328268 / 2015-12-02 - Inny: Instytucja kultury / Muzeum ÅšlÄ…skie (Katowice)

Dostawa oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów dla Muzeum Śląskiego. Numer postępowania: MŚ-ZP-WW-333-61/15

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja, wdrożenie oraz szkolenie w obsłudze oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów.
Oprogramowanie ma zapewniać elektroniczny obieg dokumentów oraz obsługiwać dodatkowe procesy zachodzące u Zamawiającego tj. elektroniczny rejestrator czasu pracy, wyjazdy służbowe pracownicze. System elektronicznego obiegu dokumentów musi być kompatybilny a w etapie wdrożenia musi zostać zintegrowany z eksploatowanym przez Zamawiającego systemem enova365. Ponadto oprogramowanie powinno uwzględniać w swojej funkcjonalności wdrożoną u Zamawiającego instrukcje kancelaryjną wraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA).

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów musi zapewnić m.in.:
1) usprawnienie komunikacji między pracownikami a działem personalnym,
2) możliwość budowy szczegółowych, przekrojowych raportów przy zastosowaniu gotowych wzorów raportów, eksportu danych do xls lub mechanizmu tabel przestawnych,
3) pozbycie się papierowego obiegu faktur zakupu,
4) uporządkowanie spraw związanych z obsługą infrastruktury firmy (telefony, samochody),
5) łatwe wyszukiwanie informacji,
6) ograniczenie ilości drukowanych/kserowanych papierowych wersji dokumentu,
7) możliwość monitoringu stopnia realizacji danego zadania/sprawy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia jest w załączniku nr 2 do SIWZ, pn.: OPZ.
Termin realizacji zamówienia składa się z trzech etapów:
a. Etap I - termin realizacji do 21.12.2015,
b. Etap II - termin realizacji do 30.04.2016,
c. Etap III - termin realizacji od dnia zakończenia Etapu II przez okres kolejnych 4 lat kalendarzowych.
Zakres realizacji poszczególnych etapów:
Etap I - realizacja obejmuje wykonanie następujących prac/czynności:
- Dostawa oprogramowania do siedziby Zamawiającego na nośniku umożliwiającym jego bezpieczne przenoszenie tj. np. płyta CD, DVD, przenośny dysk zewnętrzny;
- Dostawa niezbędnego sprzętu i urządzeń zapewniających funkcjonowanie i użytkowanie oprogramowania u Zamawiającego wraz z kompletnymi dokumentami i certyfikatami;
- Dostawa wszystkich niezbędnych dokumentów uprawniających do użytkowania oprogramowania przez Zamawiającego.
Etap II - realizacja obejmuje wykonanie następujących prac/czynności;
- Wdrożenie oprogramowania u Zamawiającego
- Szkolenie administratora i użytkowników Zamawiającego
Etap III - serwisowanie oprogramowania w okresie od dnia zakończenia Etapu II przez okres kolejnych 4 lat kalendarzowych.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 328268

Data publikacji: 2015-12-02

Nazwa: Muzeum Śląskie

Ulica: ul. Tadeusza Dobrowolskiego 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Katowice

Kod pocztowy: 40-205

Województwo / kraj: śląskie

Numer telefonu: 032 2585661-3; 3503672

Numer faxu: 032 2599804

Adres strony internetowej: www.muzeumslaskie.pl

Regon: 00109412100000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Inny: Instytucja kultury

Inny rodzaj zamawiającego: Instytucja kultury

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów dla Muzeum Śląskiego. Numer postępowania: MŚ-ZP-WW-333-61/15

Rodzaj zamówienia: D

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja, wdrożenie oraz szkolenie w obsłudze oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów.
Oprogramowanie ma zapewniać elektroniczny obieg dokumentów oraz obsługiwać dodatkowe procesy zachodzące u Zamawiającego tj. elektroniczny rejestrator czasu pracy, wyjazdy służbowe pracownicze. System elektronicznego obiegu dokumentów musi być kompatybilny a w etapie wdrożenia musi zostać zintegrowany z eksploatowanym przez Zamawiającego systemem enova365. Ponadto oprogramowanie powinno uwzględniać w swojej funkcjonalności wdrożoną u Zamawiającego instrukcje kancelaryjną wraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA).

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów musi zapewnić m.in.:
1) usprawnienie komunikacji między pracownikami a działem personalnym,
2) możliwość budowy szczegółowych, przekrojowych raportów przy zastosowaniu gotowych wzorów raportów, eksportu danych do xls lub mechanizmu tabel przestawnych,
3) pozbycie się papierowego obiegu faktur zakupu,
4) uporządkowanie spraw związanych z obsługą infrastruktury firmy (telefony, samochody),
5) łatwe wyszukiwanie informacji,
6) ograniczenie ilości drukowanych/kserowanych papierowych wersji dokumentu,
7) możliwość monitoringu stopnia realizacji danego zadania/sprawy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia jest w załączniku nr 2 do SIWZ, pn.: OPZ.
Termin realizacji zamówienia składa się z trzech etapów:
a. Etap I - termin realizacji do 21.12.2015,
b. Etap II - termin realizacji do 30.04.2016,
c. Etap III - termin realizacji od dnia zakończenia Etapu II przez okres kolejnych 4 lat kalendarzowych.
Zakres realizacji poszczególnych etapów:
Etap I - realizacja obejmuje wykonanie następujących prac/czynności:
- Dostawa oprogramowania do siedziby Zamawiającego na nośniku umożliwiającym jego bezpieczne przenoszenie tj. np. płyta CD, DVD, przenośny dysk zewnętrzny;
- Dostawa niezbędnego sprzętu i urządzeń zapewniających funkcjonowanie i użytkowanie oprogramowania u Zamawiającego wraz z kompletnymi dokumentami i certyfikatami;
- Dostawa wszystkich niezbędnych dokumentów uprawniających do użytkowania oprogramowania przez Zamawiającego.
Etap II - realizacja obejmuje wykonanie następujących prac/czynności;
- Wdrożenie oprogramowania u Zamawiającego
- Szkolenie administratora i użytkowników Zamawiającego
Etap III - serwisowanie oprogramowania w okresie od dnia zakończenia Etapu II przez okres kolejnych 4 lat kalendarzowych.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy jest dialog: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: D

Data zakończenia: 30/04/2016

Informacja na temat wadium: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia:
Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV ust. 1 pkt 1) SIWZ.

Wiedza i doświadczenie:
Wykonanie przez Wykonawcę (zakończenie) nie wcześniej niż 3 lata przed upływem terminu składania ofert, co najmniej 2 zakończonych przekazaniem do eksploatacji i aktualnie eksploatowanych wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów, każdy o wartości (dostawa, instalacja, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów), co najmniej 120.000 zł brutto.

Potencjał techniczny:
Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV ust. 1 pkt 1) SIWZ.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
Dysponowanie minimum 3 osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, która będą odpowiedzialne
m. in. za prawidłową realizację zamówienia i kontrolę jakości jego wykonania, w tym:
- co najmniej 1 kierownikiem/liderem wdrożenia, który posiada minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów oraz jako kierownik/ lider zrealizował 2 wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów;
- co najmniej 2 osobami (serwisant/technik wdrożenia), który każdy z osobna, posiada minimum
2-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów.

Sytuacja ekonomiczna:
Zamawiający nie konkretyzuje powyższego warunku poprzez stworzenie opisu sposobu dokonywania oceny jego spełniania. Zamawiający uzna powyższy warunek
za spełniony, jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w rozdziale IV ust. 1 pkt 1) SIWZ.

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty grupy kapitałowej: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

inne_dokumenty:
Pisemne zobowiązanie podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia - wymagane, jeżeli w celu wykazania spełnienia warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca polega na zasobach innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych. Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie o którym mowa powyżej. Wzór zobowiązania stanowi załącznik nr 5 do SIWZ.
Dokumenty podmiotów zagranicznych - jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 2) niniejszej SIWZ, składa: dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów opisanych w ust. 3 SIWZ, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem, wystawionym w terminie wskazanym w ust. 3.
Pełnomocnictwo - wymagane jeżeli oferta jest podpisana przez pełnomocnika
(z wyłączeniem prokurenta), nawet jeżeli jest on ujawniony w dokumencie rejestrowym.
W razie wątpliwości co do ważności lub zakresu posiadanego pełnomocnictwa Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania potwierdzenia pełnomocnictwa przez Wykonawcę.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (konsorcja, spółki cywilne) dokumenty wymienione w rozdziale IV ust. 2 i/lub ust. 3 oraz ust. 5 SIWZ należy załączyć odpowiednio dla każdego z tych Wykonawców.
Zamawiający żąda, aby dokumenty sporządzane w języku obcym były składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Tak

Zmiana umowy:
1. Zmiana treści Umowy może nastąpić wyłącznie w granicach unormowania art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych za zgodą obu Stron i pod rygorem nieważności wymaga formy pisemnego aneksu, skutecznego po podpisaniu przez obie Strony.
2. Zamawiający może wyrazić zgodę na dokonanie istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, wyłącznie w sytuacji:
a. zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy,
b. konieczności przesunięcia terminu realizacji przedmiotu umowy, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania Umowy i nie wynika z winy Wykonawcy, z tym zastrzeżeniem, iż wynagrodzenie Wykonawcy wskazane w § 7, ust. 1 Umowy nie ulegnie zmianie,
c. konieczności przesunięcia terminu realizacji przedmiotu umowy, jeśli konieczność ta nastąpiła na skutek okoliczności leżących po stronie Zamawiającego, z tym zastrzeżeniem, iż wynagrodzenie Wykonawcy wskazane w § 7, ust. 1 Umowy nie ulegnie zmianie,
d. ewentualnej zmiany sposobu realizacji zamówienia z samodzielnej realizacji przez Wykonawcę, na realizację z udziałem podwykonawców, zmiany zakresu zamówienia powierzonego podwykonawcom,
e. wydłużenia okresów gwarancji określonych w niniejszej umowie, w sytuacji przedłużenia ich przez Wykonawcę, producenta bądź głównego dystrybutora na terenie RP,
f. zakończenia serii produkcyjnej zaoferowanych elementów składających się na System, o których mowa w §1 ust.1 oraz rozpoczęcia produkcji elementów składających się na System, o których mowa w §1 ust.1 o parametrach technicznych nie gorszych od opisanych przez Zamawiającego w dokumentacji postępowania poprzedzającego zawarcie umowy, z tym zastrzeżeniem, iż wynagrodzenie Wykonawcy wskazane w § 7 Umowy nie ulegnie zmianie.

Kod kryterium cenowe: B

Znaczenie kryterium 1: 80

Nazwa kryterium 2: Czas usunięcia błędu krytycznego

Znaczenie kryterium 2: 12

Nazwa kryterium 3: Czas usunięcia błędu niekrytycznego

Znaczenie kryterium 3: 8

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Muzeum Śląskie, 40-­205 Katowice, ul. T. Dobrowolskiego 1, budynek administracyjny, piętro 3, Sekretariat.

Data składania wniosków, ofert: 10/12/2015

Godzina składania wniosków, ofert: 13:00

Miejsce składania:
Katowice, ul. T. Dobrowolskiego 1, budynek administracyjny, piętro 3, Sekretariat

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
483111002 (System zarządzania dokumentacją)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
722630006 (Usługi wdrażania oprogramowania)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia: 722500007

Podobne przetargi