska lub numeru startowego, wyszukania wyniku z danej Imprezy, umożliwiającego wyszukanie danego wyniku Imprezy po wpisaniu pól zgodnie z punktem 6 lit. b.
e) przygotowania modułu i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego obserwowanie, poprzez stronę internetową Zamawiającego, bieżących międzyczasów odczytywanych z mat znajdujących się na trasach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5,
7) w ciągu 24 godzin od zamknięcia trasy biegu i marszu, Imprezy, o której mowa w ust.
3 pkt. 4, przygotować i dostarczyć łączną klasyfikację zgodnie z regulaminami cyklu GPX, o którym mowa w ust. 5,
8) przygotowania modułu i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego każdemu sklasyfikowanemu uczestnikowi Imprez,
o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5, po wpisaniu imienia i nazwiska lub numeru startowego, generowanie dyplomu ukończenia Imprezy, na bazie określonego przez Zamawiającego projektu graficznego, osobnego dla każdej Imprezy, który ma zawierać następujące pola:
a) numer startowy,
b) imię,
c) nazwisko,
d) czas netto i brutto,
e) miejsce w klasyfikacji, zgodnie z regulaminem poszczególnych Imprez,
f) średni czas minut/kilometr (dotyczy Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4) ,
g) średnia prędkość kilometr/godzina (dotyczy Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 5),
9) przesłania na koszt Wykonawcy smsa do każdego sklasyfikowanego uczestnika Imprez,
o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5, najpóźniej w ciągu 20 minut od zamknięcia trasy poszczególnych wyścigów, zawierającego maksymalnie 160 znaków, o treści określonej przez Zamawiającego,
10) podczas trwania Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 weryfikowanie i udzielanie wszelkich informacji dotyczących uczestników Imprez na polecenie Sędziego Głównego lub/i Zamawiającego,
11) zapewnienia co najmniej jednego zegara, na każdą z Imprez, o której mowa w ust. 3 pkt. 1-5 i ustawienia go w uzgodnionym z Zamawiającym miejscu, który musi wyświetlać co najmniej aktualny czas brutto trwającego w danym momencie wyścigu,
12) Zamawiający przekaże Wykonawcy niezwłocznie treść protestów dotyczących klasyfikacji wniesionych przez uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5; Wykonawca zobowiązany będzie do ich weryfikacji, przygotowania stanowiska w danej sprawie i przekazania go do Zamawiającego w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania treści protestu,
13) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 do:
a) wykonania próby sprawności aparatury pomiarowej - najpóźniej na 30 minut przed startem do pierwszego wyścigu każdej z Imprez,
b) zgłoszenia gotowości do wykonania pomiaru czasu do Sędziego Głównego - najpóźniej na 10 minut przed planowanym startem każdego wyścigu danej Imprezy,
c) utrzymania gotowości do momentu uzyskania zgody Sędziego Głównego
i Zamawiającego do opuszczenia miejsca świadczenia usługi,
14) ustalenie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy nastąpi po zakończeniu danej Imprezy; na wynagrodzenie Wykonawcy za poszczególne Imprezy, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 składać się będzie:
a) wynagrodzenie stałe, niezależne od faktycznej ilości uczestników Imprez, za wykonanie całości przedmiotu zamówienia, w tym również za przygotowanie rezerwowych pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. i), za wyjątkiem:
a1) przygotowania pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. h), oraz
a2) wysłania smsów, o których mowa w ust. 9 pkt. 9,
b) wynagrodzenie zmienne, zależne od faktycznej ilości zarejestrowanych uczestników Imprezy, w przypadku przygotowania pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. h),
c) wynagrodzenie zmienne, zależne od faktycznej ilości sklasyfikowanych uczestników Imprez, w przypadku wysłania smsów, o których mowa w ust. 9 pkt. 9.
15) Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie do stworzenia internetowej bazy niezbędnej do utworzenia profili zawodników biorących udział w imprezach organizowanych przez Zamawiającego, o których mowa w rozdziale 3 ust. 3 uwzględniających:
a) przygotowanie panelu administracyjnego umożliwiającego zakładanie profili przez zawodników oraz ich edycję, w tym:
a1)nadawanie indywidualnych haseł dostępu, gwarantujących bezpieczeństwo danych,
a2)zapewnienie możliwości wprowadzenia danych zawodników poprzez utworzenie odpowiednich pól w profilu:
a2.1)pola do wpisania danych osobowych takich jak: imienia i nazwiska, daty urodzenia, które po wpisaniu do profilu nie będą mogły być modyfikowane przez zawodnika oraz danych, które w każdej chwili po zalogowaniu się przez zawodnika będą mogły być modyfikowane: danych adresowych, płci, obywatelstwa, nazwy przynależności klubowej, numeru telefonu do wysyłki smsów, imienia i nazwiska oraz numeru telefonu osoby do kontaktu m.in. w razie wypadku w czasie Imprezy, adresu e-mail, (podanie przez uczestnika Imprezy niektórych z powyższych danych powodować może przypisanie uczestnika Imprezy do odrębnej kategorii określonej w regulaminie Imprezy),
a2.2)dodatkowe pola w razie takiej potrzeby Zamawiającego, w celu prawidłowej organizacji Imprezy - m.in. w postaci: pola do wpisania osiągniętego najlepszego rezultatu na danym dystansie oraz imprezy, na której osiągnięty został podawany rezultat wraz z linkiem do wyników zawodów z w/w imprezy, rozmiaru koszulki, indeksu chipa, w przypadku gdy uczestnik Imprezy posiada osobisty chip, zgodny
z systemem CHAMPION CHIP,
a2.3)pole do ew. wpisania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT),po zalogowaniu do profilu widoczne muszą być dane znajdujące się w następujących polach,
a3)po zalogowaniu do profilu widoczne muszą być dane znajdujące się w następujących polach:
a3.1) pola o których mowa w lit. a2),
a3.2) pole z historią startów zawodnika w imprezach organizowanych przez Zamawiającego, uwzględniającą wynik oraz link do dyplomu z poszczególnych imprez,
a3.3) pole z kalendarzem imprez organizowanych przez Zamawiającego, uwzględniającym linki do stron oraz zapisów do poszczególnych imprez, wraz
z możliwością zapisania się do czterech biegów jednocześnie lub do każdego
z osobna,
a3.4) pole z listą imprez organizowanych przez Zamawiającego, do których zawodnik rozpoczął procedurę zapisu, wraz z informacją o zaksięgowaniu opłaty startowej.
16) Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia każdorazowo Opiekuna Zamawiającego, do bieżącego kontaktu i nadzoru realizacji przedmiotu zamówienia,
17) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 do zapewnienia obecności w biurze zawodów minimum jednego urządzenia umożliwiającego weryfikację chipa,
18) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 do:
a) nadania numeru startowego do danej imprezy bezpośrednio po zaksięgowaniu wpłaty wpisowego,
b) wysłania do uczestnika, na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail, karty startowej, za pomocą której uczestnik będzie mógł odebrać pakiet startowy w biurze imprezy, wraz z logotypem Zamawiającego, numerem ID danego zawodnika, nadanym numerem startowym oraz harmonogramem danej imprezy.
10. Dodatkowe postanowienia dotyczące świadczenia usługi:
1) Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi za pomocą osób posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje zawodowe,
2) Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi za pomocą własnego sprzętu oraz materiałów niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi,
3) Wykonawca odpowiedzialny będzie za wszelkie szkody wyrządzone przez Wykonawcę
w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia,
4) Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego,
o wszelkich stwierdzonych w wyniku wykonywania usługi problemach w realizacji przedmiotu zamówienia,
5) przez cały okres obowiązywania umowy Zamawiający uprawniony będzie do kontroli wykonywania przez Wykonawcę usług objętych przedmiotem zamówienia, w tym Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego udzielania Zamawiającemu niezbędnych informacji,
6) Zamawiający zapewni na linii startu i mety, sieć elektryczną o mocy 230 V.
11. Informacje dodatkowe:
1) Zamawiający jest administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych, zaś wszelkie dane osobowe, jakie pozyska Wykonawca w trakcie realizacji umowy będą przez Wykonawcę przetwarzane w ramach umownego powierzenia przetwarzania danych osobowych, na warunkach określonych w SIWZ oraz w umowie o realizację przedmiotu zamówienia,
2) Zamawiający powierza Wykonawcy w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przetwarzanie danych osobowych, o jakich mowa w ust. 9, które pozyska Wykonawca w wykonaniu przedmiotu zamówienia od uczestników Imprez,
3) dane osobowe będą uzyskiwane bezpośrednio przez Wykonawcę,
4) stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do przetwarzania dane osobowych wyłącznie w celu wykonania przedmiotu zamówienia:
a) w zakresie zgłoszenia i rejestracji uczestników Imprez,
b) dokonania opłaty za wpisowe w przypadkach określonych Regulaminami Imprez,
c) klasyfikacji uczestników Imprez, umieszczania informacji o wynikach przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia,
5) Wykonawca nie jest uprawniony do przekazywania (tzw. podpowierzania) innym osobom danych osobowych uzyskanych od Zamawiającego w trybie powierzenia, za wyłączeniem przypadku powierzenia podwykonawcom, którymi Wykonawca będzie się posługiwał w wykonaniu przedmiotu zamówienia; na podwykonawcy ciążą te same obowiązki związane ze zgodnym z ustawą przetwarzaniem danych obowiązków i ich przetwarzaniem, co Wykonawca ma obowiązek każdorazowo wpisać do umowy z podwykonawcą,
6) Wykonawca będzie przetwarzał dane osobowe przy użyciu urządzeń i systemów informatycznych zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa, spełniających wymagania określone przepisami prawa,
7) W przypadku wystąpienia zagrożeń mogących mieć wpływ na odpowiedzialność Zamawiającego za przetwarzanie powierzonych danych osobowych Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie podjąć działania w celu ich usunięcia oraz natychmiast zawiadomić o nich Zamawiającego,
8) w przypadku wytoczenia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią powództwa opartego na twierdzeniu, że przetwarzanie danych osobowych nastąpiło z naruszeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa - Wykonawca zobowiązuje się do ponie¬sienia konsekwencji finansowych zapadłego wyroku sądowego,
9) Wykonawca zobowiązuje się spełnić warunki w tym podjąć środki zabezpieczające powierzone dane, w szczególności zobowiązuje się do:
a) zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania danych osobowych,
b) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
c) dopuszczenia do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzą¬cych w jego skład służących do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie,
d) prowadzenia aktualnej ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych,
e) zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały je w tajemnicy, również po zakończeniu realizacji przedmiotu zamówienia, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych i wykorzystania ich niezgodnie z przeznaczeniem oraz odebranie od tych osób oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy tych danych.
12. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
13. Zamawiający nie ustanawia dynamicznego systemu zakupów.
14. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom.
15. Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, a w stosunku do podwykonawców na których zasoby Wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 Ustawy Wykonawca zobowiązany jest podać również nazwę (firmę) podwykonawcy.
16. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za czynności wykonane przez podwykonawców, również za usterki gwarancyjne

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 4072

Data publikacji: 2015-01-08

Nazwa: Gdyński Ośrodek Sportu i Rekreacji

Ulica: ul. Olimpijska 5/9

Numer domu: 5/9

Miejscowość: Gdynia

Kod pocztowy: 81-538

Województwo / kraj: pomorskie

Numer telefonu: 058 6223574

Numer faxu: 058 6223574

Adres strony internetowej: www.gdyniasport.pl

Regon: 19143984500000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez sportowych Gdyńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w roku 2015

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiot zamówienia zgodnie z CPV sklasyfikowany jest jako: 92622000-7 - usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych, 51211000-4 - usługi instalowania urządzeń do pomiaru czasu, 31711300-6 - elektroniczne systemy rejestrowania czasu.
2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej usługi w zakresie rejestracji uczestników, elektronicznego pomiaru czasu w systemie CHAMPION CHIP oraz przetwarzania informacji podczas organizowania i trwania imprez sportowych Gdyńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w roku 2015.
3. Wykonawca będzie świadczył usługę dla potrzeb następujących imprez sportowych:
1) impreza Bieg Urodzinowy w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe, marsz nordic walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe - termin imprezy 21.02.2015 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 6.000 uczestników,
2) impreza Bieg Europejski w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe, marsz nordic walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe - termin imprezy 09.05.2015 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 6.000 uczestników,
3) impreza Nocny Bieg Świętojański w ramach, której organizowany będzie bieg główny oraz marsz nordic walking w kategorii Open - termin imprezy 19.06.2015 roku, Zamawiający przewiduje łącznie 9.000 uczestników,
4) impreza Bieg Niepodległości w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe oraz marsz nordic walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe - termin imprezy 11.11.2015 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 10.000 uczestników,
5) impreza MTB Gdynia Maraton w ramach, której organizowany będzie Mini MTB do lat 12, MTB od lat 13 do 16 oraz Maraton i Bike Cross - termin imprezy 10.10.2015 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 1.000 uczestników,
zwanych dalej łącznie Imprezami.
4. Terminy Imprez, o których mowa w ust. 3 mogą ulec zmianie, w szczególności z powodu złych warunków atmosferycznych oraz wypadków siły wyższej. Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o powyższej zmianie.
5. Imprezy, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4 tworzą cykl GPX Gdyni w Biegach (za wyjątkiem biegów młodzieżowych) oraz GPX Gdyni w Nordic Walking (za wyjątkiem marszy młodzieżowych), które to posiadają osobne regulaminy i osobną klasyfikację.
6. Zamawiającemu przysługuje możliwość rezygnacji z organizacji Imprez, o których mowa
w ust. 3. Przez rezygnację z organizacji Imprezy Zamawiający rozumie zmianę podmiotu jako Organizatora Imprezy jak i całkowitą rezygnację z organizacji Imprezy. Z tytułu rezygnacji z organizacji Imprezy Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego.
7. Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie zgodnie z wymogami Zamawiającego, określonymi każdorazowo w regulaminie poszczególnych Imprez
w szczególności do prawidłowego:
1) przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników Imprez na właściwej liście startowej i we właściwej kategorii,
2) przygotowywania pakietów startowych i przydzielenia uczestnikowi Imprez właściwego pakietu, w tym chipa w systemie CHAMPION CHIP,
3) sklasyfikowania miejsc i czasów uczestników poszczególnych Imprez.
8. Treść poszczególnych regulaminów Imprez zostanie dostarczona Wykonawcy drogą elektroniczną.
9. Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie w szczególności do:
1) przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników Imprez dla potrzeb każdej z Imprez, za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy, w tym:
a) Wykonawca dla potrzeb przyjmowania zgłoszeń zobowiązany będzie do utworzenia osobnych formularzy zgłoszeniowych do każdej z Imprez, o których mowa w ust. 3, których formaty i dokładna treść zostaną określone przez Zamawiającego, automatycznie wypełnianych w oparciu o dane zawarte w profilu zawodnika, o którym mowa w punkcie 15, zawierających informacje niezbędne do przeprowadzenia Imprez, w szczególności takie jak:
a1)pole z nazwą Imprezy, ,
a2)pole do wyboru rodzaju wyścigu w ramach danej Imprezy,
a3)pole z wyborem kategorii określonej w regulaminie Imprezy,
a4)pola do wpisania danych osobowych takich jak: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych adresowych, płci, nazwy przynależności klubowej, numeru telefonu do wysyłki smsów, imienia i nazwiska oraz numeru telefonu osoby do kontaktu m.in. w razie wypadku w czasie Imprezy, adresu e-mail, (podanie przez uczestnika Imprezy niektórych z powyższych danych powodować może przypisanie uczestnika Imprezy do odrębnej kategorii określonej w regulaminie Imprezy),
a5)dodatkowe pola w razie takiej potrzeby Zamawiającego, w celu prawidłowej organizacji Imprezy - m.in. w postaci: pola do wpisania osiągniętego najlepszego rezultatu, rozmiaru koszulki, indeksu chipa, w przypadku gdy uczestnik Imprezy posiada osobisty chip, zgodny z systemem CHAMPION CHIP,
a6)pole ze zgłoszeniem przez uczestnika Imprezy żądania wystawienia faktury VAT (w takim przypadku formularz zgłoszeniowy musi zawierać dodatkowe pola do wpisania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT),
a7)pole do akceptacji regulaminu Imprezy łącznie z odnośnikiem do jego treści,
a8)pole zawierające wyrażenie przez uczestnika Imprezy zgody na przetwarzanie danych osobowych, w celach organizacji Imprezy,
a9)pole zawierające wyrażenie przez uczestnika Imprezy zgody bądź nie na przetwarzanie danych osobowych, w celach marketingowych związanych
z imprezami organizowanymi przez Zamawiającego,
b) Wykonawca zobowiązany będzie na podstawie prawidłowo wypełnionych formularzy zgłoszeniowych, o których mowa w lit. a) do dokonania rejestracji uczestników Imprez natomiast w przypadku, gdy w treści regulaminu danej Imprezy zawarty będzie obowiązek dokonania wpisowego przez uczestnika danej Imprezy, Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rejestracji uczestników Imprez w oparciu o dokonane przez nich wpłaty wpisowego, za pomocą płatności elektronicznej za pośrednictwem serwisu pobierania opłat, z którego właścicielem Zamawiający ma podpisaną umowę,
w tym:
b1)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat świadczy usługi płatnicze na podstawie ustawy o usługach płatniczych z dnia 19 sierpnia 2011 r. (Dz. U. Nr 199, poz. 1175 z późn. zm.) i ponosi odpowiedzialność na zasadach w niej opisanych,
b2)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat jest właścicielem oprogramowania oraz sprzętu niezbędnego do korzystania z serwisu płatniczego,
b3)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat zapewnia uczestnikom Imprezy płatności za pośrednictwem strony internetowej,
b4)Wykonawca dokona we własnym zakresie i na własny koszt integracji swojego systemu z serwisem pośredniczącym w pobieraniu opłat według udostępnionej nieodpłatnie przez właściciela serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat dokumentacji technicznej,
b5)Zamawiający informuje, iż wszystkie opłaty związane z wpływem wpisowego za pośrednictwem serwisu pobierania opłat zostaną pokryte w całości przez Zamawiającego,
b6)Wykonawca zobowiązany będzie do informowania zgłaszających się uczestników Imprez o fakcie powierzenia ich danych osobowych serwisowi pośredniczącemu w pobieraniu opłaty, na cele wykonania transakcji; Wykonawca przetwarza dane na zlecenie Zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym,
b7)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu w czasie rzeczywistym za pośrednictwem strony internetowej dostęp do konta, (zabezpieczonego loginem
i hasłem przekazanym Zamawiającemu) zawierającego dane , o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. a6, uczestników, którzy dokonali wpisowego i złożyli dyspozycję
w formularzu zgłoszeniowym wystawienia faktury VAT,
b8) Wykonawca zobowiązany będzie do zamieszczenia na swojej stronie internetowej
w momencie prowadzenia procesu rejestrowania uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3, informacji słownej oraz graficznej (logo podlinkowane do strony serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat), mówiącej o fakcie obsługi płatności przez serwis pośredniczący w pobieraniu opłat,
c) Wykonawca w zakresie przyjmowania zgłoszeń i dokonywania rejestracji, w tym płatności, zobowiązany będzie do rozpatrywania wszelkich reklamacji, protestów wniesionych przez uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5
i przekazanych przez Zamawiającego; Wykonawca zobowiązany będzie do ich weryfikacji, przygotowania stanowiska w danej sprawie i przekazania go do Zamawiającego w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania treści reklamacji, protestu,
d) Wykonawca w zakresie przyjmowania zgłoszeń, rejestracji i związanym z tym gromadzeniem i przechowywaniem danych osobowych zobowiązany będzie przestrzegać w tym zakresie obowiązujących przepisów prawa, w tym zobowiązany będzie poinformować rejestrujących się uczestników Imprez o zakresie przetwarzania podanych przez nich danych,
e) Wykonawca zobowiązany będzie na bieżąco aktualizować listy zgłoszonych uczestników Imprez (bez opłaconego wpisowego) i listy zarejestrowanych uczestników Imprez, których format i dokładna treść zostanie określona przez Zamawiającego, grupujących uczestników Imprez zgodnie z poszczególnymi regulaminami Imprez, w tym:
e1) udostępniać je na bieżąco za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy,
e2) na stronach z listą startową uczestników Imprezy znajdować się będzie wyszukiwarka z opcją wyszukiwania zawodników (po nazwisku i imieniu), wyświetlająca wynik uwzględniający takie dane uczestników Imprez jak: numer startowy, imię, nazwisko, rok urodzenia, miasto zamieszkania, nazwa klubu, kraj pochodzenia, potwierdzenie opłacenia wpisowego (jeżeli dotyczy)
e3) tabela z informacją o liczbie zgłoszonych uczestników Imprez (bez opłaconego wpisowego) i liczbie zarejestrowanych uczestników Imprez,
f) termin dokonania rejestracji kończyć się będzie na określoną ilość dni przed daną Imprezą, wskazaną każdorazowo w regulaminach danej Imprezy,
g) Wykonawca zobowiązany będzie sporządzić po zamknięciu rejestracji ostateczną listę uczestników dla potrzeb każdej z Imprez, w tym osobną dla każdego z wyścigów
w ramach danej Imprezy zgodnie z regulaminem danej Imprezy,
h) Wykonawca zobowiązany będzie przygotować osobno dla każdego zarejestrowanego uczestnika Imprezy zapakowany w kopertę w formacie A5 pakiet startowy wraz z kartą startową (o treści określonej przez Zamawiającego), składający się z:
h1)4 (czterech) agrafek,
h2)numeru startowego w formacie A5 wykonanego z materiału wodoodpornego, (dwustronnego, wykonanego zgodnie z projektem Zamawiającego),
h3)chipa CHAMPION CHIP dla uczestnika, który nie podał numeru własnego chipa
w trakcie dokonywania zgłoszenia,
h4)ulotki lub ulotek dostarczonych przez Zamawiającego lub partnerów wskazanych przez Zamawiającego, najpóźniej do dnia zamknięcia zgłoszeń (Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę ulotek, które mogą być zapakowane do koperty),
h5)nadruku na każdej kopercie nazwy imprezy wraz z logotypem Zamawiającego
i wskazanego przez niego sponsora, oraz numerem ID danego zawodnika, zgodnie z projektem Zamawiającego,
i) Wykonawca zobowiązany będzie przygotować dodatkowo:
i1)po 310 (trzysta dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla biegów młodzieżowych w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4,
i2)po 110 (sto dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla marszy w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4,
i3)po 10 (dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla każdej strefy czasowej, (strefy czasowe zgodnie z regulaminem danej Imprezy) dla biegów głównych w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4,
i4)po 30 (trzydzieści) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla strefy czasowej Elita (strefy czasowe zgodnie z regulaminem imprezy) dla biegów głównych w ramach Imprez, o których mowa ust. 3 pkt. 1-4,
i5)po 10 (dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla Imprezy, o których mowa ust. 3 pkt. 5,
j) Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć wszystkie pakiety startowe, o których mowa w lit. h) i i) do siedziby Zamawiającego w dniach roboczych w godzinach 8.00 - 15.00, na własny koszt, najpóźniej na 3 dni przed każdą Imprezą,
2) Wykonawca zobowiązany będzie do przekazywania Zamawiającemu wszystkich danych podanych przez uczestników Imprez podczas rejestracji w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu danej Imprezy, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych,
3) Wykonawca zobowiązany będzie do zagwarantowania każdorazowo obecności w biurze zawodów co najmniej 2 osób wyposażonych w niezbędny sprzęt do dokonania rejestracji w razie potrzeby dodatkowych 310 (trzystu dziesięciu) uczestników biegów młodzieżowych, 110 (stu dziesięciu) uczestników marszów oraz w ramach dodatkowych pakietów startowych, o których mowa jest w pkt. 1 lit. i3), i4), i5) w dniu poprzedzającym terminy Imprez, o których mowa w ust. 3,
4) Wykonawca zobowiązany będzie do zagwarantowania każdorazowo na co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem działania biura zawodów obecności w biurze zawodów każdej z Imprez odpowiedniej ilości osób zapewniającej prawidłową realizację przedmiotu zamówienia, wyposażonych w niezbędny sprzęt do dokonania pomiaru czasu przy wykorzystaniu systemu CHAMPION CHIP każdego uczestnika Imprezy, w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3, w tym w szczególności:
a) pomiaru ostatecznego czasu końcowego oraz międzyczasów w jednym punkcie kontrolnym dla każdego uczestnika na punkcie kontrolnym, umieszczonym w miejscu ustalonym z Zamawiającym oraz w przypadku Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4 na końcu trasy oraz w przypadku Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 5 na końcu każdego okrążenia (pętli),
b) umożliwienia uczestnikom posiadającym własne chipy pomiarowe, sprawdzenia poprawności ich działania w systemie CHAMPION CHIP,
5) przygotowania i dostarczenia (w formie wydruków) Zamawiającemu w trakcie Imprez poprawnych:
a) w razie potrzeby na bieżąco list startowych, wyników/rezultatów poszczególnych wyścigów,
b) w ciągu 15 minut od zakończenia poszczególnych wyścigów w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3, bieżących klasyfikacji zgodnie z regulaminem danej Imprezy, do akceptacji Sędziego Głównego,
c) w ciągu 15 minut po zakończeniu biegu głównego i marszu w kategorii Open Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 4, klasyfikacji grand prix pierwszych 20 miejsc (osobno dla kobiet i mężczyzn) w biegach głównych i marszach w kategorii Open,
6) w ciągu 30 minut po zakończeniu Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 dostarczenia Zamawiającemu w sposób zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych, w formacie określonym przez Zamawiającego, poprawnych klasyfikacji w celu ich opublikowania na stronie Zamawiającego, w tym:
a) klasyfikacje każdorazowo muszą zawierać logo Zamawiającego (Zamawiający informuje, iż nie dopuszcza się umieszczania innych logotypów w tym logotypów Wykonawcy na poszczególnych klasyfikacjach Imprez),
b) klasyfikacje każdorazowo zawierać będą tylko i wyłącznie dane uczestników Imprez
w postaci: imienia, nazwiska, nazwy klubu, miasta zamieszkania, kraju pochodzenia, miejsca w klasyfikacji generalnej, miejsca w poszczególnych kategoriach zgodnie
z regulaminem poszczególnej Imprezy, międzyczasy, czas netto i brutto,
c) Wykonawca zobowiązany jest do opublikowania klasyfikacji Imprez również na własnej stronie internetowej, z tym zastrzeżeniem iż może to uczynić dopiero po uzyskaniu zgody Zamawiającego; Klasyfikacje muszą być opublikowane na stronie Wykonawcy przez co najmniej cały okres obowiązywania umowy,
d) przygotowania modułu zawierającego listę sklasyfikowanych zawodników, i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego każdemu sklasyfikowanemu uczestnikowi Imprez,
o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5, po wpisaniu imienia i nazwiska lub numeru startowego, wyszukania wyniku z danej Imprezy, umożliwiającego wyszukanie danego wyniku Imprezy po wpisaniu pól zgodnie z punktem 6 lit. b.
e) przygotowania modułu i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego obserwowanie, poprzez stronę internetową Zamawiającego, bieżących międzyczasów odczytywanych z mat znajdujących się na trasach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5,
7) w ciągu 24 godzin od zamknięcia trasy biegu i marszu, Imprezy, o której mowa w ust.
3 pkt. 4, przygotować i dostarczyć łączną klasyfikację zgodnie z regulaminami cyklu GPX, o którym mowa w ust. 5,
8) przygotowania modułu i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego każdemu sklasyfikowanemu uczestnikowi Imprez,
o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5, po wpisaniu imienia i nazwiska lub numeru startowego, generowanie dyplomu ukończenia Imprezy, na bazie określonego przez Zamawiającego projektu graficznego, osobnego dla każdej Imprezy, który ma zawierać następujące pola:
a) numer startowy,
b) imię,
c) nazwisko,
d) czas netto i brutto,
e) miejsce w klasyfikacji, zgodnie z regulaminem poszczególnych Imprez,
f) średni czas minut/kilometr (dotyczy Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4) ,
g) średnia prędkość kilometr/godzina (dotyczy Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 5),
9) przesłania na koszt Wykonawcy smsa do każdego sklasyfikowanego uczestnika Imprez,
o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5, najpóźniej w ciągu 20 minut od zamknięcia trasy poszczególnych wyścigów, zawierającego maksymalnie 160 znaków, o treści określonej przez Zamawiającego,
10) podczas trwania Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 weryfikowanie i udzielanie wszelkich informacji dotyczących uczestników Imprez na polecenie Sędziego Głównego lub/i Zamawiającego,
11) zapewnienia co najmniej jednego zegara, na każdą z Imprez, o której mowa w ust. 3 pkt. 1-5 i ustawienia go w uzgodnionym z Zamawiającym miejscu, który musi wyświetlać co najmniej aktualny czas brutto trwającego w danym momencie wyścigu,
12) Zamawiający przekaże Wykonawcy niezwłocznie treść protestów dotyczących klasyfikacji wniesionych przez uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5; Wykonawca zobowiązany będzie do ich weryfikacji, przygotowania stanowiska w danej sprawie i przekazania go do Zamawiającego w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania treści protestu,
13) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 do:
a) wykonania próby sprawności aparatury pomiarowej - najpóźniej na 30 minut przed startem do pierwszego wyścigu każdej z Imprez,
b) zgłoszenia gotowości do wykonania pomiaru czasu do Sędziego Głównego - najpóźniej na 10 minut przed planowanym startem każdego wyścigu danej Imprezy,
c) utrzymania gotowości do momentu uzyskania zgody Sędziego Głównego
i Zamawiającego do opuszczenia miejsca świadczenia usługi,
14) ustalenie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy nastąpi po zakończeniu danej Imprezy; na wynagrodzenie Wykonawcy za poszczególne Imprezy, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 składać się będzie:
a) wynagrodzenie stałe, niezależne od faktycznej ilości uczestników Imprez, za wykonanie całości przedmiotu zamówienia, w tym również za przygotowanie rezerwowych pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. i), za wyjątkiem:
a1) przygotowania pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. h), oraz
a2) wysłania smsów, o których mowa w ust. 9 pkt. 9,
b) wynagrodzenie zmienne, zależne od faktycznej ilości zarejestrowanych uczestników Imprezy, w przypadku przygotowania pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. h),
c) wynagrodzenie zmienne, zależne od faktycznej ilości sklasyfikowanych uczestników Imprez, w przypadku wysłania smsów, o których mowa w ust. 9 pkt. 9.
15) Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie do stworzenia internetowej bazy niezbędnej do utworzenia profili zawodników biorących udział w imprezach organizowanych przez Zamawiającego, o których mowa w rozdziale 3 ust. 3 uwzględniających:
a) przygotowanie panelu administracyjnego umożliwiającego zakładanie profili przez zawodników oraz ich edycję, w tym:
a1)nadawanie indywidualnych haseł dostępu, gwarantujących bezpieczeństwo danych,
a2)zapewnienie możliwości wprowadzenia danych zawodników poprzez utworzenie odpowiednich pól w profilu:
a2.1)pola do wpisania danych osobowych takich jak: imienia i nazwiska, daty urodzenia, które po wpisaniu do profilu nie będą mogły być modyfikowane przez zawodnika oraz danych, które w każdej chwili po zalogowaniu się przez zawodnika będą mogły być modyfikowane: danych adresowych, płci, obywatelstwa, nazwy przynależności klubowej, numeru telefonu do wysyłki smsów, imienia i nazwiska oraz numeru telefonu osoby do kontaktu m.in. w razie wypadku w czasie Imprezy, adresu e-mail, (podanie przez uczestnika Imprezy niektórych z powyższych danych powodować może przypisanie uczestnika Imprezy do odrębnej kategorii określonej w regulaminie Imprezy),
a2.2)dodatkowe pola w razie takiej potrzeby Zamawiającego, w celu prawidłowej organizacji Imprezy - m.in. w postaci: pola do wpisania osiągniętego najlepszego rezultatu na danym dystansie oraz imprezy, na której osiągnięty został podawany rezultat wraz z linkiem do wyników zawodów z w/w imprezy, rozmiaru koszulki, indeksu chipa, w przypadku gdy uczestnik Imprezy posiada osobisty chip, zgodny
z systemem CHAMPION CHIP,
a2.3)pole do ew. wpisania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT),po zalogowaniu do profilu widoczne muszą być dane znajdujące się w następujących polach,
a3)po zalogowaniu do profilu widoczne muszą być dane znajdujące się w następujących polach:
a3.1) pola o których mowa w lit. a2),
a3.2) pole z historią startów zawodnika w imprezach organizowanych przez Zamawiającego, uwzględniającą wynik oraz link do dyplomu z poszczególnych imprez,
a3.3) pole z kalendarzem imprez organizowanych przez Zamawiającego, uwzględniającym linki do stron oraz zapisów do poszczególnych imprez, wraz
z możliwością zapisania się do czterech biegów jednocześnie lub do każdego
z osobna,
a3.4) pole z listą imprez organizowanych przez Zamawiającego, do których zawodnik rozpoczął procedurę zapisu, wraz z informacją o zaksięgowaniu opłaty startowej.
16) Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia każdorazowo Opiekuna Zamawiającego, do bieżącego kontaktu i nadzoru realizacji przedmiotu zamówienia,
17) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 do zapewnienia obecności w biurze zawodów minimum jednego urządzenia umożliwiającego weryfikację chipa,
18) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-5 do:
a) nadania numeru startowego do danej imprezy bezpośrednio po zaksięgowaniu wpłaty wpisowego,
b) wysłania do uczestnika, na wskazany w formularzu zgłoszeniowym adres e-mail, karty startowej, za pomocą której uczestnik będzie mógł odebrać pakiet startowy w biurze imprezy, wraz z logotypem Zamawiającego, numerem ID danego zawodnika, nadanym numerem startowym oraz harmonogramem danej imprezy.
10. Dodatkowe postanowienia dotyczące świadczenia usługi:
1) Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi za pomocą osób posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje zawodowe,
2) Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi za pomocą własnego sprzętu oraz materiałów niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi,
3) Wykonawca odpowiedzialny będzie za wszelkie szkody wyrządzone przez Wykonawcę
w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia,
4) Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego,
o wszelkich stwierdzonych w wyniku wykonywania usługi problemach w realizacji przedmiotu zamówienia,
5) przez cały okres obowiązywania umowy Zamawiający uprawniony będzie do kontroli wykonywania przez Wykonawcę usług objętych przedmiotem zamówienia, w tym Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego udzielania Zamawiającemu niezbędnych informacji,
6) Zamawiający zapewni na linii startu i mety, sieć elektryczną o mocy 230 V.
11. Informacje dodatkowe:
1) Zamawiający jest administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych, zaś wszelkie dane osobowe, jakie pozyska Wykonawca w trakcie realizacji umowy będą przez Wykonawcę przetwarzane w ramach umownego powierzenia przetwarzania danych osobowych, na warunkach określonych w SIWZ oraz w umowie o realizację przedmiotu zamówienia,
2) Zamawiający powierza Wykonawcy w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przetwarzanie danych osobowych, o jakich mowa w ust. 9, które pozyska Wykonawca w wykonaniu przedmiotu zamówienia od uczestników Imprez,
3) dane osobowe będą uzyskiwane bezpośrednio przez Wykonawcę,
4) stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do przetwarzania dane osobowych wyłącznie w celu wykonania przedmiotu zamówienia:
a) w zakresie zgłoszenia i rejestracji uczestników Imprez,
b) dokonania opłaty za wpisowe w przypadkach określonych Regulaminami Imprez,
c) klasyfikacji uczestników Imprez, umieszczania informacji o wynikach przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia,
5) Wykonawca nie jest uprawniony do przekazywania (tzw. podpowierzania) innym osobom danych osobowych uzyskanych od Zamawiającego w trybie powierzenia, za wyłączeniem przypadku powierzenia podwykonawcom, którymi Wykonawca będzie się posługiwał w wykonaniu przedmiotu zamówienia; na podwykonawcy ciążą te same obowiązki związane ze zgodnym z ustawą przetwarzaniem danych obowiązków i ich przetwarzaniem, co Wykonawca ma obowiązek każdorazowo wpisać do umowy z podwykonawcą,
6) Wykonawca będzie przetwarzał dane osobowe przy użyciu urządzeń i systemów informatycznych zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa, spełniających wymagania określone przepisami prawa,
7) W przypadku wystąpienia zagrożeń mogących mieć wpływ na odpowiedzialność Zamawiającego za przetwarzanie powierzonych danych osobowych Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie podjąć działania w celu ich usunięcia oraz natychmiast zawiadomić o nich Zamawiającego,
8) w przypadku wytoczenia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią powództwa opartego na twierdzeniu, że przetwarzanie danych osobowych nastąpiło z naruszeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa - Wykonawca zobowiązuje się do ponie¬sienia konsekwencji finansowych zapadłego wyroku sądowego,
9) Wykonawca zobowiązuje się spełnić warunki w tym podjąć środki zabezpieczające powierzone dane, w szczególności zobowiązuje się do:
a) zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania danych osobowych,
b) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
c) dopuszczenia do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzą¬cych w jego skład służących do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie,
d) prowadzenia aktualnej ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych,
e) zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały je w tajemnicy, również po zakończeniu realizacji przedmiotu zamówienia, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych i wykorzystania ich niezgodnie z przeznaczeniem oraz odebranie od tych osób oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy tych danych.
12. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
13. Zamawiający nie ustanawia dynamicznego systemu zakupów.
14. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom.
15. Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, a w stosunku do podwykonawców na których zasoby Wykonawca powołuje się na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 Ustawy Wykonawca zobowiązany jest podać również nazwę (firmę) podwykonawcy.
16. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za czynności wykonane przez podwykonawców, również za usterki gwarancyjne

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Tak

Określenie zamówień uzupełniających:
Zamawiający przewiduje możliwość zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego. Zamówienia uzupełniające mogą dotyczyć całości przedmiotu zamówienia, w tym również włączenia do usługi nowych imprez sportowych organizowanych przez Zamawiającego.

Czas: D

Data zakończenia: 31/12/2015

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium

Zaliczka: Nie

Wiedza i doświadczenie:
w celu wykazania się spełnieniem warunku posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, Wykonawca musi wykazać się w całości należytym wykonaniem co najmniej trzech usług rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez, o charakterze i złożoności porównywalnej do przedmiotu zamówienia, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres działalności jest krótszy - w tym okresie, w tym:
- co najmniej dwóch usług polegających na rejestracji i pomiarze czasu uczestników imprezy biegowej na dystansie co najmniej 10 km, w której uczestniczyło co najmniej 6.000 uczestników (każda z imprez),
- co najmniej jednej usłudze polegającej na rejestracji i pomiarze czasu uczestników imprezy rowerowej na dystansie co najmniej 30 km, w której uczestniczyło co najmniej 500 uczestników, oraz
wszystkie trzy usługi mogły być realizowane w ramach jednej umowy/zlecenia lub w ramach kilku umów/zleceń.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Ponadto Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty sporządzonej na formularzu ofertowym (według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia):
1)pisemne zobowiązanie podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia, w przypadku, o którym mowa w Rozdziale 5 ust. 4 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - w oryginale albo w postaci uwierzytelnionej notarialnie kopii;
2)dokumenty dotyczące w szczególności charakteru stosunku jaki będzie łączył Wykonawcę z innym podmiotem oraz zakresu i okresu udziału innego podmiotu przy wykonywaniu zamówienia, w przypadku, o którym mowa w Rozdziale 5 ust. 4 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę; w przypadku, gdy powyższe informacje zostaną zawarte w pisemnym zobowiązaniu, o którym mowa w pkt. 1, Wykonawca nie musi przedkładać przedmiotowych dokumentów;
3)dokumenty, nie będące dokumentami potwierdzającymi spełnienie warunków udziału w postępowaniu:
a)pełnomocnictwo - jeżeli umocowanie do reprezentowania i składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy nie wynika z innych dokumentów załączonych do oferty - w oryginale albo w postaci uwierzytelnionej notarialnie kopii,
b)pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie pełnomocnika do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w Rozdziale 7 ust. 2 pkt. 2 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia - w oryginale albo w postaci uwierzytelnionej notarialnie kopii.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
2. Zamawiający przewiduje, że wprowadzenie zmian do zawartej umowy możliwe będzie w sytuacjach, gdy Zamawiający uzna, że zmiany te są niezbędne celem zapewnienia prawidłowego wykonania umowy przez strony, w szczególności w następujących przypadkach:
1) omyłek pisarskich lub błędów rachunkowych,
2) mających na celu wyjaśnienie wątpliwości treści umowy, jeśli będzie ona budziła wątpliwości interpretacyjne między stronami,
3) konieczności zmiany sposobu wykonania lub zakresu zamówienia z przyczyn wcześniej nie przewidzianych, w tym możliwość odstępstw od częstotliwości i harmonogramów świadczenia usług wskazanych w Rozdziale 3,
4) konieczności zmiany terminu wykonania zamówienia z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę,
5) rezygnacji przez Zamawiającego z organizacji którejkolwiek imprezy sportowej,
6) zmiany terminu organizacji którejkolwiek imprezy sportowej,
7) jeżeli zmiany umowy, w tym zmiany sposobu płatności, wymagać będzie ochrona interesu Zamawiającego,
8) zmiana wartości brutto wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany ustawowej wysokości podatku od towarów i usług,
9) zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy z tym zastrzeżeniem, iż jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b Ustawy, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 Ustawy, przed zmianą umowy Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia wymagania w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia,
10) innych zmian korzystnych dla Zamawiającego, chociażby wiązało się to z koniecznością zmiany terminu lub sposobu wykonania zamówienia.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 95

Nazwa kryterium 2: Doświadczenie Wykonawcy

Znaczenie kryterium 2: 5

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.gdyniasport.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Gdyński Ośrodek Sportu i Rekreacji ul. Olimpijska 5/9 81-538 Gdynia

Data składania wniosków, ofert: 16/01/2015

Godzina składania wniosków, ofert: 09:30

Miejsce składania:
Sekretariat Gdyńskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji 81-538 Gdynia, ul. Olimpijska 5/9. Sekretariat Zamawiającego czynny jest od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 - 15:30.

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
926220007 (Usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
512110004 (Usługi instalowania urządzeń do pomiaru czasu)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia:
317113006 (Elektroniczne systemy rejestrowania czasu)

Podobne przetargi