260271 / 2011-10-04 - Administracja samorządowa / Gmina Miejska (Wałcz)

Oryginalny toner CF383A Purpurowy marki Hewlett Packard

Cena: 473.55 PLN

Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, który musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją, sprawami, poleceniami, przepływem dokumentów, informowaniem o terminach oraz komunikację między Urzędem, a interesantami, w szczególności z wykorzystaniem platformy e-Urząd, a także platformy e-PUAP. System EZD musi być oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), tworząc centralną uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych.
EZD musi zapewnić sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontrolować drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawniać obsługę interesantów. System powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem, a jego otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji archiwalnych.
Wraz z systemem EZD Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną dokumentację oprogramowania dla administratora systemu (instrukcję instalacji i administracji systemem) oraz Instrukcje obsługi w języku polskim dla użytkowników systemu (1 egz. w formie papierowej oraz instrukcję w postaci elektronicznej dostępnej z poziomu aplikacji dla każdego użytkownika systemu).
System EZD należy dostarczyć w dwóch niezależnie od siebie działających instalacjach:
a) użytkowej,
b) testowej - gdzie będzie można dowolnie dokonywać wszystkich czynności i sprawdzać wszystkie nowe możliwości systemu (informacja o pracy w wersji testowej powinna być stale widoczna dla użytkownika, tak jak i informacja o osobie zalogowanej).
W ramach wdrożenia Wykonawca powinien zapewnić wszelkie niezbędne czynności prowadzące do skutecznego wdrożenia przedmiotowego oprogramowania. Wszystkie aplikacje muszą zostać odpowiednio zainstalowane i dokładnie skonfigurowane. Użytkownicy muszą zostać szczegółowo poinstruowani, co do prawidłowego i funkcjonalnego korzystania z wdrożonych aplikacji.
Przedmiot zamówienia obejmuje również :
a) przeprowadzenie szkolenia dla wytypowanej grupy pracowników Urzędu w ilości godzin zapewniającej należyte zapoznanie się z funkcjonowaniem i użytkowaniem EZD,
b) przeprowadzenie testu sprawdzającego dla osób liderujących w projekcie w celu uzyskania certyfikatu umożliwiającego pracę w systemie.
Wykonawca musi zapewnić zgodność oferowanego systemu EZD ze stanem prawnym obowiązującym w dniu przekazania systemu do użytku dla Zamawiającego.
Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia określony został w załączniku Nr 1b.
Zamawiający wymaga, aby oferowany przez Wykonawcę system został dostarczony do oferty na nośniku elektronicznym, lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. jako wersja DEMO.
Wymagania odnośnie wersji DEMO:
1. Demo zostanie przygotowane tak by możliwe było uruchomienie przygotowanego serwera aplikacji i bazy danych, jako maszyny wirtualnej - pod kontrolą serwera o następującej konfiguracji:
1) System operacyjny: MS Windows Server 2003,2008, Linux
2) Aktywne połączenie z siecią Internet
2. Dysk demo musi być tak przygotowany by można było uruchomić wirtualną instancję serwera aplikacji, z użyciem narzędzi zamieszczonych na dostarczonym nośniku lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą.
3. Wersja DEMO dołączona do systemu ma umożliwić przeprowadzenie prezentacji systemu w zakresie zgodnym z funkcjami wymienionymi w dokumencie Protokół testu systemu
4. Do nośnika wersji DEMO należy dołączyć przykładową dokumentację użytkownika systemu (w formie elektronicznej).
5. Dostarczona dokumentacja musi obejmować, co najmniej instrukcje w zakresie funkcji, jakie będą poddawane testom (wymienione w załączniku Nr 1d Protokół testu systemu )
6. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane konta użytkowników, (co najmniej 5) umożliwiające przetestowanie zagadnień związanych z praca grupową.
7. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane przykładowe zasoby, (co najmniej 5 dowolnego typu) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu.
8. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być zawarte przykładowe dokumenty i sprawy na różnym etapie realizacji (łącznie, co najmniej 10) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu.
9. Wraz z wersją DEMO systemu należy dostarczyć wykaz haseł i loginów skonfigurowanych w systemie i usługach zewnętrznych kont użytkowników.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 260271

Data publikacji: 2011-10-04

Nazwa: Gmina Miejska

Ulica: Plac Wolności 1

Numer domu: 1

Miejscowość: Wałcz

Kod pocztowy: 78-600

Województwo / kraj: zachodniopomorskie

Numer telefonu: 067 2584471 w. 46

Numer faxu: 067 2582618

Regon: 00052712100000

Typ ogłoszenia: ZP-400

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, który musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją, sprawami, poleceniami, przepływem dokumentów, informowaniem o terminach oraz komunikację między Urzędem, a interesantami, w szczególności z wykorzystaniem platformy e-Urząd, a także platformy e-PUAP. System EZD musi być oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), tworząc centralną uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych.
EZD musi zapewnić sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontrolować drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawniać obsługę interesantów. System powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem, a jego otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji archiwalnych.
Wraz z systemem EZD Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną dokumentację oprogramowania dla administratora systemu (instrukcję instalacji i administracji systemem) oraz Instrukcje obsługi w języku polskim dla użytkowników systemu (1 egz. w formie papierowej oraz instrukcję w postaci elektronicznej dostępnej z poziomu aplikacji dla każdego użytkownika systemu).
System EZD należy dostarczyć w dwóch niezależnie od siebie działających instalacjach:
a) użytkowej,
b) testowej - gdzie będzie można dowolnie dokonywać wszystkich czynności i sprawdzać wszystkie nowe możliwości systemu (informacja o pracy w wersji testowej powinna być stale widoczna dla użytkownika, tak jak i informacja o osobie zalogowanej).
W ramach wdrożenia Wykonawca powinien zapewnić wszelkie niezbędne czynności prowadzące do skutecznego wdrożenia przedmiotowego oprogramowania. Wszystkie aplikacje muszą zostać odpowiednio zainstalowane i dokładnie skonfigurowane. Użytkownicy muszą zostać szczegółowo poinstruowani, co do prawidłowego i funkcjonalnego korzystania z wdrożonych aplikacji.
Przedmiot zamówienia obejmuje również :
a) przeprowadzenie szkolenia dla wytypowanej grupy pracowników Urzędu w ilości godzin zapewniającej należyte zapoznanie się z funkcjonowaniem i użytkowaniem EZD,
b) przeprowadzenie testu sprawdzającego dla osób liderujących w projekcie w celu uzyskania certyfikatu umożliwiającego pracę w systemie.
Wykonawca musi zapewnić zgodność oferowanego systemu EZD ze stanem prawnym obowiązującym w dniu przekazania systemu do użytku dla Zamawiającego.
Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia określony został w załączniku Nr 1b.
Zamawiający wymaga, aby oferowany przez Wykonawcę system został dostarczony do oferty na nośniku elektronicznym, lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. jako wersja DEMO.
Wymagania odnośnie wersji DEMO:
1. Demo zostanie przygotowane tak by możliwe było uruchomienie przygotowanego serwera aplikacji i bazy danych, jako maszyny wirtualnej - pod kontrolą serwera o następującej konfiguracji:
1) System operacyjny: MS Windows Server 2003,2008, Linux
2) Aktywne połączenie z siecią Internet
2. Dysk demo musi być tak przygotowany by można było uruchomić wirtualną instancję serwera aplikacji, z użyciem narzędzi zamieszczonych na dostarczonym nośniku lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą.
3. Wersja DEMO dołączona do systemu ma umożliwić przeprowadzenie prezentacji systemu w zakresie zgodnym z funkcjami wymienionymi w dokumencie Protokół testu systemu
4. Do nośnika wersji DEMO należy dołączyć przykładową dokumentację użytkownika systemu (w formie elektronicznej).
5. Dostarczona dokumentacja musi obejmować, co najmniej instrukcje w zakresie funkcji, jakie będą poddawane testom (wymienione w załączniku Nr 1d Protokół testu systemu )
6. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane konta użytkowników, (co najmniej 5) umożliwiające przetestowanie zagadnień związanych z praca grupową.
7. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane przykładowe zasoby, (co najmniej 5 dowolnego typu) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu.
8. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być zawarte przykładowe dokumenty i sprawy na różnym etapie realizacji (łącznie, co najmniej 10) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu.
9. Wraz z wersją DEMO systemu należy dostarczyć wykaz haseł i loginów skonfigurowanych w systemie i usługach zewnętrznych kont użytkowników.

Czy zamówienie jest podzielone na części: Nie

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających: Nie

Czas: O

Okres w miesiącach: 3

Informacja na temat wadium:
Wysokość wadium ustala się w kwocie 6.000 złotych
słownie: sześć tysięcy złotych.

1. Wadium w formie pieniężnej należy wnieść przelewem na konto Zamawiającego:
Bank : PKO S.A. O/Wałcz
Nr rachunku : 38 1240 3712 1111 0000 4363 6633 z dopiskiem na blankiecie przelewu: wadium na zabezpieczenie oferty przetargowej zadania:
Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza

1. Kserokopię dowodu przelewu potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy dołączyć do oferty.
2. Wadium może być wnoszone w formie: poręczenia bankowego, poręczenia pieniężnego SKOK, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przed¬siębiorczości, które należy w formie nienaruszonego oryginału zdeponować w kasie u Zamawiającego, a kopię załączyć do oferty.
3. Z treści gwarancji powinno wynikać bezwarunkowe i nieodwołalne, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego w okresie związania ofertą, zobowiązanie gwaranta do wypłaty zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 46 ust. 4a i 5 ustawy.
4. Treść gwarancji wadialnej musi zawierać następujące elementy:
a) nazwa i adres Zamawiającego;
b) określenie przedmiotu zamówienia;
c) nazwę i adres Wykonawcy.
5. Wadium musi być wniesione najpóźniej niż do wyznaczonego terminu składania ofert.
6. Wniesienie wadium w pieniądzu będzie skuteczne, jeżeli w podanym terminie rachunek bankowy Zamawiającego zostanie uznany pełną kwotą wymaganego wadium.
7. Wykonawca, który nie wniesie wadium lub nie zabezpieczy oferty akceptowalną formą wadium w wyznaczonym terminie zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona.
8. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium wszystkim wykonawcom po wyborze oferty najkorzystniejszej, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem pkt. 12.
9. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium wszystkim wykonawcom po unieważnieniu postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego, pod warunkiem, iż odwołanie zostało ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do wnoszenia.
10. Zamawiający będzie żądał ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, któremu zwrócono wadium w sytuacji, jak w pkt. 8, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wniesie wadium w terminie określonym przez Zamawiającego.
11. W przypadku wniesienia odwołania, Zamawiający nie później niż na 7 dni przed upływem ważności wadium, wezwie wykonawców, pod rygorem wykluczenia z postępowania, do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego wadium na okres niezbędny do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy. Jeżeli odwołanie wniesiono po wyborze oferty najkorzystniejszej, wezwanie skieruje jedynie do wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą.
12. Zatrzymanie wadium nastąpi w okolicznościach :
a) jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub pełnomocnictw,
b) jeżeli wykonawca odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie,
c) jeżeli wykonawca był zobowiązany i nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wyko¬nania umowy,
d) jeżeli zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Zaliczka: Nie

Uprawnienia: nie określa się

Wiedza i doświadczenie:
o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali i wdrożyli co najmniej dwa systemy elektronicznego zarządzania dokumentami w jednostkach samorządu terytorialnego z podaniem ich wartości, rodzaju i zakresu przedmiotu, terminu wykonania i odbiorców oraz złożą dokument potwierdzający, że usługi te zostały wykonane należycie.
Ocena spełniania warunku będzie dokonana na podstawie złożonego wykazu wykonanych usług i dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane z należytą starannością; na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z nimi stosunku. W takiej sytuacji wykonawca zobowiązany będzie udowodnić, iż będzie dysponował wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie i niezbędne dokumenty tych podmiotów do oddania do dyspozycji prawa korzystania z ich wiedzy I doświadczenia na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia (poprzez wypełnienie tego warunku należy rozumieć nie tylko dysponowanie dokumentami potwierdzającymi wiedzę i doświadczenia, ale przede wszystkim zobowiązanie do wykonania części przedmiotu zamówienia ).

Potencjał techniczny:
- nie określa się minimalnych standardów. Spełnianie warunku zostanie ocenione na podstawie złożonego oświadczenia, na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Osoby zdolne do zrealizowania zamówienia:
o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują conajmniej dwoma osobami posiadającymi wykształcenie wyższe techniczne kierunkowe i kwalifikacje oraz doświadczenie w zakresie montażu, obsługi, wdrażania i funkcjonowania elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia, a także sprawować funkcję doradczą i szkoleniową dla Zamawiającego podczas pełnego wdrażania i wykorzystywania systemu.
Wykonawca może polegać na zasobach innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z nimi stosunku. W takiej sytuacji wykonawca zobowiązany będzie udowodnić, iż będzie dysponował osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie i niezbędne dokumenty tych podmiotów do oddania do dyspozycji prawa korzystania z nich na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia .
Ocena spełniania warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia oraz informacji o wiedzy, doświadczeniu i dokumentów potwierdzających, że osoby te posiadają wymagane kwalifikacje, na zasadzie spełnia/nie spełnia.

Oświadczenie nr 3: Tak

Oświadczenie nr 6: Tak

Oświadczenie nr 9: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 1: Tak

Oświadczenie wykluczenia nr 2: Tak

Dokumenty podmiotów zagranicznych: Tak

Dokument potwierdzenia III.5: Tak

Dokument potwierdzenia III.5: Tak

Dokument potwierdzenia III.5: Tak

Inne dokumenty potwierdzające III.5:
a) wersję DEMO systemu EZD wg wymagań określonych w rozdziale IV pkt. 3 niniejszej SIWZ,
b) karty technologiczne lub specyfikacje techniczne oferowanych urządzeń wg załącznika Nr 1b,
c) deklaracja CE - dla dostarczanych urządzeń ( wg opisu w załączniku Nr 1b )

inne_dokumenty:
a) Dotyczy to osób fizycznych - celowym jest, aby wykonawca do oferty załączył dokument lub dokumenty, z których będzie wynikać uprawnienie do podpisania oferty, np. aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Wymagane dokumenty można złożyć w formie kopii poświadczonej z oryginałem przez Wykonawcę;
b) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie - pełnomocnictwo do reprezentowania ich w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w prowadzonym postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

III.7 osoby niepełnosprawne: Nie

Kod trybu postepowania: PN

Czy zmiana umowy: Nie

Kod kryterium cenowe: A

Czy wykorzystywana będzie aukcja: Nie

Adres strony internetowej specyfikacji i warunków zamówienia: www.bip.walcz.pl

Adres uzyskania specyfikacji i warunków zamówienia:
Urząd Miasta Pl. Wolności 1. 78-600 Wałcz u p. Łukasza Podgórskiego

Data składania wniosków, ofert: 19/10/2011

Godzina składania wniosków, ofert: 10:00

Miejsce składania:
Kancelaria Ogólna. Urząd Miasta Pl. Wolności 1. 78-600 Wałcz

On: O

Termin związania ofertą, liczba dni: 30

Czy unieważnienie postępowania: Nie

Kody CPV:
725120007 (Usługi zarządzania dokumentami)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
725130004 (Usługi automatyzacji pracy biurowej)

Kod CPV trzeciej częsci zamówienia: 725110007

Kod CPV czwartej częsci zamówienia:
300000009 (Maszyny biurowe i liczące, sprzęt i materiały, z wyjątkiem mebli i pakietów oprogramowania)

Podobne przetargi