197642 / 2014-06-11 - Administracja samorzÄ…dowa / Powiat Rycki (Ryki)

Zgodny z tuszem C8765E Czarny (HP 338) marki FullPrint

Cena: 55.35 PLN

Ogłoszenie zawiera informacje aktualizacyjne dotyczące publikacji w biuletynie 1 z dnia 2014-05-14 pod pozycją 163076. Zobacz ogłoszenie 163076 / 2014-05-14 - Administracja samorzÄ…dowa.

Numer biuletynu: 1

Pozycja w biuletynie: 197642

Data publikacji: 2014-06-11

Nazwa: Powiat Rycki

Ulica: ul. Wyczółkowskiego 10A

Numer domu: 10A

Miejscowość: Ryki

Kod pocztowy: 08-500

Województwo / kraj: lubelskie

Numer telefonu: 081 8657450, 8657472

Numer faxu: 081 8651966

Regon: 43101944800000

Typ ogłoszenia: ZP-403

Numer biuletynu: 1

Numer pozycji: 163076

Data wydania biuletynu: 2014-05-14

Czy jest obowiązek publikacji w biuletynie: Tak

Czy zamówienie było ogłoszone w BZP: Tak

Rok ogłoszenia: 2014

Pozycja ogłoszenia: 163076

Czy w BZP zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie: Nie

Ogłoszenie dotyczy: 1

Rodzaj zamawiającego: Administracja samorządowa

Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Szkolenie w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

Rodzaj zamówienia: U

Przedmiot zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest zrealizowanie szkolenia w zakresie obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania
Dokumentacją dla pracowników jednostek organizacyjnych samorządu terytorialnego w ramach projektu pn. Rozwój
elektronicznych usług publicznych w powiecie ryckim i puławskim oraz w gminach Wilków, Stężyca i Ułęż - projekt
współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1.
Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.
Liczba uczestników szkoleń u poszczególnych beneficjentów projektu:
1) Powiat rycki (Lider): 24 godz. x 100 osób (10 grup) - łącznie 240 godzin zegarowych, w tym:
a) 100 osób (10 grup x 12 godzin po max. 10 osób) w terminie od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2014 r.
b) 100 osób (10 grup x 12 godzin po max. 10 osób) w terminie od 5 stycznia 2015 r. do 30 kwietnia 2015 r.
2) Powiat puławski (Partner): 32 godz. x 100 osób (10 grup) - łącznie 320 godz. zegarowych w terminie od dnia
podpisania umowy do 29 sierpnia 2014 r.
3) Gmina Wilków (Partner): 32 godz. x 25 osób (3 grupy) - łącznie 96 godzin zegarowych w terminie od 1 września
2014 r. do 31 grudnia 2014 r.
4) Gmina Stężyca (Partner):
a) część I - archiwizacja dokumentów elektronicznych - 8 godz. x 19 osób (2 grupy) - łącznie 16 godz. zegarowych
w terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r.
b) część II - elektroniczny obieg dokumentów - 24 godz. x 19 osób (2 grupy) - łącznie 48 godz. zegarowych w
terminie od 1 września 2014 r. do 31 grudnia 2014 r.
5) Gmina Ułęż (Partner): 32 godz. x 27 osób (3 grupy) - łącznie 96 godz. zegarowych w terminie od 1 września 2014
r. do 31 grudnia 2014 r.
Łączny czas trwania szkolenia: min. 816 godzin zegarowych.
Dokładne terminy szkoleń u poszczególnych Zamawiających zostaną określone w porozumieniu z Wykonawcą po
podpisaniu umowy.
Szkolenia przeprowadzane będą w pomieszczeniach wskazanych przez poszczególnych beneficjentów projektu.
Szkolenie musi dotyczyć wersji programu, który jest użytkowany przez pracowników beneficjentów, tj. E-Studio EZD
1.2.0.4753; 1.2.2.3899 EZD; E-obieg 2.5.2.2591, E-Studio EZD 1.2.0.4918 lub nowszych. Szkolenie musi być
przeprowadzone na wersji programu, który aktualnie będzie użytkowany w trakcie przeprowadzania szkolenia u danego
beneficjenta.
Szkolenia muszą być prowadzone metodą mieszaną tj. wykład + warsztaty.
Wykonawca zapewni:
1. zorganizowanie zajęć dostosowanych do poziomu wiedzy uczestników, tak aby każda z grup szkoleniowych u
poszczególnych beneficjentów projektu wypracowała co najmniej czas zajęć szkoleniowych wskazany w punkcie 3.3.
2. sprzęt niezbędny do przeprowadzenia kursu, w tym: komputery stacjonarne z monitorami (lub notebooki) z nagrywarką
CD/DVD, drukarki czarno - białe i kolorowe, skaner, rzutnik i ekran,
3. pracę uczestników kursu w Elektronicznym Zarządzaniu Dokumentacją,
4. materiały szkoleniowe niezbędne do nauki teoretycznej i praktycznej treści szkolenia (m.in. materiał z kursu - skrypt w
wersji drukowanej i nagrany na pamięć przenośną typu pendrive - dla każdego uczestnika szkolenia)
5. materiały biurowe takie jak: notes, długopis, teczka kartonowa na dokumenty, dla każdego uczestnika szkolenia,
6. zapoznanie uczestników przed rozpoczęciem szkolenia z programem szkolenia oraz przekazania im harmonogramu
realizowanych zajęć,
7. przeprowadzenie kursu w systemie: jedna osoba = jedno stanowisko komputerowe
8. organizację zajęć w dni robocze w godzinach pracy Zamawiających, jednorazowe zajęcia trwające 8 godz. zegarowych,
9. zapewnienia uczestnikom szkolenia w trakcie każdych zajęć poczęstunku w formie serwisu kawowego (kawa, herbata,
woda mineralna, soki, ciastka kruche, cukier, cytryna do herbaty, mleko do kawy)
10. przeprowadzenie ankiet oceniających efektywność i jakość szkoleń,
11. przygotowanie i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji, w tym:
a) list obecności z podpisami uczestników szkolenia
b) dziennika zajęć, zawierającego liczbę godzin szkolenia, tematy zajęć, nazwisko prowadzącego,
c) pisemnych oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych,
d) wystawienie uczestnikom szkolenia dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia oraz zebranie pisemnych
oświadczeń uczestników potwierdzających odbiór tych dyplomów,
12. stosowanie na wszystkich dokumentach (materiałach szkoleniowych, programach i harmonogramach szkolenia, listach
obecności, dziennikach zajęć, zaświadczeniach itp.) oznaczenia o współfinansowaniu szkolenia z Europejskiego
Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z logotypami POKL - wg wzoru, który
dostarczy Zamawiający,
13. przekazanie Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia szkolenia, następujących dokumentów:
a) oryginałów list obecności
b) oryginałów ankiet przeprowadzonych wśród uczestników
c) oryginałów dzienników zajęć
d) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór materiałów dydaktycznych i biurowych
e) oryginału oświadczenia uczestników potwierdzających odbiór dyplomów (zaświadczeń) ukończenia szkolenia
f) kserokopii dyplomów (zaświadczeń) o ukończeniu szkolenia poświadczonych za zgodność z oryginałem
g) jednego kompletu materiałów dydaktycznych i biurowych, jakie otrzymali uczestnicy szkolenia
h) oryginału sprawozdania ze zrealizowanego szkolenia.
14. Zakres tematyczny szkolenia będzie obejmował min. następujące zagadnienia:
I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją u Zamawiającego
1) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
2) Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej
klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
3) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
4) Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
II. Rodzaje współczesnej dokumentacji
1) Dokument elektroniczny
2) Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie
3) Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw
4) Rodzaje przesyłek wpływających do podmiotu
a) przesyłki przekazane pocztą elektroniczną
b) przesyłki na nośniku papierowym
c) przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych
d) przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP
III. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania - System Elektronicznego
Zarządzania Dokumentacją (EZD)
1) Pojęcia i ważne terminy
2) Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
3) Koordynator czynności kancelaryjnych - zadania w EZD
4) Interoperacyjność znaku sprawy
5) Akta sprawy w EZD
6) Metryka sprawy w EZD
IV. Czynności kancelaryjne w systemie EZD
1) Zadania punktów kancelaryjnych
a) otwieranie przesyłek wpływających - wyjątki
b) rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) - wyjątki
c) Odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) - wyjątki
d) wprowadzanie metadanych
e) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
f) prowadzenie składu informatycznych nośników danych
g) wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
h) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych
nośników danych i) wysyłka pisma papierowego i elektronicznego
2) Zadania kierowników komórek organizacyjnych
a) dekretacja pisma - wyjątki
b) dekretacja zastępcza
c) akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
d) podpisanie pisma podpisem elektronicznym
e) podpisanie pisma podpisem odręcznym
3) Zadania prowadzących sprawy
a) zakładanie spraw
b) uzupełnianie metadanych
c) prowadzenie kompletnych akt sprawy
d) prowadzenie metryk spraw
e) sporządzanie projektów pism
f) dokonywanie akceptacji,
V. Korespondencja wewnętrzna w EZD
1) udostępnianie pism,
2) przekazywanie pism,
VI. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD
VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD
1) Organizacja i zadania archiwum zakładowego (składnicy akt),
2) Lokal archiwum zakładowego (składnicy akt),
3) Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego (składnicy akt),
4) Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
5) Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum
zakładowym,
6) Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym (składnicy akt),
7) Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego (składnicy akt),
8) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
9) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
10) Sprawozdawczość archiwum zakładowego.
VIII. Dyskusja
W przypadku szkolenia przeprowadzanego w Gminie Stężyca - część 1 obejmie zakres wskazany w Rozdziale VII,
część 2 zaś w Rozdziale III-VI i VIII zakresu tematycznego szkolenia. W przypadku Gminy Ułęż zakres szkolenia
obejmuje przeprowadzenie jedynie warsztatów.
15) W związku z planowaną modernizacją systemów EZD, w trakcie szkolenia wykonawca zwróci szczególną uwagę na
zagadnienia związane z:
a) obsługą modułu zaawansowanej obsługi dokumentów (korespondencja seryjna i integracja z MS Office 2003+);
b) obsługą modułu integracji z ePUAP;
c) obsługą integracji z EWOPIS;
d) obsługą wspólnego rejestru faktur i przesyłek przychodzących;
e) obsługą funkcji grupowej akceptacji pism z podpisem elektronicznym.

Kod trybu postepowania: PN

Czy zamówienie dotyczy programu UE: Tak

nazwa programu UE:
Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pn. Rozwój
elektronicznych usług publicznych w powiecie ryckim i puławskim oraz w gminach Wilków, Stężyca i Ułęż - projekt
współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,
Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1.
Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.

Nazwa wykonawcy: E-STUDIO SOFTWARE Nowakowska, Mędrek sp. j.,

Adres pocztowy wykonawcy: Al. Racławickie 8 lok. 22

Miejscowość: Lublin

Kod pocztowy: 20-037

ID województwa: 2

Województwo / kraj: lubelskie

Data udzielenie zamówienia: 30/05/2014

Liczba ofert: 1

Liczba odrzuconych ofert: 0

Szacunkowa wartość zamówienia: 145121,95

Cena wybranej oferty: 173604,00

Cena minimalna: 173604,00

Cena maksymalna: 173604,00

Kod waluty: 1

Waluta (PLN): PLN

Kody CPV:
805300008 (Usługi szkolenia zawodowego)

Kod CPV drugiej częsci zamówienia:
555200001 (Usługi dostarczania posiłków)

Podobne przetargi