260929 / 2013-12-04 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiatowy UrzÄ…d Pracy w Starachowicach (Starachowice)

Cena: 450.86 PLN

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2013-10-28 pod pozycją 225845. Zobacz ogłoszenie 225845 / 2013-10-28 - Administracja samorzÄ…dowa.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 260929

Data publikacji: 2013-12-04

Nazwa: Powiatowy Urząd Pracy w Starachowicach

Ulica: ul. Radomska 76

Numer domu: 76

Miejscowość: Starachowice

Kod pocztowy: 27-200

Województwo / kraj: świętokrzyskie

Numer telefonu: 41 273 62 00

Numer faxu: 41 273 62 60

Regon: 29114005000000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 225845

Data wydania biuletynu: 2013-10-28

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2013

Pozycja ogłoszenia: 225845

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa i wdrożenie cyfrowego archiwum dokumentów dla potrzeb Powiatowego Urzędu Pracy w Starachowicach. Znak sprawy: ZP/14/2013

Rodzaj zamówienia: D

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest Dostawa i wdrożenie cyfrowego archiwum dokumentów dla potrzeb Powiatowego Urzędu Pracy w Starachowicach. Znak sprawy: ZP/14/2013. Kody klasyfikacji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV ): - Pakiety oprogramowania do zarządzania dokumentami (CPV 48311000-1) - Usługi konfiguracji oprogramowania (CPV 72265000-0) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Zamówienie obejmuje: - minimum 12 miesięczną opiekę serwisową dla dostarczonego oprogramowania, - dostawę czytnika kodów kreskowych wraz z oprogramowaniem zapewniającym współpracę z wdrażanym systemem, - dostawę drukarki termotransferowej kodów kreskowych wraz z oprogramowaniem umożliwiającym współpracę z wdrażanym systemem oraz trzy taśmy termotransferowe żywiczne w tym dwie zapasowe, - dostawę 10 rolek etykiet foliowych (PET - poliester) samoprzylepnych - wymiar 50 mm x 25 mm, kolor: srebrny mat, ilość: 1000 szt. w rolce. - szkolenie wskazanych osób w zakresie administracji oprogramowaniem, - szkolenie wskazanych osób w zakresie realizacji zadań archiwisty z wykorzystaniem funkcjonalności dostępnych w dostarczonym oprogramowaniu, - szkolenie, konsultacje grupowe lub indywidualne dla osób obsługujących dostarczone oprogramowanie - szkolenia muszą zostać potwierdzone stosownymi certyfikatami/zaświadczeniami dla każdej przeszkolonej osoby Dostarczone oprogramowanie musi spełniać poniższe wymagania. Możliwości systemu a. Możliwość elektronicznego przechowywania kopii dokumentów. b. Wskazanie czasu, miejsca i pracownika przechowującego teczkę. c. Pozwala na zastosowanie technologii kodów kreskowych ułatwiających proces wypożyczeń. d. Każde działanie jest w systemie rejestrowane. e. Rozwiązanie dostępne z każdego miejsca w organizacji dzięki technologii klientserwer
f. Podstawowe operacje (przekazania, zamówienia teczki) dostępne są z głównego okna programu. g. Podgląd skanów dokumentów. h. System musi umożliwiać pracę poprzez sieć Internet z uwagi na fakt, że archiwum zakładowe Zamawiającego znajduje się poza siedzibą urzędu. i. Zapewnienie bezpieczeństwa informacji dzięki możliwości zarządzania uprawnieniami dostępu. j. Możliwość dostosowania tabeli ewidencji akt do indywidualnych potrzeb. Użytkownicy aplikacji Dostęp do aplikacji będą mieli jedynie autoryzowani użytkownicy. Liczba użytkowników aplikacji - 30 licencji dostępowych. Użytkownicy aplikacji muszą mieć możliwość przypisania do jednej lub wielu z ról: 1. Administrator - zarządzanie użytkownikami, przypisywanie użytkowników do ról, - zarządzanie rolami (tworzenie ról i ich edycja). 2. Archiwista - zarządzanie aktami (dodawanie, usuwanie, edycja), - wypożyczanie akt użytkownikom, - zmiana stałego miejsca akt, - edycja słowników (drzewo miejsc użytkowania, nowe kategorie akt). 3. Użytkownik standardowy - Przeglądanie akt, wypożyczanie Aplikacja musi odzwierciedlać podział administracyjny organizacji (wydziały, referaty itd). Każdy pracownik przypisany będzie do konkretnej komórki organizacyjnej. Rodzaj roli i funkcje do niej przypisane i definiowane są przez administratora. Funkcjonalności aplikacji a. Baza danych archiwum. Baza danych archiwum przechowywała będzie informacje o zgromadzonych w archiwum aktach. Umożliwiać będzie dodawanie i edycję kartotek akt oraz wyszukiwanie akt według kryteriów użytkownika. Słownik miejsc użytkowania Każdy pracownik oraz wszystkie akta muszą mieć możliwość przypisania miejsca pracy (użytkowania). Słownik miejsc użytkowania będzie miał strukturę drzewiastą pozwalającą zdefiniować wszystkie wymagane miejsca użytkowania na różnym poziomie szczegółowości (np. budynek/piętro/pokój/szafa/półka). Możliwa będzie pełna edycja słownika. Słownik kategorii archiwalnych Słownik kategorii archiwalnych akt, wraz z datami przechowywania: A, B5 B10, B50, Be itd. wg aktualnie obowiązujących przepisów w tym zakresie. (Rzeczowy Wykaz Akt) Słownik rodzajów akt Słownik rodzajów akt będzie miał strukturę drzewiastą i pozwoli na samodzielne definiowanie rodzajów akt wymaganych przez daną organizację. Pozwoli to na zachowanie porządku oraz systematykę podziału akt oraz wygodne filtrowanie. Dodatkowo każda grupa akt będzie miała przypisany jeden z dostępnych typów akt. Typy akt Definiują pola dostępne dla kartoteki akt: np. Akta osobowe, akta księgowe itd. Wyszukiwanie Moduł wyszukiwania musi dawać możliwość przeszukiwania archiwum uwzględniając wszystkie pola w nim dostępne. Możliwe będą trzy rodzaje wyszukiwania: 1. Wyszukiwanie proste: podane słowa szukane będą w dowolnym polu projektu.
2. Wyszukiwanie zaawansowane: wyszukane zostaną akta spełniające zadane kryteria, możliwe jest ustalenie kryteriów dla dowolnych pól w karcie akt. Dodatkowo możliwe jest wyszukiwanie akt po danych historii wypożyczeń. 3. Wyszukiwanie wg filtrów: każde wyszukiwanie zaawansowane można zapisać jako filtr do późniejszego użycia. Wynikiem wyszukiwania będzie lista wszystkich akt pasujących do zadanych kryteriów.
Z poziomu listy można będzie otworzyć karty dowolnej liczby wyszukanych akt. b. Karta akt. Każde akta (teczka) będą posiadać w bazie swoją kartę przechowującą wszystkie informacje dotyczące utworzenia akt oraz ich historii. Informacje dostępne na karcie akt: - Nazwa - Opis - Wewnętrzny Numer Identyfikacyjny - Kod kreskowy - Numer ewidencyjny - PESEL - system samodzielnie będzie weryfikował ilość znaków oraz zgodność nr PESEL osoby bezrobotnej z jej datą urodzenia - Rodzaj akt - Data utworzenia - Twórca akt - Data ostatniego przeglądania - Ostatni oglądający - Data ostatniej zmiany - Ostatni zmieniający - Liczba dokumentów w teczce - Liczba stron w teczce - Lista dokumentów - Lokalizacja podstawowa - Lokalizacja bieżąca - Użytkownik bieżący - Historia wypożyczeń - Daty najstarszego i najnowszego dokumentu Lista dokumentów Każda karta akt będzie zawierała listę dokumentów wchodzących w skład akt. Możliwa będzie pełna edycja listy dokumentów. Każdy dokument posiadać będzie informacje: - Nazwa - Opis - Data dodania - Twórca - Data ostatniej edycji - Edytor - Liczba stron - Typ dokumentu Każda teczka będzie miała możliwość rozdzielenia dokumentów w niej zawartych na odrębne foldery (np. zaświadczenia, certyfikaty, karty bezrobotnego). Ułatwi to przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów. Dodatkowo system automatycznie będzie zachowywać datę ważności dokumentu (od najbardziej aktualnego do najstarszego). Dodatkowo z pozycji strony głównej aplikacji możliwe będzie sprawdzenie jaka jest ilość stron, folderów i dokumentów. c. Moduł wypożyczeń Moduł wypożyczeń umożliwiać będzie automatyczną rejestrację zmiany miejsca użytkowania akt oraz użytkownika. Możliwe będzie wypożyczanie akt z archiwum oraz przekazywanie akt pomiędzy pracownikami. Scenariusz wypożyczenia akt: 1. Użytkownik potrzebujący akt a. wyszukuje je w systemie archiwum: widoczna jest informacja o użytkowniku i miejscu użytkowania akt (lub archiwum) b. naciska przycisk Zamów: Na pulpicie użytkownika pojawia się informacja o zamówieniu , a do obecnego użytkownika akt zostaje wysłana wiadomość. 2. Obecny użytkownik akt (lub archiwista): a. Otrzymuje powiadomienie o zamówieniu na akta
b. Akceptuje lub odmawia wydania akt (odmowa, akceptacja, gotowe do odbioru) 3. Użytkownik zamawiający a. Otrzymuje odpowiedź na zamówienie - Odmowa - Akceptacja (czeka na informacje o gotowości zamówienia) - Gotowe - idzie odebrać 4. Odbiór zamówienia a. Użytkownik wydający oznacza zamówienie jako zrealizowane, system automatycznie rejestruje przekazanie(wypożyczenie) b. Użytkownicy autoryzują operację wpisując hasła dostępu do aplikacji Powiadomienia użytkowników W zakładce pulpit dostępna będzie lista zadań dla użytkownika na której widoczne będą wszystkie zamówienia w realizacji wystawione przez użytkownika lub do niego skierowane. W momencie pojawienia się nowego zamówienia lub zmiany statusu zamówienia np. zmiana statusu na gotowy do odbioru użytkownik jest informowany poprzez wyskakujące okienko komunikatu lub dialogu. Pojawieniu się okienka towarzyszy dźwięk podobnie jak w komunikatorach internetowych. Aby użytkownik otrzymywał powiadomienia wystarczy, że jest zalogowany w systemie archiwum, okno przeglądarki może być zminimalizowane. Wypożyczenia stałe i czasowe Stałym miejscem przechowywania akt jest archiwum, jednak często akta pozostają w ciągłym użyciu w związku z tym możliwe są dwa rodzaje wypożyczeń: - Wypożyczenia stałe Możliwe są tylko z archiwum i tam też muszą zostać zwrócone z wypożyczenia stałego. Podczas wypożyczenia stałego miejsce przechowywania akt jest zależne od wypożyczającego użytkownika. - Wypożyczenia tymczasowe Możliwe zarówno z archiwum jak i pomiędzy użytkownikami. Użytkownik może samodzielnie wybrać datę zwrotu akt. Aplikacja pozwala na dokonywanie operacji grupowych na teczkach. Teczki zostają przeniesione do pola Koszyk w zakładce Pulpit. Dokumenty wypożyczeń Podczas wypożyczenia akt możliwe będzie wygenerowanie karty wypożyczenia akt. Podczas zwrotu akt możliwe również będzie wygenerowanie dokumentu: potwierdzenie zwrotu akt. Raporty wypożyczeń Możliwe będą do wygenerowania następujące raporty wypożyczeń - Lista wypożyczeń danej teczki w zadanym okresie czasu - Lista wypożyczeń (korzystania z akt) akt przez wybranego użytkownika d. Kartoteki elektroniczne System pozwalać będzie na rozszerzenie funkcjonalności listy dokumentów akt o możliwość przechowywania ich wersji elektronicznej. Możliwa jest aktualizacja elektronicznej wersji dokumentu poprzez wgranie nowego pliku. System przechowuje pełną historię wgrywanych wersji dokumentów. Możliwe będzie wczytywanie dokumentów w formatach graficznych i PDF. e. Kody kreskowe Aplikacja umożliwiać będzie wydruk kodów kreskowych dla akt. Kod kreskowy w jednoznaczny sposób identyfikuje akta. Czytnik kodów kreskowych Zastosowanie czytnika kodów kreskowych podłączonego do komputera pozwala na automatyczne wyszukiwanie akt. Jest to szczególnie wygodne podczas wypożyczania, oraz zwracania akt z archiwum. Wystarczy otworzyć okno wyszukiwania a następnie zeskanować kod akt a karta akt zostanie otwarta automatycznie. f. Moduł digitalizacji Aplikacja umożliwiać będzie użytkownikom wprowadzanie elektronicznej wersji dokumentów przy pomocy sieciowych urządzeń skanujących. Dokumenty po zeskanowaniu trafiają do określonej przez użytkownika teczki. System umożliwia zarówno skanowanie jedno jak i wielostronicowych dokumentów. Zeskanowane dokumenty należy następnie nazwać, opisać oraz przyporządkować do odpowiedniej kategorii akt. g. Moduł paczek Umożliwiać będzie zarządzanie paczkami dokumentów
i prowadzenie rejestru teczek przekazanych do archiwum zewnętrznego. Dodatkowo podczas tworzenia paczki dokumentów system generuje niezbędne dokumenty, wykorzystywane w procesie przekazywania dokumentacji do archiwów zewnętrznych. Funkcjonalności modułu paczek: - organizowanie teczek w paczki i wysyłanie paczek do archiwów zewnętrznych - przeglądanie zawartości teczek znajdujących się w archiwach zewnętrznych - dodawanie teczek do paczek oczekujących na wysłanie do archiwum zewnętrznego - zamawianie teczek
z archiwów zewnętrznych - generowanie protokołów przyjęcia i wydania dla paczek h. Skanowanie
z przeglądarki Moduł skanowania z przeglądarki umożliwiać będzie skanowanie dokumentów podczas pracy
z systemem bezpośrednio z przeglądarki internetowej, w której pracuje użytkownik. Podczas skanowania istnieje możliwość konfiguracji podstawowych parametrów skanowania (rozdzielczość, tryb kolorów, dokument wielostronicowy, itp.), a także podglądu i korekty zeskanowanego obrazu (np. obrót, przycięcie, rozjaśnienie). Funkcjonalności modułu skanowania z przeglądarki: - skanowanie oraz załączanie dokumentów do teczki bez potrzeby uruchamiania dodatkowego oprogramowania (oprogramowania skanera) - podstawowa obróbka graficzna skanowanego dokumentu (obracanie, przycinanie, korekcja kolorów) Technologia aplikacji System funkcjonował będzie w architekturze klient - serwer jako aplikacja webowa, tzn. jako klienta wykorzystuje przeglądarkę internetową. Minimalne wersje wspieranych przeglądarek internetowych: - Firefox >= 4.*
- Internet Explorer >= 8.* - Google Chrome >= 10.* Instalacja systemu na serwerze możliwa będzie
z wykorzystaniem systemów operacyjnych rodziny Windows lub Linux. Środowisko potrzebne do uruchomienia systemu na serwerze (silnik bazy danych, serwer http) będzie wykorzystywało oprogramowanie o otwartym kodzie źródłowym. System nie będzie posiadał ograniczeń co do wielkości pojedynczego pliku ani do ilości obsługiwanych dokumentów i teczek. Obsługiwane formaty plików: - pdf, jpg, png, bmp, gif - możliwy podgląd dokumentów w systemie. - inny dowolny format pliku dokumentu (np. doc, odt, xls) - możliwe wywołanie podglądu pliku przy pomocy zewnętrznego programu zainstalowanego na komputerze klienta Dostarczony czytnik kodów kreskowych winien spełniać poniższe wymagania: - ręczny czytnik kodów kreskowych
z oprogramowaniem umożliwiającym współpracę z wdrażanym systemem, - laserowy moduł skanujący zapewnia bezbłędny odczyt kodów jednowymiarowych z odległości minimum 20 cm. - czytnik musi pracować w 2 trybach: a) odczyt wyzwalany za pomocą przycisku b) praca ciągła Auto-Scan. Ergonomiczna - odporność na upadek z wysokości 1,5 m. - wbudowane 3 interfejsy (KBW, RS 232 i USB) - odłączalny kabel transmisyjny - minimum 12 miesięczna gwarancja liczona od dnia odbioru przedmiotu umowy. Dostarczona drukarka termotransferowa winna spełniać poniższe wymagania: - termotransferowa drukarka kodów kreskowych
z oprogramowaniem umożliwiającym współpracę z wdrażanym systemem, - szybkość druku etykiet do 127 mm/s - rozdzielczość 203 dpi, - pamięć Flash 4MB, - pamięć RAM 8MB, - wydruk kodów kreskowych 1D i 2D - obsługa interfejsu minimum USB. - minimum 12 miesięczna gwarancja liczona od dnia odbioru przedmiotu umowy. - trzy taśmy termotransferowe żywiczne w tym dwie zapasowe

Kod trybu postepowania: PN

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Nie

Nazwa wykonawcy: SmartMedia Sp. z o.o.

Adres pocztowy wykonawcy: Migowska 54d

Miejscowość: Gdańsk

Kod pocztowy: 80-287

ID województwa: 10

Województwo / kraj: pomorskie

Data udzielenie zamówienia: 03/12/2013

Liczba ofert: 3

Liczba odrzuconych ofert: 2

Szacunkowa wartość zamówienia: 55400,00