100672 / 2014-03-25 - Administracja samorzÄ…dowa / Gmina Prusice (Prusice)

Wybór kadry zarządzającej do projektu partnerskiego pt. Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej)

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wybór kadry zarządzającej do projektu partnerskiego pt. Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego realizowanego przez Gminę Prusice (Lidera projektu) i 8 Partnerów (Gminę Wołów, Gminę Oborniki Śląskie, Gminę Prochowice, Gminę Dobroszyce, Gminę Wisznia Mała, Gminę Zawonia, Powiat Trzebnicki, firmę Maculewicz Consulting) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludziki 2007-2013 Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
2. Biorąc pod uwagę formę prawną potencjalnych Wykonawców niniejszego zamówienia oraz zapisy projektu o dofinansowanie, do wykonywania zamówienia przyjęto formę umowy zlecenia.
3. Miejscem realizacji projektu jest obszar 8 JST biorących udział w projekcie: Gminy Prusice, Gminy Wołów, Gminy Oborniki Śląskie, Gminy Prochowice, Gminy Dobroszyce, Gminy Wisznia Mała, Gminy Zawonia, Powiatu Trzebnickiego.
4. Celem projektu jest poprawa standardu świadczenia elektronicznych usług publicznych w 8 JST w województwie dolnośląskim poprzez wdrożenie i modernizację systemu informatycznego, wzrost kwalifikacji u 374 pracowników samorządowych i wzrost świadomości obywateli w obszarze e-usług publicznych w okresie od 03.03.2014 r. do 30.06.2015 r.
5. W projekcie zostaną zrealizowane następujące zadania:
1) Wdrożenie lub modernizacja rozwiązań informatycznych w JST,
2) Szkolenia dla pracowników JST,
3) Promocja e-usług.
6. W skład kadry zarządzającej wchodzą:
CZĘŚĆ I: Kierownik projektu
CZĘŚĆ II: Sekretarz projektu
CZĘŚĆ III: Specjalista ds. wniosków o płatność
CZĘŚĆ IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu
CZĘŚĆ V: Koordynator informatyków

7. Informacje ogólne - wspólne dla wszystkich części:
1) Zgodnie z Zasadami finansowania POKL z dnia 24.12.2012 r.: w przypadku angażowania, jako personel projektu osoby, która wykonuje zadania w więcej niż jednym projekcie w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) należy pamiętać, że wydatki związane z zatrudnieniem takiej osoby są kwalifikowalne tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy obciążenie wynikające z pracy w kilku projektach nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie (dotyczy to zarówno zaangażowania danej osoby w realizację projektów współfinansowanych w ramach POKL, jak również w ramach innych programów NSRO) oraz jeżeli łączne zaangażowanie w realizację zadań projektowych nie przekracza 240 godzin miesięcznie.
Osoba ta musi:
a) prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, w których jest zaangażowana z wyłączeniem przypadku, gdy:
- osoba ta wykonuje pracę w ramach kilku projektów na podstawie jednego stosunku pracy ( w takim przypadku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji);
- zadania są realizowane na podstawie umów, w wyniku, których następuje wykonanie oznaczonego dzieła np. raportu z badania lub ekspertyzy;
Ewidencja ta powinna mieć charakter dziennika zajęć, z którego powinno wynikać, jakie zadania w ramach, jakiej umowy i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. Natomiast szczegółowe wskazywanie poszczególnych czynności w ramach danej umowy nie jest wymagane.
b) przekazać beneficjentowi ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu beneficjenta.
2) Definicja personelu projektu została określona w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 lipca 2013 r. Obejmuje ona wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach/projektu w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy (dotyczy umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę) lub stosunku cywilnoprawnego (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło), osoby samozatrudnione ( tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami danego projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. z 2007r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.).
3) W związku z powyższym w przypadku realizacji zadań w innym projekcie w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia wymaga się, aby obciążenie wynikające z powyższego nie wykluczało możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych w ramach przedmiotu zamówienia oraz, że łączne zaangażowanie w realizację zadań powierzonych w ramach przedmiotu zamówienia oraz, że łączne zaangażowanie w realizację zadań projektowych nie przekracza 240 godzin miesięcznie (na potwierdzenie powyższego wymaga się podpisania stosownego oświadczenia na etapie podpisania umowy na realizację zadania).
4) Wykonawcy zobowiązani są do wykonania przedmiotu zamówienia w sposób nieprzerwany w całym okresie realizacji niniejszego zamówienia, z należytą starannością oraz powszechnie przyjętymi normami etycznymi i zasadami wykonywania usług o tym charakterze z zastrzeżeniem, że Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego zakończenia i ostatecznego rozliczenia projektu po terminie określonym w SIWZ - bez prawa do odrębnego wynagrodzenia.
5) Ze względu na szczególną specyfikę przedmiotu zamówienia oraz konieczność optymalnego wykorzystania potencjału wykonawcy nie jest możliwe łączenie funkcji osób na poszczególnych stanowiskach. Wykonawca składający ofertę na kilka części postępowaniach nie może zgłosić tej samej osoby do pełnienia więcej niż jednej z powyższych funkcji.

8. Informacje szczegółowe:
1) CZĘŚĆ I: Kierownik projektu, Zakres obowiązków:
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu - 80 h/m-c
b) Zarządzanie, nadzorowanie i monitorowanie wszystkich etapów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym, umową partnerstwa i przepisami unijnymi oraz krajowymi w zakresie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w tym m.in. wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków POKL,
c) Planowanie, koordynacja oraz nadzorowanie pracy osób zaangażowanych we wdrażanie projektu - Zespołu Projektowego (sprawdzanie i zatwierdzanie kart pracy),
d) Prowadzenie spotkań Zespołu Projektowego i Grupy Sterującej,
e) Nadzór nad przestrzeganiem zasady równości w projekcie,
f) Przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2000 r. Nr 101, poz. 926 z późń. zm.),
g) Monitorowanie przepływu uczestników w projekcie i nadzór na prawidłowym stosowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
h) Weryfikacja pod względem merytorycznym dokumentów wytworzonych w trakcie realizacji projektu,
i) Uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
j) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie go o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu,
k) Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu,
l) Bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą oraz Partnerami projektu, dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów,
m) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej,
n) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego,
o) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu.

2) CZĘŚĆ II: Sekretarz projektu, Zakres obowiązków
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c
b) Nadzór nad realizacją zadań merytorycznych projektu u każdego Partnera,
c) Wspieranie w działaniach Kierownika projektu, bieżące kontakty i korespondencja,
d) Przygotowywanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu,
e) Zgłaszanie Kierownikowi projektu oraz uzgadnianie z nim wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu,
f) Zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami projektu (zakupy, oznakowanie),
g) Zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy Partnerami projektu,
h) Koordynowanie zadania Promocja e-usług w projekcie - organizacja działań zadania, zarządzanie,
i) Nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno-promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL,
j) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu,
k) Uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
l) Utrzymywanie stałych kontaktów z Partnerami projektu i kontrola ich pracy,
m) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego,
n) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej.
o) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego,
p) Pełnienie 2-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego przez 5 dni w tygodniu.

3) CZĘŚĆ III: Specjalista ds. wniosków o płatność, Zakres obowiązków
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c
b) Prowadzenie rozliczenia projektu, również w podziale na wydatki odpowiadające zaangażowaniu finansowemu Partnerów w projekt (sporządzanie kwartalnych sprawozdań z wydatkowania środków projektu dla każdego Partnera z osobna),
c) Prowadzenie ewidencji wydatków projektu zgodnie z Zasadami finansowania POKL,
d) Przygotowanie wniosków o płatność i terminowe ich przekazanie Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej;
e) Nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym i przepisami unijnymi oraz krajowymi w zakresie POKL w tym m.in. wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków POKL (weryfikowanie dowodów księgowych - faktur, rachunków, not księgowych itp.)
f) Sporządzanie harmonogramów płatności dla projektu oraz w rozbiciu na 9 Partnerów,
g) Sporządzanie formularza zmian w części dot. budżetu projektu o ile zajdzie taka potrzeba, wprowadzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian do projektu (wniosku o dofinansowanie) w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentacji programowej POKL,
h) Wspieranie działań Kierownika projektu w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem,
i) Zgłaszanie Kierownikowi projektu wszelkich stwierdzonych nieprawidłowości,
j) Niezwłoczne informowanie Kierownika projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu,
k) Podejmowanie działań w celu zapewnienia płynnego finansowania projektu,
l) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego,
m) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej,
n) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego,
o) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu.

4) CZĘŚĆ IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu, zakres obowiązków
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c
b) Monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia wskaźników projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu,
c) Monitoring rzeczowy - zgodność realizacji projektu z planem merytorycznym (monitoring dokumentacji szkoleniowej: sprawdzanie dokumentacji, list obecności, potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych oraz wsparcia towarzyszącego, sprawozdania cząstkowe dotyczące prowadzonych zadań w ramach projektu itp.),
d) Organizowanie spotkań monitorujących z Zespołem Projektowym oraz Partnerami projektu,
e) Prowadzenie ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz opracowanie raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań,
f) Nadzór nad dokumentacją potwierdzającą kwalifikowalność beneficjenta ostatecznego projektu,
g) Nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS,
h) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego,
i) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej.
j) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego,
k) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu.

5) CZĘŚĆ V: Koordynator informatyków - zakres obowiązków
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -40 h/m-c
b) Koordynowanie działań informatyków w 8 JST w zakresie zadania nr 1 projektu Wdrożenie i modernizacja rozwiązań informatycznych w JST - organizacja działań zadania,
c) We współpracy z informatykami opracowanie opisu przedmiotu zamówienia do procedury przetargowej na dostawę sprzętu i oprogramowania,
d) Przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu,
e) Zgłaszanie Kierownikowi projektu oraz uzgadnianie z nim wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu,
f) Reagowanie w sytuacji wystąpienia ryzyka w realizacji zadania nr 1 projektu,
g) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu,
h) Utrzymywanie stałych kontaktów z informatykami z JST oraz kontrola ich pracy,
i) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego,
j) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej,
k) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 100672

Data publikacji: 2014-03-25

Nazwa: Gmina Prusice

Ulica: Rynek 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Prusice

Kod pocztowy: 55-110

Województwo / kraj: dolnośląskie

Numer telefonu: 071 3126224

Numer faxu: 071 3126229

Adres strony internetowej: www.bip.prusice.pl

Regon: 93193510600000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Adres internetowy dynamicznego systemu zakupów: nie dotyczy

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wybór kadry zarządzającej do projektu partnerskiego pt. Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej)

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest wybór kadry zarządzającej do projektu partnerskiego pt. Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego realizowanego przez Gminę Prusice (Lidera projektu) i 8 Partnerów (Gminę Wołów, Gminę Oborniki Śląskie, Gminę Prochowice, Gminę Dobroszyce, Gminę Wisznia Mała, Gminę Zawonia, Powiat Trzebnicki, firmę Maculewicz Consulting) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludziki 2007-2013 Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Projekt jest współfinansowany z Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
2. Biorąc pod uwagę formę prawną potencjalnych Wykonawców niniejszego zamówienia oraz zapisy projektu o dofinansowanie, do wykonywania zamówienia przyjęto formę umowy zlecenia.
3. Miejscem realizacji projektu jest obszar 8 JST biorących udział w projekcie: Gminy Prusice, Gminy Wołów, Gminy Oborniki Śląskie, Gminy Prochowice, Gminy Dobroszyce, Gminy Wisznia Mała, Gminy Zawonia, Powiatu Trzebnickiego.
4. Celem projektu jest poprawa standardu świadczenia elektronicznych usług publicznych w 8 JST w województwie dolnośląskim poprzez wdrożenie i modernizację systemu informatycznego, wzrost kwalifikacji u 374 pracowników samorządowych i wzrost świadomości obywateli w obszarze e-usług publicznych w okresie od 03.03.2014 r. do 30.06.2015 r.
5. W projekcie zostaną zrealizowane następujące zadania:
1) Wdrożenie lub modernizacja rozwiązań informatycznych w JST,
2) Szkolenia dla pracowników JST,
3) Promocja e-usług.
6. W skład kadry zarządzającej wchodzą:
CZĘŚĆ I: Kierownik projektu
CZĘŚĆ II: Sekretarz projektu
CZĘŚĆ III: Specjalista ds. wniosków o płatność
CZĘŚĆ IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu
CZĘŚĆ V: Koordynator informatyków

7. Informacje ogólne - wspólne dla wszystkich części:
1) Zgodnie z Zasadami finansowania POKL z dnia 24.12.2012 r.: w przypadku angażowania, jako personel projektu osoby, która wykonuje zadania w więcej niż jednym projekcie w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) należy pamiętać, że wydatki związane z zatrudnieniem takiej osoby są kwalifikowalne tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy obciążenie wynikające z pracy w kilku projektach nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie (dotyczy to zarówno zaangażowania danej osoby w realizację projektów współfinansowanych w ramach POKL, jak również w ramach innych programów NSRO) oraz jeżeli łączne zaangażowanie w realizację zadań projektowych nie przekracza 240 godzin miesięcznie.
Osoba ta musi:
a) prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów NSRO, w których jest zaangażowana z wyłączeniem przypadku, gdy:
- osoba ta wykonuje pracę w ramach kilku projektów na podstawie jednego stosunku pracy ( w takim przypadku nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji);
- zadania są realizowane na podstawie umów, w wyniku, których następuje wykonanie oznaczonego dzieła np. raportu z badania lub ekspertyzy;
Ewidencja ta powinna mieć charakter dziennika zajęć, z którego powinno wynikać, jakie zadania w ramach, jakiej umowy i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia. Natomiast szczegółowe wskazywanie poszczególnych czynności w ramach danej umowy nie jest wymagane.
b) przekazać beneficjentowi ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu beneficjenta.
2) Definicja personelu projektu została określona w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 lipca 2013 r. Obejmuje ona wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach/projektu w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy (dotyczy umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę) lub stosunku cywilnoprawnego (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło), osoby samozatrudnione ( tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które są beneficjentami danego projektu i jednocześnie stanowią personel tego projektu), osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U. z 2007r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.) oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu w rozumieniu ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ( Dz. U. Nr 96, poz. 873, z późn. zm.).
3) W związku z powyższym w przypadku realizacji zadań w innym projekcie w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia wymaga się, aby obciążenie wynikające z powyższego nie wykluczało możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych w ramach przedmiotu zamówienia oraz, że łączne zaangażowanie w realizację zadań powierzonych w ramach przedmiotu zamówienia oraz, że łączne zaangażowanie w realizację zadań projektowych nie przekracza 240 godzin miesięcznie (na potwierdzenie powyższego wymaga się podpisania stosownego oświadczenia na etapie podpisania umowy na realizację zadania).
4) Wykonawcy zobowiązani są do wykonania przedmiotu zamówienia w sposób nieprzerwany w całym okresie realizacji niniejszego zamówienia, z należytą starannością oraz powszechnie przyjętymi normami etycznymi i zasadami wykonywania usług o tym charakterze z zastrzeżeniem, że Wykonawca zobowiązany jest do dokonywania wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego zakończenia i ostatecznego rozliczenia projektu po terminie określonym w SIWZ - bez prawa do odrębnego wynagrodzenia.
5) Ze względu na szczególną specyfikę przedmiotu zamówienia oraz konieczność optymalnego wykorzystania potencjału wykonawcy nie jest możliwe łączenie funkcji osób na poszczególnych stanowiskach. Wykonawca składający ofertę na kilka części postępowaniach nie może zgłosić tej samej osoby do pełnienia więcej niż jednej z powyższych funkcji.

8. Informacje szczegółowe:
1) CZĘŚĆ I: Kierownik projektu, Zakres obowiązków:
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu - 80 h/m-c
b) Zarządzanie, nadzorowanie i monitorowanie wszystkich etapów projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym, umową partnerstwa i przepisami unijnymi oraz krajowymi w zakresie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) w tym m.in. wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków POKL,
c) Planowanie, koordynacja oraz nadzorowanie pracy osób zaangażowanych we wdrażanie projektu - Zespołu Projektowego (sprawdzanie i zatwierdzanie kart pracy),
d) Prowadzenie spotkań Zespołu Projektowego i Grupy Sterującej,
e) Nadzór nad przestrzeganiem zasady równości w projekcie,
f) Przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2000 r. Nr 101, poz. 926 z późń. zm.),
g) Monitorowanie przepływu uczestników w projekcie i nadzór na prawidłowym stosowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
h) Weryfikacja pod względem merytorycznym dokumentów wytworzonych w trakcie realizacji projektu,
i) Uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
j) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie go o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu,
k) Poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu,
l) Bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą oraz Partnerami projektu, dokonywanie systematycznej kontroli pracy i uzyskanych efektów,
m) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej,
n) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego,
o) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu.

2) CZĘŚĆ II: Sekretarz projektu, Zakres obowiązków
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c
b) Nadzór nad realizacją zadań merytorycznych projektu u każdego Partnera,
c) Wspieranie w działaniach Kierownika projektu, bieżące kontakty i korespondencja,
d) Przygotowywanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu,
e) Zgłaszanie Kierownikowi projektu oraz uzgadnianie z nim wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu,
f) Zorganizowanie biura projektu zgodnie z założeniami projektu (zakupy, oznakowanie),
g) Zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy Partnerami projektu,
h) Koordynowanie zadania Promocja e-usług w projekcie - organizacja działań zadania, zarządzanie,
i) Nadzór nad prawidłową realizacją promocji projektu - zapewnienie zgodności wizualizacji materiałów informacyjno-promocyjnych z umową partnerską na rzecz realizacji projektu oraz wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL,
j) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu,
k) Uczestniczenie we wszystkich czynnościach przewidzianych w procedurze zamówień publicznych na dostawy oraz usługi przewidziane w budżecie projektu zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
l) Utrzymywanie stałych kontaktów z Partnerami projektu i kontrola ich pracy,
m) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego,
n) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej.
o) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego,
p) Pełnienie 2-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego przez 5 dni w tygodniu.

3) CZĘŚĆ III: Specjalista ds. wniosków o płatność, Zakres obowiązków
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c
b) Prowadzenie rozliczenia projektu, również w podziale na wydatki odpowiadające zaangażowaniu finansowemu Partnerów w projekt (sporządzanie kwartalnych sprawozdań z wydatkowania środków projektu dla każdego Partnera z osobna),
c) Prowadzenie ewidencji wydatków projektu zgodnie z Zasadami finansowania POKL,
d) Przygotowanie wniosków o płatność i terminowe ich przekazanie Instytucji Pośredniczącej oraz sprawozdań rzeczowych z postępów realizacji projektu, w tym sporządzenie ostatniego wniosku o płatność zgodnie obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej;
e) Nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym i przepisami unijnymi oraz krajowymi w zakresie POKL w tym m.in. wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków POKL (weryfikowanie dowodów księgowych - faktur, rachunków, not księgowych itp.)
f) Sporządzanie harmonogramów płatności dla projektu oraz w rozbiciu na 9 Partnerów,
g) Sporządzanie formularza zmian w części dot. budżetu projektu o ile zajdzie taka potrzeba, wprowadzanie w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych zmian do projektu (wniosku o dofinansowanie) w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentacji programowej POKL,
h) Wspieranie działań Kierownika projektu w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem,
i) Zgłaszanie Kierownikowi projektu wszelkich stwierdzonych nieprawidłowości,
j) Niezwłoczne informowanie Kierownika projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu,
k) Podejmowanie działań w celu zapewnienia płynnego finansowania projektu,
l) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego,
m) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej,
n) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego,
o) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu.

4) CZĘŚĆ IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu, zakres obowiązków
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -80 h/m-c
b) Monitorowanie postępów i poziomu osiągnięcia wskaźników projektu oraz postępu finansowego w poszczególnych okresach, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku występowania problemów w realizacji projektu,
c) Monitoring rzeczowy - zgodność realizacji projektu z planem merytorycznym (monitoring dokumentacji szkoleniowej: sprawdzanie dokumentacji, list obecności, potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych oraz wsparcia towarzyszącego, sprawozdania cząstkowe dotyczące prowadzonych zadań w ramach projektu itp.),
d) Organizowanie spotkań monitorujących z Zespołem Projektowym oraz Partnerami projektu,
e) Prowadzenie ewaluacji projektu, w tym badania postępów w realizacji projektu oraz opracowanie raportu ewaluacyjnego po zakończeniu działań,
f) Nadzór nad dokumentacją potwierdzającą kwalifikowalność beneficjenta ostatecznego projektu,
g) Nadzór nad prowadzeniem bazy danych PEFS,
h) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego,
i) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej.
j) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego,
k) Pełnienie 4-godzinnego dyżuru w biurze projektu w siedzibie Zamawiającego jeden dzień w tygodniu.

5) CZĘŚĆ V: Koordynator informatyków - zakres obowiązków
a) Miesięczny czas pracy w ramach projektu -40 h/m-c
b) Koordynowanie działań informatyków w 8 JST w zakresie zadania nr 1 projektu Wdrożenie i modernizacja rozwiązań informatycznych w JST - organizacja działań zadania,
c) We współpracy z informatykami opracowanie opisu przedmiotu zamówienia do procedury przetargowej na dostawę sprzętu i oprogramowania,
d) Przygotowanie wszelkiej dokumentacji wymaganej do prawidłowej realizacji projektu,
e) Zgłaszanie Kierownikowi projektu oraz uzgadnianie z nim wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu,
f) Reagowanie w sytuacji wystąpienia ryzyka w realizacji zadania nr 1 projektu,
g) Utrzymywanie stałych kontaktów z Zamawiającym oraz informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu,
h) Utrzymywanie stałych kontaktów z informatykami z JST oraz kontrola ich pracy,
i) Współpraca z członkami Zespołu Projektowego,
j) Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji projektowej,
k) Inne zadania niezbędne do prawidłowej realizacji projektu niewymienione wyżej a zlecone przez Zamawiającego.

Kody CPV:
796100003 (Zapewnianie usług personelu)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
794210001 (Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych)

Czy zamówienie jest podzielone na części: Tak

Ilość części: 5

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 30/06/2015

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Nie określa się minimalnych standardów.
Ocena spełniania warunku będzie dokonana na podstawie złożonego oświadczenia na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Wiedza i doświadczenie:
Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali/wykonują należycie:
1) w zakresie części I: Kierownik projektu co najmniej 3 usługi polegające na zarządzaniu projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej poprzez pełnienie funkcji kierownika/koordynatora projektu o wartości min. 2 mln zł (słownie: dwa miliony złotych) każdy, w tym min. 1 projektem partnerskim.
2) w zakresie części II: Sekretarz projektu co najmniej 1 usługę polegającą na prowadzeniu/realizacji co najmniej 1 projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej,
3) w zakresie części III: Specjalista ds. wniosków o płatność. Nie określa się minimalnych standardów.
4) w zakresie części IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu. Nie określa się minimalnych standardów.
5) w zakresie części V: Koordynator informatyków. Nie określa się minimalnych standardów.
Opis sposobu dokonywania oceny tego warunku - ocena spełniania warunku będzie dokonana na podstawie złożonego wykazu zamówień i dowodów potwierdzających należyte wykonanie na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Potencjał techniczny:
Nie określa się minimalnych standardów.
Ocena spełniania warunku będzie dokonana na podstawie złożonego oświadczenia na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Wykonawca wykaże dysponowanie, co najmniej jedną osobą, która:

1) w zakresie części I: Kierownik projektu:
a) posiada wykształcenie wyższe
- w kierunku: zarządzania lub zarządzania projektem,
- lub o kierunku innym niż w/w oraz ukończone studia podyplomowe w kierunku zarządzania lub zarządzania projektem oraz
b) posiada min. roczne doświadczenie na podobnym stanowisku tj. kierownika projektu w projekcie partnerskim o wartości nie niższej niż 1,5 mln zł oraz
c) której zaangażowanie w przedmiotowe zamówienie, łącznie z zaangażowaniem w innych projektach w ramach NSRO jako personelu projektu - nie będzie przekraczać 240 godz. miesięcznie oraz
d) posiada znajomość zasad Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) i wytycznych z nim związanych oraz
e) posiada umiejętność obsługi Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla POKL ( PEFS) oraz
f) posiada umiejętność obsługi komputera w tym MS Office, Internetu, Generatora Wniosków Aplikacyjnych i Generatora wniosków Płatniczych.

2) w zakresie części II: Sekretarz projektu
a) posiada wykształcenie wyższe oraz
b) posiada min. roczne doświadczenie w prowadzeniu/realizacji projektów współfinansowanych ze środków UE oraz
c) posiada zdolności organizacyjne oraz
d) której zaangażowanie w przedmiotowe zamówienie, łącznie z zaangażowaniem w innych projektach w ramach NSRO jako personelu projektu - nie będzie przekraczać 240 godz. miesięcznie oraz
e) posiada znajomość ustawy Prawo zamówień Publicznych,
f) posiada umiejętność obsługi komputera w tym MS Office, Internetu, Generatora Wniosków Aplikacyjnych i Generatora wniosków Płatniczych.
g) posiada znajomość zasad Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) i wytycznych z nim związanych.

3) w zakresie części III: Specjalista ds. wniosków o płatność
a) posiada wykształcenie wyższe w kierunku zarządzanie, finanse lub rachunkowość oraz
b) której zaangażowanie w przedmiotowe zamówienie, łącznie z zaangażowaniem w innych projektach w ramach NSRO jako personelu projektu - nie będzie przekraczać 240 godz. miesięcznie oraz
c) posiada znajomość zasad Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) i wytycznych z nim związanych oraz
d) posiada umiejętność obsługi komputera w tym MS Office, Internetu, Generatora Wniosków Aplikacyjnych i Generatora wniosków Płatniczych,

4) w zakresie części IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu
a) posiada wykształcenie wyższe oraz
b) posiada min. roczne doświadczenie w zakresie monitorowania i prowadzenia działań ewaluacyjnych projektów wspófinansowanych ze środków UE oraz
c) której zaangażowanie w przedmiotowe zamówienie, łącznie z zaangażowaniem w innych projektach w ramach NSRO jako personelu projektu - nie będzie przekraczać 240 godz. miesięcznie oraz
d) posiada znajomość zasad Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) i wytycznych z nim związanych oraz
e) posiada umiejętność obsługi Podsystemu Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla POKL ( PEFS).

5) w zakresie części V: Koordynator informatyków
1) posiada co najmniej wykształcenie średnie informatyczne lub wykształcenie średnie bez określonej specjalności wraz z ukończoną szkołą policealną w specjalności informatycznej, oraz
2) posiada zdolności organizacyjne i zarządzania zespołem oraz
3) której zaangażowanie w przedmiotowe zamówienie, łącznie z zaangażowaniem w innych projektach w ramach NSRO jako personelu projektu - nie będzie przekraczać 240 godz. miesięcznie.

W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców ocena w/w warunku dotyczyć będzie wszystkich wykonawców łącznie.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości łączenia funkcji osób zdolnych do wykonania zamówienia.
Ocena spełniania warunku będzie dokonana na podstawie złożonego wykazu osób na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Sytuacja ekonomiczna:
Nie określa się minimalnych standardów. Ocena spełniania warunku będzie dokonana na podstawie złożonego oświadczenia na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Oświadczenie nr 4: Tak

Oświadczenie nr 5: Tak

oswiadczenie_potwierdzenia_opis_5:
Zamawiający wymaga wyłącznie przedstawienia informacji o usługach, które Wykonawcy wykonali lub wykonują w sposób prawidłowy i uznaje te usługi za najważniejsze:
a) tj.: w zakresie części I: Kierownik projektu co najmniej 3 usługi polegające na zarządzaniu projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej poprzez pełnienie funkcji kierownika/koordynatora projektu o wartości min. 2 mln zł (słownie: dwa miliony złotych) każdy, w tym min. 1 projektem partnerskim.
b) w zakresie części II: Sekretarz projektu co najmniej 1 usługę polegającą na prowadzeniu/realizacji co najmniej 1 projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej,
c) w zakresie części III: Specjalista ds. wniosków o płatność. Nie określa się minimalnych standardów.
d) w zakresie części IV: Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu. Nie określa się minimalnych standardów.
e) w zakresie części V: Koordynator informatyków. Nie określa się minimalnych standardów

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie nr 10: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 8: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania istotnej zmiany postanowień umowy zawartej na skutek przeprowadzenia niniejszego postępowania w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku:
1) zaistnienia okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w dacie dokonywania wyboru najkorzystniejszej oferty, w szczególności w przypadku zmian na rynku usług objętych niniejszym postępowaniem, wystąpienia istotnych trudności w pozyskaniu przez Wykonawcę lub Zamawiającego materiałów niezbędnych do wykonania zamówienia, gdy zmiany są korzystne dla Zamawiającego,
2) zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany przez ustawodawcę przepisów dotyczących stawki podatku VAT, ,
3) wystąpią konieczność wykonania prac dodatkowych mających wpływ na koszt lub termin realizacji udzielonego zamówienia,
4) w sytuacjach, których, nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, a nie powstałych z winy Zamawiającego lub Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość niezrealizowania pełnego zakresu zamówienia wraz z odpowiednim zmniejszeniem wynagrodzenia umownego;
5) gdy zmiany będą korzystne dla Zamawiającego i nie będą:
a) wprowadzane warunki, które gdyby zostały ujęte w ramach procedury przetargowej udzielenia zamówienia umożliwiłyby dopuszczenie innych ofert niż ta, która została pierwotnie dopuszczona;
b) modyfikowały równowagi ekonomicznej umowy na korzyść Wykonawcy
w sposób, który nie był przewidziany w postanowieniach pierwotnego zamówienia.
lub będą polegały w szczególności na:
a) skróceniu terminu wykonania umowy, przyśpieszenie ukończenia robót, dostaw lub usług,
b) podniesieniu bezpieczeństwa, wydajności lub parametrów technicznych urządzeń,
c) rezygnacji z części zamówienia,
6) Zmiana terminu realizacji z powodu okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, w szczególności:
a) wstrzymania realizacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego,
b) przesunięcia terminu realizacji projektu wraz z dodatkowym wynagrodzeniem za kolejne miesiące w wysokości wskazanej w ofercie za jeden miesiąc realizacji,
7) zmiana terminu realizacji umowy lub harmonogramu prac w związku z wystąpieniem potrzeby udzielenia zamówienia dodatkowego lub uzupełniającego,
8) gdy niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy, stanowi konsekwencję zdarzeń niezależnych od Wykonawcy, nie stanowiących jego i podwykonawców problemów organizacyjnych - Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia terminu realizacji umowy o czas niezbędny do usunięcia konsekwencji zdarzeń;
9) zmiana korzystna dla Zamawiającego naruszająca równowagę ekonomiczną umowy oraz wpływające na zmianę przedmiotu zamówienia, w przypadku zmiany okoliczności faktycznych sprawiających, że dalsza realizacja zamówienia publicznego w obecnym kształcie nie leżałaby w interesie publicznym,
10) zmiany sposobu spełnienia świadczenia z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków w wyniku, których spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy o zamówienie,
11) zmiany sposobu spełnienia świadczenia w sytuacji, gdy już po wyborze oferty zmieniły się okoliczności w sposób uniemożliwiający zawarcie umowy na warunkach wynikających z oferty,
12) zmiana danych podmiotowych dotyczących Wykonawcy, lokalizacji siedziby biura Wykonawcy,
13) zmiany danych osobowych - zmiany osób (personelu),
14) Wykorzystanie prawa opcji zgodnie z zapisami SIWZ;
Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody. Warunkiem dokonania zmian postanowień zawartej umowy w formie aneksu do umowy jest zgoda obu stron wyrażona na piśmie, pod rygorem nieważności zmiany.

Kod kryterium cenowe: A

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia:
www.bip.prusice.pl zakładka zamówienia publiczne/rok 2014

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miasta i Gminy w Prusicach
ul. Rynek 1
55-110 Prusice
pokój nr 13

Data składania wniosków, ofert: 02/04/2014

Godzina składania wniosków, ofert: 11:00

Miejsce składania:
Urząd Miasta i Gminy w Prusicach
ul. Rynek 1
55-110 Prusice
sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Informacje dodatkowe:
projekt pn. Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet V Dobre rządzenie, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej)

Czy unieważnienie postępowania: Tak

Podobne przetargi