132495 / 2011-05-09 - Inny: jednostka organizacyjna samorządu województwa nieposiadająca osobowości prawnej / Wojewódzki Urząd Pracy (Katowice)

Oryginalny tusz B0380 Kolor marki Olivetti

Cena: 159.67 PLN

ORGANIZACJA KONFERENCJI ZAMYKAJĄCEJ PROJEKT SYSTEMOWY

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia publicznego jest: organizacja w terminie 27 czerwca 2011r. jednodniowej konferencji zamykającej projekt systemowy nt. Rozmawiajmy - dialog społeczny jako skuteczna forma rozwiązywania problemów rynku pracy realizowany przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach w ramach Poddziałania 6.1.1 PO KL dla 100 osób. Wykonawca będzie odpowiedzialny bezpośrednio za przygotowanie i obsługę konferencji. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również zapewnienie: materiałów konferencyjnych, cateringu, prelegentów spotkania oraz sali, w której zorganizowana będzie konferencja. Konferencja będzie organizowana pod patronatem Marszałka Województwa Śląskiego.

Celem konferencji jest podsumowanie podjętych działań i rezultatów osiągniętych
w projekcie. W trakcie konferencji przedstawione zostaną referaty ekspertów w oparciu o przykłady budowania dialogu i tworzenia partnerstw w regionie oraz podręcznik wypracowany w trakcie prowadzenia projektu.
I . Wynajem sali konferencyjnej:
a) oddanie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego w dniu 27 czerwca br. w godz. 9.00-16.00 sali konferencyjnej mieszczącej co najmniej 100 uczestników zlokalizowanej na terenie miasta Katowice, w miejscu które dysponuje parkingiem, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską (tramwaj, autobus, PKP). Sala powinna być wyposażona minimum w: odpowiednie nagłośnienie, klimatyzację, stoły dla prelegentów, miejsca siedzące dla uczestników, mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik multimedialny, laptop;
b) sala zlokalizowana w obiekcie z niezbędnym zapleczem sanitarnym oraz gastronomicznym;
c) wykonawca zapewnia bezpłatną szatnię dla uczestników oraz bezpłatny dostęp
do toalet w budynku, w którym będzie mieściła się sala.
d) wykonawca zapewni podczas konferencji osoby do obsługi technicznej systemu nagłaśniającego, rzutnika multimedialnego oraz klimatyzacji;
e) wykonawca zapewnieni najwyższy stopnień niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji (natychmiastowa wymiana urządzeń lub usunięcie ewentualnej usterki, obsługa techniczna);
f) wykonawca zapewnieni miejsce do przeprowadzenia rejestracji uczestników konferencji na które składać się będzie stół z dwoma krzesłami oraz co najmniej dwie osoby do obsługi;

II. Usługa cateringowa podczas konferencji.
a) zorganizowanie dwóch przerw kawowych podawanych w formie stołu szwedzkiego
z zapewnieniem ceramicznych filiżanek i talerzyków, szklanek do zimnych napojów,
a także metalowych łyżeczek oraz serwetek i obrusów;
b) w cenie usługi uwzględniony personel obsługowy;
c) w skład usługi wejdą co najmniej:
- woda mineralna gazowana i niegazowana po co najmniej 0,33 l na osobę podane
w szklanych butelkach,
- sok pomarańczowy, jabłkowy lub porzeczkowy co najmniej 0,2 l na osobę, podany
w szklanym dzbanku,
- kawa świeżo parzona z ekspresu wystawiona w termosach,
- herbata ekspresowa w różnych wariantach smakowych do wyboru, każda torebka herbaty pakowana w osobnych kopertkach, wrzątek do herbaty wystawiony w termosach,
- kanapki dekoracyjne (w tym co najmniej białe lub ciemne pieczywo, masło, wędlina, ser żółty, jajko na twardo, twaróg , sałata, ogórek , pomidor, łosoś) po 2 sztuki na osobę ,
- owoce: jabłka, winogrona, banany,
- świeże ciasteczka dekoracyjne;
d) w ramach usługi gastronomicznej należy zapewnić także cukier, mleko do kawy, cytrynę do herbaty;
e) usługa cateringowa powinna zostać przygotowana w innej sali niż sala konferencyjna.

III. Organizacja konferencji.
1. Materiały konferencyjne
a) opracowanie harmonogramu konferencji przy współpracy z Zamawiającym. Ostateczna data przedstawienia harmonogramu do akceptacji Zamawiającego upływa po 3dniach od podpisania umowy na realizację zamówienia;
b) opracowanie, przygotowanie i przekazanie uczestnikom konferencji w formie papierowej (format A4) i elektronicznej (na płycie CD lub pendrive) materiałów, które będą prezentowane podczas konferencji. Materiały konferencyjne muszą być opatrzone nazwą projektu oraz logami: WUP w Katowicach, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo województwa Śląskie Pozytywna Energia, flagą Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska - Europejski Fundusz Społeczny, danymi teleadresowymi WUP, logo projektu, adresem strony internetowej projektu,
a także informacją o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej. Wykonawca zobligowany jest do stosowania zasad wynikających z aktualnie obowiązujących Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Loga oraz wytyczne są dostępne do pobrania na stronie http://efs.wup-katowice.pl/promocja_po_kl oraz http://slaskie.pl
c) materiały konferencyjne powinny zawierać: materiały prezentowane podczas konferencji (wersja papierowa powinna być w formacie A4 oraz wersja elektroniczna na nośniku CD lub pendrive), długopis, notes w formacie A4 do notowania. Materiały powinny być umieszczone wraz z przygotowaną ankietą w teczce konferencyjnej, która zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Zamawiający przekaże również Wykonawcy ankietę w formie elektronicznej;
d) jeden egzemplarz skompletowanych materiałów konferencyjnych powinien być dostarczony do akceptacji Zamawiającego na 5 dni roboczych przed realizacją całości zamówienia. Wszystkie materiały dla uczestników konferencji powinny zostać dostarczone najpóźniej w dniu 27 czerwca 2011r. przed godz. 9:00 na miejsce realizacji zamówienia. Nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę ostatecznej liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji w celu przygotowania odpowiedniej ilości kompletów materiałów.

2. Prelegenci konferencji
a) Zapewnienie 4 prelegentów, którzy w trakcie konferencji wygłoszą referaty z zakresu dialogu społecznego oraz tworzenia partnerstw. Wygłoszone referaty powinny zawierać narzędzia i przykłady tworzenia dialogu społecznego i budowania partnerstw, w tym zapoznać uczestników konferencji z konkretnymi narzędziami ich tworzenia lub przykładami ich powstania. Referaty powinny zachować w swojej tematyce równość szans. Prelegenci będą odpowiedzialni za przygotowanie referatów następnie ich zaprezentowanie w trakcie konferencji. Prelegenci są zobowiązani do zapewnienia ciągłości prowadzenia konferencji w godzinach 10.00 - 14.00 (wraz z przerwami kawowymi), zgodnie z harmonogramem. Osoby te muszą wykazać się doświadczeniem i wiedzą dotyczącą znajomości tematu dialogu społecznego. Doświadczenie to musi zostać poparte przeprowadzeniem co najmniej jednego szkolenia lub jednej konferencji
z zakresu dialogu społecznego lub budowania partnerstw;
b) Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić w harmonogramie konferencji czas
dla prelegenta ze strony Zamawiającego, którego zadaniem będzie omówienie wypracowanego podręcznika w trakcie realizacji projektu.
c) koszt związany z zapewnieniem wyżywienia i kosztów dojazdu pokrywa Wykonawca.
W przypadku miejsca zamieszkania prelegenta poza miastem organizowania konferencji, pobyt w tym nocleg pokrywa Wykonawca.

UWAGI
Wykonawca zobowiązany jest do podania w dniu podpisania umowy danych kontaktowych do osoby, która ze strony Wykonawcy będzie odpowiedzialna za koordynację i nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji usługi. Przetwarzanie danych osobowych osób korzystających z usługi musi odbywać się zgodnie z zachowaniem zasad poufności
przy przetwarzaniu tych danych. Zamawiającemu przysługuje prawo wglądu do dokumentów Wykonawcy związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych.
Nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji. Tym samym płatność za usługę zorganizowania i przeprowadzenia konferencji będzie uzależniona od liczby osób uczestniczących w konferencji przy czym, minimalna liczba uczestników będzie wynosiła 70 osób.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 132495

Data publikacji: 2011-05-09

Nazwa: Wojewódzki Urząd Pracy

Ulica: ul. Kościuszki 30

Numer domu: 30

Miejscowość: Katowice

Kod pocztowy: 40-048

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 0 32 757 33 61

Adres strony internetowej: www.wup-katowice.pl

Regon: 27685569600000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego:
Inny: jednostka organizacyjna samorządu województwa nieposiadająca osobowości prawnej

Inny rodzaj zamawiającego:
jednostka organizacyjna samorządu województwa nieposiadająca osobowości prawnej

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
ORGANIZACJA KONFERENCJI ZAMYKAJĄCEJ PROJEKT SYSTEMOWY

Rodzaj zamówienia: U

Kody CPV:
805000009 (Usługi szkoleniowe)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

data_roz: 27/06/2011

Informacja na temat wadium: nie dotyczy

Zaliczka: Nie

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Zamawiający uzna spełnienie w/w warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, iż dysponuje co najmniej 4 osobami wskazanymi jako prelegenci do realizacji zamówienia, każdy legitymujący się przeprowadzeniem co najmniej jednego szkolenia bądź konferencji z zakresu dialogu społecznego lub budowania partnerstw.

Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku:
Zamawiający dokona oceny spełnienia w/w warunku według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie załączonego do oferty wykazu osób uczestniczących w realizacji zamówienia wraz z informacjami na temat ich doświadczenia zawodowego niezbędnego do wykonania zamówienia wraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Nie wykazanie spełnienia w/w warunku skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Pzp.

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Pełnomocnictwo, w sytuacjach, w których uprawnienie do występowania w imieniu Wykonawcy nie wynika z przedłożonego dokumentu wyszczególnionego w punkcie III.4.2) pkt 2. W przypadku złożenia kserokopii pełnomocnictwo musi być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach
ul. Kościuszki 30
III piętro, pok. 304 -305

Data składania wniosków, ofert: 18/05/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach
ul. Kościuszki 30
II piętro, pok. 210

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Podobne przetargi